Circulaire n° 20 du 13 mai 2016

Aux : Présidents de Ligues (pour transmission aux Clubs) Présidents de Comités Clubs/Organisateurs de meetings en salle 2016 De : André GIRAUD Jean-Marie BELLICINI Copie : Comité Directeur

Ghani YALOUZ Julien MAURIAT

Isabelle MARECHAL Mickael PAULOBY

OBJET : Meetings indoor 2017

Chers Amis,

Nous vous informons de l’appel à candidature des meetings indoor 2017.

Si vous êtes intéressés, nous vous invitons à nous renvoyer le formulaire de candidature dûment complété avant le 31 mai 2017 pour transmission aux commissions techniques, services FFA et Bureau Fédéral.

N’hésitez pas à revenir vers nous pour tous renseignements complémentaires que vous souhaitez obtenir.

Votre contact est Ingrid CANPOLAT-HOURDEAU : Tél 01 53 80 70 43 ou meetings@athle.fr

Vous remerciant par avance, recevez nos cordiales amitiés sportives.

André GIRAUD Jean-Marie BELLICINI

Vice-Président Secrétaire Général

PJ : Cahier des charges des Meetings Elite & Nationaux 2017

Formulaire de candidature

MEETINGS ELITE ET NATIONAUX EN SALLE

2017

CAHIER DES CHARGES

ORGANISATION GENERALE

PREAMBULE

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La FFA coordonne la mise en place pour la saison 2017 du Circuit National des Meetings en Salle, composé de deux divisions : Meetings Elite et Meetings Nationaux.Ces Meetings organisés sur le territoire national bénéficient d'un label fédéral quel que soit le nombre d’épreuves nationales figurant à leur programme.La FFA coordonne l’ensemble du dispositif et garantit le respect de ces recommandationsCes meetings s’engagent à respecter les règlementations de la Fédération Française d’Athlétisme et de l’Association Européenne d’Athlétisme.

Les installations sportives devront être en conformité avec les règlements de la FFA.

TITRE DES MEETINGSLe terme « Meeting International » ne peut être utilisé que par les meetings sous l'égide des Fédérations Internationales (IAAF – AEA – NACAC). Son utilisation abusive peut entraîner des poursuites sanctions.

Le label « Meeting ELITE en Salle» ne peut être utilisé que par les meetings labellisés en tant que tel par la FFA et figurant dans le Circuit National des Meetings ELITE en salle.

Le label « Meeting National en Salle» ne peut être utilisé que par les meetings labellisés en tant que tel par la FFA.

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IDENTITÉ DU CANDIDAT-ORGANISATEURL'organisation d'un meeting doit être placée obligatoirement sous l'autorité ou en collaboration avec un Clubou une structure fédérale (Comité Départemental ou Ligue Régionale).Toute candidature d’un meeting ne répondant pas à cette obligation sera invalidée par la FFA, et ses résultatsne pourront pas être enregistrés, ni validés.

IMPLICATION DE LA LIGUE RÉGIONALEAu moment du dépôt de la candidature, la Ligue Régionale sera appelée à formuler son avis sur l’organisationdu Meeting.L’organisateur devra donner le nom du Juge Arbitre à la Ligue qui pourra donner éventuellement un avisdéfavorable si besoin.

DÉPÔT DE LA CANDIDATURELa candidature doit impérativement parvenir à la FFA dans les délais fixés et indiqués en amont auxorganisateurs et au plus tard le 31 mai 2016.

ORGANISATION GENERALE (2/4)DOSSIER DE CANDIDATUREL’organisateur devra compléter le formulaire des meetings Elite et National en salle

DÉCISION DE LA FFALa décision finale quant à l’attribution des labels Elite et Nationaux revient à la FFA.La FFA informera, début juillet (après le comité directeur) chaque candidat organisateur de la suite réservée à sademande.Les meetings non retenus au titre du label Elite et National seront recensés dans le calendrier de leur Liguerespective. En aucun cas ils ne pourront faire figurer le terme Elite ou National dans leur communication.

