cfq.qc.cacfq.qc.ca/.../uploads/2014/03/guide-28-mars-2016.docx · web viewil faut connaître à...

GUIDE PERMANENT

Déjà 100ans, voici le guide permanent révisé qui vous servira pour tout votre travail administratif. Les documents suivants vous seront fournis séparément :

Plan de travail Cercle; Plan de travail Fédération; Cadre d’éthique.

Vous pouvez imprimer, à partir du site web des CFQ, tout ou une partie de celui-ci. Les révisions au jour le jour seront plus faciles.

Vous trouverez une section pour les fonctions de présidente, secrétaire et trésorière. Par la suite une section pour chacun des Comités statutaires et spécial.

Ce guide est fait pour travailler conjointement avec les règlements généraux, le cadre d’éthique, le Plan de travail Cercle et le Plan de travail Fédération. Vous trouverez fréquemment des références à ceux-ci.

Bonne année de travail, encore et encore!!!

28 Mars 2016

PRÉSIDENTE

28 Mars 2016

LES CERCLES DE FERMIÈRES DU QUÉBEC (CFQ)

CORPORATION

Conseil d’administration provincial (CAP)32 membres

25 administratrices & 7 membres du CEP(25 observatrices à titre de membres admises)

Conseil exécutif provincial (CEP)7 membres

Conseil d’administration régional (CAR)7 membres

25 Fédérations

Conseil d’administration local (CAL)5 membres

MEMBRES

Le CAP (Conseil d'administration provincial) est composé de vingt-cinq (25) administratrices, une par Fédération, et sept (7) membres du CEP (Conseil exécutif provincial). Vingt-cinq (25) membres des CAR des Fédérations sont admises comme observatrices au CAP. Le CEP (Conseil exécutif provincial) est composé de sept (7) membres: une présidente, une vice-présidente, une secrétaire, une trésorière et trois conseillères.

Le CAR (Conseil d'administration régional) est composé de sept (7) membres: une présidente, une vice-présidente, une secrétaire, une trésorière et trois conseillères.

Le CAL (Conseil d'administration local) est composé de cinq (5) membres: une présidente, une vice-présidente, une secrétaire-trésorière et deux conseillères.

Aucune appellation, autre que celles mentionnées ci-haut, n'est valide au sein des CFQ

28 Mars 2016

INFORMATIONS GÉNÉRALES

DEVISE : «Pour la terre et le foyer».

LOGOLa lettre Q représente le Québec avec au centre une femme en action. C’est aussi un cercle ouvert qui démontre que notre Association est prête à accueillir toutes les femmes qui désirent s’impliquer socialement et s’épanouir par la créativité.Les 3 formes égales à l’intérieur, mais de différentes couleurs représentent les différentes activités de la femme :

1. Le rouge représente l’éducation, la formation, le développement personnel.2. Le jaune représente le maintien de nos traditions culturelles et artisanales ainsi que le

bénévolat et l’entraide.3. Le vert représente le rôle de la femme comme compagne, mère et éducatrice.

L’intérieur blanc représente la recherche de l’authenticité et de la vérité qui est à la base de la philosophie de notre Association et qui se reflète dans notre cadre d’éthique. Notre démarche vise le maintien de nos valeurs et l’engagement dans notre vie familiale et sociale.DRAPEAU

Les couleurs :

jaune signifie la moisson; vert signifie l'environnement; blanc signifie la recherche de l'authenticité et de la vérité.

Cette recherche de l'authenticité et de la vérité est la base de la philosophie de notre Association, en ce sens que nous recherchons la sincérité par le maintien des valeurs et de l'engagement de notre vie familiale et sociale.

Les trois femmes : celle qui tient un livre représente la culture par l'éducation, les cours, l'information et

le développement personnel; celle qui a un tricot dans les mains représente le maintien de nos traditions artisanales,

moyen d'épanouissement et de créativité; celle qui tient un bébé dans ses bras représente le rôle de la femme comme épouse,

mère et éducatrice.

MAGAZINE L’ACTUELLE® : revue officielle des CFQ.

SIÈGE SOCIAL DE LA CORPORATION

1043 Tiffin, Longueuil, Québec, J4P 3G7

Tél : 450 442-3983 Téléc : 450 442-4363 Courriel : [email protected]

Site internet : www.cfq.qc.ca Ressources : Mot de passe « louise »

Facebook : Les CFQ

28 Mars 2016

http://www.cfq.qc.ca/

mailto:[email protected]

POLITIQUE D'UTILISATION DU LOGOBut de la politique : 1. La Corporation instaure la présente politique dans le but de sensibiliser ses membres au respect de son image et de sa signature.

2. Ainsi, le logo doit soutenir une image, cohérente et homogène, facilement reconnaissable par les membres et le public.

3. En ce sens, le respect par ses membres des conditions d'utilisation du logo est un moyen de renforcer l'identité visuelle de ses membres.

4. Le Conseil d'administration considère donc important que la présente politique soit respectée.

5. La Corporation se réserve le droit de refuser l'utilisation de son logo si elle juge la demande préjudiciable aux valeurs des Cercles de Fermières du Québec.

Usage du logo :

6. Le logo est à l'usage exclusif de l'Association (Corporation, Fédérations et Cercles).

7. Le logo est utilisé sur les documents émis par les Cercles de Fermières du Québec (Corporation, Fédérations, Cercles).

8. En aucun temps, le logo ne doit être utilisé à des fins personnelles lucratives ou non.

9. Un exemplaire de l'original du logo est disponible sur le site Internet de la Corporation.

Description du logo :

10. Les couleurs pour l'impression en couleur « spot » Pantone sont :- rouge - PMS 200- jaune - PMS 130- vert - PMS 376- gris - PMS 425

11. Le logo ne doit jamais être redessiné. On ne peut ni le déformer ni y intégrer d'autres éléments. Le logo ne doit pas être placé en bas du document où il apparaît mais en haut à gauche.

12. Le logo peut être réduit ou agrandi, mais il doit toujours conserver ses proportions actuelles (ne pas étirer le logo en largeur ou en hauteur).

13. En ce qui concerne l'utilisation informatique du logo, elle doit respecter les mêmes règles.

28 Mars 2016

FONCTION DE LA PRÉSIDENTE RÉGIONALE

Vous trouverez les fonctions de la présidente régionale dans nos Règlements généraux, article 43. Il est très important de relire au CAR à chaque début d’année les fonctions de chacune des membres du CAR, de cette façon nous nous assurons que leur rôle est bien compris et que le travail d’équipe est valorisé. La planification du travail de chacune des membres du CAR peut aussi se faire à ce moment.

Durant toute l’année un bon coaching et une supervision seront nécessaires, autant au niveau des CAR que des CAL, pour assurer un bon suivi et la réussite de la mission. Une bonne présidente délègue et fait confiance à ses membres. Elle ne doit pas tout faire ou tout contrôler.

Toute l’information reçue doit être transmise immédiatement; il en va du bon fonctionnement de la Fédération. Aucune décision importante ne peut être prise par la présidente seule. Une communication saine est la clé du succès.

La présidente régionale a aussi un rôle très important au niveau des CAL et des Cercles. Plusieurs Conseils d’administration locaux ne comprennent pas leurs pouvoirs et fonctions (Règlements gén. p. 13 art. 35) par conséquent, ils doivent être soutenus et informés régulièrement. Lorsqu’un Cercle ne fonctionne pas adéquatement, c’est à la présidente régionale ou à une déléguée du CAR de régler la difficulté. Trop souvent les problèmes passent du niveau local au niveau provincial directement. Il faut connaître à fond les Cercles de sa Fédération mais il faut aussi que les membres des Cercles et des CAL connaissent les membres du CAR et se dirigent vers elles en cas de questions ou litiges.

RÉUNIONS ET ASSEMBLÉES

Le CAR (7 membres) doit tenir au moins 4 réunions durant l’année (Règlements gén. p. 13, art. 36). Cependant, pour assurer un bon suivi dans les différents dossiers, c’est bien peu. Les Fédérations tiennent en moyenne 7 ou 8 réunions du CAR par année. Il doit y avoir ensuite les rencontres d’automne et de printemps tel que mentionné aux Règlements généraux de l’Association. Une rencontre d’informations et/ou de formation sur les différents concours d’artisanat aura aussi lieu au courant de l’automne.

L’Assemblée générale annuelle, qui se tient à l’intérieur du Congrès annuel de la Fédération, est très importante puisque c’est le seul moment pour les CAL de s’exprimer officiellement. C’est aussi un tremplin très important pour faire valoir la Fédération et les valeurs de l’Association dans les régions.

En tant que présidente d’assemblée, la présidente régionale, se doit d’être dynamique et de bien maîtriser les connaissances de base pour les procédures d’assemblée. Une préparation rigoureuse permettra d’avoir le contrôle qui convient et de s’assurer d’un bon déroulement.

28 Mars 2016

PROCÉDURES D’ASSEMBLÉE

Il y a quatre points importants à retenir au sujet des procédures d’assemblée : la convocation, le quorum, le droit de parole et le droit de vote.

La convocation : toutes les administratrices doivent être avisées d’avance de la tenue d’une assemblée, le mode de convocation est choisi par le CAR (Conseil d’administration régional).

Le quorum : pour une assemblée régulière du CAR le quorum est de 4 membres en fonction et pour l’Assemblée générale annuelle le quorum est fixé au nombre de membres votantes présentes.

Le droit de parole : toute membre a le droit incontestable d’exprimer son opinion sur toute question soumise à l’assemblée. Chaque question est étudiée à tour de rôle et doit être introduite sous forme de proposition. En règle générale, toute membre peut parler une fois sur une question, sauf la personne qui propose qui elle, a droit de réplique. Cependant, il peut arriver qu’avec le consentement unanime de l’assemblée, une membre puisse parler une deuxième fois sur une même question.

En tout temps, le débat doit être courtois et poli et porter sur la question elle-même. Si une membre s’écarte ou se livre à des excès de langage, la présidente doit la rappeler à l’ordre.

Le droit de vote : Le vote est le moyen par lequel les membres d’une assemblée expriment leur opinion sur une question donnée. C’est par le vote qu’une assemblée décide. Habituellement, seules les membres actives peuvent voter.

Si personne ne demande le vote, la proposition est adoptée à l’unanimité.

Le vote peut être « ouvert » ou « secret ».

Le vote ouvert ou à main levée : la présidente d’assemblée demande d’abord à celles qui sont en faveur de la proposition de lever la main. Elle fait de même pour celles qui sont contre. Elle demande également s’il y a des abstentions. La présidente d’assemblée détermine alors de quel côté est la majorité.

Le vote secret est demandé sur une proposition et doit être accordé si une membre le demande et qu’elle est appuyée. Un bulletin de vote est alors remis à chaque membre. Les bulletins sont ensuite recueillis et comptés par des scrutatrices qui donneront le résultat à la présidente d’assemblée.

RESPONSABILITÉS DE LA PRÉSIDENTE D'ASSEMBLÉE

La Présidente d'assemblée doit:

faire observer les règlements, établir des précisions aux règles de procédure, créer un climat propice aux délibérations;

suivre l'ordre du jour tel que prévu ou tel que modifié par l'assemblée;

permettre aux membres d'exprimer leur opinion et d'intervenir sur chaque proposition

28 Mars 2016

selon la procédure établie. La membre qui propose une recommandation a le droit d'amorcer et de clore la discussion;

si plusieurs membres se lèvent en même temps, elle peut donner le droit de parole en premier à qui elle juge à propos;

accorder, autant que faire se peut, une chance égale aux membres qui sont en faveur d'une recommandation et à celles qui y sont opposées afin de protéger les points de vue minoritaires et d'encourager toutes les membres à exprimer leur opinion;

interdire toute proposition et discussion sur une question qui n'apparaît pas à l'ordre du jour;

empêcher les interventions trop longues et les répétitions inutiles;

ramener les délibérations sur le sujet à l'ordre du jour si la discussion s'égare sur un autre sujet;

rappeler à l'ordre les membres qui interrompent inutilement les délibérations en tenant des apartés ou en intervenant inopinément;

éviter les interventions visant une personne en particulier, les remarques insultantes, le langage violent;

prendre immédiatement en considération les questions sur l'application des règlements, les explications brèves et ne permettre aucun discours pour donner suite à ces explications, décisions ou demandes d'appui de l'assemblée;

résumer de temps en temps les arguments émis de part et d'autre, signaler les points sur lesquels il y a consensus, indiquer les progrès atteints et comparer les résultats aux buts;

demander le vote; en cas d'égalité, reprendre les discussions ou reporter la décision à une date ultérieure;

éviter de participer au débat mais, si cela devient nécessaire, céder son siège et ne le reprendre qu'une fois la question réglée;

surveiller l'opposition pour qu'elle n'amène pas la suspension de l'assemblée ou n'en fausse pas les délibérations.

RAPPORT

Il est très important que les Cercles et les Fédérations soumettent leur rapport d’activités de l’année. Il est essentiel puisqu’il consigne les actions posées par les membres pour accomplir notre mission. Ce document ainsi que les procès-verbaux contribuent à écrire l’histoire de notre Association à tous les niveaux.

28 Mars 2016

PROCÉDURE D’ÉLECTION CORPORATION

AVANT L’ASSEMBLÉE ANNUELLE GÉNÉRALE

Lors d’une réunion du Conseil exécutif provincial (CEP) tenue avant la réunion du Conseil d’administration provincial précédant l’Assemblée générale annuelle :

Les membres du CEP désignent la personne responsable pour recevoir les candidatures parmi les membres du Conseil exécutif provincial qui ne sont pas en élection pour l’année en cours.

La secrétaire provinciale prépare des bulletins de mises en candidature et des enveloppes adressées au nom de la personne responsable de recevoir les candidatures.

Lors de la réunion du Conseil d’administration provincial précédant les élections :

Les membres du Conseil d’administration provincial déterminent la date limite pour recevoir les mises en candidature par la personne désignée par le CEP.

La secrétaire provinciale remet des bulletins de mises en candidature et des enveloppes pré- adressées au nom de la responsable désignée aux membres au CAP.

Après la date fixée pour recevoir les mises en candidatures :

En se référant à l’article 18 des Règlements généraux, la personne désignée pour recevoir les candidatures, vérifie l’éligibilité des candidatures reçues et prépare le rapport à présenter au début de l’Assemblée générale.

La secrétaire provinciale prépare les bulletins de vote selon le nombre de postes en élection et le nombre de personnes votantes pour l’Assemblée générale.

Assemblée générale annuelle

Lors du point de l’ordre du jour « Rapport des mises en candidature » : La personne désignée pour recevoir les candidatures présente le rapport des

candidatures reçues. Les mises en candidatures doivent être affichées par un moyen visuel approprié.

Lors du point de l’ordre du jour « élections » : La secrétaire provinciale procède à la vérification du nombre de personnes ayant droit

de vote pour l’élection. Après la vérification du quorum la présidente d’assemblée reçoit les propositions pour

nommer les différentes membres du Comité d’élection. Article 19 des Règlements généraux.

28 Mars 2016

Les membres du Conseil exécutif provincial se retirent et les membres du Comité d’élection prennent place. La secrétaire provinciale remet les bulletins de mise en candidature à la présidente d’élection. Elle doit aussi mettre à la disposition du Comité d’élection les documents suivants :

- Un exemplaire des Règlements généraux;- Le rapport de mises en candidatures pour l’année en cours;- La liste des membres des Conseils d’administration régionaux des huit (8)

dernières années (incluant l’année en cours);- Les bulletins de vote qui ont été préparés avant l’élection (3 séries de

différentes couleurs).

Lorsque le comité d’élection a pris place à l’avant :

La présidente d’élection fait la lecture du rapport de mises en candidature préparé par la personne désignée par le Conseil exécutif provincial pour recevoir les mises en candidature.

