Interaction avec les médias –Conseils et outils pour

les écoles du monde de l'IB

• Cela peut vous aider à accroître la visibilité de votre établissement à moindre coût.

• Comprendre les médias et la façon de les utiliser à votre avantage est un moyen de diffuser votre histoire sur de nouveaux réseaux jusque-là inexplorés dans le cadre de vos activités marketing existantes.

• Vos interlocuteurs sont en contact d'une façon ou d'une autre avec les médias, ce qui signifie qu'ils prendront connaissance de votre histoire et, qu’idéalement, celle-ci aura une influence positive sur eux.

• Les commentaires positifs que vous recevez dans les médias constituent un précieux soutien que vous pouvez utiliser dans votre matériel publicitaire.

• Établir des relations sur le long-terme avec les journalistes vous permet d’obtenir plus facilement une couverture médiatique.

Pourquoi interagir avec les médias ? – I

• En tant qu'école du monde de l'IB, vous avez une histoire unique à raconter, qui vous distingue des autres établissements scolaires de votre région.

• Contrairement à de nombreux autres établissements, vous appartenez à une communauté plus large : la communauté de l'IB.

• Plus les écoles du monde de l'IB seront nombreuses à raconter leur histoire, plus le public viendra à connaître le programme et ses avantages.

• L'IB soutient cette initiative en entretenant des relations permanentes avec les médias à l'échelle globale et régionale.

• Utiliser les médias de façon stratégique et créative pour diffuser des messages positifs peut avoir un impact positif sur les parents et augmenter ainsi le nombre d'élèves inscrits à des programmes de l'IB.

• L'IB a développé une série de messages globaux qui permettent d'interagir plus facilement avec les médias.

Pourquoi interagir avec les médias ? – II

Quelles sont vos cibles ?

ParentsGouverneurs /

Conseil d’administration

Employeurs

Communauté locale

Pouvoirs publics et collectivités locales

/Districts scolaires

Enseignants.

Universités /Établissements d'enseignement

supérieur

Élèves Médias

Quelles sont les personnes à même de parler de votre établissement et de l'IB ?Les témoignages et les récits à la première personne peuvent donner davantage de poids à n'importe quelle histoire. Il existe souvent trois types de personnes avec lesquelles vous pouvez travailler pour faire passer les messages que vous souhaitez communiquer .1) Les porte-parole – personnes qui représentent directement votre établissement, assurent des services

et qui sont le mieux placées pour aborder les thèmes dont vous souhaitez parler.

2) Les ambassadeurs – personnes qui interagissent avec votre établissement, savent ce que vous proposez et peuvent parler de vos services depuis une perspective d’utilisateur

3) Les tierces parties – personnes qui connaissent votre établissement et qui comprennent les avantages des services que vous proposez

CHEFS D‘ÉTABLISSEMENT

ENSEIGNANTS

ANCIENS ÉLÈVES

ÉLEVES

IB

ASSOCIATIONS

PARENTS

GOUVERNEURS / CONSEIL D’ADMINISTRATION

REPRÉSENTANTS DES COLLECTIVITÉS LOCALES

EMPLOYEURS

PARTENAIRES DE LA COMMUNAUTE

UNIVERSITÉS ET ÉTABLISSEMENTS D'ENSEIGNEMENT

SUPÉRIEURPO

RTE-

PARO

LE

AMBASSADEURS

TIERCES PARTIES

Opportunités de communication : planifiées ou réactives

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• Infos

• Résultats scolaires et taux d'acceptation à l'université• Introduction d'un nouveau programme• Nouvelle recherche de l'IB• Événements et projets liés à la communauté• Des histoires liées à des réussites (par exemple « Un

élève recueille 5 000 USD pour une œuvre caritative locale »)

• Journées portes ouvertes

• Commentaire

• Répondre à des thèmes pertinents : dans des annonces gouvernementales, des rapports, en participant à des conversations sur Twitteret autres réseaux sociaux

• Lettre d’opinion• Entretien • Lettre aux rédacteurs

• Une journée dans la vie d'un élève / d'un enseignant / d'une école du monde de l'IB• Visite des médias dans votre établissement • Profil des élèves de dernière année et des anciens élèves• Projets internationaux• La créativité et les arts dans les représentations / expositions artistiques de l'IB• Partenariats avec des employeurs locaux• Projets en entreprise• L'IB et l‘employabilité• L'IB et les langues – Relations internationales• L'implication des élèves de l'IB dans les projets pour la communauté

Idées d’articles à envisager

• Un journaliste écrit 5 à 6 articles différents par jour.• Il contribue également à des blogs, des publications sur les réseaux sociaux et peut

aussi travailler à la pige.• Il est confronté à de multiples échéances, il n'y a donc pas de « bon » moment dans la

journée pour se mettre en rapport avec lui mais il y a des moments où la pression est moins importante : généralement en milieu de matinée et en fin d'après-midi.

