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Dématérialisation des Actes Budgétaires

Journée des éditeurs de logiciels comptables et financiers pour les organismes publics locaux

17 janvier 2014

1. L’actualité de la dématérialisation des budgets locaux à la DGCL

2. L’actualité du projet Actes budgétaires

3. Les principales actualisations des instructions budgétaires et comptables impactant les maquettes budgétaires en 2014

4. Vos questions, nos réponses

1. L’actualité de la dématérialisation des budgets locaux à la DGCL

Rafaele CLAMADIEU, chef du bureau des budgets locaux et de l’analyse financière, DGCL

Plan de l’intervention

a) Les points clé du déploiement 2013

b) Les réalisations

c) Les prochaines étapes

4

Dates clé du projet

Expérimentation menée de mars à juin 2011.

Déploiement lancé le 2 janvier 2012, portant sur les BP 2012 adoptés après cette date.

Premier budget télétransmis le 21 décembre 2011 par Mérignac (expérimentateur) sur la base des maquettes de l’expérimentation.

Fin de la période de vote des BP 2014 le 30 avril 2014 (année de renouvellement des organes délibérants).

Premier BP 2014 télétransmis le 23 octobre 2013

373 BP 2014 transmis depuis lors

En 2013

1888 émetteurs supplémentaires ont rejoint les 904 émetteurs raccordés en 2013. Ils ont transmis en préfecture en 2013 14 841 documents budgétaires.

95 préfectures sur 101 ont reçu des documents budgétaires dans l’application Actes budgétaires.

Répartition des émetteurs

1950 communes

507 établissements publics de coopération intercommunale

317 autres types d’établissements publics locaux (disposant de leur propre dispositif de télétransmission)

18 départements

Répartition des documents budgétaires de l’année 2013

7750 BP 2013

1801 DM 2013

463 BS 2013

4827 CA 2012

5

Plus de 2700 émetteurs raccordés à l’application Actes budgétaires depuis le début du projet,

représentant plus de 3200 collectivités et établissements publics locaux ayant dématérialisé leurs

budgets

Progression significative du déploiement en 2013:

Presque trois fois plus d’émetteurs raccordés

Trois fois plus de documents budgétaires

5 nomenclatures dématérialisées et actualisées tous les ans conformément aux arrêtés

d’actualisation:

M. 14 présentations par nature, par fonction et simplifiée pour les services assujettis à TVA;

Déclinaisons de la M. 4

M. 52 présentations par nature et par fonction

M. 61

M. 71 présentation par fonction

Une version majeure de TotEM par an, tenant compte des retours formulés par les utilisateurs

Nouvelle version imminente

6

Dématérialisation de nouvelles nomenclatures

M. 57: lancement des travaux en 2014

Loi de modernisation de l’action publique territoriale et d’affirmation des

métropoles

Adoption le 19 décembre 2013, en attente de promulgation

Transmission électronique obligatoire pour les métropoles dans un délai de 3 ans

2. L’actualité du projet Actes budgétaires

Joana LIMA, chef de projet Actes budgétaires, DGCL

Plan de l’intervention

a) Les chiffres de télétransmission au 25 octobre 2013

b) Vue mensuelle des télétransmissions en 2012

c) Vue mensuelle des télétransmissions en 2013

d) Carte de France des émetteurs au 25 octobre 2013

e) Rappel de la méthode pour les collectivités entrant dans la démarche de dématérialisation

f) Rappel des règles applicables aux budgets locaux

g) Nouvelle version de TotEM

2 792 émetteurs

raccordés à Actes

budgétaires ayant

télétransmis en préfecture

18 805 documents

budgétaires au format

XML.

95 préfectures sur 101

ont reçu des documents

budgétaires dans

l’application Actes

budgétaires.

8

1950

507

317

18 0

Répartition des émetteurs

Communes

Etablissements publics de coopération intercommunale

Autres types d'établissements publics

Départements

Régions

9

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre

2012 - BP, BS, DM

2012 - CA

2013 - BP, BS, DM

0

1~5

6~10

11~15

16~20

21~25

26~30

31~35

36~40

41~45

46~50

50 et +

La Réunion : 8

Aucun

1 à 10

11 à 20

21 à 30

31 à 40

41 à 50

+ de 50

Légende

Nombre d’émetteurs

10

1. Réaffirmation du volontariat des collectivités pour entrer dans la démarche

Volonté partagée avec la préfecture avec la signature d’une convention de dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire, incluant les clauses relatives à la télétransmission des budgets locaux au format XML

Engagement annuel sur un exercice budgétaire et renouvellement tacite

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3. Télétransmission des budgets dont les maquettes ont été dématérialisées

Autres maquettes: transmises au format PDF sur ACTES

Eléments annexés au budget ne faisant pas l’objet d’une présentation normée à caractère réglementaire: transmis au format PDF sur ACTES

2. Télétransmission de l’ensemble des documents budgétaires de l’exercice

BP, BS, DM 2014 adoptés en 2014 et CA 2014 adopté en 2015

Aménagements possibles de cette contrainte laissés à l’appréciation de chaque préfecture

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4. Rappel des consignes techniques de télétransmission

Flux scellé dans TotEM ou dans une fonctionnalité équivalente du progiciel de gestion financière

Chaque enveloppe de télétransmission, représentant un acte budgétaire, ne doit contenir qu’un seul budget au format XML.