COORDINATION DES MEETINGS ELITE ET NATIONAUX EN SALLE A LA FFALe suivi et la coordination des Meetings Elite et Nationaux seront assurés par Ingrid CANPOLAT-HOURDEAUTél 01 53 80 70 43 – meetings@athle.fr

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ORGANISATION GENERALE (3/4)

REPARTITION DES MEETINGS DU CIRCUIT NATIONAL EN SALLELes Meetings du Circuit National en Salle sont classés en 2 catégories :Meetings Elite : Meetings dont le budget total dédié aux primes à l’arrivée ne dépasse pas 15.000 €, ou 5.000€sur une seule épreuveMeetings Nationaux : meetings dont le budget total dédié aux primes à l’arrivée ne dépasse pas 10.000€, ou2000€ sur une seule épreuve

REGLEMENTATION SUR LES DATES, EPREUVES ET PRIMES

PROTECTION DES DATES ET EPREUVESLes Meetings Nationaux doivent respecter une protection des dates à J-2/J+2 vis-à-vis des autres MeetingsELITE, (sauf accord entre les Organisateurs qui devra être impérativement validé par la FFA par écrit).

POUR LES MEETINGS NATIONAUXUne fois que le calendrier des meetings Elite sera fixé, les dates proposées par les Meetings Nationaux serontvalidées en tenant compte des critères suivants :Respecter une protection des dates à J-2/J+2 par rapport aux Meetings EliteRespecter un budget total pour les primes à l’arrivée inférieur à 10.000€, et à 2000€ sur une seule épreuveProposer aux athlètes un calendrier cohérent en vue de leur préparation pour les Championnats Internationauxen Salle, en accord avec les préconisations de la DTNInviter les athlètes suivant le bilan national du site de la FFA (www.athle.fr )Respecter intégralement les présentes recommandations

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ORGANISATION GENERALE (4/4)

POUR LES MEETINGS ELITERespecter un budget total pour les primes à l’arrivée inférieur à 15.000€, et à 5000€ sur une seule épreuveProposer aux athlètes un calendrier cohérent en vue de leur préparation pour les Championnats Internationauxen Salle, en accord avec les préconisations de la DTNInviter les athlètes suivant le bilan national du site de la FFA (www.athle.fr )Respecter intégralement les présentes recommandations.

Dans le cadre du plan de développement piste, il est demandé de favoriser l’accès des Jeunes Juges.La composition du jury doit comprendre au moins 3 juges de moins de 30 ans dont une femme

GRILLE DE RECOMPENSES CIRCUIT DES MEETINGS ELITES EN SALLE : à l’étude

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COMPETITIONSÉPREUVES D'ENCADREMENTDes épreuves d'encadrement peuvent être admises en complément des épreuves nationales. Elles doivent raisonnablement représenter moins d’un quart du programme du meeting.Les modalités de remboursement ou de prime de podium seront au libre choix de l'organisateur.

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CLASSEMENT DES MEETINGSLe classement des meetings établi en fin de saison hivernale reprendra celui du site All-Athletics(www.all-athletics.com), site de référence en matière de classements en partenariat avec l’IAAF et l’AEA.

EVALUATION DES MEETINGSA l’issue de la saison des Meetings, une évaluation sera réalisée dont les différents critères objectifsporteront en particulier sur :•Installations sportives : nombre de couloirs, aires de lancers et de sauts•Salle : capacité, accessibilité, habillage, éclairage•VIP : espaces et prestations effectifs•Presse : tribune de presse, dossier de presse, diffusion des informations, chasubles, connexion wifi•Classement sportif : têtes d’affiche françaises et étrangères, niveau des performances•Public : nombre de spectateurs, pourcentage de remplissage, nombre de places vendues•Organisation : organisation technique, accueil, hébergement, déplacements, restauration, protocoles•Animation : respect des horaires, rythme de la compétition, musique d’ambiance, animations spécifiques•Budget : respect du budget dédié aux primes•Communication et Promotion