Suite à la lecture du rapport de mises en candidatures, s’il y a un ou des postes en élection, la présidente d’élection attribuera une période de temps afin que les candidates puissent s’exprimer auprès des membres votantes de l’Assemblée générale.

En cas d'absence de mise en candidature la présidente d'élection doit accepter des mises en candidature faites parmi les membres votantes et éligibles présentes lors de l’assemblée annuelle.

Les membres du Comité d’élection vérifient l’éligibilité de chacune des candidates en se référant à l’article 18 des Règlements généraux.

La présidente d’élection annonce l’élection ou la réélection des candidates n’ayant pas d’opposition.

Des personnes désignées (2 à 4) selon le nombre de personnes votantes procèdent à la distribution des bulletins de vote (1 enveloppe par personne). Les bulletins de vote sont de couleur différente pour chacun des postes et sont placés dans une enveloppe. Après le vote, les mêmes personnes (2 à 4) ramassent les enveloppes contenant les bulletins de vote remplis dans des boîtes fermées et les remettent à la présidente d’élection.

Les membres du Comité d’élection procèdent au décompte du vote dans un endroit discret.

La présidente d’élection annonce l’élection ou la réélection des candidates. La présidente d’élection demande une proposition pour procéder à la destruction des

bulletins de vote. La présidente d’élection invite les nouvelles élues à prendre la parole.

28 Mars 2016

PROCÉDURE D’ÉLECTION FÉDÉRATION


Lors d’une réunion du Conseil d’administration régional (CAR) tenue avant la rencontre de printemps :

Les membres du CAR désignent la personne responsable pour recevoir les candidatures parmi les membres du CAR qui ne sont pas en élection pour l’année en cours.

La secrétaire régionale prépare des bulletins de mises en candidature et des enveloppes adressées au nom de la personne responsable de recevoir les candidatures.

Les membres du CAR déterminent la date limite pour recevoir les mises en candidature par la personne désignée.

Lors de la rencontre de printemps précédant les élections :

Les membres des CAL présentes à la rencontre de printemps approuvent la date limite, choisie par le CAR, pour recevoir les mises en candidature par la personne désignée par le CAR.

La secrétaire régionale remet des bulletins de mises en candidature et des enveloppes pré- adressées au nom de la responsable désignée aux membres au CAR aux membres des CAL.



La secrétaire régionale prépare les bulletins de vote selon le nombre de postes en élection et le nombre de personnes votantes pour l’Assemblée générale.


Lors du point de l’ordre du jour « Rapport des mises en candidature » : La personne désignée pour recevoir les candidatures présente le rapport des


Lors du point de l’ordre du jour « élections » : La secrétaire régionale procède à la vérification du nombre de personnes ayant droit de

vote pour l’élection. Après la vérification du quorum la présidente d’assemblée reçoit les propositions pour

nommer les différentes membres du Comité d’élection. Article 19 des Règlements

28 Mars 2016

généraux.

Les membres du Conseil d’administration régional se retirent et les membres du Comité d’élection prennent place. La secrétaire régionale remet les bulletins de mise en candidature à la présidente d’élection. Elle doit aussi mettre à la disposition du Comité d’élection les documents suivants :

- Un exemplaire des Règlements généraux;- Le rapport de mises en candidatures pour l’année en cours;- La liste des membres des Conseils d’administration locaux des huit (8)




La présidente d’élection fait la lecture du rapport de mises en candidature préparé par la personne désignée par le CAR pour recevoir les mises en candidature.









28 Mars 2016

PROCÉDURE D’ÉLECTION CERCLE


Lors d’une réunion du Conseil d’administration local (CAL) tenue avant la réunion mensuelle précédant l’Assemblée générale annuelle :

Les membres du CAL désignent la personne responsable pour recevoir les candidatures parmi les membres du CAL qui ne sont pas en élection pour l’année en cours.

La secrétaire-trésorière prépare des bulletins de mises en candidature et des enveloppes adressées au nom de la personne responsable de recevoir les candidatures.

Les membres du CAL déterminent la date limite pour recevoir les mises en candidature par la personne désignée.

Lors de la réunion mensuelle précédant les élections :

Les membres présentes approuvent la date limite, choisie par le CAL, pour recevoir les mises en candidature par la personne désignée par le CAL.

La secrétaire-trésorière remet des bulletins de mises en candidature et des enveloppes pré- adressées au nom de la responsable désignée aux membres et aux membres du CAL qui le désirent.



La secrétaire-trésorière prépare les bulletins de vote selon le nombre de postes en élection et le nombre de personnes votantes pour l’Assemblée générale.


Lors du point de l’ordre du jour « rapport des mises en candidature » : La personne désignée pour recevoir les candidatures présente le rapport des


Lors du point de l’ordre du jour « élections » : La secrétaire-trésorière procède à la vérification du nombre de personnes ayant droit de

vote pour l’élection. Après la vérification du quorum la présidente d’assemblée reçoit les propositions pour

nommer les différentes membres du Comité d’élection. Article 19 des Règlements généraux.

28 Mars 2016

Les membres du CAL se retirent et les membres du Comité d’élection prennent place. La secrétaire-trésorière remet les bulletins de mise en candidature à la présidente d’élection. Elle doit aussi mettre à la disposition du Comité d’élection les documents suivants :

- Un exemplaire des Règlements généraux;- Le rapport de mises en candidatures pour l’année en cours;- La liste des membres actives pour l’année en cours;- La liste des membres des Conseils d’administration locaux des huit (8)




La présidente d’élection fait la lecture du rapport de mises en candidature préparé par la personne désignée par le CAL pour recevoir les mises en candidature.









28 Mars 2016

SECRÉTAIRE

28 Mars 2016

FONCTIONS DE LA SECRÉTAIRE RÉGIONALE

Les fonctions de la secrétaire régionale sont définies dans le livre des Règlements généraux, article 45.

RÉUNION DU CAR

l’ordre du jour est préparé par la présidente et transmis à la secrétaire; la secrétaire le rédige et l’envoie à chaque membre du CAR en même temps que la

convocation; un original est gardé et placé dans le livre des procès-verbaux; après la réunion, un procès-verbal doit être rédigé par la secrétaire pour adoption au

prochain CAR; la copie du procès-verbal non adoptée est envoyée aux membres du CAR pour les actions

à prendre; lorsqu’adopté, paraphé et signé, l’original doit être placé dans le livre des procès-verbaux.

RENCONTRES D’INFORMATIONS (automne et printemps)

NOTE : Les journées tenues à l’automne et au printemps, portent différents noms selon les Fédérations : Lancement du thème de l’année, journées d’information artisanale, journée de printemps, journée d’automne, journée de formation, journée d’information, etc. Nous utiliserons ici rencontre d’automne et rencontre de printemps tel qu’inscrit dans nos règlements généraux.

Selon les Règlements généraux, article 35 point 15, diverses rencontres régionales doivent être tenues pour informer les membres afin d’assurer le bon fonctionnement des Cercles. Au cours de l’automne et du printemps se tiennent les rencontres d’informations pour :

lancer le Plan travail de l’année et définir les objectifs de l’année; donner les informations relatives aux différents Concours d’artisanat textile des CFQ ; donner les informations requises pour bien terminer l’année.

La convocation : toutes les membres des CAL doivent être avisées à l’avance de la tenue de la réunion. Le mode de convocation est choisi par le CAR (Conseil d’administration régional). Le CAL peut inviter toutes les membres à la réunion et en défrayer les coûts s’il y a lieu en tenant compte de leur régie interne.

Un compte rendu de la rencontre régionale doit être rédigé par la secrétaire régionale. Lorsque paraphé et signé par la présidente et la secrétaire, l’original doit être placé dans le livre des comptes rendus / procès-verbaux.

TÂCHES À ACCOMPLIR EN COURS D’ANNÉE

Tout au cours de l’année, comme secrétaire, vous avez différentes tâches à accomplir et un échéancier à respecter.

28 Mars 2016

ÉTÉ (après le Congrès provincial) :

1er CAR (après le Congrès provincial); remise des listes des membres de chacun des CAL à chaque membre du CAR; préparer le calendrier des activités et rencontres régionales de la Fédération. En remettre

une copie à chaque membre du CAR. En préparer une copie pour chaque Cercle; préparer l’échéancier de la Fédération. En remettre une copie à chaque membre du CAR.

En préparer une copie pour chaque Cercle; préparer et adopter la Régie interne de la Fédération (1er CAR) et la transmette à la

Secrétaire provinciale; le plus tôt possible, après le 1er CAR, au moins 30 jours avant la 1re rencontre régionale,

envoyer aux membres du CAR et à chacun des Cercles :- une lettre de convocation.- le calendrier des activités et rencontres régionales de la Fédération.

préparation du programme de la journée d’automne.

AUTOMNE (RENCONTRE D’AUTOMNE) :

préparation de la pochette; inclure pour chaque membre présente et pour les membres du CAR :

- un programme de la journée;- le compte rendu de la journée d’automne de l’année précédente;- une copie de la régie interne de la Fédération;- les documents que les membres du CAR vous auront demandé de photocopier;- la liste des membres du CAR;- l’échéancier des Cercles pour l’année en cours.

faire parapher et signer le compte-rendu de l’année précédente par la présidente ensuite la secrétaire de la Fédération le signe. Placer l’original dans le livre des comptes rendus / procès-verbaux.

Note : la secrétaire prépare un petit mot (mot de la secrétaire)

- des ateliers peuvent avoir lieu. La présentation des activités de l’année peut être faite conjointement avec la trésorière de la Fédération.

- après la réunion, un compte-rendu de la journée d’automne doit être rédigé par la secrétaire.

HIVER :

préparation des convocations, ordre du jour et procès-verbaux selon les CAR; au début de février, envoyer la date de la journée de printemps du CAR à la

secrétaire provinciale.

28 Mars 2016

PRINTEMPS :

préparation du programme de la journée de printemps; à la suite de la désignation de la responsable des mises en candidature pour les élections

au Congrès régional, préparation des bulletins et enveloppes des mises en candidatures avec l’adresse de la responsable.

RENCONTRE DE PRINTEMPS :

préparation de la pochette, inclure pour chaque membre présente et pour les membres du CAR :

- le programme de la journée;- le compte rendu de la journée de printemps de l’année précédente;- les documents que les membres du CAR vous auront demandé de photocopier;- une enveloppe contenant des bulletins de mise en candidature;- le procès-verbal du Congrès provincial de l’année antérieure à remettre aux

personnes ayant assisté au dit Congrès.

la trésorière régionale reçoit du Siège social de l’Association certains documents. La secrétaire peut l’aider à préparer:

- la liste des membres des Cercles;- les cartes de membres;- la feuille d’informations relatives aux listes de membres;- le formulaire d’inscription au Congrès provincial.

faire parapher et signer le compte-rendu de l’année précédente par la présidente ensuite la secrétaire de la Fédération le signe. Placer l’original dans le livre des comptes rendus / procès-verbaux;

après la journée de printemps, un compte-rendu de la journée de printemps doit être rédigé par la secrétaire;

s’il y a lieu, envoyer au Siège social de l’Association une copie des recommandations qui seront présentées lors de l’Assemblée générale avant la date indiquée dans l’échéancier du Plan de travail Fédération.

Dernier CAR avant le Congrès régional :

finaliser l’invitation à la déléguée provinciale et lui envoyer; apporter le cahier de déroulement du Congrès de l’année précédente; préparer le Congrès régional; étudier des recommandations pour la présentation au Congrès régional s’il y a lieu; la secrétaire doit préparer :

- le cahier du Congrès qui inclura : le mot d’ouverture de la présidente, l’ordre du jour, le procès-verbal de l’année antérieure, le compte rendu de chacun des Comités et le rapport de la présidente, les états financiers, les prévisions budgétaires et le mot de la fin;

- la liste détaillée des inscriptions – très utile pour monter les cahiers du Congrès;

28 Mars 2016

- les cocardes pour les participantes au Congrès;- les étiquettes pour les pochettes de Congrès (par ordre de Secteur et de Cercle);- les cartons de repas;- les bulletins de vote de différentes couleurs;- les cartons pour les membres votantes;- les photocopies du cahier du Congrès régional selon le nombre de congressistes;- les numéros pour le tirage des prix de présence.

CONGRÈS RÉGIONAL :

apporter : les documents que la secrétaire a préparés :- brocheuses, agrafes;- les listes des membres des CAR et des CAL depuis les 3 dernières années;- la boîte de cocarde;- tout autre document que les membres du CAR vous auront demandé de

photocopier (ex. : barème d’évaluations).

après le Congrès, il est important de remettre à la déléguée provinciale, les documents demandés;

le procès-verbal du Congrès régional de l’année précédente doit être présenté pour adoption au Congrès régional de l’année en cours. On le retrouvera dans le cahier du Congrès. L’original est mis dans le livre des procès-verbaux.

TOUT AU LONG DE L’ANNÉE:

RÉGIE INTERNE FÉDÉRATION

La régie interne est l’ensemble des règles de fonctionnement propre à une Fédération pour préciser et faciliter la conduite administrative et financière au cours de l’année. La régie interne permet de combler ce qui n’est pas dans les règlements généraux. La régie interne est variable à chaque Fédération et les règles qui la composent ne doivent, en aucun cas, venir en contradiction avec les règlements généraux de l’Association ou avec les prévisions budgétaires votées à l’Assemblée générale annuelle.

Chaque article de régie interne doit être proposé, appuyé et adopté par le Conseil d’administration régional (CAR). Ces articles doivent être présentés aux membres à la première rencontre régionale et ils peuvent être modifiés en tout temps. Tous les articles de régie interne doivent être révisés et votés chaque année. L’original sera paraphé et signé par la présidente et la secrétaire et annexé au procès-verbal. Rappel : La présidente n’a pas le droit de proposer ni d’appuyer.

La régie interne est préparée lors du premier CAR de l’année.

Une copie de la régie interne de la Fédération devra être envoyée à chaque Cercle ainsi qu’au Siège social de l’Association à l’attention de la secrétaire provinciale avant la date indiquée dans l’échéancier du Plan de travail Fédération.

Voir exemple dans la partie Cercle

28 Mars 2016

CHANGEMENTS AU CAR

Les changements apportés dans les CAR doivent être envoyés au Siège social et à la secrétaire provinciale.

FUSION – FONDATION ET DISSOLUTION DE CERCLE

Voir la partie Comité spécial Recrutement du présent document.

PROCÈS-VERBAL

Le procès-verbal est le document officiel de ce qui est discuté et décidé lors d’une réunion. Il constitue la principale source de référence de l’Association. La secrétaire est responsable de la rédaction du procès-verbal.

La secrétaire vérifie s’il y a quorum. Voir règlements généraux article 16 et article 38.

Affaires découlant du procès-verbal de la dernière réunion : Il s’agit de faire référence à une action ou à une démarche concernant un article figurant à l’ordre du jour de la réunion précédente.

Correspondance et communiqués : La secrétaire résume l’essentiel de la correspondance expédiée et reçue depuis la dernière assemblée. Lors d’une réunion du CAR chacune des administratrices doit faire part de la correspondance reçue et expédiée.

Comités : Un résumé des renseignements donnés par les responsables de Comités ainsi que les grandes lignes d’une conférence, s’il y a lieu, doivent figurer au procès-verbal.

Affaires diverses : Sous cette rubrique, au moment de la réunion, la présidente demande s’il y a des items à ajouter. Si un item a une importance particulière, on pourra, pour l’approfondir, le reporter à une prochaine réunion.

Levée de l’assemblée : Lorsque l’ordre du jour est épuisé, une proposition est demandée par la présidente pour la levée de l’assemblée.

Aucune proposition ne peut être acceptée après la levée de l’assemblée.

Si l’ordre du jour n’a pas été épuisé, on peut, par proposition, au lieu d’ajourner l’assemblée, reporter les points non discutés à l’ordre du jour de la prochaine assemblée.

