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DS2I/ BSSI/ Pôle web 1 |

Guide pratique du webmestre

Projet site web établissement – Rectorat de Montpellier

Guide pratique du webmestre Site web établissement sous Drupal

Etat Date Rédacteur Version

Création 12/12/2013 Pôle Web DS2I 1.0 Ajouts

fonctionnalités version 1.5

Novembre 2014 Pôle Web DS2I 1.3




Les informations en langue anglaise contenues dans ce document seront traduites très prochainement. Merci de votre compréhension.

Contenu Introduction ............................................................................................................................................................. 4

I. Présentation du modèle site web établissement ............................................................................................ 4

A. Socle technique et URL ................................................................................................................................ 4

B. Charte web graphique et thème du site ..................................................................................................... 5

C. Les grands principes illustrés ....................................................................................................................... 6

D. L’organisation des pages ............................................................................................................................. 6

1. Le thème .................................................................................................................................................. 6

2. Les régions ............................................................................................................................................... 7

3. Les blocs .................................................................................................................................................. 9

E. L’organisation des fichiers ........................................................................................................................... 9

1. Création de la taxonomie ........................................................................................................................ 9

2. Chargement d’un fichier dans le gestionnaire ...................................................................................... 10

II. Comment renseigner l’identité de mon établissement et appliquer une gamme chromatique au site ?.... 10

A. Editer le bandeau d’identité du site d’établissement ............................................................................... 10

B. Editer la page de contact ........................................................................................................................... 11

C. Appliquer une gamme chromatique ......................................................................................................... 12

II. Comment créer un contenu ? ....................................................................................................................... 12

A. Comment créer une actualité défilante ? ................................................................................................. 13

B. Comment créer une actualité ? ................................................................................................................. 14

III. Comment créer un menu de navigation ? ................................................................................................. 16

A. A partir d’une page web ............................................................................................................................ 16

B. Comment modifier l’organisation d’un menu ? ........................................................................................ 19

C. Le rubriquage du modèle site établissement ............................................................................................ 20

D. Les autres menus ....................................................................................................................................... 20

IV. Comment gérer l’écriture des URL ? ......................................................................................................... 20

V. Comment gérer l’ouverture des liens ? ......................................................................................................... 21

VI. Comment utiliser la zone de pictogrammes « C’est pratique » ? ............................................................. 22

VII. Comment faire apparaître le ou les labels de mon établissement ? ........................................................ 23

A. Un label en page d’accueil (fonctionnement à préciser) .......................................................................... 24




B. Créer une page Label ................................................................................................................................. 24

C. Visualiser l’ensemble des labels de l’établissement ................................................................................. 25

VIII. Comment ajouter un événement dans l’agenda ? .................................................................................... 26

IX. Comment optimiser l’accès aux contenus par mot-clé ............................................................................. 28

1. Personnaliser une zone de remontées de contenus par mot-clé ......................................................... 28

2. Cacher une zone de remontée de contenus par mot-clé ...................................................................... 29

X. Logos collectivités territoriales ...................................................................................................................... 30

XI. Rôles et droits ............................................................................................................................................ 30

A. Comment ajouter des utilisateurs et leur affecter un rôle ? ..................................................................... 31

1. L’utilisateur est un personnel de l’académie ........................................................................................ 31

2. L’utilisateur n’est pas un personnel de l’académie (ex : élève, stagiaire, autres personnels, …) ........ 32

B. Gestion des utilisateurs ............................................................................................................................. 32

C. Que faire en cas de perte du mot de passe ? ............................................................................................ 33

XII. La publication de contenus et le circuit de validation ............................................................................... 34

A. La chaîne de validation des contenus ....................................................................................................... 34

1. Les différents états ................................................................................................................................ 34

2. La modération et les notifications ......................................................................................................... 34

3. L’historique du contenu et dépublication ............................................................................................. 35

4. La co-édition d’un contenu............................................................................. Erreur ! Signet non défini.

5. La notification selon les rôles et les états ............................................................................................. 36

6. Suspendre les notifications ................................................................................................................... 37

B. La modération par sections ....................................................................................................................... 37

1. Créer une section dans la taxonomie .................................................................................................... 37

2. Associer des auteurs à une section ....................................................................................................... 38

3. Vérifier le circuit de validation sur une section ..................................................................................... 38

XIII. La gestion des contenus et des fichiers (images, fichiers attachés) .......................................................... 38

XIV. La gestion des images ................................................................................................................................ 40

A. Comment s’affiche une image ? ................................................................................................................ 40

B. Comment ajouter une image à un contenu ? ........................................................................................... 40

C. Les images en un coup d’œil ..................................................................................................................... 42

XV. Comment créer un diaporama de photos en page d’accueil ? ................................................................. 42

XVI. Comment créer une galerie de photos ? ................................................................................................... 43

XVII. Besoin d’aide ? .......................................................................................................................................... 44




Introduction

Le service « Mise à disposition d’un site web d’établissement sous DRUPAL » est inscrit au catalogue de services de la Direction des Systèmes d’Information et de l’Innovation. Seul le Chef d’établissement ou son adjoint en font la demande directement via le formulaire en ligne à partir du site académique accès authentifié mélodie intranet.

https://www.ac-montpellier.fr/sections/portail-intranet/services-outils/catalogue-services/mise-disposition-site/mise-disposition-site.

