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TASIAST MAURITANIE LIMITED S.A.
DEMANDE DE PROPOSITION POUR
La Fournitures du materiel de soudure
Date d’Émission de la DDP : 29/07/2019
Numéro de la DDP : KTM0050
Date de Clôture de la DDP : 26/08/2019
Heure de Clôture de la DDP : 16h00 (heure locale de Nouakchott)
Représentant Commercial de l’Acheteur :
Adresse E-mail :
Tasiast Mauritanie Limited S.A.
ZRA 741 - P.O. Box 5051 Nouakchott-Mauritanie
29/07/2019
Demande de Proposition (DDP) – KTM0050
Mesdames, Messieurs :
La présente Demande de Proposition, telle qu’elle est régulièrement amendée ou clarifiée (cette « DDP »), renvoie à la Fournitures du material de soudure pour la Mine de Tasiast située en Mauritanie. Les documents qui font partie de cette DDP (dénommés les « Documents DDP ») sont listés ci-après. Les premiers documents qui font partie de cette DDP sont la page de couverture et le présent courrier de présentation (dénommés le « Courrier d’Invitation »). Ce Courrier d’Invitation est une invitation vous encourageant à soumettre une Proposition de fourniture des Produits ainsi que la prestation des services associés. Les conditions qui régissent cette DDP sont énoncées ci-après (dénommées les « Règles de DDP ») et le présent Courrier d’Invitation. Tous les termes en lettres majuscules utilisés dans le présent Courrier d’Invitation ont la signification qui leur est attribuée dans le présent Courrier d’Invitation ou dans les Règles de DDP.
Votre ou vos proposition(s), et toute autre proposition reçue par Tasiast Mauritanie Limited S.A. (dénommée « l’Acheteur ») concernant les biens, pourra faire l’objet de négociations.
Toutes les actions et omissions de l’Acheteur, de ses Représentants et des Offrants relatives au processus d’acquisition envisagé par la présente DDP (dénommée le « Processus de DDP ») sont régies exclusivement par les Règles de DDP et, concernant les informations confidentielles, par les accords de confidentialité conclus entre l’Acheteur et chaque Offrant. Nous saisissons cette opportunité pour vous rappeler vos obligations de confidentialité.
Veuillez remplir, signer et retourner le formulaire d’accusé réception figurant à la Pièce « A » (dénommée le « Formulaire d’Accusé Réception de l’Offrant ») dans les dix (10) jours ouvrés suivant la réception de la présente DDP afin (a) d’indiquer si vous souhaitez participer ou non au Processus de DDP et (b) le cas échéant, de confirmer votre acceptation des Règles de DDP. Veuillez envoyer par e-mail un fichier PDF du Formulaire d’Accusé Réception de l’Offrant signé à l’attention du Représentant Commercial de l’Acheteur indiqué sur la page de couverture de la présente DDP (dénommé le « Représentant Commercial de l’Acheteur »).
La présente DDP contient les Documents de DDP suivants :
Document Fichier Description Dates
Demande de Proposition [DDP] Page de Couverture
(0) Demande de Proposition : - Doc KTM0050.doc
Fonction et représentant du Prestataire de DDP
Pour Information
Courrier d’Invitation de DDP
(0) Demande de Proposition : - Doc KTM0050.doc
Invitation à participer à la DDP Pour Information
Règles de DDP (0) Demande de Proposition : - Doc KTM0050.doc
Règles qui s’appliquent au Processus de DDP.
Pour Information
Document Fichier Description Dates
CHECK LIST DE DDP (0a) Check List de DDP pour les Offrants – Proposition : - Doc KTM0050.doc
Documents à remplir et à retourner par l’Offrant au cours des étapes du Processus d’Offre et Dates Indiquées.
Pour Information
Formulaire d’Accusé de Réception de l’Offrant
Pièce A :
(0b) Pièce A - Formulaire d’Accusé de Réception de l’Offrant : - Doc KTM0050.doc
Lettre d’acceptation du Prestataire concernant la participation ou le refus de participer à la DDP
12/08/2019
Modèle de Contrat d’Achat à Terme
Pièce B :
(0c) Pièce B - Contrat d’Achat à Terme - Modèle.pdf
Modèle de Contrat pour Consultation et Information des Prestataires.
26/09/2019
Modèle de Registre de Description du Contrat
Annexe A :
(1) Annexe A DDP - Registre de Description du Contrat : - Doc KTM0050.xls
Formulaire à destination du prestataire afin de lister les clauses ou les mots du Contrat sous Forme Longue (Pièce « B ») que l’Offrant n’accepte pas et qu’il souhaiterait donc modifier ou supprimer. Veuillez noter que, une fois le contrat attribué, aucun autre changement ne sera permis dans ce « Formulaire de Contrat » autre que ceux indiqués dans les présentes.
Pour Information
Produits et Tarifs
Annexe B :
(2) Annexe B DDP - Produits et Tarifs : - - Doc KTM0050.xls
Document de Détermination des Prix à remplir par le prestataire, et Annexe A au Contrat
26/08/2019
Normes de Conduite du Prestataire/Offrant
Annexe C :
(3) Annexe C DDP - Normes de Conduite du Prestataire - 20170830.pdf
Accusé réception des Normes de Conduite (à signer par le prestataire)
26/08/2019
Questionnaire de Diligence Raisonnable du Prestataire/Offrant
Annexe D :
(4) Annexe D DDP - QDRP_Rev 06 : – 20170830.doc
Questionnaire de Diligence Raisonnable du Prestataire (à remplir et signer par le prestataire)
26/08/2019
Document Fichier Description Dates
Instructions d’Emballage, de Marquage, de Documentation et de Transport
Annexe E :
(5) Annexe E DDP - TMLSA Instructions d’Emballage, de Marquage, de Documentation et de Transport 20170830.pdf
Le Prestataire a connaissance des exigences minimum relatives à la livraison des produits à la Mine Kinross Tasiast
Pour Information
Tous les autres documents formant partie de la présente DDP en vertu des Règles de DDP, y compris tous les Amendements
Nom des Nouveaux Fichiers Créés
Toute autre documentation associée soutenant la proposition (projets antérieurs, références d’élément, inventaires d’équipement, organigramme, e-mails etc.)
