cahier des charges volleyades 2014 - ffvb.org · au regard du nombre de licenciés minimes, les...
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Cahier des charges
Volleyades
2014
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SOMMAIRE
Chapitre 1 Informations sur la compétition
Chapitre 2 Termes et conditions
Chapitre 3 Officiels
Chapitre 4 Protocole
Chapitre 5 Conditions financières
Chapitre 6 Marketing
Chapitre 7 Communication
Chapitre 8 Télévision
Chapitre 9 Presse
Chapitre 10 Contacts
ANNEXES
PRET ET DONS DE LA FFVB ..................................................................................................... 24
FICHE DE COMPOSITION DE DELEGATION ......................................................................... 25
ORGANISATION DES SALLES DE COMPETITION ............................................................... 27
ORGANISATION DE LA SALLE ACCUEILLANT LES FINALES ........................................... 28
ORGANISATION DE LA CEREMONIE DE CLÔTURE .......................................................... 29
LIBERATION DU DROIT A L’IMAGE .......................................................................................... 30
Informations sur la compétition Chapitre 1
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Les Volleyades sont une compétition créée par la Fédération française de volley-ball et qui
s’adresse aux jeunes de la catégorie minimes.
Cette compétition appartient à la FFVB. L’organisateur choisi par la Fédération devra
respecter ce cahier des charges et, en cas de non-respect, pourra se voir infliger des
amendes de la part de la FFVB.
1.1 Formule de la compétition
1.1.1 Objectifs de la manifestation
Les objectifs des Volleyades sont multiples :
Réunir 10% des minimes filles et garçons venant de la France entière, métropolitaine
et outre-marine,
Contribuer à la détection des meilleurs potentiels dans cette catégorie,
Permettre la concertation et les échanges entre Entraineurs et techniciens des ligues
mais également entre ces derniers et la Détection Technique Nationale.
1.1.2 Qualification
Le territoire national est divisé en 23 ligues métropolitaines et 8 ligues des départements et
territoires d’Outre-mer. Chaque ligue métropolitaine pourra présenter une équipe masculine
et une équipe féminine.
Au regard du nombre de licenciés minimes, les ligues suivantes sont autorisées à inscrire
plusieurs équipes :
Bretagne : au maximum 2 équipes de chaque sexe
Côte d’Azur : au maximum 2 équipes de chaque sexe
Flandres : au maximum 2 équipes masculines
Ile de France : au maximum 3 équipes de chaque sexe
Languedoc Roussillon : au maximum 2 équipes féminines
Pays de la Loire : au maximum 2 équipes de chaque sexe
Rhône Alpes : au maximum 2 équipes de chaque sexe.
Au total, trois équipes de chaque sexe pourront représenter les Ligues d’outre-mer. Les équipes présentes en masculin comme en féminin pourront être des sélections :
REGIONALES,
INTER-REGIONALES pour les ligues autorisées à ne présenter qu’une seule équipe
et n’ayant pas suffisamment de jeunes pour constituer un groupe complet (sont donc
exclues de cette possibilité les ligues Bretagne, Côte d’Azur, Flandres, Ile de France,
Languedoc Roussillon, Pays de la Loire et Rhône Alpes, voir ci-dessus)
DEPARTEMENTALES lorsque la ligue peut présenter plusieurs équipes (cf. ci-
dessous)
Les ligues aviseront la FFVB avant le 1er octobre 2013 du nombre d’équipes qu’elles
engagent dans la compétition. La FFVB communiquera à l’organisateur avant le 10 octobre,
le nombre d’équipes engagées. Au-delà de ce délai et sans réponse de la part de la ligue
concernée, aucune candidature ne pourra être retenue.
Informations sur la compétition Chapitre 1
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1.1.3 Formule
La FFVB (commission sportive) validera un mois avant la compétition, la formule sportive
appliquée. Celle-ci peut varier en fonction du nombre d’équipes participantes, du nombre de
terrains à disposition et des contraintes horaires.
Un tirage au sort des poules de qualification sera effectué au moins un mois avant le début
de la manifestation. Ce tirage au sort se fait en fonction du classement des 3 précédentes
éditions pour désigner des « têtes de séries ».
Toutes les rencontres se joueront en deux sets gagnants de 25 points (avec deux points
d’écart sans limite supérieure), set décisif de 15 points (avec deux points d’écart sans limite
supérieure).
Les rencontres se joueront sur des filets à :
2,35 mètres pour les masculins.
2,24 mètres pour les féminines.
1.2 Classement
Le classement final des Volleyades est déterminé comme suit :
Vainqueur par 2:0 ou 2:1 2 points
Perdant par 1:2 ou 0:2 0 point.
En cas d’égalité de points, le classement se fait en fonction du nombre de matchs gagnés.
Si l’égalité persiste, le classement est déterminé par le ratio du nombre total de sets gagnés
et du nombre total de sets perdus.
Si l’égalité persiste encore, le classement se fait par le ratio entre le nombre total de points
gagnés et le nombre total de points perdus.
Si l’égalité persiste toujours, le classement dépend du vainqueur du match ayant opposé les
2 équipes à égalité.
