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DEMANDE DE PROPOSITIONS
POUR LE SERVICE D’AUDIT
Numéro de l’avis : 3732
Date de publication : le 13 avril 2018
Date et heure de fermeture : le 21 juin 2018 à 11 h, heure de l’Atlantique
Table des matières
1. INTRODUCTION ................................................................................................................... 1
2. CLAUSES GÉNÉRALES ...................................................................................................... 2
2.1 Définition des termes ......................................................................................................................... 2
2.2 Propositions .......................................................................................................................................... 2 2.2.1 Critères d’admissibilités non négociables ..................................................................... 2 2.2.2 Demande de propositions .............................................................................................. 3 2.2.3 Demande de renseignements et addenda ....................................................................... 4 2.2.4 Propriété de la Demande de propositions ...................................................................... 5 2.2.5 Durée de la validité de la Proposition ........................................................................... 5 2.2.6 Présentation de la Proposition ....................................................................................... 5 2.2.7 Dépôt des Propositions .................................................................................................. 7 2.2.8 Ouverture des Propositions ........................................................................................... 9 2.2.9 Rejet de la Proposition .................................................................................................. 9 2.2.10 Critères de sélection ...................................................................................................... 9 2.2.11 Choix du Fournisseur et obligation ........................................................................................... 11
2.3 Conformité aux lois, politiques et règlements .......................................................................... 12
3. CONTRAT ............................................................................................................................. 14
4. RESPONSABILITÉS ........................................................................................................... 15
4.1 Responsabilités du personnel du Service des finances des trois campus ........................ 15
4.2 Responsabilités de l’Équipe de fin d’année .............................................................................. 15
4.3 Responsabilités du Fournisseur ................................................................................................... 15
5. CLAUSES SPÉCIFIQUES .................................................................................................. 16
6. ANNEXES ............................................................................................................................. 17
Annexe A - Les états financiers de l'Université de Moncton, Campus de Moncton, Campus d'Edmundston et Campus de Shippagan
Annexe B - La Proposition
Annexe C - Formulaire de soumission
Annexe D - Les échéanciers
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1. INTRODUCTION
L’Université de Moncton invite des Soumissionnaires à présenter des propositions afin d’avoir un
seul fournisseur de service d’audit pour ses états financiers.
L’Université est un établissement d’enseignement supérieur de langue française reconnu en Acadie
et dans la francophonie pour l’excellence de ses programmes d’études et de recherche. Fondée en
1963, l’Université de Moncton est constituée de trois campus situés à Moncton, Edmundston et
Shippagan, au Nouveau-Brunswick. Généraliste, l’Université offre une gamme de programmes aux
trois cycles d’études afin de répondre aux besoins de formation de la population qu’elle dessert.
Seule université canadienne d’envergure entièrement de langue française à l’extérieur du Québec,
l’Université de Moncton offre ses services à la vaste diaspora francophone partout au pays,
devenant ainsi le symbole par excellence de la vitalité linguistique et culturelle des francophones
vivant à l’extérieur du Québec. Elle accueille aussi une clientèle internationale toujours plus
importante en provenance d’une quarantaine de pays.
Vous retrouverez les derniers états financiers de l’Université à l’Annexe A de ce document. L’état
des résultats au 30 avril 2017 démontre des revenus totalisant 152 020 984 $ et des dépenses de
148 125 506 $. Le nombre d’étudiantes et d’étudiants à temps complet fréquentant l’Université au
cours de l’année 2016-2017 était d’environ 4 147, dont 3 490 au Campus de Moncton, 350 au
Campus d’Edmundston et 307 au Campus de Shippagan. Son personnel régulier compte environ
800 personnes.
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2. CLAUSES GÉNÉRALES
2.1 Définition des termes
a) Fournisseur désigne le cabinet comptable à qui un contrat de service d’audit sera
octroyé;
b) Contrat désigne l’entente du service d’audit signée entre l’Université de Moncton et
le Fournisseur;
c) Demande de propositions désigne le présent document;
d) Proposition désigne l’ensemble des documents préparés et présentés par le
Soumissionnaire, en vue de l’obtention du Contrat;
e) Soumissionnaire désigne le cabinet comptable qui présente une proposition à
l’Université pour l’exploitation du service d’audit désigné au présent document; et
f) Université désigne les 3 campus de l’Université de Moncton.
