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le 2 juillet 2014 - V1

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CONTROLE DE QUALITE

OUTILS D’AIDE AUX

CONTROLEURS DE QUALITE


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PREAMBULE

Vous trouverez dans cette partie des outils d’aide aux contrôleurs pour élaborer les conclusions de leurs rapports

(tirés d’un travail fait par la CROEC Paris IDF)

Ces outils ventilés en trois volets reprendront les manquements les plus fréquents à nos obligations professionnelles

en faisant référence à chaque fois aux textes qui s’appliquent et en partant d’un constat décrit « en gras » dans la

partie OBSERVATIONS.

COMPORTEMENT

PROFESSIONNEL

(CP)

TRAVAUX DE PROFESSIONNEL

(TP)

LUTTE ANTI BLANCHIMENT

(LAB)

CP1 – INDEPENDANCE

CP2 – MAINTIEN DE LA COMPETENCE

CP3 – QUALITE DU TRAVAIL

CP4 – SECRET PROFESSIONNEL et

DEVOIR de DISCRETION

CP5 – DEVOIR DE CONFRATERNITE

CP6 – ACCEPTATION ET MAINTIEN

DES MISSIONS

CP7 – LETTRE DE MISSION

TP1 – PROGRAMMATION DES TRAVAUX

TP2 – DOCUMENTATION DE TRAVAUX

TP3 – UTILISATION DES TRAVAUX

D’AUTRES PROFESSIONNELS

TP4 – DELEGATION ET SUPERVISION

TP5 – RAPPORT

TP6 – SYSTEME QUALITE

LAB 1 – ACCEPTATION ET

MAINTIEN DES

MISSIONS

LAB 2 – PROCEDURES

LAB 3 – DOCUMENTATION

LAB 4 – CLOTURE DES

COMPTES

LAB 5 - FORMATION

Textes Le Code de

Applicables Déontologie (CD)

La Norme Professionnelle des Maîtrises

de la Qualité (NPMQ)

La Norme Anti-Blanchiment

(NAB)

Auxquels il faudra rajouter partiellement l’Ordonnance de 1945 et la Norme Professionnelle NP 2 300


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Avant de détailler les points ci-dessus de manière à identifier les conclusions à émettre suivant la nature des

manquements : Recommandations, observations, observations justifiant un contrôle à un an, il est nécessaire de

rappeler la hiérarchie et le contenu de ces conclusions :

A. RECOMMANDATIONS

Les « Recommandations » sont des propositions d’améliorations dans le cadre de la démarche qualité, notamment

quant à la formalisation des diligences ou la protection du cabinet contre un risque de mise en cause.

B. OBSERVATIONS

Les « Observations » sont à formuler en cas de manquements graves et répétés aux normes ou aux usages de la

profession.

En cas de discordance entre les procédures annoncées dans le contrôle structurel et les constats faits dans les

dossiers lors du contrôle technique, il est absolument indispensable de justifier la (ou les) observation(s) émise(s)

par un contrôle transversal portant sur le manquement relevé et effectué dans un nombre significatif de dossier.

C. OBSERVATIONS JUSTIIFANT UN CONTROLE A UN AN

Lors de la rédaction d’une proposition de « rapport avec observations et nouveau contrôle à un an », seules les

observations justifiant la décision de contrôle à un an seront mentionnées. (Soit c’est un cumul d’observations qui

justifie un contrôle à un an, soit c’est une observation qui justifie à elle seule le contrôle à un an).

En effet, une copie de la synthèse sera jointe au rapport, synthèse sur laquelle figure, s’il y a lieu, le constat de

manquements moins importants, permettant ainsi, que le confrère concerné soit dûment informé de l’ensemble

des insuffisances relevées.

NB : Le Président pourra obliger le professionnel contrôlé à suivre une formation spécifique sur les normes

d’exercice professionnel et notamment la norme Blanchiment.


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COMPORTEMENT

PROFESSIONNEL


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CP1 : INDEPENDANCE : CD. Art 145, 146 et 157

RECOMMANDATIONS

Un groupe de sociétés représente une part importante de votre activité (si + 50%)

Votre activité spécialisée de ………………. vous conduit à dépendre d’un seul client

Votre activité vous conduit à dépendre d’un seul donneur d’ordre

Texte d’explication : « Nous attirons votre attention sur le risque de dépendance né de cette situation eu égard

aux prescriptions de l’Ordonnance de 1945 régissant notre profession (art 22) et du Code de Déontologie.

