CLARIFIER SES OBJECTIFS Pour augmenter ses chances de les atteindre

Robert de Quelen

Une présentation OptimRezo, groupe Georges V

Paris, le 22 octobre 2014

robert.dequelen@astrolab-communication.com

Clarifier?

• Pour bien saisir toutes les dimensions d’un projet avant

de se lancer dans l’action

• Pour bien identifier les risques et comment prévenir les

conséquences

• Pour concentrer notre énergie sur ce qui en vaut

réellement la peine

• Parce que ce travail de définition des objectifs renforce

notre détermination à les atteindre

Enjeux, objectifs, buts?

Enjeux : en réponse à la question « de quoi s’agit-il »?

Pour identifier les enjeux cachés, poser plusieurs fois la question « pourquoi » ou en quoi est-ce important »

Que se passerait il si vous n’atteigniez pas les objectifs?

Exemples:

tenir les délais / enjeu : crédibilité (ou éviter des pénalités)

La qualité est un objectif, l’enjeu c’est le développement commercial ou la fidélisation des clients, voire la survie de l’entreprise

Ce qui est important pour nous et pour nos publics, pour notre marché ou l’environnement dans lequel nous opérons

Identifier clairement les enjeux renforce la motivation et permet de mobiliser les ressources nécessaires

Objectif : gagner le match en marquant des buts

Différence entre stratégie et tactique, moyen-terme/court terme

Enjeux :

l’art de poser les bonnes questions

• Qui : qui est concerné? De quelle manière ? Qui devrait l’être?

• Comment cela vous/te concerne t-il?

• Quoi : Qu’avez-vous déjà essayé? Quel a été le résultat?

• Quel est le référentiel : règles du jeu, objectif connu,

fonctionnement « normal » ou souhaité?

• Qu’est-ce que vous ressentez?

• Qu’est-ce qui est possible?

• Ce type de problème at-il déjà été résolu? Par qui? Comment?

Préparer une réunion client

5

Contexte, tendances

socio-démographiques

Ce que dit le client (le brief)

Action de la concurrence

Ce que le client ne dit pas

(agenda caché)

Ce que le client

ne sait pas

Ce que j’ai besoin de savoir

Ressources du projet :

équipe, prix, …

Ma réponse

Mon analyse : parti-pris

12H

6H

3H 9H

Des questions?

Vérifications

Suggestions,

hypothèses Recherche ciblée

Synthèse des informations

Stratégie,

plan d’action, proposition

© Robert de Quelen, Astrolab Communication

L’horloge : une métaphore pour mémoriser tout ce que j’ai besoin de savoir pour préparer

une proposition pertinente

Six manières d’établir un objectif

1. Négative : « ce que je ne veux plus faire, subir… »

2. Opposée : le contraire positif de ce qu’on veut éviter

3. D’après un modèle : je veux réussir comme XXX, parler

en public aussi bien qu’Obama, …

4. D’après les caractéristiques : « je veux parler en

public avec aisance, conviction » ou qualités que je

souhaite incarner : intégrité, enthousiasme, créativité…

5. En mode « génératif », qui mobilise les ressources

existantes : « plus de » : plus de plaisir, plus de clients

rentables, pus de projets motivants, …

6. En se projetant dans la réussite : visualiser l’objectif

atteint : à quoi cela ressemble t-il, que ressentez-vous?

1. Je ne veux plus gérer des dossiers aux objectifs mal

définis, irréalistes, motivés par la vengeance

2. Je veux (je préfère) travailler sur des projets

motivants, bien rémunérés, relever des vrais défis…

3. Je veux gérer ce projet avec l’efficacité d’un grand

avocat du barreau, maître YY…

4. Je souhaite gagner avec intégrité, en mobilisant

mon expertise du sujet et ma force de conviction

5. Je veux gérer ce dossier en approfondissant encore

plus mon expertise technique et ma connaissance

du droit des affaires, avec encore plus de succès

6. Dans un an, j’aurai gagné 3 procès sur 5 en cours,

XX nouveaux dossiers, et publié XX articles

Six manières d’établir un objectif :

exemple maître XX, avocat

Négative

Opposée

Qualités

« Plus de »

Réussite

Modèle

Qu’est-ce qu’un objectif?