1.3 Règles spécifiques
1.3.1 Composition de la délégation
Les équipes participantes sont composées au maximum de 10 joueurs ou joueuses (dont
éventuellement un seul libéro), de 2 Entraîneurs et d’un jeune Arbitre.
1.3.2 Licences des participants
Dans la fiche de composition de la délégation (cf.annexe2), le numéro de licences des
joueurs/joueuses, Entraineurs et Arbitres est OBLIGATOIRE.
Chaque joueur ou joueuse présent lors de la compétition doit obligatoirement être licencié(e)
à la Fédération Française de Volley-Ball. La licence est obligatoire pendant la durée de la
compétition.
Informations sur la compétition Chapitre 1
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1.3.3 Libéro
Un seul libéro est autorisé par équipe.
1.3.4 Joueur naturalisé
Sans objet dans cette compétition
1.3.5 Feuille de match électronique - statistiques
Sans objet dans cette compétition
Informations sur la compétition Chapitre 1
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1.4 Calendrier
Dates / période Etape Moyens de communication
Juillet 2013
Lancement de l’appel à candidature :
communication du cahier des charges des
Volleyades 2014
Email aux Ligues pour
diffusion aux clubs et mise en
ligne sur le site Internet de la
FFVB (page d’accueil et page
Volleyades)
20 septembre
2013
Date de clôture de l’appel à candidatures :
retour des dossiers de candidature
Courrier des candidats à la
FFVB
Semaine 39 Réunion de la commission d’ouverture des plis
Semaine 40 Réponse favorable au candidat retenu Courrier de la FFVB
Semaines 40 à
42
Signature de la convention d’organisation entre
la FFVB et l’organisateur retenu
Echanges de courriers entre
la FFVB et l’organisateur
Semaine 42 Réponses négatives aux candidats non retenus Courrier de la FFVB aux
candidats non retenus
Fin février 2014
Envoi par l’organisateur des logos de ses
partenaires au secteur communication –
marketing
1er avril 2014
Date limite d’envoi, à l’organisateur, de la fiche
technique de transport des équipes par les
sélections qualifiées.
Date limite d’envoi de la fiche de composition
d’équipes par les sélections qualifiées.
Email, courrier
Avril 2014
Envoi de tous les supports de communication :
affiches, kakémonos, par la FFVB à
l’organisateur.
Courrier – transporteur
Début avril
2014
Communication à l’organisateur de la liste des
cadres techniques nationaux par la DTN.
Communication à l’organisateur de la liste des
représentants fédéraux présents sur la
manifestation par la FFVB.
Email, courrier
1er mai 2014
Arrivée des équipes, des cadres techniques
nationaux, des délégués fédéraux.
Photo officielle et ouverture de la compétition.
Réunion technique + réunion des jeunes
Arbitres.
Avant 18h00
19H00
21H00
2 et 3 mai 2014 Début de la compétition masculine.
Début de la compétition féminine. 9h00
4 mai 2014
Finale Féminine.
Finale Masculine.
Cérémonie de clôture.
Départ des équipes.
13h00
15h00
16h30
17h30
Termes et conditions Chapitre 2
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2.1 Délégation
2.1.1 Composition de la délégation
Les équipes participantes sont composées au maximum de 10 joueurs ou joueuses (dont le
libéro, s’il existe), de 2 Entraîneurs et d’un jeune Arbitre.
Les joueurs ou joueuses sont nés en 1999 et après.
La liste définitive des joueurs et joueuses de chaque équipe devra être communiquée par
l’organisateur à la Direction Technique Nationale, au plus tard, un mois avant le début de la
compétition (cf.annexe2 « Fiche de Composition de délégation »).
2.1.2 Photos individuelles et de groupes
Chaque responsable d’équipe veillera à libérer le droit à l’image de chacun des participants
(voir attestation proposée en annexe7).
2.2 Transports
2.2.1 Transports sur site
Toutes les délégations doivent se rendre par leurs propres moyens et à leur charge sur le
lieu de la compétition.
Un mois avant le début de la compétition, le mode de transport, les heures d’arrivée et de
départ, devront être communiqués à l’organisateur local, ainsi qu’à la FFVB (Chrystèle
SIBILLA).
Chaque délégation des DOM-TOM sera responsable de l’organisation de son séjour en
métropole (prise de contact avec l’organisateur, réservation de billets de transports,
réservation de lieux d’hébergements hors compétition, organisation de rencontres de
préparation…).
La prise en charge des délégations des DOM-TOM est décidée par convention entre la
FFVB et la Ligue (participation aux frais d’hébergement par une prise en charge fédérale).
2.2.2 Transports locaux
L’organisateur local doit assurer le transport local des participants de la compétition :
Des équipes, du lieu d’hébergement aux salles de compétition, des salles de
compétition à la restauration et de la restauration à l’hébergement (et
inversement),
Des Arbitres, du lieu d’hébergement aux salles de compétition, des salles de
compétition à la restauration et de la restauration à l’hébergement (et
inversement),
Des cadres techniques, du lieu d’hébergement aux salles de compétition, des
salles de compétition à la restauration et de la restauration à l’hébergement (et
inversement), s’ils en font la demande,
Des représentants fédéraux, du lieu d’hébergement aux salles de compétition, des
salles de compétition à la restauration et de la restauration à l’hébergement (et
inversement), s’ils en font la demande.