Ce service permet aux établissements de disposer :

• d’un modèle de site établissement « clé en main » (charte graphique et modèles de pages) • d’un site web accessible et sécurisé basé sur le socle technique Drupal • d’une URL respectant la charte de nommage nationale définie au BO n°35 du 24 septembre 1998 sous

la forme https://www.type-nom-commune.ac-montpellier.fr • d’un site web sous la responsabilité du chef d’établissement et administrable par lui-même et le

webmestre de l’établissement (gestion des droits contributeurs et arborescence) • de l’accès à un site d’accompagnement : etablissement.ac-montpellier.fr

La fiche de présentation du service et les supports de formation seront disponibles sur le portail intranet de l’académie et sur le site Le Numérique-l’Ent.

I. Présentation du modèle site web établissement

A. Socle technique et URL DRUPAL est le système de gestion de contenus (appelé également Content Management System – CMS) sur lequel est construit le modèle de site web d’établissement. Il s’agit d’un outil évolutif Open Source développé en PHP. DRUPAL a l’avantage d’étendre ses fonctionnalités de base grâce à des modules, c’est-à-dire des briques de fonctionnalité qui font évoluer le socle technique de base et ainsi répondent aux besoins des utilisateurs.

Chaque site d’établissement est mis à disposition du chef d’établissement et de son webmestre avec un paramétrage précis (modules, base de données unique, thème, …) Il possède également d’une URL inscrite au domaine académique [.ac-montpellier.fr].

De sa mise à disposition jusqu’à son ouverture définitive, le modèle de site web d’établissement n’est accessible qu’à partir d’une URL provisoire construite sur la forme : dev.[URL définitive].ac-montpellier.fr

Ce n’est qu’à la demande du chef d’établissement que le site web d’établissement est rendu public sous son URL définitive https://www.type-nom-commune.ac-montpellier.fr

https://www.type-nom-commune.ac-montpellier.fr/




B. Charte web graphique et thème du site Le modèle de site web établissement est fourni avec un thème correspondant aux préconisations de la charte web graphique et ergonomique ministérielle.

La charte web d’établissement définit les principes de navigation, les principes graphiques et les principes éditoriaux. Elle est consultable à partir du site etablissement.ac-montpellier.fr.

Le modèle de site établissement propose deux affichages différents de la page d’accueil : accueil simple et accueil complet. A la demande du service « Mise à disposition d’un modèle de site établissement sous DRUPAL», le choix de l’affichage de la page d’accueil sera précisé. Néanmoins, le webmestre pourra ensuite demander la modification de cet affichage si besoin.

Modèle de page complète : 4 actualités tièdes,

3 zones de remontées d’information par mot clé L’agenda est placé à droite.

Une galerie de photos peut être affichée sous l’agenda (cf. chap. XV)

Modèle de page simple : 2 actualités tièdes L’agenda est placé au centre. Pas de zones de remontées d’information par mot clé.




C. Les grands principes illustrés

D. L’organisation des pages

1. Le thème Le modèle de site web d’établissement se base sur un thème qui définit la structure des pages, les couleurs, le type de police, etc. Ce thème est nommé « Etablissement ».

Un thème correspond à un ensemble d’informations concernant l’affichage des données (structure, mise en forme, etc.).

Le thème « Etablissement » se décline en 4 gammes chromatiques.

Identité de l’établissement Valorisation Label

Actualités en deux parties :

- actualités chaudes défilantes (avec grande illustration)

et

- 4 actualités tièdes (avec vignette)

Zone d’accès pratiques

- Lien de connexion à l’ENT (ou logo « le numérique-l’ENT »)

- Listes de raccourcis vers des infos internes ou externes au site

Des zones de remontée d’informations par mot clé / tags.

Zones de liens partenaires, institutionnels, …

Navigation horizontale

Pied de page / connexion

Menus de mise en avant d’informations

Un agenda dédié aux évènements

Une zone de contact avec les coordonnées de l’établissement

Une zone de logos des partenaires territoriaux




2. Les régions Pour plus de facilité dans l’organisation des données, une page est structurée à l’aide de zones dans lesquelles seront placées ces données. On appelle une zone une région. Les régions sont uniquement définies dans le thème.




Du story board …

à la page d’accueil.

Le thème « Etablissement » contient 7 régions :

- Entête - Navigation - Mise en évidence - Contenu - Colonne de droite - Zones de liens par tags + zone contact - Mentions légales + logos collectivités

Navigation

Entête

Contenu

Zones de liens par tags + zone contact

Colonne de droite

Mentions légales + logos collectivités




3. Les blocs Chaque région contient un ou plusieurs blocs qui permettent de positionner le contenu.

Chaque bloc possède un titre et un contenu. Il est placé dans une région pour être affiché à l’endroit voulu et ne peut être placé que dans une région à la fois.

Un bloc peut être visible ou non selon les droits de l’usager ou les pages sur lesquelles on se trouve. Ex : un bloc peut être visible en page d’accueil et rendu invisible sur les autres pages du site.

Le positionnement des blocs est réservé au rôle administrateur.

E. L’organisation des fichiers

Le modèle de site établissement est fourni avec une fonctionnalité permettant l’organisation des fichiers, il s’agit d’un gestionnaire de médias.

Par le terme « fichiers » est compris l’ensemble des fichiers de types images ou documents (pdf, doc, …).

L’organisation des fichiers utilisés dans le site web de l’établissement peut se faire dès leur chargement ou plus tard par un glisser-déposer.

1. Création de la taxonomie Pour faciliter l’organisation des fichiers dans le gestionnaire, il est utile de créer une taxonomie. Pour cela, les étapes suivantes seront nécessaires :

- Accéder au menu STRUCTURE>TAXONOMIE>MEDIA FOLDERS - Cliquer sur « ajouter un terme » et renseigner le champ « nom » et sélectionner le terme parents dans

le champ « relations » (ex : « Voyage 3ème Rome » sera rattaché à « Images ») - Enregistrer - Dans le fil d’ariane, cliquer sur « Taxonomie » et organiser les répertoires si besoin.




