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Carrefour Belgium S.A. – EDI- Website Page 1
Bonnes pratiques logistiques pour les livraisons centrales aux entrepôts de Carrefour Belgium S.A.
I. Introduction et rappel ...................................................................... 2
II. Système EDI selon le principe « Order To Cash » des normes internationales GS1 .......................................................................... 2
1. La brochure explicative « Order To Cash » de GS1 Belgilux ............................... 2
2. Commencer en EDI ............................................................................................. 2
III. Recevoir sa commande de marchandise en EDI et contrôle de la commande par le Fournisseur .......................................................... 3
1. Nature de la commande ..................................................................................... 4
2. Envoi de la commande au Fournisseur ............................................................... 5
3. Back-up en cas de problèmes de transmission EDI ............................................ 6
4. Contrôle de la commande par le Fournisseur .................................................... 7
IV. Conditionnement et constitution des unités logistiques à livrer ...... 8
1. Consignes générales pour les unités commerciales et logistiques ..................... 8
2. Consignes complémentaires pour les unités commerciales .............................. 9
3. Consignes spéciales pour les unités logistiques ............................................... 10
4. Consignes relatives aux supports à utiliser pour le transport .......................... 11
5. Consignes relatives au rassemblement des unités logistiques sur les supports de transport ...................................................................................................... 11
6. Consignes relatives au filmage des unités logistiques sur les supports de transport ........................................................................................................... 12
V. Livraison ......................................................................................... 13
1. La prise de rendez-vous pour la livraison ......................................................... 13
2. Chargement des marchandises dans le camion ............................................... 16
3. Documents de livraison physique ..................................................................... 17
4. Arrivée du camion à l’entrepôt ......................................................................... 19
5. Déchargement du camion................................................................................. 19
6. Contrôle des livraisons / contestations ............................................................ 20
7. Retour au Fournisseur....................................................................................... 26
VI. Niveau de service ........................................................................... 27
VII. Le non-respect des modalités ........................................................ 28
VIII. E-Invoicing ..................................................................................... 29
IX. Formation chez GS1 Belgilux .......................................................... 29
X. FAQ - E-Invoicing ............................................................................ 29
XI. FAQ – Livraison en entrepôts (procédures logistiques, marquage logistique, EDI, …) .................................................................................. 29
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I. Introduction et rappel
Toutes les livraisons sur entrepôts de Carrefour Belgium S.A. doivent répondre:
- à nos Bonnes pratiques logistiques pour les livraisons centrales aux entrepôts de Carrefour Belgium S.A.
- aux Bonnes Pratiques de Palettisation du Groupe Carrefour
- au principe «Order To Cash» des normes internationales GS1
- aux normes internationales du marquage des unités logistiques, et de toutes les unités commerciales, de GS1
- au manuel des spécifications internationales de numérotation et de symbolisation GS1 (marquage des unités commerciales et consommateurs)
- à notre rappel indiqué sur tous nos bons de commande UP
II. Système EDI selon le principe « Order To Cash » des normes internationales GS1
Pour promouvoir la simplification administrative et la digitalisation, Carrefour Belgium S.A. demande à ses Fournisseurs d’utiliser le système EDI selon le principe « Order To Cash » des normes internationales GS1: EDI « Order To Cash » dans le cadre des livraisons centrales est un système d’information électronique, par lequel les données liées aux documents de livraison et de réception en entrepôts sont échangées entre Carrefour Belgium S.A. et le Fournisseur ainsi que comparées et contrôlées.
1. La brochure explicative « Order To Cash » de GS1 Belgilux
2. Commencer en EDI
o Choisir la solution globale Web EDI mise en place par Carrefour Belgium S.A. et développée par le prestataire: EDICOM (Tel: +33 820 360 330 - Fax: + 33 1 53 76 26 87 - [email protected])
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Il s'agit d'une solution globale permettant d'échanger tous les messages en EDI: • ORDERS • DESADV ASN
(AVEC MARQUAGE PREALABLE DES UNITES COMMERCIALES (Colis) et LOGISTIQUES (SSCC))
• RECADV • INVOIC
o Ou: Choisir votre propre prestataire EDI (Trading Partner) et votre solution EDI via « Info Providers »: ici
Attention, pour échanger tous les messages en EDI, nous devons préalablement connaître votre GLN et votre Trading Partner (prestataire EDI avec lequel vous allez travailler):
- vous devez alors compléter le «Connectivity-file».
- vous devez impérativement aussi nous communiquer une adresse email dédicacée EDI afin que vous puissiez recevoir nos alertes automatiques via email en cas de problème) à: [email protected]
UP
III. Recevoir sa commande de marchandise en EDI et contrôle de la commande par le Fournisseur
Le Fournisseur s’engage à recevoir et traiter la commande de Carrefour Belgium S.A. (ORDERS) par voie électronique (EDI) comme décrite dans nos bonnes pratiques logistiques pour les livraisons centrales aux entrepôts de Carrefour Belgium S.A.
