cgpme 2011 guide_mp

Accès des PME aux marchés publicsPME, démarquez-vous grâce aux marchés publics

et à la dématérialisation

10642_Guide_CG PME_marche? public.qxd:CGPME_guide PME_PMI_seniors 8/02/11 18:49 Page 3

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IINNTTRROODDUUCCTTIIOONN

DDuu ccoonnssttaatt ddee tteerrrraaiinn aauu gguuiiddee pprraattiiqquuee

La CGPME Ile-de-France a mené des actions de sensibilisation sur tous les départe-ments franciliens, et de formation auprès de 70 petites et moyennes entreprises. Aucours de ces sessions interactives, fut mesuré l'intérêt des entrepreneurs pour lacommande publique d'une part, et pour les nouvelles modalités de souscription électronique d'autre part. Inquiétudes et idées reçues se sont alors révélées : « procédures administratives troplourdes », « délais de paiement trop longs », « marchés réservés aux grandes structures »,« marchés joués d’avance », « manque de temps »… Pourtant la part des PME dans la commande publique représente 30 % soit pas moinsde 39 milliards d’euros en 2009. Et la gouvernance européenne, comme l'Etat français,affiche la volonté d'ouvrir davantage la commande publique à ces entreprises. Unechance pour ces dernières car ces marchés constituent un secteur clé de l’économieaussi bien en France qu’en Europe :

- une part de 10% du PIB de la France et d’environ 16% du PIB de l’Union Européenne ;

- 30 % de la commande totale des entreprises françaises en valeur en 2009 soit 125 milliards d’euros. (source DAJ/OEAP)

La modernisation et l’ouverture transfrontalière des marchés publics, grâce au développement de la passation électronique des marchés, sont vitales pour la compétitivité française et la création de nouvelles opportunités pour les PME.

L’objectif de cet opuscule est d'offrir un éclairage sur l'ensemble de cette problématique- marchés publics et dématérialisation - tout en apportant des réponses concrètes auxquestions que se posent les professionnels qu’ils soient novices ou expérimentés en lamatière.


IINNTTRROODDUUCCTTIIOONN .............................................. 5

MMAARRCCHHÉÉSS PPUUBBLLIICCSS,, UUNNEE ÉÉVVIIDDEENNCCEE PPOOUURR LLEESS PPMMEE

1 - Un contexte porteur .............................................. 11

2 - Parler « marchés publics » .............................................. 16

3 - Les PME à l’assaut de la commande publique :

une réalité .............................................. 23

4 - Pas un défi, une opportunité .............................................. 29

5 - Se préparer, se poser les bonnes questions :

se lancer .............................................. 32

UUNN TTEEMMPPSS DD’’AAVVAANNCCEE :: PPMMEE,, VVIISSEEZZ LLEESS AAPPPPEELLSS DD’’OOFFFFRREESS PPUUBBLLIICCSS DDÉÉMMAATTÉÉRRIIAALLIISSÉÉSS

1 - Réformer les marchés publics :

du papier au numérique .............................................. 41

2 - La dématérialisation des appels d'offres publics :

comment ça marche ? .............................................. 48

3 - Passer un appel d’offres public électronique :

par où commencer ? .............................................. 54

GGLLOOSSSSAAIIRREE .............................................. 62

SOMMAIRE


Marchés publics,une évidence pour les PME


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11.. UUNN CCOONNTTEEXXTTEE PPOORRTTEEUURR

Globalement, la politique menée tant au niveau national qu’au niveau européen, vise aurenforcement de la croissance et de l'emploi à travers une série de mesures orientéesvers les PME.

COMPRENDREPME : on entend par "petites et moyennes entreprises", les structures dont l'effectifne dépasse pas 250 employés et dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas en moyennesur les trois dernières années 40000000 d'euros. Ne sont pas considérées comme PMEles entreprises dont le capital social est détenu à hauteur de plus de 33 % par une en-treprise n'ayant pas le caractère d'une PME.

>> REPENSER LA COMMANDE PUBLIQUE

Impulsion européenne et premiers pas à la française Le Conseil européen de Lisbonne définit en mars 2000 la politique de l’Union europénnesuivant quatre objectifs : moderniser les services publics et la professionnalisation del’achat public, simplifier les démarches administratives et ouvrir la commande publiqueaux PME, harmoniser des réglementations nationales (au titre de la convergence européenne) et établir et pérenniser des règles garantissant l’exercice de la libre concurrence. La promotion de l’administration publique en ligne, dans un souci d’amélioration des performances est soutenue par deux plans successifs : le « plan d’action i2004 » puis le « plan d’action i2010 » qui a trait plus particulièrement aux technologies de l’information et de la communication en Europe. Dès les années 1998, une réflexion s’engage également au Parlement français en vuede moderniser les règles budgétaires et comptables régies par l’ordonnance organiquede 1959. Une nouvelle loi organique est d’abord promulguée en 2001, en remplacementde l’ancienne loi de 1959. Puis une loi de finances est votée en 2006, la LOLF. Désor-mais, la procédure budgétaire s’organise autour d’une logique de performance de gestionpublique et d’une transparence de l’information budgétaire propre à instituer un contrôleétroit.


À ÉVITER !« Faire tourner les camions » : tout un concept… de l’absurde. Pour préserver son budget, il était essentiel de consommer l'enveloppe allouée pour le budget d'essence militaire. Ce principeconduisait, en fin d'année, à faire tourner les camions pour assurer la consommation d'essenceprévue et ainsi préserver le budget d'essence des années ultérieures.

Aller plus loin : réformer le Code des Marchés Publics (CMP) 2001. Le gouvernement refond le CMP autour de trois principes directeurs : simplifier et clarifier les procédures, les harmoniser avec le droit communautaire et moderniser le droit de lacommande publique. Innovation en prime : la possibilité pour les entreprises candidates de recourir aux transactions par voie électronique.2004. Le dossier de candidature est simplifié et la candidature peut être régularisée a posteriori.Il est prévu le versement mensuel des acomptes et l’augmentation du montant de l’avance fa-cultative, pour faciliter l’accès à la commande publique des entreprises ne disposant pas d’unetrésorerie suffisante.2006. Plusieurs nouveautés apparaissent : la réduction des délais de paiement, l’avance minimale pour le titulaire d’un marché public ou encore le fait que l’absence de références nepuisse plus être un critère d’exclusion pour un marché public. 2009. Des pas décisifs sont faits en direction de la dématérialisation, dont la possibilité pourl’acheteur de contraindre les candidats à une réponse électronique dès le 1er janvier 2010. Dèslors, la performance administrative est davantage corrélée à la maîtrise des technologies de l'information qu'à la taille de l'entreprise.

>> « SMALL IS BEAUTIFUL » OU COMMENT DÉFENDRE LES PME

Un « SBA à l'européenne »Il s’agit d’une initiative du Comité Richelieu (Association française des PME de haute technolo-gie), relayée par la CGPME dès 2003. Tout part du constat que les petites structures ne disposentpas de moyens suffisants pour atteindre la taille critique qui leur permettrait de pérenniser leurexistence sur un marché concurrentiel mondialisé. Dès lors, elles ne peuvent venir grossir lenombre de grandes entreprises européennes pour faire face au marché américain. Les pouvoirspublics sont donc invités à mettre en œuvre une politique de développement des PME existantes,afin d’encourager l’apparition des « champions » nationaux et européens de demain.

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LA PAROLE À ...Elie Cohen et Jean-Hervé Lorenzi, Politiques industrielles pourl’Europe, Conseil d’Analyse Economique, 2000.

« L’absence de PME à forte croissance susceptibles de concurrencer les grandesexplique pour partie la fragilité de l’industrie européenne : en cas de défaillances des entreprises dominantes, il n’y a pas vraiment de prétendants dynamiques capables deles supplanter. »

COMPRENDRESBA : en 1953, le Congrès américain votait une loi cadre, le Small Business Act pourcompenser le handicap que constitue la petite taille de l'entreprise afin que puisse réel-lement s'exercer une « concurrence libre et non faussée ». Le SBA s’attache à quatrepriorités : la défense des PME ; la formation, le conseil et l’assistance technique ; lesaides au financement et l’accès des PME aux marchés publics. Est mise en place laSmall Business Administration. Cette agence fédérale accompagne les PME pour favo-riser leur croissance et contraint l'administration américaine à réserver une partie deleurs marchés aux petites entreprises (ex : 23 % des marchés doivent être directementattribués aux PME).

En savoir plus...http://www.comite-richelieu.org/docs/comite/livre-blanc-2003.pdf http://www.comite-richelieu.org/docs/comite/livre-blanc-2007.pdf

Lutter contre la discrimination : le Pacte PME Ce mouvement de fond aboutit, en 2005, à la création d'un dispositif de mobilisation positive : le « Pacte PME ». La finalité : corriger une situation de « discrimination » péna-lisant les PME. Son objet : faciliter l'émergence de nouvelles entreprises de staturemondiale en renforçant le lien entre les PME et leurs grands comptes. En 2007, le Comité Richelieu persiste et signe avec un Livre Blanc. Cette publication alerteune nouvelle fois les décideurs politiques : « il ne suffit pas d’être le meilleur, parce que,pour être choisi, il faut aussi être gros et ancien : les PME subissent une discriminationnégative qui les empêche de se développer et d’apporter leurs talents à la société». Afinde rompre avec cette logique, le Comité Richelieu dévoile les étapes pour transformer lePacte PME en un dispositif favorisant l'émergence de nouveaux leaders mondiaux.


À ÉVITER !Les acteurs du marché, qu'ils soient publics ou privés, sont naturellement incités à privilégier lesacteurs occupant déjà une position dominante sur le marché afin de limiter leurs propres risques.S'instaure ainsi un cercle vicieux par nature défavorable à l'innovation.

La discrimination positive ajustée : le rapport StoléruLe rapport de l’ancien ministre Lionel Stoléru sur « L’accès des PME aux marchés publics », remisen 2007 au Président de la République, fait le point sur la question d'un SBA à l'européenne.Sous cet intitulé « SBA » est donc rassemblé l'ensemble des mesures favorables aux PME dontun « accompagnement très structuré » des PME et des « actions sur leur environnement ». Leprincipe d'une discrimination positive demeure sous la forme d'une « dérogation de procédures». Pour être efficace, une telle politique doit être relayée par un réseau maillé sur le territoire afind'apporter les services d'information et d'accompagnement nécessaires pour les PME.

En savoir plushttp://www.ladocumentationfrancaise.fr/rapports-publics/074000743/

Dernière brique : la Loi de modernisation de l’EconomieCommunément désigné sous le sigle « LME », ce texte de 2008 a pour objet de « lever lescontraintes qui empêchent certains secteurs de se développer, de créer des emplois et de fairebaisser les prix ». Il définit quatre grands chantiers : encourager les entrepreneurs tout au long deleur parcours, relancer la concurrence, renforcer l’attractivité du territoire, améliorer le finance-ment de l’économie. Une des mesures phares : la réduction des délais de paiement. A compterdu 1er janvier 2009, les délais de paiement sont plafonnés à 45 jours fin de mois ou 60 jours àcompter de la date d’émission de la facture, sauf accord dérogatoire. Est aussi créé un réseauFrance-PME qui accompagne les PME vers les marchés publics nationaux et internationaux.

LE SAVIEZ-VOUS ?L’article 7 de la LME« Les acheteurs publics pourront réserver jusqu'à 15 % de leurs marchés technologiques auxPME innovantes » : une mesure de discrimination positive reprise du rapport Stoléru, actuellement à l’état d’expérimentation.http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=?cidTexte=JORFTEXT000019283050

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Et demainL'élargissement de la discrimination positive à l'ensemble des PME n'est envisageableque progressivement. Un double but : corriger les désavantages constatés des petitesstructures dans un environnement concurrentiel ouvert, mais aussi certains effets debord de l'économie (comme le phénomène de massification des achats observé dans lesecteur des fournitures). Un processus dynamique d'observation et d'analyse sectorielle,qui requiert des statistiques fiables et précises, devrait alors étayer ces prochainesétapes.

LA PAROLE À ...Julien Cauet, cogérant de Pro IT Conseil (société de services informatiques).