N.B.Le procès-verbal de l’assemblée précédente doit absolument être lu, approuvé et adopté par des membres présentes lors de ladite assemblée.

COMPTE RENDU

Si le procès-verbal a une valeur formelle, le compte rendu n’a pas les mêmes contraintes. En principe, un compte rendu d’assemblée se doit d’être objectif et donc de ne rapporter que les faits exacts qui se sont produits. Le compte rendu vise essentiellement à permettre aux personnes absentes de la réunion d’en connaître le développement grâce à un résumé le plus fidèle possible.

28 Mars 2016

Lorsque la Fédération se réunit en rencontres d’automne ou de printemps ou pour toutes autres rencontres, les informations ou les projets suggérés sont consignés par écrit dans des comptes rendus.

FORMULAIRES

L’Association met à votre disposition des formulaires électroniques qui se trouvent sur le site internet des CFQ : www.cfq.qc.ca/ressources Veuillez s.v.p. vous servir de ceux de l’année en cours, ils ne doivent jamais être modifiés.

SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE

En début d’assemblée, lorsque la secrétaire est absente, une secrétaire d’assemblée est nommée à la suite d’une proposition, laquelle est appuyée et adoptée par les membres du CAR. Cette résolution doit être inscrite au procès-verbal. Cette personne prend les notes de la réunion, rédige le procès-verbal et le signe.

Cependant, être désignée secrétaire d’assemblée ne donne pas le droit de signer les chèques.

SIGNATURE DES CHÈQUES

En l’absence de la trésorière, la secrétaire peut signer les chèques conjointement avec la présidente. En l’absence de la présidente, la secrétaire et la trésorière peuvent signer conjointement les chèques sur autorisation du CAR.

On ne signe jamais des chèques en blanc

DÉPART DE LA SECRÉTAIRE RÉGIONALE

Lors de son départ, pour quelque raison que ce soit, la secrétaire régionale doit remettre tous les documents électroniques ou autres, archives et outils à la nouvelle secrétaire, afin de perpétuer la continuité et l’historique de la Fédération et aider la nouvelle secrétaire à s’adapter plus facilement à son nouveau travail.

CONSEILS PRATIQUES

toujours réviser les instructions ci-dessous en fonction du Plan de travail Fédération, du Plan de travail Cercle et des Règlements généraux de l’Association, afin de respecter les échéanciers et se conformer aux directives reçues;

la secrétaire peut envoyer les documents par courrier ou par courriel;

lorsqu’on réfère à la conservation de documents, cela peut être fait électroniquement, mais une copie papier des originaux des procès-verbaux paraphée et signée doit être conservée dans le livre des procès-verbaux. Les documents paraphés et signés peuvent aussi être scannés et conservés sur un support informatique récent. Vous référer à la liste « Archives de la Fédération » pour déterminer les documents à conserver à la Fédération;

tous changements dans les membres du CAR ou des CAL doivent être envoyés au Siège social de l’Association en cours d’année sur le formulaire CAR et ou CAL;

28 Mars 2016

http://www.cfq.qc.ca/membre

suite aux élections, immédiatement après l’Assemblée générale annuelle régionale, la secrétaire doit :

- envoyer par courriel au Siège social la liste du CAR provisoire. Cette liste est pour connaître les responsables des Comités qui seront présentes aux ateliers du Congrès provincial;

comme le nouveau CAR entre en fonction après l’Assemblée générale annuelle provinciale seulement, l’administratrice sera nommée à ce moment, la secrétaire doit :

- envoyer le formulaire du CAR, incluant le nom de l’administratrice, avant la date indiquée sur l’échéancier;

- remettre une copie à chaque membre du CAR;- préparer une copie pour remettre à chaque Cercle;- garder un original dans les archives de la Fédération.

les listes de membres de chacun des CAL doivent être compilées, entrées sur l’ordinateur si nécessaire, et envoyées au Siège social de l’Association (formulaire) en suivant l’échéancier du Plan de travail Fédération. L’original doit être gardé dans les archives et une copie devra être remise à chaque membre du CAR. Note : on doit garder l’original dans les archives en vue des élections pour notamment pouvoir valider les mises en candidature. Faire les modifications à chaque changement;

il est important d’utiliser, autant que possible, toujours le même nom de famille des membres dans tous les documents, inscriptions, etc. que celui inscrit dans la liste de membres et sur la carte de membre, afin de faciliter les entrées dans la base de données;

en utilisant votre service de courrier électronique, monter un groupe de carnet d’adresses pour réunir les adresses de courriel du CAR si les courriels sont utilisés pour les envois. Faire un test pour l’envoi aux nouvelles adresses de courriel en incluant un fichier Word et un fichier Excel pour être certaines que les envois peuvent être bien reçus et les fichiers ouverts et imprimés.

ARCHIVES DE LA FÉDÉRATION

DOCUMENTS À CONSERVER

TOUJOURS

les documents constitutifs de la Fédération; la liste des membres des CAL (Conseil d’administration local); la liste des membres du CAR (Conseil d’administration régional); les procès-verbaux du CAR et les comptes rendus; les comptes rendus des différents Comités de la Fédération; les avis de dissolution et de formation des Cercles locaux; les rapports annuels ou rapports d’activités de la Fédération;

28 Mars 2016

les publications de la Fédération dont les documents concernant la publicité et le marketing (dépliants, circulaires, etc.);

les documents concernant les résultats des Concours organisés par la Fédération; les recommandations, les avis et les mémoires, les études et les prises de position

de la Fédération.

JUSQU’À ÉCHÉANCE

les contrats signés par la Fédération jusqu’à la date d’échéance (garder copie officielle seulement);

l’inventaire des ressources mobilières de la Fédération.

7 ANS

les états financiers et tous documents relatifs aux finances; les régies internes sont conservées en cas de litige.

DOCUMENTS À NE PAS CONSERVER

tous les documents reçus mais non produits par la Fédération sont gardés pour un an et ensuite détruits.

28 Mars 2016

FONCTIONS DE LA SECRÉTAIRE-TRÉSORIÈRE DE CERCLE

Les fonctions de la secrétaire-trésorière de Cercle sont définies dans le livre des Règlements généraux, article 45.

SECRÉTARIAT

Chaque membre du Conseil d’administration local (CAL) doit avoir une copie des Règlements généraux. La secrétaire-trésorière doit être diligente et respecter l’échéancier de la Fédération pour l’envoi de tous les documents. Respecter les dates demandées doit être une priorité à adopter pour éviter à la secrétaire régionale des retards et des erreurs.

SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE

En l’absence de la secrétaire-trésorière, une secrétaire d’assemblée est nommée par les membres à la suite d’une proposition appuyée et adoptée par l’assemblée. La résolution est inscrite au procès-verbal. Cette personne prend les notes de la réunion, rédige le procès-verbal et le signe.

Cependant, être désignée secrétaire d’assemblée ne donne pas le droit de signer les chèques.

MODIFICATIONS AU CAL

Au cours de l’année, à chaque fois qu’il y a changement au CAL, il faut compléter un nouveau formulaire et le faire parvenir à la SECRÉTAIRE RÉGIONALE, qui l’enverra au Siège social, afin que les renseignements soient toujours dans la base de données. Sur le nouveau formulaire, indiquez d’une façon visible les changements apportés.

SIGNATURE DE CHÈQUE

La secrétaire-trésorière signe les chèques conjointement avec la présidente.En l’absence de la présidente elle peut signer les chèques avec une autre membre du CAL sur autorisation du CAL.

On ne doit pas signer des chèques en blanc

CHANGEMENT DE NOM D’UN CERCLE

Une demande de changement de nom du Cercle doit être doit être envoyée au CAR de la Fédération. Celle-ci en fera une résolution, si jugée pertinent Lorsque la résolution est acceptée, la secrétaire régionale verra à en envoyer une copie au Siège social de l’Association afin que le changement soit inscrit officiellement dans la base de données. Sans résolution du CAR, le changement ne peut être effectué. De plus, il est conseillé que la secrétaire-trésorière du Cercle, achemine pour information ladite résolution dûment signée à son institution bancaire.

RÉGIE INTERNE CERCLE

La régie interne est l’ensemble des règles de fonctionnement propre à un Cercle pour préciser et faciliter la conduite administrative et financière au cours de l’année. La régie interne permet de combler ce qui n’est pas dans les règlements généraux. La régie interne est variable à chaque Cercle et les règles qui la composent ne doivent, en aucun cas, venir en contradiction avec les règlements généraux de l’Association.

28 Mars 2016

Chaque article de régie interne doit être lu, proposé, appuyé et adopté un à un par les membres du Cercle. Ces articles peuvent être modifiés en tout temps. Tous les articles de la régie interne sont révisés et adoptés à la première réunion de septembre. Rappel : La présidente n’a pas le droit de proposer ni d’appuyer.

Lorsque la régie interne du Cercle aura été adoptée et signée par la secrétaire et la présidente, une copie devra être acheminée à la Fédération, à la date demandée par la secrétaire de la Fédération.

Les articles de régie interne se votent chaque année.

Exemple:

Sujet : TRANSPORTDéfinition : Qu’est-ce qu’on paie, à qui et pourquoi.

Le Cercle paiera ….$ du kilomètre aux membres du CAL et toute autre personne dûment mandatée par le CAL pour les déplacements autorisés, soit : (Énumérer ici les déplacements autorisés respectifs à votre Cercle)

Toutes autres dépenses de transport devront être approuvées par le CAL AVANT qu’elles ne soient effectuées.

Sujet : REPASDéfinition : Qu’est-ce qu’on paie, à qui et pourquoi

Les frais de repas seront remboursés par le Cercle aux membres du CAL et autres personnes dûment mandatées par le CAL lors de déplacements autorisés par le CAL.

Les frais de repas incluant les taxes et 15% maximum de pourboire :Déjeuner : …… $Dîner : …… $Souper : …… $

Les coupons de caisse, et non les reçus, sont exigés en tout temps.

Autres sujets pertinents dans la Régie interne

Allocation d’espace et d’équipementAllocation de présenceDonsReconnaissanceDécès d’une membre ou un parent proche de sa famille (définir le parent proche)Autres sujets qui comportent une incidence monétaire

Rappel : La présidente n’a pas le droit de proposer ni d’appuyer

Les Cercles peuvent avoir également un document intitulé : Règlements de Cercle qui régit entre autres choses, la salle de tissage.

28 Mars 2016

RENCONTRE DU CAL

La réunion du CAL, précédant la rencontre mensuelle des membres, est très importante. Toute réunion doit comporter un ordre du jour, un procès-verbal, les résolutions de toutes les décisions prises.

La secrétaire-trésorière prend des notes qu’elle consigne dans les procès-verbaux des rencontres du CAL. Elle lit celui de la réunion précédente et il doit être adopté d’une rencontre à l’autre, par des membres présentes à ladite réunion.

La secrétaire-trésorière fait signer le procès-verbal par la présidente et le signe par la suite.

Lors des rencontres du CAL, les administratrices :

établissent le programme de l’année; préparent les réunions mensuelles; trouvent des moyens de financement; organisent des activités et des projets spéciaux; élaborent l’Assemblée générale annuelle.

Une rencontre bien préparée est le meilleur moyen pour intéresser les membres et rendre les réunions vivantes.

RENCONTRE MENSUELLE AVEC LES MEMBRES

La secrétaire-trésorière adoptera le même processus pour la rencontre mensuelle. Cette rencontre avec les membres est aussi très importante. Cette réunion doit également comporter un ordre du jour, un procès-verbal, les résolutions de toutes les décisions prises.

La secrétaire-trésorière prend des notes qu’elle consigne dans les procès-verbaux des rencontres mensuelles. Elle lit celui de la réunion précédente qui devra être adopté d’une rencontre à l’autre, par des membres présentes à ladite réunion.

La secrétaire-trésorière fait signer le procès-verbal par la présidente et le signe par la suite.

ORDRE DU JOUR

Pour le bon déroulement d’une réunion, l’ordre du jour est un outil indispensable.

CERCLE DE FERMIÈRES XXX

Date, endroit et heure de la réunionRéflexion et mot de bienvenue

1.1 Lecture et adoption de l’ordre du jour1.2 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion1.3 Affaires découlant du procès-verbal. 1.4 Correspondance1.5 Rapport financier :- conciliation bancaire mensuelle - état des produits et charges

28 Mars 2016

EXEMPLE

1.6 Autorisation pour une dépense de plus de 100 $1.7 Les Comités - Arts textiles- Communications- Dossiers- spécial Recrutement1.8. Conférence ou invité (s’il y a lieu)1.9 Activités du Cercle à venir1.10 Formations projetées1.11 Affaires diverses1.12 Levée de la réunion

PROCÈS-VERBALCERCLE DE FERMIÈRES

Procès-verbal de la réunion mensuelle du Cercle………………………..

Le Cercle s’est réuni le ……………………..à………………….heure.Étaient présentes : Nommer les membres du CAL qui sont présenteset _______________autres membres.La présidente souhaite la bienvenue.1. Lecture et adoption de l’ordre du jour

Il est proposé par…………………….., appuyé par…………………….., adopté à l’unanimité d’accepter l’ordre du jour comme lu. L’item 1.12 « Affaires diverses » reste ouvert jusqu’à la fin de la rencontre2. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunionIl est proposé par…………………….., appuyé par…………………….., adopté à l’unanimité d’accepter le procès-verbal de la réunion du (date) comme lu (ou avec la correction suivante….s’il y a lieu) proposition par une membre présente lors de la dernière réunion3. Suivi au procès-verbalLes dépliants demandés sur tel sujet sont arrivés. Le conférencier Untel a accepté notre invitation, il sera présent lors de la réunion du……………………..4. Correspondance reçue ou envoyéeÉnumérer la correspondance reçue (invitation, brochures, revues, etc.….)L’avis de renouvellement de notre abonnement à ……………….. Il est proposé par ……………, appuyé par……………., adopté à l’unanimité de renouveler notre abonnement au coût de ….. $Une demande de don de………………. Il est proposé par…………………….., appuyé par…………………….., adopté à l’unanimité de verser…………..$ à cet organisme. (Si votre Régie interne ne vous permet pas de faire de dons à d’autres organismes que les œuvres caritatives des CFQ, il faut noter le refus comme suit » Une demande de don de……………..nous est parvenue. La demande est refusée selon notre Régie interne. Une note sera envoyée pour aviser.5. Rapport financier Conciliation bancaire mensuelle : État des produits et des charges

28 Mars 2016

EXEMPLE

Il est proposé par…………………….., appuyé par…………………….., adopté à l’unanimité d’accepter le rapport financier comme présenté. 6. Autorisation pour une dépense de plus de 100 $Il est proposé par…………………….., appuyé par…………………….., adopté à l’unanimité de verser…………..$ pour…………………….. 7. 7, 8, 9, 10, 11 … selon le déroulement de l’ordre du jour.12. Levée de la réunionTous les items à l’ordre du jour ayant été discutés, il est proposé par………….., appuyé par………….., adopté à l’unanimité de lever la réunion à ……heures.

NORMES ORTHOGRAPHIQUES À L’IMAGE DE L’ASSOCIATION

Pour les CFQ, les mots suivants conservent leur majuscule initiale en tout temps lorsqu’ils désignent l’Association. Si on désigne une autre organisation une minuscule s’appliquera.

Assemblée généraleCongrèsFédérationAssociationConseilFermièreCercleCorporationSiège socialComité Arts textilesComité CommunicationsComité DossiersComité spécial Recrutement

On ne met jamais de points entre CFQ, CEP, CAP, CAR, CAL

Les titres de fonction prennent une minuscule en tout temps.

Ces règles s’appliquent dans toutes les communications écrites issues des Cercles locaux, des Fédérations et de l’Association.