Les documents relatifs au message EDI ORDERS HARMONISE (last version): MIG ORDERS
Addendum « ORDERS HO2C » Carrefour Belgium S.A.
Je n'ai pas reçu les commandes par EDI (Problèmes/questions concernant les commandes EDI)
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Veuillez contacter l'adresse suivante: [email protected]
UP
1. Nature de la commande
o Flux de marchandises avec STOCKAGE:
La commande est basée sur une estimation des besoins futurs
Cette estimation est réalisée o par nos Services de commande, afin
d’assurer le niveau de service convenu aux magasins et un niveau d’approvisionnement optimal dans le centre de distribution entre deux livraisons planifiées du Fournisseur.
o par le Fournisseur (VMI): L’opportunité d’appliquer le principe de CRP/VMI (Vendor Managed Inventory for Order Proposal) est ouverte aux Fournisseurs Carrefour Belgium S.A.:
La génération de l’ « Order proposal » fait l’objet d’un contrat spécifique complémentaire entre le Fournisseur et Carrefour Belgium S.A.
L’ « Order proposal » donné par le Fournisseur est simplement une étape préalable: la confirmation par Carrefour Belgium S.A. de cet « Order proposal » génère la commande de Carrefour Belgium S.A. au Fournisseur.
Les messages EDI: « Inventory Report” (INVRPT) et « Order Proposal” (ORDPRO).
o Pour le stock consigné, faisant l’objet d’un contrat spécifique signé par les 2 Parties, le
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Fournisseur recevra une commande pour approvisionnement de l’entrepôt. Les autres commandes déclenchant uniquement la facturation des marchandises sont réglées par le contrat précité ci-dessus.
o Flux de marchandises TENDU:
La commande Fournisseur flux tendu (48xxx) est la consolidation des quantités commandées par nos magasins.
Ce flux est aussi appelé « TRANSIT » en non alimentaire.
o Flux de marchandises CROSS-DOCKING (ALLOTI):
La commande Fournisseur en flux alloti (47xxx) est le détail des quantités commandées par l’ensemble de nos magasins. Elle comprend une commande globale (commande mère) et le détail des quantités commandées par magasin (commandes filles) qui seront préparées par magasin pour livraison sur les entrepôts de Carrefour Belgium S.A.
Ce flux est aussi appelé « PSEUDO ALLOTI » en cas de commande pour un seul magasin.
o Flux de marchandises PROMOTIONNEL: Lorsque vous recevez une commande
promotionnelle (60xxx pour le Food, 49xxx pour le Non-Food) distincte, les produits promotionnels et réguliers doivent être livrés sur des unités logistiques distinctes. UP
2. Envoi de la commande au Fournisseur Carrefour Belgium S.A. transmet la commande au Fournisseur via EDI (et par mail) en respectant les normes internationales en vigueur.
Pour les Fournisseurs n’ayant pas encore d’EDI: voir point II
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Carrefour Belgium S.A. s’engage à envoyer ses commandes au Fournisseur au plus tard à 16h (au plus tard à 13h pour le flux de marchandises tendu et alloti). En frais, pour les références en flux tendu à livrer aux magasins:
o en 48h, la commande se fait toujours le jour A
pour une livraison le jour B. Cas particuliers:
Pas de livraison le dimanche: commande samedi pour livraison le lundi.
Pas de livraison les jours fériés: si le lundi est férié, le Fournisseur livre le mardi la commande de samedi.
o en 24h, la commande se fait le jour A pour
livraison jour A avant 16h. Cas particuliers:
Les Fournisseurs qui livrent des codes ultra courts (par exemple le pain) livrent la commande du samedi le dimanche.
Pour les livraisons durant les jours fériés, des plannings adaptés sont d’application en accord avec les deux Parties.
UP
3. Back-up en cas de problèmes de transmission EDI
Afin de garantir que le Fournisseur reçoive la commande de Carrefour Belgium S.A., la commande est transmise, au même moment que la commande EDI, d’une deuxième manière, à savoir par e-mail (ou exceptionnellement par Fax). Le Fournisseur veille à ce que la commande soit introduite dans son propre système (manuellement ou automatiquement). Si la commande prévue sur le planning de commande (convenu entre les deux Parties) n’arriverait pas, ni par EDI, ni par email:
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o Pour le flux tendu et alloti au plus tard avant 13h: Le Fournisseur prend contact immédiatement avec le Service Approvisionnement concerné afin de mettre en place une procédure de contingence.
o Pour le flux stocké au plus tard avant 16h: Le Fournisseur prévient le Service Approvisionnement concerné. Dans ce cas une procédure de contingence n’est pas prévue. UP
4. Contrôle de la commande par le Fournisseur
- A la réception de la commande, le Fournisseur a la responsabilité de contrôler immédiatement si les données contenues dans la commande sont alignées au niveau:
o de l’identification et la constitution des unités commerciales (GTIN encore aussi appelé EAN, dimensions et poids, prix, ..)
o des unités logistiques (Nombre de colis par couche, Nombre de couches, …)
o du volume total de la commande (en flux stocké): la totalité d’une commande non
promotionnelle (régulière) doit toujours être livrée par un seul camion (« back Order » = no)
sauf cas spécifique, Carrefour Belgium S.A. n’accepte pas de « back Order » pour le régulier
- En cas de non alignement des données:
o Logistiques:
Le Fournisseur est tenu d’informer immédiatement le Service Approvisionnement et le Category Manager afin de pouvoir faire les corrections nécessaires avant l’envoi du DESADV pour la livraison.
