direction d’etudes et planification

Décembre 2013

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT, CONSERVATION DE LA NATURE ET TOURISME SECRETARIAT GENERAL A L’ENVIRONNEMENT ET CONSERVATION DE LA NATURE

DIRECTION D’ETUDES ET PLANIFICATION

Manuel de procédures du système de Suivi & Evaluation du Programme National,

Environnement, Forêts, Eaux et Biodiversité, 2ème génération

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION ......................................................................................................... 4

1 LA STRUCTURE DES RESULTATS DU PNEFEB-2 .................................................. 6

2 LES FORMATS/ LES FICHES .................................................................................. 7

Le S&E au niveau stratégique ........................................................................................................... 7

Le S&E au niveau opérationnel (PTA) .............................................................................................. 11

3 LES ROLES DES ACTEURS DANS LE PROCESSUS DU SYSTEME DE S&E .......... 13

ABREVIATIONS

AP Aire Protégée

CJ Cellule Juridique

CNIE Centre National d’Information sur l’Environnement

DEP/ ECN Direction d’Etudes et Planification de l’Environnement et Conservation de la Nature

ICCN Institut Congolais pour la Conservation de la Nature

IOV Indicateur Objectivement Vérifiable

MECN-T Ministère de l’Environnement, Conservation de la Nature et Tourisme

ONG Organisation Non Gouvernementale

PBF Programme Maintien de la Biodiversité et Gestion Durable des Forêts, financé par la Coopération Allemande

PNEFEB Programme National Environnement, Forêts, Eaux et Biodiversité

PNEFEB-2 Programme National Environnement, Forêts, Eaux et Biodiversité, 2e Génération

PPEFEB Programme Provincial Environnement, Forêts, Eaux et Biodiversité

PTA Plan de Travail Annuel

PTF Partenaires Techniques et Financiers

S&E Suivi et Evaluation

SG/ ECN Secrétariat Général à l’Environnement et Conservation de la Nature

Manuel de procédures | Système de S&E du Programme National Environnement, Forêts, Eaux et Biodiversité - 2ème génération 4

INTRODUCTION

Pour accompagner le Programme National Environnement, Forêts, Eaux et Biodiversité (PNEFEB), deuxième génération, dans sa mise en œuvre avec succès, la Direction d’Etudes et Planification (DEP/ ECN), ayant la charge de piloter le processus de ce programme, a travaillé avec l’appui du Programme Maintien de la Biodiversité et Gestion Durable des Forêts pour mettre en place un système de Suivi et Evaluation (S&E) dudit programme intégrant les Indicateurs Objectivement Vérifiables (IOV). L’objectif principal de ce système de S&E du PNEFEB-2 est de fournir au MECN-T les données et les informations nécessaires relatives à sa mise en œuvre, au pilotage du programme, ainsi qu’aux adaptations nécessaires dans la prise des décisions stratégiques. En effet, ces données servent à la justification des résultats, à l’assurance de la qualité et à la reddition des comptes. Ceci va faciliter en outre l’acquisition de ressources externes en faveur de la mise en œuvre du PNEFEB-2. Les enseignements tirés des conclusions du suivi sont indispensables pour assurer la bonne exécution des activités du programme et, le cas échéant, sa révision. Le souci est de renforcer l’intégration de tous les acteurs du secteur dans la mise en œuvre et la cohérence du programme afin d’évaluer les progrès réalisés, les lacunes et les obstacles rencontrés. En outre, les efforts entrepris à ce niveau sont bénéfiques pour une amélioration de la transparence, du pilotage et de la coordination du programme, de l’efficacité et de l’efficience des interventions. Pour garantir un bon dispositif de S&E, les principes ci-après sont à suivre :

• Le respect des attributions des différentes structures du MECN-T ; • La collaboration entre tous les acteurs dans la gestion du système ; • La collecte de données fiables et vérifiables ; • L’échange des informations ; • L’utilisation des informations pour la prise des décisions.

