BTS ASSISTANT DE MAN AGER

SESSIO N 2016

Charlène GIBOT

2

SOMMAIRE

Présentation de l’entreprise………………………………………………………………P.3

Présentation de mes missions…………………………………………………………….P.4

Résultats obtenus…………………………………………………………………………..P.5

ANNEXE 1………………………………………………………………………………….P.6

ANNEXE 2……………………………………………………………………………...…P.09

ANNEXE 3………...………………………………………………………………………P.10

ANNEXE 4………………………………………………………………………………...P.12

ANNEXE 5………………………………………………………………………………...P.13

ANNEXE 6………………………………………………………………………………...P.14

ANNEXE 7………………………………………………………………………………...P.15

ANNEXE 8………………………………………………………………………………...P.16

ANNEXE 9………………………………………………………………………………...P.17

3

Présentation de l’entreprise

• Société à Responsabilité Limitée.

• Capital : 15 000€.

• Secteur touristique.

• Actionnaires : membres de la famille → Entreprise familiale.

• Dirigée par M. Loïs LIZARAZU.

• Site de loisirs avec locations chalets et bungalows.

• Clientèle française et étrangère.

• Situé à Saint-Jean-de-Luz (64500), à 200 mètres de l’océan.

• Période estivale : activité intense → 48 salariés dont des saisonniers (animateurs,

maîtres-nageurs sauveteurs et personnel d’entretien et de restauration).

• Tenue du personnel : vert anis.

• Ambiance très satisfaisante.

• Management participatif : contrôle les tâches déléguées et les dossiers, anime les

réunions et prend en compte les avis et les solutions proposés par le personnel.

4

Présentation de mes missions

• Julie SANCHEZ, assistante du manager.

• Gestion des différents dossiers proposés par M. LIZARAZU.

• Prise d’initiatives → facilite la collaboration avec le manager.

• Capable de parler couramment anglais et espagnol (origine).

Tâches confiées pour la période estivale :

• Embaucher et assurer le suivi des saisonniers.

- Access : ajouter une table « Absence » et la lier avec la table « Saisonnier :

animateur et maître-nageur sauveteur », créer ensuite une requête listant tous

les saisonniers qui se sont absentés au moins un jour pour convenance

personnel l’année dernière. Faire de même avec la table « Saisonnier : agent de

service et d’entretien ». (ANNEXE N°1)

- Word et Access : lettre-type à adresser aux saisonniers qui ne seront pas

retenus, en utilisant le publipostage. (ANNEXE N°2)

- Word : rapport d’étude qui montre les avantages et les inconvénients à

réembaucher certains saisonniers ou à embaucher de nouveaux salariés.

(ANNEXE N°3)

• Finaliser le processus de gestion des commandes clients.

- Word : logigramme sur la gestion des commandes clients. (ANNEXE N°4)

• Organiser une journée basque.

- Excel : tableau comparatif des coûts à partir de plusieurs devis et coût de

revient pour l’organisation d’une journée basque. (ANNEXE N°5)

- Word : note à l’attention de M. LIZARAZU pour lui proposer une solution.

(ANNEXE N°6)

• Créer des maquettes présentant le programme hebdomadaire avec Publisher.

- Maquette type. (ANNEXE N°7)

- Maquette en français. (ANNEXE N°8)

- Même maquette, en anglais. (ANNEXE N°9)

5

Résultats obtenus

• Nouvelles connaissances : création de base de données, publipostage et maquettes.

• J’ai pu apporter mon aide au site touristique, notamment dans la réalisation des

maquettes.

• Action intéressante malgré que ce soit une action professionnelle simulée.

6

Table salariés :

7

Table Absences :

8

Requête :

9

Lettre type adressée aux saisonniers qui ne seront pas retenus :

Au Paradis Landais Route de Biarritz

64500 Saint-Jean-de-Luz

Tél : 03.84.38.27.10

Fax : 03.84.38.77.14

E-mail : julie.sanchez@paradislandais.fr

«SAL_PRE» «SAL_NOM»

«SAL_ADR»

«SAL_CPO» «SAL_VIL»

Nos réf. :

AMCGI150106

Objet : Saint-Jean-de-Luz,

Réponse à votre candidature. le JJ/MM/AAAA

«SAL_CIV»,

J’accuse bonne réception de votre courrier, et vous remercie de votre intérêt pour notre

établissement.

