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CONDITIONNEMENT ET EMBALLAGE

Livre.book Page III Vendredi, 19. octobre 2007 4:00 16

Groupe Eyrolles, 2008ISBN : 978-2-212-53813-7

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CHAPITRE 2

TABLIR LE CAHIER DES CHARGES

Il existe deux sortes de cahier des charges que de nombreux utilisateurs ont tendance mlanger bien quils correspondent des problmatiques trs diffrentes.

Le cahier des charges fonctionnel permet de dterminer les services que lemballage doitremplir sans prjuger des solutions qui seront adoptes. Il sadresse aux concepteurs :bureaux dtudes, designers, cratifs

Le cahier des charges oprationnel fige les solutions retenues de telle sorte que les fourni-tures correspondent aux desiderata de lutilisateur. Il concerne la chane des oprateurs :acheteur, fournisseur, qualit, production Lexcellence de sa rdaction conditionne laqualit de ladquation de lemballage aux besoins des utilisateurs. Il ne faut pas survolercette tape, les emballages seront utiliss pendant longtemps et les insatisfactions ven-tuelles perdureront aussi longtemps.

Une approche mthodique est dautant plus indispensable que les donneurs dordre nesont pas des professionnels de la conception des emballages.

Autant il serait restrictif dimposer, via le cahier des charges fonctionnel, des solutionsaux concepteurs, autant il serait dangereux de laisser une latitude dinterprtation auxutilisateurs du cahier des charges oprationnel.

Le cahier des charges fonctionnel est donc rdig avant ltude de lemballage alors que lecahier des charges oprationnel fixe le rsultat de ltude. La rdaction et lutilisation dechacun deux sont donc chronologiquement diffrencies. Pour la clart de lexpos nousles traiterons successivement alors quen ralit un laps de temps important les spare.

1. LE CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL

LA RDACTION DUN CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL

Tout dlayage et considration superflue ne peuvent quentraner le trouble chez ceuxqui utiliseront le cahier des charges. Les choix fondamentaux ont dj t faits et nontpas tre justifis ici et encore moins remis en cause. Cette position implique que leschoix ont t faits srieusement.

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40 Plus la rdaction sera ouverte plus les concepteurs qui prparent une offre auront de lati-tude pour proposer des variantes. Il est trs diffrent de demander un emballage qui pro-tge le produit dune chute depuis le plateau dun camion et dexiger un carton triplecannelures.

La prsentation dun cahier des charges par fonctions et contraintes permet dviter detomber dans le pige dindiquer les solutions plutt que les besoins satisfaire.

Le lecteur na pas la mme culture que le rdacteur, attention aux risques de quiproquoset dinterprtations fantaisistes.

Une temprature extrieure froide na pas le mme sens pour un Portugais et unSudois.

Donner des indications chiffres est souvent une manire dtre prcis. On indiquera lesunits (une temprature en C, en F ou en K na pas la mme valeur). Il ne faut pas nonplus faire des agrgats dobjets diffrents dans son analyse.

Transporter des tubes souples vides en PE avec une compacit apparente de 40 kg/m3

na pas les mmes incidences que de transporter de la matire premire en granulsavec une compacit apparente de 1 000 kg/m3. Additionner les deux produits condui-rait une aberration. Notons que cest ce que font hlas les statistiques des douanes.

Un cahier des charges doit tre rigoureux : il vite les indications superflues, mais il estsuffisamment ouvert pour permettre denvisager de nouvelles solutions. Serait-il est tropprcis, il cantonnerait ltude dans la solution que le rdacteur envisage a priori, et alors,il ny aurait aucune raison de procder une tude, sinon comme alibi pour justifier deschoix antrieurs.

Les indications approximatives sont proscrire. Une expression comme suffisammentprotecteur pour autoriser une chute de 1 m est acceptable, mais assurera une bonneprotection na aucun sens et ne peut conduire qu des quiproquos gnrateurs de litiges.

QUELS LMENTS PRENDRE EN COMPTE?

Les fonctionsLes fonctions peuvent tre analyses sous diffrents angles, nous avons dj prsent lesfonctions oprationnelles et les fonctions marketing; lanalyse de la valeur a sa propredcomposition en fonctions. Toutes les mthodes bien menes sont quivalentes quandau rsultat. Chacun utilisera la prsentation quil estime la plus pratique dans soncontexte.

Cf. Les fondements de lanalyse de la valeur, p. 79

Les contraintesLes fonctions sont intangibles, modifier une fonction revient changer le cahier des char-ges. Les contraintes, elles, sont issues de lenvironnement gnral de ltude et peuvent

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tre lgrement ngocies sans dnaturer le cahier des charges. Elles reprsentent unegrande partie du contenu du cahier des charges. Leur tude est dveloppe ci-aprs.