Ce « manuel de procédures » pour le système de S&E du PNEFEB-2 a pour objectif d’accompagner les acteurs dans le suivi de l’exécution du programme. C’est une annexe au document PNEFEB-2 qui comprend entre autres un chapitre sur le système de S&E du PNEFEB-2. En même temps, il présente le circuit de communication « plateformes et chemins d’échange » du dispositif du système de S&E.


Ce manuel de procédures se structure de la manière suivante :

• Structure des résultats (objectifs, missions) et indicateurs ; • Formats ; • Plateformes d’échanges (processus, acteurs, rôles).

Les 3 aspects majeurs du dispositif de S&E du PNEFEB-2

Suivi / monitoring : Processus continu de collecte des données et d’analyse systématique d’informations, selon des indicateurs choisis, pour fournir aux gestionnaires et aux parties prenantes d’une action de développement en cours, des éléments d’appréciation sur les progrès réalisés, les objectifs atteints et l’utilisation des fonds alloués (d’après l’OCDE). Evaluation : Appréciation systématique et objective d’un projet, d’un programme ou d’une politique, projeté, en cours ou terminé, de sa conception, de sa mise en œuvre, et de ses résultats. Le but est de déterminer la pertinence et l’accomplissement des objectifs, l’efficience en matière de développement, l’efficacité, l’impact et la pérennité. Une évaluation devrait fournir des informations crédibles et utiles permettant d’intégrer les leçons de l’expérience dans le processus de décision des bénéficiaires et des bailleurs de fonds. A noter que l’évaluation peut porter non seulement sur l’action de développement, mais aussi sur les acteurs eux-mêmes ou sur les relations entre les différents intervenants (d’après l’OCDE).


1 LA STRUCTURE DES RESULTATS DU PNEFEB-2

Le PNEFEB-2 est un document stratégique du MECN-T dont la chaîne des résultats est à plusieurs niveaux, notamment :

• Un objectif global; • Un objectif spécifique ; • Mission des 5 axes stratégiques d’intervention ; • Objectifs des composantes des axes stratégiques ; • Actions stratégiques de chaque composante.

L’atteinte de tous les objectifs et missions susmentionnés est suivie annuellement à travers un assortiment d’indicateurs.

La structure du PNEFEB-2 et son lien aux PTA

Les actions stratégiques contenues dans le PNEFEB-2 constituent la base de la planification annuelle des activités des structures du MECN-T. Pour ce faire, au niveau opérationnel, le PNEFEB-2 est décliné en :

• Actions stratégiques contenues dans la feuille de route dudit programme; • Activités et sous-activités inscrites dans les Plans de Travail Annuels (PTA) des

différentes structures du MECN-T. Le cadre logique du PNEFEB-2 présente sommairement les objectifs et les missions du programme, avec leurs indicateurs.


2 LES FORMATS/ LES FICHES

Le système de suivi et évaluation du PNEFEB-2 est appuyé par l’utilisation de fiches de S&E standardisées du MECN-T en format EXCEL, notamment, (1) la fiche de suivi des résultats au niveau stratégique et (2) la fiche des actions stratégiques et des activités des PTA au niveau opérationnel.

Le S&E au niveau stratégique La fiche de suivi des résultats concerne les indicateurs au niveau de l’objectif global, de l’objectif spécifique, des missions, des axes stratégiques et des objectifs des composantes. Cette fiche existe pour chaque axe stratégique d’intervention, pour l’objectif global et l’objectif spécifique – c’est-à-dire qu’il y a 6 fiches. L’ensemble des 6 fiches est géré par la DEP/ ECN (voir image ci - dessous). Le suivi du PNEFEB-2 – c’est-à-dire la collecte des données, leur analyse et communication des progrès réalisés - est annuel.

L’ensemble des fiches de S&E pour les axes stratégiques d’intervention du PNEFEB-2


Utilisation et gestion de la fiche : Les premières colonnes de la fiche servent à la planification de la collecte des données. Ces colonnes sont identiques à celles du cadre logique du PNEFEB-21.