Malgré tout l’intérêt suscité par votre candidature, je regrette de ne pas pouvoir donner suite à votre

demande pour le poste de «SAL_POS», en raison de vos absences pour «ABS_MOTIF» pour une

durée de «ABS_NBJOURS».

Je vous souhaite pleine réussite dans vos recherches et vous prie de croire, «SAL_CIV», en l’assurance

de mes sentiments les meilleurs.

Julie SANCHEZ

Assistante de manager

10

Sanchez Julie SANCHEZ Loïs LIZARAZU

Assistante de manager Directeur

Saint-Jean-de-Luz, le 26 novembre 2014

Objet :

Embauche de nouveaux salariés et réembauche de certains saisonniers.

RAPPORT D’ETUDE

Suite à votre demande, j’ai effectué des recherches sur les différentes procédures d’embauche en ce

qui concerne les saisonniers. Je vous transmets ce rapport d’étude, présentant les avantages et les

inconvénients, d’une part sur le fait soit réembaucher des personnes ayant déjà travaillées au sein de

notre organisation, soit en recruter de nouveaux. Je vous ferai ensuite part de mon avis et de mes

propositions.

Tout d’abord, le fait de réembaucher des personnes qui ont été saisonniers chez nous l’année

dernière présenterait des avantages. En effet, ils ont déjà réalisé le même genre de tâches lors de

l’année précédente, ils savent alors les effectuer et nous n’avons pas besoin de leur expliquer, c’est

donc un gain de temps pour notre entreprise. Aussi, nous savons déjà qu’elle est leur manière de

travailler, s’ils sont sérieux, rigoureux et dynamique. De plus, si nous les réembauchons, c’est que

nous en sommes satisfaits.

Cette procédure a bien entendu des inconvénients. Elle ne fait pas revivre notre organisation, il n’y a

pas de « sang neuf » ni de nouvelles idées. De plus, cela ne fait pas bénéficier l’entreprise de

nouveaux employés peut-être plus qualifiés, cela limite aussi le nombre de candidats.

Concernant la seconde proposition, c’est-à-dire l’embauche de nouveaux salariés, elle apporte

également des avantages mais aussi des inconvénients. Tout d’abord, cela apporte un certain

dynamisme car il y a de nouvelles idées apportées par les nouveaux candidats, cela entraine un

11

changement dans la culture organisationnelle. Aussi, les personnes embauchées acquièrent une

nouvelle expérience professionnelle. De plus, les nouveaux salariés peuvent être plus motivés que les

anciens. Cela apporte un regard nouveau sur l’entreprise. Les relations entre les salariés sont

nouvelles, et les équipes sont renouvelées.

Cependant, cette procédure a aussi des inconvénients. Tout d’abord, le fait d’expliquer les tâches et

le fonctionnement de l’entreprise aux nouveaux salariés entraine une perte de temps pour le

personnel, le travail est ralenti. De plus, l’adaptation au sein d’une nouvelle structure n’est pas

toujours simple, l’adaptation peut être assez longue. Aussi, la formation peut être un coût pour

l’entreprise.

Après avoir effectué ses recherches, je vous fais part de mon avis et de mes propositions. La

première procédure sur le fait de réembaucher d’anciens saisonniers semble la plus cohérente et la

plus avantageuse. En effet, cela représente un moindre coût pour l’entreprise ainsi qu’un gain de

temps. Le saisonnier est déjà formé, il connait déjà les tâches qu’il a à réaliser et l’entreprise elle-

même. Je vous conseillerai donc de choisir ce moyen, en espérant que ce rapport d’étude a pu

répondre à vos questions.