• Définitions

• Comment établir un objectif

• Objectif SMART

• Evaluations :

• Les échelles, indicateurs de performance

• Méthode agile : quel est le pourcentage de résolution du problème

acceptable? (jamais cent, jamais zéro…)

• La métaphore de votre objectif

Formuler un objectif SMART

9 Mars 2013

ou Atteignable

Définir un objectif SMART

Spécifique

Mesurable, Motivant

Atteignable / accepté

Réaliste

Temporel

Spécifique

• Précis

• Clair

• Concret (résultats) : on peut se représenter le résultat

atteint

• Dans le domaine de compétences

Mesurable (évaluable)

• Qualitativement

Ou Quantitativement

• Quel instrument de mesure? Indicateurs de performance?

• Comment va-t-on savoir que l’objectif est atteint?

• Discuter les moyens de mesure

• S’accorder dessus

Atteignable, accepté (et ambitieux)

• Atteignable avec les moyens et ressources don la

personne/ l’équipe dispose, ou qu’elle peut acquérir

via formation, embauche, acquisition d’expérience)

• Accepté

• Faire l’effort d’expliquer, motiver

• Ambitieux

• donne envie de se dépasser

• faire un effort motivant : se réaliser,

notion d’ «achievement »

• doit faire progresser, devenir meilleur

Réaliste (dans le contexte)

Ambitieux mais accessible selon le contexte (externe)

Si il n’est jamais atteint, très démotivant

Crédible

Par quels moyen va-t-on y arriver ?

Temporel

Date de fin

Objectifs intermédiaires

Faire le point entre... état d’avancement

Points d’étape

Le choix des mots Formuler l’objectif :

Doit être positif ..

Pas de : « ne plus arriver en retard »

Mais : « Préparer mon rapport avec 2 jours d ’avance »

Verbes d’action

Faire, construire, …

Doit obtenir l’agrément des 2 parties

Décrire les moyens

Quels sont les moyens nécessaires a la réalisation de l’objectif

Sont ils disponibles ?

Besoins de budget ?

Besoin de matériel ?

Besoin de formation ?

Les indicateurs de résultats

Pour suivre l’activité

Pour évaluer les écarts

Pour suivre l’avancement d’un objectif

Signification

Résultats non mesurés ne sont pas percus comme important

Centre d’appels : temps d’attente

Pollution de l’air : mesure des pics

Auto-évaluation

Indépendance vis-a -vis de la hiérarchie

Responsabilise

Motive

Mesurer /évaluer avec les échelles

De 1 à 5 ou 10

Exemple : évaluer votre niveau de motivation de 1 à 5, 5 étant le

plus élevé

Quel était le niveau il y a (3 mois, 1 an)?

Combien de points avez-vous gagnés ou perdus depuis?

Qu’est-ce qui a changé? Qu’avez-vous cessé de faire? Que faites-

vous différemment? Votre environnement?

Quel niveau souhaiteriez-vous atteindre dans un délai de XX?

De quoi auriez-vous besoin pour atteindre le niveau désiré?

Faire quelque chose, modifier une croyance, lever un doute, un

obstacle, trouver des alliés, des ressources

Quel est l’action la plus facile a faire, ne dépendant que de vous,

qui vous rapprocherait le plus de cet objectif (pour commencer)?

Explorer les objectifs et les enjeux

avec la technique du Mind Mapping (cartes mentales ou cartes heuristiques)

Une méthode rayonnante

Créée par Tony Buzan, neurologue

De nombreux livres et présentations disponibles en français sur

internet, Slideshare etc.

Une méthode «rayonnante »

Inspirée par le mode de fonctionnement naturel du cerveau :

neurones connectés par des synapses où circule l’information

Permet de faire le tri en mettant chaque information, chaque idée

dans la bonne catégorie

Création de « cartes mentales » ou « cartes heuristiques »

Réconcilie l’émotion esthétique (motivante) et l’efficacité

rationnelle

Permet de voir en un seul coup d’œil les différentes

perspectives, points forts-points faibles, le pour et le contre, …

Utilisations du Mind mapping

Analyser des situations complexes ou sensibles

Stimuler sa créativité

Animer des brainstormings

Gérer des projets individuels ou collectifs

Mémoriser des données complexes

Renforcer sa motivation

Ordonner, trier, prioriser, valoriser, mémoriser

© Robert de Quelen, Astrolab Communication

Mots + images répartis dans l’espace selon un ordre précis Ordre

Clarté

Mots-clés

Images, style,

couleurs

Exemple : cartographier un projet personnel,

étape 1 : catégories et branches principales

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Ou Risques, freins

Pouvoir contempler sur une même « carte » les objectifs et les ressources à mettre en place pour surmonter

freins et obstacles permet de développer une approche à la fois ambitieuse et réaliste

