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CAHIER DES CHARGES POUR L'ORGANISATION DU CONGRES DEPARTEMENTAL DES SAPEURS POMPIERS DE L'AIN

Version 2 de Juin 2013 sur 29

SOMMAIRE

1. OBJET ..................................................................................................................................... 4

2. PERIODE / DATE .................................................................................................................... 4

2.1. Période :............................................................................................................................ 4

2.2. Date :................................................................................................................................. 4

3. CENTRE ORGANISATEUR et CHOIX de l’UDSP01 ............................................................... 4

3.1. Centre organisateur : ......................................................................................................... 4

3.2. Choix du centre organisateur par l’UDSP01 : .................................................................... 5

3.3. Présentation de l'organisation du congrès au CA de l'UDSP01 : ....................................... 5

4. INFRASTRUCTURES NECESSAIRES.................................................................................... 5

4.1. Locaux :............................................................................................................................. 5

4.2. Capacité d’accueil : ........................................................................................................... 5

4.3. En extérieur : ..................................................................................................................... 5

5. EQUIPEMENT DES LOCAUX et EXTERIEURS...................................................................... 6

5.1. Hall d'accueil : ................................................................................................................... 6

5.2. Salle d'assemblée générale (voir plan type en annexe 1) : ................................................ 6

5.3. Salle de restauration :........................................................................................................ 7

5.4. Café / Buvette :.................................................................................................................. 7

5.5. Equipements extérieurs : ................................................................................................... 7

6. PROGRAMME......................................................................................................................... 8

7. CEREMONIE / PROTOCOLE / DEFILE................................................................................... 9

8. SUPPORTS DE COMMUNICATION...................................................................................... 10

8.1. Charte graphique :........................................................................................................... 10

8.2. Revue :............................................................................................................................ 10

8.3. Affiches : ......................................................................................................................... 11

8.4. Invitations : ...................................................................................................................... 12

8.5. Site Internet : ................................................................................................................... 13

8.6. Banderoles : .................................................................................................................... 13

8.7. Point Presse : .................................................................................................................. 13

9. TOMBOLA ............................................................................................................................. 13

10. EXIGENCES REGLEMENTAIRES ........................................................................................ 14



10.1. Sécurité : ................................................................................................................. 14

10.2. Autorisations administratives : ................................................................................. 14

10.3. Assurances :............................................................................................................ 14

10.4. Fiscalité : ................................................................................................................. 15

11. A CHARGE DE L'UDSP 01.................................................................................................... 15

11.1. Organisation : .......................................................................................................... 15

11.2. Prise en charge financière : ..................................................................................... 16

12. DIFFERENTES TACHES ADMINISTRATIVES A ACCOMPLIR EN AMONT DU CONGRES 16

13. ANNNEXE 1 : PLAN TYPE DE LA SALLE D'ASSEMBLEE GENERALE ............................... 18

14. ANNEXE 2 : EXEMPLE DE DISPOSITIF DE CEREMONIE................................................... 19

15. ANNEXE 3 : EXEMPLE DE CARTON D'INVITATION............................................................ 20

16. ANNEXE 4.1 : DEMANDE DE MISE A DISPOSITION DU VEHICULE DE L'UDSP 01 .......... 21

17. ANNEXE 4.2 : REGLEMENT DE MISE A DISPOSITION DU VEHICULE DE L'UDSP 01...... 22

18. ANNEXE 5.1 : FICHE DE RESERVATION DES CHAPITEAUX DE L'UDSP 01 .................... 23

19. ANNEXE 5.2 : FICHE DE RESERVATION DES CHAPITEAUX DE L'UDSP 01 .................... 24

20. ANNEXE 6.1 : DEMANDE D'ATTESTATION D'ASSURANCE............................................... 26

21. ANNEXE 6.2 : DECLARATION DE SINISTRE....................................................................... 27

22. ANNEXE 7 : TABLEAU DE DIFFUSION DES DOCUMENTS ................................................ 28



1. OBJET

Le présent Cahier des Charges a pour objet de définir les règles qui régissent l’organisation du congrès départemental des sapeurs-pompiers de l’Ain, organisé par l’Union Départementale des Sapeurs-Pompiers de l’Ain en partenariat avec le Service Départemental d’Incendie et de Secours de l’Ain.