Les premières colonnes de la fiche de S&E du PNEFEB-2

La deuxième partie de la fiche sert au suivi des indicateurs. Les points focaux des structures devront insérer annuellement les données actualisées de chaque indicateur. Dans cette 2eme partie de la fiche se trouvent des colonnes « sources et leur chiffrage ». Au-dessus des colonnes, se trouve un « + » ou un « - ». Pousser le « + », une colonne cachée va apparaitre. En poussant le « - », on masque la colonne.

Les dernières colonnes de la fiche de S&E du PNEFEB-2

1 Le cadre logique du PNEFEB contient les colonnes suivantes : description sommaire (objectifs, missions), indicateurs objectivement vérifiables, sources de vérification et risques, hypothèses, mesures d’atténuation.


Le tableau ci-dessous explique les différentes colonnes de cette fiche :

Objectif/ mission L’objectif ou la mission est un changement positif d’un état ou d’un comportement comme conséquence directe ou indirecte du PNEFEB-2. Il décrit un effet recherché que le programme produira sur le groupe cible, les biens publics, les structures ou les politiques. Il énonce un résultat réaliste qui doit être atteint de manière contraignante dans les limites temporelles et financières du programme.

Indicateur L’indicateur est un paramètre auxiliaire ou une variable qui concrétise et rend mesurables des situations complexes. Il indique dans quelle mesure un changement prévu s’est effectivement produit. Un indicateur doit pouvoir se vérifier objectivement (c’est-à-dire qu’il doit être basé sur des preuves tangibles, lesquelles doivent être disponibles). Il doit y avoir pour chaque indicateur une situation de référence vérifiable et une valeur cible. La collecte de données est destinée à quantifier les indicateurs ainsi que leur exploitation lors du suivi axé sur les résultats. Plus tard, lors de l’évaluation, elle permet de déterminer si le PNEFEB-2 a atteint les résultats visés.

Situation de référence/ Baseline

La situation de référence (Baseline) de chaque indicateur est la situation avant le lancement des activités du PNEFEB-2 et par rapport à laquelle on pourra apprécier des améliorations ou faire des comparaisons.

Responsable Il s’agit de la structure responsable de la collecte des données nécessaires pour apprécier l’atteinte de l’indicateur. Ceci doit être la structure qui est aussi responsable de la mise en œuvre des activités liées à l’indicateur. Étant donné que toutes les structures du MECN-T ont désigné chacune un point focal pour coordonner la collecte des données en leur sein, lesdits points focaux vont insérer les données dans la fiche.

Source de vérification La source de vérification est par exemple un document, un lieu, une personne physique ou morale ou un site internet, qu’on doit consulter pour savoir l’état d’atteinte d’un indicateur en une année déterminée. Pour quelques indicateurs, le Ministère doit envisager de mener des études ou enquêtes pour savoir l’état d’atteinte des indicateurs– dans ce cas, la source de vérification est le rapport de cette étude ou enquête. Pour d’autres indicateurs, les données sont collectées régulièrement par un autre acteur, par exemple l’OFAC. Dans ce cas, la source de vérification peut être le site internet de l’OFAC.


Valeur cible La valeur cible est comprise dans l’indicateur. Cette colonne sert à clarifier l’information / le chiffre recherché pour une période donnée.

Valeur actuelle (2013/2014) La « valeur actuelle » se réfère à l’état de réalisation de l’indicateur au cours de l’année d’observation. Par exemple, pendant la collecte des données pour suivre l’atteinte des indicateurs en 2014, on insère le chiffre qui renvoie à la situation de l’indicateur en 2013/ 2014 dans la colonne « Valeur actuelle (2013/2014) ». Il y a quelques indicateurs pour lesquels on trouve des chiffres se rapportant à un an d’exercice, par exemple, les statistiques collectées par d’autres acteurs. Il y aussi des indicateurs pour lesquels on devra utiliser des chiffres pour un an complet, par exemple la contribution d’un secteur au PIB. Pour d’autres indicateurs, on peut utiliser le chiffre reflétant la situation au cours du mois de la collecte, par exemple pour les indicateurs qui parlent d’une stratégie qui est développée. Pour indiquer exactement l’année de référence, on met l’année entre parenthèses, par exemple : 5% (2014). Cette référence ne doit pas être relative à l’année de la publication du document, mais plutôt à l’année de la collecte des données pour l’étude. Ne pas utiliser les estimations personnelles de l’atteinte d’un indicateur – rechercher dans les documents ou sur les sites web (sites internet) pour trouver un chiffre plus exact. Les estimations subjectives ne permettent pas d’avoir une image correcte de la situation du secteur.

