décentralisation – règles d’affaires pour les … · web viewune ou plusieurs ententes...

Service des approvisionnements

Pas-à-pas ACCA / ACCEACCA : Demande d’achat ponctuelle avec assistance du SAPPACCE : Demande de livraison sur entente contractuelle (sans assistance)

Pas-à-pas pour les unités délocalisées

Par Hélène Deguire

Version 1.0.1 Septembre 2013

ContenuTYPES DE DEMANDES D’ACHAT........................................................................................................................................... 3

CYCLES D’ÉVÉNEMENTS...................................................................................................................................................... 4

SAISIE D’UNE DEMANDE D’ACHAT AVEC ASSISTANCE DU SAPP (ACCA)................................................................................5

MENU........................................................................................................................................................................................ 5ÉCRAN MULTI-OCCURRENCES...........................................................................................................................................................5ÉTAPE 1 : CRITÈRES DE CRÉATION DU DOCUMENT D’ACHAT...................................................................................................................7ÉTAPE 2 : ENTÊTE DU DOCUMENT D’ACHAT.......................................................................................................................................9ÉTAPE 3 : ONGLET « ITEMS ».......................................................................................................................................................12ÉTAPE 4: ONGLET « MODALITÉS »................................................................................................................................................14ÉTAPE 5 : ONGLET « AUTRES DÉTAILS »..........................................................................................................................................16ÉTAPE 6 : ONGLET « ADRESSE »...................................................................................................................................................18ÉTAPE 7 : BOUTON « IMPUTATION » À L’ENTÊTE : CONSULTER LE PAS-À-PAS «IMPUTATION DES DOCUMENTS D’ACHAT»..............................19ÉTAPE 8 : ONGLET « VENTILATION »..............................................................................................................................................20AVANCEMENT DE LA TRANSACTION DANS LE CYCLE ET IMPACT BUDGÉTAIRE............................................................................................21APPROBATION REQUÉRANT (À PARTIR DU DOCUMENT D’ACHAT)..........................................................................................................23

SAISIE D’UNE DEMANDE DE LIVRAISON (ACCE).................................................................................................................. 24

MENU...................................................................................................................................................................................... 24ÉCRAN MULTI-OCCURRENCES.........................................................................................................................................................24ÉTAPE 1 : CRITÈRES DE CRÉATION DU DOCUMENT D’ACHAT.................................................................................................................25CONSULTATION DE L’ENTENTE CONTRACTUELLE.................................................................................................................................26SAISIE DES INFORMATIONS DANS LE DOCUMENT ACCE......................................................................................................................29(DL DEMANDE DE LIVRAISON).......................................................................................................................................................29ÉTAPE 2 : ENTÊTE DU DOCUMENT D’ACHAT (ACCE)..........................................................................................................................30ÉTAPE 3 : ONGLET « ITEMS ».......................................................................................................................................................32ÉTAPE 4: ONGLET « MODALITÉS »................................................................................................................................................34ÉTAPE 5 : ONGLET « AUTRES DÉTAILS »..........................................................................................................................................36ÉTAPE 6 : ONGLET « ADRESSE »...................................................................................................................................................37ÉTAPE 7 : BOUTON « IMPUTATION » À L’ENTÊTE : CONSULTER LE PAS-À-PAS «IMPUTATION DES DOCUMENTS D’ACHAT»..............................38ÉTAPE 8 : ONGLET « VENTILATION »..............................................................................................................................................38AVANCEMENT DE LA TRANSACTION DANS LE CYCLE ET IMPACT BUDGÉTAIRE............................................................................................39

OUTILS/INTERVENTIONS SPÉCIFIQUES.............................................................................................................................. 42

CHANGEMENT DE COMPTE............................................................................................................................................................42UTILISATION DE LA « COPIE ».......................................................................................................................................................43FOURNISSEUR INEXISTANT DANS SIGA3 (NOUVEAU FOURNISSEUR).......................................................................................................44EFFECTUER UN AVENANT : CONSULTER LE PAS-À-PAS «AVENANT DES DOCUMENTS D’ACHAT»...................................................................45ANNEXE 1 LISTE DES CATÉGORIES D’ACHATS AVEC LES APPROBATIONS INTERMÉDIAIRES.....................................................................46ANNEXE 2 INFORMATIONS SUR LA FICHE FOURNISSEUR................................................................................................................50ANNEXE 3 TERMES DE COMMERCE..........................................................................................................................................52ANNEXE 4 DN (DÉDOUANEMENT NUMBER) OU CLEARANCE NUMBER...........................................................................................53ANNEXE 5 COMMANDE D’ANIMAUX VIVANTS............................................................................................................................55ANNEXE 6 RESPONSABLE, REQUÉRANT ET APPROBATEUR.............................................................................................................56

Types de demandes d’achat

Cette section présente les types de commandes qui peuvent être saisis dans le cadre du projet de délocalisation à l’UQAM.

Type de demande d’achat

Description

ACCA : Commande achat

Demande d’achat ponctuelle avec assistance du SAPP.Il s’agit d’une demande d’achat ponctuelle pour laquelle vous n’avez pas d’entente (contrat) négociée avec le fournisseur.

Ce type de demande doit être utilisé pour les achats ponctuels de plus de 1000$; (ou <1000$ mais avec assistance du SAPP)

Ce type de demande doit être utilisé lorsque la fiche fournisseur n’existe pas dans SIGA3 (le SAPP va créer la fiche fournisseur).

ACCE : Commande entente

Demande de livraison sur entente contractuelle (sans assistance).Il s’agit d’une demande d’achat pour laquelle une entente (contrat) est négociée avec le fournisseur.

Puisqu’une entente a initialement été négociée par le SAPP, il n’y a pas d’assistance du SAPP pour ce type d’achat;

ACSA : Doc. d’achat sans assistance

Demande d’achat ponctuelle < 1000$ sans assistance.Il s’agit d’une demande d’achat ponctuelle pour laquelle vous n’avez pas d’entente (contrat) négociée avec le fournisseur.

Ce type de demande peut être utilisé pour les achats ponctuels de moins de 1000$ (taxes incluses);

ACAE : Commande directe (avec ass.)

Demande de livraison sur entente contractuelle avec assistance du BCRESS.Il s’agit d’une demande d’achat pour laquelle une entente (contrat) est négociée avec le fournisseur.