Dans la suite de ce document, le terme « Centre organisateur » désigne l’amicale du Centre d’Incendie et de Secours ou du Centre de Première Intervention Non Intégré, ou l’association des amicales SP d’un secteur qui prend en charge l'organisation d'un congrès de SP de l’Ain ; l’Union Départementale des Sapeurs-pompiers de l’Ain étant désignée par UDSP01, et le terme "Congrès" désignant le congrès départemental des sapeurs-pompiers de l'Ain.

2. PERIODE / DATE

2.1. Période :

Le congrès se déroule, généralement, au début de l’automne de chaque année après le congrès national.

2.2. Date :

La date précise, habituellement un samedi, est fixée lors du conseil d’administration de l’UDSP01 au printemps de l’année n-1 (Juin 2013 pour le congrès 2014 par exemple).

3. CENTRE ORGANISATEUR et CHOIX de l’UDSP01

3.1. Centre organisateur :

Toutes les amicales de SP du département peuvent faire acte de candidature pour l’organisation du congrès. Toutefois, l’organisation d’un congrès n’étant pas « chose facile », il est préférable que seules les amicales des Centres d’Incendie et de Secours, disposant d’un effectif suffisant, se lancent dans l’aventure.

Afin de ne pas laisser de côté les sapeurs-pompiers des CPINI, il y aura avantage pour les amicales des CS à intégrer les amicales des CPINI rattachés dans l’organisation et le déroulement du congrès.

A cette fin, il est conseillé la création d’une association temporaire type loi de 1901 à but unique : « l’organisation du congrès départemental des SP de l ’Ain » et de s'organiser en commissions par exemple.



3.2. Choix du centre organisateur par l’UDSP01 :

Les Centres désireux d’organiser le congrès départemental devront faire acte de candidature par écrit au Président de l’UDSP 01 au plus tard fin Janvier de l’année n-1.

Les candidatures seront examinées par le bureau de l’UDSP 01 et proposées au conseil d’administration de printemps (Juin), le choix du lauréat étant officialisé au congrès suivant.

Avant de faire acte de candidature, le Chef de Centre et le Président de l’Amicale devront recevoir l’aval du Maire de la commune concernée.

3.3. Présentation de l'organisation du congrès au C A de l'UDSP01 :

Le centre organisateur recevra le CA de l'UDSP 01 en assemblée d'automne afin de lui présenter l'organisation du congrès environ un mois avant la date retenue.

4. INFRASTRUCTURES NECESSAIRES

4.1. Locaux :

Les locaux nécessaires sont a minima :

− Un hall d'accueil pour l'enregistrement des congressistes à leur arrivée et la distribution du cadeau de bienvenue et des bons repas.

− Une salle pour l'assemblée générale, avec scène pour les conférenciers et orateurs. − Une salle pour le repas assis des congressistes. − Une zone "Café/buvette" située de préférence à proximité du hall d'accueil et de la salle de

l'assemblée générale.

4.2. Capacité d’accueil :

Les infrastructures d'accueil, fixes ou provisoires (chapiteaux montés pour l'occasion) devront être dimensionnées pour accueillir environ 500 personnes, le congrès regroupant habituellement entre 400 et 500 Sapeurs-pompiers.

4.3. En extérieur :

Les espaces extérieurs devront permettre l'installation de :

− Un emplacement réservé pour la voiture de M. le Préfet, à proximité immédiate de la salle de conférence ;

− Un parking VIP pour une vingtaine de véhicules, à proximité de la salle de conférence ; − Des parkings suffisamment vastes pour accueillir environ 200 véhicules. S'ils sont trop

éloignés de la salle de conférence, l'organisateur prévoira l'organisation de navettes ;



− Un emplacement suffisamment vaste pour la cérémonie officielle (au moins 3.000m²) permettant d'accueillir une vingtaine de véhicules de secours, les autorités, les invités, la musique départementale, les troupes à pied, les équipes spécialisées, les cadres sans troupe, les gardes au drapeau et la stèle des "morts en service" (*). Cet emplacement devra être situé dans l'environnement immédiat de la salle de conférence et sera facile d'accès pour les véhicules. (*) L'organisation de la cérémonie étant du ressort du SDIS 01, ces chiffres sont donnés à titre indicatif ;

− Une tribune officielle destinée aux autorités pour assister au défilé ; − Une zone pour l'implantation des stands "Exposants", facultative. Si cette option est retenue

par l'organisateur, il est souhaitable qu'elle soit, elle-aussi, dans un environnement proche de la salle de conférence ;

− Les emplacements des stands de l'UDSP 01, éventuellement du SDIS 01 et du SSSM seront particulièrement privilégiés et mis en valeur à l'entrée de la zone.

