règles d’affaires pour les virements budgétaires - … · web viewune ou plusieurs ententes...

Pas-à-pas ACAEAchat sur ententes du BCRESS

Pas-à-pas pour les unités délocalisées

Par Hélène Deguire

Version 1.0.1 Septembre 2013

ContenuTYPES DE DEMANDES D’ACHAT........................................................................................................................ 3

CYCLES D’ÉVÉNEMENTS.................................................................................................................................... 4

SAISIE D’UNE DEMANDE DE LIVRAISON AVEC ASSISTANCE (ACAE)....................................................................5

MENU.....................................................................................................................................................................5ÉCRAN MULTI-OCCURRENCES.......................................................................................................................................5ÉTAPE 1 : CRITÈRES DE CRÉATION DU DOCUMENT D’ACHAT...............................................................................................6CONSULTATION DE L’ENTENTE CONTRACTUELLE...............................................................................................................7SAISIE DES INFORMATIONS DANS LE DOCUMENT ACAE.....................................................................................................9ÉTAPE 2 : ENTÊTE DU DOCUMENT D’ACHAT (ACAE)......................................................................................................10ÉTAPE 3 : ONGLET « ITEMS »....................................................................................................................................12ÉTAPE 4: ONGLET « MODALITÉS ».............................................................................................................................14ÉTAPE 5 : ONGLET « AUTRES DÉTAILS »......................................................................................................................16ÉTAPE 6 : ONGLET « ADRESSE »................................................................................................................................17ÉTAPE 7 : BOUTON « IMPUTATION » À L’ENTÊTE : CONSULTEZ LE PAS-À-PAS «IMPUTATION DES DOCUMENTS D’ACHAT»...........18ÉTAPE 8 : ONGLET « VENTILATION »..........................................................................................................................19AVANCEMENT DE LA TRANSACTION DANS LE CYCLE ET IMPACT BUDGÉTAIRE........................................................................20

OUTILS/INTERVENTIONS SPÉCIFIQUES............................................................................................................ 22

CHANGEMENT DE COMPTE........................................................................................................................................22UTILISATION DE LA « COPIE »....................................................................................................................................23EFFECTUER UN AVENANT...........................................................................................................................................24ANNEXE 1 LISTE DES CATÉGORIES D’ACHATS AVEC LES APPROBATIONS INTERMÉDIAIRES..................................................25ANNEXE 2 INFORMATIONS SUR LA FICHE FOURNISSEUR............................................................................................29ANNEXE 3 COMMANDE D’ANIMAUX VIVANTS.........................................................................................................31ANNEXE 4 COMMANDE DE MATIÈRES DANGEREUSES COMPORTANT DES RISQUES SPÉCIFIQUES. (CATÉGORIE 1050 ET 1051)32ANNEXE 5 RESPONSABLE, REQUÉRANT ET APPROBATEUR..........................................................................................33

Types de demandes d’achat

Cette section présente les types de commandes qui peuvent être saisis dans le cadre du projet de délocalisation à l’UQAM.

Type de demande d’achat

Description

ACCA : Commande achat

Demande d’achat ponctuelle avec assistance du SAPP.Il s’agit d’une demande d’achat ponctuelle pour laquelle vous n’avez pas d’entente (contrat) négociée avec le fournisseur.

Ce type de demande doit être utilisé pour les achats ponctuels de plus de 1000$; (ou <1000$ mais avec assistance du SAPP)

Ce type de demande doit être utilisé lorsque la fiche fournisseur n’existe pas dans SIGA3 (le SAPP va créer la fiche fournisseur).

ACCE : Commande entente

Demande de livraison sur entente contractuelle (sans assistance).Il s’agit d’une demande d’achat pour laquelle une entente (contrat) est négociée avec le fournisseur.

Puisqu’une entente a initialement été négociée par le SAPP, il n’y a pas d’assistance du SAPP pour ce type d’achat;

ACSA : Doc. d’achat sans assistance

Demande d’achat ponctuelle < 1000$ sans assistance.Il s’agit d’une demande d’achat ponctuelle pour laquelle vous n’avez pas d’entente (contrat) négociée avec le fournisseur.