2.2.3 Visas
Sans objet pour cette compétition.
Termes et conditions Chapitre 2
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2.3 Hébergement et restauration
2.3.1 Hébergement et restauration des équipes/ délégations
L’organisateur local prend en charge l’hébergement de l’ensemble des participants, et doit
faire valider le(s) lieu(x) d’hébergement par la FFVB (contact du Superviseur à la fin du
cahier des charges).
La prise en charge de l’hébergement des équipes (composée de 13 personnes : 10 joueurs
(ses), 2 Entraineurs et un jeune Arbitre) et des personnes accompagnantes supplémentaires
doit être assurée par l’organisateur de la veille de la compétition jusqu’au matin du dernier
jour de compétition.
L’hébergement pourra être collectif ou de type hôtel.
Les jeunes Arbitres doivent être logés tous ensemble, dans un logement spécifique.
L’organisateur local doit prendre en charge l’ensemble des repas à partir du dîner de la veille
de compétition au dîner du dernier jour de la compétition (panier repas) :
dîners du jeudi soir au samedi soir. Le dimanche soir, l’organisateur local doit prévoir
un panier repas froid pour l’ensemble des délégations. Ces paniers sont compris
dans le coût de participation des délégations,
Les 3 petits déjeuners, qui devront être pris sur les lieux d’hébergement de
l’ensemble des participants,
Les 3 déjeuners du vendredi au dimanche midi.
Les 3 repas quotidiens seront en adéquation avec la pratique du sport intensif (quantités
suffisantes, repas diététiques et équilibrés) (voir article 2.3.3).
L’organisateur veillera en outre à fournir une quantité d’eau suffisante aux équipes pour toute
la durée de la compétition, L’usage des gourdes est fortement recommandé mais
nécessitera un point d’eau potable dans les gymnases. (cf. 2.6)
2.3.2 Hébergement et restauration des officiels
L’organisateur doit assurer l’hébergement et la restauration :
Des Arbitres (17 au maximum), en chambre individuelle, responsables de
l’évaluation des jeunes Arbitres : 1 Juge Arbitre désigné par la CCA et au maximum
16 Arbitres adultes. Au plus tard, un mois avant le début de la compétition, le nombre
exact sera communiqué à l’organisateur local,
Les cadres techniques nationaux, en chambre individuelle. Ils seront au maximum
12. Le nombre exact sera communiqué à l’organisateur par la FFVB un mois avant le
début de la compétition,
Les représentants fédéraux, en chambre individuelle. Les noms et le nombre exact
sera communiqué au plus tard un mois avant le début de la compétition.
L’organisateur local doit prendre en charge l’ensemble des repas de ces personnes à partir
du dîner de la veille de compétition au dîner du dernier jour de la compétition (panier repas) :
Termes et conditions Chapitre 2
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dîners du jeudi soir au samedi soir. Le dimanche soir, l’organisateur local doit prévoir
un panier repas froid pour l’ensemble des délégations. Ces paniers sont compris
dans le coût de participation des délégations,
Les 3 petits déjeuners, qui devront être pris sur les lieux d’hébergement de
l’ensemble des participants,
Les 3 déjeuners du vendredi au dimanche midi
L’organisateur veillera à ce que les déjeuners et les dîners n’occasionnent pas trop de
perturbations dans la manifestation en fonction des horaires des compétitions.
2.3.3 Menus
Les menus doivent être conformes aux besoins spécifiques des sportifs :
L’entrée et le dessert en buffet,
Entrée (base de crudités + charcuterie possible ou parts de quiche ou pizza pour
varier les menus),
Dessert (base de fruits + gâteaux possibles ou crème ou flan …)
Plat principal : viande (blanche, rouge, volaille en alternance), poisson 1 fois tous les
6 repas (grillé de préférence), légumes : féculent (alterner riz - pâtes ou pomme de
terre) et légume vert à chaque repas.
Les délégations doivent informer l’organisateur local de certaines spécificités concernant les
régimes alimentaires des participants (sans gluten, hallal, végétarien…). Si l’organisateur
n’est pas informé 1 mois avant le début de la compétition, le surcoût éventuel sera à la
charge de la délégation.
2.3.4 Jours supplémentaires
Dans le cas où les délégations souhaitent arriver en amont ou rester après la prise en
charge officielle, les frais inhérents à ce séjour sont à leur charge.
2.4 Sécurité, médical, accréditation,
2.4.1 Sécurité
Une personne désignée par l’organisateur local sera déléguée à la sécurité : elle est chargée
d’assurer la sécurité des biens et des personnes pendant toute la durée de la compétition ;
elle sera en outre chargée de faire le lien avec les services de police et autres autorités
(gendarmerie et secours, …) si nécessaire.
2.4.2 Accréditations Journaliste – Médecin – Kinésithérapeute
Afin d’avoir une meilleure reconnaissance du rôle de chacun et un meilleur contrôle sur la
sécurité, il sera mis en place un système d’accréditation avec photo obligatoire. Toutes les
personnes ayant trait à l’organisation, au déroulement de l’évènement devront la porter les
jours de la compétition.