5. EQUIPEMENT DES LOCAUX et EXTERIEURS

5.1. Hall d'accueil :

Le hall d'accueil est le lieu de la première prise de contact des congressistes. Il devra être accueillant et devra comprendre des zones pour l'enregistrement des congressistes, la distribution des cadeaux de bienvenue, la distribution des tickets repas et la restitution des billets de tombola pour les retardataires.

L'équipement en mobilier devra comprendre a minima 5 tables et 10 chaises et la possibilité d'apposer des panneaux d'affichage de l'UDSP 01.

L'arrivée des congressistes étant concentrée sur une courte durée, ce local devra être suffisamment vaste pour permettre une circulation fluide de ceux-ci avec, si possible, une entrée et une sortie séparées.

5.2. Salle d'assemblée générale (voir plan type en annexe 1) :

D'une capacité d'environ 500 places assises, elle sera pourvue d'une scène ou d'une estrade pouvant recevoir une dizaine de personnes assises confortablement.

Un accès direct (escalier) sera aménagé entre la salle à la scène. L'organisateur veillera à l'approvisionnement en eau minérale des orateurs.



Les équipements audiovisuels de cette salle seront :

− Une sonorisation permettant l'audition correcte des derniers rangs de l'assemblée avec un micro fixe sur pied devant un pupitre et un micro HF sur la scène, et un micro HF destiné aux questions de l'assistance. Le "retour son" sur scène sera assuré par des hauts parleurs judicieusement positionnés ;

− Un ensemble de vidéo projection adapté à la salle avec écran(s) de projection largement dimensionné pour permettre une bonne vision à l'ensemble des congressistes et un PC installé en coulisse, à proximité immédiate du pupitre (projection de documents des orateurs). Le "retour vidéo" sur scène sera assuré par au moins deux écrans (écran plat télé), dont un en face du pupitre. L'UDSP01 peut mettre à disposition de l'organisateur, trois écrans plats pour assurer cette fonction.

La décoration de la salle est laissée à l'initiative de l'organisateur, l'UDSP 01 se réservant le droit d'apposer les supports de communication de son choix.

5.3. Salle de restauration :

Egalement d'une capacité d'environ 500 places, cette salle, de par sa disposition permettra un service aisé des repas. Elle comprendra une table réservée au conseil d'administration de l'UDSP01 et à ses invités (environ quarante places), ainsi qu'une table pour la musique départementale de 50 places.

Il y aura avantage à ce que cette salle ne soit pas trop éloignée du site.

La partie "cuisine ou restaurateur" est laissée à l'initiative de l'organisateur.

5.4. Café / Buvette :

Il est d'usage que l'organisateur offre le café et les mignardises aux congressistes à leur arrivée avant le début de l'assemblée générale.

Cette zone sera implantée au plus près du hall d'accueil. Elle pourra servir éventuellement au service du vin d'honneur.

5.5. Equipements extérieurs :

Afin de faciliter l'arrivée des congressistes sur le site du congrès, un fléchage sera mis en place à partir des entrées principales de la commune siège. Les coordonnées GPS du site seront indiquées sur les plans d'accès envoyés aux CIS et invités.

Les zones extérieures devront être sonorisées par une sono indépendante de celle de la salle de conférence.



Deux zones sont à sonoriser en priorité :

− La zone "Cérémonie" avec un micro pour l'annonceur ; − L'emplacement réservé aux autorités et invités pour assister au défilé des troupes. (tribune

officielle). Cet emplacement sera situé assez près de la cérémonie et un micro sera disponible pour le commentateur du défilé.

La place d'armes (cérémonie) sera tracée à l'avance en collaboration avec le représentant du SDIS responsable de la cérémonie de manière à faciliter une installation rapide et précise des personnels et engins.

Les emplacements des porte-drapeaux seront également matérialisés au sol.

La stèle des "morts en service" sera positionnée à proximité du carré autorités (Voir disposition type en annexe 2).

Il sera porté une attention particulière aux possibilités de départ des engins de la place d'armes pour la mise en route du défilé.

