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BONALOC

GESTION COMMERCIALE

LOCATION-VENTE MATERIEL

Dernière mise à jour 22/06/2009

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TABLE DES MATIERES Page

PREMIERE PAGE ECRAN 5

PREMIER ECRAN DU LOGICIEL 5COMMENT EST ARTICULE L'APPLICATION 9

LES FICHIERS DE BASE 12

LE FICHIER SOCIETE 13 LE FICHIER PARAMETRES UTILISATION 20

LE FICHIER COMPTES COLLECTIFS 26LE FICHIER DELAIS REGLEMENT 29LE FICHIER DES BANQUES ET RIB 32

LE FICHIER DES SALARIES (VRP) 35LE FICHIER DES FOURNISSEURS 38LE FICHIER DES CODES ET TAUX TVA 42 MODIFICATION DES CODES ET TAUX TVA 45LE FICHIER TAUX D'ASSURANCE 249LE FICHIER DES ARTICLES 46TABLE CONVERSION CODES ARTICLES 55LE FICHIER GLOSSAIRES – LIBELLES 57LE FICHIER DES CLIENTS 60LE FICHIER CLIENTS MODIF TAUX TVA spéciale 69LE FICHIER NOMBRE EXEMPLAIRES 70TABLE REMISE PAR DUREE DE LOCATION 71TABLE CODES ARTICLES REPARATION 74LE FICHIER DOCUMENTATION TECHNIQUE 76LE FICHIER NOMENCLATURE 79

LES STOCKS - ACHATS – COMMANDES 85

LES COMMANDES AUX FOURNISSEURS 87LES ENTREES EN STOCK (LIVRAISON m/ses) 98INTERROGATION CDES 104STAT SUR ARTICLES ACHETES 106ETAT DES ARTICLES EN RUPTURE DE STOCK 108ETAT ENTREES-SORTIES DU MOIS 111INVENTAIRES EN QUANTITE ET VALEUR 113SAISIE DES INVENTAIRES 116

GESTION DES DEVIS, CONTRATS et B.L. 119

GESTION DES DEVIS et CONTRATS LOCATION 120GESTION DES B.L. ou RETOUR LOCATION 130

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FACTURATION DES B.L. 135INTERRO ET ETATS 138Etat des Devis non acceptés 141Les autres interro et états 143

GESTION FACTURATION 147

FACTURATION NORMALE 119STATISTIQUES SUR LES VENTES 157ETAT DES MARGES 160LISTE DES CLIENTS DE LA SOCIETE 164

LA CAISSE 165

VERIFICATION CAISSE FIN DE JOURNEE 166BORDEREAU DE REMISE DES CHEQUES 170RETRAIT CAISSE POUR DEPOT VERS BANQUE 172SAISIE REGLT D'UNE FACTURE IMPAYEE 173SAISIE REGLT DE + FACTURES IMPAYES 176RECTIF ERREUR IMPUT REGLT CLIENT 178

GESTION FRAIS DE REPARATION 180

Saisie des frais de réparation mat location 181Interrogation et mise à jour 183

INTERROGATIONS ET EDITIONS DIVERSES 184

LES CAMEMBERTS – GRAPHIQUES STATS 186TABLEAU DE BORD DES VENTES 189ETAT DES C.A. ET MARGE SUR VENTES 192COMMISSION GENERALE AUX VRP 195COMMISSION PAR VRP (non définitive) 198EDITION DE LA NOMENCLATURE 200

COMPTABILITE 203

SAISIE ENCAISSEMENTS CHEQUES ET EFFETS 205SAISIE ECRITURES DE BANQUE 208SAISIE DES ECRITURES DE CAISSE 211SAISIE DES ECRITURES O.Diverses 214RESTRUCTURATION DES IMPAYES 217EDITION DES JOURNAUX PROVISOIRES 220EXPORTATION DES ECRITURES COMPTABLES 222EDITION DES ETATS DE FIN DE MOIS 226EDITION DES GRANDS LIVRES 228

