REPUBLIQUE DU BENIN

*******

MINISTERE DE L’AGRICULTURE,

DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE

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SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE

**********

PROGRAMME D’APPUI AU DEVELOPPEMENT DES FILIERES AGRICOLES AU BENIN UNITÉ FONCTIONNELLE D’APPUI INSTITUTIONNEL – UFAI REF : DDC N°01/18/ENABEL/UFAI/EF du 06/03/2018

FINANCEMENT : Agence Belge de Développement (ENABEL)

Mars 2018

DOSSIER DE DEMANDE DE COTATION POUR LA MISE A JOUR ET L’INDEXATION

DU RECUEIL DES TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES REGISSANT LE

SECTEUR AGRICOLE ET LA PROMOTION DES FILIERES

2

CONTENU DU DOSSIER

I- TERMES DE REFERENCE ............................................................................................................................ 4 1. Contexte .................................................................................................................................................... 4 2. Objectifs .................................................................................................................................................... 5

2.1 Objectif .............................................................................................................................................. 5 2.2 Objectif spécifique ............................................................................................................................. 5

3. Résultats attendus .................................................................................................................................... 5 4. Mandat du consultant .............................................................................................................................. 5 5. Méthodologie ........................................................................................................................................... 6 6. Equipe de consultants ............................................................................................................................... 6 7. Capacités techniques du cabinet et des consultants ................................................................................ 7 8. Produits livrables ...................................................................................................................................... 7 9. Durée de la mission .................................................................................................................................. 8 PARTIE II : INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES ........................................................................................ 9

2.1 Information ........................................................................................................................................ 9 2.2 Introduction des offres ...................................................................................................................... 9 2.3 Documents à remettre pour l’offre de service .................................................................................. 9

Documents constitutifs de l’offre technique : .......................................................................................... 9 Documents constitutifs de l’offre financière : ........................................................................................ 10

2.4 Evaluation des offres techniques .................................................................................................... 10 2.5 Evaluation des offres financières .................................................................................................... 12 2.6 Confidentialité ................................................................................................................................. 12

ANNEXES .......................................................................................................................................................... 13 IMPUTATION CODE BUDGETAIRE : …………………… .................................................................................. 16

3

REPUBLIQUE DU BENIN *******

MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE

********* SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE

********** UNITE FONCTIONNELLE D’APPUI INSTITUTIONNEL(UFAI) DU PROGRAMME D’APPUI AU DEVELOPPEMENT DES FILIERES AGRICOLES DE LA COOPERATION BENINO-BELGE

Demande de cotation N°01/18/ENABEL/UFAI/EF du 06/03/2018

Dans le cadre de la mise à jour et de l’indexation du recueil des textes législatifs et règlementaires régissant

le secteur agricole et la promotion des filières, l’Unité Fonctionnelle d’Appui Institutionnel (UFAI) du

Programme Agriculture de l’Agence Belge de Développement, invite par la présente demande, les Bureau

d’Etudes à préparer et à présenter leurs soumissions conformément aux dispositions du présent dossier de

consultation.

La participation à la présente consultation n’est ouverte qu’aux cabinets et bureaux d’études en règle vis-à-

vis de l’administration fiscale.

Le dossier complet peut être retiré à partir du jeudi 1er Mars 2018, auprès du secrétariat de l’Unité

Fonctionnelle d’Appui Institutionnel (ex AIMAEP) sis au Rez-de chaussée de l’immeuble bleu du MAEP.

1. Renseignements complémentaires

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus par mail à l’adresse suivante :

francois.luthereau@btcctb.org et/ou joseph.ouake@btcctb.org, tous les jours ouvrables entre 08 heures et

12 heures et entre 14 heures et 17 heures (heure locale) ou téléchargés sur le site de Enabel

(www.enabel.be).

2. Présentation des offres

Les consultants devront envoyer leurs offres rédigées en langue française et en trois (03) exemplaires dont

un (1) original et deux (02) copies respectivement marquées comme telles, sous plis fermés portant les

mentions :

« Sélection d’un bureau d’études pour la mise à jour et l’indexation du recueil des textes législatifs et

règlementaires régissant le secteur agricole et la promotion des filières ».

« A N’OUVRIR QU’EN SEANCE »

Les soumissionnaires doivent faire parvenir leurs offres par envoi recommandé avec accusé de réception ou

par porteur, adressée à :

Monsieur le Responsable Délégué de l’UFAI

03 BP : 2900 COTONOU République du Bénin.

La date du dépôt des offres est fixée au mardi 27 mars 2018 à 10 heures précises.

1. Ouverture des plis

Les plis seront ouverts, en présence des représentants des soumissionnaires qui le désirent, le mardi 27

mars 2018 à 10 heures 30 minutes précises dans la salle de réunion de l’UFAI/UAC, sise au 1er étage du

bâtiment DQIFE du MAEP.