6. PROGRAMME

Sauf modification demandée par le PUD, le programme type d'un congrès départemental est le suivant :

8H00 - 8H30 : Arrivée des congressistes, enregistrements, café de bienvenue

8H30 - 10H00 : Assemblée générale

10H00 - 10H20 : Pause

10H30 : Arrivée des autorités (Préfet, Président du CASDIS)

10H30 - 11H30 : Allocutions et remise de médailles

11H30 - 11H45 : Mise en place de la cérémonie

11H45 -12H15 : Cérémonie

12H15 - 12H45 : Défilé

12H45 - 13H15 : Vin d'honneur

13H15 : Repas

Manœuvres : Si l'organisateur prévoit des manœuvres de démonstration pour le public, celles-ci pourront se dérouler entre 8H30 et 11H00 et après 14H00.



7. CEREMONIE / PROTOCOLE / DEFILE

L'organisation de la cérémonie et du défilé est du ressort du SDIS 01 sous la responsabilité du chef de groupement territorial.

La composition et l'itinéraire du défilé seront proposés au DDSIS 01 par le Chef du Centre organisateur en collaboration avec le Chef de Groupement.

Une fois ces propositions validées par le DDSIS 01, une note de service précisant les modalités sera diffusée.

L'itinéraire du défilé sera étudié pour une durée de 20 à 30 minutes, soit une distance de 1,5 à 2 km.

Il prendra en compte les difficultés inhérentes à la conduite d'engins à gros gabarit.

L'organisateur fera la demande au Maire de la commune concernée d'un arrêté de circulation et diffusera l'itinéraire et les horaires du défilé aux services de gendarmerie.

La cérémonie comprend principalement les phases suivantes :

− Revue des troupes par les autorités ; − Dépose de gerbes à la stèle des "Morts en service" par les autorités ; − Passation du drapeau de l'UDSP 01 par le PUD au centre organisateur.

Les gerbes sont généralement celles de l'UDSP 01 et celle de la commune hôte du congrès.

Pour la passation du drapeau de l'UDSP 01 entre la "garde descendante" (celle du CIS précédant organisateur du congrès) et la "garde montante" (celle du CIS organisateur du congrès de l'année en cours), le Chef du Centre concerné prévoira une garde au drapeau constituée de 6 SP dont un porte-drapeau.

Il est d'usage que le porte-drapeau soit un sous-officier déjà "ancien".

Pour une belle présentation, il y a avantage à ce que les membres de la garde au drapeau soient de taille similaire.

En cas d'association d'un CIS avec des CPINI pour l'organisation du congrès, il n'y a pas d'obstacle à ce que des SP de ces CPINI soient inclus dans la garde au drapeau.



Tenue :

Sauf indications contraires précisées par note de service du SDIS 01, la tenue de la garde au drapeau est la suivante :

− Tenue SP F1 manches baissées ; − Bottes à lacets blancs ; − Plastron rouge ; − Gants et crispins blancs ; − Ceinturon blanc ; − Casque acier tradition ; − Médailles pendantes.

Pour le porte-drapeau, tenue idem + baudrier blanc.

Une répétition de la passation du drapeau entre les deux gardes est à prévoir en milieu de matinée sous le contrôle du commandant d'armes (Chef de Groupement ou son représentant).

Dépôt de gerbes :

L'organisateur prévoira un ou deux JSP (selon le nombre de gerbes) stationnés à coté de la stèle des "morts en service" pour présentation des gerbes aux autorités et élus, le moment venu.

Cette séquence devra, elle aussi être "répétée" en milieu de matinée sous le contrôle du commandant d'armes.

8. SUPPORTS DE COMMUNICATION

8.1. Charte graphique :

Tous les supports de communication devront respecter une charte graphique unique :

− Pas de publicité (sur la page de couverture de la revue et sur les autres supports) ; − Les logos de l'UD, du SDIS 01, de la ville hôte du congrès et éventuellement de la

communauté de communes doivent figurer sur tous les supports avec la même déclinaison.

8.2. Revue :

Une revue est généralement éditée et diffusée gratuitement au SDIS 01, à l'UDSP 01, à l'ensemble des CIS et aux invités à l'occasion du congrès.



