code de conduite international - adp i · 2020-03-16 · les managers sont à la fois responsables...

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CODE DE CONDUITEINTERNATIONAL

“NO COMPROMISE WITH COMPLIANCE”

ÉTHIQUE

COMPLIANCE

GROUPE ADP / TAV AIRPORTS

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TABLE DES MATIÈRESÉditorial ........................................................................3

Droits & Responsabilités ......................................4

Le rôle de la fonction compliance ...................5

Respecter les règles de compliance ..............6

Prévention de la corruption ...............................8

Paiements de facilitation .....................................9

Conflits d’intérêt .................................................... 10

Cadeaux & invitations d’affaires .......................11

Dons, contributions caritatives et sponsoring .......................................................... 13

Contributions aux partis politiques .............. 14

Intermédiaires commerciaux ............................15

Sanctions économiques .................................... 16

Due Diligence de Compliance des Partenaires d’affaires ................................. 17

Glossaire .................................................................... 18

NO

C

OMPROMISE

WITH COMPLIAN

CE

international-code-of-conduct.groupeadp.fr

COMMENT UTILISER CE CODE ?

Le code de conduite sert de guide à tous les collaborateurs du Périmètre International d’ADP* ainsi qu’à nos tierces parties, incluant fournisseurs, partenaires et clients afin de travailler de manière éthique et conformément à la loi.

Le code de conduite résume les «Principes Intangibles de Compliance» énoncés dans notre politique d’Éthique et de Compliance et dans les Lignes Directrices relatives à la lutte contre la Corruption (ABAC).

Ces Lignes Directrices seront publiées au plus tard en juin 2018.

Le code de conduite n’est pas conçu pour traiter ou anticiper chaque situation. Il fournit des conseils sur le bon comportement.

De nouvelles règles seront ajoutées dans les prochaines mises à jour de cette première édition.

* Le Périmètre International d’ADP inclut le siège social d’ADP International, ses filiales et ses participations, ses bureaux de représentation ou de ses co entreprises, ADP Ingénierie et ses filiales, TAV Holding et ses filiales.

Pour toute question relative au code, merci de contacter :– Votre supérieur hiérarchique,– Le Directeur Audit, Risk Management, Compliance

et Qualité d’ADP International– Le Responsable de l’Audit Interne de TAV– Le Responsable de la Compliance d'ADP Ingénierie– notre adresse mail dédiée : [email protected]

PARLONS-EN

RESPECTER LES RÈGLES

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ÉDITORIAL

“NO COMPROMISE WITH COMPLIANCE” AFFIRME LA POLITIQUE DE TOLÉRANCE ZÉRO

QUE NOUS SOMMES DÉTERMINÉS À RENFORCER.

NOCOMPROMISE

W

ITH COMPLIANCE

Dans le monde qui nous entoure, la compliance (1) ne se résume plus simplement à bien faire les choses.

Il s’agit d’excellence opérationnelle, de réussite commerciale et de réduction des risques. Il s’agit également de consolider notre position et de renforcer durablement notre leadership dans l’industrie Aéroportuaire. Être un leader implique de l’être dans tous les domaines : investissements, exploitations des aéroports, ingénierie, design ainsi que compliance.

Notre industrie, le Périmètre International d’ADP (2) dans son ensemble - et chacun de nous en tant qu’individus - sommes exposés au Risque de compliance.

La mise en place des standards les plus élevés en matière d’éthique et de compliance, contribue non seulement à la maitrise efficace de nos propres risques, mais également à celle des clients, partenaires d’affaires et gouvernements avec lesquels nous interagissons. Ces standards de Compliance apportent une preuve supplémentaire du sérieux et de la fiabilité dont nous faisons preuve dans le cadre de la relation de confiance et de respect mutuel avec nos parties prenantes.

Nous n’avons pas à changer fondamentalement nos valeurs. Nous devons considérer la compliance non plus comme une simple règle d’entreprise mais comme une façon d’être et de travailler absolument essentielle pour nous tous, sans exception.

Nous respectons les gens, les cultures et les règles locales. Notre objectif est de parvenir à un état où tous ceux qui travaillent pour ou avec une entreprise du Périmètre International d’ADP se comportent naturellement et instinctivement, dans le respect total de la compliance, sans même avoir besoin d’y penser.

Le slogan de notre programme - « No Compromise with compliance » – met en exergue la politique de tolérance zéro que nous sommes déterminés à renforcer.

(1) Conformité(2) Le Périmètre International d’ADP inclut

le siège social d’ADP International, ses filiales et ses participations, ses bureaux de représentation ou de ses co entreprises, ADP Ingénierie et ses filiales, TAV Holding et ses filiales.


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DROITS & RESPONSABILITÉS

QUELS SONT LES ENJEUX ?

Le Périmètre International d’ADP s’engage à mener ses activités avec intégrité, transparence et éthique, dans le respect des lois et des réglementations internationales les plus strictes ainsi que des politiques et lignes directrices internes. La Compliance est une façon d’agir essentielle et de tout instant pour tous ceux qui travaillent pour ou avec une entreprise du Périmètre International d’ADP.

Le programme de Compliance du Périmètre International d’ADP comporte 6 étapes principales :

1. L’engagement de l’encadrement et de la direction générale de «donner le ton»

2. L’évaluation des risques3. Les politiques & les procédures4. La communication & la formation5. Le pilotage6. Les sanctions

LE CODE DE CONDUITE DU PÉRIMÈTRE INTERNATIONAL D’ADP

Notre code de conduite définit les fondements de notre programme de compliance : règles légales et éthiques, réglementations, principes de conduite des affaires et comportements attendus. Nous avons choisi de concevoir le programme de compliance du périmètre International d’ADP selon les normes internationales les plus strictes pour les rendre applicables sur tous nos sites dans tous les pays.De nouvelles règles seront ajoutées au fur et à mesure des mises à jour régulières de ce code de conduite.