Le type ACEC sera dérivé des ententes contractuelles de type « avec assistance ». Les demandes d’achat des départements de la Faculté des sciences sur les ententes à la charge du BCRESS par exemple seront des ACEC.

Délocalisation – UQAM de 56

Cycles d’événementsChaque transaction d’approvisionnement suit un cycle d’événements bien défini. Ce cycle dépend du type de demande d’achat.

Type de demande d’achat

Cycle d’événements

ACCA 1. Initial2. Complété (pré engagement)3. Approbation requérant4. Approbation intermédiaire (Pas toujours, dépend de la catégorie d’achat)5. Confirmation achat (SAPP)6. Vérification financière (Finance)8. Officiel (engagement) -- Envoi de la commande au fournisseur

ACCE 1. Initial2. Complété (pré engagement)3. Approbation requérant4. Approbation intermédiaire (Pas toujours, dépend de la catégorie d’achat)5. Officiel (engagement) -- Envoi de commande au fournisseur

ACSA 1. Initial

2. Complété (pré engagement)3. Approbation requérant4. Approbation intermédiaire (Pas toujours, dépend de la catégorie d’achat)5. Officiel (engagement) -- Envoi de commande au fournisseur

ACAE 1. Initial2. Complété (pré engagement)3. Approbation requérant4. Approbation intermédiaire (Pas toujours, dépend de la catégorie d’achat)5. Confirmation achat (BCRESS)8. Officiel (engagement) -- Envoi de commande au fournisseur


Saisie d’une demande d’achat avec assistance du SAPP (ACCA)

Menu

Écran multi-occurrences Pour initier une nouvelle demande d’achat il faut appuyer sur « Nouveau ».

Champ /Bouton Usage/Description

Permet d’accéder à l’écran de création d’un nouveau document d’achat.

Permet d’ouvrir un document pour en faire la consultation.

Permet d’utiliser d’autres critères de recherche pour la consultation des documents d’achat.

Si vous souhaitez consulter les documents d’achat imputés sur une UBR en particulier il faut :

1. Se mettre en critère de recherche ( ); 2. Appuyer sur ; 3. Inscrire le même numéro d’UBR dans « UBR De, UBR À »; 4. Exécuter la recherche ( )5. Vous ne voyez que les UBR dont vous avez accès

comme responsable, requérant, équivalent

Permet d’effectuer une copie de document d’achat.

Permet de consulter les items conservés en historique.NB : Les items doivent être cochés lors de la création du DA. Ils apparaissent à l’initiateur seulement. Une mise à jour des informations a lieu lorsque le bon de commande devient


Officiel.


Étape 1 : Critères de création du document d’achat

Il faut inscrire le requérant et l’entité externe de la demande d’achat dans la section « Critère de création », puis appuyer sur .

Il faut ensuite appuyer sur du côté gauche de l’écran, pour initier un document de type ACCA.

Champ /Bouton Description / Guide d’usage

Requérant (Obligatoire) Sélectionner le requérant, c’est-à-dire l’intervenant qui est imputable de la dépense.Appuyer sur les pour accéder à la liste de valeurs des requérants.La liste de valeurs présente tous les intervenants « requérant » du système et permet de rechercher un requérant par son nom (0%Boulet%) ou son matricule (0%566943%).

Une fois le critère inscrit après 0%, appuyer sur le bouton (au bas de l’écran, à gauche) pour exécuter la

recherche.NB : Si vous connaissez le code d’intervenant, vous pouvez l’inscrire directement, sans faire la recherche dans la table.

Entité externe Sélectionner le fournisseur du document d’achat que vous vous apprêtez à saisir.Appuyer sur les pour accéder à la liste de valeurs des fournisseurs.La liste de valeurs présente tous les fournisseurs du système.


Dans le champ « Recherche » il est possible de rechercher un fournisseur par son nom légal ou son nom usuel.Dans « Nom d’adresse » il est possible de retrouver un fournisseur par sa raison sociale (nom commercial).* Rechercher par l’un OU l’autre.

Appuyer sur (au bas de l’écran, à gauche), pour exécuter la recherche.Appuyer sur lorsque vous êtes positionné sur le fournisseur désiré.

NB : Si vous connaissez le numéro du fournisseur, vous pouvez l’écrire à l’écran précédent.

Catégorie d’achat Critère de recherche permettant d’afficher la liste des fournisseurs identifiés dans une catégorie d’achat.

Type de fournisseur Critère de recherche permettant d’afficher la liste des fournisseurs identifiés dans un type de fournisseur.


Étape 2 : Entête du document d’achat

Il faut saisir les informations en entête, puis enregistrer pour générer un numéro de transaction SIGA3.

Les champs en jaunes sont obligatoires.



Type document Le type ACCA provient du fait que vous avez appuyé sur à gauche dans l’écran précédent.

Soumission Identifier le numéro de soumission s’il y a lieu.

Réf. interne Permet d’identifier un numéro de référence pour usage interne.

Période comptable En délocalisé, la période comptable est toujours la période courante.

Date d’achat Est par défaut, la date du jour, mais elle modifiable.

Date req. La date requise est la date de livraison convenue avec le fournisseur lorsque le bon de commande est Officiel.

Entité externe Le fournisseur identifié dans l’écran précédent est reporté ici.Utilisez pour modifier le fournisseur.Utilisez pour consulter la fiche fournisseur

Catégorie d’achat Valider la catégorie d’achat, la modifier au besoin.Le compte sera dérivé de la catégorie d’achat.

Requérant Le requérant identifié dans l’écran précédent est reporté ici.

Demandeur Identifier l’intervenant qui fait la demande du bien/service de ce document d’achat.

Description Inscrire une courte description pour identifier la nature du document d’achat.

NB : Cette description ne s’imprime pas sur le bon de commande. Ce champ sert à retracer un document d’achat.

Pièce jointeJoindre une ou plusieurs pièce(s) justificative(s) s’il y a lieu (ex : soumission, demande de prix, devis).Il faut donner une description au fichier à joindre, puis appuyer à nouveau sur :


NoteIl est possible d’identifier une note, un commentaire .-Sélectionner un type de note;-Inscrire une note.

*Attention une fois enregistré, une note ne s’efface pas, ne se corrige pas.

Après la saisie de l’entête, il faut effectuer un enregistrement. Cela aura pour effet de générer un numéro de document.


Étape 3 : Onglet « Items »

Il faut saisir les informations dans l’onglet « Items », puis enregistrer.


