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Diagnostic réalisé par Eric FRANCOISLe 17/05/2016

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Edito

Aujourd’hui, l’évolution de votre entreprise représente un défi de tous les instants. Entre tout autre aspect, la gestion de l’information et ses outils devient de plus en plus primordiale dans notre société. Cette gestion représente un coût financier important mais aussi en temps et en productivité. En effet, en tant que professionnels, vous recevez, imprimez et gérez toujours autant de documents papiers au quotidien, ce qui alourdit considérablement votre organisation ainsi que l’efficience de vos collaborateurs. Face à ce constat, il existe une solution aujourd’hui éprouvée par de nombreuses organisations et entreprises comme la vôtre : la G.E.D (Gestion Electronique de Documents).

Seb Bureautique, fournisseur de solutions informatiques et bureautiques, vous accompagne dans cette démarche par une approche autour de quatre initiatives :

-Capturer à la source les informations pertinentes pour initier au plus tôt le cycle de vente.-Réduire le temps de traitement des informations en interne tout en gardant une traçabilité complète en cas de sinistre ou d’audit-Permettre aux collaborateurs d’accéder à tout moment aux informations pertinentes quel que soit le lieu où ils se trouvent afin d’être plus réactifs.-Réduire les coûts d’impression par une diminution du gaspillage du papier au sein de votre entreprise.

Dans ce rapport, vous découvrirez comment se situe votre société par rapport aux bonnes pratiques et quels seraient les axes d’amélioration potentiels.

Seb Bureautique, à travers ses partenaires certifiés, vous conseillera dans cette démarche. Spécialiste des systèmes d’information auprès des professionnels depuis maintenant 50 ans, nous nous attachons à comprendre les besoins précis de nos clients pour leur proposer la solution la plus adéquate afin d’optimiser leur organisation.

Patrick LecaudeyDirecteur Général et Commercial Seb Bureautique

A renforcer A renforcerA développer

Réduction des coûts

Maîtrise de l’information

Amélioration de la productivité

La démarche d'optimisation des coûts déjà engagée doit être renforcée.Vous avez initié des actions pour réduire les coûts, le gaspillage et le contrôle. Cette tendance peut être accélérée en s'appuyant sur les nouvelles solutions du marché (outils de suivi, dématérialisation, etc.).

En ce qui concerne la gestion du document, vos équipes ne bénéficient pas d'un environnement de travail optimal. Il en découle des pertes en terme de productivité, des activités inefficaces voire réalisées en doublon, etc.

Au sein de votre organisation, le niveau de maîtrise de l'information peut être renforcé. Plusieurs actions ont déjà été mises en place pour développer un meilleur contrôle de l'information. Cette approche peut être, de façon relativement simple, renforcée.

Votre niveau de transformation du papier au monde numérique

OptimiséBasique

49%

Votre société & vos enjeux

Les axes d’amélioration que vous avez identifiés :

* Réduction du gaspillage papier* Archivage efficace

La société est organisée autour de plusieurs sitesElle est composée de 50 salariés.

Nombre d’utilisateurs par points d’impression

Nombre de postes de travail informatique : 45

Nombre Smartphones / Tablettes : 5

Vous utilisez entre 20 et 50 ramettes de papier par mois.

Impressions A3 :

Impressions critiques :

Non

Oui

A ce jour, aucune démarche d'infogérance d'impression et de gestion documentaire n’est en place.

Pages imprimées par mois…

et par utilisateur et par équipement

7,1 350 2500

Optimisation du parc

Usages

Efficacité

Perspectives

Votre tableau de bord…

Réduction des coûts

Augmentation de la productivité

Maîtrise de l’information

Vous avez lancé un plan d'actions afin de réduire les coûts au sein de votre organisation. Ce plan est constitué d'actions concrètes notamment en ce qui concerne la gestion des impressions et des documents. Il reste néanmoins des sources d'optimisation des coûts et la mise en place d'une véritable stratégie de connexion du papier au monde numérique vous permettra de renforcer encore cette tendance.

Il existe des gisements de productivité importants au sein de votre organisation. Il est fortement conseillé d'analyser et de mettre en œuvre les premières étapes d'un projet de de connexion du papier au monde numérique au sein de votre organisation. Vous pourrez ainsi mesurer l'impact que peut avoir une telle démarche sur la productivité des utilisateurs et d'une façon plus générale sur l'efficacité de la société.