26/08/2019Le cas échéant
Préparez votre Proposition Principale en complétant chaque document indiqué dans la section 14 des Règles de DDP, conformément aux instructions figurant dans lesdites Règles. Vous pouvez soumettre une ou plusieurs Propositions Alternatives, conformément aux Règles de DDP. L’Acheteur évaluera chaque Proposition Alternative sur la base des mêmes critères que pour la Proposition Principale. Toute Proposition Alternative, et tout document faisant partie de ladite Proposition Alternative, devront être clairement identifiés en tant que tels. Critères d’Offre
L’objet principal de l’évaluation de la Demande de Proposition [DDP] est de déterminer la DDP évaluée la plus conforme parmi l’ensemble de DDP soumises avant la date de clôture à la date indiquée dans le Courrier d’Invitation.
La DDP évaluée la plus conforme pourra être ou ne pas être nécessairement celle affichant le prix le plus bas. Afin de déterminer avec précision la DDP évaluée la plus conforme conformément aux conditions générales des documents de DDP, une procédure d’évaluation systématique conçue pour couvrir tous les aspects du processus d’évaluation sera suivie. À la date de ce Courrier d’Invitation, le calendrier prévu pour le Processus de DDP est le suivant :
Évènement DDP Date
Date d’émission de la DDP 26/07/2019
Date d’Accusé Réception de l’Offrant (7 à 10 jours ouvrés) 12/08/2019
Fin de la Période de Clarification de DDP (10 à 15 jours ouvrés) 19/08/2019 [12h00 Midi]
Date de Clôture de la DDP (15 à 20 jours ouvrés) 26/08/2019 [16h00]
Après la Date de Clôture, l’Acheteur évaluera les Propositions et déterminera l’action décrite dans la section 19 des Règles de DDP qu’il convient de prendre. Veuillez noter que conformément à la section 19 des Règles de DDP, l’Acheteur pourra, entre autres, négocier avec un ou plusieurs Offrants. Les Critères pour évaluer chaque Proposition, la pondération de ces Critères et la méthode d’évaluation sont établis dans la section 18 et les détails énoncés ci-avant sous la rubrique « Critères d’Offre ».
Si vous avez besoin d’informations supplémentaires, veuillez contacter le Représentant Commercial
de l’Acheteur.
Veuillez agréer l’expression de mes salutations distinguées,
Administrateur des Contrats TASIAST MAURITANIE LIMITED S.A. [email protected] [email protected]
RÈGLES DE DDP
1. Définitions
Dans ces Règles de DDP, les termes suivants ont la signification respective qui leur est attribuée ci-après.
« Acheteur » a la signification qui lui est attribuée dans le Courrier d’Invitation.
« Amendement » désigne tout changement de la Date ou l’Heure de Clôture, ou toute suppression, ajout, substitution ou autre changement des termes ou autres informations concernant le Processus de DDP ou la présente DDP qui est transmis aux Offrants par écrit par le Représentant Commercial de l’Acheteur.
« CAT » désigne un Contrat d’Achat à Terme. (Exemplaire du Modèle Joint sous la Pièce « B »)
« Clarification » désigne toute explication ou interprétation concernant le Processus de DDP ou la présente
DDP qui est transmise à un ou plusieurs Offrants par écrit par le Représentant Commercial de l’Acheteur.
« Commande » désigne un contrat définitif pour l’acquisition et la vente de Produits et la prestation de
Services Associés entre l’Acheteur et une autre partie, qu’elle soit ou non un Offrant.
« Conditions Générales » désigne les Conditions Générales standard de l’Acheteur figurant à la
Pièce « B » qui sont entendues comme faisant partie de la Commande.
« Conflit d’Intérêts » a la signification qui lui est attribuée dans la section 11.
« Courrier d’Invitation » désigne la lettre de couverture contenue dans la présente DDP, invitant chaque
Offrant à soumettre une Proposition de fournir des Produits et de prestation de Services Associés.
« Critères » a la signification qui lui est attribuée dans la section 18.
« Date de Clôture » a la signification qui lui est attribuée dans la section 16.
« DDP » a la signification qui lui est attribuée dans le Courrier d’Invitation et comprend tous les Documents de DDP.
« Demande » désigne toute demande, réclamation, plainte, poursuite, action ou motif, découlant du contrat, d’une violation délictuelle ou autre, ainsi que tous les coûts et dépenses associés.
« Documents de DDP » a la signification qui lui est attribuée dans le Courrier d’Invitation.
« Formulaire d’Accusé Réception de l’Offrant » a la signification qui lui est attribuée dans la Pièce « A »
du Courrier d’Invitation.
« Heure de Clôture » a la signification qui lui est attribuée dans la section 16.
« Jour Ouvré » désigne un jour qui n’est pas un samedi, dimanche ou un jour férié à Nouakchott, en Mauritanie.
« Lieu de Clôture » a la signification qui lui est attribuée dans la section 16.
« Normes de Conduite du Prestataire » désigne le document figurant à l’Annexe C établissant
certaines exigences générales concernant la conduite de l’activité de l’Offrant.
« Offrant » désigne un Prestataire/Vendeur soumettant une Proposition en vertu de la présente DDP.
« Offrants Principaux » a la signification qui lui est attribuée dans la section 19.
« Processus de DDP » a la signification qui lui est attribuée dans le Courrier d’Invitation.
« Produits » a la signification qui lui est attribuée dans le Courrier d’Invitation.
« Proposition Alternative » a la signification qui lui est attribuée dans la section 15.
« Proposition Principale » a la signification qui lui est attribuée dans la section 14.
« Proposition » désigne la Proposition Principale ou une Proposition Alternative.
« Questionnaire de Diligence Raisonnable » désigne le formulaire figurant à l’Annexe « D ».
« Règles de DDP » a la signification qui lui est attribuée dans le Courrier d’Invitation.
« Représentant Commercial de l’Acheteur » a la signification qui lui est attribuée dans le
Courrier d’Invitation.
« Représentant » désigne toute entité affiliée ou filiale de l’Acheteur et tout directeur, administrateur, employé,
agent ou représentant de l’Acheteur ou de toute entité affiliée ou filiale.