De 7 à 77 ans « Je doutais qu’une jeune entreprise puisse répondre à des appels d’offres publics. Jepréjugeais qu’il fallait trois ans d’actifs et l’obligation de présenter trois bilans. Mais lorsde la formation, j’ai su qu’une entreprise vieille d’un an, comme la nôtre, pouvait éga-lement postuler. Je sais désormais décortiquer un appel d’offres, déceler ceux auxquelsnous pouvons prétendre. »Visez juste« Les décideurs publics peuvent souvent être tentés d’opter pour une grosse structure.Mais nous avons des avantages comme la réactivité. Nous optons plutôt pour des appelsd’offres dans notre département, ainsi en cas de problème informatique, la souplessede notre structure nous permettra d’être rapides et efficaces. »Tout à y gagner« Répondre à des consultations du secteur public représente une augmentation poten-tielle de l’activité et du chiffre d’affaires. C’est un autre axe de développement que noussouhaitons aborder. Nous espérons qu’il représentera 10% de notre activité. » Simplifiez-vous la vie« La dématérialisation, nous maîtrisions déjà, mais pas dans le cadre des appels d’offrespublics. Jusque là je ne savais pas comment m’y prendre pour y répondre. J’avais télé-chargé des demandes, des dossiers de consultations sur une plateforme collaborative.Et déjà cela me paraissait compliqué. La formation m’a fait changer d’avis. Tout me paraitplus accessible désormais. Nous avons vu le DC1, DC2, DC3, comment formaliser saréponse, etc. Je récupère mon certificat électronique dans dix jours. Je suis prêt !»


22.. PPAARRLLEERR «« MMAARRCCHHÉÉSS PPUUBBLLIICCSS »»

Parce que les marchés publics restent complexes - surtout pour ceux qui répondent et enassurent ensuite la bonne réalisation – il est primordial de parler « commande publique ». Unemanière pour les soumissionnaires d’acquérir le vocabulaire, le minimum de connaissancesconcernant les procédures et l’exécution du contrat. Ce passage obligé vous permettra, au final,de décrypter de suite un appel d’offres mais aussi de mieux connaître les droits et devoirs dechacune des parties.

>> LES ACHETEURS : QUI SONT-ILS AU JUSTE ?

En France, on considère qu’il existe 90 000 acheteurs publics, appelés aussi pouvoir adjudica-teur et/ou entité adjudicatrice.

L’EtatIl s’agit des ministères et de leurs services déconcentrés. L’administration centrale est consti-tuée d’un ensemble de services aux compétences nationales, dont les principales adresses sesituent à Paris, et qui ont pour missions d’animer, de coordonner et d’évaluer d’autres entités.Les services déconcentrés agissent eux au sein des départements et représentent l’Etat auniveau local. Ils sont chargés d’appliquer les politiques nationales.

Les collectivités territorialesLa France se compose des 36 000 communes françaises, 96 départements, 22 régions. S’ajou-tent les regroupements et établissements intercommunaux ou locaux constitués autour d’unemission ou d’un projet. On compte parmi eux les communautés de communes, les communau-tés d’agglomération, les communautés urbaines et différents syndicats intercommunaux. Ilsassurent certaines missions pour le compte de leurs concitoyens (transports urbains, collectesdes ordures, assainissement, gestion des espaces verts…). Cette délégation de pouvoir porte surdifférents domaines encadrés par la loi.

Les organismes publicsCeux-ci sont des établissements, qui ont parfois une activité publique et privée, et qui peuventêtre difficiles à identifier. Ils ne sont pas forcément rattachés à des entités publiques, comme lesChambres de Commerces et d’Industrie, Pôle Emploi, l’Ugap…

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COMPRENDREMaître d'ouvrage - MOA : c’est la personne pour le compte de laquelle les pres-tations d’un contrat sont exécutées.Maître d’œuvre - MOE : prestataire intellectuel, qui peut comprendre les rôles deconception d’un projet et de surveillance de sa mise en œuvre. Cette notion est trèsprésente pour les marchés de travaux et concerne principalement les architectes.Mandataire : personne titulaire d’un contrat de représentation juridique par lequell’une des parties, appelée mandataire, s’engage à agir au nom et pour le compte del’autre, appelée mandant.

>> LES ACHATS : À QUELS BESOINS RÉPONDENT-ILS ?

Les besoins opérationnelsLes besoins opérationnels correspondent, pour la plupart, aux programmes décidés parles élus lors de différentes assemblées (ex : construction d’une base urbaine de loisirs).Généralement, ces achats sont directement pilotés par les élus-référents des directionsconcernées.

Les besoins fonctionnelsLes besoins fonctionnels permettent, eux, aux différents services de l’acheteur publicde fonctionner au quotidien. Ils sont générés par les directions elles-mêmes avec peud’interventionnisme des élus (ex : acquisition de véhicules).

>> LES MARCHÉS : QUEL DOMAINE D’ACTIVITÉ RECOUVRENT-ILS ?

Les trois types de marchés publics sont régis par l’article.1.III du CMP : les fournitures,les services et les travaux. La passation d’un marché peut porter sur l’un de ces troisdomaines ou être mixte : cela dépend de la dévolution du marché décidée par l’ache-teur public.

Marchés de fournituresIls ont pour objet l‘achat, la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de produitset matériels.


Marchés de servicesIls ont trait à la réalisation de prestations de services matériels (ex : nettoyage de locaux) et im-matériels (ex : expert comptable). Certains de ces marchés bénéficient de procédures allégées.

Marchés de travauxIls consistent soit à l'exécution, soit conjointement à la conception et à l'exécution d'un ouvrage,de travaux de bâtiment ou de génie civil répondant à des besoins précisés par l’acheteur qui enexerce la maîtrise d'ouvrage. Un ouvrage est le résultat d'un ensemble de travaux de bâtimentou de génie civil, destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique.

Marchés mixtesIls sont le résultat de l’association des trois précédents types de marchés : c’est le poids finan-cier le plus important du marché qui détermine sa nature. Par exemple, un marché Mixte serviceset fournitures est considéré comme un marché de services si la valeur des services dépasse lavaleur des fournitures achetées.

COMPRENDRE Dévolution : elle consiste pour l’acheteur à définir le type de marché, son mode de passa-tion, le choix de l’offre… ainsi que le fractionnement du marché.Concours : procédure de passation des marchés publics qui permet à l’acheteur public d’ac-quérir, principalement dans le domaine de l’aménagement du territoire, de l’urbanisme, del’architecture et de l’ingénierie ou des traitements de données, un plan ou un projet qui est choisipar un jury après mise en concurrence.

>> LA DURÉE : COMMENT EST-ELLE DÉFINIE CONTRACTUELLEMENT?

La durée d'un marché est fixée en tenant compte de la nature des prestations à réaliser et d'uneremise en concurrence périodique nécessaire. Un marché peut prévoir une ou plusieurs recon-ductions. Les conditions : que ses caractéristiques restent inchangées, que la mise en concurrenceait tenue compte de la durée totale du marché, périodes de reconduction comprises. Cependant, il est communément admis qu’un marché de fournitures ou de services n’excède pasquatre ans, sauf dans des cas se justifiant par des investissements amortissables sur une duréesupérieure à quatre ans (ex. chauffage central). Les accords-cadres et marchés à bon de com-mandes ne peuvent excéder quatre ans (hors exception). Concernant les marchés de travaux, letemps de dévolution du marché est déterminé en fonction de la complexité de réalisation etjusqu’au parfait achèvement : il n’y a donc aucune recommandation possible de durée.

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>> LES PRINCIPES FONDAMENTAUX : CONTRAINTES OU AVANTAGES ?

L’acheteur public a l’obligation de respecter cinq principes qui régissent la passationd’un marché, et ce, quel que soit le type de procédure (adaptée ou formalisée) : trois sontfondamentaux et deux sous-jacents. Ces règles du jeu imposées aux adjudicateurs garantissent finalement aux PME l’ouverture des marchés publics.

Libre accèsIl peut être défini ainsi : une personnemorale qui remplit les conditions requisespeut se porter candidate. L’acheteur publicest dans l’impossibilité d’écarter des can-didats en se fondant sur d’autresconditions que celles définies par le CMP.

Egalité de traitementElle se traduit par plusieurs éléments : nepas traiter de façon différente des situa-tions analogues, communiquer les mêmesinformations à chaque candidat, évaluerde la même manière des postulants d’im-portance économique différente, et enfindéfinir des critères de sélection identiquesen nature et en nombre pour tous les sou-missionnaires.

Transparence de la procédureCela consiste à : mettre en place une pu-blicité organisée pour tous les contrats(sauf ceux inférieurs à 4 000€ HT), rendrevisible le déroulement de la procédure, etpermettre le contrôle du respect de l’éga-lité de traitement. Une fois le marché signé,cela implique également de : rendrepossible la communication des documentsdu contrat (exception faite du secret in-dustriel/commercial) si les documents nesont pas frappés d’interdiction par la loi.

Proportionnalité de la demandeL’acheteur public se doit de définir le justenécessaire aussi bien pour la candidatureque pour l’offre, en termes de pièces et decaractéristiques à obtenir pour l’analyse etl’exécution du marché. Par conséquent, lescapacités demandées (financières, pro-fessionnelles et techniques) ne peuventêtre excessives ou disproportionnées parrapport au marché recherché. La durée dumarché doit être fixée de manière à ne pasrestreindre ou limiter la libre concurrence.Cela correspond au juste besoin et auxjustes moyens de la réalisation du marché.

Reconnaissance mutuelleC’est le principe de libre échange desbiens, des personnes et des services ausein de la Communauté européenne. Toutesociété membre de l’UE peut, dès l’instantoù ses documents sont rédigés en français(ou qu’une traduction les accompagne) etque les normes demandées sont équiva-lentes, se porter candidate à un marchépublic.


COMPRENDREAccord-cadre : faisant suite à une procédure de marchés publics, l’acheteur référence defuturs attributaires. Ce dispositif permet de sélectionner un certain nombre de fournisseurs quiseront ultérieurement remis en concurrence lors de la survenance du besoin de l’acheteur.Avis d’appel public à la concurrence : publication par le pouvoir adjudicateur en vued’assurer une publicité conforme aux principes fondamentaux de la commande publique. Cettepublicité est normée dans sa forme.Bulletin Officiel d’Annonces des Marchés Publics - BOAMP : organe de pu-blication habilité à recevoir des annonces légales, qui ne répertorie pas que des annonces demarchés publics.Journal d’Annonces Légales - JAL : c’est une publication d’information générale, ju-diciaire ou technique, ne consacrant pas à la publicité plus de deux tiers de leur surface, justifiantd’une couverture territoriale suffisante. La liste de ces journaux doit être publiée par arrêté pré-fectoral.Journal Officiel de l’Union Européenne - JOUE : dès que les seuils fixés par lesdirectives européennes sont atteints, le JOUE devient obligatoire pour la publicité du pouvoir ad-judicateur. Cette édition est multilingue. La recherche d’avis peut être réalisée sur le site et enest facilitée par un moteur de recherche avec des menus déroulants (géographiques, secteursd’activités…). Des profils de recherche peuvent être mémorisés et utilisés de manière récurrente.

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>> PROCÉDURES : COMMENT SE DÉROULE L’ATTRIBUTION D’UN APPEL D’OFFRES PUBLIC ?

Il existe deux types de procédures, plus ou moins contraignantes pour l’acheteur commepour le soumissionnaire. Cependant ce dernier n’a en fait qu’à suivre les indications del’adjudicateur :

� La procédure adaptée. Elle se caractérise par une liberté (contrôlée) demettre en place une concurrence, tout en respectant les principes fonda-mentaux de la commande publique. On les appelle des marchés à procéduresadaptées ou MAPA.

� La procédure formalisée. Sa mise en œuvre est déterminée en fonction deseuils, encadrée par des délais et des acteurs ou organes qui peuvent ou nonintervenir. L’acheteur doit scrupuleusement se référer aux articles du Code desmarchés publics (CMP) qui régissent la procédure de passation. Les quatreprincipales procédures formalisées sont : l’appel d’offres ouvert et l’appeld’offres restreint, le dialogue compétitif et le concours. La négociation est gé-néralement prohibée.

