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Dossier de Presse

Mars 2011

Nouveau projet innovant à l’Ecole Centrale

de Lille : EMS, des solutions informatiques

pour les managers

Contact presse :

Lucas MAHIEUX Projet EMS – Responsable Communication Tél : 06 86 36 32 96 Mél : lucas.mahieux@centraliens-lille.org http://www.emsproject.fr

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Dans le cadre de l’activité projet*, un groupe de sept étudiants de deuxième année (Nour Bouhou,

Olivier Fontaine, Louis Jeanneret, Lucas Mahieux, Axelle Mirigay, Phuong-Vy Nguyen et Christian

Solon) travaille au développement d’un outil informatique, destiné à faciliter le travail des

managers via des améliorations de leurs outils de gestion du temps.

Le système prend la forme d’un logiciel comprenant des outils informatiques innovants par la gestion

simplifiée des agendas, des tâches à réaliser et de l’organisation des réunions. Grâce à ces

innovations, les managers pourront gagner un temps précieux, en évitant de perdre du temps sur des

logiciels complexes.

L’équipe du projet est née lors de la bourse aux projets, où se rencontrent les élèves et les

encadrants en vue de constituer les équipes. Le projet a été proposé par un diplômé de l’École,

Monsieur Cyprien Dendievel (promotion 1999) et est soutenu par deux partenaires, EDF et Michelin,

qui ont été séduits par les solutions informatiques proposées et par Thierry Fricheteau, enseignant

chercheur à l’Ecole Centrale de Lille et directeur scientifique du projet. Cette année encore de

nombreux projets liés à l’informatique ont vu le jour, ce qui témoigne de l’importance primordiale de

ce domaine dans la société actuelle.

La réflexion de l’équipe sur les besoins des managers s’appuie sur l’étude qu’ils ont réalisée auprès des deux partenaires et qui les a amenés à développer trois fonctionnalités innovantes :

- la gestion des agendas, et donc du temps, qui sera simplifiée grâce à un indicateur chiffré permettant de connaître le pourcentage d’occupation de l’agenda mais surtout de pouvoir faire un bilan afin de savoir dans quels types de tâches le manager passe le plus de temps. - la liste de toutes les tâches en instance qui aura une interface simplifiée et plus instinctive ainsi qu’une gestion plus souple : le manager pourra déléguer ces tâches ou gérer facilement les priorités.

- un outil innovant de Microblogging qui sera implanté pour gérer au mieux les réunions et qui se présentera sous la forme d’un blog et permettra à tous les participants à une réunion de se renseigner sur les modalités de celle-ci (lieu, horaire, ordre du jour…), d’en lire le compte-rendu et de le commenter. Cela évitera de longs échanges de mails et sera à l’origine d’un gain de temps précieux.

La réalisation du projet a demandé un réel investissement de toute l’équipe. Une formation

approfondie sur le management ainsi qu’une autre sur le développement d’application informatique

sous Lotus Notes ont été suivies par tous les membres afin de mettre l’ensemble de l’équipe au

même niveau de compétences.

À terme, ces solutions seront implantées chez les partenaires en mai 2011 et seront accessibles à l’ensemble de leurs managers. Elles pourraient également être implantées chez d’autres grandes entreprises, intéressées par de tels outils. Le projet se démarque de l’existant, en proposant des solutions innovantes qui vont être intégrées aux logiciels déjà utilisés. *Activité Projet : l’activité projet est un module d’enseignement dispensé au cours des deux premières années à l’École Centrale de Lille. Il a pour vocation d’initier les élèves-ingénieurs à la conduite d’un projet innovant à dominante scientifique.

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Sommaire

L’Equipe Projet

Les partenaires du projet

Le planning du projet

Le cahier des charges fonctionnel

Les trois fonctionnalités innovantes développées

Pourquoi un développement sous Lotus Notes ?

Comment former les managers à ce nouvel outil

innovant ?