Sources et leur chiffrage Transmettre à la DEP/ ECN tous les documents et/ ou références consultés pour appréciation de l’atteinte de l’indicateur, sources de vérification, étant donné que la DEP/ ECN est responsable de l’archivage de tous ces documents.

Écart Comparer la valeur actuelle à la valeur cible. En cas d’écart, l’insérer dans la colonne ad hoc.

Explication de l’écart Noter l’observation consécutive à l’écart par rapport à l’indicateur. Cette explication devrait faire partie du rapport annuel du PNEFEB-2.


Le S&E au niveau opérationnel (PTA)

Etant donné que le PNEFEB-2 est un document stratégique traduit en feuille de route pour assurer sa mise en œuvre, les activités définies par chaque structure sont contenues dans un Plan de Travail Annuel (PTA), qui est l’outil de planification opérationnel. Ainsi, la liaison entre la feuille de route et le PTA est la déclinaison directe des actions stratégiques en activités. La fiche des PTA ne contient pas seulement la planification des activités, mais aussi des colonnes pour suivre leur avancement. La deuxième partie de cette fiche sert de base à l’élaboration des rapports mensuels des PTA par les points focaux S&E et des rapports trimestriels par la DEP. Utilisation et gestion de la fiche :

• Le PTA est élaboré par chaque structure du MECN-T en se basant sur les actions stratégiques du PNEFEB-2 ;

• Pendant la planification, la fiche du PTA est complétée ; • Le Point Focal d’une structure concernée participe à l’élaboration du PTA et en

assure la transmission à la DEP/ ECN ; • L’élaboration des PTA commence en Juin de chaque année et doit être finalisée en

Août de la même année ; • Le PTA est suivi mensuellement. Chaque structure discute à l’interne de la

réalisation des activités du PTA. Pendant cette réunion, les colonnes « % de réalisation », « observations » et « leçons tirées et décisions prises » sont mises à jour ;

• La version actualisée du PTA est transmise à la DEP/ ECN.


Modèle de fiche de planification et suivi du PTA

Les colonnes et lignes de cette fiche sont décrites ci-dessous :

Structure Nom de la structure responsable de la mise en œuvre des activités planifiées et du suivi du PTA.

Période de suivi La période de suivi des PTA est mensuelle en indiquant les dates du début et de la fin des activités. Par exemple, le rapport mensuel de suivi du PTA du 1er – 30 Octobre 2015 est fixé au 1er Novembre 2015.

Action stratégique Comme expliqué plus haut, les activités définies par chaque structure sont contenues dans un Plan de Travail Annuel (PTA), qui est l’outil de planification opérationnel. Ainsi, la liaison entre la feuille de route et le PTA est la déclinaison directe des actions stratégiques en activités. Sur cette ligne est insérée l’action stratégique correspondante du PNEFEB-2. Les activités qui en découlent sont nécessaires pour la réalisation de cette action stratégique. Certaines actions stratégiques peuvent avoir plusieurs intervenants dans l’exécution et peuvent se retrouver dans les PTA de plusieurs structures.

Numéro d’activité Pour faciliter la communication et la précision, numéroter les activités et leurs sous-activités.

Activité L'activité concourt à la réalisation de l’ensemble des actions stratégiques identifiées selon un processus logique et observable.


L’activité est toujours formulée à l’infinitif, par exemple : mettre en place un système de S&E.

Sous-Activité Si l’activité constitue toute une chaîne d’actions et d’opérations, une sous-activité ne représente qu’un maillon de la chaîne, donc une étape de l’activité majeure.

Chronogramme C’est le calendrier des activités, c’est-à-dire leur répartition dans le temps. Le PTA comprend une colonne pour chaque mois de l’année de planification, avec une indication précise de(s) mois prévu(s) pour la mise en œuvre d’une activité et / ou d’une sous-activité. Cocher toujours les mois de la mise en œuvre avec une croix (« x »).