2. Chargement d’un fichier dans le gestionnaire Le chargement d’un nouveau fichier de type image ou document (pdf , doc, etc.) peut se faire par glisser-déposer ou lors de la création d’un type de contenu.

Dans ce dernier cas, par exemple, lors de la création d’une page web, il est nécessaire d’ajouter une vignette. Lors du transfert de la vignette, il suffit de sélectionner le répertoire de destination (précédemment créé par un ajout de taxonomie) et d’enregistrer le document.

Exemple d’utilisation :

Les photos de l’établissement pourront être rassemblées dans un répertoire dont la taxonomie sera organisée par année scolaire ou par classe ou par type d’événement (ex : EPS > Cross 2014).

NB : Des sous-répertoires peuvent être également créés.

II. Comment renseigner l’identité de mon établissement et appliquer une gamme chromatique au site ?

Lors de la mise à disposition du modèle de site, l’identité de l’établissement n’est pas ou peu renseignée.

Deux étapes sont utiles pour cela : éditer le bandeau d’identité et éditer la page de contact.

A. Editer le bandeau d’identité du site d’établissement

- Ajouter le logo de l’établissement (hauteur minimum 80 pixels. S’il est plus grand, le logo sera automatiquement redimensionné.)

- Renseigner le nom de l’établissement et le slogan Une deuxième ligne peut être utilisée pour l’adresse ou toute autre information.




B. Editer la page de contact

- En bas à droite du site, cliquer sur « formulaire de contact » et sur « éditer ».

- En deuxième partie d’écran, renseigner les champs Adresse/Pays/Code postal…

- Sauvegarder vos modifications




C. Appliquer une gamme chromatique

Le chef d’établissement peut changer la gamme chromatique du thème appliqué à son site web d’établissement s’il le souhaite. Le webmestre peut également mettre en application le choix du chef d’établissement.

Pour cela, à partir du menu d’administration :

- cliquer sur CONFIGURATION>SYSTEME>INFORMATIONS

- choisir le thème souhaité et enregistrer la configuration

- Enfin, vider le cache

II. Comment créer un contenu ?

A partir de la barre de menu ou du menu utilisateur, cliquer sur Ajouter un contenu

Le site modèle est livré avec 6 types de contenus :

Actualité : Actualité de second niveau avec vignette et accroche

Actualité défilante : Actualité défilante dans un lecteur

Contact : Permet la création de contacts

http://www.etab-formation01.ac-montpellier.fr/node/add/actualite

http://www.etab-formation01.ac-montpellier.fr/node/add/acmtp-actu-defilante

http://www.etab-formation01.ac-montpellier.fr/node/add/contact




Evénement : Type de contenu événementiel permettant la mise en place d'un agenda

Page Web : Permet la rédaction d'une page

Étiquette : Label d'excellence décerné à un établissement

A. Comment créer une actualité défilante ?

A partir du Menu Utilisateur, cliquer sur « ajouter un contenu » puis sur « actualité défilante ».

Une page d’édition d’actualité défilante s’ouvre. Renseigner les champs nécessaires :

- Titre (obligatoire): il doit être court et explicite. - Résumé/Accroche : par défaut, l’accroche est construite à partir du début du texte du champ

description. Néanmoins, le champ « résumé » permet de saisir une accroche plus personnalisée. - Description (obligatoire): c’est le champ de saisie de l’article lui-même. A ce niveau s’appliqueront les

styles définis pour l’ensemble du site (titre 1, titre 2, etc..) - Image (obligatoire) : pour optimiser l’affichage, le format de l’image chargée est fixé à 600 x 300

pixels. - Tags : ce champ est facultatif met permet la remontée d’une actualité plus ancienne sur les zones de

remontée d’information par mot clé. (cf chapitre suivant).

NB : par défaut, le type de contenu « Actualité défilante » est construit pour s’afficher automatiquement en page d’accueil (la case « promu en page d’accueil » est cochée par défaut).

- sauvegarder

http://www.etab-formation01.ac-montpellier.fr/node/add/evenement

http://www.etab-formation01.ac-montpellier.fr/node/add/page-web

http://www.etab-formation01.ac-montpellier.fr/node/add/label




B. Comment créer une actualité ?

A partir du Menu Utilisateur, cliquer sur « ajouter un contenu » puis sur « actualité».

Une page d’édition d’actualité s’ouvre. Renseigner les champs nécessaires :

- Titre (obligatoire): il doit être court et explicite. - Vignette (obligatoire) : pour optimiser l’affichage, le format de l’image chargée est fixé au minimum à

110 x 110 pixels.




- Résumé/Accroche : par défaut, l’accroche est construite à partir du début du texte du champ description. Néanmoins, le champ « résumé » permet de saisir une accroche plus personnalisée.

- Description (obligatoire): c’est le champ de saisie de l’article lui-même. A ce niveau s’appliqueront les styles définis pour l’ensemble du site (titre 1, titre 2, etc...)

- Tags : ce champ est facultatif met permet la remontée d’une actualité plus ancienne sur les zones de remontée d’information par mot clé. (cf. chapitre suivant).

NB : par défaut, le type de contenu « Actualité» est construit pour s’afficher automatiquement en page d’accueil. Dans les options de publication, la case « promu en page d’accueil » est cochée par défaut.