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L’Equipe Projet:

Elle est composée de sept élèves-ingénieurs en deuxième année à l’Ecole Centrale de Lille :

L’équipe projet est encadrée par un directeur scientifique, Monsieur Fricheteau, et une

pilote, Madame Hébrard, tous les deux enseignants à l’Ecole Centrale de Lille.

Olivier FONTAINE

• CHEF DE PROJET

Nour BOUHOU

• TRESORIERE

Phuong-Vy NGUYEN

• SECRETAIRE

Louis JEANNERET

• ANIMATEUR

Axelle MIRIGAY

• RESPONSABLE PARTENAIRES

Christian DE ALMEIDA SOLON DE MELLO

• RESPONSABLE TECHNIQUE

Lucas MAHIEUX

• RESPONSABLE COMMUNICATION

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Les partenaires:

MICHELIN

Le premier partenaire du projet est l'entreprise Michelin, fabricant français de pneumatiques. Multinationale dont le siège social est situé à Clermont-Ferrand (Département du Puy de Dôme) et qui possède environ 20% du marché mondial en valeur, lui permettant d'être l'un des leaders mondiaux du pneumatique. Le correspondant de l’équipe a rapidement fait part de l’intérêt qu’il portait au projet, celui-ci présentant un intérêt pour la plupart des cadres travaillant chez Michelin.

Michel DEFAULT

Correspondant de l’équipe-projet Chargé d'Etudes d'Organisation Générale

EDF

Le groupe EDF, un des leaders sur le marché de l’énergie en Europe, est un énergéticien intégré, présent sur l’ensemble des métiers : la production, le transport, la distribution, le négoce et la vente d’énergies. Premier producteur d’électricité en Europe, le Groupe dispose en France de moyens de production essentiellement nucléaires et hydrauliques fournissant à 95% une électricité sans émission de CO2. Ses filiales de transport et de distribution d’électricité exploitent 1 285 00 km de lignes électriques aériennes et souterraines de moyenne et basse tension et de l’ordre de 100 000 km de réseaux à haute et très haute tension. Le Groupe participe à la fourniture d’énergies et de services à environ 38 millions de clients dans le monde, dont près de 28 millions en France. Le Groupe a réalisé en 2009 un chiffre d’affaires consolidé de 66,3 milliards d’euros dont 49 % en Europe hors France. EDF, cotée à la Bourse de Paris, est membre de l’indice CAC 40.

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EDF est le deuxième partenaire du projet porté par les étudiants de Centrale Lille. Les attendus et les fonctionnalités proposées à l'origine du projet ont séduites le Délégué Régional et son équipe. Le produit final pourrait aider EDF dans sa gestion du temps.

Etienne CORTEEL

Correspondant de l’équipe-projet Délégué Régional Nord Pas-de-Calais

OSEO

Oséo est un établissement public à caractère industriel et commercial Holding chapeautant une société anonyme de droit privé, Oséo SA : il est chargé de soutenir l'innovation et la croissance des PME en France. C’est à l’issue d’un concours organisé par cet établissement qu’Oséo a décidé de financer le projet à hauteur de 1600€. Oséo est uniquement un partenaire financier, contrairement à EDF et Michelin.

ECOLE CENTRALE DE LILLE

L'Ecole Centrale de Lille a pour vocation première de former des ingénieurs généralistes de haut niveau, qui étoffent chaque année l'encadrement de nombreuses entreprises. L'Ecole Centrale de Lille, appelée aussi Centrale Lille ou même EC Lille, est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPCSCP) régi par les articles 34 à 36 de la loi du 26 janvier 1984 sur l'enseignement supérieur. L’Ecole Centrale de Lille apporte un soutien financier et logistique pour la réalisation du projet.

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Le planning du projet:

Septembre 2009 : lancement du projet par Cyprien Dendiével, diplômé de l’Ecole Centrale Lille (promotion 1999) et manager chez AG2R La Mondiale. Il a lui-même exprimé ses besoins en terme de logiciel.