« Réunion d’Offrants » a la signification qui lui est attribuée dans la section 6.
« Services Associés » a la signification qui lui est attribuée dans le Courrier d’Invitation.
2. Interprétation
Dans la présente DDP, les termes au singulier incluent le pluriel et vice-versa, et les termes indiquant un genre incluent tous les genres. Le terme « comprend » signifie « comprend notamment », et il ne lui sera pas donné de sens restrictif seulement parce que ce terme est suivi d’exemples particuliers considérés comme relevant de la signification des termes généraux, et les termes « comprend » et « compris » ont une signification similaire. Le terme « devra » a la même signification que le terme « s’engage à ». Une décision qui est à la « seule discrétion » de l’Acheteur est réputée relever de la discrétion pleine et entière de l’Acheteur. Aucune règle d’interprétation contractuelle menant à la résolution d’une ambiguïté contre l’Acheteur ne sera applicable dans l’interprétation des présentes Règles de DDP.
3. Loi Applicable
Toutes les questions concernant la présente DDP, le Processus de DDP et toute Proposition sont régies et seront interprétées en conformité avec les lois de la Province de l’Ontario et les lois canadiennes applicables. Sous réserve de la section 23, chaque Offrant attribue irrévocablement la compétence exclusive aux tribunaux de la Province de l’Ontario concernant toutes les questions relatives à la présente DDP et au Processus de DDP.
4. Amendements et Clarifications
L’Acheteur pourra, à tout moment, émettre un Amendement ou une Clarification de la présente DDP, ou annuler le Processus de DDP, par une notification écrite transmise aux Offrants. La présente DDP ne sera pas considérée comme étant amendée, clarifiée ou annulée par quelque commentaire, explication ou interprétation émis à l’oral par l’Acheteur ou l’un de ses Représentants, et en conséquence, aucun Offrant ne pourra se prévaloir d’un tel commentaire, explication ou interprétation émis à l’oral. En outre, aucun Offrant ne pourra se prévaloir de quelque amendement, clarification, annulation ou autre information quelle qu’elle soit concernant la présente DDP, et aucun terme de la présente DDP ne sera amendé ou clarifié de quelque façon que ce soit, à moins que cela ne soit effectué par l’Acheteur en tant qu’Amendement, Clarification ou par la transmission d’une notification écrite d’annulation.
L’Acheteur émettra tous les Amendements à la présente DDP sous forme d’Amendements autorisés numérotés. L’Acheteur émettra toutes les Clarifications à la présente DDP sous la forme de Clarifications autorisées numérotées. Tous les Amendements, Clarifications et annulations concernant la présente DDP qui sont émis par le Représentant Commercial de l’Acheteur identifié sur
la page de couverture de la présente DDP deviendront, automatiquement une partie de la présente DDP, au moment de son émission.
Chaque Offrant doit inclure dans sa Proposition une déclaration que l’Offrant a tenu compte de chaque Amendement et Clarification dans la préparation de sa Proposition. Si un litige survient concernant l’interprétation d’un terme de la présente DDP, et si un Offrant n’a pas demandé de Clarification dudit terme (y compris toute disposition des Conditions Générales), l’interprétation de l’Acheteur prévaudra. L’Acheteur encourage fortement chaque Offrant à contacter son Représentant Commercial au moins cinq jours ouvrés avant la Date de Clôture afin de confirmer que ledit Offrant a bien reçu tous les Amendements et Clarifications.
Il est fortement déconseillé à chaque Offrant de faire des suppositions et ils sont encouragés à demander des Clarifications concernant toute question que ledit Offrant pourrait avoir, particulièrement en ce qui concerne toute erreur ou divergence identifiée par l’Offrant dans la présente DDP. Les Offrants ne pourront se prévaloir des suppositions faites ni de quelque erreur ou divergence. Les Offrants endosseront la responsabilité des demandes de Clarification concernant toute question qu’ils pourraient se poser relativement à des sujets commerciaux, techniques ou autres. Les Offrants devront soumettre par écrit au Représentant Commercial de l’Acheteur toutes interrogations commerciales, techniques ou autres survenant relativement à la présente DDP, y compris concernant toute visite de site.
L’Acheteur pourra transmettre des Amendements, Clarifications et tout autre notification ou communication à l’Offrant par remise en main propre, fax, coursier, courrier ou e-mail. Sauf disposition contraire prévue dans les présentes Règles de DDP, l’Acheteur ne sera pas lié par les réponses à des questions orales et ne répondra à aucune question reçue dans les cinq jours ouvrés précédant la Date de Clôture.
5. Communications avec l’Acheteur
À l’exception de ce qui est prévu dans la section 23, toute question, notification ou autre communication de la part d’un Offrant à l’encontre de l’Acheteur qui est requise ou autorisée aux termes de la présente DDP devra être effectuée par écrit et transmise à l’attention du Représentant Commercial de l’Acheteur, en utilisant les coordonnées indiquées sur la page de couverture de la présente DDP. Toute communication pourra être transmise en main propre, par coursier, par courrier ou par e-mail. L’Acheteur encourage les Offrants à formuler lesdites questions, notifications ou autres communications par e-mail.
Le Représentant Commercial de l’Acheteur agira comme référent unique pour toutes les questions ou autres communications provenant des Offrants et concernant la DDP ou le Processus de DDP. Au cours du Processus de DDP, les Offrants ne devront contacter aucun représentant de l’Acheteur autre que son Représentant Commercial, à l’exception de toute autre situation expressément autorisée par les présentes Règles de DDP. L’Acheteur se réserve le droit d’exclure ou de disqualifier de tout Processus de DDP tout Offrant qui enfreint cette règle. Aucun Offrant ne devra s’adonner à une conduite qui mènerait l’Acheteur ou l’un de ses Représentants à la violation d’une quelconque obligation établie dans le Code de Déontologie et de Conduite Professionnelle de l’Acheteur.