- sauvegarder




Les actualités sont affichées en page d’accueil par date de publication, de la plus récente à la moins récente. Au-delà de 4 actualités, le lien « toutes les actualités » s’ajoute à côté de l’entête « actualités ».

Les actualités sont paramétrées pour générer un fil RSS. Par abonnement, un usager peut recevoir automatiquement toutes les actualités depuis son portail personnalisé (Netvibes, IGoogle, …).

III. Comment créer un menu de navigation ?

Au sens DRUPAL, il n’y pas de notion d’arborescence structurée. Tous les contenus sont gérés à plat. Chaque contenu génère un nœud (concept de node dans DRUPAL).

C’est le rapport entre les contenus qui définit une navigation. Ce rapport est défini par les notions « parent » et « enfant ».

La navigation principale se construit uniquement à partir d’un contenu de type « page web ». Au risque de perdre l’internaute, il n’est pas recommandé d’utiliser des liens vers des sites externes pour construire la navigation principale du site.

A. A partir d’une page web

A partir du Menu Utilisateur, cliquer sur « ajouter un contenu » puis sur « page web ».

Une page d’édition de page web s’ouvre. Renseigner les champs nécessaires :


110 x 110 pixels. - Résumé/Accroche : par défaut, l’accroche est construite à partir du début du texte du champ

description. Néanmoins, le champ « résumé » permet de saisir une accroche plus personnalisée. - Description (obligatoire): c’est le champ de saisie permettant la rédaction et la mise en forme

textuelle du contenu. A ce niveau s’appliqueront les styles définis pour l’ensemble du site (titre 1, titre 2, etc...)


- Documents : A chaque page web, le contributeur peut ajouter des documents relatifs au contenu (ex : demande de bourse, documents : formulaire, etc…)

- Liens : Chaque page web peut être enrichie par des liens vers des sites externes.




Pour construire une navigation, la page web doit être rattachée à un ou plusieurs menus. Pour cela :

- Cliquer sur « Fournir un lien de menu » - Positionner la souris dans le champ « titre du lien », le titre de la page web est repris par défaut. Ce

titre est modifiable selon souhait. - Sélectionner le menu auquel la page web doit être rattachée ( ex : la page web « Parcours de

Découverte des Métiers et des Formations » sera rattachée au menu « Orientation »)




NB : pour créer les rubriques de niveau 1, on rattache la page web au menu « Main Menu » (ou Menu principal).

DRUPAL permet de rattacher un contenu à plusieurs menus si nécessaire.

Ex : Campagne sur l'Admission Post Bac.

Création d’un page web que l’on rattache aux menus « Orientation », « en ce moment » et « à ne pas manquer »

Dans ce cas, on utilise l’ajout de lien depuis la page web, en bas de page « ajouter un nouveau lien de menu (add new menu link) »




B. Comment modifier l’organisation d’un menu ? L’organisation des pages web dans tout menu peut être modifiée. Pour cela :

- Dans le Menu Utilisateur, cliquer sur « Editer les menus »

- Sur la ligne de menu souhaité, cliquer sur « Lister les liens (list links) »

- Ex : dans Main Menu, la liste des contenus rattachés s’affiche. On peut alors par « glisser –déposer »

modifier leur ordre et leur imbrication. Ne pas oublier de sauver la configuration.




C. Le rubriquage du modèle site établissement A sa livraison, le site modèle d’établissement est fourni avec 5 rubriques de niveau 1 et quelques rubriques de niveau 2. Ces rubriques peuvent être modifiées selon souhait.

D. Les autres menus Le site modèle est fourni avec plusieurs menus fonctionnant sur les mêmes principes que vu précédemment. L’ajout de lien peut également se faire vers des sites externes.

IV. Comment gérer l’écriture des URL ?

Chaque contenu possède une adresse d’accès, communément appelée URL. La génération des URL a connu deux phases depuis l’ouverture du service « site web établissement ».

Pour les sites livrés avant mi-octobre 2014 :

Pour les sites livrés aux établissements jusqu’à la mi-octobre 2014, les URLs étaient composées à partir du titre du contenu et les caractères accentués étaient remplacés par un tiret. L’URL générée suivait la syntaxe suivante (exemple) : http://www.lyc-gosse-clermontlherault.ac-montpellier.fr/content/les-examens-et-dipl-mes

Pour prendre en compte les caractères accentués et la position du contenu dans le menu, la ré-édition des URLs des pages existantes est possible à la mise à jour des pages.

Pour cela, la case « générer automatiquement l’alias d’URL » dans l’onglet « Paramètres des chemins d’URL » sera cochée et l’URL sera modifiée à la publication du contenu. Il est important de noter que l’ancienne URL reste accessible, évitant les erreurs d’accès.




Ainsi, pour l’URL utilisée en exemple, on obtient :

http://www.lyc-gosse-clermontlherault.ac-montpellier.fr/enseignements-et-pedagogie/les-examens-et-diplomes

Pour les sites livrés à partir de novembre 2014 :

Pour les sites livrés à partir de novembre 2014 construisent, les URL sont composées à partir de la position du contenu dans le menu et du titre du contenu.

Pour exemple :

La page « mot du proviseur » positionnée dans la rubrique « l’établissement en pratique » aura pour URL : http://www.lyc-gosse-clermontlherault.ac-montpellier.fr/presentation-du-lycee/mot-du-proviseur

V. Comment gérer l’ouverture des liens ?

Le comportement d’ouverture des liens fait l’objet d’un paramétrage de la part du responsable ou du webmestre dans le menu d’administration.

Il peut, au choix, activer le comportement des liens externes et des liens vers des fichiers pdf pour l’ensemble du site web de l’établissement par le menu d’administration > configuration > système.