APPLICATION DU CODE DE CONDUITE

Notre code de conduite s’applique à tout employé du périmètre international d’ADP : les nouveaux salariés et les membres de la direction générale, le personnel de notre siège social aussi bien que tous ceux qui travaillent pour le compte du périmètre International d’ADP (sous-traitants, intérimaires, etc.).

Notre code de conduite s’applique également à nos partenaires commerciaux et à nos fournisseurs partout dans le monde. Nous envisagerons de rompre nos relations d’affaires avec les entreprises qui ne respecteront pas nos normes de compliance et de comportement éthique. Des clauses de compliance seront spécifiées dans les termes de nos contrats avec des tiers si nécessaire.

En résumé, nous attendons de tous ceux qui travaillent pour ou avec le périmètre International d’ADP qu’ils comprennent et respectent notre code de conduite.

LES DROITS & RESPONSABILITÉS DES COLLABORATEURS DU PÉRIMÈTRE INTERNATIONAL D’ADP

L’ensemble des collaborateurs du périmètre International d’ADP - y compris les nouveaux - doivent connaître, comprendre et respecter entièrement notre code de conduite. Le périmètre International d’ADP conduira des actions de formation sur la Compliance.

Ce code est toujours disponible pour consultation sur tous les sites du périmètre International d’ADP. Le non-respect du code de conduite ne peut et ne doit pas être excusé en raison d’une ignorance ou sous prétexte d’avoir agi sur instruction d’un collègue ou d’un manager. Si un collaborateur du périmètre international d’ADP identifie un non-respect de notre code de conduite, il doit en parler, en s’adressant tout d’abord à son supérieur hiérarchique, puis à son Directeur d’entité. L’alternative, s’il le souhaite, est de s’adresser directement au Département Compliance du périmètre International d’ADP en envoyant un e-mail à : [email protected] Notre objectif est de parvenir à une situation où le comportement de tous ceux qui travaillent pour ou avec le périmètre International d’ADP soient naturellement et instinctivement en totale conformité.

LES DROITS & RESPONSABILITÉS DES MANAGERS DU PÉRIMÈTRE INTERNATIONAL D’ADP

Il appartient aux managers du périmètre international d’ADP de donner le ton, de relayer des messages clairs et cohérents. Ils doivent diriger par l’exemple, à la fois en paroles et en actes.

Nos managers ont compris qu’il ne suffit plus de se conformer pour faire ce qu’il convient. Il faut aussi atténuer les risques, assurer l’excellence opérationnelle avec pour finalité la performance financière. C’est pour toutes ces raisons qu’ils dirigent par l’exemple, avec un comportement irréprochable.

Les managers sont à la fois responsables de leurs équipes et vis- à-vis d’elles. Ils s’attachent à créer un environnement de travail sûr et totalement conforme. Ils veillent à ce que chaque membre de leurs équipes comprenne la manière dont le code de conduite doit guider son action. Les managers ne sont pas responsables de la formation de leurs collaborateurs, mais ils doivent les accompagner au cours du processus de formation. Enfin, ils veillent à ce que chaque collaborateur puisse librement faire part de ses interrogations ou de ses soupçons de violation du code de conduite, sans craindre de subir aucune mesure de rétorsion ou de représailles. Les managers examinent toutes les situations dont ils sont informés par les membres de leurs équipes, rapidement et de manière approfondie.

MANQUEMENTS & SANCTIONS

Les manquements à la compliance commis par les collaborateurs du périmètre international d’ADP sont classés de 1 à 4. Les sanctions, s’il y a lieu, sont prises au cas par cas et selon les règles disciplinaires de l’entreprise à laquelle est rattaché le collaborateur.


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LE RÔLE DE LA FONCTION COMPLIANCE

Un programme de compliance commun est appliqué à toutes les entreprises du périmètre international d’ADP.

Un département indépendant supervise et administre ce programme de compliance.

La fonction « Compliance » du Périmètre International d’ADP fait partie du périmètre de responsabilité du département Audit, Compliance, Risk Management et Qualité d’ADP International qui est dirigé par Christian Laveau en tant que Directeur Audit, Risk Management, Compliance et Qualité.

–– La mission principale de la fonction Compliance du périmètre International d’ADP est d’assurer le pilotage du processus de compliance au sein du périmètre International d’ADP conformément aux exigences du Groupe ADP, à la Politique de Compliance & d’Éthique et aux 6 étapes du programme de compliance du Périmètre International d’ADP.

Le Département Compliance déploie le programme de compliance du périmètre international d’ADP au sein du siège d’ADP International, de ses filiales, bureaux de représentation ou de ses co entreprises.

Il garantit la mise en œuvre et le respect des lignes directrices de compliance.

Le Département Compliance du périmètre International d’ADP joue également un rôle de conseil permanent pour toute question relative à la compliance.

–– Le Département Compliance de TAV a pour mission principale de s’assurer, au sein des entités de TAV, de la totale compréhension du programme de compliance du Périmètre International d’ADP, du déploiement, de la mise en œuvre et du respect de la Politique de Compliance et d’Éthique ainsi que des lignes directrices de Compliance. Il agit également à titre de conseiller permanent pour les questions de compliance au sein du périmètre TAV. Altuğ Koraltan en tant que Directeur de l’Audit Interne de la Holding TAV est responsable de la fonction compliance de TAV.