Fait à Cotonou, le 06 mars 2018

Joseph OUAKE

Le Responsable Délégué de l’UFAI

4

I- TERMES DE REFERENCE

1. CONTEXTE En 2011 le Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (MAEP) a pris l’initiative de réaliser un recueil des textes législatifs et réglementaires régissant le secteur agricole et la promotion des filières agricoles et ce, avec l’appui technique et financier de AIMAEP I. Ladite initiative a été concrétisée dans un contexte bien particulier caractérisé par trois (3) défis majeurs pour le secteur agricole portant sur la couverture des besoins alimentaires, l’accroissement des revenus et l’amélioration de l’attractivité de l’activité agricole et du milieu rural. Mais depuis 2016, le contexte a évolué avec d’autres défis et enjeux pour le secteur agricole. En effet, suite au diagnostic participatif réalisé dans le cadre du Plan Stratégique de Développement du Secteur Agricole (PSDSA) et ayant conduit à l’identification des problèmes majeurs auxquels le secteur agricole est confronté, quatre défis majeurs ont été mis en relief pour le développement durable du secteur :

la couverture des besoins alimentaires et nutritionnels à travers la production locale et la sauvegarde des moyens d’existence pour les populations hommes et femmes;

l’accroissement des revenus pour les hommes et les femmes;

l’amélioration de l’attractivité de l’activité agricole et du milieu rural ; et

l’adoption par les agriculteurs, éleveurs, pêcheurs et pisciculteurs (hommes et femmes) des innovations pertinentes conduisant à atténuer l’empreinte carbone de l’agriculture.

Ces défis devront être relevés dans un contexte marqué par cinq enjeux majeurs :

l’option consistant à faire effectivement de l’agriculture la base de l’économie béninoise ;

l’ouverture sur les marchés extérieurs ;

l’optimisation des potentialités disponibles ;

l’implication de tous les acteurs notamment des hommes, des femmes et des jeunes : et

l’assurance d’un développement agricole respectueux de l’environnement. Pour y parvenir, le gouvernement a engagé un certain nombre de réformes au niveau du secteur agricole basées essentiellement sur la territorialisation du développement de l’agriculture avec la séparation claire des fonctions. Ainsi donc, il y a eu la création de sept (7) Pôles de Développement Agricole (PDA), de 7 Agences Territoriales de Développement Agricole (ATDA) et de douze (12) Directions Départementales de l’Agriculture de l’Elevage et de la Pêche (DDAEP). De nouveaux acteurs sont donc présents dans l’animation/gestion du secteur agricole aujourd’hui avec des rôles et responsabilités clairs et ont besoin d’outils efficaces dans leur travail quotidien en particulier les DDAEP qui ont un rôle de contrôle régalien, de contrôle des normes et du suivi du secteur. C’est dans ce cadre que les présents termes de référence sont élaborés en vue de procéder à la relecture/mise à jour du recueil des textes législatifs et réglementaires régissant le secteur agricole et la promotion des filières agricoles pour l’améliorer et le rendre plus facile d’utilisation.

POUR LA MISE A JOUR ET L’INDEXATION DU RECUEIL DES TEXTES LEGISLATIFS ET

REGLEMENTAIRES REGISSANT LE SECTEUR AGRICOLE ET LA PROMOTION DES

FILIERES

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2. OBJECTIFS

2.1 OBJECTIF Améliorer la connaissance du cadre législatif et réglementaire par les acteurs du secteur agricole en général et les agents des nouvelles structures du MAEP mise en place dans le cadre des réformes en particulier en vue de la promotion des filières agricoles

2.2 OBJECTIF SPECIFIQUE Actualiser à fin 2017 et indexer le recueil des textes législatifs et réglementaires existants pour le secteur agricole afin d’en faciliter l’accès aux cadres du MAEP (agence et structures déconcentrées et décentralisées) et aux autres acteurs du secteur (PTF, ONG, OP, privés, etc.)

3. RÉSULTATS ATTENDUS Un recueil de tous les textes législatifs et réglementaires existants mis à jour en tenant

compte des nouveaux textes sur la période 2011-2017 dans le secteur agricole et la promotion des filières est disponible ;

Une analyse est réalisée pour vérifier si les textes sont toujours d’actualité et d’application, et par ailleurs faire ressortir les critères et mots clés nécessaires à la recherche avancée

Le recueil compile tous les textes et est indexé sous une forme digitalisée afin de permettre une mise en ligne sur le site web du MAEP, son actualisation régulière et une recherche multicritères, basée sur les champs : i) de critères de recherche (Titre, date, ministère, domaines d’intérêt, nature des textes …) et ii) de mots clés.

Une base de données simple sur les textes législatifs et réglementaires qu’on peut consulter offline est disponible

Un rapport provisoire et final de la mission est produit.