2.2 Propositions
2.2.1 Critères d’admissibilités non négociables
Les Soumissionnaires doivent rencontrer les critères d’admissibilités suivantes :
a) La soumission doit provenir d’un cabinet comptable ayant un profil
d’envergure nationale canadienne.
b) Le cabinet comptable aura une expérience d’audit des états financiers d’une
université d’une taille comparable, ou plus grande, que celle de l’Université
de Moncton.
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c) Le cabinet comptable devra démontrer, sans équivoque, qu’il a la capacité
d’offrir le service en français, c’est-à-dire un personnel qui parle, écrit et qui
comprend bien le français.
2.2.2 Demande de propositions
2.2.2.1 L’Université de Moncton invite les Soumissionnaires à soumettre des
Propositions afin d’avoir un seul fournisseur désigné pour le service
d’audit des états financiers de l’Université de Moncton.
2.2.2.2 Le Soumissionnaire devra suivre le format à l’Annexe B. On demande
au Soumissionnaire de compléter chaque section de cette annexe. Une
Proposition qui n’est pas conforme à l’Annexe B sera rejetée.
2.2.2.3 Toute documentation, toute correspondance, toute communication, toute
proposition et tout service doivent être faits en français.
2.2.2.4 L’Université retiendra le Soumissionnaire dont la Proposition aura le
mieux reflété les besoins de l’Université tout en démontrant qu’il peut
offrir un service de qualité ainsi qu’une proposition financière attrayante.
2.2.2.5 Le Contrat sera en vigueur à partir de l’année financière 2018-2019, soit
la fin d’année se terminant le 30 avril 2019, et ce, pour une durée de cinq
(5) ans. Toutefois, le contrat devra être renouvelé annuellement durant
cette période de cinq (5) ans par le Conseil des gouverneurs à sa réunion
annuelle, qui a normalement lieu au mois de septembre. L’Université se
réserve le droit d’accepter ou de refuser les renouvellements à son entière
discrétion.
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2.2.3 Demande de renseignements et addenda
2.2.3.1 C’est la responsabilité du Soumissionnaire de demander de clarifier toutes
les conditions faisant partie intégrante de cette Demande de propositions.
Les demandes d’informations additionnelles doivent être faites par
courrier électronique avant le 4 mai 2018 à :
Monsieur Daniel Godbout Directeur du Service des finances Université de Moncton courrier électronique : [email protected]
Toute autre forme de demande de clarification sera rejetée.
2.2.3.2 Toutes les réponses aux questions reçues seront expédiées, au plus tard
le 29 mai 2018.
2.2.3.3 Aucune question verbale ne sera acceptée. Tout échec d’adhérer à ces
dispositions quant aux communications informelles et formelles peut
aboutir au rejet de la Proposition du Soumissionnaire. L’Université
affichera à l’adresse www.gnb.ca/soumissions et à l’adresse
www.umoncton.ca/enbref/node/137 toutes les demandes de clarification
et les réponses à ces demandes sous forme d’addenda.
2.2.3.4 Afin de respecter la présente Demande de propositions, les
Soumissionnaires ne peuvent pas téléphoner, communiquer par courrier
électronique, ou discuter avec le personnel de l’Université autre qu’avec
le personnel identifié dans l’article 2.2.3.1. On considérera un tel contact
comme une infraction sérieuse au processus de la Demande de
propositions et un tel acte constituera une raison de rejeter la Proposition
de ce Soumissionnaire.
5
2.2.3.5 C’est la responsabilité du Soumissionnaire de s’assurer qu’aucun de ses
représentants ne procure de gratifications comme des cadeaux,
divertissements, des escomptes ou des services spéciaux,
indépendamment de la valeur, à un membre du personnel de l’Université.
Toute gratification sera interprétée comme une tentative d’influencer la
décision de l’octroi du Contrat. Le Soumissionnaire rapportera au Service
des achats (voir le point 2.2.7.1 pour les coordonnées du Service des
achats), toute tentative d’obtenir de telles faveurs.
2.2.4 Propriété de la Demande de propositions
Tous les documents et les informations fournis par l’Université et se rapportant à cette
Demande de propositions demeurent la propriété de l’Université et seront traités en toute
confidentialité par le Soumissionnaire. Aucune partie de cette Demande de propositions
ne peut être transmise, discutée avec un tiers, ou reproduite sans le consentement écrit au
préalable de l’Université, à part l’utilisation dans le but de cette Demande de propositions.
2.2.5 Durée de la validité de la Proposition
La Proposition restera valide jusqu’à la signature du contrat, prévue pour septembre 2018,
entre l’Université de Moncton et le Fournisseur du service d’audit.