Ce type de demande peut être utilisé pour les achats ponctuels de moins de 1000$ (taxes incluses);

ACAE : Commande entente (avec ass.)

Demande de livraison sur entente contractuelle avec assistance du BCRESS.Il s’agit d’une demande d’achat pour laquelle une entente (contrat) est négociée avec le fournisseur.

Le type ACAE sera dérivé des ententes contractuelles de type « avec assistance ». Les demandes d’achat des départements de la Faculté des sciences sur les ententes à la charge du BCRESS seront des ACAE.

ACAD Commande directe (avec ass.)

Demande de livraison sur entente contractuelle avec assistance (du BCRESS) initiée par un acheteur (au BCRESS) à partir d’une réquisition papier

Délocalisation – UQAM de 33

Cycles d’événementsChaque transaction d’approvisionnement suit un cycle d’événements bien défini. Ce cycle dépend du type de demande d’achat.

Type de demande d’achat

Cycle d’événements

ACCA 1. Initial2. Complété (pré engagement)3. Approbation requérant4. Approbation intermédiaire (Pas toujours, dépend de la catégorie d’achat)5. Confirmation achat (SAPP)6. Vérification financière (Finance)8. Officiel (engagement) -- Envoi de la commande au fournisseur

ACCE 1. Initial2. Complété (pré engagement)3. Approbation requérant4. Approbation intermédiaire (Pas toujours, dépend de la catégorie d’achat)5. Officiel (engagement) -- Envoi de commande au fournisseur

ACSA 1. Initial2. Complété (pré engagement)3. Approbation requérant4. Approbation intermédiaire (Pas toujours, dépend de la catégorie d’achat)5. Officiel (engagement) -- Envoi de commande au fournisseur

ACAE 1. Initial2. Complété (pré engagement)3. Approbation requérant4. Approbation intermédiaire (Pas toujours, dépend de la catégorie d’achat)5. Confirmation achat (BCRESS)8. Officiel (engagement) -- Envoi de commande au fournisseur


Saisie d’une demande de livraison avec assistance (ACAE)Actuellement, la Faculté des sciences fait traiter la majorité de ses demandes de livraison par le BCRESS. Pour permettre un passage des demandes de livraison de la trentaine d’ententes du BCRESS chez ce dernier, les demandes de livraison sur les ententes du BCRESS auront un type différent, soit ACAE.

Menu

Pour accéder à l’écran multi occurrences des documents d’achat il faut double cliquer sur « Document d’achat ».

Écran multi-occurrences

Pour initier une nouvelle demande de livraison il faut appuyer sur « Nouveau ».


Étape 1 : Critères de création du document d’achat

Il faut inscrire le requérant et l’entité externe de la demande d’achat dans la section « Critère de création », puis appuyer sur .

Vous pouvez chercher également par une catégorie d’achat propre au BCRESS, si vous les connaissez, vous obtiendrez toutes les ententes liées à cette catégorie.

Une ou plusieurs ententes contractuelles devraient apparaitre dans la zone du centre (le système présente la/les entente(s) du fournisseur identifié disponible(s) pour le requérant identifié). Il est possible de consulter le détail de l’entente en appuyant sur la loupe (voir section suivante pour plus de détail sur la consultation de l’entente).

OU


Consultation de l’entente contractuelle

À partir de l’écran « Critères de création du document d’achat », il est possible de consulter le détail de l’entente contractuelle en appuyant sur la loupe à la droite de l’entente contractuelle.

Dans la première page de l’entente, il est possible de consulter entre-autre les modalités d’achat et les articles négociés (si un catalogue d’item a été chargé).

Les factures pour les ACAE seront toujours saisies en centralisé aux Comptes à payer car elles sont payables suite à une réception manuelle

Le type de document «Avec assistance» indique que l’entente est propre au BCRESS.