4. MANDAT DU CONSULTANT Sous la responsabilité du Secrétariat Général du Ministère, le prestataire travaillera sous la responsabilité technique d’une part, du Directeur de la Législation Rurale et des Organisations Professionnelles et de l’Entreprenariat Agricole (DLROPEA) pour les aspects juridiques et règlementaires, et d’autre part avec la Direction de l’Informatique et du Pré-archivage (DIP) pour les aspects de l’indexation et de la digitalisation. Pour tous les aspects contractuels et logistiques, le prestataire travaillera avec les responsables du PROFI-VI. Il soumettra à ces derniers sa méthodologie et son calendrier de travail ainsi que toute modification ou difficulté pouvant entraver le bon déroulement de sa mission. Plus spécifiquement, il s’agira de :

Inventorier au niveau de toutes les structures du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la

Pêche (MAEP) et autres administrations compétentes, tous les nouveaux textes adoptés dans la période 2011-2017 en lien avec le secteur agricole en général et la promotion des filières agricoles en particulier ;

Mettre à jour le recueil des textes législatifs et réglementaire élaborés en 2011 en classant les nouveaux textes par centre d’intérêt et par nature ;

Digitaliser tous les textes et réaliser une indexation du recueil des textes à mettre sur le site web du MAEP avec une possibilité de recherche multicritères, basée sur les champs : i) de critères de recherche (Titre, date, ministère, domaines d’intérêt, nature des textes …) et ii) de mots clés.

Réaliser une base de données simple des textes législatifs et réglementaires qu’on peut consulter offline

Présenter les résultats de l’étude au cours d’un atelier de restitution qui regroupera les cadres et autorités du MAEP, d’autres acteurs impliqués dans la promotion des filières agricoles ainsi que l’équipe du PROFI-VI.

6

Produire et transmettre au PROFI-VI un rapport provisoire en cinq (05) exemplaires (y compris les fichiers) ;

Produire et transmettre au PROFI-VI un rapport final en cinq (05) exemplaires (y compris les fichiers), après intégration des commentaires et observations (des différentes parties prenantes) transmis par le PROFI-VI.

5. MÉTHODOLOGIE Le processus de mise à jour et d’indexation du recueil des textes législatifs et réglementaire sera sous la supervision d’un Groupe de Référence (GR) composée des cadres du MAEP, des Acteurs Non Etatiques et des projets Programmes. Le GR pourra faire appel à toute compétence jugée utile durant le déroulement du processus. A titre indicatif, la démarche à suivre est structurée en cinq (05) étapes :

a) Inventaire au niveau de toutes les structures du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (MAEP) et autres administrations compétentes, tous les nouveaux textes adoptés dans la période 2011-2017 en lien avec le secteur agricole en général et la promotion des filières agricoles en particulier ;

b) Mise à jour du recueil des textes législatifs et réglementaires en classant les nouveaux textes par

centre d’intérêt et par nature ; Treize centres d’intérêts non exhaustifs sont proposés en lien avec la 1ère version du recueil élaboré en 2011 à savoir : la recherche agricole, la vulgarisation et le conseil agricole, les infrastructures et équipements agricoles, le financement rural, la sécurisation foncière, la promotion du genre, l’environnement institutionnel, l’information et la communication, la gestion durable des ressources naturelles, le suivi-évaluation, la sécurité sanitaire, la sécurité alimentaire et nutritionnelle, l’environnement et l’Agriculture Intelligente face au Climat (AIC). La nature des textes à considérer non limitatifs sont : (Conventions, règlement, directives, loi, Décret, Arrêtés, Ordonnances, et Autres).

c) Digitalisation (dématérialisation en format PDF sécurisé et oscérisé) des textes législatifs et

réglementaires ;

d) Indexation desdits textes dans une base de données disposant d’une interface publique de recherche avec un lien direct sur le site web du MAEP.

e) Redéploiement de la base de données mise en ligne via le site web du MAEP en local pour un usage hors connexion.

Le consultant proposera dans son offre une méthodologie plus détaillée comprenant notamment un chronogramme et une organisation de l’équipe d’experts.

6. EQUIPE DE CONSULTANTS La réalisation de ce travail nécessite la mise en place d’une équipe multidisciplinaire. En conséquence, un cabinet sera sélectionné suivant les procédures de la cogestion du projet PROFI-VI. Ledit cabinet/bureau d’étude devra mobiliser une équipe de consultants constituée de :

- Un (1) expert juriste spécialiste de la législation agricole rurale avec des expériences en matière de promotion des filières (Chef de mission)

- Un (1) expert spécialiste des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et de l’informatique documentaire

7

7. CAPACITÉS TECHNIQUES DU CABINET ET DES CONSULTANTS Le Cabinet ou Bureau d’études qui exécutera cette prestation de service doit avoir de solides références dans la réalisation de répertoire de documents indexés mis en ligne. Le Cabinet ou bureau d’études mobilisera une équipe de deux consultants ayant les profils suivants : Profil de l’expert juriste spécialiste de la législation agricole

- Etre titulaire d’un diplôme de juriste (BAC+5) ou tout autre diplôme équivalent - Disposer d’au moins dix années d’expériences professionnelles ;

- Avoir de l’expérience avérée dans l’élaboration des textes législatifs et réglementaires en général ;

- Avoir participé au moins une fois à l’élaboration ou à l’analyse des documents législatifs et réglementaires en lien avec le secteur agricole.