Les modifications intervenues dans vos conditions d’exercice professionnel doivent faire l’objet d’une

inscription rectificative au tableau

Veiller à ce que la détention de participations financières dans des sociétés commerciales ne fasse pas obstacle

au principe d’indépendance, et mettre en place les mesures de sauvegarde nécessaires le cas échéant (NPMQ,

art 21 à 25)

Obtenir au moins une fois par an une déclaration d’indépendance signée par le personnel (NPMQ art 24)

OBSERVATIONS

Constat : Plus d’observation à formuler pour un client représentant une partie significative de l’activité, voire

client unique, depuis le changement de l’ordonnance. Il reste en observation toute situation irrégulière,

à préciser :

Le contrôle a conduit à constater la situation irrégulière suivante de nature à compromettre votre

indépendance : (décrire)

OBSERVATIONS C + 1 idem à observations


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CP 2 : MAINTIEN DE LA COMPETENCE : CD Art 145 et 148

RECOMMANDATIONS

Veiller à la mise à jour régulière des connaissances et compétences de l’expert-comptable et des

collaborateurs. Conserver les attestations relatives aux formations suivies, et les comptes rendus des

formations internes. S’assurer de la mise à disposition pour tous d’une documentation et d’outils de travail à

jour.

Mettre en place un plan de formation continue pour l’expert-comptable et les collaborateurs du cabinet afin

d’assurer la mise à jour régulière des connaissances et des compétences.

Une formation sur le référentiel normatif pourrait être utilement suivie, et notamment : « le référentiel

normatif et déontologique du professionnel de l’expertise comptable ».

OBSERVATIONS

Constat : Absence de mise en place de démarche de maintien de la compétence, avec déficit constaté dans la

qualité des travaux

Veiller à la mise à jour régulière des connaissances et compétences de l’expert-comptable et des

collaborateurs. Conserver les attestations relatives aux formations suivies, et les comptes rendus des

formations internes. S’assurer de la mise à disposition pour tous d’une documentation et d’outils de travail à

jour.

Mettre en place un plan de formation continue pour l’expert-comptable et les collaborateurs du cabinet afin

d’assurer la mise à jour régulière des connaissances et des compétences.

Une formation sur le référentiel normatif pourrait être utilement suivie, et notamment : « le référentiel

normatif et déontologique du professionnel de l’expertise comptable ».

OBSERVATIONS C+1 NEANT


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CP 3 : QUALITE DES TRAVAUX : CD Art 145 et 148

RECOMMANDATIONS

Manquements ponctuels

OBSERVATIONS

Constat : Problème général sur la qualité des travaux et les documents de synthèse fournis aux clients

La qualité des travaux ne satisfait pas aux normes en vigueur. Une formation sur la Norme Professionnelle de

Maîtrise de la Qualité, ainsi que toutes formations techniques adaptées aux missions du cabinet pourraient être

utilement suivies.

OBSERVATIONS C + 1

Diligences insuffisantes sur les dossiers : Des anomalies significatives ont été constatées

Diligences insuffisantes sur les dossiers : Des retards systématiques dans le traitement des dossiers et le non

respect des obligations déclaratives ont été constatés


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CP 4 : SECRET PROFESSIONNEL ET DEVOIR DE DISCRETION :CD Art 147

RECOMMANDATIONS

Ajouter cette obligation, et le devoir de discrétion, au modèle de contrat de travail et établir des avenants aux

contrats en cours

Etablir pour les collaborateurs anciens un contrat de travail comportant notamment une clause relative au

secret professionnel et de voix de discrétion.

OBSERVATIONS Néant


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CP 5 : DEVOIR DE CONFRATERNITE : CD Art 163

RECOMMANDATION Néant

OBSERVATIONS

Constat : Litige constaté avec un confrère, suite à reprise d’un dossier ne respectant pas la règle confraternelle

Respecter les règles confraternelles relatives à le reprise des dossiers, et notamment courrier à adresser aux

confrères avant l’entrée en fonction


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CP 6 : ACCEPTATION ET MAINTIEN DES MISSIONS : CD Art 150

RECOMMANDATIONS

Formaliser l’appréciation régulière des risques, et de la faisabilité de la mission eu égard notamment au

respect de principe d’indépendance, des compétences et du plan de charge du cabinet

OBSERVATIONS

Constat : acceptation ou maintien constaté de clients ne respectant pas leurs obligations.