2.2.6 Présentation de la Proposition
2.2.6.1 Le Soumissionnaire soumettra une (1) copie originale de la Proposition
ainsi qu’une copie PDF remise sous forme d’une clé USB conforme à
l’originale. Dans le cas de toute contradiction entre la Proposition
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originale et la copie sur la clé USB, les dispositions présentées dans la
Proposition originale auront la priorité.
2.2.6.2 Les informations suivantes devront être clairement indiquées sur chaque
enveloppe :
a) Nom du Soumissionnaire, numéro de téléphone et courrier
électronique;
b) Date de la présentation de la Proposition; et
c) Le numéro de l’avis qui est : 3732.
2.2.6.3 La Proposition du Soumissionnaire constitue une offre par le
Soumissionnaire, qui sera valable et irrévocable jusqu’à la signature du
contrat, prévue pour septembre 2018, entre l’Université de Moncton et le
Fournisseur du service d’audit.
2.2.6.4 Les lois de la province du Nouveau-Brunswick s’appliqueront à cette
Demande de propositions et à tout Contrat résultant de cette Demande de
propositions.
2.2.6.5 Le Soumissionnaire peut effectuer des modifications/corrections à sa
Proposition du moins que les modifications/corrections soient scellées et
remises avant la date et l’heure de fermeture. La Proposition du
Soumissionnaire et tous les documents à l’appui deviennent alors la
propriété de l’Université. L’Université peut reproduire toutes
documentations soumises, à condition qu’une telle reproduction soit faite
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seulement pour utilisation interne ou pour n’importe quel autre but exigé
conformément à la loi.
2.2.6.6 Le Soumissionnaire s’assure qu’il ne soit pas, directement ou
indirectement, entré dans n’importe quel accord, collaboré ou participé à
n’importe quelle collusion ou fraude avec un autre Soumissionnaire, et
contrevenu à n’importe quelle loi de concurrence en lien avec la
préparation ou la soumission de sa Proposition, ou n’importe quel contrat
qui peut résulter de l’acceptation de sa Proposition. L’Annexe C doit être
dûment remplie et incluse dans la soumission.
2.2.6.7 Le coût de la préparation, de la présentation et de la livraison de la
Proposition est entièrement la responsabilité du Soumissionnaire.
2.2.6.8 Le Soumissionnaire déclare et accepte, par la soumission d’une
Proposition, que la Proposition soumise a été préparée sur la base de sa
propre connaissance de la nature du service d’audit.
2.2.6.9 Le Soumissionnaire reconnaît en plus qu’il ne compte sur aucune
information additionnelle donnée ou des déclarations faites par les
représentants de l’Université ou autres membres de la communauté
universitaire en ce qui concerne sa Proposition et doit faire toutes ses
propres recherches nécessaires en vue de la préparation de sa Proposition.
2.2.7 Dépôt des Propositions
2.2.7.1 Le Soumissionnaire doit expédier ou remettre en mains propres sa
Proposition, conformément aux exigences décrites dans cette Demande
de propositions et selon le délai prescrit à l’adresse suivante :
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Université de Moncton Service des achats Pavillon Léopold-Taillon, salle 172-3 18, avenue Antonine-Maillet Moncton, NB Canada E1A 3E9
À l’attention de : Monsieur Éric Thériault Chef – Service des achats Courrier électronique : [email protected]
Les heures d’ouverture sont de 8 h 30 à 16 h 30 (heure de l’Atlantique)
du lundi au vendredi et les bureaux sont fermés entre 12 h et 13 h.
2.2.7.2 Les Soumissionnaires sont avisés que les Propositions ne peuvent pas être
reçues lorsque les bureaux sont fermés. Il est de la responsabilité du
Soumissionnaire de s’assurer que la Proposition soit acheminée avant la
date et l’heure indiquée. Les Propositions reçues après l’échéancier seront
retournées à leurs expéditeurs, sans avoir été ouvertes.