Elle est réalisée par et sous la responsabilité du Centre organisateur et doit comporter, outre les articles rédigés par celui-ci, et dans l'ordre de préséance suivant :

− Le mot du Chef de Centre. − Le mot du Maire. − Le mot du Président de la communauté de communes. − Le mot du Président de l'UDSP 01. − Le mot du Directeur Départemental des Services d'Incendie et de Secours. − Le mot du Président du Conseil d’Administration du SDIS. − Le mot du Préfet.

Le secrétariat de l'UD et le SDIS se chargent de recueillir les mots du Préfet, du Président du Conseil d’Administration du SDIS, du Député, du Maire, du Président de la communauté de communes, du DDSIS, et du Président de l'UDSP 01.

Ils doivent être demandés suffisamment tôt aux personnes concernées (Voir tableau de diffusion des documents en annexe 7).

La revue peut comporter des articles divers en rapport avec le(s) Centre(s) organisateur(s) et la commune hôte du congrès. A la demande du PUD, certaines informations ou articles concernant l'UDSP 01 ou l'ODP, peuvent être insérés dans cette revue.

La "première de couverture" devra respecter la charte graphique détaillée au paragraphe 8.1.

Pour le financement de cette réalisation, deux options sont possibles :

a. La revue est entièrement conçue et réalisée par l'organisateur avec l'éditeur de son choix. Dans ce cas, le démarchage publicitaire est limité au secteur d'intervention INC du Centre. Les recettes publicitaires sont entièrement au profit de l'organisateur.

b. La réalisation de la revue est confiée à l'éditeur officiel de l'UDSP 01. Dans ce cas, le démarchage publicitaire est réalisé par l'éditeur sur l'ensemble du département et celui-ci doit :

− reverser 25% du montant HT des recettes publicitaires à l'organisateur, − imprimer et fournir gratuitement la revue à 1500 exemplaires, − fournir à l'organisateur 500 affiches format A3 en quadrichromie.

8.3. Affiches :

Elles sont généralement d'un format A3 et en quadrichromie.

Les logos doivent être identiques dans la forme et la position à ceux des cartons d'invitation et de la revue.

Elle doit représenter la couverture de la revue du congrès avec le programme sommaire de la journée.

La date et le lieu du congrès doivent être clairement mentionnés.



Elles doivent être envoyées environ trois mois avant la date du congrès (Voir tableau de diffusion des documents en annexe 7).

8.4. Invitations :

Comme sur les affiches et la revue, les logos de l'UD, du SDIS 01, de la ville hôte du congrès et éventuellement de la communauté de communes, doivent figurer sur les cartons d'invitation en respectant la même déclinaison.

Les cartons d'invitation doivent être validés par le PUD, l'envoi est fait par le secrétariat de l'UD au moins deux mois avant la date du congrès, afin de laisser le temps aux invités de répondre (Voir tableau de diffusion des documents en annexe 7).

Sur les cartons d'invitation, doivent figurer, dans l'ordre ci-dessous :

− M. (ou Mme) [Prénom et Nom], Préfet de l'Ain − M. (ou Mme) [Prénom et Nom], Président du CASDIS − M. (ou Mme) [Prénom et Nom], Maire de [Nom de la ville] − Le [Grade, Prénom et Nom], Président de l'Union Départementale des Sapeurs-pompiers de

l'Ain − Le [Grade, Prénom et Nom], Directeur Départemental des Services d'Incendie et de

Secours de l'Ain − Le [Grade, Prénom et Nom], Chef du Centre d’Incendie et de Secours de [Nom de la ville]

Deux modèles de cartons d'invitation :

a. Les invités au vin d'honneur, b. Les invités au repas, à la cérémonie et au vin d'honneur.

Il est important d'indiquer sur les cartons les mentions :

�� Sera présent �� Ne sera pas présent

M. …………….. sera représenté par ………………………

La date limite de réponse à donner doit être au maximum deux semaines avant la date du congrès.

Les cartons d'invitation pourront se présenter sous la forme d'un triptyque "Recto-Verso" au format A4.

La première page reprendra la page de couverture de la revue avec logos, date et lieu du congrès.

Sur le verso, indiquer le programme de la journée et les noms et qualités des autorités.

Le 3ème volet du triptyque sera détachable et comprendra, sur une face, le coupon réponse, et sur l’autre face, l'adresse du secrétariat de l'UDSP 01.