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o Prix: Le Fournisseur avertit immédiatement le Category Manager et la Cellule Fournisseur, afin de pouvoir faire les corrections nécessaires avant la livraison et sa facturation.
Attention, pour l’adaptation de vos données logistiques dans notre base de données, vous pouvez simplement utiliser la procédure prévue pour nous communiquer vos données signalétiques correctes via la fiche produit de l'outil WRI mis à votre disposition Si vous rencontrez des problèmes pour utiliser cet outil, nous avons un helpdesk spécialisé qui pourra vous y aider: Helpdesk WRI Fournisseurs (Lundi à vendredi, entre 8h30 et 16h)
Tél. 00 32 (0)2 729 68 70 - [email protected]
Attention, pour l’utilisation du GTIN Palette sur votre marquage logistique ou en EDI, VOUS DEVEZ préalablement les faire connaître dans notre base de données via la fiche article du système WRI Si problème: Helpdesk WRI Fournisseurs (Lundi à vendredi, entre 8h30 et 16h)
Tél. 00 32 (0)2 729 68 70 - [email protected] UP
IV. Conditionnement et constitution des unités logistiques à livrer
Consignes à respecter
1. Consignes générales pour les unités commerciales et logistiques
- La constitution puis le marquage des unités commerciales et logistiques doit être conforme: o aux normes internationales de GS1 (GS1 Logistics
Label Guideline) last version
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o au manuel des spécifications internationales de numérotation et de symbolisation GS1 (marquage des unités commerciales et consommateurs) last version
o Pour développer, ou valider, votre marquage logistique (unité logistique ET commerciale), veuillez prendre contact avec GS1
- L’unité logistique sera mono magasin en flux alloti ou
mono produit pour les autres flux. UP
2. Consignes complémentaires pour les unités commerciales
- Tous les types de cartons utilisés doivent être de qualité GD (fibres recyclées). Il est interdit d’utiliser du carton blanchi au chlore.
- Les consignes générales relatives aux unités commerciales sont aussi d’application pour les livraisons en vrac.
- Les displays doivent être conformes aux
recommandations BABM&COMEOS (https://www.gs1belu.org/fr/downloads/manual/ecr-belgium-
recommendations-pallets-displays-packaging) - last version)
- Consignes relatives au choix de l’emballage: o Il est recommandé que les colis aient pour
dimensions des sous-multiples des dimensions de la palette utilisée.
o Les colis doivent être suffisamment remplis pour que les produits soient calés, mais le poids maximal est 20kg et doit rester conforme avec la législation du travail.
o Les coiffes et couvercles doivent être solidaires du reste du colis.
o Les colis doivent rester intègres et ne pas se décoller. (Attention au colis prédécoupés, …).
o La rétractation des films doit être suffisante pour maintenir les produits.
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o Les colis doivent privilégier les fonds plats UP
3. Consignes spéciales pour les unités logistiques
- Pour réduire au maximum le nombre de label « SSCC » à réceptionner, le Fournisseur s’engage à utiliser des conditionnements et supports adaptés, permettant de regrouper par unité logistique un maximum d’unités commerciales pour un même magasin ou par produit (SSCC: « Serial Shipping Container Code » forme de code à barres à utiliser dans les technologies de radio fréquence)
- En cas de commande d’une unité logistique correspondant à une palette complète, le Fournisseur livrera la quantité commandée sur un seul support.
- Si l’unité logistique livrée comporte deux dates limite de consommation, la date la plus courte se trouve au-dessus, en reprenant uniquement la date la plus courte sur le marquage de l’unité logistique: uniquement en flux tendu.
- Les unités logistiques livrées pour les commandes
promotionnelles doivent être identifiées par la mention « promo » sur deux côtés adjacents (la largeur et la longueur): voir document en annexe
- Les étiquettes doivent être collées sur l’unité logistique
avant chargement du camion: en aucun cas, les étiquettes ne doivent endommager les produits.
- Les cartons peuvent être croisés sur la même couche et la
disposition peut être alternée sur les différentes couches. Le nombre de colis doit être identique pour chaque couche.
- Pas de colle entre les couches, l’antiglisse est autorisé.
- Les palettes intermédiaires doivent respecter les mêmes
contraintes que les palettes au sol.