Si l’url désigne un domaine extérieur au site de l’établissement ou un fichier pdf, alors le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre.




Exemples d’usage ou cas pratiques :

- Depuis un menu « Liens partenaires », vous pouvez souhaiter faire ouvrir les liens vers les sites extérieurs dans une nouvelle fenêtre.

- Dans l’ensemble du site, vous souhaitez l’ouverture de tout fichier pdf dans une nouvelle fenêtre.

VI. Comment utiliser la zone de pictogrammes « C’est pratique » ?

La zone de pictogrammes permet un accès rapide vers l’ENT ou le portail académique « Le numérique-L’ENT » ainsi qu’à d’autres informations internes ou externes au site de l’établissement.

Le modèle de site web d’établissement est fourni avec 12 pictogrammes.

Chaque pictogramme est accompagné d’un titre par défaut qui s’affiche en dessous de celui-ci.

Ex : le pictogramme représentant une assiette et des couverts est accompagné par défaut du titre « cantine ».

Ce titre est personnalisable selon les besoins ou souhaits de l’établissement.

Ex : le titre « cantine » peut être remplacé par « Restauration » ou « Menus ».

Pour activer, désactiver ou modifier un accès rapide par pictogramme, cliquer sur la petite molette en haut à droite de la zone et cliquer sur « Editer les liens pictos »




Pour activer une entrée, le champ URL doit être renseigné. Pour activer ou désactiver une entrée, il suffit de cocher ou décocher la case correspondante.

Le champ « intitulé » permet de modifier le titre par défaut du pictogramme.

Pour des raisons de cohérence éditoriale et afin de ne pas surcharger la page d’accueil du site web de l’établissement, il est recommandé de limiter le nombre de pictogrammes activés à 9 et de les utiliser par multiple de 3, soit 3, 6 ou 9.

VII. Comment faire apparaître le ou les labels de mon établissement ?

Si l’établissement est labellisé, il est intéressant de faire apparaître dès la page d’accueil du site web le label à valoriser.




A. Un label en page d’accueil (fonctionnement à préciser) Au choix du chef d’établissement, le site web d’établissement peut valoriser dès sa page d’accueil un ou des labels en intégrant :

- Soit un logo générique « établissement labellisé », qui au clic de souris renvoie sur l’ensemble des labels de l’établissement

- Soit le logo du label que l’on souhaite valoriser à un instant T, en variant les labels selon souhait.

B. Créer une page Label A partir du Menu Utilisateur, cliquer sur « ajouter un contenu » puis sur « Etiquette/Label ».

Une page d’édition de label s’ouvre. Renseigner les champs nécessaires :


110 x 110 pixels - Description (obligatoire): c’est le champ de saisie permettant de décrire le label sous forme d’article

plus complet. A ce niveau s’appliqueront les styles définis pour l’ensemble du site (titre 1, titre 2, etc...)

Pour valoriser un label et l’afficher en page d’accueil, il suffit de cocher, dans les options de publication, la case « promu en page d’accueil ».




C. Visualiser l’ensemble des labels de l’établissement

Le lien depuis le label promu en page d’accueil oriente l’internaute vers une présentation de l’ensemble des labels.




VIII. Comment ajouter un événement dans l’agenda ? A partir du Menu Utilisateur, cliquer sur « ajouter un contenu » puis sur « Evénement ».

Une page d’édition d’événement s’ouvre. Renseigner les champs nécessaires :

- Titre (obligatoire): il doit être court et explicite. - Vignette : utilisée uniquement pour visualiser l’événement en mode liste (lien : tous les événements

ou résultat de recherche) - Dates : il est possible de définir un événement par sa seule date de début ou par deux dates, début et

fin. - Résumé/Accroche : par défaut, l’accroche est construite à partir du début du texte du champ

description. Néanmoins, le champ « résumé » permet de saisir une accroche plus personnalisée. - Description (obligatoire): c’est le champ de saisie permettant la rédaction et la mise en forme

textuelle du contenu. A ce niveau s’appliqueront les styles définis pour l’ensemble du site (titre 1, titre 2, etc...)


- Contenu associé : A chaque événement, le contributeur peut ajouter des liens relatifs à l’événement (ex : inscription au concours « Mathenpoche » sera accompagné du lien vers la page de présentation du concours)




NB : par défaut, le type de contenu « Evénement» est construit pour s’afficher automatiquement en page d’accueil. Dans les options de publication, la case « promu en page d’accueil » est cochée par défaut.




IX. Comment optimiser l’accès aux contenus par mot-clé

La page d’accueil complète du modèle de site web établissement est livrée avec 6 zones de remontées de contenus par mots-clés.

1. Personnaliser une zone de remontées de contenus par mot-clé

Les titres des zones et mots-clés utilisés par défaut sont modifiables. Ces zones peuvent moissonner les mots-clés des types de contenus « page web » et « actualité ».

Ces zones sont accessibles par le webmestre/responsable à partir du menu d’administration > Contenu > Blocs, ou sur le bloc lui-même par la petite molette à droite.

Cliquer sur « modifier » pour paramétrer chacune d’elles.




La recherche sur les mots-clés peut s’appuyer sur un ou plusieurs mots-clés séparés d’une virgule.

Ex : je souhaite faire remonter toutes les pages web et actualités concernant le cdi et le concours littéraire.