2.2.7.3 Les échéanciers
Demandes de propositions Le 13 avril 2018
Date limite des demandes de clarification des Soumissionnaires
Le 4 mai 2018
Réponses des demandes de clarification de l’Université (sous forme d’addenda)
Le 29 mai 2018
Date de fermeture officielle Le 21 juin 2018 à 11 heures, heure de l’Atlantique
Ouverture des Propositions par l’Université
Le 21 juin 2018 à 11 h 15, heure de l’Atlantique
Acceptation de la Proposition À la réunion annuelle du Conseil des gouverneurs prévue pour septembre 2018
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Signature du Contrat avec le Fournisseur Septembre 2018
Début du Contrat Année financière 2018-2019 – fin d’année se terminant le 30 avril 2019
2.2.8 Ouverture des Propositions
Il y aura une ouverture publique de toutes les Propositions. La présence des
Soumissionnaires est optionnelle. La seule information qui sera divulguée à l’ouverture
des Propositions sera le nom des Soumissionnaires. Aucune autre information ne sera
divulguée.
Lieu : Université de Moncton Service des achats Pavillon Léopold-Taillon, salle 172-4 18, avenue Antonine-Maillet Moncton, NB E1A 3E9
Date : 21 juin 2018
Heure : 11 h 15, heure de l’Atlantique
2.2.9 Rejet de la Proposition
Toute Proposition sera rejetée si :
a) la Proposition n’a pas été déposée à l’endroit, à la date et à l’heure
conformément à l’échéancier décrit à l’article 2.2.7;
b) la Proposition est dans une langue autre que le français;
c) la Proposition n’est pas remise dans une enveloppe scellée, le document est
non signé, est signé incorrectement, est illisible, ou contient des erreurs
importantes;
d) la Proposition n’est pas conforme à l’Annexe B;
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e) les effacements, les corrections, les changements au prix offert dans la
Proposition ne sont pas signés par le Soumissionnaire;
f) les Propositions et les addendas sont soumis par courrier électronique;
g) les addenda signés, s’il y a lieu, ne sont pas inclus dans la Proposition;
h) le Soumissionnaire a déposé ou est dans le processus de classer une
déclaration de faillite, ou n’importe quel arrangement sur la réorganisation ou
l’attribution au profit de ses créanciers conformément à toute faillite ou à la
loi d’insolvabilité.
2.2.10 Critères de sélection
2.2.10.1 Critères non négociables
a) La soumission doit provenir d’un cabinet comptable ayant un profil
d’envergure nationale canadienne.
b) Le cabinet comptable aura une expérience d’audit des états financiers d’une
université de taille comparable, ou plus grande que celle de l’Université de
Moncton.
c) Toute documentation liée à la Proposition de service doit être en français. De
plus, le Soumissionnaire doit démontrer, sans équivoque, qu’il a la capacité
d’offrir le service en français, c’est-à-dire un personnel qui parle, écrit et qui
comprend bien le français.
2.2.10.2 Critères de sélection
Les Propositions seront évaluées en utilisant les critères suivants. La méthode
d’évaluation de chaque critère sera déterminée par l’Université et ne sera pas
assujettie à discussion ou négociation avec aucun Soumissionnaire.
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a) Le coût total des taux fixes annuels du service d’audit pour la période de 5 ans (Taux fixes annuels incluent les frais de déplacement et tout autre frais)
40 %
b) L’expérience et les qualifications du personnel clé qui sera chargé de fournir les services demandés
15 %
c) La démonstration de la compréhension du mandat ainsi que de la structure et la gouvernance d’une université
15 %
d) L’approche de l’audit 9 %
e) La capacité et l’engagement de se conformer avec l’horaire (Annexe D)
9 %
f) Références 7 %
g) Qualité de la soumission 5 %
TOTAL 100 %
2.2.11 Choix du Fournisseur et obligation
2.2.11.1 L’Université ne s’engage pas à accepter la plus basse ni la plus haute des
Propositions en ce qui concerne le coût total annuel du service d’audit.
2.2.11.2 L’Université se réserve le droit de n’accepter aucune des Propositions
reçues.
2.2.11.3 L’Université se réserve le droit de communiquer avec un ou plusieurs
Soumissionnaires afin de clarifier le contenu de sa Proposition.
2.2.11.4 L’Université procèdera au choix du Fournisseur en conformité aux
critères de sélection.
2.2.11.5 L’Université se réserve le droit de demander en entrevue un ou plusieurs
des Soumissionnaires pour discuter du contenu de leur Proposition afin
de clarifier certains éléments.
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2.2.11.6 Les Soumissionnaires sont avisés par la présente qu’aucun engagement
envers l’Université n’existera sous cette Demande de propositions, et ce,
jusqu’au moment où le Soumissionnaire retenu reçoit une notification
officielle par écrit de l’Université. Tous les Soumissionnaires seront
informés par écrit quant au nom du Soumissionnaire retenu une fois
qu’une décision aura été prise.