Le carton peut également comporter, avantageusement, les plans d'accès et coordonnées GPS du congrès (Voir exemple de carton d'invitation en annexe 3).



8.5. Site Internet :

Un site Internet peut être mis en place par l'organisateur quelques mois en amont du congrès et au plus tôt, au mois de Mars de l'année en cours.

Ce site devra également reprendre, sur sa page d'accueil, les principes de la charte graphique détaillée au paragraphe 8.1.

Il devra faire apparaitre les lieux précis, date et plan d'accès au congrès ainsi que le programme de la journée.

Les réservations pour le repas du congrès pourront se faire via ce site.

Un lien vers le site de l'UDSP 01 devra être prévu. Inversement, avec accord du PUD, un lien vers le site du congrès pourra être mis en place temporairement sur le site de l'UDSP 01.

Ce site spécifique au congrès de l'UDSP 01 devra être désactivé, au plus tard à la fin de l'année en cours.

8.6. Banderoles :

Des banderoles placées aux entrées principales de la commune hôte du congrès pourront être mises en place environ deux semaines avant la date du congrès.

Une autorisation devra être demandée en Mairie de la commune concernée et l'assurance prise par l'organisateur devra prendre en compte le risque occasionné.

8.7. Point Presse :

Un "Point Presse" sera organisé une quinzaine de jours avant la date du congrès avec les journaux locaux et régionaux en présence du Chef du Centre organisateur, du Président du comité d'organisation et du PUD 01. A charge de l'organisateur de convoquer la presse.

9. TOMBOLA

L'organisation d'une tombola est facultative. Si l'organisateur le décide, il convient de respecter les règles suivantes :

− La conception des tickets doit rappeler celle de l'affiche en ce qui concerne le logo du congrès,

− Le nombre de tickets envoyés aux amicales doit être adapté à l'effectif des Centres, − L'envoi des tickets est accompagné d'un courrier du Président de l'amicale organisatrice ou

du comité d'organisation. Il est réalisé par l'organisateur avec l'aide du secrétariat de l'UDSP. − Pour une bonne gestion et pour que l'organisateur puisse vendre les tickets invendus le jour

du congrès, il faut prévoir une date limite de retour deux semaines avant la date du congrès (Voir tableau de diffusion des documents en annexe 7),



− Le prix du ticket, le nombre et la valeur des lots sont laissés à l'initiative de l'organisateur.

L’organisation d’une tombola est soumise à une procédure d’autorisation préalable permettant de vérifier qu’elle ne révèle pas du champ commercial.

Au delà de 7.500 € de capital d’émission (prix unitaire du billet multiplié par le nombre de billets émis), l’association doit faire preuve d’une solidité importante et de besoins de financement précis.

Au-delà de 30.000 € de capital d’émission, l’accord exprès du trésorier payeur général est requis.

L’ensemble des bénéfices de la tombola devra servir à des causes d’intérêt social, éducatif, culturel ou scientifique. L’association doit être en mesure de justifier de l’emploi de ces sommes.

La demande d’autorisation s’effectue au moyen du formulaire Cerfa n° 11823*03

L’avis du Maire de la commune concernée peut être sollicité et mentionné sur le formulaire.

Ce formulaire doit être adressé à la préfecture.

Les recettes engrangées par l’association à l’occasion d’une tombola sont exonérées d’impôts et taxes si l’association n’a pas organisé dans la même année civile plus de cinq événements ayant dégagé des recettes exceptionnelles (spectacles, conférences, expositions, kermesses et autres fêtes).

10. EXIGENCES REGLEMENTAIRES

L'organisation du congrès doit répondre aux exigences réglementaires en matière de sécurité, d'autorisations administratives, d'assurances et du domaine de la fiscalité.

10.1. Sécurité :

L'organisateur devra s'assurer que toutes les exigences en matière de sécurité sont bien remplies, et notamment, la réception des chapiteaux montés pour l'occasion, quelle que soit leur provenance et l'avis favorable concernant les établissements recevant du public.

10.2. Autorisations administratives :

L'organisateur devra faire une demande d'autorisation de buvette en Mairie de la commune hôte du congrès, ainsi qu'un arrêté de circulation, également en Mairie et à la Direction des Routes le cas échéant pour le déroulement du défilé.

Un arrêté de stationnement pourra être également nécessaire, ainsi qu'une autorisation pour le montage de chapiteaux (à demander deux mois avant la date du congrès).