Octobre 2009 : interviews des managers proches des membres de l’équipe pour dégager leurs besoins en termes de logiciels

Octobre 2009 - Mars 2010 : formation des membres de l’équipe-projet au management via la littérature managériale et les enseignants de l’Ecole

Mars 2010 : signature du partenariat avec l’entreprise Michelin et interviews des managers de Michelin sur leurs besoins

Mai 2010 : signature du partenariat avec l’entreprise EDF et deuxième série d’interviews

Juin 2010 : présentation du projet à un concours organisé par Oséo, établissement public soutenant l’innovation

Septembre 2010 : obtention d’une subvention de 1600€ d’Oséo

Décembre 2011 : les fonctionnalités exactes du projet sont complètement définies

Février 2011 : lancement du site internet du projet (http://www.emsproject.fr) et début de la conception du projet

Mars 2011 : fin de la conception et début de la programmation informatique

Avril 2011 : fin de la programmation, phases de tests du produit et installation du produit chez EDF et Michelin

Début mai 2011 : soutenance finale du projet

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Ergonomie

Implémentation

Attente des partenaires

Le cahier des charges fonctionnel (CDCF) :

Son étude s’est appuyée sur trois principaux points :

La synthèse des interviews est celle des interviews que nous avons effectuées auprès des managers de nos deux entreprises partenaires : EDF et Michelin

Ainsi :

Méthodes d’analyse fonctionnelle

Littérature managériale

Synthèse des interviews

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• Classification d’usage de temps par catégories

• Identification de périodes d’inactivité

Accompagnement

du temps

• Analyse continue du taux de remplissage

• Messages prévoyant les périodes de surcharge

Prévision de surcharges

• Plusieurs façons d’affichage

• Panneau de bord intégréFlexibilité

•Gestion souple.

•Interface simplifiée et plus instinctive.

•Meilleure exploitation graphique.

•Idées : intégration de PJ et de CR, suppression automatique...

Valeurs initiales

•Interaction To Do Liste/Créneau agenda.

•Gestion des priorités.

•Trie des tâches.

•Récapitulatif du temps passé.

•Synchronisation.

•Détails sur planification et tâches.

Nouvelles interviews

•Fenêtre déroulante.

•Code couleur.

•Tri plus complet.

•Délégation de tâches.

•Affichage, options et paramètres.

Fonctionnalité détaillée

Les trois fonctionnalités innovantes développées :

1) Indice de remplissage d’un agenda

2) Amélioration de la To Do List

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Pourquoi?

• Logiciel couramment utilisé dans de nombreuses entreprises dont Michelin et EDF

• Convivialité du logiciel et de son interface

• Possibilité de greffer des applications

Comment?

• Acquisition des licences via BLM Technologies

• Première prise en main du logiciel et de ses fonctionnalités existantes

• Collaboration avec BLM Technologies

3) Microblogging

Pourquoi un développement sous le logiciel Lotus Notes ?

Il est important de noter que l’équipe-projet a collaboré avec une entreprise, BLM Technologies, afin

d’acquérir les licences permettant le développement sous Lotus Notes et d’obtenir une formation sur

ce logiciel.

• Base de documents : dépôt/révision/commentaires de documents

• Blog basique sur Notes ou IE

• Accès public ou privé. Pas de restrictions particulières.

Existant

• Exploitation graphique

• Contrôle des accès

• Espaces « projet » dans la bibliothèque

A développer

• Création d’une base vierge

• Plusieurs niveaux : Réunion Page Blog en // Documents associés

• Base publique. Réunions visibles par les personnes concernées.

Proposition

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Solutions envisagées pour les utilisateurs

Rédaction d’un guide d’utilisation

pour faciliter l’utilisation du

nouvel outil

Déplacement d’un ou plusieurs membres de

l’équipe chez les partenaires pour

expliquer le fonctionnement du

logiciel

Formation à distance via internet

Comment former les managers à ce nouvel outil innovant ?