2.2.11.7 L’Université se réserve le droit d’écarter l’offre d’un Soumissionnaire
pour le non-respect des exigences de la Demande de propositions.
L’Université se réserve également le droit, à sa seule discrétion, d’annuler
la Demande de Propositions, en totalité ou en partie, sans aucune entente.
2.3 Conformité aux lois, politiques et règlements
2.3.1 La présente Demande de propositions est conforme avec la Loi sur la passation
des marchés publics, l’Accord sur le commerce intérieur, l’Entente sur les
marchés publics de l’Atlantique et l’Accord de libre-échange canadien dont
l’Université est assujettie.
2.3.2 Le Fournisseur devra suivre et respecter toutes les Politiques de l’Université de
Moncton et devra se conformer à toutes les lois et les règlements affectant sa
responsabilité envers l’Université de Moncton. Les politiques de l’Université de
Moncton peuvent être consultées à l’adresse suivante :
http://www.umoncton.ca/rectorat/node/38.
2.3.3 Le Fournisseur sera responsable de tous les dommages et intérêts de toute sorte
envers les personnes ou la propriété causée par son personnel, ses représentants ou
ses agents.
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2.3.4 L’Université rappelle aux auteurs de propositions qu’elle constitue un organisme
d’éducation au sens de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie
privée du Nouveau-Brunswick (la « Loi »). Tous les documents qui lui sont
présentés, y compris les propositions, sont assujettis aux prescriptions de la Loi,
notamment en ce qui a trait à la communication des renseignements. Quiconque
présente une proposition consent par le fait même à la publicité de son contenu
conformément à la Loi. Tout renseignement qui, de l’avis de l’auteur de la
Proposition, lui appartient personnellement doit porter la marque
« confidentielle », et cette revendication sera considérée à la lumière de la Loi.
Aucune comparaison entre les Propositions ne sera divulguée sauf dans la mesure
où la Loi l’oblige.
2.3.5 Le Fournisseur exécutera ses activités dans les locaux de l’Université de telle façon
pour causer le minimum de perturbation aux activités de l’édifice, des étudiantes,
des étudiants, du personnel et des visiteurs de l’Université. Le Fournisseur sera
responsable de tous les dommages et intérêts de toute sorte envers les personnes
ou la propriété causée par son personnel, ses représentants ou ses agents.
2.3.6 Le Fournisseur respectera toutes les lois municipales, provinciales, et fédérales en
plus de respecter toutes les normes de l’industrie et devra obtenir tous les permis,
les licences, les certifications et les documents applicables et exigés en lien avec
ses obligations. L’Université de Moncton ne sera pas tenue responsable du non-
respect du Fournisseur des normes existantes ou des lois applicables.
2.3.7 Le Fournisseur reconnaît que toutes les personnes, travaillant pour lui ou en son
nom et dont les tâches les apportent sur les lieux de l’Université, seront dirigées
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selon les règles, les règlements et les politiques établis par l’Université durant le
terme du contrat, en particulier:
a) Régissant la circulation et le stationnement. Le stationnement sur la propriété
de l’Université par le personnel, les représentantes et représentants ou les
agents du Soumissionnaire sera dirigé selon les règlements de l’Université. Les
frais liés à l’obtention de permis de stationnement sont la responsabilité du
Soumissionnaire. Les permis peuvent être achetés au Service de sécurité sur
une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
3. CONTRAT
3.1 Un contrat devra être signé entre l’Université et le Fournisseur. Le Contrat constituera
l’accord intégral entre les deux parties à l’égard du service d’audit et remplacera toutes les
discussions, les négociations précédentes, les accords antérieurs entre les parties et toutes
modifications ou conditions inscrites dans les Propositions du Soumissionnaire qui ne sont
pas acceptées par l’Université. Cette Demande de propositions, ses annexes et la
Proposition du Soumissionnaire seront placées en pièces jointes au Contrat et en feront
partie intégrale.
3.2 Les obligations des parties se termineront à la date d’échéance indiquée au Contrat. Le
Contrat peut aussi être terminé par l’Université pour n’importe quelle raison, sans frais
pour l’Université, suivant un avis écrit de quatre-vingt-dix (90) jours.
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4. RESPONSABILITÉS
4.1 Responsabilités du personnel du Service des finances des trois campus
Le personnel du Service des finances des trois campus procède à l’analyse des soldes des
comptes comptables au 30 avril et fait les ajustements nécessaires. Le personnel du Service
des finances des campus doit préparer les feuilles de travail qui réconcilient et justifient les
soldes comptables du grand livre.
