chapitre 4 : les systèmes
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Ingénieurie des Systèmes d’Informations
ERP
1 M. YEDDES
Université Virtuelle de Tunis
Ingénierie des systèmes
d’information
Chapitre 4 : Les systèmes
d’information opérationnels
Leçon 8 : ERP-Introduction
Mohamed Moez YEDDES
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1. Objectifs du chapitre
Les progiciels de gestion intégrés ERP – Historique et évolution
Définition & caractéristiques
Modèles généraux d’ERPs
Motivations pour l’acquisition d’un ERP
Acquisition d’ERPs : chiffres et bilans
Intégration des processus d’affaire
Implantation d’un système ERP
Cinq ERPs à la loupe : caractéristiques, forces, faiblesses, stratégie
Tendances
D’autres moyens d’arriver à l’intégration des applications (EAI, urbanisation).
2. Objectifs de la leçon
L’étudiant sera capable de décrire l’évolution des systèmes MRP.
L’étudiant sera capable de définir les ERPs
L’étudiant sera capable d’énumérer les caractéristiques d’un ERP.
L’étudiant sera capable d’énumérer les modules de SAP comme exemple d’un ERP.
L’étudiant sera capable de décrire le modèle général d’un ERP.
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3. Historique
La figure 1 décrit quelques fournisseurs des ERPs.
Figure 1
Pour comprendre l’évolution des ERPs, Il faudra se souvenir des systèmes MRP et MRP II. Une évolution depuis trente ans qui a permis en dernier lieu à une évolution des systèmes MRP II aux systèmes ERPs. Quelques dates : 1960’s: Inventory Control Systems 1970’s: MRP: Material Requirement Planning 1980’s: MRPII: MRP & Distribution
1990’s: MRPII ERP avec une introduction d’autres fonctions comme les CRM…
Aujourd’hui : Web Enabled ERP Connecting ERP Externally
4. Evolution des systèmes de gestion
De nos jours, les entreprises sont passées d’un système d’information
ayant différents logiciels pour le MRP (Material Requirement Planning), comptabilité, ressources humaines vers le tout intégré.
Cette évolution a une raison toute simple : le modèle d’organisation des entreprises ayant changé de l’organisation verticale par fonctions (commercial, production, recherche - développement, comptabilité - finances, ressources humaines) à l’organisation horizontale par processus (chaîne logistique et flux transversaux en parcourant plusieurs fonctions) orientée client.
Les grandes entreprises ont très rapidement ressenti le besoin de rationaliser leurs processus pour atteindre une meilleure efficacité. Cette amélioration devait passer par une communication inter-services et donc
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nécessitait une communication entre différentes applications de gestion. Deux solutions se sont alors offertes aux architectes des systèmes d’information : se lancer dans l’intégration complexe d’applications existantes ou refondre le système d’information pour partir sur des bases stables. La seconde voie a été privilégiée et les éditeurs d’ERP (Entreprise Resource Planning) ont proposé en premier lieu des offres couvrant des fonctionnalités de base de l’entreprise, au nombre de trois : gestion comptable et financière, gestion commerciale et gestion de production. On est alors passé d’une multitude de systèmes informatiques indépendants (MRP, gestion, etc.) au progiciel de gestion intégrée ERP.
Pour mieux comprendre ce qu’est un ERP, nous reviendrons sur ce
qu’est un MRP, MRPII qui sont les précurseurs des progiciels de gestion
intégrés (ERP) et restent souvent l'un de leurs modules fondamentaux.
4.1 MRP
La méthode MRP est une méthode de planification des besoins en composants basée sur la nomenclature des produits. Bien qu’utilisée à des fins moins complexes, elle est particulièrement adaptée pour les entreprises fabriquant des produits constitués de nombreux composants. Ex : industrie automobile, industries d’assemblage…
Le processus classique de gestion de production est le suivant :
- Collecte des informations
- Plan industriel et commercial (P.I.C.)
- Programme directeur de production (P.D.P.)
- Plan de charge (P.D.C.)