1. Je prends soin d’ajouter les mots-clés « cdi » et « littérature » à mes contenus.

2. Je paramètre la zone de remontée de contenus avec ces deux mêmes mots et coche les types de contenus à moissonner.

2. Cacher une zone de remontée de contenus par mot-clé




Les zones de remontées de contenus par mot-clé ne sont pas visibles des internautes tant que :

- les mots clés qu’elles appellent ne sont pas utilisés dans les contenus - les contenus sur lesquels elles peuvent moissonner ont été désactivés Dès lors qu’une zone n’est pas utilisée, une réorganisation de l’affichage de ces zones en page d’accueil se fait automatiquement.

X. Logos collectivités territoriales

Le modèle de site web d’établissement contient une zone en pied de page permettant de faire apparaître les logos des collectivités territoriales.

Le logo de la Région Languedoc-Roussillon ainsi que les logos des 5 départements sont fournis dans le modèle de site web d’établissement.

Le responsable choisit les logos qu’il souhaite voir s’afficher par l’interface suivante :

XI. Rôles et droits

Le modèle de site web d’établissement possède 4 rôles. Chaque rôle possède ses propres permissions.

Par ordre de permissions décroissantes, les rôles sont :

- Responsable : ce rôle est exclusivement réservé au chef d’établissement - Webmestre : ce rôle est attribué par le chef d’établissement au personnel désigné en tant que

webmestre - Valideur (ou validateur) : ce rôle permet de créer des contenus et de valider la publication ou non

d’un contenu proposé - Contributeur : ce rôle permet de créer des contenus dont la publication sera soumise à validation

La création des utilisateurs et l’attribution de rôle est réservée au responsable du site et au webmestre.




A. Comment ajouter des utilisateurs et leur affecter un rôle ?

Pour ajouter un utilisateur, le webmestre et/ou responsable utilise le menu d’administration > Personnes > Ajouter un utilisateur.

1. L’utilisateur est un personnel de l’académie

Lorsque l’utilisateur est un personnel de l’académie, il est conseillé de se baser sur ses identifiants académiques pour créer son compte utilisateur dans le site de l’établissement.

Pour cela, le champ correspondant au nom utilisateur sera renseigné par l’identifiant académique (uid) et l’adresse de courriel saisie sera celle fournie par les services académiques, souvent basée sur le modèle [email protected]

Le nom d’utilisateur et l’adresse de courriel permettent à DRUPAL d’interroger l’annuaire académique.

Le mot de passe ne nécessite pas d’être renseigné puisque DRUPAL associe alors le compte utilisateur du site d’établissement au compte académique.

mailto:[email protected]





Le statut permet à tout moment au webmestre et/ou responsable d’activer ou de bloquer le compte. Un utilisateur dont le compte est bloqué ne pourra plus s’authentifier sur le site.

Un utilisateur se voit attribuer un seul rôle.

La langue de l’utilisateur doit être renseignée pour le permettre de disposer d’une traduction de l’interface de contribution (traduction en cours).

2. L’utilisateur n’est pas un personnel de l’académie (ex : élève, stagiaire, autres personnels, …)

Lorsque l’utilisateur n’est pas un personnel de l’académie et ne dispose pas d’identifiants de messagerie académique, le webmestre et/ou responsable lui attribue un nom d’utilisateur de son choix (qui sera l’identifiant de connexion) et renseigne l’adresse de courriel souhaitée de l’utilisateur ([email protected], [email protected], [email protected], …). Le champ dédié au mot de passe est grisé, sa modification se fera après la création de l’utilisateur.

Une fois le compte créé, le webmestre et/ou responsable consulte la fiche de l’utilisateur et peut alors lui attribuer un mot de passe.

S’il le souhaite l’utilisateur peut à tout moment modifier le mot de passe attribué et s’attribuer un nouveau mot de passe et une adresse de messagerie différente.

B. Gestion des utilisateurs

Le webmestre et/ou responsable du site d’établissement peut gérer les utilisateurs du site par en se rendant le menu d’administration sur l’onglet Personnes.

Il dispose d’un tableau complet de gestion des utilisateurs.







Les actions disponibles pour la gestion des utilisateurs sont accessibles depuis le menu « mettre à jour les options ».

C. Que faire en cas de perte du mot de passe ?

En cas de perte du mot de passe, le webmestre et/ou responsable peut attribuer un nouveau mot de passe à un utilisateur dont le rôle est inférieur à celui de webmestre (valideur ou contributeur). Le mot de passe pourra ensuite être modifié par l’utilisateur s’il le souhaite.

NB : ce changement de mot de passe ne vaut que pour le compte utilisateur du site d’établissement et ne vient pas modifier le mot de passe du compte académique.




XII. La publication de contenus et le circuit de validation

A. La chaîne de validation des contenus

1. Les différents états

Les types de contenus disponibles dans le modèle de site web d’établissement possèdent plusieurs états lors de leur cycle de vie.

BROUILLON : A la création ou à la modification, l’état d’un contenu est positionné sur « Draft » (Brouillon).

NECESSITE UNE VERIFICATION : Un contenu nécessitant l’approbation d’un valideur avant publication devra avoir pour statut « Needs Review » (Nécessite une vérification).

PUBLIÉ : Un contenu validé et publié a pour statut « Published » (Publié).

NB : Lors d’une modification d’un contenu publié, une nouvelle version est créée et le statut passe alors automatiquement en mode brouillon « draft ».

2. La modération et les notifications

Une modération est mise en place sur chaque contenu, permettant ainsi aux rôles contributeur, valideur, webmestre et responsable d’avoir une action sur les états des contenus.




Lorsqu’un contributeur souhaite soumettre un contenu à la vérification d’un valideur avant publication, il change le statut de son contenu par « nécessite vérification » (needs review).