Exemple : l’Association, mais une association dynamique; le Congrès local, le Congrès régional, le Congrès provincial, mais un congrès est

beaucoup de travail à organiser; le Comité Arts textiles, le Comité Communications, le Comité Dossiers, le Comité spécial

Recrutement, les Comités statutaires; le Conseil d’administration local, le Conseil d’administration régional, le Conseil

d’administration provincial ou le Conseil exécutif provincial; notre Siège social mais le siège social de notre compagnie de transport; présidente, vice-présidente, secrétaire, trésorière, conseillère.

28 Mars 2016

MEMBRE / MASCULIN OU FÉMININ : Il est vrai que MEMBRE est uniquement un nom masculin dans les dictionnaires. Toutefois, la féminisation de ce mot dans nos normes orthographiques est bel et bien fondée. « Le mot MEMBRE peut s’employer au féminin pour désigner une femme, conformément à la recommandation générale de l’Office de la langue française en matière de féminisation » confirme par écrit madame Noëlle Guilloton, chef du Service des consultations à l’Office de la langue française.Madame Guilloton ajoute qu’il est donc correct d’écrire « Madame X est une membre active de notre Association… » « Toute membre qui le souhaite peut obtenir… » Et « les membres élues au Conseil… » Ainsi dans notre contexte, le féminin l’emporte sur le masculin!

LES CERCLES DE FERMIÈRES DU QUÉBEC / SINGULIER OU PLURIEL : Il a été statué que notre raison sociale serait toujours suivie d’un verbe au pluriel.

Cette décision s’appuie sur un avis de l’Office de la langue française stipulant que si une raison sociale comporte un article, on doit faire l’accord en conséquence.

ARCHIVES DU CERCLE

DOCUMENTS À CONSERVER

les documents constitutifs du Cercle; la liste des membres du CAL (Conseil d’administration local); les procès-verbaux du CAL et les comptes rendus; les procès-verbaux des différents Comités du Cercle; les avis de dissolution et de formation du Cercle; les rapports annuels ou rapports d’activités du Cercle; les publications du Cercle; les documents concernant la publicité et le marketing (dépliants, circulaires, etc.); les budgets du Cercle; le grand livre et les journaux comptables du Cercle; les états financiers du Cercle; la liste des membres du Cercle; les documents concernant les Concours organisés par le Cercle; les documents concernant les formations organisées par le Cercle; les recommandations, les avis et les mémoires, les études et les prises de position du

Cercle; les contrats signés par le Cercle (garder copie officielle seulement); l’inventaire des ressources mobilières du Cercle.

DOCUMENTS À NE PAS CONSERVER les procès-verbaux du CAR (Conseil d’administration régional); les revenus et dépenses (comptes à recevoir et à payer) sont conservés pendant sept

(7) ans; les talons de chèques sont conservés pendant sept (7) ans; les états financiers périodiques sont conservés pendant deux (2) ans s’ils sont

compilés dans les états financiers annuels; les régies internes sont conservées pendant trois (3) ans, en cas de litige; les remerciements, les félicitations reçus et envoyés;

28 Mars 2016

les publications du Siège social (ex. QQM?); les documents concernant les Congrès régionaux et provinciaux; les documents sur des congrès, colloques où la participation du Cercle n’a pas été

requise; les documents provenant de la Fédération à titre d’information.

28 Mars 2016

TRÉSORIÈRE

28 Mars 2016

FONCTIONS DE LA TRÉSORIÈRE RÉGIONALE

Vous trouverez les fonctions de la trésorière régionale dans nos Règlements généraux, article 46. Il est très important de relire à chaque début d’année les fonctions de chacune au CAR, de cette façon nous nous assurons que le travail est bien compris et réparti adéquatement.

CONSEILS PRATIQUES

1. La lecture des états financiers aux réunions du CAR doit comprendre : a. conciliation bancaire 1 fois par réunionb. état des résultats 1 fois par réunionc. comparatif avec les prévisions budgétaires 1 fois en milieu d’annéed. bilan 1 fois par année

2. Les reçus sont un moyen de contrôle important dont on ne peut déroger.

3. Les dépôts doivent être faits régulièrement, minimum 1 fois par mois.

4. La vérification n’est pas obligatoirement faite par un comptable agréé (CA), elle peut être faite par une membre de la Fédération ou autre qui connait bien le fonctionnement de la trésorerie.

GESTION DES LISTES DE MEMBRES

lire attentivement les directives pour la gestion des listes de membres Fédérations et Cercles. Connaître les échéanciers en rapport aux listes de membres;

se familiariser avec tous les formulaires nécessaires. (Tous les formulaires se trouvent sur le site Internet des CFQ www.cfq.qc.ca/ressources;

bien se préparer pour donner les informations pertinentes à la « rencontre de printemps » afin que les secrétaires-trésorières des Cercles accomplissent leur travail adéquatement;

rester disponible en mai et juin, pour répondre aux questions, surtout s’il y a beaucoup de changements au niveau des secrétaires-trésorières dans les Cercles et que les nouvelles élues n’ont pas assisté à la « rencontre de printemps »;

s’assurer, lors des retours des listes de membres, que toutes les directives ont été suivies. Corriger si nécessaire.

RENOUVELLEMENT

Voici des détails importants à suivre. S’il y a des erreurs en provenance des Cercles il faut les corriger :

28 Mars 2016

noter les informations relatives au nombre de membres dans le coin gauche en haut de la 1re page de la bonne manière soit : xxxx;

attacher les feuilles de membres avec un trombone ou une broche, ne pas les plier;

bien identifier chaque Cercle avec son numéro dans l’envoi avec un « autocollant » sur les listes de membres en ordre croissant de numéro;

le premier envoi se fait avec le paiement.

INSCRIPTIONS SUPPLÉMENTAIRES

Les inscriptions supplémentaires doivent être faites sur le formulaire de l’année en cours en ordre alphabétique. Le paiement sera requis sur réception de la facture provenant du Siège social. Il est très important d’envoyer au fur et à mesure les inscriptions supplémentaires. C’est un service aux membres, pour ne pas les pénaliser dans la réception de leur magazine. Il a été décidé au CAP du 22-23 janvier 2010 que « les coûts engendrés par l’envoi des abonnements à l’Actuelle® suite à la réception tardive des inscriptions supplémentaires soient facturés aux Fédérations retardataires ». Ces Fédérations pourront facturer les Cercles fautifs s’il y a lieu.

Les Cercles ainsi que les Fédérations doivent garder une copie des feuilles d’inscriptions supplémentaires envoyées.

TRANSFERT DE MEMBRES

le transfert d’une membre est initié par le nouveau Cercle qui reçoit la membre; le Cercle transmet le formulaire « Demande de transfert » dûment rempli à la trésorière

régionale; aucun transfert d’argent ne se fait; la trésorière régionale envoie le formulaire au Siège social. La trésorière devra aussi

aviser immédiatement la Fédération ainsi que le Cercle qui perdent une membre; les transferts de membres sont acceptés jusqu’au 31 décembre de chaque année au

Siège social.

MOYEN DE FINANCEMENT (Loterie provinciale)

La loterie provinciale est un moyen de financement très important à tous les niveaux de l’Association. Il incombe aux trésorières régionales que le processus soit bien suivi et compris par les secrétaires-trésorières des Cercles.

Documents nécessaires : (www.cfq.qc.ca/ressources)

règlements de la Loterie Provinciale; marche à suivre à la Fédération;

28 Mars 2016

fichier excel : onglet 1- feuille de suivi Fédération;onglet 2- rapport de ventes Fédération;onglet 3- feuille pour transfert de billets;

marche à suivre au Cercle; Fichier excel : onglet 1- feuille de suivi du Cercle;

onglet 2- rapport de ventes Cercle.

Processus pour assurer la réussite dans votre Fédération

lire attentivement les marches à suivre au Cercle et à la Fédération. Se familiariser avec tous les documents relatifs à la vente des billets;

faire la distribution dans les Cercles le plus tôt possible afin que ceux-ci profitent de la période estivale;

s’assurer que la date limite de vente des billets de la loterie provinciale soit respectée dans sa Fédération par tous les Cercles;

lorsque le CAR fixe la date de retour des billets à la trésorière régionale, il doit prendre en considération la date exigée par la Corporation, soit le 31 janvier de chaque année.

Erreurs fréquentes à éviter

une nouvelle feuille de rapport de ventes du Cercle doit être faite pour l’ajout de billets ou pour le transfert de billets et sera remise au Cercle en même temps que les billets. Le Cercle doit compléter tous les rapports de ventes qu’il a reçus et les retourner à la Fédération;

lorsqu’un Cercle n’a pas vendu de billets, le rapport de ventes du Cercle doit aussi être retourné à la Corporation avec la mention Ø.

Rappel

la date limite pour la réclamation des prix instantanés est la même date que la fin de la vente des billets dans le Cercle. La date limite pour la réclamation des autres prix au Siège social des CFQ est mentionnée dans les règlements de la Loterie;

la répartition des montants est votée par le CAP chaque année.

SUPPORT AU COMITÉ SPÉCIAL RECRUTEMENT

La trésorière régionale doit transmettre, à la responsable du Comité spécial Recrutement, les renseignements suivants : (Voir formulaire)

tableau des membres au 30 septembre de chaque année; tableau des membres au 31 octobre de chaque année; tableau des membres au 30 novembre de chaque année; tableau des membres au 31 décembre de chaque année.

28 Mars 2016

REMBOURSEMENT DES DÉPENSES ET RÉGIE INTERNE

Selon l’article 42 de nos Règlements généraux, les membres du CAR peuvent se faire rembourser leurs dépenses. Pour cela elles doivent produire un compte de dépenses qui doit être présenté à une réunion du CAR pour approbation avant le remboursement. La trésorière régionale ne peut donc pas émettre de chèque avant cette approbation.

La régie interne qui est adoptée annuellement par le CAR est le document qui sert de référence pour connaître les montants alloués pour chacune des dépenses encourues. La trésorière régionale doit s’y référer régulièrement. Les articles de la régie interne peuvent être changés en tout temps.

SIGNATURE DES CHÈQUES

Tous les chèques doivent être signés par deux signataires mandatées : la présidente signe les chèques conjointement avec la trésorière; en l’absence de la trésorière, la présidente signe les chèques avec la secrétaire; en l’absence de la présidente, la trésorière signe les chèques avec la membre du CAR qui

a été dûment mandatée par résolution du CAR, normalement la secrétaire.

ÉTATS FINANCIERS

Les états financiers ont pour but de connaître exactement la situation financière annuelle de votre Fédération au 31 mars de chaque année. Il y a deux rapports à préparer à la fin de chaque année financière soit le bilan et l’état des résultats. Les prévisions budgétaires doivent aussi être préparées pour la prochaine année.

Le bilan présente tous les éléments d'actifs et de passifs au 31 mars. L'actif représente l’ensemble des biens; l’argent dans le compte de banque, les dépôts à terme ainsi que les comptes clients (compte à recevoir), les inventaires et les immobilisations (si nécessaire). Le passif quant à lui représente les comptes fournisseurs (compte à payer). (ACTIF – PASSIF = AVOIR NET)

L’état des résultats présente les produits et les charges pour chacun des postes de votre grand livre. Lorsqu’on fait la différence entre les deux on constate un excédent ou un déficit. (PRODUITS – CHARGES = EXCÉDENT OU DÉFICIT)

Étapes à suivre :

avant le 31 mars : payer tous les comptes; réclamer toutes les sommes dues par vos Cercles.

le 31 mars : faire l’inventaire des publications dans vos dépôts selon le moindre du prix coûtant ou de

la juste valeur marchande; faire la liste de vos immobilisations : le montant de vos immobilisations doit être bien

évalué, des articles désuets ne doivent pas en faire partie. Comme vous utilisez une

28 Mars 2016

comptabilité de caisse (les produits (revenus) et charges (dépenses) sont comptabilisés lorsqu’ils sont encaissés ou déboursés) il est recommandé de ne pas avoir d’immobilisation mais de tout passer aux charges immédiatement à l’achat de matériel mais si vous avez encore des immobilisations des années précédentes vous devrez modifier à la baisse la valeur de celle-ci par rapport à l’année précédente (amortissement). Il faudra inscrire le montant de l’amortissement dans « autres charges ».La règle générale est un amortissement sur trois ans pour des immobilisations comme des ordinateurs, etc. attention, si vous avez fait l’achat cette année d’un produit de 1000$ et plus et que vous voulez tout de même l’inscrire comme une immobilisation dans votre bilan il ne faudra pas l’inscrire aussi comme une charge.

après le 31 mars : faire la conciliation bancaire du mois de mars dès la réception du relevé mensuel; rassembler tous les documents suivants :

- tous les relevés mensuels de banque ainsi que les chèques payés;- tous les bordereaux de dépôts;- tous les talons des chèques émis;- liste complète des chèques en circulation (numéro de chèque, nom du bénéficiaire,

date du chèque et montant); faire le total de toutes les colonnes recettes et déboursés du grand livre. Ne pas oublier

d’ajouter les intérêts reçus sur vos placements et les frais bancaires; transcrire les montants de chaque colonne du grand livre pour votre conciliation bancaire

annuelle et à l’état des résultats selon les formulaires que vous trouverez au www.cfq.qc.ca/ressources;

faire votre bilan : l’avoir net au 31 mars 20-- dans l’état des résultats doit avoir la même valeur que l’avoir net de la Fédération dans le bilan;

prendre rendez-vous avec la vérificatrice qui a été nommée à l’Assemblée générale annuelle précédente. Le travail de vérification doit être complété avant votre Assemblée générale annuelle;

préparer les prévisions budgétaires de la prochaine année en collaboration avec toutes les membres du CAR.

lors de l’Assemblée générale annuelle : présenter et expliquer les états financiers vérifiés pour approbation; présenter et expliquer les prévisions budgétaires pour approbation.

après l’Assemblée générale annuelle : le bilan, les états des résultats ainsi que les prévisions budgétaires seront remis à la

déléguée provinciale lors de l’Assemblée générale annuelle de la Fédération.

Grand Livre

Un grand livre électronique est également accessible sur notre site.

28 Mars 2016

ARCHIVES FINANCIÈRES

Tous les documents financiers doivent être conservés pour une période de 7 ans. Le grand livre, les talons de chèques, les dépôts et les états financiers (bilan et état des résultats) sont tous des documents financiers.

PAIEMENT DES FACTURES EN PROVENANCE DU SIÈGE SOCIAL

vérifier les comptes et vos commandes avant de faire le paiement; le paiement doit être fait dans un délai de 30 jours; lorsque la Fédération est créditée pour un montant X il faut utiliser celui-ci le plus

rapidement possible en déduisant ce montant du prochain chèque envoyé au Siège social.

POINT DE DISTRIBUTION DANS LES FÉDÉRATIONS

Il y a seulement un point de distribution autorisé par Fédération afin de minimiser les frais de transport, mais sur demande et après évaluation il pourrait y en avoir un deuxième.

Il est important qu’il y ait quelqu’un de présent au point de distribution au moment prévu pour la livraison, sinon des frais supplémentaires pour une deuxième livraison pourraient vous être chargés.

$

28 Mars 2016

FONCTIONS DE LA SECRÉTAIRE-TRÉSORIÈRE CERCLE

Les fonctions de la secrétaire-trésorière de Cercle se trouvent dans nos Règlements généraux, article 45. Il faut encourager toutes les membres à posséder leurs Règlements généraux mais plus particulièrement les membres du CAL.

GESTION DES LISTES DE MEMBRES

aucun ajout de nom ne doit être fait sur la liste de membres. On se sert du formulaire Inscriptions supplémentaires de l’année en cours;

il est très important d’envoyer au FUR et à MESURE les inscriptions supplémentaires à la trésorière régionale afin que la nouvelle membre reçoive son magazine l’Actuelle® le plus tôt possible.