� Les niveaux de publicité des AOP selon le type de marché

MARCHÉS DE TRAVAUX MARCHÉS DE FOURNITURES ET SERVICES

4 845 K€

90 000 €

4 000 €

JAL (normé)BOAMP+ JOUE (format européen)+ Publicité complémentaire

+ Profil d’acheteur :# AAPC téléchargeables# DCE téléchargeables

JAL (normé)BOAMPet/ou PQRet/ou Presse spécialiséeet/ou Internet


JAL (normé, format structuré) :ou BOAMPou PQRou Presse spécialiséeou Internet

Article 40-II du CMPPublicité non obligatoireGré à gré (3 devis)

ETAT & COLLECTIVITÉSTERRITORIALES







ETATS







COLLECTIVITÉSTERRITORIALES

Appels d’offres

(AO, marchés formalisés)

Marchés à ProcédureAdaptée

(MPA ou MAPA)

Achat sans formalité

Appels d’offres

(AO, marchés formalisés)

Marchés à ProcédureAdaptée

(MPA ou MAPA)

Achat sans formalité

125 000 €

90 000 €

4 000 €

193 000 €


Quoi qu’il en soit, toute procédure d’achat public se passe en trois phases.1. Dépouillement. L’acheteur analyse les candidatures des entreprises et procède ou non à leurélimination.

2. Vérification. Dès lors que certaines candidatures sont retenues, il faut contrôler que toutesles pièces de réponse à l’offre sont bien présentes et conformes. Dans le cas contraire, lacandidature est rejetée. Ensuite, les réponses sont classées par « ordre d’attribution » selonl’application de la hiérarchisation ou de la pondération prévue des critères définis.

3. Attribution. L’acheteur a fait son choix et attribue le marché à l’un des soumissionnaires. Toutefois, ce dernier devra, de nouveau, produire certains documents qui prouveront que le titulaire du marché est en situation régulière avec les administrations fiscales et sociales.

COMPRENDREAppel d’offres ouvert ou restreint : la procédure formalisée de passation des marchéspublics est dite ouverte lorsque tout candidat peut remettre une offre en même temps que sacandidature. La concurrence n’est alors pas limitée par un numerus clausus. En revanche, ilexiste aussi des procédures dites restreintes. Alors les candidats soumettent dans un premiertemps leur candidature et seuls ceux qui sont retenus à ce stade, peuvent par la suite présen-ter une offre.Dialogue compétitif : procédure dans laquelle l’acheteur conduit un dialogue avec lescandidats admis, en vue de définir ou de développer une ou plusieurs solutions pouvant répondreà ses besoins.

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33.. LLEESS PPMMEE ÀÀ LL’’AASSSSAAUUTT DDEESS MMAARRCCHHÉÉSSPPUUBBLLIICCSS :: UUNNEE RRÉÉAALLIITTÉÉ

Les marchés publics sont-ils favorables aux PME ? Une interrogation qui revient souventdans la bouche des dirigeants. Globalement en 2009, au regard des statistiques de l’Ob-servatoire économique des achats publics (OEAP) la réponse est clairement…oui ! Y répondre c’est en fait répondre à plusieurs questions : les PME ont-elles une réelleplace dans les marchés publics ? Quelle part de marché représentent les PME dans lesmarchés publics (en montant et nombre) ? Quels sont les domaines d’achat les plusouverts aux PME ? Et enfin quelles sont les durées des contrats publics attribués auxPME?

>> COMMENT SE RÉPARTIT LA COMMANDE PUBLIQUE PAR ACHETEUR ?

L’Etat et les collectivités territoriales émettent respectivement à 52,9% et 47,1% desmarchés publics en terme de montant. A savoir également : entre les années 2007 et2008, le nombre d’appels d’offres publics inférieurs à 90 K € oscille entre 49% et 47%.Enfin, les collectivités sont les principaux émetteurs des marchés publics en nombreavec 80% des appels d’offres en 2008. En clair, les marchés d’Etat sont moinsnombreux mais plus importants en chiffre d’affaires. Une explication ? Cela résultedes prérogatives de chacun des acteurs publics (ex : l’Etat supporte la Défense).

� Tableau des marchés publics en montant, tous types de sociétés

Montant des MarchésAnnée 2004 2005 2006 2007 2008Total 31 970 45 742 57 427 48 939 66 930Etat 8 230 16 442 26 294 21 260 35 404% Etat 25,7% 35,9% 45,8% 43,4% 52,9%Collectivités 23 740 29 300 31 133 27 679 31 526% Collectivités 74,3% 64,1% 54,2% 56,6% 47,1%


� Tableau des marchés publics en nombre, tous types de sociétés

Montant des MarchésAnnée 2004 2005 2006 2007 2008Total 152 794 172 977 167 571 106 811 110 209%<90K€ 72 % 72 % 68 % 49 % 47 %Etat 17 981 20 408 19 379 20 845 22 054% Etat 11,8 % 11,8 % 11,6 % 19,5 % 20,0 %Collectivités 134 813 152 569 148 192 85 966 88 155% Collectivités 88,2 % 88,2 % 88,4 % 80,5 % 80,0 %

>> ADJUDICATEURS DE MARCHÉS PUBLICS : QUI EST FAVORABLE AUX PME ?

D’une part, les PME représentent 30% du volume d’affaires des marchés publics (d’une valeurtotale de 130Mds €) soit environ 39 Mds €. Cependant, la part des PME est minoritaire en termede montant, et cela aussi bien pour les marchés publics d’Etat que pour ceux des collectivités territoriales. Néanmoins, dans ce cadre, les PME restent plus favorisées par les collectivités territoriales (40 % en 2008) que par l’Etat (21% en 2008). Deux explications à privilégier :

- les collectivités territoriales sont attachées à leur tissu économique et à la compétiti-vité locale ; - la proximité des acteurs économiques induit de facto un coût moindre de réalisation.Y a-t-il une évolution entre 2004 et 2008 de cette part des PME en matière de montantdes appels d’offres ? On observe une « volatilité » (c’est-à-dire une variation) beaucoupplus importante pour les marchés d’Etat (133%) que pour les marchés émis par les col-lectivités (5 %).

D’autre part, si les PME représentent 60 % des marchés publics en nombre, ce taux est de63% pour les collectivités territoriales et de 49 % pour l’Etat sur l’année 2008. Quant à la volatilité entre 2004 et 2008, elle n’est pas importante pour le nombre de marchés d’Etat (20 %)et reste très faible pour les collectivités (5 %).

Un bémol à tous ces chiffres : les parts sous-traitées par les entreprises à d’autres sociétés nesont pas prises en compte dans les études.

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LE SAVIEZ-VOUS ?Sous-traitance et obligations : lorsqu’un entrepreneur confie à une tierce en-treprise, et sous sa responsabilité, tout ou partie de l’éxécution d’un marché, cela estconsidéré comme de la sous-traitance. Elle est acceptée pour les marchés de travauxou de services mais en aucun cas pour les marchés de fournitures. Mais l’acheteur doitêtre obligatoirement mis au courant par l’acheteur, soit à priori lors de la candidatureou à posteriori lors de l’éxécution du contrat. La déclaration de sous-traitants (DC4)permet à l’entreprise candidate ou attributaire de fournir les différents éléments né-cessaires à la personne publique pour vérifier l’éligibilité au marché du sous-traitant.

Collectivités

Etat

Total

010203040506070

20082007200620052004

% Total% Etat% Collectivité




� Graphique portant sur le montant de marchés exprimé en % des PME

� Graphique portant sur le nombre des marchés en % des PME


>> TYPE DE MARCHÉ : QUELS DOMAINES D’ACTIVITÉS PEUVENT VISER LES PME ?

Que l’on considère le nombre ou le montant des appels d’offres par type d’acheteur, l’Etat attribuemoins de marchés aux PME pour les domaines des services et travaux que les collectivités en2008. Entrons dans le détail. Les marchés de travaux représentent 2/5ème des appels d’offrespublics affectés aux PME. Cette part s’avère stable pour les données observées entre 2004 et2008. Les marchés de fournitures fluctuent entre 14% et 29% des achats publics selon lesannées, ce qui induit une volatilité très importante (107%). Enfin, les marchés de services apparaissent comme stables, entre 27% et 34% des achats publics, soit une volatilité raison-nable de 26%.

� Tableau des attributions aux PME en % du montant par types de marchés

Année 2004 2005 2006 2007 2008Fourniture 29 21 14 26 23Services 31 30 27 34 28Travaux 43 45 43 44 44Total 36 32 27 35 30

� Tableau des attributions aux PME en % du montant et nombre par types de marchés sur l’année 2008

Montant NbreDomaine Etat Collectivités Etat CollectivitésFourniture 49 48 19 25Services 44 62 22 47Travaux 58 74 28 49Total 49 63 21 40

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>> DURÉE DES MARCHÉS : S’ENGAGER À COURT, MOYEN OU LONG TERME ?

Plus la durée des marchés est longue moins la part attribuée aux PME est impor-tante tant en nombre qu’en montant. Affinons l’analyse. Ce sont sur les marchés d’unedurée inférieure à un an que les PME ont la plus forte attribution (aussi bien en nombrequ’en montant). Les collectivités territoriales attribuent 65% du nombre de leurs appelsd’offres pour 50% en montant à des PME, contre plus de 50% en nombre et environ30% en montant pour l’Etat. Les marchés compris entre un et deux ans restent encorefavorables aux PME. Les collectivités territoriales attribuent 60% en nombre et 35% enmontant, contre moins de 50% en nombre et presque 20% en montant pour l’Etat. Pourles marchés compris entre deux et quatre ans, les chiffres s’étiolent : 50% du nombredes marchés et 35% en montant pour les collectivités, 50 % en nombre et environ 20%en montant pour l’Etat. Enfin, pour des marchés supérieurs à quatre ans, les collectivi-tés territoriales attribuent à peine 45% du nombre des marchés et 35% en montant,contre moins de 35% en nombre et quasiment 15 % en montant pour l’Etat.

COMPRENDREOffre : c’est la proposition technique chiffrée du candidat. Elle doit répondre au besoinexprimé dans le cahier des charges, et définir le coût des opérations. L'offre remise estcontractuelle et doit être signée par le représentant légal de l'entreprise soumission-naire. L'offre contient donc des éléments techniques, financiers et contractuels.

>> PME : CIBLEZ LES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES !

Quelle leçon tirer de ces données ? Les collectivités territoriales sont plus enclinesà attribuer des marchés publics aux PME que l’Etat. Certainement du fait que cedernier gère des marchés plus conséquents, plus spécifiques et d’ordre national. Pourrappel : les collectivités regroupent la plus grande partie des adjudicateurs publics !PME, si vous souhaitez pénétrer les marchés publics, alors répondez aux appels d’offresémis par des collectivités territoriales. Dans un premier temps, cela vous permettra d’appréhender les marchés publics sur un type d’acheteurs ouverts aux PME, mais ausside privilégier des marchés de courtes durées. Une manière de se « faire la main » !


LA PAROLE À ...Adrien Saric est courtier en assurances, notamment dans le domaine dela protection sociale.

