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Centre de Compétence BtoB – Internet/IntranetFileConnect

Formation FileConnect

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Sommaire Formation Formation Accès site

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Méthode

Objectifs


1. Ce site vous propose des modules d’accès à l’information

3. L’arborescence vous donne le détail de chaque page

2. Les onglets vous conduisent au contenu de formation

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Objectifs

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Evaluation Agenda Sommaire

Accès siteFormation


1. A l’issu de cette formation, vous serez capable d’échanger des fichiers avec vos contacts fournisseurs.

3. N’hésitez pas à faire appel au centre de compétence BtoB/BtoC en cas de nécessité (voir Formation>Support)

2. Cette formation est simple et permet à chacun de se former de manière autonome en moins de 30 minutes.

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Objectifs

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Agenda Sommaire

Accès siteFormation


Sommaire Formation

Agenda Sommaire

Accès site

Cette formation vous présente les modules principaux de FileConnect.

En fonction vos droits sur l’application, vous n’aurez pas accès aux mêmes fonctionnalités :

La partie « Gestion des fichiers » s’adresse à tous les utilisateurs, mais toutes les fonctionnalités ne sont pas disponibles

La partie « Gestion des droits » ne s’adresse qu’aux administrateurs

Formation


SupportGestion des droitsGestion des fichiersContexte

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Sommaire Formation Formation Accès site

Pour s’identifier sur la solution FileConnect il faut :

1 – Se connecter sur www.fileconnect-carrefour.net

2 – Saisir son identifiant / mot de passe

3 – Choisir sa langue (anglais par défaut).

4 – Cliquer sur OK.

3

4

S’identifier

Visualiser


SupportGestion des droitsGestion des fichiers

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Sommaire Formation Accès site

1 – Arborescence des dossiers 2 – Sous-dossiers et fichiers

3 – Menu des fonctions 4 – Console Admin.

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4

Contexte

S’identifier

Visualiser

Formation


La solution FileConnect propose une navigation de type Windows (sans menus contextuels, sans commandes claviers et sans drag&drop).

1 - A gauche, l’arborescence à laquelle l’utilisateur peut accéder.

2 - A droite, les sous-dossiers et fichiers du répertoire sélectionné.

On accède au contenu des répertoires par simples clics et en dépliant les nœuds de l’arborescence.

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Accès site

Naviguer dans les dossiers

Récupérer des fichiers

Charger des fichiers

Supprimer des fichiers

Ajouter un mémo

Partager un fichier

Charger des dossiers

Contexte

Formation


Pour récupérer des fichiers il faut :

1 – Se positionner sur le dossier cible.

2 – Sélectionner les fichiers et/ou les sous-dossier à télécharger.

3 – Cliquer dans le menu principal sur « Télécharger des fichiers »

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Contexte

Formation


4 – Sauvegarder sur son poste l’ensemble des fichiers zippés.

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Contexte

Formation


Pour charger des fichiers il faut :

1 – Sélectionner le dossier cible.

2 – Cliquer dans le menu principal sur « Ajouter des fichiers ».

3 – Sélectionner, un par un, les fichiers à importer en cliquant sur « Parcourir » (maximum 8 fichiers par importation).

4 – Cliquer sur « Importer » pour lancer l'importation.

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Contexte

Formation


Les fichiers sont toujours chargés dans leur intégralité sur la plateforme. Chaque opération est tracée par la solution.

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Vous pouvez déposer tous types de fichiers (à l’exception des fichiers proscrits par le super administrateur ex: avi, mp3 …) , quel que soient leur taille ou leur format.

Contexte

Formation


Pour charger des dossiers entiers (contenus et arborescences) il faut :

1 – Sélectionner le dossier cible.

2 – Cliquer dans le menu principal sur « Ajouter des fichiers ».

2 – Cliquer sur « Active X de transfert »

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Contexte

Formation


(pour la 1ère utilisation accepter l’installation de l’Active X sur votre poste puis recommencer les étapes 1,2 et 3)

4 – Cliquer sur « Choisir des Fichiers/Dossiers »

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Formation


5 – Sélectionner un dossier sur votre poste. Si ce répertoire et ses sous-répertoires n’existent pas au niveau de l’arborescence choisi en 1, ils seront créés à la seule condition qu’ils contiennent au minimum un fichier ou un sous répertoire.

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Contexte

Formation


6 – Cliquer sur « Lancer l’importation ».

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Formation


7 – Suivre le déroulement de l’importation. Annuler si besoin l’opération.

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Formation


Pour supprimer des fichiers il faut :

1 – Sélectionner le ou les fichiers à supprimer.

2 – Cliquer dans le menu principal sur « Supprimer ».

3 – Confirmer la suppression

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Contexte

Formation


La suppression n’est pas définitive.

Vous pouvez contacter votre administrateur afin qu’il restaure les fichiers.

Si la corbeille est activée

Si la date limite de restauration n’a pas été dépassée (2 semaines)

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Pour ajouter un mémo il faut:

1 – Sélectionner le fichier pour lequel on va créer un mémo.

2 – Cliquer dans le menu principal sur « Ajouter un mémo ».

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Contexte

Formation


3 – Saisir un titre et un message.

4 – Cliquer sur « Valider » pour finaliser l’opération.

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Contexte

Formation


Pour répondre à un mémo il faut:

1 – Cliquer sur le lien mémo d’un fichier.

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Contexte

Formation


2 – Cliquer sur « Répondre ».

3 – Saisir un titre et un message

4 – Cocher la case pour envoyer ce mémo par mail à des contacts

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Contexte

Formation


5 – Visualiser les différents échanges en cliquant sur le lien mémo du fichier.