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- Pour le flux alloti, les unités logistiques livrées avec des produits ne pouvant pas être conservés hors froid doivent être identifiées par la mention « FRIGO » sur deux côtés adjacents (la largeur et la longueur). UP
4. Consignes relatives aux supports à utiliser pour le transport
- Les palettes acceptées par Carrefour Belgium S.A. sont reprises ici.
o La palette doit être en bon état et être de dimension standard de 80 cm x 120 cm.
o Les palettes de 100cm x 120 cm sont également acceptées dans des catégories spécifiques après approbation des Services Logistiques de Carrefour Belgium S.A.
o Les palettes qui ne sont pas reprises dans notre document sont considérées comme jetables et ne sont pas acceptées.
o Les palettes euro échangeables sont encore acceptées moyennant une participation au frais par palette livrée. (Ce tarif est mentionné sur les bons de commandes).
o Si les palettes euro sont en mauvais état, elles sont considérées comme non échangeables et donc perdues.
- Par « demi-palette », nous entendons une palette de
petites dimensions (par ex. 60 cm x 80 cm/60 cm x 100 cm).
- Par « quart palette », nous entendons une palette aux dimensions encore plus petites (60 cm x 40 cm), de sorte que 4 quarts de palette doivent être livrés sur une palette-mère (sans dépasser de celle-ci)
UP
5. Consignes relatives au rassemblement des unités logistiques sur les supports de transport
- Les bonnes pratiques de palettisation qui sont demandées
pour toutes les livraisons dans les entrepôts du Groupe Carrefour doivent être respectées aussi pour les livraisons
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dans les entrepôts de Carrefour Belgium S.A.(voir aussi
consigne 1) o Pour le flux stocké, Carrefour Belgium S.A. demande une
seule unité logistique par support
o Pour le flux tendu ou alloti, un maximum de 4 unités logistiques par support est admis (présentées en cheminée), avec accord des deux Parties. (En non Food, exceptionnellement jusqu’à 9 unités logistiques)
- Les demi-palettes et quarts-palettes doivent toujours être livrées sur une palette-mère (sauf accord entre les deux Parties) et identifiées selon les normes internationales de GS1 – last version.
- Le poids d’un support (palette) ne peut dépasser 1000 kg
(sauf accord entre les deux Parties) et la hauteur ne peut pas dépasser 1,85 m palette comprise (sauf accord écrit entre les deux Parties).
- Pour les unités logistiques égales à une palette complète, les étiquettes « SSCC », en double exemplaire et collées sur 2 côtés adjacents, doivent être apposées SUR le film plastique en flux stocké ou alloti, mais SOUS le film en flux tendu.
UP
6. Consignes relatives au filmage des unités logistiques sur les supports de transport
- Les marchandises des palettes doivent être attachées à
l’aide d’un film étirable ou d’une autre manière afin de garantir leur stabilité.
o Le film ne peut pas être de couleur réfléchissante. Il convient de privilégier le filmage au houssage en laissant 2/3 du plot libre. Les queues de film doivent être supprimées.
o Les films « wrap-off » sont uniquement autorisés pour les conserves et bocaux.
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- Pour les références multiples à livrer en « sandwich »
(supports de palettes en bois qui ont été superposés) dans le cadre des commandes de flux stocké ou promotionnelles, en cas de commande par Carrefour Belgium S.A. d’un nombre de couches insuffisant pour constituer une unité logistique égale à une palette complète par référence), les étiquettes « SSCC », en double exemplaire et collées sur 2 côtés adjacents, doivent être apposées SUR le film plastique par référence (au niveau du produit, donc plus haut que chaque palette intermédiaire): des palettes intermédiaires de la même qualité que celles décrites ci-dessus, doivent être ajoutées s’il y a plusieurs références (préparation par multiple de couche). Le transporteur doit dégerber les palettes, en coupant le film à hauteur de chaque sabot (pour conserver chaque SSCC visible).
- Pour les références multiples à livrer en « piles », dans le cadre des commandes de flux tendu en cas de commande par Carrefour Belgium S.A. d’un nombre d’unités commerciales insuffisant pour constituer une unité logistique de volume plus grand que demi-palette ou quarts de palettes par référence, deux étiquettes doivent être collées SOUS le film plastique par référence: pour les produits en flux tendu, les palettes intermédiaires ne sont pas obligatoires.
- L’étiquette logistique GS1 doit rester lisible si elle est placée
SOUS le film. UP
V. Livraison
1. La prise de rendez-vous pour la livraison - Le jour de livraison:
Il est déterminé par le Service Approvisionnement Carrefour Belgium S.A. en tenant compte des délais de livraison fixés du Fournisseur (convenus entre les deux Parties).