- Avoir de l’expérience en matière de coordination/gestion d’équipe de consultation ;

- Avoir une bonne connaissance du secteur agricole béninois ou de la sous-région, de la politique agricole nationale, des textes législatifs et règlementaires de la sous-région en matière d’agriculture ;

- Avoir contribué une fois à l’élaboration d’un répertoire dans le secteur agricole

Profil de l’expert spécialiste des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et informatique documentaire

- Etre titulaire d’un diplôme des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et informatique

documentaire (BAC+5)

- Disposer d’au moins dix ans d’expériences professionnelles ;

- Avoir de l’expérience avérée dans la conception et la réalisation de répertoires de documents

textuels ou audiovisuels indexés

- Avoir des compétences en informatique pour la mise en ligne du recueil indexé à intégrer au site

web du MAEP pour faciliter les recherches

8. PRODUITS LIVRABLES

PL1 : Un document contenant la méthodologie, la planification des activités, les outils de travail et

de collecte et le canevas du rapport ;

PL2 : Un Répertoire signalétique des nouveaux textes législatifs et réglementaires du secteur

agricole répertoriés pour la période 2011-2017 ;

PL3 : Recueil des textes législatifs et réglementaires existants encore d’actualité et d’application

pour le secteur agricole et à jour jusqu’en 2017, digitalisé, indexé et mis sur le site web du MAEP.

- PL4 : Une base de données des textes législatifs et réglementaires extraite du recueil dont les caractéristiques sont les suivantes :

Conception et encodage en environnement PHP/MySQL ; Déploiement en environnement client-serveur sous Windows ; Utilisateur du serveur web local Wampserver comme application hôte pour le déploiement

hors connexion en monoposte ou réseau ; Accessibilité des interfaces via les navigateurs web ; Indexation et gestion des documents, du cadre de classement et des autres répertoires à

partir d’une interface de gestion sécurisée Possibilités de recherche multicritère paramétrable suivant plusieurs descripteurs définis au

préalable.

8

PL5 : Un rapport de mission

9. DURÉE DE LA MISSION La quantité de travail pour cette consultation est de 50 hommes. Jours répartis sur 3 mois calendaires. Les quantités d’homme. Jour de travail par expert se présente comme suit :

Période

Tâches - activités

Expert juriste

Expert sciences de l’information

Mois 1 Réunion du GR pour amendement méthodologie 1 1

Mois 1 Finalisation et soumission de la démarche méthodologique de travail

1 1

Mois 1&2 Collecte des nouveaux textes législatifs et réglementaires sur

la période 2011-2017 , analyse et classification 10 7

Mois 2&3 Mise à jour du répertoire, digitalisation de tous les textes,

indexation et intégration au site web du MAEP 7 12

Mois 3 Rédaction des rapports provisoire de la mission 3 2

Mois 3 Ateliers de validation 1 1

Mois 3 Rédaction des rapports finaux et dépôt au commanditaire 2 1

Total 25 25

9

PARTIE II : INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

PROCEDURE

2.1 INFORMATION

Tout renseignement peut être demandé à: Monsieur KPANGON Hector, Email : hector.kpangon@enabel.be

2.2 INTRODUCTION DES OFFRES

Les offres établies en langue française et en trois (03) exemplaires dont un (01) original et deux (02) copies,

marquées comme telles, doivent être déposées sous plis fermés au Secrétariat de l’UFAI sis au Rez-de-

chaussée de l’immeuble bleu du Ministère de l’Agriculture, de l’Élevage et de la Pêche (MAEP) au plus tard

le mardi 27 mars 2018 à 10 heures précises.

L’ouverture des offres aura lieu le même jour à 10 heures 30 minutes à la salle de réunion de l’UFAI/UAC,

sise au 1er étage du bâtiment DQIFE du MAEP en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants

qui désirent y assister.

L’offre et chacun des documents l’accompagnant doivent être numérotés et signés par le soumissionnaire

ou son mandataire. Il en va de même de toute surcharge, rature ou mention qui y serait apporté. Le

mandataire doit faire apparaître qu’il est autorisé à engager le soumissionnaire.

Tous les éléments constitutifs des offres seront contenus dans deux (02) enveloppes distinctes à savoir :

a) Une enveloppe intérieure « A ». Dans cette enveloppe A marquée offre technique, seront

regroupées toutes les pièces relatives à l’offre technique et toutes autres pièces ne se rapportant

pas à l’offre financière ;

b) Une enveloppe intérieure « B ». Dans cette enveloppe B marquée offre financière, seront

regroupées toutes les pièces relatives à l’offre financière ;

c) Toutes ces deux enveloppes intérieures portant la raison sociale et l’adresse du soumissionnaire

seront placées dans une troisième enveloppe extérieure « C » absolument neutre et portant :

la mention : « Sélection d’un bureau d’études pour la mise à jour et l’indexation du recueil des textes

législatifs et règlementaires régissant le secteur agricole et la promotion des filières ».