Julie SANCHEZ

Assistante de manager

12

Logigramme de la gestion des commandes clients :

Commande

Oui Non

Julie contrôle la commande

Propose une Confirme la

autre location commande

Confirmation Annulation

client client

Julie envoie le contrat au client

Versement client Pas de versement reçu sous 15 jours

Commande client confirmée Annulation de la commande

Manager signe le contrat

Julie envoie le contrat au client

Retour du contrat Non retour du contrat sous 15 jours

Envoie d’une lettre de relance au client

Si pas de renvoi avant l’arrivée du client

Julie leur fait signer le contrat à leur arrivée

13

Règlement du solde de la prestation par le client à Julie à la fin de leur séjour

Tableau comparatif des devis

TRAITEUR DU PAYS Prix unitaire (HT) Pour 100 personnes Pour 150 personnes Pour 200 personnes

Apéritif local 0,50 € 50,00 € 75,00 € 100,00 €

Amuse-bouche salés basques 0,50 € 50,00 € 75,00 € 100,00 €

Salade de crudité avec charcuterie basque et sauce

piquante6,20 € 620,00 € 930,00 € 1 240,00 €

Plat chaud basque 10,25 € 1 025,00 € 1 537,50 € 2 050,00 €Fromage locaux affinés (plateau pour 10

personnes)1,50 € 150,00 € 225,00 € 300,00 €

Gâteau pour 18 personnes 0,94 € 94,00 € 141,00 € 188,00 €

Liqueur du pays 0,80 € 80,00 € 120,00 € 160,00 €

Total TTC 20,69 € 2 069,00 € 3 103,50 € 4 138,00 €

Total HT 17,24 € 1 724,17 € 2 586,25 € 3 448,33 €

Marge de 15% 2,59 € 258,63 € 387,94 € 517,25 €

Prix de revient HT 19,83 € 1 982,79 € 2 974,19 € 3 965,58 €

Prix unitaire repas / 19,83 € 19,83 € 19,83 €

Prix unitaire danseurs 5,00 € 3,33 € 2,50 €

Prix de vente par touriste 24,83 € 23,16 € 22,33 €

TRAITEUR DE L'OCEAN Prix unitaire (HT) Pour 100 personnes Pour 150 personnes Pour 200 personnes

Apéritif local 0,58 € 58,33 € 87,50 € 116,67 €

Assiette de mignardises salées basques pour 6

personnes0,56 € 55,56 € 83,33 € 111,11 €

Salade composées avec des produits basques 5,42 € 541,67 € 812,50 € 1 083,33 €

Plat spécialité basque 9,17 € 916,67 € 1 375,00 € 1 833,33 €

Plateau de fromages basques (brebis) pour 6

personnes1,67 € 166,67 € 250,00 € 333,33 €

Friandises basques (plat pour 8 personnes) 0,73 € 72,92 € 109,38 € 145,83 €

Assortiment de liqueurs basques 0,50 € 50,00 € 75,00 € 100,00 €

Total HT 18,62 € 1 861,81 € 2 792,71 € 3 723,61 €

Marge de 15% 2,79 € 279,27 € 418,91 € 558,54 €

Prix de revient HT 21,41 € 2 141,08 € 3 211,61 € 4 282,15 €

Prix unitaire repas / 21,41 € 21,41 € 21,41 €

Prix unitaire danseurs 5,00 € 3,33 € 2,50 €

Prix de vente par touriste / 26,41 € 24,74 € 23,91 €

14

Note n°128

Julie SANCHEZ Loïs LIZARAZU

Assistante de manager Directeur

Saint-Jean-de-Luz, le 05 décembre 2014

Objet :

Tableau comparatif des devis.

Concernant l’organisation du repas traditionnel basque, j’ai étudié les deux devis, celui du Traiteur du

pays et celui du Traiteur de l’océan. Pour cela j’ai réalisé un tableau comparatif des différents prix,

tout d’abord à l’unité, puis pour 100, 150 et 200 personnes. J’y ai inclus également L’Association Pays

basques et Folklore où le prix est de 500€ quel que soit le nombre d’invités. J’ai pris en compte notre

marge de 15 %. Celle-ci serait plus avantageuse si nous choisissons le Traiteur de l’océan, nous

aurions environ 30 € de plus que si nous choisissions l’autre traiteur. Cependant, en proposant un

prix de vente par touriste en fonction du nombre d’inscriptions, les prix seraient plus avantageux

pour les participants si nous choisissons le Traiteur du Pays, il y aurait environ 1,5 € d’écart entre les

deux traiteurs pour une inscription.

La soirée basque serait plus rentable pour nous si nous choisissons d’être livré par le Traiteur de

l’Océan. Notre marge serait plus importante, c’est pourquoi je vous propose cette solution en

particulier.

Julie SANCHEZ

Assistante de manager

15

16

17