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- L’heure de livraison: Elle est déterminée selon le centre de distribution concerné:
o Kontich et Nivelles Dry Food
En flux stocké: Le Fournisseur ou son transporteur doit prendre un rendez-vous via l’application en ligne: https://supplierportal.carrefour.eu (Mode d’emploi)
En flux alloti: Carrefour Belgium S.A. a attribué aux Fournisseurs un horaire de livraison fixe pour chaque jour de livraison; cet horaire est défini entre le Fournisseur et le Service Approvisionnement Carrefour Belgium S.A.
o Nivelles Frais et Sint-Katelijne-Waver Fresh Food Carrefour Belgium S.A. a attribué aux Fournisseurs un horaire de livraison fixe pour chaque jour de livraison; cet horaire est défini entre le Fournisseur et le Service Approvisionnement Carrefour Belgium S.A.
o Zellik Frozen Le rendez vous est pris uniquement par téléphone, au plus tard 24 heures avant la livraison.
o Vilvoorde
En Non Food Carrefour Belgium S.A. a attribué aux Fournisseurs un horaire de livraison fixe pour chaque jour de livraison; cet horaire est défini entre le Fournisseur et le Service Approvisionnement Carrefour Belgium S.A.
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En Parfumerie, Droguerie et Hygiène o En flux stocké et transit:
Le Fournisseur ou son transporteur doit prendre un rendez-vous via l’application en ligne: https://supplierportal.carrefour.eu (Mode d’emploi)
o En flux alloti:
Carrefour Belgium S.A. a attribué aux Fournisseurs un horaire de livraison fixe pour chaque jour de livraison ; cet horaire est défini entre le Fournisseur et le Service Approvisionnement Carrefour Belgium S.A.
o Pour tous les centres de distribution:
En PROMOTION, pour chaque camion concerné: les rendez-vous doivent être distincts de ceux du régulier (sauf pour les vins et alcools)
Si une commande promotionnelle de Carrefour Belgium S.A. ne peut être contenue dans un seul camion, chaque camion doit avoir un rendez-vous.
Sans rendez-vous, le Fournisseur ne pourra pas livrer ses marchandises: pour tout problème de rendez-vous, le Fournisseur prend contact avec le Service Approvisionnement Carrefour Belgium S.A. concerné.
- Le Fournisseur est tenu de respecter ce jour et cet horaire, dans
le cas contraire ceci sera considéré comme dysfonctionnement.
o Le Fournisseur est considéré comme étant « à l’heure » si le camion se présente entre 30 minutes avant et 30 minutes après l’heure du rendez-vous, dans ce cas, Carrefour Belgium S.A. s’engage à mettre tout en œuvre pour respecter l’heure de livraison attribuée en s’autorisant un écart de 1 heure d’attente.
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o Si le Fournisseur à titre exceptionnel ne peut respecter l’heure de rendez-vous, il doit
prendre contact avec le Service Approvisionnement concerné et via l’application en ligne: https://supplierportal.carrefour.eu (Mode d’emploi) pour les centres de distribution de Kontich, Nivelles Dry Food et Vilvoorde (en Parfumerie, Droguerie et Hygiène).
Carrefour Belgium S.A. se réserve le droit de refuser les livraisons tardives par rapport au rendez-vous initial. UP
2. Chargement des marchandises dans le camion
- Le plancher des camions doit se trouver à au moins 1,10 m du sol et doivent être déchargeables par l’arrière.
- Il est interdit de procéder à des livraisons avec des camionnettes (sauf pour l’e-commerce).
- Nous encourageons nos Fournisseurs à faire appel à nos transporteurs pour livrer nos centres de distribution: ceci fait l’objet d’un contrat spécifique entre les deux Parties concernées.
- Pour les camions rassemblant plusieurs commandes (éventuellement de plusieurs flux: stockage, tendu, alloti, promotion), les marchandises doivent être clairement regroupées (visuellement) par commande: il faudra pouvoir ensuite les décharger séparément (le chauffeur doit en être informé).
- Si des marchandises à stocker et à ventiler (flux tendu ou alloti) se trouvent dans le même camion, le Fournisseur doit veiller à ce que les marchandises à
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ventiler soient chargées en dernier lieu afin de pouvoir être déchargées en priorité.
- Pour une commande en flux alloti, en cas de volume surpassant un camion, la totalité des unités logistiques pour un même magasin doit se trouver dans le même camion.
UP
3. Documents de livraison physique
Si l’ensemble des documents légalement requis n’est pas présenté lors de la livraison, les marchandises seront systématiquement refusées.
Pour des raisons d’ordre pratique, il est demandé au Fournisseur de classer les références sur le bon de livraison dans le même ordre que celui qui figure sur le bon de commande de Carrefour Belgium S.A. Cela permettra une vérification plus rapide lors de la réception des marchandises.