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Formation


Pour partager un fichier il faut :

1 – Sélectionner le fichier que l’on veut partager.

2 – Cliquer dans le menu principal sur « Envoyer un email ».

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Contexte

Formation


3 – Sélectionner des destinataires (contacts ou groupes de contacts).

4 – Ajouter si besoin des adresses emails supplémentaires

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Contexte

Formation


5 – Ajouter si besoin un titre et un message personnalisé.

6 – Choisir le format de l’Email (HTML ou Texte)

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Contexte

Formation


7 – Définir la durée limite du partage.

8 – Définir le nombre maximum de téléchargements.

9 – Activer si besoin la suppression auto. du fichier à la fin du partage

10 – Sécuriser le partage en affectant un mot de passe.

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Contexte

Formation


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11 – A la réception du mail, cliquer sur le lien pour récupérer le fichier.

12 – En cas de problème d’accès au fichier, copier/coller dans votre navigateur l’URL fournie au bas du mail.

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Contexte

Formation


13 – Fournir le mot de passe si l’option a été choisie.

14 – Télécharger le ou les fichiers à disposition.

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Contexte

Formation


Parallèlement, l’accusé de réception est envoyé à la personne qui a accordé le partage.

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Contexte

Formation


Seul les profils « gestionnaires » ont accès à la console d’administration qui permet de gérer :

Les contacts et les groupes de contact dans le carnet d’adresse.

Gérer les accès autrement que sur les dossiers mêmes.

Visualiser et supprimer les logs, les partages et les mémos.

Rechercher des fichiers ou des dossiers via des mots clés.

Gérer la corbeille et les options avancées (ex : versionnage ou écrasement des fichiers ayant un nom similaire )

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Accès site

Accéder à la console d’admin

Gérer les utilisateurs

Gérer les groupes

Tracer l’utilisation

Partager les dossiers

Contexte

Formation


Pour créer un utilisateur il faut :

1 – Accéder au « carnet d’adresse » dans la console d’administration

2 – Cliquer sur « Nouveau contact ».

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Gérer les groupes



Contexte

Formation


3 – Saisir au minimum le nom, prénom et email du contact.

4 – Cocher la case « Identification » et saisir un login/password pour donner un accès direct à FileConnect. Sans cela, seul le partage de fichier sera réalisable avec ce contact.

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Gérer les groupes



Contexte

Formation


5 – Si accès direct, définir les droits associés au user.

• « Lecture » Téléchargement de fichiers, lecture des mémos

• « Ecriture » Ajout de fichiers, de mémos.

• « Suppression » Suppression de fichiers, de mémos.

• « Modification » Modification de l’arborescence.

• « Partage » Possibilité de partager des fichiers.

6 – Modifier si besoin le statut du compte (ouvert/fermé)

7 – Si besoin, signaler automatiquement l’utilisateur de son accès.

8 – Cliquer sur « Valider »

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Gérer les groupes



Contexte

Formation


9 – Revenir sur la fiche du contact en cliquant sur le compte cible dans la le carnet d’adresse

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Accès site

10 – Définir une langue par défaut pour les envois de mails.

11 - Activer si besoin, les alertes mails et le blocage des notifications.

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Gérer les groupes



Contexte

Formation


Pour créer un groupe d’utilisateurs il faut :

1 – Accéder au « carnet d’adresse » dans la console d’administration.

2 – Sélectionner dans la liste « Groupes ».

3 – Cliquer sur « Nouveau Groupe »

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Accès site

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Gérer les groupes



Contexte

Formation


4 – Saisir un nom de groupe.

5 – Affecter des contacts au nouveau groupe.

6 – Cliquer sur « Valider ».

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Accès site

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Gérer les groupes



Contexte

Formation


7 – Revenir si besoin sur la fiche groupe, pour ajouter ou enlever des contacts, en cliquant sur le groupe cible dans le carnet d’adresse.

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Accès site




Gérer les groupes



Contexte

Formation


Pour partager les dossiers avec les utilisateurs ou les groupes, 2 solutions :

A) Le faire dossier par dossier en cliquant sur « Partager un dossier » dans la barre de menu principale

B) Passer par la console d’administration et le gestionnaire d’accès.

A

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Accès site

B



Gérer les groupes



Contexte

Formation


Solution A :

1) Cliquer sur « Modifier la liste »

2) Rechercher des contacts et/ou des groupes de contacts

3) Ajouter des contacts et/ou des groupes

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Accès site

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Gérer les groupes



Contexte

Formation


Solution B :

1) Sélectionner le mode « matrice » dans le gestionnaire d’accès.

2 ) Cocher/Décocher les cases pour gérer les accès.

3) Cliquer sur « Valider »

4) Cliquer sur « Télécharger » pour obtenir ce tableau des accès au format Excel.

Sommaire Formation


Accès site

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Gérer les groupes



Contexte

Formation


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Accès site

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Pour tracer l’utilisation des utilisateurs et du gestionnaire il faut :

1 – Accéder au « Suivi des opérations » dans la console d’administration.

2 – Gérer la purge

3 – Télécharger si besoin l’ensemble des opérations au format Excel



Gérer les groupes



Contexte

Formation


Vous êtes en charge du support des utilisateurs. Nous vous conseillons de mettre à disposition vos coordonnées dans le guide utilisateur fournisseurs

En cas de problèmes, n’hésitez pas à contacter [email protected] de 09h00 à 18h00 du lundi au vendredi

Pour accéder au site FileConnect, cliquez sur le lien ci-dessous :

www.fileconnect-carrefour.net

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