6. Réunion d’Offrants
Tous les Offrants pourront être appelés, après transmission d’un avis préalable par le Représentant Commercial de l’Acheteur, à participer à une ou plusieurs réunions avec l’Acheteur. Ledit avis de réunion émis par le Représentant Commercial de l’Acheteur devra indiquer l’heure, la date et le lieu de ladite réunion ainsi que l’objet de la réunion et l’identité de ses participants. À la réception d’un avis de réunion, les Offrants devront rapidement confirmer au Représentant Commercial de l’Acheteur leur participation ainsi que l’identité des participants proposés.
En préparation de toute réunion, en sus ou en lieu de celle-ci, le Représentant Commercial de l’Acheteur pourra demander aux Offrants de lui transmettre des soumissions écrites portant sur un ou plusieurs aspects des Produits et Services Associés, des Conditions Générales ou du Processus de DDP, dans un format et des délais spécifiés par le Représentant Commercial de l’Acheteur.
7. Visite de Site
Tous les Offrants pourront être appelés, après transmission d’un avis préalable par le Représentant Commercial de l’Acheteur, à participer à une visite de site en compagnie de l’Acheteur. Ledit avis de visite de la part du Représentant Commercial de l’Acheteur devra indiquer l’heure, la date et le lieu de ladite visite ainsi que son planning et l’identité de ses participants. À la réception d’un avis de visite, les Offrants devront rapidement confirmer leur participation ainsi que l’identité des participants proposés au Représentant Commercial de l’Acheteur.
8. Normes et Informations
En contactant le Représentant Commercial de l’Acheteur, un Offrant pourra obtenir tout éventuel document interne appartenant à l’Acheteur et mentionné dans la présente DDP sans y être inclus. Chaque Offrant devra lui-même obtenir tout document mentionné dans la présente DDP et émis par un organisme de contrôle de qualité ou par une instance réglementaire. Chaque Offrant devra s’assurer qu’il dispose de la version actualisée des dits documents qui sont mentionnés ou applicables à la présente DDP, et tenir compte des dits documents dans la préparation de sa Proposition.
9. Information de Crédit
Chaque Offrant autorise l’Acheteur à mener des enquêtes de solvabilité concernant ledit Offrant ou ses filiales, et à recevoir et échanger des informations de crédit provenant d’agences d’évaluation de crédit ou de toute autre personne avec laquelle l’Offrant ou ses filiales ont ou sont susceptibles d’avoir des transactions financières. Chaque Offrant devra fournir à l’Acheteur (et à la demande de l’Acheteur ou de l’une de ses filiales) les états financiers vérifiés des trois derniers exercices financiers pour lesquels ils sont disponibles, et les états financiers non vérifiés pour toute période ultérieure à la dernière période vérifiée. Si un Offrant transmet des déclarations financières d’une société parente afin de satisfaire cette exigence, l’Acheteur attend de l’Offrant qu’il fournisse une garantie de la société mère si l’Offrant conclut une Commande avec l’Acheteur. Chaque Offrant devra fournir à l’Acheteur, à la demande de ce dernier, toute autre information juridique ou financière que l’Acheteur pourrait raisonnablement demander concernant cet Offrant ou l’une de ses filiales.
10. Diligence Raisonnable
Chaque Offrant devra mettre en œuvre sa propre recherche indépendante et sa diligence raisonnable, y compris dans la recherche d’un conseil indépendant qu’il estimerait nécessaire. Avant de soumettre une Proposition, chaque Offrant devra examiner avec attention tous les termes et informations contenues dans la présente DDP.
Chaque Offrant est tenu d’être pleinement informé avant de soumettre une Proposition en ce qui concerne :
(a) tous les aspects de la fourniture de Produits et de la prestation des Services Associés ;
(b) tous les risques, éventualités et autres circonstances qui pourraient influencer son estimation des coûts de fourniture des Produits et de prestation des Services Associés ou affecter les contenus de sa Proposition ;
(c) toutes les conditions et limitations existantes en vertu desquelles les Produits seront fournis et les Services Associés rendus ;
(d) tous les permis, consentements, autorisations, approbations, licences et inspections requis ;
(e) toutes les conditions et limitations concernant l’environnement opérationnel sur le site concerné (y compris les conditions de travail, les conditions physiques, les pratiques de santé et de sécurité, les autres pratiques administratives, la durée normale de travail et les potentiels retards qui pourraient survenir du fait des limites d’accès ou restrictions similaires, ou du fait d’autres travaux menés dans la zone où les Services Associés sont fournis) ;
(f) toutes les restrictions de charge (y compris de hauteur, largeur et poids) et de vitesse applicables, le cas échéant, sur les voies ferrées et les routes ;
(g) toutes les exigences des Normes de Conduite du Prestataire ; et
(h) toutes les dispositions des Conditions Générales.
(Ensemble les « Informations de Diligence Raisonnable »).
Les prix établis par chaque Offrant dans sa Proposition seront réputés inclure tous les coûts associés à ces Informations de Diligence Raisonnable. L’Acheteur ne fera aucune concession à quelque Offrant (par extension au calendrier pour la fourniture des Produits ou la prestation des Services Associés, par paiement additionnel ou autrement) du fait du manquement à mettre en œuvre des examens suffisants ou de tout manquement à obtenir des Informations de Diligence Raisonnable.
En soumettant une Proposition, chaque Offrant déclare et certifie à l’Acheteur que :
(a) ledit Offrant a pris connaissance de toutes les questions concernant le site, les Produits, les Services Associés et les Informations de Diligence Raisonnable, y compris toutes les conditions spéciales concernant le site, les Produits et les Services Associés qui ne sont pas mentionnés dans la Demande de Proposition ;
(b) ledit Offrant s’est fondé uniquement sur ses propres observations, conclusions, interprétations et autres opinions dans l’évaluation des risques, éventualités et autres circonstances qui pourraient être rencontrés dans la fourniture des Produits ou la prestation des Services Associés ;
(c) ledit Offrant a établi un budget (y compris par voie de tarification) pour toutes les questions précitées dans la présente section 10 dans la Proposition ; et
(d) toutes les informations contenues dans la Proposition sont exactes, complètes et sans ambiguïté.