Un modèle sera communiqué par la FFVB, à l’organisateur, au plus tard 2 mois avant le
début de la compétition.
2.4.3 Suivi médical
Termes et conditions Chapitre 2
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L’organisateur local devra s’assurer obligatoirement de la présence d’un poste de premier
secours (Pompiers et/ou Croix Rouge) et d’un Médecin et/ou éventuellement d’un
Ostéopathe disponible rapidement (délai inférieur à 45 mn) pendant toute la durée de la
compétition (Cf. règlement médical des compétitions).
L’organisateur se rapprochera d’une école de Kinésithérapeutes qui serait prête à intervenir
durant la compétition.
L’organisateur mettra à la disposition des équipes un transport et un accompagnement des
éventuels joueurs(ses) blessé(e)s vers les services d’urgence ou autre consultation adaptée,
et ce pendant toute la durée de la compétition.
2.4.4 Contrôle anti-dopage
Toute compétition jeune ou sénior peut être soumise à un contrôle antidopage.
L’organisateur veillera à prévoir une salle dédiée comme local réservé au contrôle ant-
dopage ; ce local doit être fermé et comprendre : des bouteilles d’eau en verre, une salle
d’attente, des toilettes (sanitaires privatifs) et bureau pour le Médecin.
2.4.5 Assurance
L’organisateur veillera à contracter sa propre assurance en responsabilité civile, dommages
et annulation pour l’organisation de cet événement. L’organisateur pourra se rapprocher de
GENERALI via la FFVB si nécessaire.
2.5 Billetterie
Sans objet pour cette compétition.
2.6 Equipement
Les rencontres des compétitions masculines et féminines se joueront avec des ballons
MOLTEN V5M5000.
Chaque équipe devra posséder deux jeux de maillots réglementaires et numérotés et un
équipement uniforme (maillots + shorts). Le libéro, s’il existe, portera un maillot d’une couleur
différente de celle de ses partenaires pendant les rencontres.
Un tee-shirt distinctif sera fourni par l’organisateur aux Arbitres jeunes à leur arrivée (T-shirt
fourni à l’organisateur par la FFVB, voir ci-dessous). Il est souhaitable qu’ils possèdent un
pantalon de couleur foncée, bleu de préférence.
La FFVB fera parvenir à l’organisateur au minimum 1 mois avant le début de la compétition
le matériel suivant :
Fichier informatique de l’affiche officielle, qui sera à imprimer localement par les
soins de l’organisateur, (2 mois avant la compétition)
16 oriflammes, prêtées par la Fédération
32 banderoles, prêtées par la Fédération
16 kakémonos, prêtés par la Fédération
Des feuilles de matchs et de rotation, apportées par la Fédération
80 ballons MOLTEN V5M5000, offerts par la Fédération
Termes et conditions Chapitre 2
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250 Tee-shirts floqués FFVB, offerts par la Fédération (pour les bénévoles et les
jeunes Arbitres).
L’organisateur doit prévoir au minimum 8 salles de compétition disponibles du vendredi
(7h00) au dimanche (20h00).
Chaque salle de compétition doit être équipée de :
vestiaires pouvant être fermés à clefs, avec des douches et des sanitaires,
deux terrains avec un minimum de 3 mètres de dégagement autour de chacun
d’eux et des séparations entre chacun des terrains.
Pour chaque aire de jeu (cf. annexes 4 à 6) :
1 terrain de volley-ball (poteaux + filet) qui restera monté en permanence avec le
tracé spécifique des lignes correspondant à la compétition
deux antennes par terrain et des antennes de remplacement
des bancs de remplaçants
1 table de marque avec 3 chaises
1 scoreur manuel
1 podium ou chaise d’Arbitre
de l’eau minérale pour chaque équipe (système de gourdes recommandé),
équivalent à 3 litres par joueur et par jour
1 toise, 1 manomètre et des serpillières
1 machine à glaçons par gymnase ou 1 glacière par gymnase
1 poubelle.
La salle qui accueillera les finales sera équipée de :
l’ensemble des dispositions prévues au chapitre 4
des tribunes permettant d’accueillir au moins 1 000 personnes
une table permettant de disposer les récompenses des équipes
un podium à 3 niveaux permettant d’accueillir les équipes classées 1, 2 et 3 (10
joueurs)
une sonorisation + micro
une loge pour les invités et les représentants fédéraux.
2.7 Opérations de développement durable
La FFVB souhaite que la compétition participe à la diminution de l’empreinte
environnementale :
- Par la mise en place du tri sélectif dans chaque salle pour le papier, les bouteilles
en verre et plastique, le carton (en relation avec ville ou agglomération
concernée)
Termes et conditions Chapitre 2
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- Par l’utilisation éventuelle de verres réutilisables consignés dans les espaces
buvettes
- Par toute autre action envisagée par l’organisateur local, à proposer à la FFVB
Officiels Chapitre 3
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3.1 Superviseur
3.1.1 Information générale
Le superviseur en la personne de Stéphane LAMIRAND, Responsable du développement de
la FFVB, est présent tout au long de la compétition pour s’assurer que le cahier des charges
est bien respecté.