• Il est en contact avec de nombreux interlocuteurs chaque jour.• Il est souvent absent du bureau pour se rendre à des entretiens et à des réunions.• Il n'est pas nécessairement l'auteur du titre de l’article.• Les décisions relatives à l’angle adopté pour l’article et à sa longueur appartiennent au

rédacteur en chef.• Le niveau de connaissance des informations et sujets relatifs à l'éducation varie

beaucoup d'un journaliste à l'autre.• Il fait partie d'une équipe éditoriale plus large qui élabore « votre histoire ».

Dans la peau d'un journaliste – Présentation

• Restez concis et ne vous écartez pas du sujet.• Venez-en directement aux faits : quoi, pourquoi, quand, comment, qui ?• N‘hésitez pas à décrocher le téléphone – les courriels ne sont pas toujours lus ou

peuvent rester sans réponse.• Soyez clairs à propos de ce que vous proposez au journaliste.• Utilisez le soutien de tierces parties pour donner plus de poids à votre histoire.• Proposez des études de cas portant sur des personnes ou des projets pour donner

vie à votre histoire.• Préparez des photos haute résolution et des images d'archive pour les médias

locaux.• Du contenu vidéo peut également être utile car les journaux doivent répondre à

une forte demande de vidéos en ligne.• Préparez des informations contextuelles à envoyer si on vous le demande.

Dans la peau d'un journaliste – Optimisez vos chances d'obtenir une couverture médiatique I

• Sachez quels sont les meilleurs moments de la journée pour vous mettre en rapport.• Sachez qui contacter.• Ne vous dispersez pas.• Évitez de recourir à du jargon professionnel et d'être trop technique.• Faites en sorte que votre histoire ne soit pas interprétée comme un discours

commercial. • N'inventez rien – vous devrez inclure des références.• Évitez d'harceler les journalistes.• Ne réutilisez pas de vieilles données ou histoires.• Ne vous attendez pas nécessairement à une réussite immédiate, établir des relations

avec les journalistes demande beaucoup de temps.

Dans la peau d'un journaliste – Optimisez vos chances d'obtenir une couverture médiatique II

Se mettre en rapport avec un journalisteCommuniqué Courriel Téléphone

RéunionsÉvénementsTwitter

• Assurez-vous que le titre est concis.• Mentionnez tous les faits d’emblée,

allez à l’essentiel.• Incluez des citations pertinentes.• Incluez davantage de détails qui ne

sont pas indispensables à l'histoire dans la section « Notes aux rédacteurs ».

• Ne dépassez pas un recto verso.

• Soyez concis et commencez par une liste à deux ou trois puces résumant l'histoire.

• Assurez-vous que votre courriel est personnalisé.

• N'envoyez pas de pièce jointe sauf spécification contraire.

• Incluez une image en faible résolution dans le corps du texte, si elle est indispensable à l’histoire.

• Avant de vous lancer dans votre histoire, assurez-vous auprès du journaliste que le moment est bien choisi.

• Présentez votre histoire en une seule phrase puis étayez avec des éléments de 15 secondes.

• Tirez le meilleur parti d'un refus en vous renseignant sur les centres d'intérêt de votre interlocuteur.

• Laissez des messages brefs sur les répondeurs et effectuez des relances par courriel.

• Gardez bien clairement en tête vos histoires et tenez-vous prêts à les présenter brièvement si l'occasion se présente.

• Donnez vos coordonnées et proposez de fixer un rendez-vous pour discuter de la façon dont vous pourriez collaborer à l'avenir.

• Relancez avec un courriel quelques jours plus tard.

• Ne demandez rien aux journalistes.• S'ils demandent de l'aide et que vous

pourriez leur être utile, aidez-les.• Partagez et commentez leur contenu.• Renseignez-vous sur eux et démontrez

brièvement vos connaissances lors de la prise de contact.

• Assurez-vous que vos porte-parole sont bien préparés à l'avance.

• Invitez le journaliste à vous rencontrer dans votre établissement mais s'il ne peut se déplacer aussi loin, proposez de le rencontrer près de son bureau.

• Relancez-le en lui envoyant des informations après la réunion.