« A N’OUVRIR QU’EN SEANCE »

Le délai de validité des offres sera de 90 jours après la date ultime de réception des offres.

2.3 DOCUMENTS À REMETTRE POUR L’OFFRE DE SERVICE

Documents constitutifs de l’offre technique :

a. Descriptif détaillé de la méthodologie de travail (approche méthodologique sur la base des termes

de référence ainsi que toutes remarques nécessaires)

b. Une proposition de Chronogramme des activités (programme de travail)

10

c. Les curricula vitae signés par les consultants proposés par le bureau d’études ;

d. Les copies légalisées des diplômes des consultants mobilisées ;

e. Les références techniques du bureau d’études (liste des récents marchés similaires en mentionnant

l’objet, le montant et le commanditaire)

Les attestations de bonne fin d’exécution de l’administration publiques, société ou offices d’état ou

mixtes, représentations ou organisations internationales au Bénin de missions relatives à l’indexation

du recueil des textes législatifs et règlementaires ou de divers documents (Au moins 2).

f. L’original ou la photocopie du relevé d’identité bancaire du Bureau d’études ;

g. L’attestation de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale ou de prévoyance sociale prouvant qu'ils

sont à jour vis-à-vis de la Caisse à la date de dépôt des offres ;

h. L’attestation de non faillite en original datant de moins de trois (03) mois à la date de dépôt des

offres (pas de copie légalisée) ;

i. Le numéro IFU et le registre de commerce ;

j. L'attestation des impôts en original prouvant que le cabinet est en règle vis-à-vis du fisc à la date de

dépôt des offres ;

NB : L’absence, la non-conformité ou la non validité des pièces c, g, h, et j sont éliminatoires.

Documents constitutifs de l’offre financière :

a) La lettre de soumission précisant le montant global des honoraires de ses prestations, hors taxes,

datée, signée et cachetée suivant le modèle de soumission en annexe ;

b) Le Bordereau des prix Unitaires (BPU) pour ses honoraires et les autres frais directs liés à la mission

conformément au modèle annexé ;

c) Le devis quantitatif et estimatif (DQE) pour ses honoraires et les autres frais directs liés à la mission

conformément au modèle annexé.

NB : Veuillez respecter les modèles ci-joints.

2.4 EVALUATION DES OFFRES TECHNIQUES

Seules les offres régulières avec toutes leurs annexes seront prises en considération et analysées suivant

des critères et sous critères ci-après

Poste de l’expert juriste spécialiste de la législation agricole

CRITERES ET SOUS-CRITERES D’EVALUATION DECISION

1. Expert juriste spécialiste de la législation agricole 35 points

1.1. Qualifications générales 10 Points

Titulaire d’un diplôme de juriste (BAC+5) ou tout autre diplôme équivalent 5 points

Disposer d’au moins quinze années d’expériences professionnelles ;

5 points

1.2. Expériences spécifiques 25 points

11

CRITERES ET SOUS-CRITERES D’EVALUATION DECISION

Avoir de l’expérience avérée dans l’élaboration des textes législatifs et

réglementaires en général (05 points par mission). 10 points

Avoir participé au moins une fois à l’élaboration ou à l’analyse des documents législatifs et réglementaires en lien avec le secteur agricole.

(5 points par attestation). 10 points

Avoir de l’expérience en matière de coordination/gestion d’équipe de consultation

(1 point par attestation). 2 points

Avoir une bonne connaissance du secteur agricole béninois ou de la sous-région, de la politique agricole nationale, des textes législatifs et règlementaires de la sous-région en matière d’agriculture ;

(1 point par attestation).

2 points

Avoir contribué une fois à l’élaboration d’un répertoire dans le secteur agricole

(1 point par attestation). 1 point

2. Poste d’expert spécialiste des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et informatique documentaire

25 points

2.1. Qualifications générales 10 points

Titulaire d’un diplôme des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et

informatique documentaire (BAC+5)

(5 points)

5 points

10 années d’expérience professionnelle avérée dans le domaine des sciences de

l’information, archiviste/documentaliste et informatique documentaire (5 points) 5 points

2.2. Expériences Spécifiques 15 points

Avoir de l’expérience avérée dans la conception et la réalisation de répertoires de

documents textuels ou audiovisuels indexés

(4 points / attestation)

8 points

Avoir des compétences en informatique pour la mise en ligne du recueil indexé à

intégrer au site web du MAEP pour faciliter les recherches

(3,5 points par attestation).

7 points

3. Qualifications du bureau d'études 10 points

Le Cabinet présentera ses références techniques dans les domaines de la réalisation de

répertoire de documents indexés mis en ligne (5 points par attestations) 10 points

4. Compréhension générale de la mission, méthodologie proposée 30 points

12

Compréhension générale de la mission (05 points) et Observations

pertinentes/enrichissement (05 points) 10 points

Méthodologie proposée, articulée à l’équipe pluridisciplinaire et aux livrables :

Approche, méthode, outils identification des besoins documentaires et des acteurs clé

(10 points)

10 points

Proposition d’organisation de l’équipe + planning de travail (10 points) 10 points

Total : 100 points

A l’issue de l’évaluation technique, les soumissionnaires dont la note technique sera inférieure à 75/100

points, seront éliminées et leurs offres financières ne leur seront pas retournées et resteront fermées dans

le projet. Les offres financières non ouvertes peuvent être retournées sur demande des soumissionnaires.