3.1.2 Son rôle avant la compétition
En amont de la compétition, le superviseur s’assurera que l’ensemble des délais (cf.
article1.4) soit bien respecté. Il coordonnera l’ensemble des préparatifs de la compétition,
notamment au sujet des installations.
Il animera la réunion technique de la veille de la compétition.
3.1.3 Son rôle durant la compétition
Il veillera à ce que :
toutes les installations soient conformes,
le protocole soit respecté,
tout se passe correctement à tout moment de l’évènement et conformément au
présent cahier des charges,
La formule sportive soit appliquée.
3.1.4 Son rôle après la compétition
Il rédigera un rapport résultant de l’observation du déroulement de l’évènement et faisant
état des éventuels points d’amélioration qui sera remis à l’organisateur. En cas de
manquement, l’organisateur sera averti pendant la compétition par le Superviseur et devra
pallier au plus vite les problèmes pointés par ce dernier.
3.2 Arbitres
Un Juge Arbitre, désigné par le Président de la CCA, aura la responsabilité, sur place, de
coordonner la désignation des jeunes Arbitres (1er Arbitre, 2ème Arbitre et marqueur) et des
Juges Arbitres sur chaque rencontre. Il effectuera en outre, chaque soir, un bilan formateur
des Jeunes Arbitres. La CCA et la CRA locale désigneront les Juges Arbitres encadrant les
Jeunes Arbitres.
Chaque équipe participante devra OBLIGATOIREMENT être accompagnée d’un Arbitre
jeune âgé de 14 à 21 ans. Ils seront proposés par les CRA de chaque ligue participante.
Les Arbitres jeunes doivent être référencés soit FFVB (grade Arbitre jeune ou Arbitre
départemental), soit UNSS (jeune officiel niveau académique minimum), soit FFSU (niveau
CUA 2).
Les Arbitres doivent être capables d’officier pendant une rencontre comme 1er Arbitre, 2ème
Arbitre et comme marqueur.
3.3 Autres officiels (Président FFVB, DTN…)
La FFVB sera représentée pendant la compétition par 3 personnes au maximum dont les
noms et les modalités de transport seront communiqués à l’organisateur au moins un mois
avant la compétition par la FFVB se rapprocher du service organisation événementielle).
De la même manière, la DTN communiquera à l’organisateur au moins un mois avant la
compétition, les noms de ses représentants sur place. Ils seront au maximum au nombre de
12.
Protocole Chapitre 4
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4.1 Détail avant le coup d’envoi
Avant chaque match, 20 minutes d’échauffement seront allouées aux équipes.
Exemple Décompte avant le 1er
service Activités
8h40 - 20:00 Début de l’échauffement avec ballons
8h43 - 17:00 Vérification de la hauteur du filet par les
Arbitres
8h44 - 16:00 Toss
8h45 - 15:00 Début d’échauffement au filet
8h51 - 9:00 Remise des feuilles de position aux Arbitres
8h57 - 3:00 Fin de l’entrainement
8h59 - 00:30 Vérification des positions des joueurs
9h00 00:00 1er service
4.2 A la fin du match
L’organisateur veillera à ce que les feuilles de matchs soient signées.
4.3 Protocole des finales (avant match)
Le protocole des finales est identique à celui-ci-dessus, avec prise de photo des équipes à
prévoir avant le début du match. Le protocole des finales débutera ainsi à – 21 minutes au
lieu de – 20 minutes.
4.4 Cérémonie d’ouverture
L’Organisateur doit organiser une photo officielle avec l’ensemble des participants de la
compétition (joueurs (ses), Entraîneurs, Arbitres, Cadres Techniques, Délégués Fédéraux,
personne en charge de l’organisation,…), la veille du début de la compétition dans un lieu
représentatif de la ville qui accueille les Volleyades (parvis de mairie, parvis de monument
représentatif…).
Le site où sera prise la photo officielle devra être aménagé aux couleurs de la FFVB avec les
kakémonos de part et d’autre des participants.
Les partenaires institutionnels seront invités à prendre part à cette photo, par courrier co-
signé par l’organisateur et la FFVB. Cette photo constituera l’ouverture officielle de la
manifestation.
Protocole Chapitre 4
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4.5 Cérémonie de Clôture
L’Organisateur devra prévoir l’organisation de la cérémonie de clôture devant aboutir à la
remise des récompenses collectives et individuelles. Celle-ci se déroulera sur le terrain (voir
annexe 6).
La cérémonie de clôture (45 minutes maximum) se déroulera selon le protocole suivant :
Entrée des délégations, du corps arbitral et des officiels
Discours des officiels (maximum 15 minutes au total)
Remises des récompenses collectives
Remises des récompenses individuelles
Pot de fin de compétition.
4.6 Récompenses
Pour les équipes classées 1ères de la compétition masculine et de la compétition féminine :
une coupe et 12 médailles « or ».
Pour les équipes classées 2ème de la compétition masculine et de la compétition féminine :
une coupe et 12 médailles « argent ».
Pour les équipes classées 3ème de la compétition masculine et de la compétition féminine :
une coupe et 12 médailles « bronze ».
L’organisateur doit prévoir des trophées individuels pour les joueurs et les joueuses qui
seront distingués par les cadres techniques nationaux :
Le sept d’or Féminin,
Le sept d’or Masculin.