4.1.1 Collecte des informations
La première étape consiste à collecter les informations nécessaires à
une gestion efficace:
Macros données techniques
- Macro-nomenclature
- Macro-gamme
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- Macro-article
- Macro-poste de charges
Données techniques
- Article (vision produit)
- Nomenclature (vision composant)
- Gamme (vision processus)
- Poste de charge (vision ressource)
Autres données
- Prévisions des ventes
- Commandes clients fermes
- Stocks disponibles
- En-cours
- Ordres de Fabrication et d'Achat
- Suivi des encours de fabrication
4.1.2 Plan industriel et commercial (P.I.C.)
À l'aide des macro-données techniques et de la charge globale, on définit le plan industriel et commercial (P.I.C.) (en anglais, Manufacturing and Sales Plan) pour les familles de produits
(macro-produits). Le raisonnement est alors à long terme. Conjointement établi par la direction générale, la direction de la production et la direction commerciale à partir du carnet de commandes et des prévisions commerciales, le PIC a pour objectif d’adapter les ressources (main d'œuvre et niveau de stocks) aux besoins de production pour satisfaire la demande en termes de quantité.
4.1.3 Programme directeur de production (P.D.P.)
Grâce aux données de la charge globale, établissement d'un
Programme Directeur de Production (P.D.P.) pour les produits finis.
Le raisonnement est alors à moyen terme.
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4.1.4 Plan de charge (P.D.C.)
Un Plan de charge est alors réalisé. Si la charge dépasse
temporairement la capacité, on effectue alors un lissage, c'est-à-dire
un déplacement dans le temps de ressources afin de limiter les
retards de délai, ou les recours à l'embauche d'intérimaires. La
recherche de l'optimum consiste alors à utiliser les ressources au
maximum de leur capacité sans jamais la dépasser.
Pour résumer, la boucle fermée MRP est décrite par la figure 2.
Figure 2
4.2 MRP vs MRPII
Le MRP II est une adaptation du MRP qui prend en compte les ressources humaines et les besoins en matériel. Cette évolution de
Exécution du plan capacité
Exécution du plan matières
Réalisable? NON
Plan de production
Planification générale de la
production
Planification des besoins
matières Planification des besoins en
capacité
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l'outil nécessite la prise en compte des "gammes de fabrication". Le principal avantage du MRP II est sa capacité à réaliser une planification à capacité infinie, à préparer l’ordonnancement à capacité finie des ressources tels que : les machines et la main d’œuvre. Le MRP II est également en mesure de réaliser des calculs de coûts et un suivi précis de la production. La figure 3 décrit le système MRP II
Figure 3.
4.3 MRPII vs ERP
La figure 4 dresse les modules complémentaires introduits par les systèmes ERPs par rapport aux systèmes MRP II.
SYSTÈME MRP II
MODULES DE DISTRIBUTION
Prise de commandes
Expédition et facturation
Approvisionnements
Gestion des stocks
MODULES MANUFACTURIERS
Gestion des nomenclatures
Calculs des besoins (MRP/CRP)
Gestion de la production
Prix de Revient
MODULES FINANCIERS
Grand livre Compte à recevoir Compte à payer
Allication des coûts Budget
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Figure 4.
5. Les ERPs (Enterprise Resource Planning)
5.1 Qu’est ce qu’un ERP ?
ERP connu aussi PGI en français: Progiciel de Gestion Intégré est un progiciel qui intègre les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise: comptabilité, contrôle de gestion, paie, ressources humaines, logistique, gestion commerciale et gestion de production. A l'aide de ce système unifié, les utilisateurs de différents métiers travaillent dans un environnement applicatif identique qui repose sur une base de données unique. Ce modèle permet d'assurer l'intégrité des données, la non-redondance de l'information ainsi que la réduction des temps de traitement. Dans Enterprise Resource Planning, le mot clé reste toujours l’Entreprise. Selon le CXP (CXP Informations, Février 1994, http://www.cxp.fr/), pour être intégré, un ERP doit :
SYSTÈME ERP
SYSTÈME MRP II
MODULES DE DISTRIBUTION
Prise de commandes
Expédition et facturation
Approvisionnement
Gestion des stocks
MODULES MANUFACTURIERS
Gestion des nomenclatures
Calculs des besoins (MRP/CRP)
Gestion de la production
Prix de Revient
MODULES FINANCIERS
Grand livre Compte à recevoir Compte à payer
Allocation des coûts Budget
MODULES COMPLÉMENTAIRES
Gestion des ressources humaines ABC Costing Gestion des actifs
Gestion de la qualité Gestion du Transport Gestion de projets
Gestion des modifications aux produits Gestion de l’entrepôt Gestion du temps
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Provenir d’un unique concepteur.