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EDITION DES BALANCES 230SOLDE AUTOMATIQUE sur certaines factures 231INTERROGATION SITUATION D'UN COMPTE 233EDITION DES FACTURES CREDITRICES 235

LES ETATS 238

EDITION DES IMPAYES SUR UNE PERIODE 238EDITION DES IMPAYES PAR DATE ANCIENNETE 240ETAT DEFINITIF DES COMMISSIONS 241 SUPPRESSION ECRITURES + 5 ANS 244

VOTRE NUMERO DE VERSION LOGICIEL 246FORMAT DES ETIQUETTES 5REINDEXATION 6QUOI DE NEUF DANS CETTE VERSION 7

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PREMIER ECRAN DE L'APPLICATION

Lorsque vous accédez à l'application, un premier écran vous est proposé.Cet écran a plusieurs fonctions :

CHOIX DU FORMAT D'ETIQUETTES

Si vous souhaitez utiliser l'édition des étiquettes codes à barre ou pour mailing clients, il faudra choisir le format d'étiquettes que vous souhaitez éditer.

La diversité des imprimantes utilisées sur le marché nous a conduit à utiliser un programme standard qui permet de définir, une fois pour toutes, les paramètres de vos étiquettes auto collantes format planche A4.Lorsque vous validerez votre choix, l'ensemble des paramètres seront sauvegardés automatiquement sur disque.Le logiciel propose plusieurs choix d'étiquettes, préférez celui que nous donnant en exemple. En effet, cet exemple est celui qui a le meilleur qualité / prix et taux de remplissage en impression. Avec ce format la perte de place est limitée au maximum.

Choisir : formats prédéfinis : 70 mm x 37 mm 3 étiquettes de front Nombre étiquettes en ligne : mettre le chiffre 8 Puis valider jusqu'au bout

Ces paramètres seront enregistrés définitivement sur un fichier disque

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REINDEXATION GENERALE DES FICHIERS

Les tables des indexes des fichiers est gérée automatiquement avec toutes les sécurités.Cependant, un arrêt brutal de l'ordinateur (coupure de courant, arrêt provoqué manuellement) peut, parfois, endommager les indexes.Pour réindexer l'ensemble des fichiers, il est impératif qu'un seul poste de travail soit sur l'application, les autres devront rester sur l'écran de départ de windows (bureau).En effet, windows interdira automatiquement de réindexer un fichier qui est déjà ouvert par un poste de travail.Répondre par OUI à la question posée. La réindexation s'effectuera sur l'ensemble de votre base de données.

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QUOI DE NEUF DANS CETTE VERSION

Chaque fois qu'une amélioration, modification, rectification d'anomalie dans un programme, nous avons pour habitude d'être totalement transparents et de noter dans cet historique les actions faites sur le logiciel. Cette bible vous permet, surtout, d'être informés des changements intervenus par rapport à votre version précédente

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PREMIERE PAGE MENU DE L'APPLICATION

OBJET : Cette première page va apparaître lorsque vous appellerez l'application. Elle va vous permettre de vous diriger vers toutes les ressources proposées.

Pour accéder à ces ressources, il vous suffit de cliquer à l'aide de la souris sur l'une des cases proposées dans le menu :

- FICHIERS (Création et mise à jour des fichiers de la base de données)- ACHATS (Gestion des commandes et réception des commandes)- DEVIS/CONTRATS (Gestion des devis, contrats loc, BL et facturation des BL)- FACTURATION (Gestion des factures courantes et de contrat d'entretien)- COMPTABILITE (Saisie règlements + tous les états comptables et gestion)- INTERROGATION (Interrogation et éditions diverses)- REPARATIONS (Saisie des réparations et frais d'entretien par matériel en

location)

TOUCHE F9 QUITTERElle vous permettra de quitter le Menu principal. On y accède soit par un clic (souris sur cette touche), soit en utilisant sur le clavier la touche de fonction F9.