COMPETITIONS

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DELEGATION FEDERALEL'organisateur s’engage à accueillir (hébergement et restauration) et à accréditer les personnes suivantes :

4 personnes (Président de la FFA, référent DTN et services fédéraux)

LISTE DES ATHLÈTESLes Organisateurs devront procéder aux invitations des athlètes qu'ils souhaitent voir participer à leur meeting,en respectant autant que possible, les bilans qui sont consultables sur le site de la FFA (www.athle.fr). LesOrganisateurs ont la possibilité d'obtenir les coordonnées des athlètes soit par le SI-FFA, soit en demandant lesfiches à la DTN (Cécile Veyrier – 01 53 80 70 42 – cecile.veyrier@athle.fr).

INVITATION AUX ATHLÈTESL'organisateur devra lancer ses invitations en précisant les conditions financières qui tiendront compte desconsignes ci-après.

Il adressera au Coordonnateur du Circuit National des Meetings en Salle, au référent DTN des Meetings et auxManagers de spécialités, copie de la circulaire et des conditions financières proposées à chaque athlète ainsique la liste des athlètes invités.

à J-30, l’organisateur fera un état de la situation avec la DTNà J-20, l’organisateur est libre du choix des athlètes à inviter pour compléter le plateau.

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VALIDATIONS DES PERFORMANCESEn ce qui concerne la possible prise en compte de performances qualificatives pour les Championnats Internationaux en Salle, le Comité de sélection prendra en compte les performances réalisées au cours de ces meetings que si les procédures suivantes sont respectées :

•compte rendu du Juge Arbitre et éventuellement d'un Délégué de la DTN ou de la CSO Nationale attestant que les performances ont été réalisées selon les règlements de la FFA en vigueur.

Jury en nombre suffisant et respectant les normes de qualification.Vérification des engins : poidsFosse de réception des sauts longitudinaux conforme aux règlements de la FFA (hauteur du sable).Butoirs et cercles de lancers conformes aux règlements de la FFA.Hauteur des haies et contrepoids conformes aux règlements de la FFA.Courses disputées selon les règlements de la FFA.

•Signatures des Juges lorsqu'une performance (minima) qualificative est réalisée.•Harmonisation des épreuves sur le circuit des meetings en salle•Classement de l’installation suivant les règlements FFA (comité des équipements sportifs FFA (CES)

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AGENTS SPORTIFSLa liste des agents habilités à exercer en France est consultable sur le site internet de la FFA – www.athle.comL’organisateur devra respecter la loi concernant les contacts et les différentes règles des imposées pour les agents sportifs. Il s’engage en outre à ne pas travailler avec un intermédiaire qui n’est pas en conformité avec la loi française.

Chaque organisateur devra adresser à la Commission des Agents Sportifs de la FFA, dans les trois mois suivant la tenue de la manifestation, le tableau synthétique relatif aux agents sportifs. Ce tableau est téléchargeable sur le site Internet de la FFA dans la rubrique "agents sportifs". Le non renvoi de ces informations pourra entraîner le non renouvellement du label.

FRAIS DE VOYAGE ET DE SEJOURL'invitation adressée aux athlètes, précisera la prise en charge des frais de voyage et de séjour.•Tarif SNCF 2ème classe au minimum•Cas particulier du transport des perches : une indemnité forfaitaire et supplémentaire de 35€ est à prévoir par l'organisateur.•En fonction de leur lieu d'origine, frais de route (nuitées aller et/ou retour, repas en cours de route) à moins que l'organisateur ne prévoie un transport de groupe train ou avion.

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VERSEMENT DES PRIMESL’organisateur s’engage à régler les primes par chèque dans un délai maximum de 2 mois et devra suivre les résultats des contrôles antidopages pour éventuellement régulariser les différentes difficultés suite à une problématique liée à celui-ci .