4.2 Responsabilités de l’Équipe de fin d’année
4.2.1 L’Équipe de fin d’année est composée de membres du personnel du Campus de
Moncton. C’est l’Équipe qui coordonne l’audit de fin d’année et la préparation des
états financiers ébauches des trois campus et celle de l’Université de Moncton.
4.2.2 L’Équipe de fin d’année procède à l’assemblage du dossier de fin d’année de
chaque campus pour le Fournisseur, ainsi qu’à la préparation d’un état financier
ébauche par campus et un état financier ébauche de l’Université de Moncton.
4.3 Responsabilités du Fournisseur
4.3.1 L’objectif du Fournisseur est d’exprimer une opinion sur les états financiers de
l’Université de Moncton. Le Fournisseur n’a pas à exprimer une opinion sur les
états financiers des campus.
4.3.2 L’audit doit être effectué conformément aux normes d’audit généralement
reconnues du Canada.
4.3.3 Le Fournisseur doit, au besoin, fournir une lettre de recommandation contenant ses
inquiétudes importantes sur les opérations de l’Université qui ont été détectées
durant l’audit.
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5. CLAUSES SPÉCIFIQUES
5.1 Le Fournisseur ou l’Université sera suspendu de ses obligations dans l’éventualité où
l’un des événements suivants survienne, à savoir :
a) Qu’une telle partie soit déclarée en instance de faillite ou insolvable par un tribunal
compétent, ou réellement en faillite, faisant preuve de son incapacité à payer ses
dettes généralement lorsqu’elles sont dues, ou une pétition de faillite est déposée
contre la partie qui ne s’est pas acquittée de ses dettes dans les trente (30) jours; ou
b) Qu’une telle partie soit en défaut de ses obligations et manque de résoudre un tel
défaut dans les trente (30) jours après la réception d’un avis écrit de l’autre partie, ou
si un tel défaut ne peut pas être résolu dans les trente (30) jours, une période
raisonnablement plus longue peut être accordée, pourvu que la partie en défaut
commence promptement et continue diligemment les efforts afin de résoudre le
défaut.
5.2 À l’occurrence d’un des susdits événements, la partie non en défaut peut, par avis écrit à
la partie en défaut, terminer le Contrat, sans préjudice à tout autre droit ou démarche
disponible conformément à la loi, et sans responsabilité pour une telle résiliation. Ni le
Fournisseur ni l’Université ne seront assujettis envers l’autre pour les dommages et les
intérêts indirects ou pour la perte de profit.
5.3 Dans l’exécution des services, le Fournisseur, son personnel, ses agents et ses sous-
traitants, le cas échéant, peuvent avoir accès aux informations confidentielles de
l’Université ou des membres de la communauté universitaire (ci-après mentionné comme
« les informations confidentielles »). Le Fournisseur retiendra ces informations en toute
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confidentialité; il ne divulguera pas, ni ne vendra de telles informations confidentielles à
un tiers, ni n’utilisera de telles informations confidentielles dans un autre but que celui
pour lequel l’Université les lui a divulguées. Le Fournisseur divulguera de telles
informations confidentielles seulement à ceux parmi son personnel qui doivent connaître
de telles informations confidentielles dans le but mentionné ci-dessus. Le Fournisseur
s’assure que son personnel, ses agents ou ses sous-traitants, le cas échéant, retiendront les
informations confidentielles conformément à la disposition de cet article et il prendra
toutes les mesures nécessaires pour assurer que la confidentialité soit respectée.
6. ANNEXES
Annexe A — Les états financiers de l’Université de Moncton, Campus de Moncton, Campus d’Edmundston et Campus de Shippagan
Annexe B — La Proposition Annexe C — Formulaire de soumission Annexe D — Les échéanciers
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ANNEXE A
LES ÉTATS FINANCIERS DE L’UNIVERSITÉ DE MONCTON, CAMPUS DE MONCTON, CAMPUS D’EDMUNDSTON ET CAMPUS DE SHIPPAGAN
ANNEXE B
LA PROPOSITION Pour assister l’Université de Moncton dans l’évaluation des Propositions, on demande au Soumissionnaire de suivre le modèle présenté ci-dessous et de répondre aux questions de toutes les sections de ce modèle. Le Soumissionnaire peut, à sa discrétion, soumettre de l’information complémentaire. Section 1 – Lettre couverture Cette lettre couverture doit fournir les raisons pour lesquelles l’Université de Moncton devrait retenir les services de votre cabinet comptable. Veuillez nous indiquer la personne avec qui l’Université doit communiquer. Section 2 – Survol/description de votre cabinet comptable et votre approche à l’audit 2.1 Une description de votre cabinet comptable. 2.2 Tel que l’indique l’article 2.2.2.3 de la Demande de propositions, toute documentation,
toute correspondance, toute communication, toute proposition et tout service doivent être faits en français. Veuillez nous décrire les ressources de votre cabinet comptable qui permettront de rencontrer ces exigences.