Description Saisir la description de l’item (maximum 60 caractères).Il est possible d’utiliser la liste des items conservés en historique dans les « habitudes d’achat » en ouvrant la liste de valeurs disponible dans ce champ à partir du « … ».

Les « habitudes d’achat » présentent les items que l’usager a conservé en historique lors des documents d’achat précédemment saisis chez ce même fournisseur.

Note : La liste de valeur ne sera pas disponible si vous n’avez pas coché la case « Histo » sur les lignes d’items des documents d’achat précédents faits chez ce fournisseur.La liste de valeur des « Habitudes d’achat » se peuple uniquement lorsque le document d’achat tombe à l’état « Officiel »

Saisir la description longue de l’item s’il y a lieu.*Il est recommandé de laisser une ligne blanche (faire un « Enter » en début de la description longue) pour une meilleure mise en page.Appuyer sur pour refermer la fenêtre.


Le cadrage du bouton devient de couleur verte lorsqu’une description longue a été saisie.Note : Ne jamais faire sauvegarde avant la sortie de cette étape.

Prix Inscrire le prix unitaire (avant taxes) de l’item.Quantité Indiquer la quantité souhaitée pour cet item.

Cocher cette case en tout temps si vous souhaitez retenir un historique des items commandés chez ce fournisseur. Cet historique se nomme « habitudes d’achat» et sera utilisable lors des prochaines créations de commande de type ACCA et ACSA chez ce fournisseur.

Catégorie d’achat La catégorie d’achat au niveau de l’item définie une spécificité propre à cet item par rapport à l’ensemble du document d’achat.

Numéro de catalogue Saisir le numéro de catalogue de l’item.Format Identifier le format de l’item en sélectionnant les à la

droite de la case et taper l’unité de mesure recherchée.

Après la saisie des informations, il est suggéré d’effectuer un enregistrement.


Étape 4: Onglet « Modalités »

S’il y a lieu, il est possible d’identifier qu’une demande d’achat est urgente ou de préciser une date de livraison:Dans le champ « Instruction d’achat », il faut ouvrir la liste de valeur et sélectionner l’instruction « Urgent » ou inscrire directement le code « 006 » dans le champ (ou une autre information dans la liste des valeurs).

Par la suite, indiquez les motifs de l’urgence dans l’instruction , pour indiquer la raison à l’acheteur. La case de gauche se cochera.

Le champ «Mode de transmission» est sélectionné par défaut de la fiche fournisseur. Tout changement au mode de transmission demande une validation à la fiche fournisseur :

vérifier s’il y a un numéro de télécopieur ou une adresse courriel sur la ligne d’adresse sélectionnée à l’Onglet Adresse de l’ACCA. Le champ «Adresse d’achat» doit contenir cette adresse.



NIBS Information du SAPP.

Acheteur À la saisie initiale, l’acheteur identifié est UQAMLors du passage du document de type ACCA au SAPP, le véritable acheteur du SAPP est identifié ici.

Appel d’offres Si un appel d’offres a été effectué par le SAPP pour cette demande d’achat, un numéro sera identifié dans ce champ

Instruction d’achat Permet d’identifier une instruction concernant le délai de livraison. Cette information sera imprimée sur le bon de commande.

Instruction ( ) Permet d’identifier la raison de l’instruction d’achat identifiée. Cette information est interne (n’est pas imprimée sur le bon de commande)

Mode de transmission Il s’agit du mode de transmission du bon de commande au fournisseur. En mode « T » ou « C », le bon de commande est transmis automatiquement au fournisseur à l’officialisation du document.Ce mode provient de la fiche fournisseur, ce dernier nous a confirmé le mode qu’il demande de recevoir les documents d’affaires.

Mode de transport Un choix par défaut qui provient de la fiche fournisseur. Il est modifiable voir liste de valeur

Technique de réception

Mode de réception standardisé à l’UQAM

Carte d’achat Pas utilisé en délocaliséMode de paiement Paramètre négocié venant de la fiche fournisseurEntente de paiement Paramètre négocié venant de la fiche fournisseur

Après la saisie des informations, il faut effectuer un enregistrement.


Étape 5 : Onglet « Autres détails »

S’il y a lieu, un intervenant autre que le requérant ou le demandeur, mais désirant recevoir un avis par courriel lui indiquant qu’une commande vient d’être officialisée, peut être identifié dans le champ « L’averti ».

3 champs pour un usage spécifique : Date de réémission, Date de début et date de fino Pour une commande de logiciel ou sa maintenance, aux conditions suivantes :

Licence annuelle ou maintenance annuelle Un seul paiement au début de la période de la licence. Pas de modification au bon de commande au cours de la période définie par la

«Date de début» et «Date de fin». La «Date de réémission» est un champ « Aide-mémoire » pour le requérant pour faire ses

démarches de renouvellement avant l’expiration.


Catégorie Ce champ est réservé au SAPP et indique, le nombre de jours requis normalement pour commander ce genre de produit

Terme de commerce Ce champ est réservé au SAPP. Il indique le niveau de transfert de responsabilité du bien entre l’UQAM et le fournisseur

Destination Par défaut, toujours UQAMLocal À l’usage du SAPPRéémission Date «Aide-mémoire pour le requérant » pour un

renouvellementDate de début Date de début d’une inscription ou d’un renouvellement

( qui doit être d’un an maximum).Date de fin Date de fin d’une inscription ou d’un renouvellement.L’averti L’intervenant identifié dans ce champ recevra

automatiquement un avis à l’officialisation de la commande.Nom usuel Nom en majuscule, sans ponctuation ni accent, provient du

nom légal et de la raison sociale de l’entité externeDétail d’expédition Ce champ est réservé pour le SAPP pour l’ACCA.


Étape 6 : Onglet « Adresse »

Il faut valider et/ou saisir les informations de réception, achat et facturation dans l’onglet « Adresse », puis enregistrer.


Adresse d’achat Attention il faut valider cette adresse car il peut y avoir plus d’une adresse d’achat active pour une entité externe.*SI l’adresse d’achat souhaité n’existe pas, il faut communiquer avec le SAPP.

Adresse de réception Si le quai de réception de la marchandise doit être différent de l’adresse présentée par défaut, il est possible de modifier l’adresse (utiliser la liste de valeurs pour sélectionner une adresse).