Les obligations de l’Offrant établies dans la présente section 10 s’appliquent indépendamment de toute Clarification ou Amendement ou information contenus dans la présente DDP. 11. Intégrité du Processus de DDP
Aucun Offrant ne partagera d’information ou ne communiquera autrement, directement ou indirectement, avec quelque autre Offrant concernant le Processus de DDP, sans l’accord préalable écrit de l’Acheteur. Les Offrants prépareront et soumettront leurs Propositions respectives de manière indépendante et sans connaissance, comparaison d’informations ou arrangement, qu’il soit direct ou indirect, avec aucun autre Offrant. En outre, aucun Offrant n’engagera aucune activité qui compromettrait ou pourrait raisonnablement être perçue comme compromettant l’intégrité du Processus de DDP. Aucun Offrant ne communiquera avec une quelconque personne dans l’optique d’obtenir de traitement préférentiel dans le Processus de DDP.
Les Offrants divulgueront immédiatement dans une déclaration écrite adressée au Représentant Commercial de l’Acheteur toute situation dans laquelle les autres engagements, relations ou intérêts financiers d’un Offrant ou de l’une de ses filiales pourraient entraîner (ou pourraient être perçus comme entraînant) une influence illégitime sur l’exercice objectif, neutre et impartial d’un jugement indépendant par un Représentant de l’Acheteur (un « Conflit d’Intérêts »). À la demande de l’Acheteur, à sa seule discrétion, chaque Offrant fournira à l’Acheteur les moyens proposés par ledit Offrant pour gérer, atténuer ou diminuer dans la mesure du possible ledit conflit d’intérêts ainsi que toute information additionnelle que l’Acheteur considèrera comme nécessaire, à sa seule discrétion, afin d’évaluer correctement ledit conflit d’intérêts. L’Acheteur pourra, à sa seule discrétion : (a) exclure tout Offrant du Processus de DDP pour cause de conflit d’intérêts ou (b) lever tout conflit d’intérêts selon les conditions générales qu’il
imposera, à sa seule discrétion, afin de s’assurer que ledit conflit d’intérêts a été adéquatement géré, atténué ou diminué.
12. Accès Égal aux Informations
Si l’Acheteur découvre qu’il a fourni un Amendement ou une Clarification à Offrant quelconque et que ledit Amendement ou ladite Clarification n’ont pas été transmis à tous les Offrants, l’Acheteur fournira immédiatement ledit Amendement ou ladite Clarification à tous les autres Offrants et, à la seule discrétion de l’Acheteur, il pourra repousser la Date de Clôture par un Amendement. Nonobstant ce qui précède, l’Acheteur pourra, à sa seule discrétion, fournir une Clarification à un Offrant unique et non aux autres Offrants, si ladite Clarification est spécifique à cet Offrant.
13. Tarification
Chaque Offrant devra soumettre une Proposition contenant les conditions tarifaires, indiquées en ouguiyas mauritaniennes, en dollars américains ou autre devise, pour la fourniture des Produits et la prestation de l’ensemble des Services Associés. La tarification proposée par chaque Offrant dans sa Proposition devra inclure toute la documentation d’exportation applicable, les coûts de livraison et d’emballage, les taxes, les droits d’exportation et les retenues statutaires tels que requis par Incoterm 2010. Si la Proposition concerne une offre de fourniture nationale en Mauritanie, la tarification proposée devra exclure la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Pour les Produits faisant généralement partie de l’inventaire de l’Offrant en Mauritanie, la tarification proposée par chaque Offrant dans sa Proposition devra également inclure tous les droits de douane (et la Proposition devra l’indiquer clairement). Pour tous les Produits devant être importés en Mauritanie dans le cadre de la Proposition de l’Offrant, la Proposition devra exclure tous les droits de douane (et la Proposition devra l’indiquer clairement). Auquel cas, l’Offrant devra coordonner l’importation des Produits en Mauritanie avec l’Acheteur afin que lesdits Produits soient soumis au taux de taxe et de droit de douane et/ou à l’exemption, selon le cas, applicable à l’importation des Produits en vertu de la législation mauritanienne et des accords spécifiques conclus entre l’Acheteur et les autorités mauritaniennes, en privilégiant ce qui permet aux Produits d’être soumis au taux le plus faible. Voir la section 5 des Conditions Générales pour plus de détails.
Les conditions de transport de tous les produits seront les suivantes (sauf indication contraire dans la Commande) :
Origine des Produits Délais de Livraison – Fret Maritime Normal
Local (Mauritanie) Plateforme du Franco Transporteur de Nouakchott
(NK)
Europe du Sud Plateforme du Franco Transporteur de Las Palmas
Royaume-Uni et Europe du Nord Plateforme du Franco Transporteur d’Anvers
États-Unis Plateforme du Franco Transporteur de Houston
Australie Plateforme du Franco Transporteur de Fremantle
Autres Pays d’Afrique Plateforme du Franco Transporteur de
Johannesbourg ou selon les indications de Kinross
Logistics
Autres Pays d’Asie Selon les indications de Kinross Logistics
14. Proposition Principale
Les Offrants soumettront leurs Propositions à l’Acheteur conformément aux termes de la présente
DDP. L’Acheteur encourage fortement chaque Offrant à soumettre une Proposition qui satisfait toutes les exigences techniques, commerciales et autres de la présente DDP (la « Proposition Principale »). Toute Proposition contenant des amendements, des réserves ou des dérogations aux exigences de la présente DDP, ou qui est autrement incomplète, sera réputée être une Proposition Alternative.
Chaque Offrant est réputé avoir proposé d’accepter chacun des termes de la présente DDP (y compris toutes les dispositions des Conditions Générales) que l’Offrant n’a pas expressément amendés ou réservés, ou au sujet desquels aucune dérogation n’a été formulée. À moins qu’une Proposition ne soit spécifiquement identifiée comme une Proposition Alternative, ou que le but ne soit clairement de l’émettre comme telle, l’Acheteur considèrera qu’un document explicatif ou descriptif inclus dans une Proposition ne constitue pas un amendement, une réserve ou une dérogation aux exigences de la présente DDP.