2.3 Votre mission et vos valeurs fondamentales. 2.4 Une description des ressources locales, nationales et internationales qui sont à la disposition
de votre cabinet comptable. 2.5 Le lieu et les coordonnées du cabinet comptable qui fournira le service d’audit du mandat
de l’Université de Moncton. 2.6 Veuillez nous décrire l’expérience et la connaissance qu’a votre cabinet comptable du
secteur universitaire. 2.7 Une liste des universités, collèges ou autres entreprises à but non lucratif pour lesquels vous
fournissez des services d’audit et le nombre d’années que vous en avez été l’auditeur. 2.8 Un sommaire des capacités que détient votre cabinet comptable pour effectuer le mandat
d’audit de l’Université de Moncton.
Section 3 – Qualifications et disponibilité des ressources d’audit 3.1 La grosseur du cabinet comptable qui fournira le service d’audit du mandat de l’Université
de Moncton ainsi que votre soutien technique et votre support de consultation. 3.2 Autres services spécialisés que peut fournir votre cabinet comptable. Section 4 – Associé responsable de ce dossier, expérience de votre personnel et continuité 4.1 Une description de l’équipe qui s’occupera de l’audit de l’Université de Moncton,
soit l’associé, le chef d’équipe et les auditeurs. Veuillez fournir leurs noms ainsi que leurs curriculum vitae.
4.2 Le roulement normal de votre personnel et votre plan de relève pour assurer la continuité
dans ce dossier. 4.3 La profondeur de l’implication et la disponibilité de l’associé qui sera responsable de ce
dossier. 4.4 L’expérience pertinente de l’associé, du chef d’équipe et des auditeurs dans la comptabilité
par fonds ainsi que leurs expériences avec des fonds de dotation, de recherche, de fiducie et d’immobilisations.
Section 5 – L’approche de l’audit préconisée 5.1 Quelle approche prévoyez-vous utiliser afin de compléter l’audit à l’intérieur des dates
prévues? (voir Annexe D) 5.2 Veuillez nous indiquer si vous prévoyez ou non avoir recours à un ou plusieurs sous-
traitants. Si oui, prière de nous fournir leurs noms et les renseignements sur chacun. 5.3 Quelle approche prévoyez-vous utiliser afin d’examiner nos systèmes et contrôles internes? 5.4 Quelle approche utilise votre cabinet comptable afin de minimiser l’impact de votre audit
sur les opérations régulières des employées et employés de l’Université de Moncton? 5.5 Quelles procédures utilisez-vous afin de minimiser les coûts de l’audit? 5.6 Comment prévoyez-vous la transition avec le cabinet comptable sortant, s’il y a lieu?
Section 6 – Expérience dans un environnement informatisé L’Université de Moncton utilise le système informatisé BANNER qui comprend le module étudiant, le module ressources humaines, le module finance et le module développement. 6.1 Quelle est l’expérience de votre cabinet comptable pour un audit conduit dans un
environnement informatisé? 6.2 Est-ce que votre cabinet comptable a des spécialistes dans ce domaine? 6.3 Est-ce que votre cabinet comptable utilise des méthodes d’audit avec assistance
informatisée?
Section 7 – Références Veuillez fournir trois références d’organismes, préférablement des clients universitaires, comparables à l’Université de Moncton en termes de grosseur et de complexité. Ayant obtenue le même type de service lors des cinq (5) dernières années. L’Université se réserve le droit de communiquer avec les références indiquées ci-dessous sans consentement au préalable du Soumissionnaire.