Saisir le destinataire final ainsi que le local de livraison et le poste téléphonique dans ce champ (situé sous l’adresse de réception).

Adresse de facturation

L’adresse de facturation des bons de commande est par défaut au CAP.Modifier pour identifier une adresse de facturation différente (dans votre département/service).



Étape 7 : Bouton « Imputation » à l’entête : Consulter le Pas-à-pas «Imputation des documents d’achat»

Répondre « Oui » à la question suivante.


Étape 8 : Onglet « Ventilation »

Une fois l’imputation générée, il est fortement suggéré d’aller consulter le résultat dans l’onglet « Ventilation » :

- L’UBR (100173) provient de l’information identifiée à l’imputation et de la répartition inscrite (pourcentage) ;

- Le compte (54011) provient de la catégorie d’achat identifiée en entête du document d’achat. Voir en Annexe la liste des catégories d’achat et les informations pour la sélection.


Avancement de la transaction dans le cycle et impact budgétaire

Une fois toutes les informations saisies et enregistrées, le document d’achat est à l’état « Initial ».

Le bouton permet de faire avancer la transaction pour la transmettre au prochain intervenant qui doit traiter la transaction.

Action --- « Complété » : - Si l’usager qui fait l’action n’est pas le requérant du document, cela envoie le document dans le tableau de bord du requérant pour approbation

- (prochain état : Approbation requérant) ;- Si l’usager qui fait l’action est le requérant du document, le document s’approuve

automatiquement et passe à l’étape suivante :

- Cela envoie normalement le document dans le tableau de bord du SAPP pour traitement (prochain état : Confirmation d’achat) ;

-Cela peut envoyer le document dans le tableau de bord d’un approbateur intermédiaire avant de le transmettre au SAPP, selon la catégorie d’achat identifiée au document d’achat (prochain état : Approbation intermédiaire).

Une fois que le document d’achat est à l’état « Complété », la dépense nette est pré-engagée


Action--- « Annulé » : Cela annule le document (le rend inactif).

Note : Le document reste dans votre tableau Multi occurrences document d’achat à l’état «Annulé».

Tout document annulé doit être annoté dans le bouton note à l’entête du document. Inscrire aussi le mot «ANNULÉ» au début de la description du document (champ de l’entête).


Approbation requérant (à partir du document d’achat)

Si l’usager qui saisit un document est l’équivalent du requérant identifié dans le document, il pourra approuver la transaction directement à partir du document (par le bouton

) :

Action--- « Approbation requérant » : - Cela envoie normalement le document dans le tableau de bord du SAPP (prochain état : Confirmation d’achat) ;- Cela peut envoyer le document dans le tableau d’un approbateur intermédiaire avant de le transmettre au SAPP, selon la catégorie d’achat identifiée au document d’achat (prochain état : Approbation intermédiaire).


Saisie d’une demande de livraison (ACCE)

Menu

Pour accéder à l’écran multi occurrences des documents d’achat il faut double cliquer sur « Document d’achat ».

Écran multi-occurrences

Pour initier une nouvelle demande de livraison, il faut appuyer sur « Nouveau ».


Étape 1 : Critères de création du document d’achat

Il faut inscrire le requérant et l’entité externe de la demande d’achat dans la section « Critère de création », puis appuyer sur .

Une ou plusieurs ententes contractuelles devraient apparaitre dans la zone du centre (le système présente la/les entente(s) du fournisseur identifiée(s) disponible(s) pour le requérant identifié). Il est possible de consulter le détail de l’entente en appuyant sur la loupe (voir section suivante pour plus de détail sur la consultation de l’entente).

Il faut ensuite appuyer sur du côté droit de l’écran, pour initier une demande de livraison sur l’entente choisie (document de type ACCE).

La colonne à l’extrême droite donne la catégorie d’achat sous laquelle l’entente est faite.


Consultation de l’entente contractuelle

À partir de l’écran « Critères de création du document d’achat », il est possible de consulter le détail de l’entente contractuelle en appuyant sur la loupe à la droite de l’entente contractuelle.

Dans la première page de l’entente, il est possible de consulter entre-autre les modalités d’achat et les articles négociés avec prix (si un catalogue d’item a été chargé).

Défini à l’entente, également, l’adresse de facturation où les factures seront expédiées


À l’onglet «Articles négociés» si la case «Entente avec article» est cochée et que des prix sont chargés. Les articles ont minimalement les informations suivantes: Description courte et longue du produit, le prix, le numéro de catalogue et le format sont indiqués.

En appuyant sur le bouton (le contour vert indique la présence de clauses), il est possible d’accéder au texte de l’entente

Le mode de transmission «Doc.achat» indique le mode d’envoi des ACCE ou demande de livraison de cette entente.

En déplaçant le curseur au bas de l’écran, vers la droite, on peut vérifer l’adresse de facturation demandée.

En appuyant sur le bouton , il est possible d’accéder aux tranches de l’entente :- On peut y consulter l’avancement de consommation des tranches « Montant consommé »;- On peut y consulter la liste des demandes de livraison qui ont consommés les tranches.


Saisie des informations dans le document ACCE (DL Demande de livraison)


Étape 2 : Entête du document d’achat (ACCE)

Il faut saisir les informations en entête, puis enregistrer pour générer un numéro de transaction SIGA3.

Les champs en jaunes sont obligatoires.


Type document Le type ACCE provient du fait que vous avez appuyé sur à droite dans l’écran précédent.

Soumission Identifier le numéro de soumission, s’il y a lieu.

Réf. interne Permet d’identifier un numéro de référence pour usage interne.

Période comptable En délocalisé, la période comptable est toujours la période courante

Date d’achat Est par défaut, la date du jour, mais elle modifiable

Date req. Identifier la date prévue par le fournisseur.

Entité externe Le fournisseur identifié dans l’écran précédent est reporté ici.Utilisez pour modifier le fournisseur.Utilisez pour consulter la fiche fournisseur

Catégorie d’achat La catégorie d’achat est par défaut celle de l’entente contractuelle. Valider la catégorie d’achat, en fonction des items à commander, la modifier au besoin.Le compte sera dérivé de la catégorie d’achat.

Requérant Le requérant identifié dans l’écran précédent est reporté ici.

Demandeur Identifier l’intervenant qui fait la demande du bien/service de ce document d’achat.

Description Inscrire une courte description pour identifier la nature du document d’achat.