En cas de doute sur toute question relative à la compliance, merci de contacter l’équipe Compliance d’ADP International : [email protected]


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R ESPECTER DES RÈG LES D E COMP LIANC E


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TABLE DES MATIÈRES

Prévention de la corruption ................................................................. 8

Paiements de facilitation ....................................................................... 9

Conflits d’intérêt ..................................................................................... 10

Cadeaux & invitations d’affaires ......................................................... 11

Dons, contributions caritatives et sponsoring .............................13

Contributions aux partis politiques ..................................................14

Intermédiaires commerciaux ..............................................................15

Sanctions économiques ...................................................................... 16

Due Diligence de Compliance des Partenaires d’affaires .......... 17

RESPECTE R DES RÈGL ES DE COM PL IANCE


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PRÉVENTION DE LA CORRUPTIONCORROMPRE VOUS COÛTERA CHER.

La corruption consiste, directement ou indirectement, à offrir, donner, promettre de donner ou autoriser un versement d’argent, ou bien à offrir, promettre de donner ou autoriser la remise de quelque chose de valeur à une personne (agent public ou personne privée) dans le but d’influencer une action ou une décision relevant de la responsabilité de ladite personne.

FAIRE

Exécuter vos activités quotidiennes avec franchise, loyauté et honnêteté, en appliquant les règles de conduite des affaires du Périmètre International d’ADP ;

signaler à votre responsable Compliance local ou à l’équipe Compliance du Périmètre International d’ADP tout cas de corruption que vous pourriez constater ou suspecter dans le cadre de l’exercice de vos fonctions.

SITUATION À RISQUE

Travailler dans des pays situés à haut risque de corruption et classés comme tels selon les indices annuels de perception de la corruption de l’organisme « Transparency International » (www.transparency.org) ;

traiter directement ou indirectement avec des représentants des pouvoirs publics dont l’influence peut accroître le risque de corruption ;

traiter avec des individus plutôt qu’avec une entreprise ou une organisation.

NE PAS FAIRE

Offrir ou recevoir de l’argent, des cadeaux, des commissions ou quoi que ce soit de valeur pour emporter un marché indûment ou obtenir un contrat ;

permettre à un agent, un représentant ou tout autre tiers agissant pour le compte d’ADP International, ADP Ingénierie ou TAV de corrompre un tiers.

EST-CE COMPLIANT ?

Un collaborateur du Périmètre International d’ADP envisage d’effectuer des paiements aux Agents des Services de Douane afin d’obtenir un une autorisation de transport et d’importation.

Comment doit réagir le collaborateur du Périmètre International d’ADP ?

Cette situation est un moyen direct de corrompre les fonctionnaires des douanes. Le collaborateur ne doit verser aucun pot-de-vin aux douanes.

NO COMPROMISE

W

ITH COMPLIANCE


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PAIEMENT DE FACILITATIONDES PAIEMENTS OFFICIELS, JAMAIS DE « PAIEMENTS DE FACILITATION » .

Les paiements de facilitation sont une forme de corruption. Ils ont pour but de persuader des représentants des pouvoirs publics d’effectuer une action ou de fournir un service qui font normalement partie du champ de leurs responsabilités officielles.

Ce sont de petites sommes d’argent versées directement ou indirectement, « sous le manteau », à un représentant des pouvoirs publics de faible rang hiérarchique dans le but de faciliter, accélérer ou garantir le déroulement correct d’une démarche administrative de routine.

FAIRE

S’assurer que les tiers travaillant avec le Périmètre International d’ADP (fournisseurs, clients et intermédiaires commerciaux) ne versent pas de paiements de facilitation au nom du Périmètre International d’ADP ;

néanmoins, de tels paiements peuvent être autorisés dans des situations de menace, de violence ou de privation de liberté. Il convient dans ce cas :

- de rédiger un rapport précis et argumenté sur les paiements de facilitation effectués ;

- d’informer sans délai votre manager direct.

SITUATION À RISQUE

Être en relation professionnelle directe ou indirecte avec des représentants des pouvoirs publics tels que des douaniers ou des policiers ;

effectuer des démarches de routines, par exemple pour l’obtention d’un visa, d’une autorisation temporaire d’importation ainsi que d’autres permis et autorisations ;

se voir réclamer un paiement en espèces sans fourniture de justificatif officiel.

NE PAS FAIRE

Accepter ou verser un paiement de facilitation à un représentant des pouvoirs publics, à moins que votre vie soit en danger.

EST-CE COMPLIANT ?

Une entreprise du périmètre International d’ADP dispose de l’ensemble des autorisations et permis nécessaires pour importer ses produits dans un pays étranger. Le délai habituel de dédouanement est de trois jours. Un douanier propose d’accélérer les contrôles, mais demande pour cela que des pièces détachées d’une certaine valeur lui soient remises en échange.


Aucun collaborateur d’une entreprise du Périmètre International d’ADP ne doit donner suite à une telle demande. Selon nos règles sur les paiements de facilitation, cette forme de corruption ne se limite pas au versement d’argent, mais englobe aussi tout objet ayant de la valeur comme les pièces détachées. Accéder à cette demande pour accélérer une démarche administrative pourrait donc être considéré comme un paiement de facilitation.


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CONFLITS D’INTERÊTLA TRANSPARENCE EST LA SEULE SOLUTION.

Un conflit d’intérêts existe quand une personne ou l’organisation pour laquelle elle travaille, qu’il s’agisse d’un gouvernement, d’une entreprise ou d’une organisation de la société civile, se trouve dans une situation où elle doit faire un choix entre les devoirs et exigences de sa fonction et ses propres intérêts personnels.

FAIRE

Remplir chaque année la déclaration annuelle de Conflits d’Intérêt en la mettant à jour si nécessaire ;

être transparent et mentionner toute situation réelle ou potentielle de conflit d’intérêts à votre Responsable Compliance local ou au Département Compliance d’ADP International.