Référence numéro 1 :
Nom :
Adresse :
Numéro de téléphone : Adresse électronique :
Référence numéro 2 :
Nom :
Adresse :
Numéro de téléphone : Adresse électronique :
Référence numéro 3 :
Nom :
Adresse :
Numéro de téléphone : Adresse électronique :
Section 8 – Vos honoraires À noter : Ne pas inclure la TVH dans vos taux fixes annuels. Les honoraires doivent comprendre les frais de déplacement ainsi que tous les autres frais
prévus lors de l’exécution de l’audit. Les taux fixes annuels ne seront pas négociables et resteront fixes pour les périodes
mentionnées. TAUX FIXE ANNUEL (2018-2019) TAUX FIXE ANNUEL (2019-2020) TAUX FIXE ANNUEL (2020-2021) TAUX FIXE ANNUEL (2021-2022) TAUX FIXE ANNUEL (2022-2023) Section 9 – Autres informations Vous pouvez, si c’est votre désir, nous fournir de l’information supplémentaire.
ANNEXE C
FORMULAIRE DE SOUMISSION
Université de Moncton Demande de propositions : 3732
1. Information du Soumissionnaire
Nom légal du Fournisseur : _______________________________________________________
Autre nom sous lequel le Fournisseur peut aussi opérer : ____________________________________________________
Adresse : _____________________________________________________________________
Numéro de téléphone : ___________________________________________________________
Personne-ressource : ____________________________________________________________
Courrier électronique : ___________________________________________________________
Site Web de la compagnie : _______________________________________________________
2. Déclaration relative à l’absence de collusion
Le Fournisseur déclare ne pas avoir agi à l’encontre de la Loi fédérale sur la concurrence en participant au truquage de cette Proposition notamment de l’une des façons suivantes :
a) En concluant un accord ou un arrangement avec un concurrent relativement aux prix, aux méthodes, aux facteurs, aux formules pour établir les prix, aux détails liés à la qualité, la quantité, les spécifications, la livraison des biens ou des services; ou
b) En décidant de présenter ou de ne pas présenter une soumission ou en présentant une soumission qui ne répond pas aux spécifications de la Demande de propositions.
3. Déclaration de conflit d’intérêts possible
Le Fournisseur doit éviter tous conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels. S’il y a un conflit, le Fournisseur doit divulguer entièrement et en temps opportun par écrit, dans la Proposition ou dans une lettre avant le dépôt de la Proposition, toute situation où il se trouve en conflit d’intérêts ou en apparence de conflit d’intérêts.
Signature autorisée : ________________________________________________
Date : ___________________________________________________________
ANNEXE D
LES ÉCHÉANCIERS (provisoires)
L’audit de fin d’année de l’année financière 2018-2019, la préparation des états financiers de chaque campus et l’état financier de l’Université doivent être terminés au plus tard le 26 juillet 2019. Les échéanciers sont : Campus de Shippagan 1. Le travail de fin d’année fait par le personnel du Service des finances du Campus de Shippagan
doit être terminé au plus tard le 20 mai 2019. 2. L’Équipe de fin d’année sera sur place du 21 au 24 mai 2019. 3. L’assemblage du dossier et la préparation des états financiers seront complétés par l’Équipe de
fin d’année du 25 mai au 4 juin 2019. 4. Le dossier sera envoyé au Fournisseur au plus tard le 5 juin 2019. Campus d’Edmundston 1. Le travail de fin d’année fait par le personnel du Service des finances du Campus
d’Edmundston doit être terminé au plus tard le 26 mai 2019. 2. L’Équipe de fin d’année sera sur place du 27 au 31 mai 2019. 3. L’assemblage du dossier et la préparation des états financiers seront complétés par l’Équipe de
fin d’année du 1 juin au 11 juin 2019. 4. Le dossier sera envoyé au Fournisseur au plus tard le 12 juin 2019. Campus de Moncton 1. Le travail de fin d’année fait par le personnel du Service des finances du Campus de Moncton
doit être terminé au plus tard le 14 juin 2019. 2. L’assemblage du dossier et la préparation des états financiers seront complétés par l’Équipe de
fin d’année du 15 juin au 21 juin 2019.
Université de Moncton 1. L’assemblage du dossier et la préparation des états financiers seront complétés par l’Équipe de
fin d’année du 24 juin au 5 juillet 2019. 2. La fin de la vérification de la part du Fournisseur sera le 26 juillet 2019 au plus tard. L’associé responsable de cet audit devra être présent aux réunions du Comité de vérification du Conseil des gouverneurs qui se réuni normalement quatre (4) fois par année, soit en mai, en août, en octobre et en avril. L’associé doit aussi être présent à la réunion annuelle du Conseil des gouverneurs, normalement au mois de septembre. Au besoin, l’Université pourrait faire la demande de rencontres ponctuelles avec l’associé.