Le mode de transmission «Doc.achat» indique le mode d’envoi des ACAE (demande de livraison) de cette entente. Pour le BCRESS, ce mode est toujours «Impression»


Saisie des informations dans le document ACAE Il faut ensuite appuyer sur au centre de l’écran, pour initier une demande de

livraison sur l’entente choisie (document de type ACAE).

En cliquant sur l’icône de création, un Pop up peut apparaître. Il indique les conditions spécifiques à l’entente (ex. frais de transport et de montant de commande minimale)


Étape 2 : Entête du document d’achat (ACAE)

Il faut saisir les informations en entête, puis enregistrer pour générer un numéro de transaction SIGA3.

Les champs en jaunes sont obligatoires.

Champ /Bouton Usage/Description

Type document Le type ACAE provient du fait que vous avez appuyé sur au centre de l’écran précédent.

Soumission Identifier le numéro de soumission, s’il y a lieu.

Réf. interne Permet d’identifier un numéro de référence pour usage interne.

Période comptable En délocalisé, la période comptable est toujours la période courante

Date d’achat Est par défaut, la date du jour, mais elle modifiable

Date req. Laissez le champ vide à moins d’une date spécifique requise. (ex. : animaux vivants)

Entité externe Le fournisseur identifié dans l’écran précédent est reporté ici.

Catégorie d’achat La catégorie d’achat est par défaut celle de l’entente contractuelle du BCRESS. Valider la catégorie d’achat, en fonction des items à commander, la modifier au besoin pour une autre catégorie associée au BCRESS.Le compte sera dérivé de la catégorie d’achat.

Requérant Le requérant identifié dans l’écran précédent est reporté ici.

Demandeur Identifier l’intervenant qui fait la demande du bien/service de ce document d’achat.

Description Inscrire une courte description pour identifier la nature du document d’achat.


Pièce jointeJoindre une ou plusieurs pièce(s) justificative(s) s’il y a lieu (ex : soumission, demande de prix, devis, s’il y a lieu).Il faut donner une description au fichier à joindre, puis appuyer à nouveau sur :

Note :Le BCRESS joint généralement : confirmation de commande,avis de livraison, courriel relié à la commande, etc.

NoteIl est possible d’identifier une note, un commentaire .-Sélectionner un type de note;-Inscrire une note.

*Attention une fois enregistré, une note ne s’efface pas, ne se corrige pas.

Après la saisie de l’entête, il faut effectuer un enregistrement. Cela aura pour effet de générer un numéro de document.


Étape 3 : Onglet « Items »

Il faut saisir les informations dans l’onglet « Items », puis enregistrer.

Champ /Bouton

Usage/Description

Description

Saisir la description de l’item (maximum 60 caractères).Il est possible d’utiliser la liste des items conservés à l’entente contractuelle,

si les items sont chargés dans l’entente au moment de sa créationOU L’entente permet l’ajout d’item durant la période de l’entente

c’est-à-dire que chaque item enregistré dans un ACAE se cumule dans la liste des items de l’entente (si l’entente est créée avec l’option de« Mise à jour automatique».)

En ouvrant la liste de valeurs disponible dans ce champ à partir du « … ».

La description de l’item se charge automatiquement avec toute sa description, le prix, si indiqué, le numéro de catalogue et le format.

NB : Il est recommandé pour un achat dans une entente du BCRESS, de faire la recherche par numéro de catalogue en premier.Important : Rechercher selon le gabarit du fournisseur

Saisir la description longue de l’item s’il y a lieu. (S’il s’agit d’un item inscrit à l’entente, la description longue sera amenée automatiquement, ainsi que les autres informations indiquées (ex : format).)


*Il est recommandé de laisser une ligne blanche (faire un « enter » en début de la description longue) pour une meilleure mise en page.Appuyer sur pour refermer la fenêtre.