Les premières actions visant la dématérialisation des documents au sein de l'entreprise ont été mises en œuvre. Cette tendance doit être renforcée afin de faire bénéficier des atouts (réduction des coûts, optimisation de l'espace, maîtrise de l'information, etc.) de la dématérialisation à l'ensemble de l'organisation. Pour être réellement efficace et montrer ses premiers effets concrets, cette démarche doit s'inscrire dans un plan structuré : identification des sources de documents, identification des niveaux de criticité, mise en place des solutions matérielles et logicielles, formation des équipes.

La transformation de l’entreprise constitue un défi de tous les instants.

Dans ce cadre, la gestion du document et des impressions constitue une étape clé de cette transformation. Indispensable à la bonne marche de l’entreprise, une gestion qui devient efficace voire optimisée permet une optimisation des coûts, une augmentation de la productivité des utilisateurs et une plus grande maîtrise de l’information.

Vos pistes de réflexion…

Le tableau ci-dessous présente la synthèse des éléments qui constituent des avantages et ceux pour lesquels une amélioration significative pourra apporter des gains en terme, d’efficacité pour l’organisation et de productivité pour l’ensemble des utilisateurs.

Vos forcesVos axes

d’amélioration

- Absence d'outils de suivi et d'alertes pour les consommables et la gestion des impressions- Pas ou peu de visibilité sur les coûts liés aux équipements d'impression

- Dans le cadre de l'activité quotidienne, le niveau de dépendance au papier est jugé moyen- Il n'existe pas de processus / d'outils pour numériser les documents grâce à des outils nomades (smartphones, tablettes)- Aucune action structurée n'a été identifiée pour améliorer l'efficacité des salariés au quotidien

- Absence d'outils ou de technologies permettant la sécurisation des impressions- Aucune action structurée n'a été mise en œuvre pour dématérialiser les documents

+ Les équipements d'impression sont dans une configuration économique par défaut+ Un plan d'actions est en place au sein de l'organisation afin de réduire les impressions

+ Le temps consacré à la gestion des impressions est jugé acceptable

+ Vos archives occupent un espace relativement limité : inférieur à 10 m linéaire+ Capacité d'accéder instantanément aux documents importants de l'entreprise+ Les documents sont archivés à l'abri de sinistres éventuels (inondations, incendie, etc.) et sécurisés en terme d'accès.+ Les documents importants sont accessibles d'une façon systématique

Bonnes pratiques et recommandations

Compte tenu de votre organisation et de vos enjeux, plusieurs bonnes pratiques doivent être envisagées pour l’optimisation de la gestion de vos documents.

Le constat : A ce jour, les coûts liés aux équipements d'impression ne sont pas connus. Toute démarche d'optimisation ou de réduction de ces coûts ne peut s'appuyer que sur des estimations et des perceptions.

Bonnes pratiques : La connaissance et le suivi des coûts constituent un prérequis indispensable à toute démarche de contrôle voire d'optimisation des processus d'impression. Dans une démarche de réduction des coûts, l'identification, la collecte et la consolidation de l'ensemble des coûts (consommables, équipement, loyers, temps passé en interne, etc.) constitueront donc la première étape du plan d'actions.

Le constat : Vous ne disposez pas d'outils de suivi et de contrôle des équipements d'impression. Il peut en découler une complexité accrue dans la gestion des consommables et des difficultés dans la planification des approvisionnements.

Les bonnes pratiques : L'utilisation d'outils de suivi des consommations et alertes consommables représente un facteur important pour l'efficacité du parc d'impression et la simplification des tâches de gestion. Ce type d'outil vous permet de contrôler les impressions, fixer des objectifs d'optimisation et assurer une approche proactive dans le cadre des réapprovisionnements réguliers des consommables.

Le constat : au quotidien de nombreux éléments peuvent être source d'inefficacité ou de perte de productivité. A ce jour, il n'existe pas, au sein de votre organisation, de démarche structurée pour améliorer l'efficacité des salariés au quotidien.

Bonnes pratiques : Afin d'optimiser les tâches quotidiennes courtes mais répétitives des salariés et renforcer la productivité, il est fortement conseillé de mettre en place un plan destiné à améliorer l'efficacité des salariés au quotidien. Ce plan passe par l'analyse des processus métiers et l'identification, à chaque étape de ce processus, des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Il est alors possible de rechercher les pistes d'optimisation qui pourront être liées à l'évolution des processus ou l'intégration de nouvelles technologies plus efficaces.