En ce qui concerne l’organisation d’une tombola, voir paragraphe 9.

10.3. Assurances :

Si une association est créée pour l’organisation du congrès, il sera nécessaire de souscrire une assurance auprès d’un assureur choisi par le bureau de l’association.



Cette assurance devra couvrir les bâtiments, les organisateurs et participants.

Si c’est l’amicale de SP qui prend en charge l’organisation du congrès, il sera alors nécessaire de souscrire aux assurances proposées lors des règlements des cotisations à l’UDSP 01 (invités et bénévoles et biens/locaux).

Fiscalité :

Partenariat FNSPF / SACEM :

Un protocole d'accord entre la FNSPF et la SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique) permet aux amicales de bénéficier d'une réduction sur les redevances de droits d'auteur dues pour la diffusion de musique vivante ou enregistrée lors d'un évènement organisé par leurs soins.

Deux types de réductions sont possibles :

a. Petites séances musicales telles que repas dansants, repas spectacles, spectacles de variétés ou concerts organisés sans but lucratif avec un budget de dépenses inférieur à 850 € dans une enceinte de moins de 300 m² ;

b. Bals ou thés dansants dans une salle de moins de 300 m² ; c. Kermesses ; d. Banquets avec accompagnement musical.

Le montant de la redevance des droits d'auteur est forfaitaire. En réglant ce forfait avant la manifestation, vous bénéficiez d'une réduction de 12,5% sur le tarif contractuel.

La demande d'autorisation est téléchargeable sur le site de l'UDSP01 et doit être envoyée à la SACEM au plus tard 2 semaines avant la date du congrès.

En ce qui concerne les prestations assurées par la Musique Départementale des SP de l'Ain, il n'est pas nécessaire de faire une déclaration.

11. A CHARGE DE L'UDSP 01

L'UDSP 01 prend à sa charge certaines parties et frais de l'organisation :

11.1. Organisation :

− Les courriers officiels aux autorités et élus ; − Relations avec l'éditeur officiel de l'UDSP 01 si cette option est retenue ; − Choix du thème du forum et de l'intervenant selon le cas ; − Choix des personnalités et diffusion des invitations ; − Renseignements et informations communiqués à la presse lors du point presse ; − Demandes et remises de décorations ; − La diffusion de certains documents aux Centres et amicales (voir annexe 7) ; − La mise à disposition du matériel de la garde au drapeau.



11.2. Prise en charge financière :

L'UDSP 01 prend en charge financièrement :

− La fourniture de la gerbe de l'UDSP 01 ; − Le règlement à prix coutant (sur présentation de facture) des repas de ses invités et de la

musique départementale ; − Les frais d'impression des cartons d'invitation ; − La fourniture des médailles.

12. DIFFERENTES TACHES ADMINISTRATIVES A ACCOMPLIR EN AMONT DU CONGRES

Courrier de candidature pour l'organisation du congrès Fin Janvier de l'année n-1

Courrier de demande des infrastructures au Maire de la commune A l'issue du congrès de l'année n-1

Déclaration de l'association créée pour l'organisation du congrès (le cas échéant)

Dès mise en place du comité d'organisation

Courrier d'information de la date du congrès aux autorités et élus Mois de Février

Réservation de la musique départementale des SP 01

A l'issue du congrès de l'année n-1

Mise en service du site Internet du congrès (facultatif)

Au plus tôt, en Mars de l'année du congrès

Demande de médailles et des diplômes correspondants Mois d'Avril

Prototype de cartons d'invitation pour validation Début Mai

Demande des mots pour les éditos de la revue au Préfet, Président du CASDIS, Maire, Président de la communauté de communes, Président UDSP 01, DDSIS 01, Chef de Centre.