Le cadrage du bouton devient de couleur verte lorsqu’une description longue a été saisie.Note : Ne jamais faire sauvegarde avant la sortie de cette étape

Prix Inscrire le prix unitaire (avant taxes) de l’item (si le prix ne provient pas de la liste de prix déjà chargé).

Quantité Indiquer la quantité souhaitée pour cet item.Catégorie d’achat

La catégorie d’achat au niveau de l’item définie une spécificité propre à cet item par rapport à l’ensemble du document d’achat.

Numéro de catalogue

ACAE : à saisir si aucun article dans les à la droite de la caseSi non, la donnée vient avec la description de l’article.

Format ACAE : si l’entente en référence a des articles enregistrés dans l’Onglet «Articles négociés» avec un format, à l’appel de la description, le format se charge. Si non, le format doit être inscrit à l’article.ACAE : Ne pas cocher, ne se cumule pas en historique comme pour les types ACCA et ACSA, mais dans les articles négociés, si l’option «Mise à jour d’article » est cochée.

Après la saisie des informations, il est suggéré d’effectuer un enregistrement.


Étape 4: Onglet « Modalités »

S’il y a lieu, il est possible d’identifier qu’une demande d’achat est urgente ou de préciser une date de livraison:Dans le champ « Instruction d’achat », il faut ouvrir la liste de valeur et sélectionner l’instruction « Urgent » ou inscrire directement le code « 006 » dans le champ (ou une autre information dans la liste des valeurs).

Par la suite, indiquez les motifs de l’urgence dans l’instruction , pour indiquer la raison à l’acheteur (la personne du BCRESS). La case de gauche se cochera.

Le contenu des champs encerclés à droite, provient de l’entente contractuelle dont le présent document réfère. Le contenu a été négocié à l’entente.


NIBS Information du SAPP.

Acheteur En délocalisé, l’acheteur par défaut est identifié BCRESS

Appel d’offres Information du SAPP

Instruction d’achat Permet d’identifier une instruction concernant le délai de livraison. Cette information sera imprimée sur le bon de commande.

Instruction ( ) Permet d’identifier la raison de l’instruction d’achat identifiée. Cette information est interne (n’est pas imprimée sur le bon de commande)

Mode de transmission Les ententes BCRESS sont en mode Impression. Ce mode ne doit en aucun temps être modifié.

Mode de transport Un choix par défaut qui provient de l’entente.Technique de réception

Mode de réception du BCRESS

Carte d’achat Pas utilisé en délocaliséMode de paiement Paramètre négocié venant de la fiche fournisseurEntente de paiement Paramètre négocié venant de l’entente


Après la saisie des informations, il faut effectuer un enregistrement.


Étape 5 : Onglet « Autres détails »

S’il y a lieu, un intervenant autre que le requérant ou le demandeur, mais désirant recevoir un avis par courriel lui indiquant qu’une commande vient d’être officialisée, peut être identifié dans le champ « L’averti ».


Catégorie Ce champ est réservé au SAPPTerme de commerce Le terme provient de l’entente contractuelle. Ce terme

indique le niveau de transfert de responsabilité du bien entre l’UQAM et le fournisseur et le mode de livraison

Destination Provient de l’entente contractuelleLocal Ce champ sert à la distribution des commandes par le

BCRESS.Réémission Ce champ n’est pas utilisé en ACAEDate de début Ce champ n’est pas utilisé en ACAEDate de fin Ce champ n’est pas utilisé en ACAEL’averti L’intervenant identifié dans ce champ reçoit

automatiquement un avis à l’officialisation de la commande.Nom usuel Nom en majuscule, sans ponctuation, regroupe le nom légal

et la ou les raison(s) sociale(s) de l’entité externeDétail d’expédition Ce champ s’imprime sur le bon de commande.


Étape 6 : Onglet « Adresse »

Il faut valider et/ou saisir les informations de réception, achat et facturation dans l’onglet « Adresse », puis enregistrer.


Adresse d’achat Ne jamais modifier l’adresse d’achat indiquée qui provient de l’entente négociée.