Toutes les Propositions doivent être formulées en anglais et incorporer les éléments suivants, remplis conformément aux instructions figurant dans la présente DDP :
Lettre de présentation signée par le représentant autorisé de l’Offrant
Questionnaire de Diligence Raisonnable du Prestataire
Liste des Produits – Proposition Commerciale
Normes de Conduite des Prestataires
15. Proposition Alternative
Un Offrant pourra soumettre plus d’une Proposition. Si un Offrant souhaite appliquer des amendements, des réserves ou des dérogations aux exigences de la présente DDP, l’Offrant est fortement encouragé à soumettre (a) une Proposition Principale conforme à toutes les exigences de la présente DDP et (b) une ou plusieurs Propositions additionnelles contenant lesdits amendements, réserves et dérogations (chacun desquels et dénommé une « Proposition Alternative »).
Si un Offrant soumet une quelconque dérogation ou propose quelque changement des Conditions Générales, la Proposition contenant ladite dérogation ou ledit changement sera réputée constituer une Proposition Alternative.
Les informations tarifaires concernant toute Proposition Alternative devront être comprises dans tout tableau de tarification et devront être clairement identifiées en tant que Proposition Alternative. Conformément aux Critères et à la pondération de ces Critères, l’Acheteur pourra rejeter ou opposer sa propre pondération durant le processus d’évaluation, toute Proposition contenant uniquement une Proposition Alternative et aucune Proposition Principale. Tous les Offrants sont avertis de ce risque si un Offrant choisit de soumettre uniquement une Proposition Alternative, sans aucune Proposition Principale.
Toutefois, l’Acheteur appréciera toute Proposition Alternative qu’un Offrant estimera appropriée compte tenu de ses connaissances techniques et commerciales. Un Offrant devra indiquer clairement dans toute Proposition Alternative les avantages et les inconvénients de l’alternative proposée.
Chaque Offrant devra déclarer expressément, dans toute Proposition Alternative, tous les amendements, réserves et dérogations proposés relativement aux exigences de la présente DDP. Les dérogations aux Conditions Générales devront être énoncées précisément ligne par ligne dans un format de comparaison (tel que
le Suivi des Modifications de Microsoft Word), en fournissant si possible une formulation alternative spécifique.
Comme indiqué précédemment, chaque Offrant est réputé avoir proposé d’accepter chacun des termes de la présente DDP que l’Offrant n’a pas expressément amendés ou réservés, ou au sujet desquels aucune dérogation n’a été formulée.
L’Acheteur évaluera chaque Proposition Alternative sur la base des mêmes critères que pour la Proposition Principale. Chaque Offrant qui soumet une Proposition Alternative devra fournir à l’Acheteur toute information demandée par ce dernier afin d’évaluer ladite Proposition Alternative.
L’Acheteur pourra annuler le Processus de DDP et émettre une nouvelle demande de propositions sur la base d’une Proposition Alternative, excepté dans la mesure où ladite Proposition Alternative est basée sur des secrets commerciaux de l’Offrant et que l’Offrant a divulgué lesdits secrets commerciaux dans la Proposition Alternative.
16. Soumission de Propositions
Chaque Offrant devra soumettre une Copie Électronique de chaque Proposition (y compris une copie de chaque formulaire), par e-mail dans la limite de 10 MB, identifiée comme suit :
Nom de la DDP : Fourniture Materiel de Soudure
Numéro de la DDP : KTM – 0050
Date de Clôture de la DDP : 26/08/2019, au plus tard à [16h00] – Heure de Nouakchott
et adressé exclusivement à :
Représentant Commercial de l’Acheteur
Tasiast Nouakchott, Bureau de Mauritanie
Les Offrants devront transmettre leurs Propositions à l’Acheteur par E-mail, au plus tard à 16h00 (Heure de Nouakchott), le 26/08/2019 À la date de Clôture, l’Acheteur pourra, à sa seule discrétion, accepter ou rejeter toute Proposition reçue après l’Heure de Clôture. L’Acheteur n’acceptera aucune Proposition Orale ou par E-mail (qu’il s’agisse ou non de la modification d’une proposition originale), qui ne respecte pas le Processus de DDP ou qui est émise après la date de clôture. L’Acheteur ne renverra aucune Proposition.
Après l’Heure de Clôture, l’Acheteur ouvrira les Propositions en privé. L’Acheteur, en acceptant une Proposition, ne sera pas réputé avoir conclu quelque accord contraignant avec l’Offrant ayant soumis ladite Proposition pour la fourniture de Produits ou la prestation de Services Associés ou pour tout autre objet.
17. Retrait ou Révision des Propositions
Un Offrant pourra retirer toute Proposition précédemment soumise à tout moment avant l’Heure et la Date de Clôture, en transmettant une notification signée par une personne autorisée par l’Offrant et demandant le retrait de la Proposition soumise par l’Offrant. L’Offrant devra transmettre cette notification au Représentant Commercial de l’Acheteur.
Un Offrant ne pourra à aucun moment réviser tout ou partie d’une Proposition précédemment soumise.
18. Critères et Méthode d’Évaluation
L’Acheteur évaluera chaque Proposition afin de déterminer quelle Proposition satisfait le mieux aux exigences énoncées dans la présente DDP, sur la base de critères établis précédemment (les « Produits »). La pondération associée aux Critères, et la méthode d’évaluation, ont également été décrits précédemment. L’Acheteur n’est tenu d’aucune obligation de discuter du contenu ou de l’évaluation de toute Proposition avec tout Offrant. La Liste des Produits pourra être changée au moyen d’un Amendement.
Après la Date de Clôture, l’Acheteur pourra rencontrer n’importe quel Offrant et pourra demander spécifiquement des clarifications ou des informations additionnelles, sous un format quel qu’il soit, concernant ladite Proposition de l’Offrant. La réponse de l’Offrant reçue par l’Acheteur, si acceptée par l’Acheteur, fera partie de ladite Proposition de l’Offrant.
L’Acheteur pourra vérifier avec un Offrant ou tout tiers toute information indiquée dans ladite Proposition de l’Offrant. L’Acheteur pourra vérifier les références de tout Offrant outre les références soumises dans ladite Proposition de l’Offrant. Chaque Offrant autorise l’Acheteur à effectuer des enquêtes concernant ledit Offrant, toute filiale dudit Offrant, ainsi que la Proposition de l’Offrant aux fins de vérification des dites informations.