L’organisateur doit prévoir des trophées individuels pour les deux trios d’Arbitres jeunes (1er
Arbitre, 2ème Arbitre et marqueur) qui officieront lors de chacune des finales.
L’organisateur peut décerner des récompenses collectives en masculin comme en féminine
au titre de «l’équipe la plus fair-play» ou le «coup de cœur de l’organisation».
L’organisateur doit prévoir de remettre un tee-shirt souvenir à chaque participant des
« VOLLEYADES 2014 ». Ce textile devra faire apparaître le logo de la FFVB ainsi que le
visuel de l’affiche ; le BAT du tee-shirt devra être validé par le service communication de la
FFVB avant le lancement de sa production.
Conditions Financières Chapitre 5
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5.1 FFVB
5.1.1 Dépenses
La FFVB s’engage à mettre à la disposition de l’organisateur tous les moyens techniques
ainsi que son savoir-faire pour assurer la réussite de cette manifestation.
La FFVB s’engage à financer cette manifestation de la manière suivante :
Un remboursement des dépenses engagées par l’organisateur à concurrence de
30 000€ TTC auxquels s’ajoutent les droits d’engagement des équipes participantes ;
le paiement de cette somme sera reversé à l’organisateur sur appel de fonds
(justificatifs à produire au fur et à mesure des dépenses),
La création de l’affiche et de ses déclinaisons,
L’éventuelle prise en charge totale ou partielle des frais des délégations DOM TOM
Les 250 tee-shirts floqués FFVB et 80 ballons MOLTEN V5M5000
Les feuilles de matchs et de rotations.
Le budget prévisionnel de l’organisation sera validé par la FFVB et fera partie intégrante de
la convention signée par l’organisateur.
La FFVB prêtera, en outre, du matériel de communication pour la durée de la manifestation
(cf. article 2.6).
5.1.2 Recettes
Aucune recette pour la FFVB.
5.2 Organisateurs
5.2.1 Dépenses
L’organisateur s’engage à prendre en charge toutes les dépenses liées à l’organisation de
cet événement mentionnées dans ce document. L’organisateur pourra faire des appels de
fonds prélevés sur le budget alloué par la Fédération sur présentation des justificatifs à
concurrence du montant de cette subvention (voir article 5.1.1).
5.2.2 Recettes
Chaque équipe participante devra s’acquitter des droits d’inscription à la compétition par
envoi d’un chèque à la FFVB au plus tard le 1er octobre 2013.
Les droits d’inscription à la compétition s’élèvent à 1 000€ TTC pour 10 joueurs ou joueuses,
2 Entraîneurs et 1 jeune Arbitre. Les chèques seront perçus par la FFVB.
Les personnes en supplément (au-delà des 13 prévues pour chaque délégation) paieront
une contribution de 200€ (hébergement, restauration et transport local) à la FFVB.
L’organisateur facture et encaisse les frais inhérents aux personnes supplémentaires.
Enfin, chaque délégation enverra un chèque de caution de 950 € à la FFVB pour couvrir les
éventuels dégâts ou détériorations qu’elle aurait pu causer. Ce chèque ne sera encaissé
qu’en cas de détérioration avérée et prouvée de la part de la délégation incriminée. Sinon, ce
chèque sera restitué par la FFVB aux délégations après la fin de la manifestation.
Marketing et Communication Chapitre 6 et 7
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6.1 Introduction
Tout support, non mentionné dans ce chapitre, reste la propriété de la FFVB et doit faire
l’objet d’un accord préalable de commercialisation entre la FFVB et l’organisateur.
6.2 La marque
La marque Volleyades appartient à la FFVB et toute utilisation par l’organisateur doit être
validée par la FFVB.
6.3 Droits marketing
6.3.1 Les exclusivités
L’organisateur local ne pourra pas démarcher les entreprises dans les catégories de produits
suivants en vue de sponsoriser la compétition :
Textile sportif,
Assurance,
Ballons,
Paris Sportifs et Jeux,
Chaussures de sport,
Médias nationaux,
Produits médicaux.
6.3.2 Les droits de l’organisateur
L'organisateur local a la possibilité de démarcher des entreprises dont le domaine d'activité
n'entre pas en concurrence avec les partenaires de la FFVB (Cf. 6.3.1). Chaque partenariat
devra être approuvé par le service marketing de la FFVB.
6.3.3 Les droits de la FFVB, de la FIVB ou de la CEV
Cf. articles 6.2 et 6.3.1
6.3.4 Les droits des partenaires
Molten est le partenaire ballon de la compétition. Aucun ballon, d’une autre marque, ne
pourra être utilisé.
Ce partenaire est susceptible d’être présent durant la compétition.
6.3.5 Les packages marketing possibles
Sans objet sur cette compétition.
6.4 Le terrain : LED / panneaux / Banderoles/Stickers
Molten a la possibilité de présenter une banderole dans chaque salle.
L’organisateur local pourra solliciter au préalable la FFVB s’il souhaite implanter de la
panneautique (fixe ou LED), des banderoles ou stickers.