Le maintien de clients faisant courir un risque au cabinet a été constaté. Apprécier systématiquement les

risques d’acceptation ou non du maintien des missions, eu égard notamment du respect au principe

d’indépendance, et des manquements éventuels des clients à leurs obligations.

OBSERVATIONS C 1

Le maintien de clients faisant courir un risque au cabinet a été constaté ( décrire)


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CP 7 : LETTRE DE MISSION : CD Art 151

RECOMMANDATIONS

Des lettre de missions complètes, détaillées, à jour et signées, permettent au cabinet de se défendre, en cas de

mise en cause de la responsabilité par un client ou par un tiers. Préciser dans les lettres de missions :

…………………………………..

Des exemples de lettres de mission sont à votre disposition sur la partie privée de notre site (www.oec-

montpellier.org)

Actualiser régulièrement les lettres de mission pour les mettre en accord avec les changements intervenus.

Etablir les lettres de mission pour les quelques clients anciens ou les actualiser pour les mettre en accord…..

Dans le cadre de votre activité de sous-traitance, établir une lettre de mission précisant les modalités de la

collaboration.

Faire signer les conditions générales annexées aux lettres de mission.

Mission de présentation :

Identifier clairement le type de mission proposée, se référant au cadre nominatif actuel (Norme NP

2 300 §11 et A5)

Poursuivre la généralisation de la mission de présentation entreprise, pour mettre les lettres de mission

en cohérence avec l’attestation produite (Norme NP 2 300 §11 et A5)

OBSERVATIONS

Constat : Absence de lettres de missions sur tout ou partie significative des dossiers, lettres de mission

notablement insuffisantes, ou non signées par les clients, lettres de missions non adaptées à la lutte anti-

blanchiment.

Etablir systématiquement un contrat écrit pour tous les clients (modèles sur le site www.oec-montpellier.org)

Etablir un contrat écrit pour les clients anciens.

Des lettres de mission non signées par les clients ne peuvent valablement constituer le contrat prévu par l’art

151 du Code de Déontologie

Insérer systématiquement les clauses adaptées à la lutte anti blanchiment dans la lettre de mission (cf sise ci-

dessus)

OBSERVATIONS C + 1

Aucune lettre de mission établie.

http://www.oec-montpellier.org/




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TRAVAUX DU

PROFESSIONNEL


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TP 1 : PROGRAMMATION DES TRAVAUX : NPMQ § 30.31 et A30.A31

RECOMMANDATIONS

Formaliser de façon systématique la programmation de la mission afin d’assurer la qualité des travaux

réalisés.

OBSERVATIONS

Constat : Diligences mises en œuvre insuffisantes ou aléatoires, et manquements importants constatés, dans les

délais ou la qualité des travaux.

Programmer systématiquement les missions, afin d’assurer la qualité et l’homogénéité des travaux réalisés,

ainsi que le respect des échéances.


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TP 2 : DOCUMENTATION DES TRAVAUX : NPMQ § 45 à 47 ET A54 à A63

RECOMMANDATIONS

Le dossier de travail est la preuve en cas de mise en cause de la responsabilité des diligences accomplies.

Structurer les dossiers et formaliser les notes de travail afin de matérialiser clairement les diligences réalisées.

Conserver les dossiers de travail pendant la durée de la prescription recommandée par le Conseil Supérieur

de l’Ordre des Experts-Comptables (8 ans)

OBSERVATIONS

Constat : Absence de dossiers, dossiers conservés chez les clients ou notablement insignifiants.

Le dossier de travail est un outil au service du cabinet et la preuve, en cas de mise en cause de la

responsabilité, des diligences accomplies.

OBSERVATIONS C + 1

Absence de dossiers de travail

Dossiers insuffisamment structurés ne justifiant pas de diligences réalisées.


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TP 3 : UTILISATION DE TRAVAUX D’AUTRES PROFESSIONNELS

NPMQ § 32 et A34.A35

RECOMMANDATIONS

Formaliser la supervision par l’expert-comptable des travaux sous-traités.