TRANSFERT DE MEMBRES

il revient au nouveau Cercle de remplir le formulaire de « Demande de transfert » et de le faire parvenir à sa Fédération;

la date limite au Siège social pour les formulaires est le 15 janvier de chaque année.

MOYEN DE FINANCEMENT (Loterie provinciale)

la secrétaire-trésorière est responsable de la loterie mais une autre membre peut être désignée comme aide par le CAL;

le Cercle recevra ses billets. Les règlements, la marche à suivre au Cercle, le rapport de ventes du Cercle ainsi que la feuille de suivi du Cercle sont sur le site internet au www.cfq.qc.ca/ressources;

la responsable devra bien lire et comprendre tous les documents avant de commencer la distribution des billets;

la date limite de retour des billets de la loterie provinciale avec le paiement par chèque à la Fédération sera déterminée par celle-ci;

le Siège social de l’Association retournera au Cercle le montant de la répartition des billets qui est votée par le CAP chaque année au mois de février ou mars.

CONCILIATION BANCAIRE

A la fin de chaque mois (période) la secrétaire-trésorière doit procéder à sa conciliation bancaire mensuelle qui sera présentée à la réunion mensuelle du Cercle.

28 Mars 2016

A chaque année elle doit faire une conciliation bancaire annuelle qui sera adoptée à l’Assemblée générale annuelle du mois de juin. Par la suite elle la fera parvenir à la trésorière régionale avant le 30 juin.

28 Mars 2016

28 Mars 2016

AIDE TECHNIQUE

Le Conseil d’administration local (CAL) peut adjoindre, au besoin, une aide technique à la secrétaire-trésorière. Comme son nom l’indique c’est une aide, donc elle peut, selon les besoins de la secrétaire-trésorière, faire plusieurs tâches. Par contre, elle ne s’ajoute pas au CAL, elle ne peut donc pas proposer, voter et signer des chèques. Le CAL peut passer une résolution qui permet à cette aide technique d’assister aux réunions mensuelles du CAL si cela permet une meilleure gestion.

INFORMATIONS À RETRANSMETTRE

La trésorière régionale transmet aux secrétaires-trésorières des Cercles plusieurs informations et explications au cours de l’année. Celles-ci doivent être retransmises aux membres des Cercles.

coût de l’abonnement à l’Actuelle®; informations relatives au Congrès régional; informations relatives au Congrès provincial; loterie provinciale; ventes des publications et objets promotionnels.

* Tous les documents et formulaires cités se trouvent sur le site Internet des CFQ au www.cfq.qc.ca/ressources.

28 Mars 2016


COMITÉ ARTS TEXTILES

28 Mars 2016

FONCTIONS DE LA RESPONSABLE RÉGIONALE

Pour parvenir à la réussite des objectifs de la mission des CFQ, voici les principales fonctions de la responsable régionale pour pouvoir motiver les responsables de Cercles à transmettre, à s’impliquer et à assurer la continuité de notre mission.

LES PRINCIPALES FONCTIONS

consulter le Plan de travail Fédération pour les actions à poser tout au long de l’année;

à la 1re rencontre régionale, lors de l’atelier avec les responsables de Cercles, planifier et présenter de façon positive le Plan de travail de l’année; ne pas seulement lire le texte mais interagir avec elles pour qu'elles s'impliquent et apportent leurs suggestions;

former un Comité (personnes-ressources) pour retransmettre les informations concernant les pièces des Concours des CFQ de l'année en cours, lors des formations régionales en arts textiles;

planifier au niveau régional les formations en arts textiles dans chaque secteur (si possible) afin de favoriser la présence et la participation des membres;

dresser une liste des personnes-ressources de votre Fédération pour différentes techniques ainsi que des ateliers ou formations qu’elles offrent;

fournir en cours d’année des informations supplémentaires aux responsables de Cercles;

réviser et faire une mise à jour de la liste de toutes les évaluatrices de la Fédération;

planifier avec les autres membres du CAR et insérer dans le calendrier de rencontres de la Fédération une journée d'informations pour les évaluations dans les Cercles et à la Fédération. Faire un suivi avec les évaluatrices;

s’assurer que l’évaluation des pièces du Concours d’artisanat textile soit faite dans le respect des artisanes;

encourager et valoriser la participation des membres aux différents Concours tout en se rappelant que les Concours sont un bon moyen d’apprentissage et de partage;

être à l’écoute des membres;

fournir un compte rendu annuel.

RAPPORT DU CERCLE

Comme responsable régionale, vous devez apporter votre aide à la responsable du Comité Arts textiles pour compléter sa partie du rapport du Cercle.

Sur la 1re page elle doit inscrire les informations pertinentes. Elle inscrit les activités qu’elle a accomplies, en rapport avec les actions prévues pour l’année en cours et toute autre action

28 Mars 2016

permettant d’assurer le bon fonctionnement du Comité Arts textiles au Cercle et d’apporter du renouveau qui rende le Comité plus dynamique.

Exemples d’actions notées au rapport du Cercle pour: organiser une cédule des ateliers offerts aux membres; trouver une personne-ressource pour présenter aux membres la technique à l'étude; former un comité dans le but de présenter des ateliers aux jeunes.

TÂCHES À ACCOMPLIR EN COURS D’ANNÉE

Tout au cours de l’année, comme responsable, vous avez différentes tâches à accomplir et un échéancier à respecter.

ÉTÉ (après le Congrès provincial) :

récupérer les pièces des différents Concours de votre Fédération et les retourner aux artisanes participantes;

planifier des journées d'information afin de transmettre les renseignements reçus lors de la formation de juin, concernant les pièces du Concours d’artisanat textile des CFQ et « Spécial » de l'année en cours;

s’assurer que les informations pour les pièces des Concours CFQ soient retransmises gratuitement sur l’ensemble du territoire de la Fédération;

voir à ce que les personnes-ressources qui donnent les formations en arts textiles aient toutes les informations nécessaires et que les pièces présentées soient conformes aux exigences des Concours;

préparer l’atelier des responsables de Cercles du Comité Arts textiles (ordre du jour, documentation, etc.).

AUTOMNE (atelier pour les responsables du Comité Arts textiles) :

remettre le Plan de travail Cercle de l'année qui débute, expliquer : le thème de l’année, le thème du Comité Arts textiles, l’objectif pour l’année, les fonctions de la responsable locale du Comité Arts textiles;

donner des outils et les informations aux responsables de Cercles relatives aux actions spécifiques du Comité;

expliquer comment remplir le rapport du Cercle;

distribuer le cahier du Concours d’artisanat textile à chaque responsable de Cercle et une copie des résultats des Concours CFQ de l'année précédente;

donner des informations concernant la participation des artisanes aux Concours des CFQ, les règlements du Concours d’artisanat textile des CFQ du cahier du Concours et les règlements du Concours « Spécial »;

28 Mars 2016

motiver les Cercles à participer aux Concours des CFQ, à découvrir la technique à l'étude et à valoriser les membres qui osent essayer;

souligner l’importance de la transmission de nos connaissances à nos jeunes qui sont notre relève de demain, les motiver à s’impliquer, à partager et à faire découvrir aux membres l’enrichissement et le plaisir que procure le partage de leurs connaissances avec les jeunes.

PRINTEMPS :

préparer et donner une journée d'information pour les évaluations dans les Cercles pour toutes les évaluatrices de la Fédération ainsi qu’aux membres. Réviser les critères de l’évaluation et les feuilles de barèmes. Expliquer le rôle de la responsable de Cercle lors des évaluations;

suggérer et conseiller que toutes les pièces qui seront présentées à la Fédération pour le Concours d’artisanat textile des CFQ soient évaluées au niveau du Cercle local afin d’être équitable envers toutes les autres membres qui présentent des pièces pour le Concours d’artisanat textile des CFQ et les Cercles qui font faire des évaluations dans leur Cercle respectif;

démontrer l’importance de faire une évaluation pour les pièces des Concours;

fournir une liste des évaluatrices disponibles pour les évaluations dans les Cercles. Les évaluations doivent être équitables pour toutes les membres participantes;

faire une première lecture des rapports reçus des responsables de Cercles lors de la Journée de printemps de votre Fédération afin de déterminer les Cercles qui atteignent l’objectif de l’année;

rédiger votre compte rendu annuel en répondant aux questions inscrites dans votre Plan de travail Fédération annuel. Vos actions doivent démontrer le travail que vous avez accompli pour atteindre l’objectif de l’année du Comité à travers les actions spécifiques.

RENCONTRE DE PRINTEMPS

lors de cette journée remettre aux responsables de Cercles les informations requises pour l’envoi des pièces des Concours :

- Le nom de la personne qui reçoit les pièces;- La date limite de la réception des pièces;- L’adresse où expédier les pièces du Cercle.

donner les informations requises aux personnes qui recevront les pièces des Concours en provenance des Cercles.

28 Mars 2016

TOUT AU LONG DE L’ANNÉE

demeurer en relation avec les responsables de Cercle afin de les stimuler, de les appuyer et de leur apporter votre support dans le travail de l’année;

être disponible pour répondre à leurs besoins et valoriser le travail des responsables.

ÉVALUATION DES PIÈCES DES CONCOURS AU NIVEAU RÉGIONAL

Lors de l’évaluation des pièces des Concours au niveau régional, le déroulement de cette journée est sous la responsabilité de la responsable régionale du Comité Arts textiles. Vous êtes la personne de référence pour les évaluatrices.

Pour l’évaluation des pièces se référer au Guide d’évaluation de pièces artisanales et au cahier du Concours d’artisanat textile des CFQ de l'année en cours.

En collaboration avec les membres du CAR, choisir les évaluatrices pour l’évaluation régionale (2 évaluatrices par classe) et les secrétaires pour chaque équipe d’évaluatrices.

Les évaluatrices et les secrétaires d'évaluation doivent obligatoirement suivre la formation qui leur est donnée par la Fédération à partir des pièces des Concours d’artisanat textile des CFQ de l'année concernée. Lors de cette formation, la responsable régionale doit faire une révision des exigences et des feuilles de barème;

o La responsable doit s'assurer que les évaluatrices ne présentent pas de pièces dans la classe où elles évaluent;

o La secrétaire d’évaluation ne doit donner aucun commentaire pour ne pas influencer les évaluatrices;

lors de la réception des pièces des Cercles, vérifier et superviser l’identification des pièces. Voir à ce que les pièces pour chaque classe à évaluer soient disposées de manière à ce qu’elles puissent être manipulées facilement;

pour l’évaluation des pièces, voir à ce que les évaluatrices aient le matériel nécessaire;

pour le Concours «spécial», vérifier si les pièces provenant des Cercles respectent les exigences. Toutes les pièces conformes aux exigences sont évaluées à la Fédération et les trois (3) pièces ayant le plus haut pointage sont envoyées pour être évaluées au niveau provincial. Toutes les autres pièces conformes aux exigences sont aussi envoyées pour être exposées lors du Congrès provincial;

lors de la journée des évaluations, donner aux évaluatrices et aux secrétaires d’évaluation des directives claires et précises pour le déroulement de la journée;

au fur et à mesure des évaluations, vérifier le pointage de chaque pièce. À la fin, pour chaque classe, demander aux évaluatrices de refaire une vérification des 3 à 5 plus hauts pointages pour s’assurer de présenter la pièce qui va permettre à la Fédération d’obtenir le

28 Mars 2016

meilleur classement lors des évaluations au niveau provincial; la décision finale implique l’unanimité des évaluatrices et de la responsable du comité avant le départ des évaluatrices;

afin d’éviter des erreurs réviser les résultats des évaluations et préparer un tableau des résultats à remettre à chacun des Cercles.

EXPOSITION DES PIÈCES

Le montage de l’exposition est votre responsabilité. Vous devez donner des directives claires et précises aux bénévoles qui procèdent au montage de l’exposition. Vous devez vous assurer que toutes les pièces des membres soient mises en valeur. Les pièces, lors de l’exposition régionale, doivent être identifiées avec le nom de la membre et non avec le numéro d’étiquetage pour l’évaluation régionale.

IMPORTANT: pour l'exposition des pièces du volet «Artisanat jeunesse», le nom et la photo de l'enfant peuvent être exposés à condition d'avoir l'autorisation des parents. Son adresse ne doit pas apparaître.

CONGRÈS RÉGIONAL

faire la lecture de votre compte rendu, le signer et le faire proposer et appuyer;

valoriser les personnes qui ont participé aux Concours d’artisanat textile des CFQ et au Concours «Spécial»;

les pièces du volet «Artisanat jeunesse» reçues des Cercles doivent être mises en valeur. Attribuer des prix de participation pour les jeunes;

sélectionner dix (10) pièces parmi les pièces reçues pour le volet « Artisanat jeunesse » et les faire parvenir en même temps que les autres pièces des Concours au Siège social.

SUGGESTIONS POUR LE CONCOURS D’ARTISANAT TEXTILE

Faire la compilation des suggestions reçues des Cercles pour le programme du Concours d’artisanat textile, remplir le formulaire Fédération que l’on retrouve à la fin du cahier du Concours d’artisanat textile des CFQ ou sur le site internet des CFQ www.cfq.qc.ca et le faire parvenir avant la date prévue à cet effet, à la responsable provinciale.

APRÈS LE CONGRÈS RÉGIONAL

s’assurer d’une bonne identification de chacune des pièces gagnantes du Concours d’artisanat textile et que les pièces choisies pour le volet «Artisanat jeunesse» aient chacune leur formulaire d’inscription bien rempli;

remplir un seul formulaire d’inscription pour l’envoi des quatre (4) pièces gagnantes de votre Fédération. Ce formulaire est dans le cahier du Concours d’artisanat textile des CFQ ainsi que sur le site internet des CFQ. Tous les échantillons des quatre (4) pièces

28 Mars 2016

gagnantes doivent être attachés à l’endos de ce formulaire d’inscription chacun dans un petit sac en plastique. On ne doit retrouver aucune autre identification sur les pièces;

pour le Concours «Spécial», remplir un seul formulaire d'inscription pour les trois (3) pièces gagnantes de votre Fédération. Ce formulaire est sur le site internet des CFQ. Les échantillons des trois (3) pièces gagnantes doivent être attachés à l'endos de ce formulaire d'inscription, chacun dans un petit sac en plastique. Pour les autres pièces conformes, s’assurer que chaque pièce envoyée ait son formulaire d’inscription bien rempli avec son échantillon attaché à l’endos du formulaire. On ne doit retrouver aucune autre identification que le formulaire sur chaque pièce.

RAPPEL POUR LES ENVOIS DE PIÈCES AU SIÈGE SOCIAL

Concours d’artisanat textile des CFQ: le formulaire d’inscription rempli par la responsable régionale avec les échantillons et une COPIE DU FORMULAIRE doivent être placés sur le dessus du colis;

les trois (3) pièces du Concours «Spécial» : Le formulaire d’inscription rempli par la responsable régionale avec les échantillons et une COPIE DU FORMULAIRE doivent être placés ensemble sur le dessus du colis. Pour les autres pièces conformes chaque formulaire d’inscription avec l’échantillon doit être attaché à chaque pièce et une COPIE DE CHAQUE FORMULAIRE doit être placée sur le dessus du colis;

volet «Artisanat jeunesse» : chaque formulaire d’inscription doit être attaché à chaque pièce pour les jeunes participants (10) et une COPIE DE CHAQUE FORMULAIRE doit être placée sur le dessus du colis.

Faire l’envoi des pièces du Concours Artisanat textile des CFQ, du Concours « Spécial » et du Volet «Artisanat jeunesse» au Siège social en respectant la date d'échéance (le sceau du transporteur en faisant foi) et les directives émises dans le cahier Concours d’artisanat textile des CFQ de l'année en cours, à l’adresse suivante :

Concours d’artisanat textile des CFQ1043, rue Tiffin, Longueuil QC J4P 3G7

Préparer les colis (3) en utilisant des boîtes individuelles pour chacun des concours, placer ces 3 colis dans une seule boîte et les faire parvenir par Xpress Post ou autre moyen de transport au Siège social pour la date demandée (le sceau du transporteur en faisant foi). Être très méticuleuse lors de l’emballage des pièces afin d’éviter qu’elles ne soient endommagées lors du transport.