Coût (CDF) Valeur monétaire ou montant relatif à la mise en œuvre de l’activité. Le montant est en monnaie locale (franc congolais).

Responsable de l’exécution de l’activité

Cette colonne est réservée au responsable de l’exécution de l’activité et/ ou de la sous-activité (par exemple responsable de la structure). Mettre le titre du poste et non de l’individu.

Localisation Lieu(x) de l’exécution de l’activité.

% de réalisation Mention d’une estimation subjective – ici le pourcentage exact est moins important que la discussion en équipe, qui débouche sur une appréciation commune de la situation. Porter pour chaque mois – après discussions en équipe – un pourcentage exprimant les progrès réalisés par rapport à cette activité. Les cellules sont formatées, c’est-à-dire qu’après la mention, s’affiche soit une flèche rouge pointant vers le bas (entre 0 et 49% de l’activité atteinte) soit une flèche jaune vers la droite (entre 50 – 99% de l’activité atteinte) soit une flèche verte vers le haut (activité réalisée à 100%).

Observations Insérer mensuellement les observations relatives à la réalisation des activités et de leurs sous-activités.

Leçons tirées et décisions prises

Par rapport aux observations, dégager les leçons tirées et les décisions prises en vue d’améliorer la mise en œuvre des activités.

3 LES ROLES DES ACTEURS DANS LE PROCESSUS DU SYSTEME DE S&E

La coordination du processus de S&E est dévolue à la DEP/ ECN. Le pilotage du PNEFEB-2 est prévu en termes de partenariat entre le MECN-T et d’autres parties prenantes. Ce « Comité de Pilotage du PNEFEB-2 » se réunit annuellement pour discuter de l’avancement du programme par rapport aux indicateurs de l’objectif global, de l’objectif spécifique, des missions des axes stratégiques, des objectifs des composantes et des leçons apprises.


Les points focaux et autres délégués des structures suivent mensuellement les activités des PTA et se rencontrent pour évaluer les progrès de réalisation de leur PTA respectifs. Toutefois, ils font rapport au Comité des Directions. Les tâches, activités et la fréquence de réunions de ces trois « plateformes d’échanges » clés pour le S&E du PNEFEB-2 sont comme suit :

Comité de Pilotage du PNEFEB-2 :

Fréquence: réunions annuelles Participants: MECN-T et parties prenantes Secrétariat technique: DEP/ ECN

• Tâches et/ ou activités: • Piloter le PNEFEB-2 • Valider le rapport de S&E du

PNEFEB-2 • Donner de nouvelles orientations

Comité des Directions :

Fréquence: plusieurs réunions par mois Participants: les Directeurs-Chefs de service Président: SG/ ECN

• Tâches et/ ou activités: • Valider entre autres les rapports

synthèse du suivi des PTA

Réunion des structures du MECN-T :

Fréquence: mensuelle Participants: points focaux S&E et autres délégués des structures Coordination: DEP/ ECN

• Tâches et/ ou activités: • Présenter et discuter la réalisation

des activités des structures • Evaluer l’avancement de l’exécution

des PTA • Faire rapport de l‘avancement des

PTA au SG/ECN et au ministre • Informer les responsables des

structures.


Les « plateformes d’échanges » clés pour le S&E du PNEFEB-2 En même temps, le système de S&E vit des contributions des différents acteurs. Les acteurs clés du système de S&E du PNEFEB-2 et des PTA et leurs rôles sont décrits comme suit :

DEP/ ECN PNEFEB-2 et PTA: • Assurer le secrétariat technique du comité de pilotage du PNEFEB-

2 ; • Organiser les « réunions des structures du MECN-T » (avec les

points focaux S&E et autres délégués des structures par rapport aux PTA) ;

• Transmettre les rapports synthèse des PTA et du PNEFEB-2 à la hiérarchie.