Pièce jointeJoindre une ou plusieurs pièce(s) justificative(s) s’il y a lieu (ex : soumission, demande de prix, devis, s’il y a lieu).


Il faut donner une description au fichier à joindre, puis appuyer à nouveau sur :

NoteIl est possible d’identifier une note, un commentaire .-Sélectionner un type de note;-Inscrire une note.

*Attention une fois enregistré, une note ne s’efface pas, ne se corrige pas.

Après la saisie de l’entête, il faut effectuer un enregistrement. Cela aura pour effet de générer un numéro de document.

Étape 3 : Onglet « Items »


Il faut saisir les informations dans l’onglet « Items », puis enregistrer.

Champ /Bouton

Usage/Description

Description Saisir la description de l’item (maximum 60 caractères).Il est possible d’utiliser la liste des items conservés à l’entente contractuelle,

si les items sont chargés dans l’entente au moment de sa création

OU L’entente permet l’ajout d’item durant la période de l’entente

c’est-à-dire que chaque item enregistré dans un ACCE se cumule dans la liste des items de l’entente (si l’entente est créée avec l’option de« Mise à jour automatique».)

En ouvrant la liste de valeurs disponible dans ce champ à partir du « … ».

Saisir la description longue de l’item s’il y a lieu. (S’il s’agit d’un item inscrit à l’entente, la description longue sera amenée automatiquement, ainsi que les autres informations indiquées (ex : format).)*Il est recommandé de laisser une ligne blanche (faire un « enter » en début de la description longue) pour une meilleure mise en page.Appuyer sur pour refermer la fenêtre.


Le cadrage du bouton devient de couleur verte lorsqu’une description longue a été saisie.Note : Ne jamais faire sauvegarde avant la sortie de cette étape

Prix Inscrire le prix unitaire (avant taxes) de l’item.Quantité Indiquer la quantité souhaitée pour cet item.Catégorie d’achat

La catégorie d’achat au niveau de l’item définie une spécificité propre à cet item par rapport à l’ensemble du document d’achat.

Numéro de catalogue ACCE : à saisir si aucun article dans les

à la droite de la caseSi non, la donnée vient avec la description de l’article

Format ACCE : si l’entente en référence a des articles enregistrés dans l’Onglet «Articles négociés» avec un format. À l’appel de la description, le format se charge. Si non, le format doit être inscrit à l’article.ACCE : Ne pas cocher, ne se cumule pas en historique comme pour les types ACCA et ACSA, mais dans les articles négociés, si l’option «Mise à jour d’article » est cochée.

Après la saisie des informations, il est suggéré d’effectuer un enregistrement.


Étape 4: Onglet « Modalités »

S’il y a lieu, il est possible d’identifier qu’une demande d’achat est urgente ou de préciser une date de livraison:Dans le champ « Instruction d’achat », il faut ouvrir la liste de valeur et sélectionner l’instruction « Urgent » ou inscrire directement le code « 006 » dans le champ (ou une autre information dans la liste des valeurs).

Par la suite, indiquez les motifs de l’urgence dans l’instruction , pour indiquer la raison à l’acheteur. La case de gauche se cochera.

Le contenu des champs encerclés proviennent de l’entente contractuelle dont le présent document réfère. Le contenu a été négocié à l’entente.

Tout changement au mode de transmission demande une validation à la fiche fournisseur : vérifier s’il y a un numéro de télécopieur ou une adresse courriel sur la ligne d’adresse sélectionnée à l’Onglet Adresse de l’ACCE. Le champ «Adresse d’achat» doit contenir cette adresse.


Après la

saisie des informations, il faut effectuer un enregistrement.



NIBS Information du SAPP.

Acheteur En délocalisé, l’acheteur par défaut est identifié UQAM

Appel d’offres Information du SAPP

Instruction d’achat Permet d’identifier une instruction concernant le délai de livraison. Cette information sera imprimée sur le bon de commande.

Instruction ( ) Permet d’identifier la raison de l’instruction d’achat identifiée. Cette information est interne (n’est pas imprimée sur le bon de commande)

Mode de transmission Il s’agit du mode de transmission du bon de commande au fournisseur. En mode « T » ou « C », le bon de commande est transmis automatiquement au fournisseur à l’officialisation du document.Ce mode provient de l’entente contractuelle, convenu par négociation lors de l’entente mais est modifiable.

Mode de transport Un choix par défaut qui provient de la fiche fournisseur. Il est modifiable voir liste de valeur

Technique de réception

Mode de réception standardisé à l’UQAM

Carte d’achat Pas utilisé en délocaliséMode de paiement Paramètre négocié venant de la fiche fournisseurEntente de paiement Paramètre négocié venant de la fiche fournisseur

Étape 5 : Onglet « Autres détails »

S’il y a lieu, un intervenant autre que le requérant ou le demandeur, mais désirant recevoir un avis par courriel lui indiquant qu’une commande vient d’être officialisée, peut être identifié dans le champ « L’averti ».


Catégorie Ce champ est réservé au SAPPTerme de commerce Le terme provient de l’entente contractuelle. Ce terme

indique le niveau de transfert de responsabilité du bien entre l’UQAM et le fournisseur et le mode de livraison

Destination Provient de l’entente contractuelleLocal À l’usage du SAPPRéémission Ce champ n’est pas utilisé en ACCEDate de début Ce champ n’est pas utilisé en ACCEDate de fin Ce champ n’est pas utilisé en ACCEL’averti L’intervenant identifié dans ce champ recevra

automatiquement un avis à l’officialisation de la commande.Nom usuel Nom en majuscule, sans ponctuation, regroupe le nom légal

et la ou les la raison(s) sociale(s) de l’entité externeDétail d’expédition Ce champ est réservé pour le SAPP


Étape 6 : Onglet « Adresse »

Il faut valider et/ou saisir les informations de réception, achat et facturation dans l’onglet « Adresse », puis enregistrer.


Adresse d’achat Attention il faut valider cette adresse car il peut y avoir plus d’une adresse d’achat active pour une entité externe.*Si l’adresse d’achat souhaitée n’existe pas, il faut communiquer avec le SAPP.

Tout changement à la ligne d’adresse a un lien direct avec le champ «Mode de transmission» dans l’Onglet «Modalités».

Adresse de réception Cette adresse est convenue par entente contractuelle. Si le quai de réception de la marchandise doit être différent de l’adresse convenue à l’entente, il est possible de modifier

l’adresse (utiliser la liste de valeurs à la droite du champ code pour sélectionner une adresse).