Le bon de livraison papier doit toujours accompagner la marchandise et contenir les indications suivantes:
Tous flux hors alloti - Le numéro de bon de commande de Carrefour
Belgium S.A. - La date de livraison - La description de la marchandise - Le code GTIN (EAN) de l’unité commerciale
(TU/COO) - Le contenu de chaque unité commerciale, exprimé
en nombre d’unités inclues dans l’emballage (unité d’emballage)
- Le nombre d’unités commerciales pour chaque produit, ainsi que le poids pour les produits en poids variable
- Le nombre et le type de palettes, bacs ou vidanges et leur référence
- La référence SAP des produits livrés: le Fournisseur veillera à cet effet à ce que, si une référence
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s’étend sur deux lignes de la note d’envoi, celles-ci devront se suivre
En flux alloti - Le numéro de bon de commande de Carrefour
Belgium S.A. - La date de livraison - Le nombre d’unités logistiques (palettes ou boîtes)
par magasin et le n° SSCC de chaque unité logistique (palette ou boîte)
- Le nombre et le type de palettes, bacs ou vidanges et leur référence
Le bon de livraison est établi pour chaque bon de commande et reprend uniquement et exactement le contenu du camion. Si une commande promotionnelle ou allotie est livrée par plusieurs camions, le Fournisseur prévoira un seul bon de livraison par camion. Les mêmes règles sont d’application pour les notes d’envoi électroniques (DESADV), qui sont la version électronique des bons de livraison papier.
Les notes d’envoi électroniques (DESADV): Le Fournisseur s’engage à fournir à Carrefour Belgium S.A. sa note d’envoi (Despatch Advice, ci-après « DESADV »), par voie électronique (EDI) comme décrite dans nos bonnes pratiques logistiques pour les livraisons centrales aux entrepôts de Carrefour Belgium S.A. et à recevoir nos alertes automatiques (voir ci-dessous) via mail. Attention, cette note d'envoi électronique reprend la notion de vidanges: "GRAI". Les documents relatifs au message EDI DESADV HARMONISE: MIG DESADV – last version (Message Implementation
Guide) GS1 Belgilux RTI guideline – last version (= GRAI/GTIN
palette) Adresse/GLN/GPS des entrepôts
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Pour valider votre DESADV, vous pouvez
Soit utiliser le robot "Calimero" développé par GS1 Belgilux (Login à demander à GS1 Belgilux).
Soit contacter GS1
Dès validation par GS1, il vous suffit d’envoyer vos desadv directement en production, pour bénéficier ainsi de nos alertes automatiques via mail.
Quand envoyer son DESADV? Il devra partir au moment de la fermeture du camion (container) afin que nous le recevions avant l'arrivée à l’entrepôt.
Alertes automatiques: Voici les différentes alertes automatiques qui vous parviendront:
« Acknowledgment of receipt » = accusé de bonne
réception du message EDI DESADV « Please read rejected DESADV items for vendor… » =
votre message EDI contient des erreurs détaillées et expliquées en annexe du mail
« Please read mail! DESADV PO xxxxxxxxxx-for … » = Nous n’avons pas encore reçu de DESADV pour le PO concerné, ou la date de livraison théorique est dépassée.
UP
4. Arrivée du camion à l’entrepôt
Le chauffeur doit se présenter et confirmer son arrivée au centre de distribution. Le transporteur est tenu de respecter le règlement d’ordre intérieur des centres de distribution dans lesquels il se rend. UP
5. Déchargement du camion
Si le Fournisseur combine des produits de différents flux de marchandises, les produits de flux tendu/alloti doivent pouvoir être déchargés en premier lieu. Il peut être demandé de décharger les références à stocker ou références promotionnelles à un autre quai.
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Lors du déchargement au quai, un espace de 30 cm à 40 cm entre chaque palette doit être respecté (voir ici). Les étiquettes « SSCC » doivent être apposées à l’avant et sur le côté des palettes, conformément aux normes GS1: les unités logistiques et commerciales doivent être chargées de telle manière que les étiquettes « SSCC » et colis soient orientées à l’avant (vers l’intérieur de l’entrepôt) et sur les côtés extérieurs des palettes. Les palettes euro échangeables livrées ne sont pas échangées au dépôt, sauf accord entre les 2 Parties. Le transporteur reçoit un « chèque palette » correspondant au nombre de palettes euros livrées: ce chèque permet au transporteur d’aller reprendre les palettes euros en retour, dans les lieux d’entreposage prévus à cet effet à Nivelles et Kontich. Les chèques palette ont actuellement une validité de 2 mois: Carrefour Belgium S.A. se réserve le droit de réduire cette validité. UP
6. Contrôle des livraisons / contestations
1. Tous flux hors alloti a) Livraison avec DESADV reçu et complet
- L’entrepôt effectue la réception des marchandises par scanning du marquage « SSCC » du Fournisseur sous réserve du contrôle des quantités et de la qualité.
- Un document « Driver document » (Receiving
Advice) est alors imprimé à partir du système de gestion de l’entrepôt, il reprend tous les articles avec soit toutes les quantités réceptionnées, soit toutes les différences constatées lors de la réception.
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- Ce « driver document » est signé par le responsable de l’entrepôt et le chauffeur, annexé et agrafé au CMR, et est alors remis au chauffeur. Il sera considéré comme une preuve prima facie de la livraison des unités logistiques (colis et/ou palettes) sous réserve du contrôle des quantités et de la qualité: si le chauffeur n’attend pas la fin de la réception, et que les documents sont donc remis ultérieurement, alors la responsabilité des écarts est entièrement chez le Fournisseur.
- Attention, le bon de livraison papier du Fournisseur n’est plus rendu au chauffeur et est donc remplacé par ce document « Driver document ».