Les limitesOn peut parfois contourner astucieusement les contraintes. Les limites ne sont absolu-ment pas ngociables, mais on peut sans inconvnient se tenir au bord extrme de lalimite.

Les limites rglementaires : la lgislation et les rglementations administratives interdi-sent certains choix. Il nest pas question de transgresser ces impratifs. Les lecteurs ducahier des charges fonctionnel ne connaissant pas forcment dans le dtail les rglemen-tations propres au produit, il est impratif de bien les leur prciser. De plus, elles sontsusceptibles dvoluer, elles devront donc faire lobjet dune veille rglementaire.

Les limites de cot sont implicitement videntes, mais, dans la pratique, difficiles prci-ser pour deux raisons :

Une implication des diffrents choix : vaut-il mieux un emballage cher et un moyen detransport par messagerie ou doit-on prfrer un emballage simple et un moyen detransport spcialis? Vaut-il mieux transporter par lots complets avec un emballagesimple et livrer partir de centres rgionaux ou tout expdier par petites quantits partir du lieu de production, quitte avoir des emballages unitairement plus chers?

Le cot est souvent aussi le domaine des ngociations entre lacheteur et le vendeur.

2. LE CAHIER DES CHARGES OPRATIONNEL

SA RAISON DTRE

Le cahier des charges oprationnel est plus dtaill et volumineux que le cahier des char-ges fonctionnel. En effet si ce dernier a pour rle douvrir des portes la rflexion et linnovation, le premier cherche tout verrouiller pour que personne nait de surprise.

LA DFINITION EXACTE DE LA COMMANDE

La commande est lacte officiel qui lie le fournisseur et son client. Elle peut prendre plu-sieurs formes : courrier, fax, courriel, verbale. Dans tous les cas les indications techniquescontenues seront succinctes, elle sappuie sur le cahier des charges oprationnel qui, lui-mme, peut tre crit et sign des deux parties, ou implicite. Il est certain quen cas de liti-ges un cahier des charges implicite ne facilitera pas la rsolution du problme. Cest mal-heureusement un cas frquent. Il existe une situation intermdiaire : on est press et ondoit tre livr immdiatement, on reporte plus tard la rdaction du cahier des charges.Or cest au dbut dune collaboration, lorsque les interlocuteurs se connaissent mal et quele fournisseur connat mal les besoins et les contraintes de son client que les risques deproblmes sont les plus importants. Cest au client de mettre en uvre le cahier des char-ges, dune part car cest lui qui connat ses propres besoins et, dautre part parce quonimagine mal un fournisseur refuser un nouveau client pour des questions de paperasse.

Le cahier des charges oprationnel a donc pour objet de dfinir rigoureusement lembal-lage que le client veut recevoir. Il recouvre tous les aspects de la commande. Un cahier

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42 des charges bien rdig nvitera pas les problmes pratiques lis un dfaut, mais vi-tera tous les litiges entre personnes de bonne foi.

Chaque produit est affect par le client dun numro de code qui servira lors de tous leschanges administratifs. Ce, ou ces, numros doivent tre prciss dans le cahier descharges avec leur correspondance en termes clairs. De mme toutes les indications por-ter sur les conditionnements des emballages livrs doivent tre exactement prcises. Lescodes-barres, ou les puces, ncessaires doivent tre prciss avec leur emplacement. Si leclient a une prfrence pour lemplacement du message, la taille ou la couleur des carac-tres, cela doit tre prcis. Lors du stockage de ses produits dans des racks en hauteur, lenon-respect de ces spcifications peut entraner une grande gne pour les magasiniers. Ilarrive trop frquemment que les magasiniers soient obligs de reporter au feutre, en groscaractres le contenu dun carton ou dune palette stocke en hauteur : cest du tempsperdu.

Le respect des dlais de livraison Il est impratif pour permettre au client une gestion serre de ses stocks. Encore faut-ilque les dlais demands soient compatibles avec le processus technique du fournisseur(approvisionnement, fabrication, livraison), les dlais minima de livraison devront treprciss dans le cahier des charges. On prcisera partir de quelle opration dmarre lecompte rebours ( partir de laccord sur le bon tirer par exemple). On sera vigilantsur la formulation du dlai : le jour prcis, la semaine, la quinzaine La formulation laplus employe est le numro de la semaine. Lanne ne comportant pas un nombre entierde semaines, il peut y avoir une