Le valideur est alors informé à l’aide d’une notification par messagerie qu’un contenu nécessite de sa part une vérification.

Après authentification sur le site, le valideur se rend sur le contenu nécessitant vérification et valide ou non la publication. Pour cela, il modifie le statut en « publié » (published) pour en faire la publication ou « brouillon » (draft) pour permettre à l’auteur du contenu d’y apporter des corrections.

Le contributeur est informé des changements d’état de son contenu par notification.

Exemple de notification lorsque le contenu n’a pas été validé pour publication :

3. L’historique du contenu et dépublication

Pour chaque contenu, l’onglet « Modérer » fait afficher son historique.

C’est également par cet historique que le contenu peut être dépublié (Unpublish).

L’action de dépublication permet de revenir à un statut « brouillon ».




Attention : cette action ne rend plus le contenu accessible. Un message d’alerte apparaît sous la forme : Aucune version de ce contenu n’est actuellement publiée.

L’historique du contenu contient l’ensemble des auteurs qui ont contribué à sa rédaction et le changement d’auteur se fait à chaque nouvelle édition du contenu.

NB : Il faut noter que la publication ne modifie pas le nom du dernier contributeur.

4. La notification selon les rôles et les états

La notification par messagerie se fait à chaque changement d’état, selon les rôles.

Les actions sur les états des contenus et les notifications sont les suivantes :

Rôle(s) Peut passer un contenu de l’état …

à l’état Notification

Contributeur Brouillon Nécessite vérification Au valideur Valideur Nécessite validation Publié A tous Valideur Nécessite validation Brouillon Au contributeur Valideur Brouillon Publié Valideur/Webmestre/Responsable Valideur Publié Brouillon (Unpublish) Valideur/Webmestre/Responsable Webmestre/Responsable tous tous Webmestre/Responsable




5. Suspendre les notifications Il peut sembler nécessaire lors de la construction du site de désactiver les notifications par envoi de message.

Pour cela, le responsable ou le webmestre peut se rendre dans le menu d’administration dans CONFIGURATION > SYSTEME > NOTIFICATIONS PAR EMAIL et désactiver les notifications.

B. La modération par sections Cette fonctionnalité permet de gérer plus finement la chaîne de validation en paramétrant les notifications selon une hiérarchie basée sur une taxonomie (cf. Chapitre I, point E).

Son usage nécessite de la part du responsable ou du webmestre une activation. Pour cela, dans le menu Administration > Configuration > Paramètres de modération > Workbench Email, cochez la case « activer la modération par section » dans la partie CONFIGURATION DES SECTIONS. NB : Dans DRUPAL, la notion de section est indépendante de celle de rubrique.

Exemple d’usage :

Le chef d’établissement propose aux enseignants de langue la diffusion en ligne d’informations sur les activités qu’ils mènent. Il souhaite être notifié de la publication de ces informations.

Dans ce cas, le webmestre ajoute un terme à la taxonomie pour créer la section (ex : langues vivantes) et associe les auteurs (ex : tous les enseignants de langue) à cette nouvelle section. Ainsi seuls les auteurs concernés par cette section dans laquelle ils poseront leurs contenus seront notifiés.

Lors de la demande de publication d’un contenu par un enseignant de langue, les auteurs qui disposent du rôle valideur et qui sont associés à cette section seront informés par notification que ce contenu nécessite une vérification avant publication.

Les valideurs qui ne sont pas associés à cette section ne recevront donc pas de notification.

1. Créer une section dans la taxonomie La création d’une section dans la taxonomie se fait par les étapes suivantes :

- Dans le menu d’administration, cliquer sur STRUCTURE>TAXONOMIE>SECTIONS - Cliquer sur « ajouter un terme », renseigner le champ « Nom » avec l’intitulé de votre choix (ex :

Langues vivantes, Anglais, Allemand, …) - A partir du fil d’ariane, cliquer sur le lien « taxonomie » pour visualiser la liste des termes et organiser

les termes si besoin




Bonne pratique : Idéalement, lors de la création des sections dans la taxonomie, la section la plus haute de l’arborescence est unique.

2. Associer des auteurs à une section L’ajout d’auteurs à une section nécessite de suivre les étapes sauivantes :

- Dans le menu d’administration, cliquer sur CONFIGURATION > PARAMETRES DE MODERATION > WORKBENCH ACCESS

- Dans la section souhaitée, cliquer sur l’intitulé « ajouter/supprimer des éditeurs à cette section » et ajouter les personnes souhaitées

- cliquer sur « mettre à jour les éditeurs »

Bonne pratique : Le webmestre principal du site est également valideur sur toutes les sections. Pour cela, il sera associé à la section la plus haute de l’arborescence.

3. Vérifier le circuit de validation sur une section Pour pouvoir vérifier le circuit de validation sur une section, le webmestre doit s’inscrire en tant qu’auteur dans la section la plus haute de l’arborescence.

Si la validation est déléguée à un auteur, il est nécessaire que cet auteur soit associée à la section et ait un rôle de valideur.

Pour vérifier le rôle d’un auteur se rendre dans le menu Administration > Personnes. En cliquant sur le lien « modifier », le webmestre peut changer le rôle d’un auteur si besoin.

XIII. La gestion des contenus et des fichiers (images, fichiers attachés)

L’accès aux contenus et aux fichiers est réservé au webmestre et au responsable du site web de l’établissement.

Depuis la barre d’administration, le menu « Contenu » permet de visualiser l’ensemble des contenus selon leur statut (publié, non publié), leur type (page web, actualité, actualité défilante, événement, étiquette) et leur langue (français, anglais, aucune).