• Transmission du budget principal séparément des budgets annexes

• Transmission séparée de chaque budget annexe

• Les autres documents dans d’autres formats peuvent être transmis dans la même enveloppe de télétransmission.

Transmission obligatoire vers la combinaison nature/matière suivante:

• Nature 5. Documents budgétaires et financiers

• Matière 7.1 Décisions budgétaires (et niveaux inférieurs)

Les problèmes liés à la télétransmission des flux sont adressés au destinataire des actes, c’est-à-dire la préfecture.

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Dates de vote et de transmission des budgets

Budget primitif de n voté à partir de la fin de l’année n-1, jusqu’au 15 avril de l’année n (art. L. 1612-2 CGCT).

• Jusqu’au 30 avril l’année de renouvellement des organes délibérants

• Transmission jusqu’à deux semaines après la date limite de vote du budget primitif (art. L 1612-8 CGCT)

Budget supplémentaire de n voté en année n, en cas d’adoption du budget primitif de n avant celle du compte administratif de n-1 (en vue de la reprise des résultats)

Décisions modificatives de n votées en année n.

Compte administratif n voté entre le 1er janvier et le 30 juin de n+1 (art. L 1612-12 CGCT)

• Transmission jusqu’à deux semaines après la date limite de vote du compte administratif (art. L 1612-13 CGCT)

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Nomenclature applicable selon la date de vote des budgets

Arrêtés publiés dans le courant du mois de décembre

Entrée en vigueur systématique de ces arrêtés au 1er janvier de l’année pour laquelle ils s’appliquent

• La date de publication n’a donc aucune incidence sur l’entrée en vigueur des actualisations.

Actualisations de l’année n applicables aux budgets primitifs de n votés après le 1er janvier de l’année n

• Les budgets primitifs de n votés jusqu’au 31 décembre n-1 appliquent donc la norme en vigueur en n-1.

• La période de préparation budgétaire ou la date de transmission des budgets à la préfecture sont sans incidence sur la norme applicable

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Règles liées à la constitution des décisions modificatives et des budgets supplémentaires (1/2)

Le budget d’une collectivité est constitué du budget primitif, des décisions modificatives éventuelles, du budget supplémentaire et du compte administratif.

Principe des décisions modificatives et du budget supplémentaire

• Le budget primitif étant un document prévisionnel, il peut être nécessaire pour une collectivité d’ajuster ses prévisions en recettes et en dépenses au cours de l’exercice (art. L. 1612-11 CGCT). A ce titre, elles adoptent des décisions modificatives, et le budget supplémentaire pour la reprise des résultats de l’exercice clos. Ces documents budgétaires doivent respecter les règles applicables au budget primitif en matière de vote et d’équilibre.

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Règles liées à la constitution des décisions modificatives et des budgets supplémentaires (2/2)

Présentation des décisions modificatives

S’agissant de la structure et de la présentation des décisions modificatives, l’instruction budgétaire et comptable M. 14 prévoit explicitement que la présentation règlementaire du budget s’applique aux décisions modificatives. Néanmoins, elle précise qu’il n’est pas nécessaire de rééditer l’ensemble du document : seules les pages impactées par la décision modificative doivent l’être. Cette analyse peut être étendue aux autres nomenclatures.

En outre, conformément aux articles L. 2313-1 9°, L. 3313-1 et L. 4313-2 12° du CGCT, « lorsqu’une décision modificative ou un budget supplémentaire a pour effet de modifier le contenu de l’une des annexes, celle-ci doit être à nouveau produite pour le vote de la décision modificative ou du budget supplémentaire ». La décision modificative doit donc contenir l’ensemble des annexes concernées par les évolutions prévues.

A l’instar du budget primitif et du compte administratif, les IBC définissent une présentation normalisée des décisions modificatives et du budget supplémentaire. Il s’agit de maquettes budgétaires fixées par arrêté interministériel du ministre de l’intérieur et du ministre chargé du budget. Il appartient donc aux collectivités locales d’adopter leur décision modificative conformément à cette maquette, en éditant uniquement les pages impactées par les modifications budgétaires et les annexes concernées par ces modifications.