L’Acheteur aura le droit, à tout moment et à sa seule discrétion, de prendre en compte durant l’évaluation des Propositions ou dans l’exercice de quelconque de ses droits droit aux termes de la présente DDP (a) toute situation de prestation médiocre par un Offrant dont l’Acheteur ou ses filiales ont connaissance et (b) toute information concernant un Offrant qui est, à la seule discrétion de l’Acheteur, une information crédible. Si l’Acheteur reçoit à un moment donné des informations qui, du point de vue de l’Acheteur, révèlent que des informations précédemment transmises par ledit Offrant sont inexactes, incomplètes ou ambiguës, l’Acheteur pourra, à sa seule discrétion, réévaluer ladite Proposition de l’Offrant sur la base des Critères et prendre les mesures qu’il considère appropriées au vu des circonstances.
Toutefois, l’Acheteur n’est en aucun cas tenu de demander quelques clarifications ou information supplémentaires à quelque Offrant ou tierce partie.
19. Négociation et Commande
Chaque Proposition constituera une offre faite par l’Offrant à l’Acheteur de conclure une Commande selon les termes de ladite Proposition (y compris les dispositions des Conditions Générales qui sont sujettes à tout amendement ou réserve éventuels de ces termes établis dans une Proposition
Alternative). Les Normes de Conduites des Prestataires feront partie de toute Commande éventuelle.
Aucune disposition de la présente DDP ne constituera une offre de quelque nature que ce soit faite par l’Acheteur à quelque Offrant. La présente DDP n’est pas une offre de conclusion d’un accord contraignant (souvent dénommé « enchère ») ou d’un contrat pour l’achat et la vente de Produits et la prestation de Services Associés (souvent dénommé « Commande »). L’Acheteur n’est pas tenu d’accepter la Proposition au prix le plus bas, de négocier avec l’Offrant dont la Proposition contient le plus le plus bas, d’accepter quelque Proposition que ce soit ou de négocier quelqu’Offrant que ce soit.
L’Acheteur pourra rejeter toutes les Propositions, annuler le Processus de DDP ou accepter ou négocier toute Proposition en tout ou partie, à sa seule discrétion. L’Acheteur pourra demander des Propositions supplémentaires. L’Acheteur pourra conclure un Contrat avec une partie qui n’est pas un Offrant ou étendre ou renégocier un contrat existant pour la fourniture de Produits et la prestation de Services Associés. En outre, l’Acheteur pourra utiliser ses propres ressources pour la prestation des Services Associés.
Une fois que l’Acheteur a effectué son évaluation (et une réévaluation pour une raison quelle qu’elle soit) de chacune des Propositions sur la base des critères d’évaluation, l’Acheteur pourra, à sa seule discrétion, et sans tenir compte d’une quelconque coutume, usage ou accord dans le domaine ou secteur, ou d’une quelconque autre politique ou pratique ou de tout autre disposition de la présente DDP, prendre l’une des mesures suivantes :
(a) conclure un Contrat, basé sur la Proposition concernée, avec l’Offrant dont la Proposition satisfait au mieux les critères d’évaluation, à la seule discrétion de l’Acheteur ;
(b) choisir un ou plusieurs Offrants préférentiels (dénommés chacun un « Offrant Préférentiel ») avec qui commencer les négociations d’un Contrat (lesquelles pourront être consécutives ou simultanées, à la seule discrétion de l’Acheteur) sur la base de l’offre de chacun des dits Offrants Préférentiels énoncée dans sa Proposition ;
(c) annuler le Processus de DDP et ne conclure aucun Contrat avec un Offrant ; ou
(d) annuler le Processus de DDP et émettre une nouvelle Demande de Proposition, offre ou autre pour certains ou tous les Produits et Services Associés.
Si l’Acheteur procède selon les dispositions énoncées dans la section 19(b), l’Acheteur pourra changer les caractéristiques, quantités et autres exigences concernant les Produits et l’étendue des Services Associés ou changer tout autre terme ou information contenus dans la présente DDP, ou autrement négocier tous les aspects d’un Contrat avec un ou des Offrant(s) Préférentiel(s), y compris les conditions commerciales ou juridiques, de quelque façon que ce soit. L’Acheteur ne divulguera aucun de ces changements à aucun Offrant qui n’est pas un Offrant Préférentiel.
L’Acheteur, en sélectionnant un Offrant Préférentiel et en commençant les négociations avec ledit Offrant Préférentiel, ne sera pas réputé avoir conclu un quelconque accord contraignant avec ledit Offrant Préférentiel pour la fourniture de Produits et la prestation de Services Associés ou pour tout autre objet. Sur la base des négociations et des critères, l’Acheteur choisira, à sa seule discrétion, le ou les Offrant(s) Préférentiel(s), le cas échéant, avec lequel ou lesquels il conclura une Commande en vertu des termes convenus.
Si l’Acheteur procède selon les dispositions de la section 19(b), l’Acheteur pourra, à sa seule discrétion, procéder ensuite en vertu de la section 19(c) ou de la section 19(d) pour quelque raison que ce soit.
Après qu’un ou plusieurs Offrants Préférentiels ont été identifiés, l’Acheteur notifiera formellement tous les Offrants qui n’ont pas été retenus dans le Processus de DDP pour les informer qu’ils n’ont pas été sélectionnés. Après que l’Acheteur a conclu un Contrat final, l’Acheteur, à sa seule discrétion, pourra rencontrer tout Offrant non retenu afin de lui fournir un compte-rendu.
Toutes les dispositions de la présente section 19 prévaudront sur tout autre disposition des présentes
Règles de DDP.
20. Confidentialité
Avant de recevoir la présente DDP, chaque Offrant a conclu avec l’Acheteur un contrat de confidentialité qui s’applique à la présente DDP ainsi qu’au Processus de DDP. Remarque : Le Représentant Commercial de l’Acheteur devra s’assurer que cela a bien été effectué. Le fait que l’Acheteur conduise le Processus de DDP est une information confidentielle de l’Acheteur, ainsi que les informations contenues dans la présente DDP ou divulguées en lien avec le Processus de DDP. La présente DDP est la propriété exclusive de l’Acheteur.