Marketing et Communication Chapitre 6 et 7
18
7 Communication
L’organisateur devra présenter un plan de communication de la compétition et s’engager à le
réaliser au plus tard dans le mois qui précède. La FFVB mettra ses outils à disposition de
l’organisateur afin d’enrichir le plan de communication : site internet, mailing aux clubs et
licenciés, …
7.1.1 Affiches
La création du visuel de l’affiche (60X40) est assurée par la FFVB.
L’organisateur doit communiquer au plus tôt les déclinaisons qu’il souhaite recevoir pour sa
campagne de communication (abribus, format presse, …)
Afin de la finaliser, l’organisateur local devra communiquer le plus tôt possible son logo et les
logos de ses partenaires (max 5) et toute autre information utile à la réalisation du visuel.
L’impression des supports est à la charge de l’organisateur.
7.1.2 Programme
L’organisateur peut créer un programme sous certaines conditions :
Reprise du visuel de l’affiche
Le contenu doit être soumis et validé par la FFVB.
7.1.3 Bulletin d’informations et autres documents
Une semaine avant le début de la compétition, l’organisateur doit envoyer un bulletin
d’informations à destination des délégations. Ce dernier doit être validé par la FFVB avant
diffusion.
Ce bulletin doit, entre autre, comprendre :
Le descriptif de la compétition,
Les lieux d’hébergement,
Les salles de compétitions,
Les horaires des matchs,
Les horaires de la restauration,
Le protocole.
Les contacts.
7.1.4 Site internet
La FFVB met à disposition de l’organisateur un site internet (déclinaison du site fédéral) qu’il
s’engage à alimenter avec toutes les informations utiles : scores, photos, résumés de
match… La FFVB fournira la notice d’utilisation du CMS (Content Management System).
L’organisateur local transmettra au service communication de la FFVB le nom du Webmaster
qui va débuter la présentation sur le site un mois avant le début de la compétition sur les
différents supports (Facebook, site internet…)
Des photos quotidiennes, un compte rendu quotidien des deux tournois (H et F), résultats en
ligne, vidéos devront alimenter les pages dédiées aux Volleyades.
7.2 Relations Publiques
La FFVB pourra proposer à ses partenaires (notamment Molten, Generali…) d’assister à la
compétition.
Marketing et Communication Chapitre 6 et 7
19
7.3 Licence et merchandising
7.3.1 Généralités
Aucune ligne spécifique n’est, pour le moment, créée pour les Volleyades.
7.3.2 Produits proposés, boutique
La boutique fédérale pourra être présente pendant la compétition. Les éventuels produits
dérivés que l’organisateur local souhaiterait commercialiser devront requérir l’accord de la
FFVB.
Aucun autre espace de vente de produits dérivés n’est autorisé.
7.3.3 Mascotte
Sur demande de l’organisateur auprès du service organisation événementiel, le costume de
la mascotte pourra être envoyé pour la compétition, sous réserve qu’aucune compétition
internationale n’ait lieu au même moment.
Télévision Chapitre 8
20
8.1 Introduction
L’organisateur local est maître de la couverture télévisuelle pour cet évènement ; cependant,
des images (photos et vidéos) devant être mises en ligne sur le site des Volleyades, ce
dernier prévoira tout le dispositif et les personnes nécessaires à cette fin.
8.2 But et objectifs
L’organisateur doit réaliser ses meilleurs efforts pour contacter et accueillir sur les lieux de
compétition les télévisions locales et équipes de production de France 3 Régions afin de
faire la promotion des Volleyades.
Il devra avertir la FFVB de leur confirmation de présence, notamment pour toute sollicitation
d’interview, etc…
8.3 Production
Sans objet sur cette compétition.
8.4 Droits Internet
La FFVB cède les droits Internet à l’organisateur qui a la possibilité de produire et diffuser les
matchs en ligne. Un lien sera créé sur le site de la Fédération.
Presse Chapitre 9
21
9.1 Stratégie
L’organisateur pourra, s’il le souhaite, développer un plan média régional pour cet
événement (communiqués de presse, dossier de presse, newsletter…) et informer
notamment la presse locale de la date et du lieu de la photo officielle afin d’obtenir la
présence de photographes en vue d’une parution dans les éditions du lendemain. La FFVB
fait le relais au niveau national.
9.2 Rôle du responsable presse
L’organisateur local désignera la personne chargée du suivi de ce secteur durant la
compétition
9.3 Rôle du photographe
L’organisateur doit prévoir un ou plusieurs photographes couvrant tous les jours de
compétition afin d’alimenter les bulletins quotidiens, le site internet, mais aussi que chaque
jeune puisse retrouver des souvenirs sur le site de la compétition…
Les photos prises au cours de la manifestation restent et demeurent la propriété de la FFVB.
Toute utilisation qui en est faite à des fins commerciales ou non, est soumise à l’autorisation
préalable de la FFVB.
9.4 Tribune de presse/salle de presse
Sans objet sur cette compétition.
9.5 Conférence de presse
Sans objet sur cette compétition.
9.6 Zone mixte
Sans objet sur cette compétition.