Adresse de réception Cette adresse provient de l’entente contractuelle et ne doit pas être modifiée (adresse spéciale pour le BCRESS).

Saisir le destinataire final ainsi que le local de livraison et le poste téléphonique dans ce champ (situé sous l’adresse de réception).

Adresse de facturation

L’adresse de facturation provient de l’entente contractuelle. Ne jamais la modifier

Après la saisie des informations, il faut effectuer un enregistrement.


Étape 7 : Bouton « Imputation » à l’entête : Consultez le Pas-à-pas «Imputation des documents d’achat»


Étape 8 : Onglet « Ventilation »

Une fois l’imputation générée, il est fortement suggéré d’aller consulter le résultat dans l’onglet « Ventilation » :

- L’UBR (100173) provient de l’information identifiée à l’imputation et de la répartition inscrite (pourcentage) ;

- Le compte (54011) provient de la catégorie d’achat identifiée en entête du document d’achat. Voir en Annexe la liste des catégories d’achat.


Avancement de la transaction dans le cycle et impact budgétaire

Une fois toutes les informations saisies et enregistrées, le document d’achat est à l’état « Initial ».

Le bouton permet de faire avancer la transaction pour la transmettre au prochain intervenant qui doit traiter la transaction.

Action --- « Complété » :

- Si l’usager qui fait l’action n’est pas le requérant du document, cela envoie le document dans le tableau de bord du requérant pour approbation (prochain état : Approbation requérant) ;- Si l’usager qui fait l’action est le requérant du document, le document s’approuve

automatiquement et passe à l’étape suivante :- Cela envoie normalement le document dans le tableau de bord du BCRESS pour traitement (prochain état : Confirmation d’achat) ;- Cela peut envoyer le document dans le tableau de bord d’un approbateur intermédiaire avant de le transmettre au BCRESS, selon la catégorie d’achat identifiée au document d’achat (prochain état : Approbation intermédiaire).

Une fois que le document d’achat est à l’état « Complété », la dépense nette est pré-engagée.


Action--- « Annulé » : Cela annule le document (le rend inactif).

Note : Le document reste dans votre tableau Multi occurrences document d’achat à l’état «Annulé».

Tout document annulé doit être annoté dans le bouton note à l’entête du document. Inscrire aussi le mot «ANNULÉ» au début de la description du document (champ de l’entête).


Outils/interventions spécifiques

Cette section présente les spécificités qui peuvent se présenter à la création ou suite à la création d’un document d’achat.

Changement de compte

Après avoir générer l’imputation, si vous constatez que le compte identifié dans l’onglet ventilation n’est pas le bon c’est parce que la catégorie d’achat identifié au document n’est pas la bonne.

Il faut modifier la catégorie d’achat ;*Il est important de sélectionner la catégorie d’achat selon … Voir l’annexe 1

Enregistrer ; Générer à nouveau l’imputation (utiliser ) ; Répondre « Oui » aux questions suivantes ;


Utilisation de la « Copie »

Il faut positionner son curseur sur le document à copier et appuyer sur le bouton :

- La copie d’un ACAE donnera un ACAE ;

Il faut ensuite enregistrer afin de générer un nouveau numéro de document et :- Revalider toutes les informations et les ajuster au besoin (le champ ATT de l’onglet

« Adresse » est toujours vidé lors d’une copie, il est donc important de réinscrire l’information de livraison) ;

- Valider l’imputation, puis générer ;- Faire avancer la transaction, bouton .


Effectuer un avenant

Un avenant est possible après que la commande est à l’état Officiel.