SITUATION À RISQUE

Avoir des intérêts financiers dans l’entreprise d’un concurrent, client ou fournisseur actuel ou potentiel du Périmètre International d’ADP.

NE PAS FAIRE

Dissimuler ou omettre de signaler un conflit d’intérêts.

EST-CE-UN CONFLIT D’INTERET ?

À l’occasion d’un appel d’offres lancé par un grand groupe pour le choix d’un fournisseur, un employé de ce groupe, ami proche d’un responsable des achats travaillant au sein du Périmètre International d’ADP propose de lui communiquer les réponses des concurrents et des informations confidentielles sur le processus en cours. En échange, cette personne demande au responsable des achats travaillant au sein du Périmètre International d’ADP de prendre en charge son voyage de noces en Inde.


Aucun collaborateur du Périmètre International d’ADP ne doit accepter une telle proposition. Il ou elle doit d’une part mentionner son lien de proximité avec l’employé de ce client au regard de la situation de choix et, d’autre part, mentionner la proposition qui lui a été faite dans le document de déclaration annuelle de conflits d’intérêts et l’actualiser si nécessaire.


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CADEAUX ET INVITATIONS D’AFFAIRESDONNER NE VEUT PAS DIRE ACHETER.

Les cadeaux et invitations d’affaires désignent la proposition, la sollicitation ou le financement, direct ou indirect, de cadeaux et autres avantages (petits présents, objets ou autres biens ou services offerts gratuitement) au bénéfice d’un tiers ou d’un partenaire commercial (y compris les représentants des pouvoirs publics).

TABLEAU DES REGLES EN MATIERE DE CADEAUX ET INVITATIONS D'AFFAIRES RECUES OU OFFERTES

CADEAUX

INVITATIONS D'AFFAIRES

REÇUS nature montant fréquence

nature montant fréquence



Acceptable Cartes de Noël et du Jour de de l’An, vin ou champagne,chocolats, fleurs, invitation à des manifestations artistiques et sportives, accessoires vestimentaires, paniers gourmands de fin d'année

Cartes de Noël et du Jour de de l’An, vin ou champagne,chocolats, fleurs, invitation à des manifestations artistiques et sportives, accessoires vestimentaires, paniers gourmands de fin d'année

Si le montant estimé annuel reçu est :

inférieur à 60 € en cumul annuel et par tiers (cadeaux + invitations d'affaires), aucune autorisation n'est nécessaire,

supérieur à 60 € en cumul annuel et par tiers (cadeaux + invitations d'affaires), information obligatoire de son manager et de son responsable compliance,

supérieur à 200 € en cumul annuel et par tiers (cadeaux + invitations d'affaires), autorisation écrite obligatoire préalable de son manager et de son responsable compliance.

.

Si le montant estimé annuel offert est :




Une fois par an de la part du même tiers

Une fois par anpour le même tiers

Invitation à un petit-déjeuner, déjeuner ou dîner pour discussions d'affaires

Invitation à un petit-déjeuner, déjeuner ou dîner pour discussions d’affaires

Transport (taxi, vol, train, voiture avec chauffeur réservée par ADP ou TAV) et hébergement (hôtel, maison d’hôtes) dans le cadre d’une visite de Site/plateforme

Si le montant estimé annuel reçu est :




Si le montant estimé annuel offert est :




3 fois par an du même tiers

3 fois par an au même tiers

OFFERTSAcceptable

REÇUSAcceptable

OFFERTSAcceptable

CADEAUX ET INVITATIONS D'AFFAIRES INTERDITS

–– Cadeaux ou invitations d'affaires, reçus ou donnés en période d’appels d’offres, de renouvellement de contrat.

–– Cadeaux et/ou invitations d'affaires pour les amis, relations ou membres de la famille de l’invité. Un dîner ou un déjeuner d'affaires entre les représentants d'une entreprise du Périmètre International d'ADP et leurs clients accompagnés de leurs conjoints est acceptable.

–– Location de voiture lorsque le partenaire d'affaires ou le tiers ne voyage pas en compagnie de représentants d'ADP International ou de TAV

–– Les collaborateurs du Périmètre International d'ADP en charge d’activités d’achat ou de procurement ne doivent pas accepter de cadeaux offerts par des tiers.


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EST-CE COMPLIANT ?

À l’occasion des fêtes de fin d’année, un collaborateur du Périmètre International d’ADP souhaite envoyer une boîte de chocolats d’une valeur de 50 € à un client.


Ce collaborateur du Périmètre International d’ADP peut offrir ce

cadeau puisque son montant n’excède pas le seuil de 60 €.

En outre, les boîtes de chocolat sont classées parmi les cadeaux et invitations d’affaires autorisés par le Périmètre International d’ADP. Enfin, il doit être vigilant quant au respect des montants, nature et fréquences pour d'éventuels autres cadeaux qu'il ferait et respecter les seuils d'information et d'autorisation de son manager.

CADEAUX ET INVITATIONS D’AFFAIRESDONNER NE VEUT PAS DIRE ACHETER.

FAIRE

Avant de recevoir/faire un cadeau ou une invitation d’affaires, se référer à la nature, au montant et à la fréquence des cadeaux autorisés mentionnés dans le tableau de bord ci-dessus ;

donner ou recevoir des cadeaux ou des invitations d’affaires sans attendre une contrepartie en retour.

NE PAS FAIRE

Offrir des cadeaux ou des invitations d’affaires qui peuvent être considérés comme un « traitement de faveur », en particulier en période d’appel d’offres ;

offrir des cadeaux ou des invitations d’affaires pouvant être considérés comme excessivement généreux ou servant un intérêt particulier.