- Le CMR sera remis au chauffeur, avec indication des changements en cas d’écarts de quantités et mention au moyen d’un cachet renvoyant vers le « Driver document ».
b) Livraison avec dysfonctionnement (DESADV non
reçu ou reçu partiellement)
o Dans ce cas, l’entrepôt doit suivre une procédure spéciale qui dépend du flux de marchandises concerné.
o l’entrepôt ne peut pas attendre et doit pouvoir
réceptionner sans le DESADV (complet).
o Chaque unité logistique doit pouvoir être réceptionnée en mode dégradé sur base du marquage correct des unités logistiques et ou commerciales par le Fournisseur (au moyen des codes à barres)
Un document « Driver document » (Receiving Advice) reprenant tous les
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articles avec toutes les quantités réceptionnées sera aussi imprimé à partir du système de gestion de l’entrepôt.
Ce « driver document » est signé par le responsable de l’entrepôt et le chauffeur, annexé et agrafé au CMR, et est alors remis au chauffeur. Il sera considéré comme une preuve prima facie de la livraison des unités logistiques (colis et/ou palettes) sous réserve du contrôle des quantités et de la qualité: si le chauffeur n’attend pas la fin de la réception, et que les documents sont donc remis ultérieurement, alors la responsabilité des écarts est entièrement chez le Fournisseur. UP
2. En flux alloti a) Livraison avec DESADV reçu et complet
o Les entrepôts Carrefour Belgium S.A. n'opèrent que le passage à quai:
L’entrepôt effectue la réception des marchandises par scanning du marquage « SSCC » du Fournisseur...
Le CMR sera remis au chauffeur, avec indication des changements en cas d’écarts de quantités mentionnées sur le CMR, sous réserve du contrôle des quantités et de la qualité.
o Sera considéré comme non livré:
Tout produit livré ne figurant pas sur le bon de commande de Carrefour Belgium S.A. (référence livrée non commandée).
Toute quantité livrée supérieure à la quantité commandée.
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o Les litiges qui seraient déclarés par les magasins devront être pris en charge par le Fournisseur: Carrefour Belgium S.A. communiquera mensuellement au Fournisseur le détail de ces litiges déclarés.
b) Livraison avec dysfonctionnement (DESADV non reçu ou reçu partiellement) o Jusqu’à l’arrivée du DESADV, les marchandises
seront mises en quarantaine.
La mise en quarantaine doit rester compatible avec le planning prévu pour la livraison vers les magasins.
Dans le cas contraire, les unités logistiques que l’entrepôt n’aura pas pu réceptionner à temps feront l’objet d’un retour vers le Fournisseur.
o Dès l’arrivée du DESADV, l’entrepôt pourra l’utiliser pour réceptionner les marchandises:
chaque unité logistique doit pouvoir être scannée sur base du marquage correct par le Fournisseur de ses unités logistiques (au moyen des codes à barres).
Le CMR sera remis au chauffeur, avec indication des changements en cas d’écarts de quantités mentionnées sur le CMR, sous réserve du contrôle des quantités et de la qualité.
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3. RECADV (Receiving Advice électronique) et facturation électronique (INVOIC) Carrefour Belgium S.A. envoie un RECADV au Fournisseur (documents relatifs au message EDI RECADV HARMONISE (last version): MIG RECADV),
soit par email soit par EDI, qui reprend tous les articles avec soit toutes les quantités réceptionnées, soit toutes les différences constatées lors de la réception. Ce RECADV sera toujours considéré comme prima facie de la livraison des unités logistiques (colis et/ou palettes) sous réserve du contrôle des quantités et de la qualité. Dans le cadre de l’alloti, le Fournisseur reçoit des alertes automatiques via email avec tous les écarts constatés lors de la réception, par rapport à la commande de Carrefour Belgium S.A.
a) Si le Fournisseur accepte toutes les différences
constatées par l’entrepôt, o le Fournisseur établira sa facture qui sera
envoyée à Carrefour Belgium S.A. par voie électronique (EDI), en tenant compte des différences constatées.
o Dans le cas où le Fournisseur a déjà envoyé sa facture à Carrefour Belgium S.A. avant d’avoir reçu le RECADV et dans le cas où cette facture ne tient pas compte des différences constatées par l’entrepôt et reprises dans le RECADV (ou dans les alertes pour le flux alloti), le Fournisseur établira une note de crédit (ou débit) et l’enverra à Carrefour Belgium S.A. par voie électronique.
b) Corrections de réception o Si le Fournisseur estime que l’entrepôt a
commis une erreur,
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le Fournisseur s’engage à prendre contact avec le Service Approvisionnement Carrefour Belgium S.A. concerné, dans un délai de maximum 2 jours ouvrables suivant la réception du RECADV, à défaut de quoi le Fournisseur ne peut plus contester les différences constatées par l’entrepôt.