Qui ne tente rien n’a rienCe professionnel exerce cette profession depuis 20 ans, dans la région de l’Ile-de-France. Si vous lui parlez d’appels d’offres publics, il se montre d’abord dubitatif. « Je n’y connaissaisrien, c’est vrai. Après un premier essai infructueux, j’ai renoncé. La montagne de papiers quecela impliquait, la démarche administrative qui ne me parlait pas du tout : ce formalisme m’a dé-couragé. De plus, je ne comprenais pas l’utilité de consultations très réglementées…sur unmarché de l’assurance déjà très réglementé ! Cette double contrainte est-elle bien nécessaire ?Ne devient pas assureur qui veut : il faut montrer patte blanche ! »Et la simplification administrative qui a également pour but de rendre plus transparente lesmarchés publics, qu’en dit-il ? Là aussi, notre courtier se pose beaucoup de questions: est-ceque les acheteurs publics veulent vraiment changer de fournisseurs ? Quels sont les critèresobjectifs de sélection des candidats ? Les nouveaux entrants ont-ils leur chance ? Que cherche-t-on ? Une mise en concurrence économique ? Du coup, quel rapport entre le prix et la crédibilitédes prestations attendues ? « Dans notre métier, nous apportons des réponses budgétaires touten conciliant la pérennité des intérêts du client et de la compagnie d’assurances. Dans ledomaine de l’assurance sociale, il existe des statistiques pour calculer les coûts des risques defaçon précise. Nos prix varient peu d’un courtier à un autre. Notre valeur ajoutée se situe ailleurs,dans le relationnel, le service… quelque chose de difficile à estimer voire à valoriser dans unappel d’offres public me semble-t-il. Car j’ai l’impression que ce type de consultation, par soncaractère très normé, devient impersonnelle…»Puis, il y a eu la formation de la CGPME sur les marchés publics. Non pas une révélation, maisun bon moyen d’établir une stratégie réaliste. « Maintenant je comprends mieux le pourquoi ducomment des appels d’offres publics : comment cela marche, ce qu’on me demande exacte-ment… même si l’approche administrative reste encore quelque peu opaque pour moi. Cestage m’a permis de « dégrossir » le sujet, de connaître les documents nécessaires, d’aller surdes plates-formes, de mettre en place des veilles. C’est vrai qu’il paraît difficile de se mesureraux grands assureurs et courtiers très outillés dans ce domaine, non seulement en ressourceshumaines mais aussi en moyens techniques et logistiques. Mais maintenant, j’ai quelques armeset surtout je sais ce que je dois faire. Eviter de tomber dans une démarche chronophage. Gagnerdu temps avec des papiers pré-remplis, disposer d’une base de documents types en somme.Et comme les études prennent du temps sans l’assurance de retour sur investissement, je m’ac-corde une demi-journée pour répondre dans le fond. J’ai fait le choix d’essayer… mais surtoutd’optimiser ma réponse. »

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44.. PPAASS UUNN DDÉÉFFII,, MMAAIISS UUNNEE OOPPPPOORRTTUUNNIITTÉÉ

La commande publique a évolué positivement pour les PME : non seulement l’accès leura été facilité, mais ces marchés leur permettent aussi une trésorerie satisfaisante lorsde l’exécution du contrat. Deux avantages à exploiter !

>> TOUS LES CHEMINS MÈNENT AUX MARCHÉS PUBLICS

La juste mesure. L’acheteur public se doit de définir son besoin en amont de la procé-dure. Ceci l’oblige également à demander « le juste nécessaire » pour concrétiser cebesoin, que ce soit sur le plan technique, financier ou humain. On appelle cela la propor-tionnalité des demandes. Une manière d’encadrer l’approche de l’adjudicateur quant auchoix des prestataires.

Elargissement des critères. L'absence de références relatives à l'exécution de marchésde même nature ne peut justifier l'élimination d'un candidat. Elle ne dispense pas lepouvoir adjudicateur d'examiner les capacités professionnelles, techniques et financières des candidats.

Au choix, spécialiste ou généraliste. La PME n’a plus l’obligation de répondre demanière globale et par conséquent de détenir toutes les compétences nécessaires dumarché qu’elle vise. L’allotissement est en effet désormais l’unique règle, et ce quelquesoit le type d’appels d’offres. Une condition néanmoins : que cela ne représente pas uninconvénient pour l’acheteur, tant pour le pilotage que la coordination du projet.

L’union fait la force. Afin de s’adjoindre toutes les capacités qu’elle ne posséderait passeule pour soumissionner, l’entreprise a la possibilité de se présenter en groupement(conjoint ou solidaire) ou de recourir à la sous-traitance du moment qu’elle la déclare.

La dématérialisation, nouvelle voie. Les échanges d’informations numériques avecl’acheteur public vous permettent des économies de frais généraux mais aussi d’êtrerassuré quant à la confidentialité des informations transmises. Vous gagnez en sécurité :votre offre est cryptée et ne pourra être connue que le jour de l’ouverture du pli par l’ad-judicateur.


COMPRENDREGroupement d’entreprises : sa composition est généralement l’association momenta-née de plusieurs entreprises ayant des domaines d’interventions différents, mais il se peut aussiqu’elles aient les mêmes spécialités. Cet ensemble d’opérateurs économiques soumissionnanten commun à un marché public, dépourvu de personnalité morale, incarne la cotraitance. Il enexiste deux formes : conjointe, chaque opérateur s’engage à réaliser conjointement ses presta-tions mais n’est responsable que de la partie qui lui incombe ; solidaire, chaque opérateur estengagé solidairement sur la totalité du marché, et donc responsable de toutes les parties dumarché.Allotissement : technique qui permet au pouvoir adjudicateur de diviser un projet en plu-sieurs lots, prestations distinctes, pour une opération globale. L’allotissement est obligatoire.

>> PROFITER DES ROUAGES COMPTABLES DES MARCHÉS PUBLICS

L’acompte. C’est un mode de financement du marché qui correspond au paiement d’une partiedes prestations effectuées. Normalement, la périodicité de versement est fixée au maximum àtrois mois. Cependant, pour les PME, le délai a été ramené à un mois aussi bien pour les marchésde fournitures, de services que de travaux.

L’avance. Versée au titulaire d’un marché ou à un sous-traitant, elle a pour objectif de faciliterle commencement de l’exécution des prestations. Elle est accordée lorsque le montant initial dumarché ou de la tranche affermie est supérieur à 50 000 euros HT et dans la mesure où le délaid'exécution est supérieur à deux mois. Attention : cette avance n'est due au titulaire du marchéque sur la part du marché qui ne fait pas l'objet de sous-traitance.

Créance publique et confiance. La solvabilité financière d’une créance publique est plus forteque celle d’une créance privée : finalement on sait que l’achat public sera acquitté quoi qu’iladvienne. L’ordonnateur n’est pas le payeur : c’est le Trésor public qui règle les factures. Aussi,les banques seront plus enclines à prendre en compte cette nuance et à vous accorder descrédits. On dit ainsi qu’il existe une sûreté du paiement de la créance.

Cession ou nantissement de créance. Appelé aussi loi dite « Dailly », cela permet au titulaire(cédant), après réception de l’exemplaire unique du pouvoir adjudicateur (cédé) dûment signé parlui, de céder à un organisme bénéficiaire (cessionnaire) sa créance. Ce mécanisme permet autitulaire de récupérer, dès la cession, la trésorerie nécessaire en vue de faciliter sa gestion

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financière, pour toutes raisons propres à sa société. Il est bien entendu que le cédantcontinue à exécuter le marché. Le cessionnaire, quant à lui, recevra dès lors le paiementdes prestations réalisées par le titulaire de marché directement par l’acheteur.

Payé en temps et en heure. Les délais de paiement des marchés publics n’ont cesséde se réduire depuis 2006 :

� à 30 jours pour l’Etat et ses établissements publics (sauf ceux à caractère in-dustriel et commercial ; pour les collectivités territoriales et les établissementspublics). Il faut savoir que les précédents délais étaient de 45, puis 40, 35 jours,soit une diminution de 33 % du temps !

� à 50 jours pour les établissements publics de santé et les établissements duservice de santé des armées.

Si l’acheteur ne respectait pas le délai légal, le créancier a le droit de facto à l’applica-tion d’intérêts moratoires à compter du jour suivant l’expiration dudit délai. Ces intérêtsmoratoires sont publiés par décret et consultables sur www.legifrance.gouv.fr .

>> UNE STRATÉGIE ÉCONOMIQUE À SAISIR

La commande publique, de par la diversité de ses acteurs et de leurs besoins, couvre tousles secteurs d’activités et concourt au maintien économique de certains d’entre eux (ex: plans de relance). Côté entreprise, le fait d’être attributaire d’un contrat public peutmaintenir votre chiffre d’affaires voire le développer, d’autant plus que ce type d’achats,notamment pour la partie fonctionnelle, sont récurrents. Par ailleurs, de plus en plusd’adjudicateurs publics, n’ayant pas les compétences en interne, ont recours à des pres-tataires privés. Alors, intéressé ?


55.. SSEE PPRRÉÉPPAARREERR,, SSEE PPOOSSEERR LLEESS BBOONNNNEESS QQUUEESSTTIIOONNSS :: SSEE LLAANNCCEERR

Inutile de se lancer à l’aveuglette ou coûte que coûte. Maintenant que vous parlez commandepublique, il vous reste à identifier les conditions d’accès de la commande publique, puis enfin dejuger de l’opportunité de répondre ou non à un marché. Dernières étapes avant de préparer votreoffre en toute connaissance de cause, avec de solides atouts en main.

>> MONTRER PATTE BLANCHE

Il convient de se poser un certain nombre de questions pour soumissionner : Puis-je êtrecandidat? Suis-je en situation régulière à l’égard de l’administration ? Est-ce que je détiens lescapacités nécessaires à cette réponse ?

L’interdiction de soumissionnerTout d’abord, l’entreprise doit avoir la capacité juridique pour être candidate. Est frappée d’in-terdiction de soumissionner toute entreprise en état de liquidation judiciaire ou qui serait ensituation irrégulière auprès des administrations fiscales et sociales. Par ailleurs, une entreprisecondamnée par un juge pénal ou pour une infraction relevant du Code général des impôts ne peutrépondre à un appel d’offres public. Dans le cas où un dirigeant ou un actionnaire a fait l’objetd’une condamnation pénale, la société n’est plus éligible aux marchés publics.

Le saviez-vous ?Exemples d’attestations fiscales : certificats de paiement de l’Impôt sur les sociétés(IS), de l’impôt sur les revenus (IR), de la TVA…Exemples d’attestations sociales : certificats de versement des cotisations à l’URSSAF, d’assurance maladie, au régime obligatoire d’assurance vieillesse…Et pour l’entreprise nouvellement créée : l’entreprise devra fournir, si elle les détient,toute attestation, ou à défaut une copie du récépissé du centre de formalités des entreprises(CFE), en bref tout document prouvant sa création. Elle sera donc réputée comme étant en règleavec les différentes administrations.

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Démontrer votre potentielPoser sa candidature consiste à établir ses capacités humaine, financière et tech-nique à exécuter le marché. Il convient à l’entreprise candidate de prouver qu’elledispose des garanties nécessaires à la réalisation du marché s’il lui est attribué.

Les justifications à caractère financier (reportées dans le DC2) permettent à l’ache-teur d’apprécier l’évolution du chiffre d’affaires sur les trois derniers exercices ainsi quele pourcentage du CA portant sur le même objet que le marché en cours de consulta-tion. Certains acheteurs en déduiront des ratios qui détermineront si la société a lacapacité financière d’assumer ce marché. Une société avec un chiffres d’affaires de100K€ répondant à un marché de 50 K€ pourrait se voir refuser sa candidature justement pour des raisons financières.

Les justifications à caractère professionnel et technique à apporter sont de trois ca-tégories :

� les certifications de l’entreprise Certificats de qualification ou attestations équivalentes qui prouvent les ditesqualifications peuvent être demandés aux entreprises (ex : Qualibat). Pourcertaines professions, des agréments doivent être présentés lors de la can-didature afin que l’acheteur puisse en contrôler la détention.

� les références dont elle peut faire étatSans avoir un caractère discriminatoire, les références peuvent permettre àl’acheteur d’apprécier la capacité de l’entreprise à exécuter le marché, touten préservant les entreprises nouvelles qui souffriraient d’une absence de références.

� les moyens matériels et humains dont elle disposeAu titre des moyens humains, notamment lorsqu’il s’agit de prestations deservices, cela consiste à produire les qualifications professionnelles et les réalisations personnelles des ressources affectées à la mission. L’entreprisedoit aussi donner à l’acheteur public la liste des personnes physiques ayant étéhabilitées à l’engager contractuellement : ce sont les délégations de signatureou de pouvoirs internes à la société. Il faut enfin prouver être en possession dumatériel nécessaire et conforme aux normes en vigueur, ou pouvoir en béné-ficier (par location par exemple) lors de l’exécution du marché.


COMPRENDRELettre de Candidature ou DC1 : ce formulaire permet aux candidats de décliner leuridentité à l’acheteur en tant que personne morale désignée s’il se présente seul ou en groupe-ment. A noter que la déclaration de cotraitance passe par la DC alors que celle de sous-traitancecorrespond à la DC4.Déclaration du Candidat ou DC2 : ce formulaire permet aux candidats de démontrerpour partie leurs capacités financières, professionnelles et techniques.Acte d'Engagement (AE) ou DC3 : c’est la pièce maîtresse d’un marché public, parlaquelle le candidat à un marché public ratifie son offre dans le respect des clauses du cahierdes charges qui déterminent les conditions dans lesquelles le marché est exécuté. Les stipula-tions de l’AE prévalent sur celles des autres documents contractuels.