Garantir à l’utilisateur l’unicité de l’information. Ceci est assuré par la disponibilité de l’intégralité de la structure de la base de données.
Se reposer sur une mise à jour en temps réel des informations modifiées dans tous les modules affectés.
Fournir des pistes d’audit basées sur la garantie d’une totale traçabilité des opérations de gestion.
Couvrir soit une fonction (ou filière) de gestion, soit la totalité du Système d’Information de l’entreprise.
Importance de la “transversalité” : on ne s’attache plus à fournir les services nécessaires dans le cadre d’un unique domaine de gestion, mais on s’intéresse aux processus à travers les différents domaines de gestion.
5.2 Exemple
Plusieurs sociétés offrent des ERP par exemple SAP un des leaders mondiaux.
Dans SAP ( ), il ya les modules suivants :
FI : Financial (écritures des ventes & achats) TR : Treasury (gestion des flux de trésorerie) HR : Human Resources (suivi du personnel) CO : Costing (comptabilité analytique) MM : Material Management (achats d’articles et stocks) SD : Sales & Distribution (administration des ventes)
Chaque module de SAP propose un nombre de services eux-mêmes répartis entre composants. Par exemple, le module FI contient toutes les écritures des ventes et des achats, lesquelles se déversent dans la comptabilité générale (FI-GL) via la comptabilité client (FI-AR) ou fournisseur (FI-AP). Les composants du module FI sont :
• FI-GL : Comptabilité générale (General Ledger) • FI-AR : Comptabilité client (Accounts Receivable)
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• FI-AP : Comptabilité fournisseur (Accounts Payable) • FI-AM : Comptabilité des immobilisations (Assets Management) • Comptabilité bancaire • Consolidations
6. Caractéristiques des ERP
Un ERP :
Permet une couverture de plusieurs domaines de gestion (>= 3).
Contient un référentiel unique de données. Le référentiel gère à la
fois la structuration et l’accès aux données.
Peut être adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Possède des modules qui partagent le même référentiel auxquels
ils accèdent directement. Est développé par un seul fournisseur. Est intégré à l’échelle organisationnelle. Supporte des processus métiers « best practice ». Les processus métier sont liés les uns aux autres. Le logiciel peut être adapté. Tout ERP vient avec un package d’implémentation.
Exemple : Considérons un vendeur qui réalise une vente auprès d’un client, conformément à la figure 5, alors : • La commande est enregistrée dans le référentiel central.
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• Le paiement ayant été effectué immédiatement par ordre de versement. Les dinars sont immédiatement mis à jour pour la comptabilité client.
• Par ailleurs, le vendeur est payé au pourcentage des ventes qu’il
réalise. La liste des ventes qu’il a réalisées pendant le mois est enregistrée dans le référentiel central. Celle-ci est exploitée par le module HR pour calculer le salaire du vendeur.
• L’article vendu est fabriqué et stocké. La commande client est donc
utilisée pour mettre à jour le plan de production et éventuellement ordonner celle-ci.
• Une fois la livraison faite, le stock est lui aussi mis à jour.
Figure 5. Module MM (Material Management) Le module MM concerne la gestion des articles d'un point de vue achats et gestion des stocks. Y sont intégrées des notions telles que : Le calcul des besoins, des réapprovisionnements. La gestion des achats. Contrats, demandes d'achats, etc. Commandes de biens, de services.
SD (Sales &
Distribution)
PP (Production
Planning)
HR (Human Resource)
Référentiel Central
FI
(Finance) MM (Material
Management)
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Mouvements de stocks. Réception de marchandises. Contrôle des factures. Gestion des stocks. Entrées, sorties, transferts de stocks. Gestion des emplacements magasins (WM Warehouse
Management). Inventaire.
Module PP (Production Planning) Le module PP concerne la gestion de la Production. Y sont intégrées des notions telles que : La planification de la production. Le calcul des besoins : MRP I, PIC, PDP, MRP II. Plan Industriel et Commercial : prévision des ventes (au niveau
entreprise). Plan Directeur de Production : prévision de la production (au
niveau usine). Calcul des besoins et des ressources (hommes et machines) Planification des capacités. Contrôle de la fabrication et suivi de la production. Calcul du coût de revient. Gestion des nomenclatures et des gammes.
Module SD (Sales and Distribution) Le module SD concerne l'administration des ventes. Y sont intégrées des notions telles que : La gestion des appels d'offres. Les offres. Les commandes clients. Les expéditions et livraisons. La facturation. Système d'information commerciale.