Cartographier un projet personnel

étape 2 : enrichir avec des images

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Un mode de représentation « rayonnant » pour :

Explorer tous les détails

Voir toutes les idées et dimensions sur une seule image

Visualiser les contributions de chacun

Clarifier une situation complexe en triant les différentes idées

par catégorie : enjeux, problèmes, contraintes …

Orienter les esprits vers le mode « solution »

Surmonter les obstacles en identifiant les priorités, les

ressources disponibles faces aux enjeux et aux résistances

Une technique efficace

pour animer un brainstorming

La méthode en 7 points pour créer

une carte mentale

1.Choisir le mot ou groupe de mots du centre

2.Tracer les branches principales

3. Explorer les idées ou catégories principales

4. Développer : une branche après l’autre, ou simultané

5.Affiner, illustrer, mettre en valeur

6.Relire, compléter – corriger

7.Respecter les principes de base :

• Du centre vers la périphérie (visuel/grammatical)

• Ecrire lisiblement : MAJUSCULES

• Utiliser des couleurs par branches, zones, niveaux

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Modéliser et gérer un conflit

Une carte mentale pour bien se préparer avant ne négociation difficile

Que mettre au milieu?

Le centre et l’objectif Prendre son temps avant de décider ce que l’on inscrit au milieu

permet de bien évaluer les priorités

Clarifier la compréhension des enjeux par tous

Etablir un consensus sur la raison d’être de la réunion, les objectifs

du projet

Les questions à se poser Qu’est-ce qui est important pour vous?

De quoi parlons-nous, ici, maintenant?

De quoi ne parlerons-nous pas aujourd’hui?

Que se passerait-il si l’on inscrivait un autre mot au centre?

Quelle serait la métaphore la plus puissante pour illustrer la réussite

du projet?

Le Mind Mapping des situations complexes

Exemple réalisé avec le logiciel « Xmind »,

version téléchargeable gratuitement

Problèmes et situations complexes

Le « feuilletage » permet d’étudier séparément les différentes

dimensions du problème à résoudre

Freins / Ressources

Problèmes et situations complexes

Problèmes et situations complexes

Ce que je sais, ce que je ne sais pas, ce que j’ai besoin de savoir …

Freins / Ressources

Robert de Quelen Coaching de performance et Transformation

• Associé fondateur, Astrolab Consulting

• Expérience professionnelle de plus de 20 ans dans de grandes

agences de communication internationales en France et à

l’international (Singapour, Philippines, Grande-Bretagne, Maroc,

Tunisie)

• Master Coach certifié de l’Institut de Coaching International (ICI)

• Coaching de dirigeants en France, Maroc, Tunisie et Philippines

• Animations d’ateliers et formations au management : Crédit Agricole,

Action Contre la Faim, Demos, EON, Teleperformance Tunisie

• Formations Leadership et management interculturel : Factshet-

Lionshare, Henkel, Sciences-Po Paris, SEREPT, Essilor, Logica,

EON-Philippines

• Conception et mise en œuvre de programmes de communication et

de Responsabilité Sociétale des Entreprises

• Media trainings et communication de crise

• Management d’équipes de 5 à 50 personnes (France, international)

• Licence Langues Etrangères Appliquées anglais-allemand, Paris III

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Pour aller plus loin

• Twitter : @RdeQuelen

• Slideshare : • Astrolab consulting

• http://fr.slideshare.net/astrolabcommunication

• Robert de Quelen

• http://www.slideshare.net/RobertdeQuelen1

• ScoopIT (re-publication d’articles en francais et en anglais avec ou sans commentaire personnel)

• Former, se former, s’affirmer : http://www.scoop.it/t/former-se-former-s-affirmer

• Transformative coaching : http://www.scoop.it/t/solutions-oriented-coaching

• We need new stories : http://www.scoop.it/t/we-need-new-stories