CHRONOMETRIE ET DIFFUSION DES RÉSULTATS

L'Organisateur prendra à sa charge la prestation de chronométrie avec le prestataire qu'il aura désigné .

SECURITE DES INSTALLATIONS ET DES PERSONNES

L’organisation de la compétition devra répondre aux normes de sécurité suivant les règlements FFA pour assurerle bon déroulement des épreuves et la protection des personnes présentes sur l’événement.

ASSURANCE

L’organisateur devra être en règle au moment de l’évènement : assurance bien et des personnes.

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DIFFUSION DES RÉSULTATSPour traiter les résultats, l’utilisation du logiciel fédéral "LOGICA", facile à utiliser et très performant, est

obligatoire (une formation peut être envisagée si besoin).

Les Meetings Elite et Nationaux seront enregistrés au calendrier du SI-FFA Perf par la FFA (et seront donc de cefait déclinés sur le site grand public).

Les résultats devront être mis en ligne sur SI-FFA Perf par l’organisateur (et donc déclinés sur le site grand publicwww.athle.com) au plus tard trois heures après la fin du meeting. Le secrétariat doit donc être muni d’uneconnexion internet.

Pour cela, il est nécessaire qu'un "officiel Logica" et un "classeur" soient désignés pour chaque meeting (aumême titre que tous les autres résultats de compétitions figurant dans la base SI-FFA Perf). Il convient de faireconnaître leurs noms au plus tard la veille de la compétition à admin.siffaperf@athle.fr afin que le systèmepuisse être renseigné.

Attention : Toute compétition non renseignée des noms des responsables "officiel Logica" et "classeur" nepourra être chargée. Pour tous renseignements complémentaires : admin.siffaperf@athle.fr

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COUVERTURE MEDICALE

L'organisateur prévoira la présence de toute personne ou organisme qualifié pour assurer les soins adaptés aux personnes présentes (athlètes, organisateurs, spectateurs…).

CONTROLE ANTI-DOPAGE

L'organisateur du Meeting devra s’organiser de façon à être en mesure d'assumer les obligations définies dans les articles suivants concernant les éventuels contrôles anti-dopage.

PERSONNEL

Outre les personnels désignés par la DRJSCS, la FFA désignera un délégué fédéral. L’organisateur devra prévoir dans le cadre du jury de la manifestation les escortes diplômées pour assurer le contrôle antidopage.

L'organisateur devra mettre à la disposition un local qui sera fléché par ses soins et qui comportera :• une salle d'attente,• deux salles de prélèvement (H et F) avec une table et quatre chaises,• un ou deux W-C,

des boissons en conditionnement individuel

MATERIELLe préleveur, désigné par la DRJSCS, amènera le matériel requis pour le contrôle et sera responsable de son

acheminement au Laboratoire National (AFLD).

PARTENARIAT

TITRE DU CIRCUITAucun partenaire n’est associé à ce jour au titre du Circuit. Il reste néanmoins la propriété de la FFA etpourrait être commercialisé auprès de partenaires potentiels de l’olympiade 2017-2021.La FFA et les organisateurs s’engagent à utiliser systématiquement ce titre pour communiquer sur lesMeetings si un partenaire devait y être associé.

DOSSARDSLa FFA mettra à disposition les coordonnées de son prestataire ‘dossards’ afin de faire bénéficier auxorganisateurs du tarif FFA. L'organisateur prendra à sa charge la fabrication des dossards .

VISIBILITE TERRAINL’organisateur réservera un maximum de :10 banderoles ou panneaux (en fonction des faisabilités techniques) de 6m x 0,80m sur le tour de pistepour la FFA et ses partenaires3 emplacements pour les chevalets de la FFA et ses partenairesLes banderoles, panneaux et chevalets seront fabriqués et transportés par la FFA. Le plan de panneautiqueet le choix du jour de montage (veille ou jour J) feront l’objet d’un accord commun entre la FFA etl’organisateur. La pose effective des panneaux sera réalisée par l’organisation du Meeting.