>> RÉPONDRE OU NON : LÀ EST LA QUESTION !

L’Avis d’Appel Public à la Concurrence (AAPC) informe les sociétés de l’existence d’un besoin àcouvrir pour un acheteur public. La seule lecture de cette publicité n’est pas suffisante pour vousdécider. Impossible de trancher sans prendre conscience que tous les documents comprisdans le dossier de consultation sont importants. C’est la réponse apportée à chaquedocument qui fera pencher la balance. Aussi, voici une méthodologie pour aborder les différentsdocuments et vous permettre de décider du « to go or not to go ».Il convient d’abord de lire attentivement :

- le règlement de consultation, - les différents cahiers des charges administratifs ou techniques (CCAG/CCAP,CCTG/CCTP voire le CCP),

- les documents de chiffrage de l’offre (BPU, DQE, DPGF…) où parfois l’acheteur annonceles budgets pour chaque part du marché (dit lot). Une manière de connaître le prix quevous pourriez escompter par lot, et par conséquent de définir ou non une margepossible en fonction de vos coûts internes.

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COMPRENDRECahier des Clauses Administratives Générales - CCAG : il fixe les dis-positions applicables à chaque catégorie de marché (fournitures courantes et services,marché industriel, prestation intellectuelle, technique de l’information et de la commu-nication, travaux). Il définit entre autres des clauses portant sur les paiements, les délais,la résiliation. Il ne s’applique qu’aux marchés qui s’y réfèrent. Retrouvez ces cahiers surle site du Ministère de l’Economie et de l’Industrie. Cahier des Clauses Administratives Particulières - CCAP : il dérogeà certains articles du CCAG selon une décision du pouvoir adjudicateur.Bordereau de Prix Unitaire - BPU : contractuellement relatif au prix dumarché, il détermine les prix unitaires applicables à chacune des prestations prévues, ilest rempli par les candidats.Détail Quantitatif Estimatif - DQE : ce document (non contractuel) se base surle BPU et intègre des quantités de consommation estimées par l’acheteur pour chaqueprestation souhaitée. Il permet d’évaluer le montant global d’une offre établie par lecandidat. C’est un prix unitaire multiplié par une quantité.

Au fur et à mesure de cette prise de connaissance, listez les points convergents avec vosprestations, mais aussi les zones d’ombre laissées par l’acheteur à qui vous pourrezdemander de les préciser. Il faut analyser la demande en corrélation avec vos savoir-faire,voire aller au-delà de ce que vous pouvez percevoir. En amont, n’oubliez pas de déter-miner votre zone commerciale, identifier les clients potentiels (type, taille..) en fonctionde votre marché et définir votre stratégie d’approche.Voici quelques questions à vous poser. Vous pourrez ainsi créer votre propre grille d’ana-lyse d’un marché pour vous positionner de manière rationnelle face à un appel d’offres.

� Quelle est la demande du client ? Puis-je y répondre ?� Le besoin est-il bien défini ? Quelles sont les points à clarifier ?� Quelles pourraient être les difficultés de la mission ?� Le client nous connaît-il ?� Qui peuvent-être nos concurrents ?� Est-ce la première fois que le client lance ce type de marché ? A-t-il étélancé précédemment ou est-ce un renouvellement de marché ?

� Est-ce un besoin fonctionnel ou opérationnel ? En fonction de la réponse, qui seraient les décideurs ?

� Quels sont les critères d’évaluation de l’offre : pondération ouhiérarchisation? N’est-ce pas que le prix ?


� Existe-t-il la possibilité de présenter sa solution à l’oral ou est-ce purement une procédure distante ?

� Quelle marge escomptée ?� Quels sont vos forces et faiblesses ?

Finalement, la meilleure méthode d’analyse sera celle que vous aurez mûrie et mise en placedans votre structure en fonction de vos propres critères de sélection et de réponses. Il nesert à rien de répondre à tous les marchés publics au risque d’en remporter très peu face à toutel’énergie dépensée pour déposer votre candidature. Donnez-vous toutes vos chances, soyez sélectifs !

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LLEESS MMAARRCCHHÉÉSS PPUUBBLLIICCSS CC’’EESSTT BBIIEENN…… LLEESS MMAARRCCHHÉÉSS PPUUBBLLIICCSS DDÉÉMMAATTÉÉRRIIAALLIISSÉÉSS,, CC’’EESSTT DDEEMMAAIINN !!

L’opportunité et l’intérêt stratégique des PME d’investir le secteur public n’est plus à démontrer : les possibilités de croissance ou de maintien d’un chiffre d’affaires, ainsique les avantages liés aux règles des marchés publics devraient convaincre les PME des’engager dans cette voie économique.

Il paraît nécessaire pour ceux qui souhaitent aborder ce secteur de s’approprier les règlesqui s’appliquent à la réponse des appels d’offres (les procédures) et celles qui concer-nent l’exécution des contrats (les clauses administratives générales). Cettecompréhension permet de démystifier les marchés publics, qui paraissent encore parfoisopaques. Par la connaissance du fonctionnement et des contraintes qui s’appliquent auxacheteurs publics, c’est aussi se donner toutes les chances de remporter de nouveaux« clients/partenaires ».

Aujourd’hui, deux modes de réponse (soumissionnement) coexistent : l’antique sursupport physique (réponse papier) et le nouveau par voie dématérialisée (réponse électronique). Pourquoi ne pas sauter le pas de la modernité ?


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Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres

publics dématérialisés


Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres

publics dématérialisés


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La dématérialisation des procédures d’appels d’offres pour les marchés publics s'ins-crit dans le cadre général de la transposition du droit communautaire européen au droitnational. Il s'agit de l'une des 140 mesures du « Plan de Réforme de l'Etat » engagé en1998, qui organise et accompagne le passage d’une administration de papier à une ad-ministration électronique (« e-administration »). La modernisation et l’ouverture transfrontalière des marchés publics grâce au dévelop-pement de la passation électronique sont perçues comme vitales pour la compétitivité del’Europe et la création de nouvelles opportunités pour les entreprises communautaires. Cette réforme concerne donc en France l’ensemble des organismes soumis au code desmarchés publics (cf. qui sont les acheteurs publics). Parce qu’elle est à la fois un facteurde simplification des procédures et d'efficience pour les organisations, la « dématéria-lisation des appels d'offres» est en cohérence et prolonge même la politique d'ouverturede la commande publique aux PME.

11.. RRÉÉFFOORRMMEERR LLEESS MMAARRCCHHÉÉSS PPUUBBLLIICCSS :: DDUU PPAAPPIIEERR AAUU NNUUMMÉÉRRIIQQUUEE

>> DEMAIN, CE SERA OBLIGATOIRE !

L’objectif de l’Union Européenne - qui découle du traité de Lisbonne, des directives2004/17 et 2004/18, du plan d’action de la Commission du 13 décembre 2004, et qui aété relayé par les déclarations interministérielles de Manchester du 24 novembre 2005et Riga du 11 juin 2006 - est qu’en 2010 :

� 100 % des marchés publics soient accessibles en ligne,� 50 % au moins des marchés publics formalisés passent par voie électronique.

L’application de cette réforme a eu lieu sur trois grandes périodes. 1999-2004 : les fondations sont posées avec la mise en place des socles juridiques ettechniques utiles à l'intégration des TIC et au développement des échanges dématéria-lisés. Premières pierres à l’édifice : l'acceptation de la preuve électronique et laconsécration de la signature électronique par le droit en 1999. Dès 2001, il est juridi-quement possible de dématérialiser la procédure de passation des marchés publics.2005-2009 : la consolidation s’initie avec l'introduction de l’article 56 dans le CMP(réforme du CMP 2004), qui contraint la personne publique à « être en capacité » derecevoir les offres des candidats par voie électronique dès le 1er janvier 2005, en AO for-malisé. Le 17 décembre 2008, la construction se poursuit avec le Décret n°2008-1334qui introduit les critères environnementaux dans les critères de choix des marchés ou


accords cadres, et fixe l'échéancier de la dématérialisation des marchés publics. En effet, lestechnologies sur lesquelles doivent s'appuyer les acteurs économiques pour leurs échanges dé-matérialisés ont désormais atteint le seuil de maturité nécessaire pour que leur usage soitgénéralisé à l’ensemble des marchés publics. 2010-2012 : l’expansion. En 2010, l'initiative bascule du niveau européen et national au niveaurégional, voire local. Le socle législatif et le socle technologique sont posés, stables et fonction-nels. Si le travail normatif doit encore se poursuivre, les états disposent déjà de l'arsenal juridiquepour lever (si besoin par la contrainte) la résistance des acteurs économiques. En France, la publication des Avis de publicité et des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) sur Internetsont obligatoires depuis le 1er janvier2010. Les donneurs d’ordres peuvent de surcroît imposeraux entreprises une réponse électronique (décret n°2008-1334 du 17/12/2008). Enfin, la réponsepapier n'est plus autorisée pour les marchés de plus de 90 000 € HT relatifs à des produits etservices informatiques (décret n°2008-1334 du 17/12/2008). L’enjeu actuel consiste donc à at-teindre une masse critique de marchés autorisant une réponse par voie électronique. Celle-ci seraatteinte de fait au 1er janvier 2012, date à compter de laquelle les donneurs d’ordres publics nepourront plus refuser les offres transmises par voie électronique, et ce dès 90000€ (décretn°2008-1334 du 17/12/2008). Les entreprises disposent donc d’une année pour intégrer lesnouvelles pratiques de la dématérialisation.

COMPRENDREDématérialisation : c’est la transformation de supports d'informations matériels (souventdes documents papier) en des fichiers informatiques. Elle peut entraîner la mise en œuvre dufameux « bureau sans papier » dans une entreprise. Dématérialiser en informatique, signifietransférer sur un support numérique des informations qui existent sous forme analogique (papier,film, microfilm). Dans ce cas précis, on parle de la numérisation d’un document. Dans un autrecas, le document est directement créé sous forme numérique et traité comme tel. La dématé-rialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des données ou des documentsqui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d'échanges avec des partenaires (ad-ministrations, clients, fournisseurs,…). Elle concerne en définitive un ensemble cohérent defonctions constituant une chaîne complète de gestion de contenus et de traitement de l'infor-mation. Elle n’a pas d'effet sur le contenu des documents manipulés, lequel est indépendant dusupport ou média utilisé.

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>> QUELS AVANTAGES POUR LES PME ?

Plus de visibilité des AOPL'existence de données statistiques fiables et précises est un préalable indispensable àla mise en place de politiques ciblées. Ces dernières permettent de compenser les dif-ficultés que peuvent rencontrer certains acteurs économiques pour accéder à lacommande publique en raison de leur petite taille ou de leurs faibles moyens financiers.Par exemple, la politique en faveur des PME intègre la notion de discrimination positiveappliquée à des catégories fines d'entreprises et à des segments de marchés. Autreexemple : l'observation du phénomène de massification des commandes de fourniturespar l'Etat permet de faire apparaître certains « effets de bord » liés à la dématérialisa-tion sur ce segment de marché. La visibilité est donc un aspect essentiel pour la mise en œuvre d'une gouvernanceadaptée à la réalité économique. Elle détermine directement la qualité de notre percep-tion de cette réalité, et ainsi notre capacité à y répondre de manière pertinente. C'est doncun formidable outil d'intelligence au service des gouvernances nationales.

Faire circuler l’information Renforcer les échanges intercommunautaires est un impératif économique pour l'Europe,comme pour chaque état membre, placés sur la scène internationale. Leur développe-ment passe notamment par la normalisation progressive des formats d'échange, et parle développement d'outils de mise en correspondance des documents nationaux. L’élaboration d'un vocabulaire commun au niveau européen par la codification CPV (co-dification des secteurs d'activités) constitue une première avancée significative au regardde l'objectif d'interopérabilité porté au niveau européen. L'établissement de standards nationaux pour les avis de publicité comme pour les for-mulaires administratifs, et la mise en correspondance de ces standards sur la base dela Commission e-CERTIS constituent une seconde avancée significative.