Dans le cas où les Parties constatent que l’entrepôt est effectivement en défaut, Carrefour Belgium S.A. corrigera la réception faite par l’entrepôt.
o Si l’entrepôt constate une erreur de réception
Dans un délai de maximum 2 jours ouvrables suivant la l’envoi du RECADV, Carrefour Belgium S.A. se réserve le droit de corriger la réception faite par l’entrepôt.
c) Facturation et paiement o Le Fournisseur s’engage à envoyer ses factures
et notes de crédits (ou débits) à Carrefour Belgium S.A. par voie électronique, en y indiquant le numéro de son bon de commande (ORDERS)
Ces factures et notes de crédits (ou débits) seront toujours comparées avec les réceptions effectuées.
Après vérification de la facture et note de crédit (ou débit) éventuelle, Carrefour Belgium S.A. procédera au paiement conformément aux dispositions du contrat d’achat.
o Pour un stock consigné, le Fournisseur enverra
une facture uniquement dans le cadre de
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commandes pour livraisons vers nos magasins et en cas de correction de stock, donc sans lien avec un DESADV et RECADV de livraison et réception dans l’entrepôt.
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7. Retour au Fournisseur La règle est le retour immédiat au Fournisseur, pour 3 types de dysfonctionnements: - Au niveau du marquage:
o les normes de marquage légales et internationales en vigueur pour les produits et emballages ne sont pas respectées;
o il est impossible de réceptionner une unité logistique par scanning radio: marquages inutilisables;
o le code GTIN (EAN) des marchandises est absent, inconnu ou illisible;
o un display ne possède pas de marquage conforme aux normes internationale GS1 (GTIN…);
o …
- Au niveau de la quantité: o les marchandises livrées ne figurent pas sur le bon
de commande de Carrefour Belgium S.A. (références livrées non commandées);
o la quantité livrée est supérieure à la quantité commandée;
o l’unité d’emballage ne correspond pas à l’unité d’emballage commandée;
o …
- Au niveau de la qualité: o les marchandises ou l’emballage sont
endommagés ou ne peuvent plus être traités; o un produit ne répond pas à la date limite de
consommation (DLR: date limite de réception) convenue entre Carrefour Belgium S.A. et le Fournisseur;
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o si l’unité logistique livrée comporte deux dates limite de consommation et que la date la plus courte se trouve en-dessous;
o la température d’un produit n’est pas conforme; o …
Le retour sera organisé en cas d’impossibilité d’un retour immédiat ou en cas d’accord entre les deux Parties.
Les produits faisant partie d’un retour organisé doivent être repris dans les 5 jours (en frais, ou 3 jours en ultra-frais) ou 7 jours (dry Food) ou 15 jours (non Food), faute de quoi ils seront détruits aux frais du Fournisseur ou deviennent la propriété de Carrefour Belgium S.A. et ceci sans que Carrefour Belgium S.A. ne doive les payer et sans être redevable d’une quelconque indemnité.
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VI. Niveau de service
Objectif « niveau de service atteint » % Remarque: par « niveau de service », nous entendons la différence entre le nombre de colis livrés par le Fournisseur et le nombre de colis commandés par le Service Approvisionnement. Cas particuliers:
- Pour les Fournisseurs en VMI, le taux de service est déterminé dans les modalités du contrat « VMI »: il s’agit d’un taux de service vers les magasins.
- Pour les Fournisseurs en flux alloti: o le Fournisseur s'engage à maintenir le niveau
de qualité des préparations au moins égal à 99.8% de conformité, norme appliquée au niveau du groupe Carrefour:
o le Fournisseur communiquera le résultat de ses contrôles à la demande de Carrefour Belgium
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S.A., selon la méthodologie proposée dans le tableau: « Qualité des préparations de l’alloti »
Le Fournisseur doit informer le Service Approvisionnement au plus vite avant la livraison des produits commandés éventuellement indisponibles, des raisons de cette indisponibilité et de la date de disponibilité suivante. Après la livraison, la commande est clôturée. Le niveau de service est calculé sur une base mensuelle. UP
VII. Le non-respect des modalités
Le Fournisseur s’expose à une participation au frais et pertes commerciales engendrées par les dysfonctionnements en cas de non-respect des modalités: - de nos bonnes pratiques logistiques pour les livraisons centrales
aux entrepôts de Carrefour Belgium S.A. - des Bonnes Pratiques de Palettisation du Groupe Carrefour - du principe «Order To Cash» des normes internationales GS1 - des normes internationales du marquage des unités logistiques
et de toutes les unités commerciales de GS1 - du manuel des spécifications internationales de numérotation et
de symbolisation GS1 (marquage des unités commerciales et consommateurs)
- du marquage des displays - de la qualité des préparations et chargements - du type de palettes utilisées - du respect des horaires - Qualité des préparations de l’alloti - de la qualité des documents de transport et déchargement - du respect du niveau de service UP
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VIII. E-Invoicing
IX. Formation chez GS1 Belgilux
X. FAQ - E-Invoicing
XI. FAQ – Livraison en entrepôts (procédures logistiques, marquage logistique, EDI, …)
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