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PARTENARIAT (1/2)

RELATIONS PUBLIQUESL’organisateur réservera 10 places VIP et 10 autres places sèches pour la FFA et ses partenaires. Uneconfirmation de ses besoins sera adressée à l'organisateur au plus tard 15 jours avant.

EQUIPEMENTS ASICSEn sa qualité de partenaire équipementier de la Fédération Française d’Athlétisme, une dotation Asics seraproposée pour le jury sur chaque Meeting Elite et National et délivrée sur demande de l’organisateur.D’autre part, une dotation est aussi prévue pour habiller quatre hôtesses qui seront chargées de l’accueilsur le Meeting. Chaque organisateur doit donc prévoir la présence de ces quatre hôtesses qui seronthabillées par notre équipementier.Pour la commande, il est impératif de retourner le bon de commande, que le coordinateur des meetingsaura transmis, à la FFA, à l’attention de meetings@athle.fr, avec le choix des tailles, l’adresse et ledestinataire de livraison, au plus tard 40 jours avant la date du meeting.

FRAIS TECHNIQUESLa FFA participera aux frais techniques pour les meetings Elite.

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PARTENARIAT (2/2)

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LOGO ET SUPPORTS DE COMMUNICATION POUR LES MEETINGS ELITE OU NATIONAL en salle

AFFICHESA insérerLe nom et le logo du Circuit National des Meetings ELITE OU NATIONAL en SalleLes logos FFA et Asicsseront fournis par la FFALa FFA met à disposition le contact de son agence pour la création des visuels. Si l’organisateur préfèretravailler avec sa propre agence, alors il devra associer les logos ci-dessus.

PROGRAMME OFFICIEL DE LA COMPETITIONSi l’organisateur édite un programme, il proposera une page pour la FFA et une page pour les autrespartenaires du circuit. Il intègrera en 1ère de couverture le logo du Circuit des Meetings ELITE ou NATIONAL enSalle.

DIVERSTous les supports de communication créés par l’organisateur devront reprendre le logo du Circuit National desMeetings ELITE ou NATIONAL en Salle (et notamment affiche, programme, feuille de résultats…). Ils devrontêtre soumis à l’accord de la FFA avant toute impression, par mail à meetings@athle.fr. La FFA s’engage à validerle support dans un délai de 5 jours ouvrés.

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NSANNONCES AU MICRO LORS DES MEETINGS

L'organisateur diffusera 3 annonces micro durant la compétition :Pour expliquer au public le fonctionnement du Circuit National des Meetings ELITE ou NATIONAL en Salle etdonner "ses Têtes d'Affiche" et partenaires.Pour promouvoir les actions fédérales la FFA s’engage à fournir le texte de ces annonces à l’organisateur.

COMMUNICATION FEDERALE

REVUE FEDERALELa FFA assurera la promotion du circuit à travers son magazine ‘Athlé Mag’ avec des pages de publicité, durédactionnel et la diffusion des résultats.

SITE INTERNET DE LA FFA

La FFA relayera l’actualité du circuit sur son site Internet www.athle.fr . Une rubrique sera spécifiquementdédiée au circuit.

AUTRES SUPPORTS FFA

La FFA relaiera l’actualité du circuit via l’Info FFA, newsletter mensuelle envoyée à tous les clubs, ainsi que dansla Newsletter des Meetings ELITE ou NATIONAL en Salle.