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Optimisation des coûts et des délais de traitement Pour l'entrepreneur, la dématérialisation permet de réaliser immédiatement des économies surles impressions papier, les frais de déplacements, d'expédition, et d'archivage. Autre avantageconsidérable: l'information numérique, surtout lorsqu'elle est normée, rend possible un traitementautomatisé. Celui-ci induit un gain de temps et une amélioration de la qualité des services (uti-lisation de modèles pré-renseignés, moins d'erreurs de saisie, d'interprétation, possibilité derefaire son dépôt tant que la date limite n'est pas atteinte). Une meilleure efficacité, en somme !Troisième point, les technologies informatiques apportent de la souplesse dans l'exécution destâches de traitement de l'information et de constitution des documents (traitement délocalisé, di-minution des déplacements, relâchement des contraintes horaires). L'acquisition de cestechnologies (et des savoir-faire pendants) revêt donc aujourd'hui un caractère stratégique depremier plan pour l'entreprise.

Une confiance renforcéeLa dématérialisation doit permettre d'améliorer la transparence des procédures de passation. Latraçabilité assurée par le dispositif technique de dématérialisation rend toute falsification im-possible, que celle-ci porte sur les registres des retraits, dépôts, ou sur le contenu des offreselles-mêmes. Le chiffrage asymétrique des plis électroniques garantit la confidentialité des offresjusqu'à leur retrait (téléchargement) par l'acheteur public. De plus, le téléchargement des can-didatures et offres par l'acheteur n'est possible qu'après la date limite de réception des plis.Enfin, seule la personne responsable du marché (désignée en amont dès le lancement de la pro-cédure) est en mesure de déchiffrer et de dépouiller les offres des entreprises, en utilisant sonpropre certificat électronique. La dématérialisation est donc une réforme propice à l'instaurationd'une relation fondée sur la confiance mutuelle des acteurs économiques.

Une démarche éco-responsable Les contraintes de responsabilité sociale et sociétale de l’entreprise s'accroissent et incluent lesproblématiques environnementales. La dématérialisation des échanges entre donneurs d'ordreset soumissionnaires est une démarche conforme à une politique éco-responsable. Ainsi, il n'estplus rare aujourd'hui de voir prise en compte dans l'évaluation d'une offre à un marché publicle format de réponse, papier ou électronique. Le plus « éco » y gagne ! Exemple : réponse électronique = 5 points / réponse papier + impression recto-verso = 2,5 points / réponse papier+ impression recto = 0 points.


LA PAROLE À ...Discussion à bâtons rompus avec Grégoire Boutrolle de la société Sallis

Quelle est votre vision des AOP ?« Les marchés publics, selon les sujets abordés, sont souvent en alignement sur lestendances de management opérationnel et de stratégies d’optimisation des acteurséconomiques privés. Au-delà des achats de biens d’équipement et de prestationsdiverses, des évolutions sont constatées non plus sur l’achat mais bien sur la consom-mation de ces biens et services. Si la règle « mieux acheter » s’applique toujours, cellequi consiste à s’inscrire dans les directives de l’Agenda 21 (ensemble de propositionssur le développement durable) est plus récente et amène la personne publique sur l’axedu développement durable. D’où la dématérialisation des procédures d’appel d’offre, larationalisation des opérations, des moyens matériels et humains s’y rapportant. Inscritdans une démarche de performance, le secteur public en vient à traiter des sujets éco-nomiques majeurs. L’étendue de ce marché pousse le secteur public à favoriser desmodes de fonctionnements impliquant tous les segments économiques, grandes en-treprises, entreprises de taille intermédiaire et PME/PMI. Le recours aux contrats departenariat public privé (dits aussi PPP) est également une opportunité à saisir. Le secteurpublic représente un enjeu commercial stratégique, surtout en temps de crise commeaujourd’hui. Il est primordial de détenir des références dans le secteur public. A ce titre,les petites entités telles que la mienne agissent d’abord en sous-traitance pour se faireconnaître avant d’œuvrer en direct. Aujourd’hui, les critères de sélection évoluant, ellespeuvent proposer leurs services directement lors des appels d’offres publics. »Existe-t-il des avantages et des obstacles pour que les PME répondent aux AOP ?« Les PME nourrissent un complexe d’infériorité dans le cadre des marchés publics enraison de leur moindre taille et de leur modestes garanties financières. De quoi vousrappeler le combat de David contre Goliath. Il faut se décomplexer ! Une PME, petit or-ganisme par essence, possède plusieurs avantages : l’agilité, la capacité d’adaptation,la réactivité et un coût de structure plus léger. Ainsi, en terme de prix, elle peut arriverà un niveau de performance égal à celui des grandes entreprises, en mettant en œuvremoins de ressources au final. A noter : la PME va rechercher plus que des contrats em-blématiques, plus que la rentabilité. Son objectif vital : la fidélisation et donc instituer unecertaine récurrence dans son modèle économique, permettant de se projeter au-delà dumarché initial. »

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Depuis quand vous intéressez-vous aux appels d’offres publics ? Est-ce un choix stra-tégique ?« Cela fait très longtemps. Dès 2003, je me suis rapproché du secteur public et fus donc direc-tement concerné par la veille informatique et commerciale des marchés publics. J’ai fait le choixde répondre à des marchés publics dans l’optique du développement commercial d’un de mesclients qui souhaitait se positionner sur ce secteur d’activité. Aussi, nous nous devions d’être aupoint sur ce sujet. »Est-ce que cela a nécessité la mise en place d’une organisation particulière (personnel,études…) ? « Disposer d’un personnel dédié à cette tâche est indispensable. Il est important de connaîtreles appels d’offres existants, les différents canaux et les outils de démarches commerciales.L’équipe est composée à minima d’un expert commercial et d’un expert (technique ou fonc-tionnel) du sujet concerné par l’appel d’offres. »Si l’on aborde le sujet de la dématérialisation, quels freins et avantages y voyez-vous ? « Concernant les freins, il n’y en a pas car, pour notre part, nous traitons tous les jours de l’in-formation dématérialisée. Côté avantages, la dématérialisation donne la capacité, quelle quesoit la taille de l’appel d’offres, d’industrialiser la réponse. Ce qui veut dire ? Mettre en place desprocessus qui automatisent certains pans de la réponse pour réduire à minima toute interven-tion humaine, cette dernière s’appliquant ainsi seulement à la création de valeur ajoutée. »Et la dématérialisation des AOP, qu’en pensez-vous ? « Les retours sur investissement sont principalement centrés sur les ressources humainesconsacrées à cette tâche. La dématérialisation permet une implication dans une moindre mesurede chacune des parties (financière, commerciale, technique). On optimise alors le tempsconsacré à répondre à un marché. De la maîtrise de ce processus peut naître l’externalisation.» Du point de vue technique, votre entreprise dispose-t-elle des moyens pour répondre àun appel d’offres public dématérialisé (logiciels à jour, personnel, personnes compé-tentes dans ce domaine…) ?« Je suis en train d’y travailler et la formation m’a apporté des éléments pour structurer toutcela. Nous avons déjà dématérialisé les formulaires type «DC », la signature, le tampon… il nemanque plus que le certificat de signature numérique à acheter auprès du Tribunal deCommerce. Cependant, pour l’instant, les AOP numériques représentent une faible part de notreactivité car nous ne nous y sommes penchés que depuis mi-2010. Il faut, en effet, être référencédans la base de données des acheteurs publics, disposer de solides bases financières et de ré-férences dans les domaines abordés. »Pour conclure, avez-vous des attentes ou besoins en matière d’AOP électronique ?Quelles améliorations verriez-vous ?«Lorsque l’on parle de la dématérialisation des AOP, on parle du flux sortant des documents deréponse à cet AO. Les buts recherchés seraient : normalisation des documents de réponse,

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respect des délais de réponse, acheminement sécurisé et vitesse de traitement. Orbeaucoup de dirigeants de PME se demandent : pourquoi des délais de réponse si longs?Pourquoi ce refus ? Les délais varient-ils selon la taille de l’émetteur de l’AO ? Quels sontles éléments pris en compte (techniques, financiers, savoir-faire)? Il nous est demandéaujourd’hui de nous conformer aux procédures de dématérialisation. Si le temps de trai-tement en est raccourci, le temps de dépouillement ne semble pas l’être. De là découlema suggestion : préconiser un nombre restreint de standards de plateforme de déma-térialisation (trois par exemple). Ceci permettrait aux membres du secteur publicd’uniformiser leurs appels d’offres et la réception de nos réponses. Par ailleurs et enmatière de formation, il serait pertinent de présenter des cas concrets de conduited’appels d’offres (lancement de consultation, dépouillement des offres et sélection ducandidat) sur les trois volets principaux que sont les biens de consommation, les services(comme le gardiennage par exemple) et les prestations intellectuelles (comme le conseil,l’optimisation des moyens d’impression). Pour chacun, on pourrait détailler les appelsd’offres ouverts, les appels d’offres européens, le seuil financier, le temps de consulta-tion, etc. Une autre formation en ! »

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Comprendre comment fonctionne la dématérialisation des appels d’offres et les changementsde pratiques qu’elle occasionne permet non seulement de ne pas en avoir peur mais au contraired’en percevoir tous les avantages. Se tenir au courant de changements aussi imminents que laréponse électronique aux marchés publics vous placera dans le peloton de tête.

>> QUELS DOCUMENTS SONT DÉMATÉRIALISÉS ?

En fait, il s’agit d’une dématérialisation de procédure métier. L'objectif poursuivi : transposercette procédure dans le monde numérique, tout en satisfaisant aux mêmes exigences en termesde probité, de sécurité et de confidentialité que pour une procédure traditionnelle, utilisant dessupports papiers.

La dématérialisation s'applique dans le cas présent à la procédure d'achat publique depuis la pu-blication des Avis d’appel publics à concurrence (AAPC) jusqu'à la constitution d'une archive àvaleur probatoire. Elle inclut toutes les étapes intermédiaires : retrait du Dossier de consultationdes entreprises (DCE), signature des pièces du marché (DC1, acte d'engagement, BPU), remisedes candidatures et offres, notification du marché, contrôle de légalité le cas échéant, paiementpar le comptable public, etc.

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Procédure de passation de marché dématérialisée

� � � � �Préparationdes dossiers

Signaturedes pièces

contractuelles

Revue de l’offre et mise

sous pli

Télétransmissiondes plis

électroniques

Accusé de réception

Schéma - Procédure dématérialisée de réponse aux AOP


>> QUELLES GARANTIES DE SÉCURITÉ OFFRENT LA DÉMATÉRIALISATION ?

Le dispositif de dématérialisation doit garantir la sécurité des échanges et la transparencede la procédure. Il est composé de deux éléments principaux : d’une part, les certificatsélectroniques détenus par les personnes opérantes et d’autre part, la plateforme surInternet permettant la transaction et la consignation sécurisée des candidatures élec-troniques.

Certificat électronique référencé PRIS v1Utilisé avec un logiciel de signature, le certificat électronique permet de signer les piècesdu marché, comme l'acte d'engagement (DC3). Pour que la signature ainsi produite soitinvestie d'une valeur juridique, le certificat devra cependant avoir été délivré par uneAutorité de Certification agréée par le MINEFI. Un

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Schéma – Plateforme de dématérialisation des AOP

Fiabilité

Probité

TransparenceContrôle et certifie les identités Horodate

Consignation desdocuments (séquestre),traçabilité (registres des retraits et dépôts), délivranceexclusive aux destinataires.