Les soumissionnaires dont les notes techniques sont supérieures ou égales à 75/100 points verront leurs

offres financières ouvertes.

2.5 EVALUATION DES OFFRES FINANCIÈRES

L’évaluation des offres financières sera en fonction de l’offre financière la moins élevée. En effet, l’offre

financière la moins élevée se verra attribuée la note 25. Les autres offres sont cotées en fonction de l’écart

relatif par rapport à la meilleure offre. Alors, on aura pour une offre financière X, la formule :

Note offre financière X = montant offre la plus basse

montant offre X * 100

Afin de s’assurer d’un minimum de qualité, une pondération sera appliquée à travers la formule 75

Technique / 25 Prix.

Ainsi, la note finale de chaque offre sera calculée de la manière suivante :

Note offre = note offre technique *0,75 + note offre financière * 0,25

Le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura la note finale la plus élevée.

Le soumissionnaire retenu sera déclaré attributaire.

2.6 CONFIDENTIALITÉ

Le prestataire de service et le projet AIMAEP II garantissent le caractère confidentiel de toute information

obtenue dans le cadre du présent marché et ne transmettront celles-ci à des tiers qu’après accord écrit et

préalable de l’autre partie.

Ils ne diffuseront ces informations confidentielles que parmi les préposés concernés par la mission. Ils

garantissent que ces préposés seront dûment informés de leurs obligations de confidentialité et qu’ils les

respecteront.

13

ANNEXES ANNEXE 1

MODELE DE LETTRE DE SOUMISSION

Dossier de Demande de Cotation N°01/18/ENABEL/UFAI/EF du 06/03/2018 relatif à la Sélection d’un

bureau d’études pour la mise à jour et l’indexation du recueil des textes législatifs et règlementaires

régissant le secteur agricole et la promotion des filières

Nous soussignés ……………………………….Agissant en qualité de…………………………….

Dénommé dans ce qui suit « Consultant » …………… ……………….………………….…………

Domicilié à …………………..….. (Adresse) BP : ………....……… Tél : ……………………….…

Et en vertu des pouvoirs qui nous sont conférés ;

Après avoir pris connaissance du dossier de demande de cotation relatif à ……….………………………et

notamment les termes de Références et le modèle de soumission, en acceptant les conditions, nous nous

engageons en tant que (consultant), à les exécuter conformément aux prescriptions du dossier de

consultation restreinte, et pour un montant global hors Taxes de ……………………………………………… francs

CFA ;

Remettons, revêtue de notre signature la soumission et nous engageons, si notre soumission est acceptée,

à réaliser les études proprement dites dans un délai de ….. jours.

Nous acceptons de rester lié (s) par notre soumission pendant un délai de quatre vingt dix (90) jours à

compter de la date fixée pour la remise des offres.

Avant la signature du marché, la présente soumission acceptée par vous vaudra engagement entre nous.

Nous avons bien noté que vous n’êtes pas tenu de retenir la soumission la moins disant ou de donner suite

à la présente consultation restreinte.

Nous acceptons que les sommes qui nous serons dues en exécution du contrat objet de la présente

consultation, nous soient payées en Francs CFA et versées au compte n° …... domicilié à

……………………………….. Ouvert au nom de …………………………….

Sont annexées à la présente soumission toutes les pièces exigées dûment complétées, signées, datées et

cachetées.

En foi de quoi que je soumets ici, et j’appose ma signature.

Fait en une seule copie originale

A …………………, le …………………….

(Le soumissionnaire)

Signature et cachet

14

ANNEXE 2 :

MODELE DE CADRE DU BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES

(En francs CFA en Hors Taxes)

N° DESIGNATION

UNITE

PRIX UNITAIRE

En chiffre En lettre

PERSONNEL

Expert juriste spécialiste de la législation agricole rurale avec des expériences en matière de promotion des filières (Chef Eexpert spécialiste des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et de l’informatique documentaire

H/jour

H/jour

15

ANNEXE 3 :

MODELE DE DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF

(en francs CFA et en Hors Taxes)

DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX

UNITAIRE MONTANT

Expert juriste spécialiste de la législation agricole rurale avec des expériences en matière de promotion des filières (Chef)

H/jour

25

Expert spécialiste des sciences de

l’information,

archiviste/documentaliste et de

l’informatique documentaire

H/jour

25

TOTAL

Arrêté à la somme totale hors taxes de : (en lettres)

NB : les prix où coût des prestations sont forfaitaires

16

ETUDE POUR LA MISE A JOUR ET L’INDEXATION

DU RECUEIL DES TEXTES LEGISLATIFS ET

REGLEMENTAIRES REGISSANT LE SECTEUR

AGRICOLE ET LA PROMOTION DES FILIERES

ANNEXE 4 : MODELE DU CONTRAT DE MARCHE

REPUBLIQUE DU BENIN

CONTRAT DE MARCHE N° 01/18/ENABEL/UFAI/EF du xxxx/2018

STRUCTURE : MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE

ET DE LA PÊCHE (MAEP)

APPUI INSTITUTIONNEL DU MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE (AIMAEPII)

ATTRIBUTAIRE : ……………………….