Implanté depuis 1964, le groupe Seb se présente comme le partenaire de tous les professionnels dans l’installation et la maintenance de leur système d’information et solutions d’impression.

Forte de ses années d'expérience dans la bureautique et l'informatique, Seb détient une expertise métier de la distribution et intégration de solutions d'impressions et systèmes informatiques, dont elle a suivi les évolutions pas à pas. Les professionnels, entreprises, administrations, associations ou professions libérales, nous font maintenant confiance depuis plus de 30 ans pour les accompagner dans le quotidien de leur infrastructure.

Depuis toujours, notre partenariat avec les plus grands constructeurs tels que Canon, Sharp, Hewlett Packard ou Lexmark, perpétue notre engagement à vous proposer des produits bureautiques et informatiques de qualité irréprochable. Suite à votre commande, nos Techniciens, certifiés par les partenaires constructeurs, préparent et installent chez vous les appareils désirés.

Chaque organisation, chaque structure a ses spécificités, nous le savons et vous proposons de vous aiguiller sur les meilleures solutions pour votre infrastructure. Parce que votre satisfaction et votre fidélité s'imposent comme notre objectif principal, Seb reste à votre écoute avant, pendant et après vos achats. Nos équipes sont présentes pour vous accueillir, vous conseiller et vous assister dans l'utilisation de nos solutions.

S'assurer du bon fonctionnement de son infrastructure, c'est aussi pouvoir compter sur un partenaire de proximité. Implantés depuis 50 ans dans le Sud-Ouest, la Seb est votre allié au quotidien et votre soutien en cas de difficulté technique. L'humain est au cœur de notre organisation et chaque client est unique, nous apprenons à vous connaître au travers de notre collaboration.

Sensible à notre environnement et en tant que distributeur de solutions informatiques, nous promouvons la dématérialisation pour moins de consommation, et donc moins de pollution.

Egalement, Seb recycle ses différents matériaux en leur offrant une seconde vie dans les pays émergents. De la même manière, nos cartouches sont récupérées par des partenaires afin qu'elles soient de nouveau utilisables

Nos partenaires constructeurs ont tous un programme de recherche éco responsable, et propose des machines faites de matériaux recyclés, avec des taux de consommation d'électricité et de production de carbone moins importants.

ANNEXE

Vos réponses au questionnaire

Vos réponses au questionnaire…

Raison sociale

Nom

Prénom

Fonction

E-mail

Téléphone

Code postal

Quel est votre secteur d'activité ?

Combien de sites comporte votre société ?

Quel est l'effectif de votre société ?

Combien de postes de travail informatiques sont utilisés dans votre entreprise ?

Combien de smartphones et tablettes possède votre société ?

MyCompany

FRANCOIS

Eric

Direction générale

[email protected]

141906830

92400

Plusieurs sites

50

45

5


Quel est le nombre de points d'impression au sein de votre société ?

Avez-vous des besoins en impression ou photocopie A3 ?

Combien de ramettes de papier utilisez-vous par mois ?

Par défaut, vos équipements sont-ils dans une configuration d'impression économique ?

Vos équipements d'impression disposent-ils d'outils de suivi / quotas ?

Connaissez-vous vos coûts liés à l'impression (matériel, papier, cartouches, maintenance) ?

Avez-vous mis en place un plan d'actions visant à réduire les impressions ?

7

Non

21 à 50

Oui

Non

Non

Oui


Avez-vous des documents critiques ?

Avez-vous mis en œuvre des solutions de sécurité (badge, code, etc.) pour les impressions sensibles/confidentielles ?

Consacrez-vous dans votre société trop de temps à la gestion des impressions ?

Comment estimez-vous votre niveau de dépendance au papier dans le cadre votre activité quotidienne ?

Utilisez vous les smartphones et tablettes pour numériser des documents ?

Quelle place occupent vos archives (en mètres linéaires) ?

Pouvez-vous accéder instantanément aux documents importants de votre entreprise ?

Stockez-vous les documents à l'abri des sinistres (inondations/feu) et sont-ils sécurisés en terme d'accès ?

Vous est-il arrivé, au sein de votre société, de ne pas retrouver un document important ?

Avez-vous mis en place un plan d'action pour dématérialiser vos documents ?

Utilisez-vous un prestataire pour traiter ou gérer certains de vos documents ?

Avez-vous mis en place un plan d'action pour gagner en efficacité dans les tâches quotidiennes ?

Oui

Non

Non

Moyenne

Non

<=10

Oui

Oui

Non

Non

Non

Non