Saisir le destinataire final ainsi que le local de livraison et le poste téléphonique dans ce champ (situé sous l’adresse de réception).

Adresse de facturation

L’adresse de facturation provient de l’entente contractuelle. Modifier pour identifier une adresse de facturation différente (dans votre département/service), utilisé la liste de valeurs à la droite du champ code pour sélectionner une adresse.



Étape 7 : Bouton « Imputation » à l’entête : Consulter le Pas-à-pas «Imputation des documents d’achat»

Étape 8 : Onglet « Ventilation »

Une fois l’imputation générée, il est fortement suggéré d’aller consulter le résultat dans l’onglet « Ventilation » :

- L’UBR (100173) provient de l’information identifiée à l’imputation et de la répartition inscrite (pourcentage) ;

- Le compte (54011) provient de la catégorie d’achat identifiée en entête du document d’achat. Voir en Annexe la liste des catégories d’achat et les informations pour la sélection.


Avancement de la transaction dans le cycle et impact budgétaire Une fois toutes les informations saisies et enregistrées, le document d’achat est à l’état

« Initial ».

Le bouton permet de faire avancer la transaction pour la transmettre au prochain intervenant qui doit traiter la transaction.

Action --- « Complété » :

- Si l’usager qui fait l’action n’est pas le requérant du document, cela envoie le document dans le tableau de bord du requérant (prochain état : Approbation requérant) ;- Si l’usager qui fait l’action est le requérant du document, le document s’approuve automatiquement et passe à l’étape suivante :

-Cela officialise normalement la commande et il y a envoi automatique du bon de commande au fournisseur lorsque le mode de transmission du document est « T » ou « C »;

Cela peut envoyer le document dans le tableau de bord d’un approbateur intermédiaire avant de le transmettre au fournisseur, selon la catégorie d’achat identifiée au document d’achat (prochain état : Approbation intermédiaire).

Une fois que le document d’achat est à l’état « Complété », la dépense nette est pré-engagée.


Action--- « Annulé » : Cela annule le document (le rend inactif).

Note : Le document reste dans votre tableau Multi occurrences document d’achat à l’état «Annulé».

Tout document annulé doit être annoté dans le bouton note à l’entête du document. Inscrire aussi le mot «ANNULÉ» au début de la description du document (champ de l’entête).


Approbation requérant (à partir du document d’achat)

Si l’usager qui saisit un document est l’équivalent du requérant identifié, il pourra approuver la transaction directement à partir du document (par le bouton ) :

Action--- « Approbation requérant » : - Cela officialise normalement la commande et il y a envoi automatique du bon de commande au fournisseur lorsque le mode de transmission du document est « T » ou « C » ;- Cela peut envoyer le document dans le tableau d’un approbateur intermédiaire avant de le transmettre au fournisseur, selon la catégorie d’achat identifiée au document d’achat (prochain état : Approbation intermédiaire).

Action--- « Retour initial » : - Cela remet le document à l’état initial pour permettre d’effectuer des modifications.


Outils/interventions spécifiques

Cette section présente les spécificités qui peuvent se présenter à la création ou suite à la création d’un document d’achat.

Changement de compte

Après avoir générer l’imputation, si vous constatez que le compte identifié dans l’onglet ventilation n’est pas le bon c’est parce que la catégorie d’achat identifié au document n’est pas la bonne.

Il faut modifier la catégorie d’achat ;*Il est important de sélectionner la catégorie d’achat selon … Voir l’annexe 1

Enregistrer ; Générer à nouveau l’imputation (utiliser ) ; Répondre « Oui » aux questions suivantes ;


Utilisation de la « Copie »

Il faut positionner son curseur sur le document à copier et appuyer sur le bouton : - La copie d’un ACCA donnera un ACCA ;- La copie d’un ACCE donnera un ACCE.

Il faut ensuite enregistrer afin de générer un nouveau numéro de document et :- Revalider toutes les informations et les ajuster au besoin (le champ ATT de l’onglet

« Adresse » est toujours vidé lors d’une copie, il est donc important de réinscrire l’information de livraison) ;

- Valider l’imputation, puis générer ;- Faire avancer la transaction, bouton .


Fournisseur inexistant dans SIGA3 (nouveau fournisseur)

Lorsque vous faites affaires avec un nouveau fournisseur, il faut initier le document d’achat sur le fournisseur canadien, américain ou euro.

Inscrire le mot fournisseur puis appuyer sur « Rechercher»;

Pour la saisie des informations, rapportez-vous à la section sur la saisie d’une demande d’achat avec assistance du SAPP (ACCA).

Pour communiquer les coordonnées du nouveau fournisseur au SAPP : il faut inscrire dans une note (bouton ) les coordonnées du fournisseur.

Sélectionner le type «Nouveau fournisseur».

Si vous avez un document comportant les informations du fournisseur (soumission par exemple), vous pouvez insérer ce document en pièce jointe (bouton ) et indiquer dans une note de se référer au fichier joint.

NB : Pour faire ajouter ou modifier une ligne d’adresse sur une fiche fournisseur, procédez de la même façon.


Effectuer un avenant : Consulter le pas-à-pas «Avenant des documents d’achat»


Annexe 1 Liste des catégories d’achats avec les approbations intermédiaires

A) Caractéristiques d’une catégorie d’achat :

– Déterminée en fonction de la nature du produit ou service– Reliée à un compte– 1 compte par catégorie– Plusieurs catégories par compte– Plusieurs catégories par fournisseur (une principale)– Codification du 1er caractère:

• 1 = Bien• 2 = Entretien• 3 = Formation• 4 = Service

B) Catégorie d’achat nécessitant une approbation intermédiaire

Les catégories d’achat nécessitant une approbation intermédiaire sont identifiées par un A dans la liste ci-jointe. Dans SIGA, il n’y a pas d’indication à ce sujet.

Lorsque que vous sélectionnez une catégorie d’achat nécessitant une approbation intermédiaire, le cycle du document d’achat fera parvenir le document à l’approbateur sans que vous ayez une action particulière à faire.

Il est important de bien sélectionner la catégorie pour ne pas retarder le traitement de votre demande. Une ACCA vous sera retournée par le Service des approvisionnements pour modifier la catégorie si elle nécessite une approbation.