Un montant, voté par le CAP à chaque année, est remis à chacune des Fédérations participantes pour aider à défrayer le coût d’envoi des pièces des Concours.

28 Mars 2016

FONCTIONS DE LA RESPONSABLE DE CERCLE

La responsable de Cercle ne doit pas prendre son rôle à la légère. Elle doit être dynamique, positive et motivée. Elle doit avoir certaines connaissances des techniques artisanales. On ne peut pas demander à cette personne de maîtriser toutes les techniques artisanales anciennes et nouvelles. Cette responsable doit donc s’adjoindre des personnes ressources capables de transmettre, de donner et de partager leur savoir et leurs trucs avec d’autres afin d’atteindre les objectifs fixés.

LES PRINCIPALES FONCTIONS

être présente à l’atelier du Comité Arts textiles lors de la 1re rencontre de Fédération pour connaître le Plan de travail Cercle de l’année;

consulter le Plan de travail Cercle et les informations transmises par la responsable régionale pour les actions à poser tout au long de l’année;

assister aux journées d'information en arts textiles offertes par la Fédération afin d’être bien informée sur le Concours d’artisanat textile de l'année en cours, le Concours «spécial» et le volet «Artisanat jeunesse»;

être à l’écoute et disponible aux attentes des membres de son Cercle;

découvrir les personnes ressources parmi les membres de son Cercle;

planifier, avec les membres, des ateliers d’apprentissage en techniques de base (tissage, couture, tricot, broderie);

organiser des ateliers d’apprentissage avec les jeunes du milieu;

encourager la participation des membres aux différents Concours en leur rappelant que c’est un bon moyen de développer son goût d’apprendre, d'ajouter à ses connaissances et de partager entre les membres;

informer les membres que les pièces peuvent être réalisées par toutes les membres et non par des membres sélectionnées à l’avance. Se référer aux règlements à la fin du Cahier Concours d’artisanat textile des CFQ;

compléter le rapport du Cercle au fur et à mesure, présenter votre partie à la réunion mensuelle en même temps que l’approbation du Rapport du Cercle et le signer. Le rapport de Cercle doit être remis à la date demandée par la Fédération.

AVANT LA PREMIÈRE RÉUNION DU CERCLE

s’adjoindre, si possible, des personnes dynamiques possédant des connaissances pertinentes;

préparer avec les membres du CAL, à partir des suggestions des membres, un programme d’exposition de Cercle intéressant, stimulant, avec des pièces faciles à réaliser;

28 Mars 2016

planifier et faire un calendrier d’activités (cours, ateliers, démonstrations) en collaboration avec les membres du CAL.

PREMIÈRE RÉUNION MENSUELLE

présenter le Plan de travail Cercle de l’année et faire connaître l’objectif et les grandes actions du Comité;

faire la présentation des pièces demandées pour les Concours des CFQ;

inviter et motiver les membres à assister aux journées d'information concernant les pièces des Concours des CFQ offertes par la Fédération;

stimuler la participation des membres aux Concours d’artisanat textile des CFQ et au programme de Cercle en leur rappelant que le but de la participation est d’apprendre, d’augmenter ses connaissances dans le partage et la générosité.


retransmettre les informations supplémentaires concernant les Concours d’artisanat textile des CFQ;

stimuler l’intérêt des membres aux techniques artisanales par la participation à des ateliers, des cours, des démonstrations, des projets;

valoriser les travaux des membres aux réunions mensuelles et lors de l’exposition locale du Cercle;

apprécier le travail des membres bénévoles;

faire découvrir différentes techniques artisanales entre autres la technique à l'étude pour l'année en cours;

mettre à la disposition des membres de la documentation concernant les pièces des Concours d’artisanat textile des CFQ, les documents des formations des CFQ, des revues, des livres spécialisés et des exemplaires de l’Actuelle®, magazine des CFQ;

planifier des ateliers avec de petits projets dans les techniques artisanales avec les jeunes du milieu;

motiver les membres à s’impliquer auprès des jeunes;

trouver des moyens pour réunir les jeunes afin qu’ils participent à vos projets.

POUR L’EXPOSITION LOCALE

stimuler les membres à participer à l’exposition locale; prendre le temps de bien leur expliquer que l’évaluation d’une pièce par les évaluatrices

n’est pas une critique mais un très bon moyen de se perfectionner et de s’améliorer;

28 Mars 2016

afin d’être équitable envers toutes les autres membres qui présentent des pièces pour le Concours d’artisanat textile des CFQ et les Cercles qui font faire des évaluations dans leur Cercle respectif, il est suggéré que toutes les pièces qui sont présentées pour le Concours d’artisanat textile des CFQ soient évaluées au niveau local avant d’être présentées à la Fédération. Il ne faut pas oublier que les évaluatrices peuvent donner des conseils pertinents afin d’obtenir un meilleur résultat pour le Cercle au niveau des évaluations à la Fédération;

lors de l’évaluation au Cercle, seules les personnes désignées ont le droit d’être présentes. La responsable du Comité donne les directives pour le déroulement de la journée. Elle voit à ce que les évaluatrices aient le matériel nécessaire. Personne ne doit influencer le travail des évaluatrices;

se référer au « guide d’évaluation de pièces artisanales » pour l’évaluation des pièces et le rôle de la responsable de Cercle lors de l’évaluation des pièces dans le Cercle;

la responsable du Comité est la personne de référence pour les évaluatrices; elle travaille en collaboration avec la présidente du Cercle; elles doivent se consulter quand il y a une décision à prendre;

immédiatement après l’évaluation des pièces (avant le départ des évaluatrices), si vous avez un item dont l’évaluation ne vous satisfait pas, demandez aux évaluatrices de réviser l’évaluation en spécifiant vos raisons. Après réévaluation de la pièce et avec entente avec les évaluatrices, il ne doit y avoir aucun retour à ce sujet;

s’assurer que le montage de l’exposition mette bien en valeur les pièces des artisanes qui participent au programme local, au Concours d’artisanat textile des CFQ, au Concours «spécial» et aux jeunes qui participent au volet «Artisanat jeunesse», sans faire de distinction;

voir à valoriser le travail des membres qui ont relevé des défis;

attribuer des prix de participation aux jeunes qui ont participé au volet «Artisanat jeunesse» pour les encourager et les remercier de leur participation.

POUR LE CONGRÈS RÉGIONAL

préparer les pièces des Concours d’artisanat textile des CFQ en utilisant le formulaire d’inscription à la fin du Cahier Concours d’artisanat textile des CFQ ou sur le site internet des CFQ: www.cfq.qc.ca/ressources. Faire parvenir les pièces à l’endroit et à la date demandée par la responsable régionale. Être très méticuleuse lors de l’emballage des pièces afin d’éviter qu’elles ne soient endommagées lors du transport;

faire parvenir les suggestions du Cercle, pour l’année à venir, à la date requise par la responsable régionale du Comité Arts textiles;

le rapport du Cercle doit être signé par la responsable du Comité et présenté lors de l’adoption globale du Rapport du Cercle par les membres à une réunion mensuelle avant de le faire parvenir à la Fédération.

28 Mars 2016

28 Mars 2016

COMITÉ DOSSIERS

28 Mars 2016

Le Comité Dossiers est le comité le plus représentatif au sein de nos communautés et municipalités. Notre participation fait en sorte que les membres des CFQ sont actives, sollicitées dans nos milieux respectifs et principalement très appréciées des personnes dans le besoin.

Il faut s’impliquer auprès des femmes sans discrimination; que ce soit avec les enfants, les jeunes adultes, les personnes âgées, nos gestes et notre présence passent rarement inaperçus.

GÉNÉRAL

Les objectifs du Comité sont clairs et précis (voir règlements généraux article 49-1).Ces objectifs donnent aux membres des Cercles le mandat de s’intéresser et d’agir face à ce que la société nous offre, puisque l’amélioration des conditions de vie des femmes, de la famille et de notre société en général répond à 50% de la mission des CFQ.En plus de travailler sur le thème de l’année, nous devons être à l’écoute et faire preuve de vigilance face à notre entourage et ce, dans notre vie quotidienne.

RÔLE DE LA RESPONSABLE RÉGIONALE

motiver les responsables du Comité Dossiers dans les Cercles; valoriser le Comité Dossiers; présenter le travail de l’année de façon positive; apporter aux responsables de Cercles un support constant et dynamique. Les responsables de

Cercles ont besoin d’un appui continuel de la part de la responsable régionale. Différents moyens peuvent être utilisés pour les motiver à agir :

- contacts téléphoniques pour répondre aux interrogations et encourager;- communications écrites (bulletin régional, mémo de la Fédération ou notes

informatives) pour informer adéquatement;- suggestions de moyens disponibles pour mieux travailler sur les différentes

actions;- actions à prendre pour changer les choses.

1 re RENCONTRE DU CAR (Été)

Préparer l’atelier qui sera présenté aux responsables locales lors de la rencontre régionale pour le lancement du Plan de travail de l’année.

établir un échéancier pour les Cercles en fonction de respecter celui déjà établi par le CEP (l’échéancier du CEP se retrouve dans le Plan de travail Fédération de l’année en cours);

reproduire et remettre aux responsables de Cercles les documents qui appuient le Plan de travail et expliquent les objectifs du Comité;

développer des sujets de réflexion; établir une liste des personnes-ressources;

28 Mars 2016

RENCONTRE D’AUTOMNE (LANCEMENT DU PLAN DE TRAVAIL

animer l’atelier des responsables de Cercles lors de la journée du lancement du Plan de travail de l’année;

présenter le Plan de travail; remettre aux responsables de Cercles les documents qui appuient le Plan de travail; donner une liste des personnes-ressources; expliquer comment faire le rapport du Cercle; inviter à présenter des recommandations suite aux réflexions; rappeler les évènements à ne pas oublier.

RENCONTRE DE PRINTEMPS

préparer les informations à transmettre lors de la rencontre régionale du printemps; recueillir les argents pour l’ACWW.

SUIVI À LA JOURNÉE DE PRINTEMPS

évaluer le rapport du Cercle avec le CAR; rédiger son compte-rendu annuel en répondant aux questions inscrites au Plan de travail

Fédération de l’année en cours et le signer.

CONGRÈS RÉGIONAL

lire le compte-rendu lors de l’Assemblée générale annuelle pour approbation par les membres votantes.

ŒUVRES CARITATIVES

OLO

jusqu’à la date établie par votre CAR (voir votre échéancier). Recueillir les rapports d’activités et les chèques des Cercles de votre Fédération pour la Fondation OLO. TOUS LES CHÈQUES DOIVENT OBLIGATOIREMENT ÊTRE LIBELLÉS AU NOM DE LA FONDATION OLO;

préparer votre rapport régional;

faire parvenir les chèques et les rapports d’activités des Cercles ainsi que votre rapport régional à la responsable provinciale du Comité Dossiers, à la date établie (voir échéancier du CEP dans le Plan de travail Fédération), à l’adresse suivante :

28 Mars 2016

RESPONSABLE PROVINCIALE DU COMITÉ DOSSIERS1043 RUE TIFFIN

LONGUEUIL, QC J4P 3G7

NOTE : S.V.P. NE PAS ENVOYER DE CHÈQUES OU RAPPORT DIRECTEMENT À LA FONDATION OLO AFIN D’ÉVITER LES ERREURS DANS LA COMPTABILISATION DE LA LEVÉE DE FONDS

ACWW

au plus tard à la rencontre de la journée de printemps, recueillir les chèques en provenant des Cercles pour l’ACWW;

s’assurer que les chèques sont libellés à la Fédération XX pour l’ACWW; remettre les chèques à la trésorière régionale qui encaissera lesdits chèques; la trésorière régionale fera parvenir, à la responsable provinciale du Comité Dossiers, un

chèque couvrant les montants qui ont été remis par les Cercles. Le chèque doit être libellé au nom de : Les Cercles de Fermières du Québec. Le chèque doit accompagner le formulaire « Rapport Régional ACWW » qui est disponible sur le site des CFQ sous ressources. Conservez une copie pour vos archives.

RESPONSABLE COMITÉ DOSSIERS1043 RUE TIFFIN

LONGUEUIL, QC J4P 3G7

MIRA

Encourager les Cercles afin que les membres s’impliquent dans la cueillette des cartouches d’encre et de cellulaires désuets. Cette activité ne demande aucun argent, seulement une volonté d’aider MIRA qui est une fondation vouée à l’entraînement de chiens-guides pour des personnes aveugles, handicapées, voire pour les enfants souffrant d’autisme.

Les Cercles devront accumuler un minimum de 10 cartouches laser pour avoir droit à une cueillette. Les boites devront être identifiées avec le numéro de fournisseur remis par la Fondation MIRA. Si le Cercle n’a pas reçu de code d’envoi, il doit contacter la Fondation Mira.

FONDATION MIRA,1135, 2e Rang,Neuville,, QC, G0A 2RO

Téléphone : (418) 876-1202, poste 224, sans frais 1-800-799-6472, poste 224Courriel : [email protected]

WWW.MIRA.CA

Les chèques et argents amassés via les banques MIRA que vous recevrez de vos Cercles doivent être libellés au nom de FONDATION MIRA et remis à la responsable provinciale Comité dossiers selon l’échéancier établi.

28 Mars 2016


Procédure pour les reçus de charité aux entreprises :

- La compagnie qui désire donner ses cartouches aux Fermières et recevoir un reçu de charité à la fin de l’année, doit s’inscrire comme nouveau client. Vous trouverez le formulaire d’inscription sur le site des CFQ.

- MIRA devra reconnaître de quel Cercle il s’agit lorsque la compagnie retournera ce formulaire d’inscription. Tout ceci afin d’inclure dans le rapport du Cercle le montant amassé par l’entreprise. Donc la compagnie devra inscrire le nom du Cercle dans le formulaire à la ligne « spécifiez ».

- La compagnie devra identifier les cartouches remises aux Fermières avec son numéro de client. Cette étape sera importante, sans quoi la compagnie ne recevra pas son reçu de charité à la fin de l’année.


Garder un lien constant avec les responsables des Cercles afin de les encourager, les motiver et les appuyer dans leur travail.Il faut se rappeler que les activités concernant nos œuvres caritatives peuvent avoir lieu tout au long de l’année.

28 Mars 2016

RÔLE DE LA RESPONSABLE DE CERCLE

La responsable du Comité Dossiers doit :

AUTOMNE :

assister à l’atelier du Comité dossiers lors de la rencontre régionale d’automne; valoriser le Comité dossiers; présenter le plan de travail Cercle du Comité aux membres de façon dynamique afin que

chacune se sente concernée par ce qui se vit ou se passe autour d’elle; motiver les membres à s’engager dans les sujets sur nos engagements et nos œuvres

caritatives; inviter les membres à fournir des sujets de recommandations; rappeler l’importance de suivre les évènements de l’année et qu’ils soient vivants.

NOTE : Le Plan de travail Cercle peut être échelonné sur les sept (7) réunions mensuelles. Développer les actions (1 à la fois) et les décortiquer de façon à ce que les membres en saisissent bien la définition. À cet effet, plusieurs moyens sont proposés lors de la journée d’automne. On doit s’en servir. En cas de difficulté, il est bon de contacter la responsable régionale de sa Fédération.

PRINTEMPS :

recueillir les argents amassés par les membres (voir ACWW ci-après pour les détails d’envoi);

finaliser votre rapport du Cercle avec le CAL et présenter votre partie à la réunion précédant la journée de printemps pour approbation par les membres;

assister à la journée de printemps.