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PRODUCTION D'IMAGESPour les Meetings Elite en salle, la FFA proposera lorsque cela sera possible la prise en charge de la productionet la réalisation d’images qui seront ensuite fournies aux organisateurs.Les organisateurs devront prévoir l’hébergement de l’équipe de production, des espaces dédiés pour l’équipede production afin d’installer son matériel pour filmer, un local proche de la piste pour la production et sipossible une connexion wifi d’au moins 8Mo pour l’envoi des images.Les images seront mises à disposition de notre partenaire TV qui fera ses meilleurs efforts pour la diffusiondes images après ou en direct de l’évènement. Ceci fera l’objet d’un échange entre la FFA, le diffuseur etl’organisateur.Pour toute autre demande, elle sera étudiée entre l’équipe de la production, l’organisateur et la FFA.

RELATIONS PRESSEEn amont, le service de presse de la FFA est à la disposition des Meetings ELITE en Salle pour :•Relayer leurs informations (invitation à une conférence de presse, envoi de formulaires d’accréditation,communiqués de presse, résultats)•Diffuser auprès de la base media complète de la FFA (plus de 600 journalistes)•Diffuser sur les supports de communication de la FFA (www.athle.fr notamment)•Aider dans la constitution du dossier de presse (notamment sur tous les aspects sportifs, résultats descircuits précédents, palmarès, records, bios…)Le Jour J, les Meetings ELITE en Salle doivent idéalement prévoir un interlocuteur presse et un espace dédié àla presse (le plus proche possible de la ligne d’arrivée, avec une connexion wifi).

CONTACTS

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Email groupé : meetings@athle.fr

Direction Organisation SportivesIsabelle Maréchal – Directrice

Mickaël Pauloby – Directeur adjointIngrid Canpolat-Hourdeau – Assistante en charge du suivi

des meetings

01 53 80 70 6101 53 80 70 1701 53 80 70 43

isabelle.marechal@athle.frmickael.pauloby@athle.fr

ingrid.canpolat-hourdeau@athle.fr

Département Marketing et CommunicationSouad Rochdi – Directrice

Alexandre Huno – Responsable Marketing

01 53 80 74 9101 53 80 70 52

souad.rochdi@athle.fralexandre.huno@athle.fr

Direction Technique NationalePatrice Gerges – Directeur Adjoint 06 61 11 37 77 patrice.gerges@athle.fr

FORMULAIRE DE CANDIDATUREMEETING ELITE et NATIONAL EN SALLE

SAISON 2017 Je soussigné ..............................................................................................................................

organisateur du meeting en salle de ...............................................................................................

Pose ma candidature pour obtenir le Label National

……………………………………………………………………« Meeting Elite en Salle» en 2017.

…………………………………………………………………… « Meeting National en Salle» en 2017.

PROPOSITION DE 3 DATES (par ordre de préférence) : ________________________________________

STRUCTURE ORGANISATRICE : ___________________________________________________________________

Nom de l’organisateur : ________________________________________________________________________

Adresse : ______________________________________________________________________________________

Tel fixe : _______________________________________ Tel portable : __________________________________

e-mail : _______________________________________________________________________________________

site internet : __________________________________________________________________________________

Nom de la Salle : _____________________________________________________________________________

Nbre de places assises______________________ Nbre de places debouts __________________________

EPREUVES MASCULINES :

Epreuves Elites ou Nationales = _________________________________________________________________

Epreuves complémentaires = ________________________________________________________________

EPREUVES FEMININES :

Epreuves Elites ou Nationales = _________________________________________________________________

Epreuves complémentaires = _________________________________________________________________

Budget du meeting (joindre un budget détaillé) : _______________________________________________

Budget Primes (engagement + résultats) : ___________________________________________________

Partenaires du meeting : ______________________________________________________________________

AVIS DE LA LIGUE REGIONALE : __________________

Nom du signataire : ___________________________

Fait le : Signature :

Date : Signature : Formulaire à renvoyer signé avant le 31 mai 2016 : FFA – Circuit des Meetings en Salle –

33 avenue Pierre de Coubertin, 75640 Paris Cedex 13 meetings@athle.fr

AVIS CES (interne FFA) : __________________ Comité des équipements Sportifs