Serveur de Temps Universel

Autorité de Certification PSCe

Plateforme de dématérialisation des AOP

Dépôt des pièces de marché (AAPC, RC, DCE)

Téléchargement des offres des candidats

Envoi de la candidature et de l'offre

Retrait AAPC, RC, DCE

Téléchargement


La signature électronique produite avec un certificat agréé par le MINEFI garantit :• L’identité du signataire• Le consentement du signataire• L’intégrité du fichier signé et donc de l’acte

La détention d’un certificat électronique professionnel conforme à la Politique Intersectorielle deSécurité et référencé par le MINEFI (certificat référencé PRIS v1) est donc un pré-requis inconditionnel pour soumissionner électroniquement à un marché public. La liste des certificatsréférencés PRIS v1 est disponible sur le site du ministère (dont l’adresse url est reportée dansl’article 6 de l’arrêté du 28 août 2006)Le certificat électronique classe 3+ est une authentique pièce d'identité, délivré par une Autoritéconsulaire appelée « Autorité de certification » (AC). Ce certificat ne doit pas être prêté à un tiers : seul son détenteur légal est habilité à l'utiliser. Attention ! Le principe de non répudiation s'applique à toute signature produite avec un certifi-cat de classe 3. Une telle signature a la même valeur qu’une signature devant notaire.

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Liste des autorités de certification agréées par le MINEFIPour vous procurer un certificat d’entreprise référencé PRIS V1, vous pouvez aller sur le site webd’un PSCe : société qui émet ce type de certificat, voir son offre en cliquant sur le nom de la ca-tégorie de certificat et suivre les modalités pratiques.Les catégories (familles) de certificats figurant dans les 2 tableaux ci-dessous sont référen-cées PRISv1.Les catégories (familles) du premier tableau sont donc acceptées par tous les téléservicesdes autorités administratives nécessitant des certificats d’entreprise PRIS V1 (marchéspublics en ligne, www.net-entreprises.fr pour les déclarations sociales, Téléc@rtegrise,TéléTVA...).

Prestataire de service de certification Catégories (familles) de certificats : électronique (PSCE) (1) Entreprise (2)

ATOS WORLDLINE Mediacert Telepro Entreprise(Groupe Caisse d’Epargne)

BNP PARIBAS Net Identity

CERTEUROPE CERTEUROPE CLASSE 3PLUS

CERTINOMIS SOCIEPOSTE

CHAMBERSIGN (CHAMBRES DE COMMERCE ET D’INDUSTRIE) FIDUCIO

CLICK AND TRUST GROUPE BANQUE POPULAIRE ADMINEO MERCANTEO

Conseil Supérieur de l’Ordre National des Vétérinaires CSOV

CREDIT AGRICOLE CA CERTIFICAT

CREDIT LYONNAIS CREDIT LYONNAIS AUTHENTIS

HSBC FRANCE ELYS CERTIFICATION

INFOGREFFE CERTIGREFFE

NATIXIS NXBP CESAM Relations Fiscales

SCP Sylvie LEMERCIER REGNARD, Pascal BEDER, Greffe-Tc-EntreprisesOlivier DENFER et Philippe BOBET, Greffiers de Tribunal de Commerce Associés

SG TRUST SERVICES SG TRUST SERVICES AUTHENTIFICATION(SOCIETE GENERALE GROUPE CREDIT DU NORD) ET CHIFFREMENT DE CLEF

Prestataire de service de certification électronique Catégories (familles) de certificats : (PSCE) (1) Particulier (2)

ASIP Santé ASIP Santé

- Notes :(1) Le prestataire de service de certification électronique (PSCE) assume la responsabilité juridique de la fourniture (gratuite ou onéreuse),de certificats.(2) Un certificat peut-être délivré dans un support matériel : carte à puce ou clef USB, ou encore fourni sous une forme logicielle. Il estadmis que les supports matériels sont non seulement plus sûrs mais qu’ils ne sont pas plus coûteux à l’usage. Ils sont en outre acceptésdans toutes les téléprocédures des autorités administratives car ils offrent de meilleures garanties.source : Ministère de l’économie des finances et de l’industrie

Plateforme de dématérialisation La plateforme permet de garantir le respect de la réglementation tout au long de la pro-cédure de passation de marché, et d’en établir la preuve au besoin (traçabilité). Elle permetainsi aux différents acteurs de travailler dans les meilleures conditions de sécurité juridiqueet technique. La plateforme est un coffre fort ou sert de séquestre électronique. Il consigneles offres cryptées des candidats pour les restituer au donneur d'ordre après le terme dela consultation. De plus, un journal d'évènements à valeur probatoire est tenu tout au long

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de la procédure. La mise en place de la plateforme de dématérialisation est à la charge de l'ache-teur. Les plateformes existantes peuvent être à l'initiative de différents types d'acheteurs : dédiéesà une entité (administration, collectivité, institution, etc.) ou mutualisées entre plusieurs entités (re-groupement d'acheteurs, groupement d’achat, PQR).

Principales plateformes généralistes de dématérialisation des AOP

LA PAROLE À ...Dario Spagnolo, dirigeant de la société Moon. Activité : Agence web - Nombre de salariés : 5

Devancer l’appel d’offresUn appel à l’aide« Répondre à des appels d’offres publics ? J’avais bien essayé à une ou deux reprises, mais j’aidû admettre mon manque de compétences. Tout d’abord, je me suis heurté à une grande quantitéde documents à remplir et à la nécessité d’une organisation véritablement chronophage. J’avais

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ATEKOForsup

PlateformesEditeurs

Interbat

AWS

A ltemanceSoft

Adema

AODemat

Klekoon

DoubleTradeEdisys

Synapse

e-JAL

Modula

Dematis

SIS

Agysoft

Omniklès


l’habitude des appels d’offres privés mais ceux-ci faisaient état de moins de formalisme.Nous y passions beaucoup moins de temps. Alors que pour des consultations publiques,l’ensemble m’est apparu complexe. Je ne comprenais pas la moitié des abréviationsdans les documents : DC1, DC2 par exemple ne me parlaient absolument pas. Je ne sai-sissais pas ce que l’on me demandait. J’étais bloqué dès le départ ! Si la CGPME ne nousavait pas proposé la formation, j’ignore si j’aurais investi ce champ de prospection. Celam’a donné un vrai coup de pouce, en me montrant que je pouvais acquérir les connais-sances et accéder simplement à ces marchés. Cette démarche m’a permis de comblerune attente qui datait de plusieurs mois. »Un appel aux experts« Dans mon entreprise, nous pratiquions déjà la dématérialisation sans vraiment le savoir :95 % de nos factures sont envoyées par voie électronique, tout comme les devis. Maisla formation m’a aidé à me mettre à niveau pour les appels d’offre publics. J’ai pu poserdes questions d’ordre technique sur le fonctionnement des plateformes dématérialisées afin de comprendre comment s’en servir. Nous avons reçu des indica-tions précises sur comment se servir du certificat électronique, où l’acheter… J’ai suiviles conseils de formateurs compétents avec succès. J’ai fait des simulations pour ne pasperdre mes acquis, mais je n’ai pas encore eu l’occasion de passer vraiment à la pratique.D’abord, j’ai récupéré des documents indispensables comme l’attestation fiscale ou celledes caisses de cotisation obligatoires. J’ai également acheté un certificat électronique declasse 3+, sorte de clé USB qu’on utilise pour signer électroniquement des documents.Ce certificat pourrait être perçu comme un frein. En plus des procédures d’obtention, ilfaut venir le chercher en personne : tout cela prend du temps. Mais suite à la formation,j’en comprends maintenant la nécessité et, une fois acquis, il est valable pour trois anset renouvelable sur Internet. Donc à présent, je suis tranquille. »Un appel à voir grand« Etre formé pour les appels d’offres publics m’ouvre des projets de plus grande en-vergure et, du même coup, la possibilité d’augmenter mon chiffre d’affaires. C’est aussil’opportunité d’obtenir une plus forte reconnaissance des qualités de notre agence, enmettant en avant notre implication auprès de tel ou tel établissement public. Nous avonsdéjà travaillé avec des ministères et avons vu que notre offre correspondait à leursattentes. Dans mon domaine, la création, la refonte et le référencement des sites internet,je ne pense pas que la taille de l’entreprise soit un facteur discriminant et il se trouveque pour 90% des marchés qui m’intéressent, les appels d’offres sont dématérialisés.Aussi, savoir désormais y répondre de manière dématérialisée m’encourage à conti-nuer de voir grand. La formation que j’ai suivie était une introduction aux appels d’offrespublics. Il n’est donc pas exclu que je décide d’approfondir le sujet, si la CGPME propo-sait une formation complémentaire. » Un

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>> TROUVER DES AOP DÉMATÉRIALISÉS : C’EST FACILE

Contrairement aux idées reçues, il est plus simple de se tenir informé des appels d’offres publicsque de ceux du secteur privé, ce dernier domaine restant opaque pour toutes sociétés ne faisantpas partie du cercle des initiés/référencés.

La connaissance est la cléLa personne publique a l’obligation de mise en concurrence : dès 4 000 € HT par le biais d’unepublicité adéquate, et dès 90 000€ HT par une publication des avis de publicité et des Dossiersde consultation des Entreprises sur un site internet (Profil d'acheteur).

COMPRENDRE L’intelligence économique : elle passe par la mise en place d’une politique d’innova-tion permanente (produits, procédés et organisation). Elle se base sur la détention de donnéesagrégées en informations qui, après traitement, produisent une connaissance. Une donnée estun « élément fondamental et objectif, qualificatif ou quantitatif, servant de base à un raisonne-ment ou à la réalisation de traitements ». Une information correspond à un « ensemble dedonnées non structurées, organisées pour donner forme à un message, résultant d’un contextedonné et donc parfaitement subjectif ».

La connaissance est le produit d'un traitement intelligent : elle s'obtient par l’étude et l’analyse.On distingue deux types de connaissances dans une entreprise, celle dite tacite ou implicite etcelle dite explicite. La tacite représente de 80 % à 85 % du savoir d’une entreprise ; il s’agit decelui détenu dans le cerveau des individus. La connaissance explicite, quant à elle, ne représenteque 15 % à 20 % et correspond aux documents détenus dans l’entreprise.Il est donc nécessaire de récupérer des données, de les qualifier et ce pendant les différentesphases d’un appel d’offres pour mieux y répondre. Cependant, pour effectuer cette veille, ilconvient de définir en amont la cible à observer/analyser.

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Être à l’affûtPour récolter de l’information, différentes postures de veille sont possibles :

• Basique. Elle consiste à revoir des push de plateformes de dématérialisationsur la publication des marchés, et s'organise en 5 étapes :

Veille sur les profils d'acheteurs

• Intermédiaire. L’entreprise procède à des recherches sur des revues et sitespropres à son activité et essaie de rencontrer les acheteurs et les différentsacteurs du marché pour prendre de l’information.

• Avancée. Il s’agit d’être en vigilance permanente, voire d’anticiper les besoinsde l’acheteur par le retour d’expérience mis en place, d’aller à des congrès,salons spécifiques, de procéder régulièrement au benchmark de son secteur.

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� � � � �Définition du périmètre

d’activité

Définition de mots clefs,Zones & codesactivités (CPV)

Inscription etenregistrementde profils sur

les plateformes

Traitement automatisé

des alertes par la définition

de filtres

Traitement humain

par l’analysedes alertes qualifiées

BOAMP

JOUE

Sitesinternet

PresseQuotidienneRégionale

PresseSpécialisée

SourceAvis


Les prestataires de veille automatisée sur les appels d'offres

>> NE PAS SE LAISSER INTIMIDER

Une première difficulté porte sur la signature du marché. En effet, les entreprises ne disposentpas encore, dans la grande majorité des cas, de leur propre logiciel de signature. Or, à ce jour,l'acheteur public peut exiger l'utilisation d'un outil de signature spécifique pour répondre à sesmarchés. Les candidats sont donc conduits à utiliser les logiciels mis à leur disposition par dif-férentes plateformes, celles-là mêmes qui recevront ensuite les dossiers de candidature etd'offre.Une seconde difficulté touche à la télé-transmission des plis. Elle est liée à un nombre impor-tant de plateformes de dématérialisation, chacune proposant un protocole et une interfacespécifiques pour effectuer la télé-transmission des candidatures et des offres électroniques.

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AccessAO

Offres Veille AOP

Wanao

Klekoon

Libel

EDISYSSPIGAO

InfoTrade2000

AOsys

DoubleTrade

FrancemarchésDematis

(EMPC)

OMP

Servomap

Vecteur+

Govex

MPFRANCE

MP AFFICHES

Expertinfo

variaNTe


La diversité des logiciels et des formats de signature, ainsi que celle des interfaces et pro-tocoles de télé-transmission des offres électroniques sur les plateformes contribuent àépicer une problématique déjà complexe. Si la complexité existe, une approche métho-dique, une organisation ad hoc, et enfin des outils appropriés devraient cependantpermettre à chacun de bénéficier des avantages attendus de la dématérialisation.