Mi-Mai

"Bon à tirer" Cartons d'invitation Fin Mai

Envoi des tickets de tombola + courrier du Président de l'amicale organisatrice + affiches + revue au CIS + Amicales

3 Mois avant le congrès

Envoi d'affiches + revues au SDIS et à l'UDSP 3 Mois avant le congrès

Envoi des cartons d'invitation 3 Mois avant le congrès

Envoi de la revue aux invités de l'UDSP 3 Mois avant le congrès



Demande d’autorisation d’organiser une tombola 2 Mois avant le congrès

Demande d'autorisation de montage de chapiteaux 2 Mois avant le congrès

Demande d'autorisation de buvette 2 Mois avant le congrès

Demande d'autorisation d'organiser un défilé (arrêté de circulation et de stationnement) 2 Mois avant le congrès

Courrier d'information de la tenue d'un défilé à la gendarmerie 2 Mois avant le congrès

Déclaration aux assurances Au plus tard, 2 semaines avant congrès

Envoi de la déclaration pour les droits d'auteurs et compositeurs (si organisation d'un bal)

Au plus tard, 2 semaines avant congrès

Convocation à l'assemblée générale + courrier du Président de l'amicale organisatrice pour réservations des repas

Début Août



13. ANNNEXE 1 : PLAN TYPE DE LA SALLE D'ASSEMBLEE G ENERALE



14. ANNEXE 2 : EXEMPLE DE DISPOSITIF DE CEREMONIE



15. ANNEXE 3 : EXEMPLE DE CARTON D'INVITATION



16. ANNEXE 4.1 : DEMANDE DE MISE A DISPOSITION DU V EHICULE DE L'UDSP 01

(Téléchargeable sur le site de l'UDSP01)



17. ANNEXE 4.2 : REGLEMENT DE MISE A DISPOSITION DU VEHICULE DE L'UDSP 01




18. ANNEXE 5.1 : FICHE DE RESERVATION DES CHAPITEAU X DE L'UDSP 01




19. ANNEXE 5.2 : FICHE DE RESERVATION DES CHAPITEAU X DE L'UDSP 01




20. ANNEXE 6.1 : DEMANDE D'ATTESTATION D'ASSURANCE




21. ANNEXE 6.2 : DECLARATION DE SINISTRE




22. ANNEXE 7 : TABLEAU DE DIFFUSION DES DOCUMENTS

Quoi ? Par qui ? A qui ? Quand ?

Courrier d'information de la date du congrès Secrétariat UDSP 01 Autorités et élus Mois de Février

Mise en service du site Internet du congrès (facultatif) Organisateur Au plus tôt, en Mars de

l'année du congrès

Demande de médailles et des diplômes correspondants Secrétariat UDSP 01 FNSPF Mois d'Avril

Prototype de cartons d'invitation pour validation Organisateur Président UDSP 01 Début Mai

Demande des mots pour les éditos de la revue au Préfet, Président du CG, Président du CASDIS, Maire, Président de la communauté de communes, Président UDSP 01, DDSIS 01, Chef de centre.

Secrétariat UDSP 01

Préfet, Président du CASDIS, Maire, Président de la

communauté de communes, Président UDSP 01, DDSIS 01,

Chef de centre.

Mi Mai

"Bon à tirer" Cartons d'invitation PUD + secrétariat UDSP 01 Président du comité d'organisation Fin Mai



Quoi ? Par qui ? A qui ? Quand ?

Envoi des tickets de tombola + courrier du Président de l'amicale organisatrice + affiches + revue

Organisateur aidé du secrétariat UDSP 01

Tous les centres et amicales Amicale du SDIS 3 Mois avant la date du congrès

Envoi d'affiches + revues Organisateur SDIS 01 et UDSP 01 3 Mois avant la date du congrès

Envoi des cartons d'invitation Secrétariat UDSP 01 Invités de l'UDSP 01 3 Mois avant la date du congrès

Envoi de la revue Secrétariat UDSP 01 Invités de l'UDSP 01 3 Mois avant la date du congrès

Retour des inscriptions pour le repas et des paiements correspondants

Toutes les amicales l'UDSP 01 pour ses invités Organisateur Au plus tard 3 semaines avant congrès

Retour des billets de tombola vendus et invendus et des sommes correspondantes Organisateur Au plus tard, 2 semaines avant congrès

Envoi de la déclaration pour les droits d'auteurs et compositeurs (si organisation d'un bal)

Organisateur SACEM Au plus tard, 2 semaines avant congrès

Convocation à l'assemblée générale + courrier du Président de l'amicale organisatrice pour réservations des repas

Secrétariat UDSP 01 Tous les Présidents d'amicale et chefs de CIS Début Aout

Désactivation du site Internet du congrès Organisateur Au plus tard en fin de l'année du congrès

departemental des sapeurs pompiers de … · cahier des charges pour l'organisation du congres...

Documents