Module CO (Costing) Le module CO concerne la comptabilité analytique. Il comporte les activités suivantes :
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Contrôle de gestion de l'entreprise. Analyse des coûts par centre de frais. Comptabilité des ordres et des projets. Comptabilité des centres de profits. Calcul des coûts de production. Compte de résultat et analyse de segment de marché. Reporting et analyses financières.
7. ERP et modèle Client/Serveur
Le modèle client/serveur, illustré dans la figure 6, est très recommandé pour des réseaux nécessitant un niveau de fiabilité élevé. Les principaux atouts de ce modèle sont :
• Des ressources centralisées: Le serveur peut gérer des ressources communes à tous les utilisateurs, comme par exemple une base de données centralisée, afin d'éviter les problèmes comme la redondance et la contradiction.
• Une meilleure sécurité: Limitation de points d’entrées.
• Une administration au niveau serveur: Certains clients
marginaux peuvent ne pas être administrés.
• Un réseau évolutif: Cette architecture permet de supprimer ou de rajouter des clients sans perturber le fonctionnement du réseau et sans modifications majeures.
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Figure 6.
8. ERP et Système d’Information
Exemple : Évolution d’un SI vers une architecture C/S «Une entreprise dispose d’un système central de type mainframe. Au niveau applicatif, le même logiciel supporte la comptabilité, la gestion des ressources humaines et la gestion commerciale. Les utilisateurs disposent de terminaux passifs. L’entreprise désire rester sur mainframe car l’application donne satisfaction mais elle souhaite que les utilisateurs puissent disposer d’outils bureautiques à partir du même poste de travail. Un projet d’architecture C/S de type rhabillage est lancé. Les terminaux passifs sont remplacés par des PC et le mainframe évolue vers un modèle reposant sur un réseau local TCP/IP. Après évolution, l’utilisateur accède au mainframe par une fenêtre avec un IHM en mode graphique et peut simultanément utiliser ces outils bureautiques. Par la suite, le module de RH ne donne plus satisfaction et doit évolué car la législation a profondément changé. Un module d’ERP est acheté, spécifiquement destiné à la gestion des ressources humaines, et il est prévu de développer des interfaces entre le reste de l’application et le nouveau module. C’est donc une opération de ré-hébergement de l’application de gestion de ressources humaines.
référentiel de Données Central
Application 1
Application 2
Application 3
Client 1 Client 2 Client 3 Client 4 Client 5
Client 6
Client / serveur 3 tiers
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Avec le temps, l’ensemble de l’application ne donne plus satisfaction à l’exception de la BD référentielle qui doit, pour des raisons de sécurité, continuer à être gérée par le mainframe. La réingénierie de l’application est conduite avec pour objectif d’enrichir le système en modules comptables de gestion administrative du même ERP. Cela est fait par le rajout de serveurs UNIX, sans changement de postes clients ni du serveur qui reste au cœur du système. » L’exemple ci-dessus est extrait de la référence suivante : Jean-Louis Lequeux. Positionnement des ERPs au sein du SI. In « Manager avec les ERP », Editions d’Organisation, 2002.
9. ERP et modèle général
La figure 7 présente une vue d’ensemble sur un ERP.
Figure 7.
9.1 Référentiel central
Dans la figure 8, nous donnons un zoom sur le référentiel central.
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Figure 8.
9.2 Processus opérationnel
La figure 9 est un exemple de processus opérationnel :
Figure 9.
Données
Transactions
Processus Opérationnels (PO)
Processus de contrôle
ddéécclleenncchheenntt lleess PPrroocceessssuuss OOppéérraattiioonnnneellss
Processus stratégiques
changent les Processus Opérationnels
(activent les transactions)
Structure
organisationnelle
Employés
Livres
Compétences
Budgets
Inventaire
Articles
Logistique – distribution
Etc…
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9.3 Diagramme d’état du modèle général
La figure 10 présente un diagramme d’états du modèle général d’un ERP.
Figure 10.
Processus
stratégiques
Processus
Opérationnel
référentiel
De données
Processus
de contrôle
Collecte de données
stratégiques et mise à jour du référentiel
Déclenchement des
transactions en fonction des
événements
Emploi des données du référentiel
pour déclencher les PO
Emploi des données
du référentiel pour changer
les processus de contrôle