OBSERVATIONS

Constat : Un doute sérieux existe sur l’intervention réelle de l’expert-comptable sur le dossier, les travaux

étant délégués à un autre intervenant.

L’expert-comptable conserve la responsabilité des travaux confiés à d’autres professionnels, et ne peut

déléguer tous ses travaux. Assurer et matérialiser la supervision pour justifier le contrôle des travaux par

l’expert-comptable.

OBSERVATIONS C + 1

Absence totale de supervision des travaux, entièrement sous-traités à une entreprise de gestion, ou à des

collaborateurs extérieurs au cabinet.


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TP 4 : DELEGATION et SUPERVISION NPMQ § 32 et A34-A35

RECOMMANDATIONS

Matérialiser la supervision pour justifier le contrôle des travaux des collaborateurs par l’expert-comptable.

Le nombre maximum de comptables salariés dont les services sont susceptibles d’être utilisés par un

professionnel de l’expertise comptable est fixé à quinze (Décret du 30 mars 2012. Art 3132)

OBSERVATIONS

Constat : Un doute sérieux existe de la supervision réelle des collaborateurs par l’expert-comptable,

notamment en présence d’un chef de bureau ayant seul la relation client, ou dans un bureau secondaire.

L’expert-comptable ne peut déléguer tous ses travaux et conserve la responsabilité finale de la mission.

Certains actes (signature des lettres de mission, attestations, rapports) sont de la responsabilité exclusive de

l’expert-comptable, et ne peuvent être délégués.

Assurer et matérialiser la supervision pour justifier le contrôle des travaux des collaborateurs par l’expert-

comptable.

Idem pour bureau secondaire.

OBSERVATIONS C + 1

Absence totale de supervision des travaux par l’expert-comptable.

Délégation à un non membre de l’Ordre des interventions qui sont du ressort exclusif de l’expert-comptable.

Absence de supervision de l’expert-comptable, en particulier au bureau secondaire……, qui est dirigé par un

non membre de l’Ordre.


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TP 5 : RAPPORT Ord 1945 Art 2 et NP 2 300 §19 à 24 et A12

RECOMMANDATIONS

Signer les rapports de fin de mission (attestation pour les missions de présentation et compte-rendu de travaux

pour les missions sans formulation d’opinion) (Ord 1945 Art 2)

Conserver une copie signée des rapports de fin de mission (Ord 1945 Art 2 )

Mettre en adéquation le rapport avec le type de mission (Ord 1945 Art 2)

Généraliser, à l’issue de la mission, une communication écrite destinée au seul client ayant notamment pour

objectif de purger au mieux l’obligation de conseil, ce y compris pour les missions connexes à la mission

comptable principale et les dossiers ne comportant pas l’établissement des comptes annuels (Ord 1945 Art 2)

La formulation de l’opinion dans l’attestation est normée. (NP 2 300 § 19 à 24 et A12)

En présence d’un commissaire aux comptes, l’expert-comptable n’a pas à délivrer d’attestation, sauf

considérations particulières, mais un compte rendu de travaux sans formulation d’opinion (NP 2 300 § 19 à 24

et A12)

OBSERVATIONS

Constat : Absence de rapports, absence d’attestation pour les missions de présentation

Etablir systématiquement le rapport prévu par l’article 2 de l’ordonnance de 1945, à mettre en adéquation

avec le type de mission réalisée (attestation pour les missions de présentation et compte-rendu de travaux pour

les missions sans formulation d’opinion)

La mission de présentation des comptes annuels ayant pour objet la formulation d’une assurance sur les

comptes, établir systématiquement l’attestation prévue par la norme spécifique relative à ce type de mission,

avec les observations nécessaires, le cas échéant.

OBSERVATIONS C + 1

NEANT


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TP 6 : SYSTEME QUALITE NPMQ § 16 et A32

RECOMMANDATIONS

Mettre en place et assurer le suivi d’un système de contrôle qualité comprenant les politiques et procédures

relatifs à chacun des domaines suivants :

o responsabilités de l’équipe dirigeante concernant la qualité au sein de la structure

o règles de déontologie pertinente

o acceptation et maintien de relations clients ou adhérents et de mission particulières

o ressources humaines

o réalisation des missions

Consigner par écrit les procédures de contrôle interne du cabinet. Une formation pourrait être utilement suivie,

et notamment : Le Manuel de procédures du cabinet d’expertise comptable : obligation du référentiel

normatif.