A défaut du respect des règles de présentation, la décision modificative pourrait être déférée au juge administratif par le représentant de l’État pour annulation.

Mise à disposition sur le site odm-budgetaire dans le courant du mois de février

Version test (V1.4.678) déjà disponible sur demande auprès du support TotEM

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Nouvelles fonctionnalités de TotEM

Notification de la disponibilité d’une nouvelle version de TotEM

Etre alerté de la disponibilité d’une nouvelle version de TotEM en téléchargement sur le site projet http://odm-budgetaire.org.

Information sur les listes déroulantes disponibles dans les blocs annexes

La fonctionnalité permet à l’utilisateur des fichiers tableur exportés de TotEM de connaître le contenu des listes déroulantes associées aux champs concernés.

Réutilisation des fichiers tableur de bloc annexe d’une année sur l’autre

Les fichiers tableur alimentant un bloc annexe pour un exercice donné peuvent être réutilisés sans blocage à l’occasion des documents budgétaires des exercices suivants, indépendamment des évolutions réglementaires impactant les états et les blocs annexes.

Visualisation d’un document budgétaire sans ligne budgétaire

Permettre la préparation budgétaire sur les annexes avant l’import du flux budgétaire provenant du progiciel de gestion financière: il est désormais possible de visualiser les parties alimentées du document budgétaire (annexes) indépendamment du flux budgétaire initial.

Visualisation d’un seul état d’un document budgétaire

Permettre la visualisation d’un ou plusieurs états selon leur présentation réglementaire sans passer par la visualisation complète du document budgétaire.

http://odm-budgetaire.org/



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Notification de la disponibilité d’une nouvelle version de TotEM

Etre alerté de la disponibilité d’une nouvelle version de TotEM en téléchargement sur le site projet http://odm-budgetaire.org.

Lors du lancement de TotEM, si une nouvelle version de l’application est disponible sur le site odm-budgetaire.org, un message d’alerte s’affiche.

Avertissement

- Cette fonctionnalité est disponible à partir des versions 1.4.674 et supérieures de TotEM. Les versions antérieures ne notifient donc pas de la disponibilité de versions plus récentes.

- Le téléchargement et l’installation de la nouvelle version sont laissés à l’appréciation de l’utilisateur, qui devra se rendre sur le site http://odm-budgetaire.org pour se procurer la version. Aucun téléchargement ni aucune installation ne sont lancés automatiquement.











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Une nouvelle option permettant la visualisation de tous les éléments et listes déroulantes associées est accessible via le bouton « ? ».

Ce tableau liste l’ensemble des champs disponibles pour une annexe ainsi que les valeurs possibles lorsqu’il s’agit d’une liste déroulante.

Ce bouton est accessible à partir des panneaux de détail de toutes les annexes.

20




Ce bouton offre la possibilité

- d’afficher le tableau des éléments et listes déroulantes associées

- d’imprimer une copie de ce tableau.

Voici un exemple de tableau consultable via TotEM :

21




Lors de l’import de données, une nouvelle option est donc disponible :

Tableur (2 lignes d’entête)

Cette option est à choisir lorsque le fichier Tableur est constitué de 2 lignes d’entête (présentée ci-après).

22




Le fichier Tableur doit être saisi en respectant les 2 lignes d’en-tête présentée en jaune dans le tableau :

Ces deux lignes d’entête ne doivent pas être modifiées et contiennent :

- En ligne 1 : le code technique du champ à importer (« NbrMembExer »),

- En ligne 2 : le libellé fonctionnel (« Nombre de membres en exercice »).

Un fichier Tableur peut être récupéré via le menu « Exporter les données vers un tableur ».

23




Le fichier Tableur ci-après est désordonné :

Cependant, l’import est correctement réalisé:

24




L’ancien fichier tableur est en erreur car les colonnes sont déplacées :

25


Visualisation d’un seul état d’un document budgétaire

Permettre la visualisation d’un ou plusieurs états selon leur présentation réglementaire sans passer par la visualisation complète du document budgétaire.

Il est dorénavant possible de demander l’édition

- du document budgétaire complet en cochant l’option :

- d’un ou plusieurs états en les cochant dans la liste proposée :

N.B. : Lorsque la case « … éditer le document complet » est cochée, même si des états sont cochés dans le tableau, c’est un document complet qui sera généré.

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Deux nouveaux messages d’erreur ont été ajouté:

- « TECH_LIBELLE_ETABLISSEMENT_OBLIGATOIRE », le libellé de l’établissement est obligatoire

- « TECH_COD_COLL_OBLIGATOIRE », le code de collectivité est obligatoire

Un nouveau message informatif :

- « FCT_FLUX_ANNEE_PRECEDENTE », rappelle à l’utilisateur que son document budgétaire prend en compte la norme précédente.

Voici un exemple de

résultat de contrôle :