CONGRÈS RÉGIONAL

assister au Congrès régional et inciter les membres à y participer en grand nombre.

OEUVRES CARITATIVES

OLO

faire parvenir à la RESPONSABLE RÉGIONALE, le chèque libellé à FONDATION OLO ainsi que le rapport des activités du Cercle, selon l’échéancier établi par votre Fédération;

NOTE : S.V.P. ne pas envoyer de chèques ou rapport directement à la FONDATION OLO afin d’éviter les erreurs dans la comptabilisation de la levée de fonds

ACWW

28 Mars 2016

remettre à la RESPONSABLE RÉGIONALE, le chèque libellé à Fédération X et couvrant le montant des argents amassés pour l’ACWW;

MIRA lorsqu’une certaine quantité de cartouches d’encre et de cellulaires désuets est disponible

pour ramassage, communiquez avec MIRA afin d’obtenir un «code d’envoi». Ce code sera toujours le même puisqu’il identifie un Cercle;Téléphone : (418) 876-120, poste 224, sans frais 1-800-799-6472, poste 224Courriel : [email protected]: FONDATION MIRA,

1135, 2e Rang,Neuville,Qc, G0A 2RO

les argents amassés via les banques MIRA doivent être remis à votre Fédération par chèque libellé au nom de la FONDATION MIRA.


rédiger votre partie du rapport du Cercle au fur et à mesure que des activités sont tenues (selon le Plan de travail Cercle de l’année en cours);

rechercher des personnes-ressources et des documents pertinents pour soutenir le développement du thème de l’année et différents sujets que vous partagez avec les membres;

stimuler les membres à réfléchir sur nos préoccupations sociales et humanitaires et à fournir des sujets de recommandations.

RECOMMANDATION

Une recommandation est un acte par lequel un organisme, comme les CFQ, s'implique en vue d'améliorer une situation, d'apporter des solutions concrètes à un problème donné. En un mot, c'est un moyen de s'exprimer.Avant de préparer une recommandation, mettre sur papier toutes les idées sur un sujet donné.

identifier le problème et vérifier ce qui existe à date;

vérifier s'il n'y a pas des éléments importants qui auraient été oubliés en se posant les questions. Qui? Quoi? Quand? Où? Comment? Pourquoi? A cause de quoi? En vue de quoi? Quelles en sont les conséquences?

regrouper, par ordre d'importance ou d'intérêt, les idées autour des thèmes principaux;

rechercher les solutions imaginables et possibles;

choisir la solution qui semble la meilleure et que vous êtes prêtes à appuyer et à défendre;

évaluer la nécessité de poursuivre les recherches, s'il manque des éléments

28 Mars 2016


d'informations.

RÉDACTION D'UNE RECOMMANDATION

s'assurer que la recommandation porte sur un sujet bien précis afin que celle-ci soit claire. Définir clairement: Qu'est-ce qu'on veut précisément? À qui est-ce adressé précisément?

s'assurer que chaque ATTENDU QUE vise à reprendre l'essentiel des faits. Les ATTENDU QUE sont des arguments essentiels favorisant la recommandation; il faut qu'ils fassent autorité et qu'ils puissent être appuyés, au besoin, d'une bonne documentation. Faire des recherches de faits véritables (études, statistiques, enquêtes, rapports ou autres) afin d'alimenter et de supporter la ou les recommandations;

s’assurer que chaque CONSIDÉRANT est un argument qui vise à appuyer la recommandation. Les CONSIDÉRANTS font appel aux sentiments, expriment des opinions, font référence à nos valeurs en tant que groupe, donnent leur vision du problème;

éviter d'écrire un trop grand nombre de «Attendu que» et de «Considérant». Ils sont des synthèses de vos recherches et de vos opinions. Se demander s'ils précisent vraiment la recommandation elle-même;

commencer par le plus important (situation globale) en allant vers le détail;

choisir des mots faciles à comprendre et simplifier les phrases ainsi que les paragraphes;

corriger les fautes de grammaire et d'orthographe et faire réviser le texte;

expliquer comment on procède : CERCLE, FÉDÉRATION, CORPORATION.

ÉTAPES D'UNE RECOMMANDATIONCERCLE

lorsqu'un CERCLE a bien étudié un sujet et qu'il a décidé de préparer une recommandation, il doit rassembler la documentation pertinente puis bâtir le texte;

la rédaction de la recommandation faite, elle est présentée à une réunion mensuelle du Cercle afin que les membres en discutent. Les membres décident si la recommandation est acceptée ou rejetée;

suite à son acceptation, la recommandation est envoyée à la Fédération.

28 Mars 2016

FÉDÉRATION

Un Comité doit être formé à la Fédération pour étudier les recommandations reçues des Cercles;

avant la date fixée (voir échéancier dans le plan de travail Fédération), la Fédération envoie au Siège Social les recommandations des Cercles qu’elles conservent pour présentation à l’Assemblée générale régionale;

les recommandations qui sont votées lors de l'Assemblée générale de la Fédération doivent avoir une portée provinciale.

N.B. Si des recommandations à portée régionale sont votées à la Fédération et si elles sont acceptées, celles-ci doivent être envoyées directement par la Fédération à l'organisme concerné.

CORPORATION

les déléguées provinciales aux Congrès régionaux rapportent les recommandations approuvées par l’Assemblée générale régionale;

le Comité Recommandations provincial fait l'étude des recommandations reçues des Fédérations, puis détermine les recommandations qui seront présentées à l'Assemblée générale annuelle tenue lors du Congrès provincial;

la documentation doit être pertinente et les faits vérifiables puisque les questions doivent recevoir des réponses qui maintiennent la crédibilité de l'Association;

l'Assemblée générale a le pouvoir de discuter la recommandation, de l'accepter ou de la rejeter. Après discussions, il y a vote à main levée ou autrement et la majorité décide du sort de la recommandation;

après le Congrès provincial, les recommandations votées à l'Assemblée générale sont acheminées :

a) aux ministères et/ou organismes concernés;b) à la secrétaire de la Fédération concernée afin que cette dernière puisse les faire

parvenir aux députés provincial et fédéral (s’il y a lieu dans ce dernier cas) de leur secteur.

ÉVÉNEMENTS À NE PAS OUBLIER

Se référer aux dates du plan de travail FédérationLes événements à ne pas oublier sont un bon moyen de diffuser les valeurs qui nous animent comme membres des Cercles de Fermières du Québec. Il faut oser…Lorsque vous parlez de vos réunions mensuelles, des cours et des ateliers offerts dans le Cercle, pourquoi ne pas inclure un petit paragraphe pour parler d’un des sujets ci-haut mentionnés. Il faut choisir le thème approprié au mois de l’année. Alors n’hésitez pas à essayer.

Le Comité Communications peut vous aider à rédiger vos articles à paraître dans les différents médias. Travaillons ensemble.

28 Mars 2016

COMITÉ COMMUNICATIO

NS 28 Mars 2016

28 Mars 2016

RÔLE DE LA RESPONSABLE RÉGIONALE

La responsable régionale du Comité Communications doit être stimulante auprès des responsables des Cercles afin de les supporter dans leurs actions.

La responsable régionale doit valoriser le Comité, présenter le travail de l’année de façon dynamique et apporter aux responsables des Cercles un support constant.

Les responsables des Cercles ont besoin d’un appui continuel de la part des responsables régionales.

la responsable régionale doit démontrer l’importance de la communication de façon simple et visuelle, communiquer avec générosité pour favoriser une atmosphère harmonieuse entre les membres du Cercle ;

elle doit rappeler l’importance de communiquer avec le public de notre milieu de vie pour donner une image de classe de notre Association. Se donner les moyens pour arriver où l’on veut et motiver les membres à agir ;

elle doit insister sur l'utilisation, comme référence, du Guide des Communications ; utiliser les services disponibles dans le milieu. Ex. : Le site Internet de la municipalité, le

journal municipal ou le bulletin paroissial pour assurer la visibilité de son Cercle et pour faire connaître les activités et les réalisations sur le Web.

ÉTÉ :

trouver les médias de ma région qui peuvent me servir ; informer les médias des décisions prises au Congrès provincial des CFQ comme par

exemple les recommandations retenues, l’élection d’une membre au Conseil provincial, l’obtention d’une mention spéciale par une de vos membres ;

diffuser de l’information sur le thème de l’année ; si vous possédez déjà un site internet ou une page Facebook, voir à le mettre à jour, sinon

peut-être en créer un.

AUTOMNE :

communiquer aux responsables locales les informations reçues à l’atelier provincial ; expliquer comment remplir le rapport des Cercles aux responsables des Cercles ; encourager les Cercles à préparer une publicité propre à leur Cercle ; inciter les Cercles à utiliser les documents Guide des communications ; collaborer avec d’autres organismes à diverses activités de visibilité ; informer les médias lors de la remise de dons aux œuvres sociales que vous supportez ; solliciter des entrevues avec les différents médias.

HIVER :

continuer à agir selon les directives du plan de travail en tenant compte des plans déjà amorcés.

PRINTEMPS :

28 Mars 2016

informer les médias écrits et parlés de la tenue de votre congrès régional et inviter un journaliste si possible ;

lire attentivement les rapports de Cercles; rédiger votre compte rendu annuel en vous référant à la page identifiée à cet effet dans le

Plan de travail Fédération ; rédiger la liste « in memoriam » en inscrivant les noms des membres décédées par ordre

alphabétique et la remettre avec votre compte rendu.

TOUT AU LONG DE L’ANNÉE :

mettre en valeur le travail des responsables des Cercles de votre Fédération et leur apporter le soutien nécessaire

SUGGESTIONS POUR LA RESPONSABLE AU CERCLE

Août : Être présente à la Rencontre d’automne afin de bien comprendre les objectifs de l’année.

Septembre : Transmettre l’information reçue lors de la Rencontre d’automne.

Octobre : Inciter nos membres à visiter le site internet des CFQ et le site internet ou page Facebook du Cercle et y collaborer.

Novembre : Inviter un journaliste à une activité spéciale.

Décembre : Inviter une parente, une amie, une voisine lors de l’Assemblée mensuelle.

Janvier : Finaliser les actions du Plan de travail (si ce n’est déjà fait).

Février : Souligner l’anniversaire des CFQ.

Mars : Faire la dégustation d’une recette de nos QQM ou QQM Express

Avril : Motiver nos membres à assister au Congrès régional et/ou Congrès provincial.

Mai : Organiser une journée Reconnaissance pour honorer nos membres bénévoles.

Juin : Laisser quelques copies de l’Actuelle® à notre salon de coiffure ou autre endroit public.

Juillet : Déterminer une journée par semaine pour se rencontrer dans un parc ou autre endroit afin d’effectuer quelques travaux manuels (broderie, tricot, etc).

28 Mars 2016

Politique pour les sites Internet et pages FacebookCercles et Fédérations

1. Le Cercle ou la Fédération doit aviser l'Association de l'ouverture de son site à [email protected];

2. Le Cercle ou la Fédération est responsable du contenu de son site et doit régulièrement voir à sa mise à jour;

3. Le site du Cercle ou d'une Fédération est réservé à leur usage exclusif;

4. Usage du logo de l'Association: L'usage du logo est réservé exclusivement aux Cercles et aux Fédérations. Ils doivent s'assurer du respect de sa forme et de ses couleurs si le site est en couleur;

5. Historique de l'Association: Lorsque l'auteur du site Internet d'un Cercle ou d'une Fédération désire publier un historique de l'Association, seul le texte disponible sur le site des CFQ est autorisé sauf permission écrite de la part du Conseil exécutif provincial;

6. Hyperliens: Les Cercles et les Fédérations doivent placer sur leur site, un hyperlien avec le site officiel des Cercles de Fermières du Québec. Le site est situé au : http://www.cfq.qc.ca/. L'Association installera un hyperlien vers le site d'un Cercle ou d'une Fédération qui sera conforme à notre politique. Le Cercle peut installer un hyperlien vers tout Cercle ou Fédération mais une demande à ceux-ci doit être faite;

7. Sous-traitance du site: Lorsque le contenu du site Internet d'un Cercle ou d'une Fédération est produit en sous-traitance, le Cercle ou la Fédération s'engage à transmettre une copie de la politique au sous-traitant et à la faire respecter ;

8. Publicité : Le Cercle ou la Fédération doit éviter d'installer des bannières commerciales ou contraires au code d'éthique de l'Association;

9. Les administrateurs d’un site internet ou pages Facebook des CFQ ne peuvent s’en servir pour des fins personnelles. Ex. : opinion politique, publicité personnelle pour exposition, etc.

Rév : fév 2016

28 Mars 2016


COMITÉ SPÉCIAL RECRUTEMENT

OBJECTIFS DU COMITÉ SPÉCIAL RECRUTEMENT

28 Mars 2016

En 1995, le Comité spécial Recrutement était créé. En 2010, des objectifs spécifiques ont été déterminés. Ils sont définis ainsi

assurer une relève avec des femmes impliquées;

augmenter les effectifs en recrutant de nouvelles membres;

créer un lien de fidélité chez les membres.

Le recrutement c’est l’affaire de toutes, en conséquence chacune doit mettre son savoir-faire à profit pour atteindre les objectifs fixés.

Comme responsable régionale du Comité spécial Recrutement, vous avez un rôle à jouer vis-à-vis l’Association.Ce rôle se joue sur deux niveaux : à la Fédération et aux Cercles.

LA FÉDÉRATION ÉTÉ :

planifier des ateliers stimulants lors des rencontres régionales d’automne; préparer un plan de recrutement qui favorise l’enthousiasme de recruter et d’augmenter

l’effectif des Cercles chaque année.

AUTOMNE :

convaincre les Cercles que l’objectif fixé est réalisable; favoriser le partage de bonnes idées entre les Cercles en favorisant l’échange des

programmes d’activités entre les Cercles de la Fédération; travailler ensemble pour améliorer le fonctionnement dans des Cercles de la Fédération; valoriser les réussites en recrutement; établir des statistiques sur l’état du recrutement dans la Fédération; remettre des magazines l’Actuelle® aux responsables locales pour préparer des pochettes

de recrutement.

FONCTIONS DE LA RESPONSABLE RÉGIONALE

ÉTÉ : informer les membres du CAR sur le plan de travail du Comité spécial Recrutement.

AUTOMNE :

présenter le plan de travail Cercle aux responsables locales; exercer le suivi du plan de recrutement préparé par la Fédération; être disponible pour les responsables du Comité spécial Recrutement dans les Cercles; motiver et stimuler les responsables de Cercles en exerçant un suivi; accélérer les appels (faire un sprint), en octobre pour atteindre les objectifs fixés;

28 Mars 2016

offrir un support par le bulletin régional ou par Internet; mentionner les rabais offerts aux membres : Ex; Bétonel, Club Direct laine, New Look,

SSQ Assurance; effectuer un suivi auprès des responsables locales du Comité spécial Recrutement; inviter à laisser des magazines L’Actuelle® dans des endroits publics.

PRINTEMPS :

rédiger son compte rendu. lire le rapport du Cercle avec le CAL, récompenser les meilleures.

Votre premier rôle consiste à apporter aux responsables des Cercles un soutien constant et dynamique.

C ONSEILS POUR AIDER À ATTEINDRE NOTRE OBJECTIF

Rencontre d’automne : Ce que vous devez dire à vos responsables de Cercles.

Innover dans le programme annuel d’activités.Le programme d’activités doit être invitant par les actions qu’il offre. Il faut faire preuve d’audace afin de présenter un programme d’activités qui suscite l’intérêt. Il faut y placer le logo de l’Association, le thème de l’année. Le dépliant doit être vivant. On peut y retrouver :

le programme des réunions mensuelles en notant :- l’activité principale (conférence, témoignage)- la démonstration présentée;- le spécial du mois; - dégustation du mois; etc.

l’horaire des cours et ateliers; la programmation des activités culturelles ou sociales :

- diverses sorties en groupe;- l’exposition annuelle;- journée portes ouvertes;- ateliers de lecture; etc.