>> ÊTES-VOUS ÉQUIPÉ ?

Les indispensablesPour répondre à un marché public par voie électronique, l'entreprise doit, bien entendu,disposer avant toute chose d'une connexion internet. Pour signer les actes d'engagement,elle doit ensuite détenir un certificat électronique professionnel (class 3+) reconnu parle Ministère de l'économie et des finances. L'acquisition de celui-ci s'effectue auprès desAutorités d'enregistrement affiliées aux Autorités de certifications agréées (Greffe, CCI,La Poste, banque etc.). Le type de certificat utilisé dans le cadre des marchés publics estdélivré sur une clé USB ou une carte à puce. Les postes informatiques utilisés pour signerles documents doivent donc être équipés d'un pilote (driver) permettant de reconnaîtreet lire les certificats présentés physiquement au moment de la signature.

Être à jourL'acquisition ou mise à niveau des équipements informatiques nécessaires à la mise enœuvre d'une soumission électronique est bien sûr à la charge de l'entreprise. Les postesde travail des signataires (personnes habilitées à engager l'entreprise) ainsi que ceux desagents en charge de la télétransmission, doivent à minima supporter la machine vir-tuelle JAVA dans sa dernière version. Cette technologie est nécessaire pour mener lesopérations de signature (génération, lecture) et de cryptage, préalables au dépôt, quis’effectuent sur le poste de travail de l'opérateur (en local, sans sortir les fichiers de l'en-vironnement de l'entreprise).

Se protéger sur tous les plans Il est essentiel que l’entreprise définisse une politique de sécurité, afin de traiter laquestion des infiltrations et des virus. E-mail sécurisé, système d’authentification… lesgaranties sont multiples. Aussi, la sécurisation des données est un élément avancé (52%)comme déclencheur d’une démarche de dématérialisation. La volonté de préservationdes données à long terme suit de peu avec 48 %. La sauvegarde des données vitales etsensibles de l'entreprise est, en effet, essentielle. C’est pourquoi, si en 2007, seulement4O% des entreprises archivaient leurs documents électroniques, en 2010 elles sont Un

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48 % à avoir une pratique régulière de l’archivage numérique et 13 % une pratique occasion-nelle (étude Markess International). Grâce à l'emploi de la signature électronique, les originauxdes documents contractuels sont aujourd’hui des fichiers électroniques. Anoter que ceux-ciconnaissent les mêmes obligations d'archivage que leurs équivalents papier : pour être reconnuscomme preuve ils doivent être « conservé[s] dans des conditions de nature à en garantir l’inté-grité » (art. 1316-1 du code civil). Une politique d'archivage à valeur probatoire devra donc àterme être mise en œuvre.

>> AVEZ-VOUS REPENSÉ VOTRE ORGANISATION ?

De nouvelles pratiques à formaliserCollecte et numérisation des documents papiers, cycle de vie des documents, formats desfichiers, codification interopérable, plan de classement, règles de messagerie, sets de connexionInternet, contraintes ou exigences spécifiques des plateformes mais aussi des donneursd'ordres… Une réflexion de fond doit être menée au sein des organisations, portant sur la qua-lification et la normalisation des pratiques. L’objectif est triple : accessibilité à l'information,lisibilité de celle-ci, et interopérabilité pour les documents transmis. S’il est essentiel de biendéfinir les outils pour une utilisation optimale, il ne l’est pas moins d’accompagner le personnelface à ces changements.

Conduite du changement : la clé, c’est l’hommeLe changement concerne de nombreux services (juridiques, informatiques, commerciaux…). Ilest donc primordial que les entreprises produisent un effort suffisant pour acquérir ces nouveauxsavoirs et amorcer la refonte de leur organisation. Il n’est cependant pas toujours évident pourelles de le faire seules. Les cycles de sensibilisation, de formation et d'accompagnement des en-treprises mis en place par la CGPME Ile-de-France en partenariat avec le Conseil régionald’Ile-de-France constituent une réponse concrète au besoin d'accompagnement des PME àtoutes les étapes de la dématérialisation de leurs procédures internes. Par ailleurs, les PME dé-sireuses de se faire accompagner peuvent recourir à des organismes de formation et cabinetsde conseil spécialisés dans la dématérialisation des marchés publics en Ile-de-France (Altamys,Phorie, Canéva, Objectif-marchespublics, Access-AO).

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LA PAROLE À ...Christine Montagard, consultante RH et conseillère en manage-ment, est à la tête d’une jeune entreprise, IMPUT Management.

Sauter le pas : les marchés publics… oui mais dématérialisés !Christine Montagard fonctionne en réseau avec cinq autres consultants. Ayant fait le choixstratégique de travailler avec les collectivités territoriales, elle a commencé à répondre àdes appels d’offres publics en mai 2010. « Pour l’instant mon activité est naissante. Jen’ai pas encore décroché de marché en tant que tel. Cela dit, le fait même d’y répondrem’a beaucoup apporté. D’une part, il s’agissait d’être au point sur la partie administra-tive, ce qui n’est pas une évidence pour moi. Lors de ma première consultation, mondossier administratif a été validé, une première victoire. D’autre part, sur dix entreprises,nous étions trois à arriver premiers ex aequo sur la valeur technique de la proposition faite,ce qui m’a conforté sur la pertinence de mon offre. » Ce n’est pas toujours naturel pour les PME de se lancer sur ce type de marchés. « Unedes collectivités auprès desquelles j’ai postulé a considéré ma candidature à égalitéavec les autres, malgré la jeunesse de mon entreprise. Mes vingt ans d’expériencecomme salariée ont été pris en compte. En revanche, lors d’une autre consultation, cene fut pas le cas et j’ai eu l’impression que le fait d’être une PME naissante m’avait étédéfavorable. » Pourtant, il ne faut pas oublier qu’une PME présente des atouts. « Je nevends rien en prêt-à-porter, ce n’est que du sur mesure, ce contrairement à certainsgrands cabinets qui conçoivent une méthode de travail et peuvent ensuite la revendre

Prestataires en Ile-de-France Altamys Phorie Canéva Factea OMP Access-AO

Formation aux marchés publics oui oui oui oui oui oui

Formation aux outils de bureautique étendue & Internet oui oui

Formation à la sécurité informatique oui oui

Formation à la réponse électronique pour les marchés publics oui oui oui oui oui oui

Formation à l’archivage électronique oui oui

Analyse des contrats de veille commerciale sur les marchés publics oui

Ciblage et aide au positionnement sur les marchés publics oui oui oui oui oui

Mise en place et montage du dossier administratif oui oui oui oui

Mise en forme du Mémoire Technique oui oui oui oui

Consolidation et remise de la réponse

Suivi de l’offre chez l’acheteur public oui oui oui oui

Analyse du résultat et recommandations oui oui oui oui

Hotline Marchés Publics oui oui oui

Hotline Dématérialisation oui oui

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à divers clients, indistinctement. » Cette démarche de personnalisation suppose cependant deconsacrer plus de temps à l’élaboration de l’offre. Or, les délais de réponse sont très courts au-jourd’hui. « La dématérialisation va alors me faire gagner trois ou quatre jours, un temps trèsprécieux. Il est vrai qu’il faut faire l’acquisition d’un certificat électronique mais il est rentableaprès un certain nombre d’appels d’offres, et permet aussi de donner une image plus profes-sionnelle.» Pour certains dirigeants de PME, la dématérialisation est déjà acquise. « Pour ma part, tout ce quiest informatique, rime avec « au secours ! ». J’ai d’abord cherché des informations sur Internetmais je n’y comprenais pas grand chose. La formation de la CGPME m’a aidée à surmonter mesappréhensions. Sans ce stage, je serais toujours à la réponse papier. J’ai appris comment celafonctionnait, j’ai compris le système, ce qui est essentiel pour se rassurer. D’autant que lorsqu’onest dirigeant de PME, on a l’impression d’être seul, isolé. Ici encore, l’accompagnement par l’en-treprise formatrice me tranquillise. Pour moi, c’est confortable. » Déjà l’œil sur le prochain appeld’offres public, Christine Montagard n’a plus qu’à acquérir son certificat électronique. « Fin janvier,je veux que tout soit prêt pour que je puisse aborder sereinement ce nouveau défi commercial.»

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Côté entreprise, la dématérialisation est synonyme d'efficience. C'est en effet d'abord ungain de temps en terme d'assemblage des offres et d'organisation du personnel et uneéconomie sur les frais d'impression, d'envois postaux et d'archivage. C'est aussi uneinformation plus facilement accessible à l'extérieur comme à l'intérieur de l'entreprisegrâce à la mise en place d'une veille stratégique semi-automatisée, à une gestionefficace de la messagerie électronique, ainsi qu’à une meilleure qualification et indexa-tion des documents. La dématérialisation permet donc non seulement de réaliser deséconomies de gestion mais aussi des progrès économiques globaux.

La dématérialisation induit toutefois un changement de l'organisation et des habitudesde travail. Son impact n'est pas le même selon la taille de l'entreprise et le nombre d'in-tervenants dans le processus de traitement des appels d'offres. Mais le changement estgénéralement radical pour les agents impliqués au sein des organisations. Par ailleurs,la situation du marché est celle d'une concurrence accrue. Celle-ci est liée, d’une partdirectement à l'élargissement du marché au niveau européen voire mondial, d’autre partindirectement à une meilleure visibilité au niveau local du fait de l'usage des nouvellestechnologies.

Dans un tel contexte, la numérisation de l'information et la réduction mécanique desdélais (publication et diffusion) qui en découlent amènent à la conclusion suivante : lesgains de temps réalisés sur l'accès à l'information, sur la phase d'analyse du marché etde prise de décision, ainsi que la qualité et la rapidité de traitement des tâches admi-nistratives sont aujourd'hui des aspects déterminants de la compétitivité de l'entreprise.

Pour rester compétitives, les entreprises doivent donc réorganiser leurs services afind'intégrer des outils et savoir-faire nouveaux, parfois éloignés de leur culture actuelle etsouvent de leur cœur de métier. Pour faire face à ce nouveau défi et profiter pleinementdes avantages qu'offrent les nouvelles technologies, les PME peuvent se former et sefaire accompagner à chaque étape de la procédure.

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GGLLOOSSSSAAIIRREE

AAPC : Avis d’appel public à la concurrence AE : Acte d’engagement (DC3)

AMP : Accord sur les marchés publicsAOO : Appel d’offres ouvertAOR : Appel d’offres restreint

BOAMP : Bulletin officiel des annonces de marchés publicsBPU : Bordereau de prix unitaires

CCAG : Cahier des clauses administratives généralesCCAP : Cahier des clauses administratives particulièresCCP : Cahier des clauses particulièresCCTG : Cahier des clauses techniques généralesCCTP : Cahier des clauses techniques particulièresCMP : Code des marchés publicsCPV : Common Procurement Vocabulary, codification des secteurs

d’activités (cf. encadré page 26)CSE : Certificat de signature électroniqueDC1 : Lettre de candidature habilitation du mandataire

par ses cotraitantsDC2 : Déclaration du candidat individuel

ou du membre du groupementDC3 : Acte d’engagementDC4 : Déclaration de sous-traitance

DPGF : Décomposition du prix global et forfaitaireDQE : Détail quantitatif estimatifEA : Entité adjudicatriceJAL : Journal d’annonces légalesJO : Journal officiel

JOUE : Journal officiel de l’Union européenneMAPA : Marché à procédure adaptéeNOTI1 : Information au candidat retenuNOTI2 : Etat annuel des certificats reçus

PA : Pouvoir adjudicateurPCSe : Prestataire de service en certification électronique

(Autorité de certification)RC : Règlement de consultation

SAD : Système d’acquisition dynamique


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• Ce guide a été réalisé par Altamys, Phorie et la CGPME Ile-de-France.

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autorisation du Centre Français d’exploitation du droit de Copie (CFC - 20, rue des Grands-

Augustins, 75006 Paris, Tél. : 01 44 07 47 70, Fax : 01 46 34 67 19 - www.cfcopies.com)


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