C) Comment chercher une catégorie d’achat

– Par un mot dans la description– Par le compte

Quel que soit le mode de recherche, vérifiez toujours tous les résultats affichés pour vous assurer de choisir la bonne catégorie.

D) Approbation intermédiaire multiple

La catégorie d’achat inscrite à l’entête représente la majorité des produits achetés (valeur monétaire totale d’un item par rapport à la commande). Si un item requiert une approbation intermédiaire, inscrivez la catégorie requise sur la ligne d’item, si la catégorie de l’entête est différente.


Liste des catégories d’achat

A = Approbation intermédiaire requise

Code Description COMPTE

1000 Fourniture, Mobilier, Équipement <1000$ pièce .540111001 BCRESS:Fourniture, Équipement, Mobilier<1000$/pièce .540111010 Impressions, photocopies et polycopies .540151020 Animaux morts: poissons, insectes et microorganismes .54011

A 1030 Animaux vivants: poissons, oeufs, oiseaux, mammifères .54013A 1031 BCRESS:Animaux vivants:poissons, oeufs, oiseaux, mammifères .54013

1040 Produits chimiques, biologiques, organiques .540111041 BCRESS: Produits chimiques, biologiques, organiques .54011

A 1050 Matières dangereuses comportant des risques spécifiques .54012A 1051 BCRESS: Matières dangereuses comportant des risques spécif. .54012

1100 Équipement spécialisé dédié à l'enseignement (5-15 ans) .549181110 Équipement spécialisé dédié à l'enseignement (+15 ans) .549191120 Mobilier de cuisine et distributeur alimentaire >1000$ .54912

A 1130 Équipement audiovisuel > 1000 $ pièce .54915A 1133 Équipement de sécurité & de surveillance électronique <1000$ .54011A 1135 Équipement de sécurité & de surveillance électronique >1000$ .54914

1140 Équipement et Mobilier de bureau, Meuble > 1000$ pièce .54911A 1150 Équipement de télécomm.(Ex:routeurs, pièces Cisco) < 1000$ .57011A 1155 Équipement de télécomm. (Ex: routeurs, pièces Cisco) > 1000$ .54914

1160 Équipement, autre > 1000$ pièce .549121200 Location d'équipement, d'appareil, d'outils .540171210 Location d'autos, de camions et d'autobus .540171220 Véhicule immatriculé: Auto, camion, autobus à court terme .549131230 Véhicule motorisé - Autres ex. transpalette .549121240 Location complète d'items pour événements .540171250 Location de locaux & bâtiments non réclamables .583111300 Logiciel bureautique < 1000 $ pièce, autre .54011

A 1301 Logiciel bureautique <1000$ avec entente (Microsoft, Adobe) .54011A 1302 Logiciel institutionnel (Ex: SAS, SPSS, Matlab) .54011

1310 Logiciel autre >1000$ avec ou sans support et maintenance .54917A 1315 Logiciel pour serveur > 1000$ (Ex: MS,McAfee,Oracle,Entrust) .54917

1320 Logiciel commercial <1000$ (code exclusif au SITel) .540141330 Logiciel mis au point par l'UQAM > 30 000$ .549221340 Micro-ordinateur et périphérique < 1000$ supporté .54011

A 1341 Micro-ordinateur < 1000$ non-supporté .540111350 Micro-ordinateur et périphérique > 1000$ supporté .54914

A 1351 Micro-ordinateur et périphérique > 1000$ non-supporté .54914A 1357 Imprimante, numériseur , photocopieur, multifonction <1000$ .54011A 1358 Imprimante, numériseur , photocopieur, multifonction >1000$ .54914A 1360 Serveur, grappe, stockage de données et périphérique .54914A 1365 FCI - Serveur, grappe, stockage de données, périphérique .54914

1370 Informatique, Développement > 30 000$ .54920




1400 Appels tarifés et autres .570121410 Location de conduits de télécommunications .583181420 Lignes téléphoniques externes et interurbains .570111430 Réseaux de télécommunication > 30 000$ .54921

1500 Volumes < 1000$ (Remb. TPS 100% TVQ 0%) .547111510 Périodiques <1000$ (Remb. TPS 100% TVQ 47%) et Tiré à part .547121520 Biblio. autres supports <1000$ (Rb. TPS 67/TVQ 47) Abonn, BD .547131530 Volumes > 1000$ (Remb. TPS 100% TVQ 0%) .547141540 Périodiques >1000$ (Remb. TPS 100% TVQ 47%) et Tiré à part .547151550 Biblio. autres supports >1000$ (Rb. TPS 67/TVQ 47) Abonn, BD .547161560 Manuels pédagogiques = ou > 1000$ (Remb. TPS 100% TVQ 0%) .547171600 Électricité .575111610 Gaz naturel et propane, mazout et diesel (chauff./générat.) .572111620 Énergie, Autre (carburant) .540111990 Autres biens .549232000 Entretien et réparation .582112001 BCRESS: Entretien et réparation .582112010 Achat de garantie sans acquisition d'équipement .582112020 Logiciel: Maintenance et support, sans achat de logiciel .581113000 Formateurs et Service de formateurs .585114100 Honoraires construction .585124200 Service professionnel sans T4A .585114300 Service contractuel .581114400 Service de publicité .581184500 Frais agence de recouvrement .590154600 Service de déménagement .581114610 Service de déneigement .581174620 Service de prestation postale .540164630 Service de prévention et sécurité .581144640 Service de prévention et sécurité (extra) .581154650 Service d'enlèvement des déchets (std, rec.,chim.,dangereux) .581164660 Service d'entretien ménager, sanitaire .581124670 Service d'entretien ménager, sanitaire (extra) .581134680 Frais de déplacement et de séjour du personnel .530114685 Frais de déplacement et de séjour d'étudiants .530124690 Frais de déplacement et de séjour - cours, congrès, colloque .530144695 Frais de représentation et de réceptions .535114700 Acquisition de terrain .500014710 Acquisition de bâtiment structure de bois .501014720 Acquisition de bâtiment structure non de bois .501024730 Acquisition de bâtiment à structure prestigieuse .501034740 Services connexes à la construction .50104




4800 Réaménagement intérieur > 10 000$ .502014810 Mécanique du bâtiment > 10 000$ .502024820 Structure et architecture > 10 000$ .502034830 Amélioration mineure au bâtiment < 10 000$ .502044840 Amélioration locative > 5 000$ .502054850 Aménagement de terrain < 30 000$ .502064860 Aménagement de terrain > 30 000$ .502074900 Entente manufacturière (ristourne, promotion) .495114910 Revente: Aliments périssables .548114920 Revente: Marchandises .548114930 Revente: Messageries et Timbres .54812


Annexe 2 Informations sur la fiche fournisseurConcept

Entité externe contient le nom légal de l’entreprise,o Le nom légal : La dénomination sociale d'une entreprise, que celle-ci ait été constituée au

provincial ou au fédéral, est le nom légal de l'entité.