Date DDC : Date Ouverture offres : Date d’attribution : Date de notification : Délai d’exécution : FINANCEMENT : 100% Agence Belge de Développement (ENABEL)

IMPUTATION CODE BUDGETAIRE : ……………………

MONTANT DU MARCHE : (en lettre et en chiffre)

M

A

R

C

H

E

S

P

U

B

L

I

C

S

17

Le présent contrat « le Contrat » est conclu le …………, par et entre l’Unité Fonctionnelle d’Appui Institutionnel au Ministère, de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche « le Client » ayant son établissement principal à Cotonou, sise au MAEP, Tél : ………………. « le Consultant » ayant son établissement principal à Cotonou , Carré ……………………………… ATTENDU QUE le Client souhaite que le Consultant fournisse les services visés ci-après, et ATTENDU QUE le Consultant accepte de fournir lesdits services, PAR CES MOTIFS, LES PARTIES AU PRÉSENT CONTRAT sont convenues de ce qui suit :

1. Services (i) Le Consultant fournit les services spécifiés dans l’Annexe A « Termes de Référence et Étendue des Services » qui forme partie intégrante du présent Contrat (« les Services »).

(ii) Le Consultant fournit le personnel énuméré dans l’Annexe B

« Personnel du Consultant » pour la prestation des Services. (iii) Le Consultant soumet des rapports au Client sous la forme et dans

les délais spécifiés à l’Annexe C « Obligations du Consultant en matière d’Établissement de Rapports ».

2. Calendrier 3. Avenant

Le Consultant fournit les Services pendant la période commençant le ………. 2017 et s’achevant le …………ou durant toute autre période dont les parties pourraient ultérieurement convenir par écrit. Toute modification des termes du présent marché fera l’objet d’un avenant signé par les deux parties contractantes

4. Paiement A. Montant plafond Pour les Services fournis conformément à l’Annexe A, le Client paie

au Consultant un montant plafonné à ……… ……. francs CFA, hors taxes étant entendu que ce Montant plafond comprend la totalité des coûts et des bénéfices du Consultant ainsi que toute obligation fiscale dont il pourrait être redevable.

B. Calendrier des Paiements Le calendrier des paiements est le suivant 1 :

Le présent marché est liquidé au fur et à mesure de son avancement, sur

base des tranches de paiement suivantes :

• La Première tranche de 10% du marché sera payée après

approbation par le Comité de pilotage du produit PL1 « démarche

méthodologique, avec la planification des activités, les outils de

travail et de collecte» ;

• La Deuxième tranche de 40% du marché sera payée après

approbation par le Comité de pilotage des produits :

1 A modifier en fonction des obligations du Consultant, lesquelles sont décrites à l‘Annexe C.

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o PL2 : Un Répertoire signalétique des nouveaux textes

législatifs et réglementaires du secteur agricole

répertoriés pour la période 2011-2017 ;

o PL3 : Recueil des textes législatifs et réglementaires

existants encore d’actualité et d’application pour le

secteur agricole et à jour jusqu’en 2017, digitalisé, indexé

et mis sur le site web du MAEP.

• La Troisième et dernière tranche de 50% du marché sera payée

après dépôt et approbation des produits PL4 (Base de données

extraite du recueil et PL5 (Rapport de mission).

C. Conditions de Paiement Les paiements sont effectués en Francs CFA dans les 30 jours

suivant la date à laquelle le Consultant a présenté la demande de paiement, accompagnée de la facture en un exemplaire au Responsable désigné au paragraphe 4 sur le compte bancaire domicilié à………………………., intitulé …………, N°…………………….

5. Administration du

Projet A. Responsable. Le Client désigne comme Responsable Monsieur …………………..; Il

assure la coordination des activités relevant du Contrat, de l’acceptation et de l’approbation des rapports et autres produits au nom du Client, ainsi que de la réception et de l’approbation des factures devant donner lieu à un paiement.

B. Rapports Les rapports énumérés à l’Annexe C « Obligations du Consultant en

matière d’Établissement de Rapports » seront présentés au cours de la mission et serviront de base aux paiements à effectuer conformément au paragraphe 3.

6. Normes de

Performance Le Consultant s’engage à fournir les Services conformément aux normes professionnelles et déontologiques, de compétence et d’intégrité les plus exigeantes. Il remplacera rapidement tout personnel affecté à l’exécution du présent Contrat qui ne donnerait pas satisfaction au Client.