L’onglet « Fichiers » permet d’accéder aux fichiers présents dans le site et de voir leur utilisation.

C’est par ce menu de gestion des contenus que pourront être modifiés ou supprimés des contenus ou des fichiers.




XIV. La gestion des images

Selon les principes du responsive webdesign, l’affichage des images est standardisé et optimisé pour chaque terminal de consultation de l’usager.

A. Comment s’affiche une image ?

L’image sert à accompagner un contenu.

Selon l’usage souhaité de l’image (vignette, image défilante ou illustration de texte), le format de l’image s’adapte à l’affichage sur le terminal de consultation.

Ainsi, une image sera affichée selon les critères fixés suivants :

Terminal Vignette Image défilante Illustration de texte

Ecran large 110x110 600x300 300x300 Ecran 4/3 110x110 450x225 250x250 Tablette standard 90x90 400x200 200x200 Mobile / Smartphone 90x90 600x300 150x150

B. Comment ajouter une image à un contenu ?

Le chargement des images se fait à partir de chaque contenu, selon les critères définis :

Style d’image Vignette Image défilante Illustration de texte

Type de contenu Actualité, Page web, Evénement, Contact, Label

Actualité défilante Zone de texte

Taille de chargement Entre 110x110 et 1600x1200

Entre 600x300 et 1600x1200

Entre 110x110 et 1600x1200

Extensions autorisées png gif jpg jpeg png gif jpg jpeg png gif jpg jpeg Poids autorisé 5 Mo 5 Mo 5 Mo Recadrage possible Oui Oui Oui




Lors de l’ajout d’une image à partir de la zone de texte, cette image peut être rendu cliquable pour la visualiser sous forme de pop-up.

Dans ce cas, au clic de souris l’image s’affiche dans une fenêtre pop-up au-dessus de la page de contenu.

Cette fonctionnalité permet, dans le cas d’une illustration contenant des détails, d’accéder à l’image en taille réelle.

REMARQUE IMPORTANTE :

Il n'est pas interdit de lier des images venant de sites externes, générant un code html de type img src= “… ”, cependant, les sites établissement devraient passer en accès sécurisé (https), imposant alors d’insérer des images en https (avec un certificat valide) sous peine d'afficher une alerte sur le navigateur des visiteurs.




C. Les images en un coup d’œil

XV. Comment créer un diaporama de photos en page d’accueil ?

Le modèle de site établissement propose deux affichages différents de la page d’accueil : accueil simple et accueil complet. Ces deux affichages contiennent la fonctionnalité de diaporama photos.

Pour ajouter des images au diaporama, suivre les étapes suivantes :

- Dans le menu d’administration, cliquer sur CONTENU > BLOCS.

- A partir du bloc « en Images », cliquer sur « modifier » - Sélectionner les images souhaitées et cliquer sur ajouter - Renseigner le champ URL du lien « En savoir plus » (lien

vers une page web complémentaire) - Vider le cache (index > vider tous les caches > Pages et

autres)

Vignette

Image défilante

Logo établissement




XVI. Comment créer une galerie de photos ?

Le site web d’établissement dispose d’une fonctionnalité qui permet l’affichage de photos sous forme de galerie ou album. Cette présentation peut être intéressante pour présenter les photos d’un événement ou d’une sortie ou compléter une présentation de l’établissement en images.

Pour créer une galerie de photos, les étapes suivantes seront nécessaires :

- A partir du menu d’administration, cliquer sur CONTENU>AJOUTER DU CONTENU>GALLERY - Donner un titre à la galerie (ex : Le voyage des élèves de 3èmes à Rome) et enregistrer - Cliquer sur « ajouter un média » pour compléter la galerie - Choisir la source du média dans l’onglet BIBLIOTHEQUE et ajouter les photos souhaitées - Cliquer sur l’onglet « Edit gallery » - En bas du contenu, dans les paramètres du menu, fournir un lien de menu et lier la galerie avec le

menu souhaité (ex : Enseignements et pédagogie > Voyages scolaires)

NB : Pour respecter les règles d’accessibilité, chaque photo nécessite un titre. La vérification peut se faire en survolant l’image avec la souris. Si l’image a un titre, il s’affiche dans une info-bulle. Si l’image ne possède pas de titre, il suffit de cliquer sur la molette en haut à droite pour accéder aux informations de la photo et renseigner le titre.




XVII. Besoin d’aide ?

Les demandes d’assistance ou de services annexes seront formulées uniquement par le Responsable (Chef d’établissement ou Adjoint) ou le webmestre auprès du pôle d’assistance informatique académique (1 problématique par demande) avec leur adresse académique du type nom.pré[email protected].

Vous pouvez joindre le Pôle d’assistance informatique académique soit par :

• mél : [email protected]

• formulaire est également à votre disposition pour déposer une demande d'assistance (authentification : identifiant et mot de passe messagerie).

• téléphone : 04 67 91 48 00

Pour un meilleur traitement de la demande d'assistance, ne pas oublier d'indiquer votre identité (nom, prénom), votre établissement, l'objet précis de votre demande et d'indiquer un n° de téléphone permettant de vous joindre facilement. Si possible noter les messages d'erreur et mettre en pièce jointe une copie d'écran.

Le Centre de services est ouvert du lundi, mardi, jeudi et vendredi de 8h00 à 18h00 et le mercredi de 8h00 à 17h00.

Pendant les vacances scolaires le service est ouvert du lundi au vendredi de 9h00 à 16h00.

http://ecare.ac-montpellier.fr/ECARE/servlet/Cervelet?initProjet=ECARE-R&user=EcareEndUser