Ce dépliant doit montrer un visage nouveau de la vie du Cercle en identifiant ce qui le caractérise plus particulièrement.

Développer la satisfaction des membres

La réussite du recrutement dans les Cercles passe par la satisfaction des membres. À cette fin le Conseil d’administration DOIT préparer un programme d’activités qui répond aux attentes des membres. Pour connaître ces besoins, il faut :

effectuer un sondage écrit ou verbal afin que les membres puissent s’exprimer sur différents sujets tels :

- journées des réunions;

28 Mars 2016

- l’heure des réunions;- les invités;- les activités culturelles ou sociales; - etc.

mettre en valeur les connaissances des membres dans des activités diverses :- démonstrations;- recettes;- dégustations;- témoignages;- expositions du mois; - etc.

Renouveler le contenu des réunionsEn se référant au sondage effectué et en apportant du nouveau dans le déroulement des réunions, les réunions mensuelles deviendront plus intéressantes pour les membres. Plusieurs facteurs peuvent influencer la réussite des réunions mensuelles :

l’accueil chaleureux; le respect de la durée de réunions, il faut éviter les rencontres qui ne finissent plus; la présence d’un(e) invité(e) dont le sujet de la conférence intéresse les membres; le partage de recettes ou de trucs; la préparation d’une activité physique, vie active; la présentation de surprises afin de sortir la réunion de la routine; l’organisation d’un local invitant pour la réunion; présence du drapeau des CFQ; interprétation du chant des CFQ; renouvellement de l’aménagement de la salle de la réunion; l’appréciation de la présence des membres aux réunions; la préparation d’un feuillet d’informations (feuille 8½ x11 pliée en 2) incluant l’ordre du

jour, une ou deux recettes, des trucs; etc.

CONSEILS PRATIQUES durant toute l’année

Pour assurer une bonne présence : les réunions doivent être tenues dans le respect; le ton des échanges doit être posé; il est important de garder contact avec les membres (chaîne téléphonique ou courriel); le contenu des réunions doit être diversifié, il ne doit pas être centré sur les arts textiles

seulement. Les membres satisfaites reviendront …

Fournir des outils de recrutement

28 Mars 2016

Le recrutement ira de l’avant dans le Cercle si les membres sont satisfaites de ce qui se passe dans le Cercle. Imaginez vingt-cinq (25), quarante (40), cinquante (50) membres qui quittent la réunion et qui disent aux femmes qu’elles rencontrent comment il est agréable d’être membre du Cercle. Pour compléter l’enthousiasme de ces membres, il faut qu’elles puissent disposer d’outils qui deviendront des moyens exceptionnels pour compléter la mise en valeur du Cercle.

un exemplaire de l’Actuelle®, magazine des CFQ; une copie du programme de l’année que vous aurez préparé avec un esprit de

renouveau; un dépliant de l’Association; un document promotionnel de votre Cercle; une invitation personnalisée à une réunion mensuelle; etc.

Pour supporter les actions de la responsable du Comité spécial Recrutement au Cercle, les membres du CAL peuvent planifier des actions diverses à l’automne

établir un Plan de recrutement; développer et planifier une activité d’accueil pour les nouvelles membres; organiser un concours de marrainage au niveau du Cercle.

FONCTIONS DE LA RESPONSABLE LOCALE

La responsable du Comité spécial Recrutement doit : collaborer avec l’équipe du CAL (Conseil d’administration local); présenter le Plan de travail Cercle aux membres; convaincre de l’importance du recrutement; susciter l’intérêt des membres; faire un suivi sur le recrutement à toutes les réunions jusqu’en décembre; présenter les nouvelles membres lors des réunions mensuelles; remettre à la nouvelle membre une pochette d’informations (ex : magazine l’Actuelle®,

programme de l’année, dépliant, insigne des CFQ, historique des CFQ, etc.); rédiger le rapport du Cercle avec le CAL.

En collaboration avec les membres du CAL, souligner les anniversaires des membres en leur téléphonant le jour de leur anniversaire ou en leur offrant une carte à cette occasion, faite par une membre, savez-vous que souvent c’est la seule carte d’anniversaire qu’une membre peut recevoir?Les statistiques sont une façon intéressante de nous motiver pour recruter. Il faut encourager et motiver. Une bonne suggestion; valoriser les Cercles de la Fédération qui réussissent. Bonne année de travail!

QUE FAUT-IL FAIRE POUR RÉUSSIR SON RECRUTEMENT DURANT TOUTE L’ANNÉE?

28 Mars 2016

1. Conserver ses membres .

Quoi faire pour conserver ses membres?Les appeler, leur écrire, faire une approche personnelle, vous pouvez être plusieurs pour le faire, ce n’est pas juste la présidente ou la secrétaire d’un Cercle.Faire du nouveau, éviter la routine

Montrer des choses nouvelles que la majorité des membres vont aimer.

2. Recruter

Quoi faire pour recruter?Se faire connaître, faire des activités de visibilité, être visible

Montrer ce que vous faîtes par des portes ouvertes, des expositions; n’ayez pas peur de montrer comment ça se fait, sortez vos patrons, ça ne sert à rien de les laisser moisir dans vos tiroirs.

Impliquer vos membres dans les évènements que vous faites pour la visibilité du Cercle.Faire un dépliant au niveau du Cercle. Inclure les dates de vos réunions. Diffuser à l’extérieur du Cercle.

3. Communiquer

Tout cela se fait en collaboration avec le Comité Communications

28 Mars 2016

SUGGESTIONS POUR LES RÉUNIONS DU CERCLE

Septembre Contacter les membres qui n’ont pas renouvelé leur abonnement.Former un comité d’accueil. Participer à la journée d’automne. Se fixer un objectif.

Octobre Organiser une réunion divertissante. Préparer une pochette de presse en collaboration avec le Comité Communications contenant magazine, dépliant, programme d’activités du Cercle.

NovembreOffrir une dégustation de nos recettes.Faire un graphique pour voir le nombre de membres à cette date.

DécembreInviter une parente, une amie, une voisine. Constater le résultat pour le Recrutement.Inviter le public à un atelier gratuit

JanvierGarder le contact avec toutes les membres, vœux à chacune.Encourageons celles qui amènent une nouvelle membre

Février Trouver une occasion de présence dans le milieu. (Visite aux personnes âgées…) Échange ce mois-ci, on pige un numéro et on s’assoit à la place désignée, on donne 15 minutes pour échanger entres voisines (c’est une façon de se connaître)

MarsOn forme des tables rondes et on répond à un sondage sur les ateliers désirés, le genre de conférences, les heures d’ouverture des locaux.

AvrilChercher un endroit pour nous faire voir, kiosque dans un centre d’achat, une épicerie, une bibliothèque où on fera l’étalage de notre savoir, en expliquant ce qui se passe dans un Cercle de Fermières. Organiser la présence du Cercle au Congrès régional.

Mai Renouveler les abonnements, on réserve une surprise pour celles qui s’en acquittent ex : tirage d’un prix spécial.

JuinFêter les réussites de l’année. Soulignons le travail de nos compagnes qui font progresser notre Cercle : quelques mots, un cadeau, un tirage?

JuilletPourquoi pas une présence ou une visite au Congrès provincial?

28 Mars 2016

FONDATION D’UN CERCLE

Étape à suivre pour la fondation d’un Cercle : 1- Une ou plusieurs personnes s’assurent la collaboration d’un minimum de quinze (15) femmes intéressées par la mission et les activités de la Corporation.

2- Communiquer avec la présidente régionale de la Fédération la plus proche.

3- La présidente de la Fédération et/ou la responsable du Comité spécial Recrutement, s’assurent que les articles 54 et 54-1 des Règlements généraux soient suivis.

4- Une assemblée de Fondation doit être organisée. Les représentantes de la Fédération doivent expliquer les Règlements généraux de l’Association. Un Conseil d’administration local (CAL) doit être voté par les membres présentes.

5- Le Formulaire «Fondation d’un Cercles de Fermières», la liste des membres du Cercle ainsi que la «Demande d’adhésion à la Corporation des CFQ» doivent parvenir au Siège social de la Corporation. Ils doivent aussi être conservés par le Cercle et la Fédération.

6- Une demande de subvention, à la suite de la fondation d’un Cercle, peut être faite par le nouveau Cercle à la Corporation. Une somme de cinq cents (500 $) dollars répartis comme suit sera versée :

Deux cents (200 $) dollars après trois (3) mois d’opération; Cent cinquante (150 $) dollars après douze (12) mois d’opération, suite à un rapport

d’évaluation remis par la Fédération à la Corporation; Cent cinquante (150 $) dollars après trente-six (36) mois d’opération, après remise

d’un rapport par la Fédération à la Corporation, lequel doit absolument démontrer que le Cercle a un bon fonctionnement.

Les formulaires se trouvent sur le site internet des CFQ au www.cfq.qc.ca/ressources

FUSION

Étapes à suivre pour la fusion de deux ou plusieurs Cercles :

1- La secrétaire de la Fédération doit être informée, par écrit, de l’intérêt d’un Cercle pour se fusionner.

2- Une assemblée générale extraordinaire doit avoir lieu dans chacun des Cercles qui veulent fusionner et les 2/3 des membres actives présentes doivent être en accord avec la fusion.

3- La Fédération doit ensuite faire une étude sur cette fusion. Le CAR doit approuver la fusion selon les Règlements généraux art. 55.2 p 19.

28 Mars 2016


4- Une assemblée de fusion doit avoir lieu avec les membres des deux (ou plus) Cercles. Les représentantes de la Fédération doivent expliquer les règlements généraux. Un nouveau CAL doit être élu. On doit y décider du nom que le nouveau Cercle portera ainsi que des particularités du nouveau Cercle (exemple deux locaux avec des métiers, etc.).

5- Le Formulaire « Fusion de Cercles de Fermières », la liste des membres du Cercle ainsi que la « Demande d’adhésion à la Corporation des CFQ » doivent parvenir au Siège social de la Corporation. Ils doivent aussi être conservés par le Cercle et la Fédération.

Les Fédérations peuvent se fusionner entre elles, en donnant avis à la secrétaire de la Corporation. Voir les Règlements généraux art. 55.1 p.19


DISSOLUTION

Étapes à suivre pour la dissolution d’un Cercle :1- La secrétaire-trésorière du Cercle doit informer le CAR (Conseil d’Administration Régional) du projet de dissolution du Cercle au moins deux (2) mois avant l’assemblée de dissolution tel que stipulé dans les Règlements généraux art.57.3 p 20.

2- La présidente de la Fédération doit rencontrer les membres du Cercle pour comprendre quelle est la problématique et essayer de les aider afin qu’il n’y ait pas de dissolution si possible.

3-Suite à l’accord du CAR, s’il n’y a pas d’autre possibilité, le Cercle doit convoquer toutes les membres à une Assemblée générale extraordinaire. Aucun Cercle ne peut être dissous sans le consentement des deux tiers (2/3) des membres présentes à la dite assemblée ou si quinze (15) membres s’y opposent.

4- Lors de l’Assemblée de dissolution, le formulaire « Dissolution d’un Cercle de Fermières » doit être rempli et envoyer au Siège social de la Corporation. Il doit aussi être conservé la Fédération avec les autres documents officiels : procès-verbaux, livres de comptabilité, baux et autres.

5- À la dissolution, les biens ou le produit de leur vente et l’argent en caisse sont retenus à la Fédération pour une période de un (1) an. Après ce laps de temps, si les activités ne reprennent pas, les biens sont remis – déduction faite des dépenses encourues – aux œuvres déterminées par les personnes mandatées lors de la dissolution.


28 Mars 2016



SONDAGE (exemple)

Cercle__________________________________

Nom : _____________________________

Adresse : ___________________________

Date de naissance : ___________________

Adresse courriel : _____________________

Assistez-vous aux réunions? Si non, pourquoi ? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Si oui, le jour et l’heure vous conviennent-ils? _________________________________________

Êtes-vous satisfaite du contenu des réunions? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Quels changements souhaitez-vous voir apporter au déroulement des réunions?______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Assisteriez-vous à une conférence d’une demi-heure?_______________________________________________________________________________Qu’attendez-vous de votre Cercle? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Êtes-vous intéressée à participer au travail des Comités? ________________________________Êtes-vous intéressée à aider le CAL dans de petites tâches? ______________________________Êtes-vous intéressée à aider au montage des métiers? ___________________________________Êtes-vous prête à faire une démonstration a) en artisanat

b) un truc culinaire ou autrec) un bricolaged) une techniquee) un jeu quelconque

Que voulez-vous apprendre?_______________________________________________________________________________Pouvez-vous donner un atelier?_______________________________________________________________________________Que voulez-vous partager avec nous? _______________________________________________________________________________

Les activités sociales, culturelles ou sportives vous intéressent elles?

_______________________________________________________________________________

Merci d’avoir répondu aux questions.

28 Mars 2016

Modèle de lettre de renouvellement

LES CERCLES DE FERMIÈRES DU QUÉBEC

CERCLE ___________________________

Date

Madame,

Nous voici rendu au temps de l’année pour le renouvellement de notre abonnement (inscription) à notre Cercle.

Étant donné votre absence lors de notre dernière réunion, les membres du CAL seraient heureuses de connaître vos intérêts en artisanat pour la prochaine année, techniques à apprendre et/ou transmettre en remplissant le sondage joint à cet envoi.

Notre Cercle offrira encore de nombreux cours et ateliers. (nommez-les).

Le Cercle est très actif dans sa communauté. Un nouveau projet est en voie de préparation (nommez-le)

Le renouvellement immédiat de votre inscription vous permet également une continuité dans la réception de notre magazine l’Actuelle®. Le prix de l’abonnement est de XXX $. Vous faites parvenir votre chèque à :

Nom de la secrétaireAdresse

Nous sommes heureuses de vous compter parmi nos membres et espérons avoir le plaisir de vous revoir dès la première réunion qui aura lieu le (jour) et (date).

Le Conseil d’Administration local

Signature de la présidente

28 Mars 2016

EXEMPLE

CONCOURS RECRUTEMENT (ANNÉE XX)

Prix pour les marraines

COUPON DE PARTICIPATIONCoordonnées de la marraineNom : Prénom :

Tél. résidence :

No Cercle : No Fédération :

No carte de membre :Coordonnées de la nouvelle membre

Nom : Prénom :

Tél. résidence :

No Cercle : No Fédération :

No carte de membre :

N.B. Pour être valide, tous les renseignements demandés sur le coupon devront être complétés.

Elle n’est jamais revenue!

« Comme c’est curieux, dans votre organisation, vous passez un temps fou à chercher de nouvelles membres, et personne n’a remarqué que j’étais là disponible…

Comment vous ne me placez pas? Je venais pourtant à toutes les réunions, même si on ne s’occupait guère de moi. J’ai voulu briser la glace, lier connaissance avec les autres membres, mais elles avaient toutes leur cercle d’amies et je n’ai pas réussi à vaincre leur indifférence.

J’espérais qu’on me demande de participer aux activités, de siéger sur un comité, de donner de moi-même enfin, ce fut en vain…

Un jour j’étais souffrante, j’ai dû manquer une réunion. Ma présence n’avait sans doute pas une grande importance, car personne n’a songé à s’enquérir de moi. À la réunion suivante, j’ai préféré rester à la maison pour voir un bon film. Le mois d’après même indifférence. Décidément, mes allées et venues n’intéressaient personne.

Et pourtant je suis une bonne mère de famille, une amie fidèle, fiable, une employée responsable.

Vous ne vous souvenez pas de moi? Je suis la membre qui n’est jamais revenue ».

28 Mars 2016

EXEMPLE