Pour toute modification à votre commande ACAE, veuillez communiquer par courriel ou par téléphone avec le personnel du BCRESS


Annexe 1 Liste des catégories d’achats avec les approbations intermédiaires

A) Caractéristiques d’une catégorie d’achat :

– Déterminée en fonction de la nature du produit ou service– Reliée à un compte– 1 compte par catégorie– Plusieurs catégories par compte– Plusieurs catégories par fournisseur (une principale)– Codification du 1er caractère:

• 1 = Bien• 2 = Entretien• 3 = Formation• 4 = Service

B) Catégorie d’achat nécessitant une approbation intermédiaire

Les catégories d’achat nécessitant une approbation intermédiaire sont identifiées par un A dans la liste ci-jointe. Dans SIGA, il n’y a pas d’indication à ce sujet.

Lorsque que vous sélectionnez une catégorie d’achat nécessitant une approbation intermédiaire, le cycle du document d’achat fera parvenir le document à l’approbateur sans que vous ayez une action particulière à faire.

Il est important de bien sélectionner la catégorie pour ne pas retarder le traitement de votre demande. Une ACCA vous sera retournée par le Service des approvisionnements pour modifier la catégorie si elle nécessite une approbation.

C) Comment chercher une catégorie d’achat

– Par un mot dans la description– Par le compte

Quel que soit le mode de recherche, vérifiez toujours tous les résultats affichés pour vous assurer de choisir la bonne catégorie.

D) Approbation intermédiaire multiple

La catégorie d’achat inscrite à l’entête représente la majorité des produits achetés (valeur monétaire totale d’un item par rapport à la commande). Si un item requiert une approbation intermédiaire, inscrivez la catégorie requise sur la ligne d’item, si la catégorie de l’entête est différente.


Liste des catégories d’achat

A = Approbation intermédiaire requise

Code Description COMPTE

1000 Fourniture, Mobilier, Équipement <1000$ pièce .540111001 BCRESS:Fourniture, Équipement, Mobilier<1000$/pièce .540111010 Impressions, photocopies et polycopies .540151020 Animaux morts: poissons, insectes et microorganismes .54011

A 1030 Animaux vivants: poissons, oeufs, oiseaux, mammifères .54013A 1031 BCRESS:Animaux vivants:poissons, oeufs, oiseaux, mammifères .54013

1040 Produits chimiques, biologiques, organiques .540111041 BCRESS: Produits chimiques, biologiques, organiques .54011

A 1050 Matières dangereuses comportant des risques spécifiques .54012A 1051 BCRESS: Matières dangereuses comportant des risques spécif. .54012

1100 Équipement spécialisé dédié à l'enseignement (5-15 ans) .549181110 Équipement spécialisé dédié à l'enseignement (+15 ans) .549191120 Mobilier de cuisine et distributeur alimentaire >1000$ .54912

A 1130 Équipement audiovisuel > 1000 $ pièce .54915A 1133 Équipement de sécurité & de surveillance électronique <1000$ .54011A 1135 Équipement de sécurité & de surveillance électronique >1000$ .54914

1140 Équipement et Mobilier de bureau, Meuble > 1000$ pièce .54911A 1150 Équipement de télécomm.(Ex:routeurs, pièces Cisco) < 1000$ .57011A 1155 Équipement de télécomm. (Ex: routeurs, pièces Cisco) > 1000$ .54914

1160 Équipement, autre > 1000$ pièce .549121200 Location d'équipement, d'appareil, d'outils .540171210 Location d'autos, de camions et d'autobus .540171220 Véhicule immatriculé: Auto, camion, autobus à court terme .549131230 Véhicule motorisé - Autres ex. transpalette .549121240 Location complète d'items pour événements .540171250 Location de locaux & bâtiments non réclamables .583111300 Logiciel bureautique < 1000 $ pièce, autre .54011

A 1301 Logiciel bureautique <1000$ avec entente (Microsoft, Adobe) .54011A 1302 Logiciel institutionnel (Ex: SAS, SPSS, Matlab) .54011

1310 Logiciel autre >1000$ avec ou sans support et maintenance .54917A 1315 Logiciel pour serveur > 1000$ (Ex: MS,McAfee,Oracle,Entrust) .54917

1320 Logiciel commercial <1000$ (code exclusif au SITel) .540141330 Logiciel mis au point par l'UQAM > 30 000$ .549221340 Micro-ordinateur et périphérique < 1000$ supporté .54011