Cellule S&E PNEFEB-2 et PTA: • Coordonner les activités des points focaux du S&E

PNEFEB-2: • Intégrer les données reçues des points focaux dans une banque de

données et préparer un rapport annuel ; • Intégrer les données des indicateurs reçues des points focaux dans

une fiche de S&E ;


• Produire un rapport synthèse des indicateurs du PNEFEB-2 et le transmettre à la hiérarchie.

PTA:

• Recevoir et compiler les PTA des structures ; • Analyser les rapports des PTA des structures et produire un rapport

synthèse ; • Assurer la transmission du rapport synthèse à la hiérarchie.

Points focaux des structures

PNEFEB-2: • Superviser la collecte des données des indicateurs du PNEFEB-2 ; • Organiser des séances de travail pour valider les données

collectées ; • Assurer la transmission des données à la DEP/ ECN.

PTA:

• Participer à l’élaboration des PTA ; • Assurer la transmission des PTA à la DEP/ ECN ; • Participer aux réunions des structures du MECN-T.

Agents des structures (niveaux central et provincial)

PNEFEB-2 et PTA: • Exécuter les activités

PNEFEB-2:

• Collecter des données sur les indicateurs du PNEFEB-2 ; • Discuter à l’interne, sous la supervision du point focal, le rapport

annuel du PNEFEB-2. PTA:

• Contribuer à l‘élaboration des PTA ; • Rédiger le rapport d’exécution sur les progrès et les défis – en se

basant sur le PTA ; • Faire un rapport sommaire sur le progrès et les défis du PTA à la

réunion à l’interne des structures ; • Intégrer les recommandations du rapport annuel du PNEFEB-2

dans le PTA.

CNIE PNEFEB-2: • Recevoir et diffuser le rapport annuel de suivi du PNEFEB-2 aux

autres acteurs selon la stratégie nationale de communication


interne et archivage du MECN-T.

SG/ ECN

PNEFEB-2 et PTA: • Superviser les activités du PNEFEB-2 ; • Recevoir et examiner les rapports trimestriels (PTA) et annuels

(PNEFEB-2) ; • Transmettre les rapports trimestriels (PTA) et annuels (PNEFEB-2) au

ministre/ ECNT ; • Convoquer et présider les réunions du comité des directions ; • Convoquer les réunions des structures du MECN-T.

Ministre/ ECNT

PNEFEB-2 et PTA: • Convoquer et présider les réunions du comité de pilotage du

PNEFEB-2 ; • Recevoir et examiner les rapports trimestriels des PTA et annuels du

PNEFEB-2 ; • Prendre des dispositions utiles.

Structures publiques au niveau des provinces

PNEFEB-2 et PTA: • Prendre connaissance des publications du CNIE pour réactions le

cas échéants ; • Collecter des données.

PTA :

• Faire et exécuter les PTA.

ONGs, PTF et autres parties prenantes

PNEFEB-2 et PTA: • Participer aux réunions du comité de pilotage ; • Contribuer avec leurs données au système de S&E du PNEFEB-2 ; • Emettre leurs avis sur le rapport de S&E du PNEFEB-2 ; • Appuyer la mise en œuvre du PNEFEB-2.


Les étapes du S&E du PNEFEB-2 et des PTA sont visualisées dans les deux images ci -dessous :

Le S&E du PNEFEB-2 au niveau des objectifs global et spécifique, des missions des axes stratégiques

d’intervention et des objectifs des composantes de chaque axe L’image ci-dessus montre, entre autres, le lien entre le PNEFEB-2 et les programmes sectoriels au niveau des provinces (les PPEFEB), ainsi que son lien avec les PTA des structures. Tandis que le PNEFEB-2 est un programme sectoriel élaboré, mis en œuvre et suivi en partenariat avec le secteur public, les ONG, les PTF et autres parties prenantes, les PTA par contre sont un outil interne des structures du MECN-T. L’image ci-dessous décrit les étapes du PTA, de son élaboration (structurée par les actions stratégiques du PNEFEB-2), de sa mise en œuvre et l’utilisation des conclusions du suivi des PTA pour la gestion opérationnelle et pour informer la hiérarchie en vue de la prise des décisions stratégiques.


Le S&E des PTA au sein du MECN-T

direction d’etudes et planification

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