1. Si vous ne souhaitez pas répondre, dites-le.2. Vous contrôlez uniquement vos propos, pas ceux du journaliste.3. Écrivez toujours ce que vous souhaitez dire avant l'entretien.4. Déterminez trois messages essentiels et revenez sans cesse à eux.5. Assurez-vous de croire en ce que vous dites.6. Assurez-vous d'avoir parfaitement compris la question avant d'y

répondre.7. Utilisez votre expertise et vos connaissances à votre avantage.8. Ne pensez pas que tous les entretiens sont hostiles.9. Souvenez-vous que les journalistes sont des être humains.10. Assurez-vous d'avoir effectué des recherches sur les précédents

travaux du journaliste.

Entretiens – Dix règles à observer

a) Si le journaliste s’égare ou digresse sur un sujet sans importance :b) Si des sujets controversés, qui vous mettent mal à l'aise ou peu flatteurs sont

abordés :

• gardez à l'esprit les trois messages essentiels ;• ne faites pas comme si la question n'avait pas été posée ;• arrêtez-vous dès que vous avez répondu à la question ;• si vous avez besoin de temps pour réfléchir, demandez au journaliste de répéter la

question ;• contestez son affirmation si vous n'êtes pas d'accord avec cette dernière ; • ne répétez jamais des présomptions négatives ;• ne commentez pas un sujet que vous ne maîtrisez pas ;• concluez chacune de vos réponses par l'un des messages essentiels.

Entretiens – Gérer les questions-pièges

• Acceptez et reprenez la question ou un fragment de la question.

• C'est un point intéressant

• Je suis content que vous ayez abordé le sujet de x

• Vous touchez à l’essentiel en abordant la question de x

• Bâtissez une brève transition.

• En fait,

• Je formulerais ceci autrement

• Ce que je peux vous dire c'est que

• Communiquez vos idées et vos messages essentiels.

• Voyez-vous, l’idée essentielle est la suivante...

• Je crois qu’il est important de comprendre que...

• L’idée essentielle dans ce domaine c'est…

Entretiens – La technique ABC

• Insistez sur les articles qui vous sont consacrés avec des publications sur vos propres réseaux en ligne. Cela vous permet non seulement de partager publiquement vos actualités, mais aussi de les communiquer à des interlocuteurs internes et externes (tels que des élèves, des professionnels de l'éducation, des parents).

• Voici quelques supports pertinents :• publication sur Twitter ;• publication sur Facebook ;• publication sur LinkedIn ;• chaîne YouTube ;• lettres d'information ;• informations sur vos contacts presse clairement visibles sur votre site Web ;• blogs.

• Souvenez-vous que les médiaux sociaux doivent être utilisés à des fins d’écoute et d’échange, il ne s’agit pas simplement de diffuser vos messages.

Médias sociaux - I

• Utilisez les médias sociaux pour développer des relations avec les médias ainsi que toute autre organisation pertinente intéressée par les thèmes que vous souhaitez aborder.• Commentez des histoires en ligne et des contributions de blog. • Partagez des contenus.

• Rejoignez des réseaux en ligne et assurez-vous que votre contenu est intéressant.

• Encouragez vos ambassadeurs à parler de votre établissement et de l'IB, sur la toile comme en dehors de celle-ci, et dès que cela est pertinent, donnez-leur des ressources pour les aider à gérer au mieux leurs propres « marques ».

• Mettez en place une politique générale relative aux médias sociaux afin de garantir que les personnes représentant l'établissement (par exemple les professionnels de l'éducation) ne communiquent aucune information venant contredire vos propos.

Médias sociaux - II

• Lorsque vous parlez de l'IB et de ses programmes, sous quelle que forme que ce soit, réfléchissez aux éléments suivants.• Vos messages et ceux de l'IB peuvent-ils soutenir vos communications ?• Utilisez-vous les dernières informations disponibles ? • Avez-vous consulté le site Web de l'IB (www.ibo.org) pour obtenir les derniers faits et

chiffres ?• Pouvez-vous étayer vos communications à l’aide d'informations supplémentaires, telles

que des logos et/ou des images, afin de rendre l'histoire plus intéressante ?• Les logos que vous utilisez pour l'IB sont-ils les derniers en date ? (Référez-vous au

site Web de l'IB.)• Si vous avez des questions, veuillez vous mettre en rapport avec votre

coordonnateur régional qui se fera un plaisir de vous aider :

Quelques éléments de réflexion

AmériquesRobin Khanrobin.khan@ibo.org

Afrique, Europe et Moyen-Orient Robert CummingsRobert.cummings@ibo.org

Communications d'entreprise globalesJanneke Versteegjanneke.versteeg@ibo.org

Asie-PacifiqueSebastien Barnardsebastien.barnard@ibo.org