A 1341 Micro-ordinateur < 1000$ non-supporté .540111350 Micro-ordinateur et périphérique > 1000$ supporté .54914

A 1351 Micro-ordinateur et périphérique > 1000$ non-supporté .54914A 1357 Imprimante, numériseur , photocopieur, multifonction <1000$ .54011A 1358 Imprimante, numériseur , photocopieur, multifonction >1000$ .54914A 1360 Serveur, grappe, stockage de données et périphérique .54914A 1365 FCI - Serveur, grappe, stockage de données, périphérique .54914

1370 Informatique, Développement > 30 000$ .54920




1400 Appels tarifés et autres .570121410 Location de conduits de télécommunications .583181420 Lignes téléphoniques externes et interurbains .570111430 Réseaux de télécommunication > 30 000$ .54921

1500 Volumes < 1000$ (Remb. TPS 100% TVQ 0%) .547111510 Périodiques <1000$ (Remb. TPS 100% TVQ 47%) et Tiré à part .547121520 Biblio. autres supports <1000$ (Rb. TPS 67/TVQ 47) Abonn, BD .547131530 Volumes > 1000$ (Remb. TPS 100% TVQ 0%) .547141540 Périodiques >1000$ (Remb. TPS 100% TVQ 47%) et Tiré à part .547151550 Biblio. autres supports >1000$ (Rb. TPS 67/TVQ 47) Abonn, BD .547161560 Manuels pédagogiques = ou > 1000$ (Remb. TPS 100% TVQ 0%) .547171600 Électricité .575111610 Gaz naturel et propane, mazout et diesel (chauff./générat.) .572111620 Énergie, Autre (carburant) .540111990 Autres biens .549232000 Entretien et réparation .58211

2001 BCRESS: Entretien et réparation .582112010 Achat de garantie sans acquisition d'équipement .582112020 Logiciel: Maintenance et support, sans achat de logiciel .581113000 Formateurs et Service de formateurs .585114100 Honoraires construction .585124200 Service professionnel sans T4A .585114300 Service contractuel .581114400 Service de publicité .581184500 Frais agence de recouvrement .590154600 Service de déménagement .581114610 Service de déneigement .581174620 Service de prestation postale .540164630 Service de prévention et sécurité .581144640 Service de prévention et sécurité (extra) .581154650 Service d'enlèvement des déchets (std, rec.,chim.,dangereux) .581164660 Service d'entretien ménager, sanitaire .581124670 Service d'entretien ménager, sanitaire (extra) .581134680 Frais de déplacement et de séjour du personnel .530114685 Frais de déplacement et de séjour d'étudiants .530124690 Frais de déplacement et de séjour - cours, congrès, colloque .530144695 Frais de représentation et de réceptions .535114700 Acquisition de terrain .500014710 Acquisition de bâtiment structure de bois .501014720 Acquisition de bâtiment structure non de bois .501024730 Acquisition de bâtiment à structure prestigieuse .501034740 Services connexes à la construction .50104




4800 Réaménagement intérieur > 10 000$ .502014810 Mécanique du bâtiment > 10 000$ .502024820 Structure et architecture > 10 000$ .502034830 Amélioration mineure au bâtiment < 10 000$ .502044840 Amélioration locative > 5 000$ .502054850 Aménagement de terrain < 30 000$ .502064860 Aménagement de terrain > 30 000$ .502074900 Entente manufacturière (ristourne, promotion) .495114910 Revente: Aliments périssables .548114920 Revente: Marchandises .548114930 Revente: Messageries et Timbres .54812


Annexe 2 Informations sur la fiche fournisseurConcept

Entité externe contient le nom légal de l’entreprise,o Le nom légal : La dénomination sociale d'une entreprise, que celle-ci ait été

constituée au provincial ou au fédéral, est le nom légal de l'entité.