SITUATION À RISQUE

Offrir ou accepter un cadeau ou une invitation d’affaires à caractère somptuaire ;

offrir ou accepter des cadeaux ou gestes de courtoisie à une fréquence régulière (quotidienne ou mensuelle par exemple) ;

offrir ou accepter des cadeaux ou invitations d’affaires qui pourraient être perçus comme des dessous de table ou des commissions ou comme violant la loi ou les règles internes du Périmètre International d’ADP ;

accepter des cadeaux ou invitations d’affaires lorsqu’une contrepartie est demandée en retour, notamment en période d’appels d’offres.


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DONS, CONTRIBUTIONS CARRITATIVES & SPONSORING

DONNER NE VEUT PAS DIRE ACHETER.

Les dons et contributions aux organisations caritatives consistent à verser des fonds ou offrir des objets d’une certaine valeur à une organisation publique (organismes gouvernementaux) ou à une organisation privée (associations, organisations à but non lucratif, etc.) dans un but caritatif et/ou pour contribuer à une cause sans rien attendre ou demander en retour, en particulier aucun avantage commercial.

Dans une optique non marchande, le Périmètre International d’ADP n’attend aucune contrepartie aux dons ou contributions à des organisations caritatives : leur unique finalité est de participer au développement et au soutien des populations locales.

Le sponsoring se traduit par des versements monétaires, ou des dons de valeurs non monétaires ou des contributions en rapport avec l’organisation, et/ou la mise en œuvre d’un événement ou d’une forme de campagne publicitaire ou médiatique lié à un événement (tel que l’affichage du logo ADP ou TAV).

Les donations, les dons de bienfaisance et le sponsoring peuvent non seulement se traduire sous forme monétaire mais également inclure la donation de certains actifs de l’entreprise (équipement, stocks, matériel informatique, etc.).

FAIRE

Avant de faire un don, consulter les lignes directrices relatives aux Dons de Bienfaisance, aux Donations ou au Sponsoring ;

respecter les conditions spécifiques d’approbation appliquées en fonction du montant mentionné dans les lignes directrices afférentes ;

conclure un contrat qui précise :

- le montant alloué ;

- les objectifs des fonds/éléments de valeur attribués (utilisation détaillée) ;

- qu’il s’agit d’un acte de pure générosité et que rien en retour n’est demandé ou attendu par le Périmètre International d’ADP ou du bénéficiaire ;

remplir la déclaration ABAC – Dons de Bienfaisance et Donations.

SITUATION À RISQUE

Faire un don à un organisme sans vérification préalable de ses antécédents ;

faire un don sans s’appuyer sur un contrat ;

faire un don à un organisme douteux (organisme inconnu ou organisation individuelle).

NE PAS FAIRE

Faire des dons à des particuliers plutôt qu’à des organismes ;

faire des dons en attendant ou en demandant quelque chose en retour, notamment un avantage commercial.

EST-CE COMPLIANT ?

Un collaborateur du Périmètre International d’ADP souhaite offrir du matériel éducatif à une organisation gouvernementale pour contribuer au développement local et aider les communautés.


Considérant que le matériel éducatif est une forme de don autorisé par le Périmètre International d’ADP, le collaborateur peut faire ce don après avoir rempli le formulaire de déclaration.


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CONTRIBUTIONS POLITIQUESDONNER NE VEUT PAS DIRE ACHETER.

Les contributions politiques consistent à offrir ou financer, au nom d’une organisation, d’une entreprise ou d’une personne physique , un quelconque bien ou service de valeur au bénéfice d’un candidat, d’un responsable politique, d’une campagne politique, d’un parti politique, d’un élu ou de toute autre organisation affiliée, à l’occasion d’une élection, d’un référendum, ou dans le cadre des activités d’un parti ou d’une organisation politique. L’expression « un quelconque bien ou service de valeur » peut désigner :

Parmi les biens de valeur, on peut citer :

– des dons en espèces : financements, argent, etc. ;

– des dons en nature : par exemple nourriture, boissons, services divers (fournitures de bureau, services de reprographie, meubles et équipements, mise à disposition de collaborateurs ou de locaux de l’entreprise), etc.

FAIRE

L’implication politique du salarié doit :

- toujours être personnelle, s’exprimant en dehors des heures normales de travail et durant son temps personnel ;

- exclure systématiquement toute référence au Périmètre International d’ADP ;

- ne susciter aucune confusion, soit directement ou indirectement, avec le poste du salarié au sein du Périmètre International d’ADP.

Les contributions politiques des salariés :

- doivent utiliser exclusivement leurs moyens financiers, biens et ressources propres ;

- veiller à préserver la réputation du Périmètre International d’ADP et être vigilant quant à la façon dont leurs propres actions pourraient être perçues par le grand public, d’autres entreprises et les autorités réglementaires, entre autres.

NE PAS FAIRE

Faire des contributions politiques, quelle que soit leur nature, (directe ou indirecte) au nom du Périmètre International d’ADP ;

faire des contributions politiques quel que soit le lieu (dans tout pays où le Périmètre International d’ADP opère) au nom du Périmètre International d’ADP ;

faire des contributions politiques quelle que soit leur forme (financement de partis politiques, de comités ou de leurs représentants) au nom du Périmètre International d’ADP.

SITUATION À RISQUE

Lorsqu’un collaborateur est impliqué dans des activités de lobbying non autorisées ;

quand un membre de la famille d’un collaborateur du Périmètre international d’ADP occupant un poste à responsabilité exerce des fonctions politiques.

EST-CE COMPLIANT ?