Contacts Chapitre 10
22
Présidente de la commission événementielle :
Estelle MORCANT-RIQUIER :
Organisation logistique – Superviseur :
Stéphane LAMIRAND :
Organisation évènementielle :
Chrystèle SIBILLA :
Organisation sportive :
Boris DEJEAN :
Marketing et communication :
Caroline THOMAS
23
ANNEXES
24
Annexe 1
PRET ET DONS DE LA FFVB
1) MATERIEL
La FFVB fera parvenir à l’organisateur 15 jours minimum avant le début de la compétition le
matériel suivant :
16 oriflammes, prêtées par la Fédération
32 banderoles, prêtées par la Fédération
16 kakémonos, prêtés par la Fédération
Des feuilles de matchs et de rotation, données par la Fédération
80 ballons MOLTEN V5M5000, donnés par la Fédération
250 Tee-shirts floqués FFVB, donnés par la Fédération.
2) LIVRAISON
Afin de faciliter l’envoi et la réception du matériel, l’organisateur devra fournir dès que
possible à la FFVB les informations suivantes :
Club :
Nom :
Prénom :
Adresse de livraison :
CP : VILLE :
N° Tél :
Mail : @
Date de livraison souhaitée :
3) Contrôle du matériel
Une vérification du matériel devra être effectuée par l’organisateur afin de contrôler l’état de
la marchandise et la quantité exacte livrée.
Toute dégradation ou disparition du matériel fédéral sera facturée à l’organisateur.
4) RETOUR DU MATERIEL FFVB
Le matériel FFVB (les banderoles et les oriflammes) devra être retourné au siège de la
Fédération dans un délai de 72 heures à l’issue de la compétition.
25
Annexe 2
FICHE DE COMPOSITION DE DELEGATION*
VOLLEYADES 2014 Sélection Masculine Féminine
de :
2 Entraîneurs :
Nom Prénom n° licence
1 Jeune Arbitre :
Nom Prénom Date de Naissance n° licence
10 Joueurs/Joueuses :
N°
Maillot Nom Prénom
Date de
Naissance Club n° licence Taille Tee-Shirt
Les licences des personnes indiquées ci-dessus (ou, le cas échéant, les photocopies de celles-ci) doivent impérativement être
présentées à l’organisateur lors de la réunion technique du vendredi soir.
* fiche à retourner un mois un mois avant la compétition à l’organisateur
et copie à la DTN
26
Annexe 3
FICHE TECHNIQUE DE TRANSPORT
VOLLEYADES
2014
Sélection Masculine Féminine
de :
Hébergement + Repas:
Nombre de jeunes (arbitre compris) : ______
Nombre d’adultes : ______
Moyens de locomotion :
Car ou voitures : arrivée prévue le XX/XX/2014 à : ________h_________
Train : arrivée le XX/XX/2014 à : _________h__________
gare d’arrivée : / _____________________________ /
départ le XX/XX/2014 à : _________h__________
gare de départ : / ____________________________/
* fiche à retourner pour le 1er avril à l’organisateur et à la FFVB (Chrystèle SIBILLA)
27
ANNEXE 4
ORGANISATION DES SALLES DE COMPETITION
ANNEXE 5
Chaise
d’arbitre
table de
marque
table de
marque
Séparations
TRIBUNES
Organisation
FFVB = banderoles
Les oriflammes
doivent être à
l’extérieur de la salle
FF
V
B
FF
V
B
FF
V
B
FF
V
B
FF
V
B
FF
V
B
FF
V
B
Chaise
d’arbitre
FF
V
B
28
Annexe 5
ORGANISATION DE LA SALLE ACCUEILLANT LES FINALES
Table de
marque
TRIBUNES
T
R
I
B
U
N
E
S
T
R
I
B
U
N
E
S
FFVB = banderoles
Les oriflammes
doivent être à
l’extérieur de la salle
FF
V
B
FF
V
B
FF
V
B
FF
V
B
Chaise
d’arbitre
29
ANNEXE 6
ORGANISATION DE LA CEREMONIE DE CLÔTURE
FFVB
FFVB
Table des
récompenses
Entrée des
équipes
TRIBUNES
T
R
I
B
U
N
E
S
T
R
I
B
U
N
E
S
Podium des
équipes
FF
V
B
FF
V
B
FFVB = banderoles
Les oriflammes
doivent être à
l’extérieur de la salle
FF
V
B
FF
V
B
30
Annexe 7
LIBERATION DU DROIT A L’IMAGE
VOLLEYADES
2014
Sélection Masculine Féminine
De la ligue de :
Je soussigné Monsieur / Madame / Mademoiselle : ………………………………………………
Parent / représentant légal de : ………………………………………………………………………
Né (e) le : …………………………………… A : ……………………...........................................
Sélectionné pour les Volleyades se déroulant à ……………………….………………………….
Donne, par la présente déclaration, mon plein et entier consentement à l’utilisation,
l’exploitation et/ou la reproduction, à des fins commerciales ou événementielles, de l’image
de l’enfant ci-dessus nommé, dans le cadre de la diffusion qui en est usuellement effectuée
par les organisateurs.
Je renonce ainsi à faire valoir abusivement auprès des organisateurs, un droit de perception
relatif aux images et/ou photographies qui seront utilisées à cette fin avant, pendant et après
les Volleyades.
Fait à :……………………………………… le : ………………….. pour servir et valoir ce que de
droit.
Signature :
* fiche à retourner pour le 1er avril à l’organisateur