Excepté avec l’approbation de l’Offrant, en aucun cas l’Acheteur ne divulguera d’information contenue dans une Proposition dudit Offrant à quelque autre Offrant, y compris un Offrant Préférentiel. L’Acheteur pourra toutefois divulguer la partie de toute Proposition que l’Acheteur est tenu de divulguer en vertu des lois applicables. En outre, l’Acheteur pourra divulguer toute information contenue dans une Proposition, de façon confidentielle, à ses filiales et conseillers.
21. Coûts
Chaque Offrant endossera seul la responsabilité de tous ses coûts et autres dépenses liés au Processus de DDP, y compris le coût de participation aux Réunions d’Offrants et aux visites de site, à la préparation ou la révision de toute Proposition et la négociation de toute Commande, quelque soit l’issue du Processus de DDP.
22. Aucune Déclaration ou Garantie
L’Acheteur a inclus des déclarations de faits et d’autres informations dans la présente DDP seulement pour l’information générale des Offrants. Ni l’Acheteur, ni ses Représentants ne formulent de déclaration ni de garantie d’aucune sorte, expresse, implicite ou autre, concernant l’exactitude ou l’intégrité de ces déclarations ou de toute autre information ou toute déclaration de faits ultérieure écrite ou orale ou toute autre information fournie à tout Offrant.
Chaque Offrant (en son nom propre et au nom de ses filiales, sous-traitants de toute sorte, et sous-traitants proposés de toute sorte) exonère l’Acheteur et ses Représentants de toute réclamation relatives aux dites déclarations, autres informations et toute déclaration ou garantie de toute sorte contenues dans (ou omises de) la présente DDP ou dans toute déclaration de faits ultérieure écrite ou orale ou toute autre information fournie à tout Offrant.
23. Caractère Définitif
Le processus d’évaluation de l’Acheteur et sa sélection finale d’un Offrant (le cas échéant) sont finaux et contraignants pour tous les Offrants. Tous les dispositions de la présente DDP sont expressément établies dans la présente DDP et il n’existe aucune disposition implicite liée à la présente DDP. Nonobstant toute disposition contraire prévue dans la présente DDP, aucun Offrant ne pourra engager de réclamation à l’encontre de l’Acheteur ou ses Représentants ou relativement à ces derniers devant aucun tribunal, ou quelque autre organisme juridictionnel, instance de l’État ou organisme de contrôle concernant la présente DDP ou le Processus de DDP pour quelque motif que ce soit, y compris l’interprétation de la présente DDP, l’application des Règles de DDP, la conduite du processus d’évaluation, la conduite des négociations, l’exclusion d’un Offrant, la sélection d’un Offrant Préférentiel ou de l’Offrant final ou la non-sélection d’un Offrant Préférentiel ou final.
Sans limiter la portée générale de ce qui précède, aucun Offrant ne pourra demander quelque jugement, ordonnance, décret, injonction, déclaration ou autre recours concernant la présente DDP ou le Processus de DDP, y compris tout recours relativement à la notion de Proposition la plus « basse » ou la « meilleure » Proposition, au fait que tout Offrant soit sélectionné comme Offrant final, que l’Acheteur ait commis une erreur dans son évaluation d’une Proposition ou que l’Acheteur ou ses Représentants aient autrement exercé quelque discrétion que ce soit ou conduit le Processus de DDP de façon inappropriée, déraisonnable ou injuste.
Chaque Offrant (en son nom propre et au nom de ses filiales, sous-traitants de toute sorte, et sous-traitants proposés de toute sorte) exonère l’Acheteur et ses Représentants de toutes les réclamations précitées. En aucun cas, quel qu’il soit, l’Acheteur ou ses Représentants ne seront tenus pour responsables envers quelque Offrant (ou ses filiales, sous-traitants de toute sorte ou sous-traitants proposés de toute sorte) pour quelque dommage indirect, spécial ou consécutif que ce soit, y compris pour les pertes de profits et de chance. L’Offrant indemnisera l’Acheteur et ses Représentant pour toute réclamation engagée à l’encontre de l’Acheteur ou ses Représentants par toute filiale ou sous-traitant de toute sorte, ou sous-traitant proposé de toute sorte de l’Offrant concernant la présente DDP ou le Processus de DDP.
Au cas où un Offrant aurait une plainte ou préoccupation concernant la présente DDP ou le Processus de DDP, l’Offrant est encouragé à soumettre ladite plainte ou préoccupation par écrit à M. Robert Thomson par e-mail à [email protected]
24. Droits de l’Acheteur
Nonobstant toute disposition prévue dans la présente DDP, l’Acheteur a le droit, à sa seule discrétion :
(a) de modifier les dates, calendriers, délais, processus et exigences décrits dans la présente DDP ;
(b) d’accepter ou de rejeter une ou toutes les Propositions ;
(c) de disqualifier tout Offrant qui ne respecte pas les exigences de la présente DDP ou du Processus de DDP, y compris un Offrant qui enfreint une quelconque interdiction ou exigence établie dans la présente DDP, ou renonce au respect de ladite interdiction ou exigence ;
(d) de changer les caractéristiques, quantités et autres exigences concernant les Produits ainsi que la description et l’étendue des Services Associés ;
(e) de ré-émettre les mêmes Documents de DDP ou des documents différents relativement aux Produits et aux Services Associés ;
(f) d’annuler le Processus de DDP ; ou
(g) de choisir de ne pas procéder à l’achat de Produits ou de Services Associés pour quelque motif que ce soit.
Le cas échéant, sans encourir de responsabilité pour les coûts et dommages subis par un Offrant ou ses filiales, sous-traitants de toute sorte ou sous-traitants proposés de toute sorte.
25. Acceptation des Termes
Si un Offrant n’a pas signé et délivré à l’Acheteur le Formulaire d’Accusé Réception de l’Offrant, alors en participant à une Réunion d’Offrants ou à une visite de site ou en soumettant une Proposition, chaque Offrant qui participe à une Réunion d’Offrants ou une visite de site ou soumet une Proposition est réputé accepter les dispositions du Courrier d’Invitation et des présentes Règles de DDP.