Un collaborateur du Périmètre International d’ADP assiste à un dîner de levée de fonds au bénéfice d’un candidat politique dont il sait qu’il pourrait prendre des décisions favorables au Périmètre International d’ADP s’il était élu.


Un collaborateur du Périmètre International d’ADP peut participer à des collectes de fonds à titre personnel, mais il ne doit en aucun cas utiliser des biens ou des ressources financières du Périmètre International d’ADP en vue d’apporter un soutien direct ou indirect à la campagne. À titre d’exemple, ce collaborateur ne pourra en aucun cas présenter de note de frais pour obtenir le remboursement de son dîner, ce qui serait considéré comme une contribution à visée politique.


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INTERMÉDIAIRES COMMERCIAUX

ÉVITEZ LES INTERMÉDIAIRES COMMERCIAUX. SINON, CHOISISSEZ LES BIEN.

Un intermédiaire commercial ou agent commercial est un tiers utilisé par le Périmètre International d’ADP pour étendre ou développer un réseau local, assurer une veille économique locale ou développer de nouvelles opportunités d’affaires dans un pays ou dans une zone limitée.

L’intermédiaire commercial perçoit une commission pour les services effectivement fournis.

L’intermédiaire commercial agissant pour le compte d’ADP pourrait donc légalement exposer la société en cas de non-compliance ou de Corruption.

FAIRE

Justifier précisément la nécessité du recours à un intermédiaire commercial ;

mandater un intermédiaires commercial après conclusion d’un accord signé par une personne légalement habilitée pour le faire, et signer un contrat officiel avec l’intermédiaire avant toute prestation de service ;

la prestation fournie doit faire l’objet d’un paiement par virement bancaire et non en espèces.

SITUATION À RISQUE

Payer un montant forfaitaire au lieu d’un pourcentage calculé sur le contrat ;

effectuer des paiements en espèces ;

ne pas établir de contrat entre ADP et l’intermédiaire commercial ;

offrir un pourcentage de rémunération bien au-delà des prix de marchés habituels ;

payer l’intermédiaire commercial avant d’avoir reçu le paiement du client final ;

travailler avec un intermédiaire commercial qui soit une organisation publique ;

nommer d’anciens collaborateurs ou des collaborateurs en activité du Périmètre International d’ADP en tant qu’intermédiaires commerciaux.

NE PAS FAIRE

Effectuer des versements en espèces à un intermédiaire commercial ;

laisser l’intermédiaire commercial agir ou prendre des décisions en votre nom sans procéder à des vérifications ou à des contrôles réguliers.

EST-CE COMPLIANT ?

Le Périmètre International d’ADP mandate un intermédiaire commercial pour l’assister dans la négociation d’un contrat et un processus d’appel d’offres. L’intermédiaire commercial facture à ADP des “frais additionnels”, justifiant ces frais par la nécessité d’assurer le bon déroulement du processus d’appel d’offres.

Que devrait faire ce collaborateur du Périmètre International d’ADP International ?

Le collaborateur du Périmètre International d’ADP ne doit payer aucune facture relative à des «frais additionnels» sans s’assurer de la réalité des services fournis.


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SANCTIONS ÉCONOMIQUESNE PAS S’EXPOSER SOI SOI-MÊME

EN NE RESPECTANT PAS UN EMBARGO.

FAIRE

S’assurer de façon systématique que des partenaires d’affaires potentiels ne sont pas présents sur une liste de sanctions économiques en effectuant les vérifications nécessaires ;

se rappeler que les sanctions économiques américaines s’appliquent aux citoyens américains, aux résidents, aux personnes se trouvant aux États-Unis ou aux entreprises américaines implantées à l’extérieur du pays ainsi que toute personne physique ou morale non-américaine qui a accès à des biens, technologies, logiciels ou composants américains, ou qui traite avec des pays, entités et particuliers soumis à des restrictions ;

conserver pendant 10 ans minimum une documentation et des registres fidèles et complets de toutes les transactions soumises à des processus spécifiques liés aux sanctions économiques.

NE PAS FAIRE

Nouer des relations d’affaires avec des tiers qui sont dans le champ des sanctions économiques ;

les tiers figurant sur la liste des sanctions économiques ne peuvent être des partenaires du Périmètre International d’ADP dans aucune relation commerciale.

SITUATION À RISQUE

La prospection de nouvelles zones de développement d’affaires, le transport vers des pays faisant l’objet de sanctions économiques et le transport de personnes rattachées à des pays faisant l’objet de sanctions économiques.

EST-CE COMPLIANT ?

Un Cadre Commercial non-résident des États-Unis qui participe à un projet lié à Cuba se rend aux États-Unis. Il envisage, à son arrivée à New York, de passer un appel téléphonique en vue d’apporter son assistance pour vendre un produit d’origine cubaine à un projet basé à Cuba.

Comment doit réagir le collaborateur du Périmètre International d’ADP

Conformément à la loi américaine sur le Commerce avec l’Ennemi (TWEA), un Cadre Commercial non-résident aux États-Unis ne doit jamais, pendant qu’il est en mission à New York, fournir une assistance pour la vente par téléphone d’un produit d’origine cubaine à un projet basé à Cuba. Les peines prévues pour toute infraction à la loi « TWEA », sont une peine d’emprisonnement maximale de dix ans et une amende pouvant aller jusqu’à un million de dollars par infraction.

Les sanctions économiques sont des sanctions appliquées par un groupe de pays à l’encontre d’un autre pays, d’un groupe de pays, d’une entité ou même à l’encontre de particuliers. Il s’agit d’un instrument politique de nature diplomatique ou économique qui vise à modifier des activités ou des politiques, telles que les violations du droit international ou des droits de l’homme, ou des politiques qui ne respectent pas la primauté du droit ou les principes démocratiques.