Raison sociale : La dénomination sous laquelle le fournisseur exploite son entreprise. o La raison sociale : Le nom sous lequel le fournisseur fait sa PUB. Les noms

commerciaux peuvent être enregistrés auprès du gouvernement de la province dans laquelle il fait des affaires.

Nom usuel : Champ de recherche court, en majuscule sans ponctuation ni accent qui permet de rechercher par des mots significatifs du nom légal et de la raison sociale

Contenu de la fiche fournisseuro Le nom légal, le nom usuel et les raisons socialeso Une seule devise par fournisseuro Un seul mode de paiement par fournisseuro Des numéros de taxes uniqueso Adresse impaire : pour les Approvisionnementso Adresse paire pour les Comptes à payero Un fournisseur peut avoir plusieurs lignes d’adresse et au bout de sa ligne

d’adresse se situe la «Raison sociale», s’il y a lieu

Onglet «Adresse»

o La ligne d’adresse contient : adresse civique complète de l’entité Externe (fournisseur), le numéro de téléphone, numéro de télécopieur, s’il y a lieu et l’adresse courriel, s’il y a lieu et la raison sociale associée à cette adresse de l’entité

Onglet «Contact»

Le nom des personnes contact chez le fournisseur ainsi que le téléphone, télécopieur, courriel

Les lignes des comptes à payer, peuvent être titrées CAP. Aux Approvisionnements, on écrit le titre de la fonction.


Les lignes impaires : Approvisionnements

Une ligne d’adresse contient les informations suivantes : une adresse civique complète, un numéro de téléphone, un numéro de télécopieur, s’il y a lieu, une adresse courriel, s’il y a lieu. Les 2 dernières informations doivent correspondre avec l’information au champ «Mode de transmission» à l’Onglet Modalité.

Linges paires : Comptes à payer


Annexe 3 Commande d’animaux vivantshttp://www.recherche.uqam.ca/ethique/animaux/service-des-animaleries.html

Commande d’animaux# de protocole CIPAProtocole d’enseignement Protocole de recherche

Une signature électronique fera foi d’approbation par 1 technicien ou vétérinaire du Service des Animaleries

Normand Lapierre, tsaSandie Papineau, tsaAngèle Sansoucy, tsaManon St-Germain, vét.


AnimauxEspèce Choisissez un élément. Lignée

Code catalogue

Nombre Sexe M F F gestante jours

Âge/poids

Fournisseur

Date de réception désirée Cliquez ici pour entrer une date.

Instruction(s) spéciale (s)

http://www.recherche.uqam.ca/ethique/animaux/service-des-animaleries.html

Annexe 4 Commande de matières dangereuses comportant des risques spécifiques. (Catégorie 1050 et 1051)http://www.sps.uqam.ca/gestion-des-matieres-dangereuses.html


http://www.sps.uqam.ca/gestion-des-matieres-dangereuses.html

Annexe 5 Responsable, requérant et approbateurDéfinition des notions utilisées dans le cadre du projet de

délocalisation à l’UQAM

Responsable d’un UBR* : Imputable du budget (ex : directeur d’un service), et nécessairement des dépenses sur l’UBR.

Co-responsable d’un UBR* : Imputable du budget (ex : directeur d’une division), au même titre que le responsable.

*À l’UQAM, un responsable (ou co-responsable) est nécessairement requérant sur les UBR dont il est responsable.

Requérant sur un UBR : Personne qui peut autoriser une dépense sur un UBR.

Équivalent d’un requérant : Personne qui peut autoriser une dépense sur un UBR au nom du requérant.

Approbateur intermédiaire sur une catégorie d’achat : Personne qui doit faire l’approbation pour l’acquisition d’un bien ou service attaché à une catégorie d’achat spécifique (ex : animaux vivants).

Équivalent d’approbateur intermédiaire : Personne qui peut faire l’approbation intermédiaire au nom de l’approbateur intermédiaire


règles d’affaires pour les virements budgétaires - … · web viewune ou plusieurs ententes...

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