7. Devoir de Réserve Pendant la durée du présent Contrat et les deux années suivant son expiration, le Consultant ne divulguera aucune information exclusive ou confidentielle concernant les Services, le présent Contrat, les affaires ou les activités du Client sans avoir obtenu au préalable l’autorisation écrite de celui-ci.

8. Propriété des Documents et Produits

Tous les rapports, études ou autres produits, sous forme de graphiques, logiciels ou autres, que le Consultant préparera pour le compte du Client au titre du présent Contrat deviendront et demeureront la propriété du Client. Le Consultant pourra conserver un exemplaire desdits documents

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et logiciels 2.

9. Activités interdites au Consultant

Le Consultant convient que, pendant la durée du présent Contrat et après son expiration, ni lui-même ni toute entité qui lui est affiliée ne seront autorisés à fournir des biens, travaux, ou services (autres que les Services et toute prolongation desdits Services) pour tout projet qui résulterait desdits Services ou lui serait étroitement lié.

10. Assurance

11. Pénalités de retard

Le Consultant prend toute mesure appropriée pour s’assurer.

En cas de retard dont la justification n’aurait pas été acceptée par l’Administration lors de la remise des documents, le consultant sera passible par journée calendaire perdue sur les délais contractuels, d’une amende selon le cas de (1/2.000ème) du montant réel de son intervention, le plafond de l’amende ne devant pas dépasser cinq pour cent (5%) du montant du contrat, sous peine de résiliation de celui-ci. Cette amende court de plein droit du fait de la seule échéance d’un terme sans qu’il soit besoin de mise en demeure préalable ou de préavis.

12. Transfert Le Consultant ne cèdera ni ne sous-traitera le présent Contrat ou l’un quelconque de ses éléments sans l’approbation écrite préalable du Client.

13. Droit applicable et Langue du Contrat

Le Contrat est soumis au droit béninois et la langue du Contrat est le français.

14. Règlement des différends

15. Régime fiscal

Tout différend lié au présent Contrat que les parties ne pourraient régler à l’amiable sera soumis aux juridictions béninoises compétentes. Toutes les prestations sur financement de la coopération bénino-belge, objet du présent marché, sont exonérées de tous droits de douane, impôts et taxes et autres charges fiscales (y compris la TVA) conformément à l’article 8 de convention spécifique du programme.

Lu et accepté par : Signé par :

Le Consultant, AIMAEP,

Cotonou, le Cotonou, le

Le Responsable Délégué,

……………………….. …………………….

2 Les restrictions concernant l’utilisation ultérieure de ces documents et logiciels, le cas échéant, seront précisées à la fin de l’Article 7.

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LISTE DES ANNEXES

Annexe A : Termes de référence et étendue des services Annexe B : Personnel du Consultant Annexe C : Obligations du Consultant en matière d’établissement de rapports Annexe A— Termes de référence et étendue des services Note : Décrire de manière détaillée les Prestations à fournir ; les dates d’achèvement des différentes tâches ;

le lieu d’exécution des différentes tâches ; les tâches spécifiques qui doivent être approuvées par l’Autorité

contractante ; etc.

Annexe B— Personnel du Consultant Note : Porter sous:

B-1 Les titres [et noms, si possible], une description détaillée des taches et qualifications minimales du

Personnel appelé à travailler au Bénin et l’estimatif du nombre de mois de travail de chacun d’entre

eux

B-2 Les mêmes informations qu’en B-1 pour le Personnel appelé à travailler en dehors du Bénin.

Annexe C—Obligations du Consultant en matière d’établissement de rapports Note : Indiquer le format, la fréquence, le contenu, les dates de remise, les destinataires des rapports, etc.

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Annexe D : Modèle de demande de paiement

Demande de paiement n° <…>

À l’attention de <indiquer le nom du projet et de son responsable >

Nom et adresse du contractant : < >

Numéro de référence du contrat : <indiquer le numéro de la demande de cotation >

Numéro de la tranche de la demande de paiement : <tranche unique>

Date de notification : < >

Date de demande de paiement : <>

Madame/Monsieur,

J’ai l’honneur de vous demander le paiement de la tranche n° [préfinancement] ou [solde] au titre du contrat précité.

Le montant demandé est de : <indiquer le montant > FCFA

Je vous prie de trouver, en annexe, les pièces justificatives suivantes (au minimum celles mentionnées dans

le modèle de contrat. Pour que la demande de paiement soit acceptable, tous les documents demandés devront y être annexés.

Demande d’avance de démarrage accompagnée de la caution de garantie

PV de réception doit être ajouté

Copie du contrat

Copie du RIB mentionné dans le contrat

Le paiement doit être effectué sur le compte bancaire visé à l’article 8 du contrat.

Je certifie sur l’honneur que les informations contenues dans la présente demande de paiement sont complètes, sincères et exactes, que les coûts exposés peuvent être considérés comme éligibles conformément aux dispositions du contrat et que la présente demande de paiement est étayée par des pièces justificatives susceptibles de faire l’objet d’un contrôle.

Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’assurance de ma parfaite considération.

<signature>