Raison sociale : La dénomination sous laquelle le fournisseur exploite son entreprise. o La raison sociale : Le nom sous lequel le fournisseur fait sa PUB. Les noms commerciaux

peuvent être enregistrés auprès du gouvernement de la province dans laquelle il fait des affaires.

Nom usuel : Champ de recherche court, en majuscule sans ponctuation ni accent qui permet de rechercher par des mots significatifs du nom légal et de la raison sociale

Contenu de la fiche fournisseuro Le nom légal, le nom usuel et les raisons socialeso Une seule devise par fournisseuro Un seul mode de paiement par fournisseuro Des numéros de taxes uniqueso Adresse impaire : pour les Approvisionnementso Adresse paire pour les Comptes à payero Un fournisseur peut avoir plusieurs lignes d’adresse et au bout de sa ligne d’adresse se situe

la «Raison sociale», s’il y a lieu

Onglet «Adresse»

o La ligne d’adresse contient : adresse civique complète de l’entité Externe (fournisseur), le numéro de téléphone, numéro de télécopieur, s’il y a lieu et l’adresse courriel, s’il y a lieu et la raison sociale associée à cette adresse de l’entité

Onglet «Contact»

Le nom des personnes contact chez le fournisseur ainsi que le téléphone, télécopieur, courriel Les lignes des comptes à payer, peuvent être titrées CAP. Aux Approvisionnements, on écrit le titre

de la fonction.


Les lignes impaires : Approvisionnements

Une ligne d’adresse contient les informations suivantes : une adresse civique complète, un numéro de téléphone, un numéro de télécopieur, s’il y a lieu, une adresse courriel, s’il y a lieu. Les 2 dernières informations doivent correspondre avec l’information au champ «Mode de transmission» à l’Onglet Modalité.

Linges paires : Comptes à payer


Annexe 3 Termes de commercewww.approv.ca/incoterms

Incoterms 2010(en vigueur depuis le 1er janvier 2011)

Un Incoterm vise à définir le lieu géographique où il y a transfert des frais et risques relatifs à la livraison de la marchandise (transport, assurances et douanes).

L’Incoterm ne couvre pas le transfert du titre de propriété (une phrase est présente à la page des conditions à l’effet que « la propriété des biens est transférée au point défini par l’Incoterm ».

Principaux Incoterms à l’UQAM

EXW DDP

Exemple EXW Usine du fournisseur

DDP UQAM

Emballage des biens Fournisseur Fournisseur

Chargement au lieu d’origine UQAM Fournisseur

Dédouanement UQAM Fournisseur

Paiement des frais de douane UQAM Fournisseur

Livraison à destination finale UQAM Fournisseur

Incoterms pour tout mode de transport

EXW * : Ex Works / À l'usine (EXW Site du fournisseur)

Marchandise au départ non chargée, non dédouanée / sortie d'usine.

DDP * : Delivered Duty Paid / Rendu droits acquittés (DDP UQAM)

Marchandise livrée à destination finale, dédouanement import et assurance à la charge du vendeur ; l'acheteur prend en charge uniquement le déchargement.


http://www.approv.ca/incoterms

Annexe 4 DN (Dédouanement Number) ou Clearance numberPour importation ou ExportationProcessus.

1. Un requérant qui veut acheter des biens en provenance des Etats-Unis ou ailleurs, nous lui demandons de se procurer un numéro DN sur le site web du Service des approvisionnements suivant : www.approv.ca/dn et cliquez sur les mots «Demande de dédouanement »

2. Le requérant complète le formulaire en ligne et le retourne électroniquement en pressant le bouton «Envoi du formulaire»

3. L’agent de relance au SAPP l’achemine à UPS SCS pour obtenir le numéro DN

4. Le courtier en douane envoie par courriel le numéro de DN au requérant pour que ce numéro apparaisse sur les documents de :

Facture commerciale

5. Nous voyons le numéro de DN sur une facture d’UPS SCS


http://www.approv.ca/dn

Exemple d’un formulaire DN


Annexe 5 Commande d’animaux vivantshttp://www.recherche.uqam.ca/ethique/animaux/service-des-animaleries.html

Commande d’animaux# de protocole CIPAProtocole d’enseignement Protocole de recherche

Une signature électronique fera foi d’approbation par 1 technicien ou vétérinaire du Service des Animaleries

Normand Lapierre, tsaSandie Papineau, tsaAngèle Sansoucy, tsaManon St-Germain, vét.


AnimauxEspèce Choisissez un élément. Lignée

Code catalogue

Nombre Sexe M F F gestante jours

Âge/poids

Fournisseur

Date de réception désirée Cliquez ici pour entrer une date.

Instruction(s) spéciale (s)

http://www.recherche.uqam.ca/ethique/animaux/service-des-animaleries.html

Annexe 6 Responsable, requérant et approbateurDéfinition des notions utilisées dans le cadre du projet de

délocalisation à l’UQAM

Responsable d’un UBR* : Imputable du budget (ex : directeur d’un service), et nécessairement des dépenses sur l’UBR.

Co-responsable d’un UBR* : Imputable du budget (ex : directeur d’une division), au même titre que le responsable.

*À l’UQAM, un responsable (ou co-responsable) est nécessairement requérant sur les UBR dont il est responsable.

Requérant sur un UBR : Personne qui peut autoriser une dépense sur un UBR.

Équivalent d’un requérant : Personne qui peut autoriser une dépense sur un UBR au nom du requérant.

Approbateur intermédiaire sur une catégorie d’achat : Personne qui doit faire l’approbation pour l’acquisition d’un bien ou service attaché à une catégorie d’achat spécifique (ex : animaux vivants).

Équivalent d’approbateur intermédiaire : Personne qui peut faire l’approbation intermédiaire au nom de l’approbateur intermédiaire


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