Mettre en place un processus de surveillance destiné à fournir l’assurance raisonnable que les procédures

relatives au système de contrôle qualité fonctionnent efficacement.

OBSERVATIONS

NEANT

OBSERVATIONS C + 1

NEANT


19

LUTTE ANTI

BLANCHIMENT


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LAB 1 : ACCEPTATION ET MAINTIEN DES MISSIONS NAB § 6 0 10 et 14

RECOMMANDATIONS

Matérialiser l’analyse des risques

Définir le niveau de vigilance :

o à l’égard du client

o à l’égard des opérations réalisées

OBSERVATIONS

Constat : Absence de documentation concernant l’identification du client ou du bénéficiaire effectif.

Recueillir systématiquement la documentation concernant l’identification du client et du bénéficiaire effectif.

OBSERVATIONS C + 1

NEANT


21

LAB 2 : PROCEDURES NAB § 21 et suivants ; 11, 12 et 13

RECOMMANDATIONS

Etablir des procédures et des dispositions relatives à la lutte anti-blanchiment

Intégrer des points de la lutte anti-blanchiment dans le programme des travaux

Mettre en place les procédures de contrôle interne.

OBSERVATIONS

Constat : Absence de fiche de contrôle anti-blanchiment (acceptation mission, réalisation des travaux),

supervision)

Insérer dans les dossiers de travail les documents préconisés par l’OEC.

OBSERVATIONS C + 1

NEANT


22

LAB 3 : DOCUMENTATION NAB § 14

RECOMMANDATIONS

Conserver au dossier les documents relatifs à l’application de la NAB.

OBSERVATIONS

NEANT

OBSERVATIONS C + 1

NEANT

NB RAPPEL DES DELAIS DE CONSERVATION

Pendant toute la durée de la mission et 5 ans après sa fin :

o Documents d’identité du client et des bénéficiaires effectifs

o Extraits de registres légaux pour les personnes morales

o Fiches d’identification des risques spécifiques du client et de l’activité

o Eléments de détermination du niveau de vigilance applicable

Pendant 5 ans après la réalisation de l’opération :

o Notes de travail sur l’examen des opérations réalisées par le client

o Documents justificatifs de l’origine/destination des fonds

o Analyses ayant permis de conclure qu’il y ait ou non à déclaration

o Copie de la déclaration de soupçons et les documents joints


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LAB 4 : CLOTURE DES COMPTES NAB § 11, 12, 13 et 14

RECOMMANDATIONS

Respecter les obligations de vigilance et les matérialiser

Matérialiser la problématique anti-blanchiment dans la supervision des travaux et notamment la note de

synthèse

OBSERVATIONS

NEANT

OBSERVATIONS C + 1

NEANT


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LAB 5 : FORMATION NAB § 27

RECOMMANDATIONS

Former systématiquement les collaborateurs à la Norme Anti-Blanchiment

OBSERVATIONS

Constat : Absence de formation des experts et collaborateurs. Il existe un minimum de procédures.

Former systématiquement experts et collaborateurs à la Norme Anti-Blanchiment

OBSERVATIONS C + 1

Former obligatoirement dans l’année experts et collaborateurs à la Norme Anti-Blanchiment

Mettre en place la Norme Anti-Blanchiment


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DOCUMENTATION : Guide d’application de la LAB : Obligations relatives aux procédures et

mesures de contrôle interne. Extrait.

Nature du document

Conservation

DT / hors DT

Fiche d’identification du client ou adhérent (personnes physiques et morales) et du

bénéficiaire effectif

DT

Copie des documents officiels d’identification recueillis (personnes physiques et

personnes morales)

DT

Fiche d’acceptation de mission adaptée aux problématiques LAB

DT

Lettre de mission adaptée LAB

DT

Fiche de travail et autres documents justifiant des contrôles spécifiques sur certaines

opérations dans le cadre de l’obligation de vigilance

DT

Double de la déclaration de soupçons et autres documents y afférents (dont les FT

susmentionnées)

Hors DT

Fiche de synthèse de la mission adaptée aux problématiques LAB

DT

Fiche d’actualisation périodique des éléments d’identification du client et de

l’évaluation du risque

DT