Les sanctions économiques applicables ont une incidence sur pratiquement l’ensemble des transactions commerciales internationales - que ce soit par l’intermédiaire d’organisations internationales, comme les Nations Unies (ONU), les États-Unis (USA) et leur programme de l’OFAC (Bureau de Contrôle des Avoirs Étrangers) ou les organismes de l’Union européenne (UE) - car elles restreignent les pays, les entités et les personnes avec lesquels les entreprises peuvent conclure des marchés.

Le Groupe ADP opère dans le monde entier, exerçant ses activités selon les normes éthiques les plus strictes en matière de sanctions économiques. Le non-respect des sanctions économiques peut entraîner de graves conséquences pour l’entreprise et les individus, y compris des amendes importantes, des peines d’emprisonnement ou une interdiction totale d’établir, par exemple, une relation commerciale avec les États-Unis ou l’Europe.


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DUE DILIGENCE DE COMPLIANCE DES PARTENAIRES D’AFFAIRES

ÊTRE SÛR DE SES PARTENAIRES D’AFFAIRES COMMENCE PAR BIEN LES CHOISIR.

Par « partenaire d’affaires », on entend toute partie associée à une autre dans le cadre d’une relation d’affaires. On distingue cinq catégories de partenaires d’affaires : les clients, les fournisseurs, les tiers, les représentants des pouvoirs publics, les coentreprises et les participations.

Le Groupe ADP et TAV s’engagent à gérer leurs affaires dans un système cohérent de valeurs qui rassemble les plus hauts standards de qualité, d’intégrité, d’excellence et de conformité aux lois et réglementations. Le Périmètre International d’ADP vise à développer des relations avec des partenaires d’affaires qui partagent les mêmes valeurs et mènent leurs affaires de manière éthique. En conséquence, le Périmètre International d’ADP est très vigilant concernant les interactions qu’il développe avec ses partenaires d’affaires et en particulier ceux qui travaillent pour le compte du périmètre international d’ADP.

FAIRE

Évaluer systématiquement ses Partenaires d’affaires :

- en comprenant l’exposition au risque lié aux partenaires d’affaires ;

- en développant et en déployant des outils et des techniques tels que le processus de Due Diligence de Compliance qui permet d’évaluer au mieux le niveau de conformité de ses partenaires d’affaires potentiels avant de travailler avec eux ;

- en prenant toute mesure nécessaire pour maîtriser le risque de non-compliance résultant des interactions avec les partenaires d’affaires.

Consulter systématiquement plusieurs fournisseurs avant de faire un choix et veiller à lancer des appels d’offres réguliers et concurrentiels.

SITUATION À RISQUE

Travailler avec un tiers dans un pays à risque sans avoir préalablement effectué une Due Diligence de Compliance afin de s’assurer de son intégrité ;

créer une coentreprise avec un nouveau partenaire sans avoir préalablement effectué une Due Diligence de Compliance du nouveau Partenaire, de ses actionnaires et de ses principaux dirigeants.

NE PAS FAIRE

Ne pas travailler avec un Partenaire d’affaires sans avoir préalablement effectué, une Due Diligence de Compliance ;

ne pas uniquement se fonder sur la confiance dans le cadre de ses relations professionnelles avec un partenaire d’affaires dans la mesure ou la confiance n’exclut pas le contrôle.

EST-CE COMPLIANT ?

Le Périmètre International d’ADP a choisi un partenaire financier local et un partenaire de construction pour former un consortium dans un pays considéré comme étant un pays à risque. Le consortium a décidé de participer au processus d’appel d’offres pour la concession d’un aéroport dans le pays mentionné ci-dessus.


Le Périmètre International d’ADP doit procéder à une Due diligence de Compliance sur ses deux partenaires avant de signer le partenariat afin d’identifier tout élément d’alerte potentielle par rapport à l’intégrité de ces deux partenaires.


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GLOSSA IR E


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GLOSSAIRE

(ANTI- BRIBERY AND CORRUPTION – ABAC) LUTTE CONTRE LA CORRUPTION

Cela comprend l’ensemble des dispositifs et éléments d’évaluation et de contrôle des risques liés à la corruption.

DÉTOURNEMENT DE BIENS

Désigne à la fois le vol et l’usage volontairement frauduleux des biens de l’entreprise. Cela peut concerner les ressources financières, les produits et tous les autres biens (créances, équipements ou données informatiques relatives à l’organisation de l’entreprise ou à ses partenaires commerciaux, comme les références client, les informations techniques et toute autre information confidentielle).

PÉRIMÈTRE INTERNATIONAL D’ADP

Le Périmètre International d’ADP inclut le siège social d’ADP International, ses filiales et ses participations, ses bureaux de représentation ou de ses co entreprises, ADP Ingénierie et ses filiales, TAV Holding et ses filiales.

INTERMÉDIAIRE OU AGENT COMMERCIAL

Un intermédiaire / agent commercial est une société utilisée par le Périmètre International d’ADP pour étendre ou développer un réseau local, assurer une veille économique locale et développer de nouvelles opportunités commerciales dans un pays ou une zone limitée.

L’agent perçoit une commission pour les services effectivement fournis.


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COMPLIANCE

La Compliance (Conformité) recouvre les lois et réglementations en vigueur ainsi que les procédures, politiques, lignes directrices internes et principes d’éthique édictés par le Périmètre International d’ADP et auxquels doivent se soumettre les employés.

Les partenaires commerciaux et les tiers sont fortement encouragés à adopter les normes de Compliance du Périmètre International d’ADP.

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CORRUPTION

La corruption consiste à offrir, donner, promettre de donner ou autoriser un versement d’argent, ou bien à offrir, promettre de donner ou autoriser la remise de quelque chose de valeur à une personne (agent public ou personne privée) dans le but d’influencer une action ou une décision relevant de la responsabilité de ladite personne.

- Les pots-de-vin correspondent au versement d’une somme d’argent (ou à l’intention de proposer ou d’autoriser le versement) directement par un collaborateur du Groupe ou indirectement par l’intermédiaire d’un tiers, dans le but de remporter ou de conserver un marché, ou bien d’obtenir un avantage indu. Les pots-de-vin sont la forme de corruption la plus répandue.

- Les gratifications illicites correspondent à la remise d’une somme d’argent ou d’un bien d’une certaine valeur à un employé afin de le remercier d’une décision qui a été prise, et non en amont pour influencer ladite décision.

- Les gratifications illicites relèvent de la corruption, à cette différence qu’il n’y a pas d’intention d’influencer la décision de l’employé.

- L’extorsion économique consiste à obtenir de l’argent, des biens ou des services de la part d’une personne par tromperie ou menace.

PAIEMENTS DE FACILITATION

Il s’agit de paiements ayant pour but de persuader des fonctionnaires d’effectuer une action ou de fournir un service alors qu’ils font normalement partie du champ de de leurs responsabilités officielles :

- la loi anti-corruption britannique (UK Bribery Act) interdit les paiements de facilitation ;

- aux termes de la loi américaine sur la corruption (Foreign Corrupt Practices Act), les paiements de facilitation peuvent être admis uniquement s’ils ont pour but de faciliter une « action gouvernementale de routine » n’impliquant que des actes non discrétionnaires.

Sont par exemple considérés comme des « actions gouvernementales de routine » la délivrance de visas, la fourniture d’une protection policière, l’accès à un service de courrier ou encore la fourniture de prestations publiques telles qu’une liaison téléphonique ou le raccordement aux réseaux électrique et d’alimentation en eau.

GLOSSAIRE


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DÉCLARATIONS FRAUDULEUSES

La fraude au niveau des états Financiers se définit comme étant une inexactitude délibérée ou une omission de montants ou de divulgations d’états financiers dans le but d’induire en erreur les utilisateurs des états financiers, en particulier les investisseurs et les créanciers. Il peut, par exemple, s’agir de la falsification ou de la modification de données financières importantes, de la présentation intentionnellement erronée des principes comptables ; d’inexactitudes de transactions, d’omissions intentionnelles de publication, etc.

La fraude portant sur les états Non-financiers est définie comme étant des inexactitudes ou des omissions volontaires d’informations diverses (RH, informations boursières, etc.) communiquées publiquement dans l’intention d’induire le lecteur en erreur.

HARCÈLEMENT

Le harcèlement est défini comme étant des actes répétés (incluant le langage écrit et verbal) commis par un individu dans le but de, ou avec pour conséquence, de dégrader les conditions de travail d’une autre personne et, par conséquent, de porter atteinte à ses droits en matière de dignité au travail, d’affecter sa santé mentale ou physique et, de fait, son évolution professionnelle.

COENTREPRISE

La coentreprise fait référence à un accord commercial contracté entre deux ou plusieurs parties par lequel elles conviennent de mettre en commun leurs ressources dans le but de remplir une mission spécifique (projet ou autre activité commerciale), pendant une période donnée. Les objectifs de la coentreprise et les responsabilités mutuelles des parties sont définis dans l’accord de partenariat de la coentreprise. Selon le cadre juridique, la coentreprise n’est pas forcément une entité /personne morale.

TIERS

Tout prestataire de services extérieur agissant pour le compte de la Société ou au nom de celle-ci avec la collaboration de tiers ;

Les intermédiaires peuvent être des agents en douane, des apporteurs d’affaires /développeurs d’entreprises, des consultants, des agents de voyages, des conseillers fiscaux, des cabinets d’avocats, des auditeurs externes, des courtiers, etc.

GLOSSAIRE


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Corrompre vous coûtera cher.

Des paiements officiels, jamais de « paiements de facilitation ».

La transparence est la seule solution.

Donner ne veut pas dire acheter.

Évitez les intermédiaires commerciaux. Sinon choisissez les bien.

Ne pas s’exposer soi-même en ne respectant pas un embargo.

Être sûr de ses partenaires d’affaires commence par bien les choisir.


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Les sociétés du Périmètre International d’ADP s’engagent à faire preuve d’intégrité, de transparence et d’éthique dans la conduite de leurs affaires. Cela signifie le respect de l’ensemble des lois et réglementations applicables ainsi que celui de nos propres politiques.

Notre ambition est une « compliance* » sans compromis. Chacun a son rôle à jouer : employés , responsables, partenaires, clients. Une personne peut être à l’origine d’un petit changement.

Ensemble, nous ferons vraiment avancer les choses.

NO COMPROMISE WITH COMPLIANCE nous engage tous.

NOCOMPROMISE

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ITH COMPLIANCE

Pour toute question relative au code, merci de contacter :– Votre supérieur hiérarchique,– Le Directeur Audit, Risk Management, Compliance

et Qualité d’ADP International– Le Responsable de l’Audit Interne de TAV– Le Responsable de la Compliance d'ADP Ingénierie– notre adresse mail dédiée : [email protected]

PARLONS-EN

* Conformité

international-code-of-conduct.groupeadp.fr

1, rue de France93290 Tremblay-en-France

groupeadp.fr

For any questions about compliance issue or about the Code please contact:

[email protected]

NO COMPROMISE

WITH COMPLIANCE

Pour toute question concernant la conformité ou le Code merci de nous contacter : [email protected]

code de conduite international - adp i · 2020-03-16 · les managers sont à la fois responsables...

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