CE LOGICIEL POUVANT GERER AUSSI BIEN LES CONTRATS DE LOCATION QUE DES DEVIS DE TRAVAUX CLASSIQUES D'UNE SOCIETE COMMERCIALE, CHAQUE FOIS QUE VOUS LIREZ "DEVIS", CE TERME SIGNIFIE AUSSI CONTRAT DE LOCATION"B.L." : CE TERME SIGNIFIE AUSSI "RETOUR DU MATERIEL EN FIN DE LOCATION"

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COMMENT EST ARTICULEE L’APPLICATION

CREATION DES FICHIERS DE BASE

Avant de commencer à travailler sur cette application, vous devez créer tous les fichiers de paramètres de votre activité. Nous vous conseillons vivement de commencer par cette phase intermédiaire et très importante, faute à être bloqué àtout moment par les programmes.

DANS l’ORDRE, VOUS DEVEZ CREER LES FICHIERS SUIVANTS :

Le fichier SOCIETE (paramètres généraux de votre Société et de vos options)

Le fichier PARAMETRES (paramètres d'utilisation du logiciel, tel que vous souhaitez qu'il réagisse)

Le fichier COMPTES COMPTABLES (Comptes collectifs de votre Comptabilité Auxiliaire Clients)

Le fichier des BANQUES (RIB de toutes vos Banques dans lesquelles vous avez un compte)

Le fichier DELAIS DE REGLEMENTS (toutes les conditions de règlements acceptés de vos Clients et acceptés de vos Fournisseurs)

Le fichier de vos SALARIES (tous vos salariés sans exception, cela vous facilitera par la suite)

Le fichier des TAUX DE TVA

Le fichier FOURNISSEURS (Tous vos Fournisseurs avec leur mode de règlement)

Le fichier ARTICLES (Tous vos articles de votre catalogue, aussi bien ceux gérés en stock ou non )

Le fichier de vos CLIENTS actuels

Le fichier des GLOSSAIRES Libellés (qui vont être utilisés pour l'application Devis et Bons de Livraison)

Le fichier Nombre Exemplaires Etats(contient le paramétrage du nombre d'exemplaires que vous souhaitez pour certains états)

Le fichier NOMENCLATURE(sera créé par la suite, contient le détail des articles constituant un ensemble. Ce fichier étant spécial pour certaines professions, il est très peu utilisé)

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Le fichier DOCUMENTATION TECHNIQUE(sera créé par la suite, contient la photo et explication technique utilisation de vos produits. Ce fichier étant spécial pour certaines professions, il est très peu utilisé) )

Le fichier des Remises par Nombre jours de LocationPermet d'affecter une remise automatique en fonction du nombre de jours de location

Les fichiers Articles Réparation et Saisie des RéparationsPermet de saisir les montants de réparation par matériel afin d'éditer des statistiques

Prenez à cœur de prendre votre temps pour créer ces premiers fichiers TELLEMENT importants pour la suite.Nous vous conseillons de les vérifier scrupuleusement, pointilleusement, de prendre le temps de choisir vos bonnes options. Ce temps passé à la vérification vous en fera gagner beaucoup plus par la suite.

LA SUITE DE L’APPLICATION

Après avoir saisi vos fichiers de base, nous vous conseillons de suivre une logique d’implication dans ce système nouveau de gestion :

EN COMPTABILITE AUXILIAIRE CLIENTS

Codifier vos articles en stock (avec notion du prix d'achat, prix vente éventuel, code fournisseur, gérés en stock ou non)

Codifier les taux de remise par durée de location

Saisir des Commandes aux Fournisseurs Saisir des Bordereaux de Livraison des Fournisseurs (achats avec mise en

pratique de la façon de saisir)

Saisir des Devis, contrats de location, Bons de Livraison ou retour matériel

Facturation aux Clients

Après ces 5 fonctions, vos inquiétudes du départ auront disparu puisque vous aurez compris le mécanisme le plus important de l’application

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LES FICHIERS DE BASE

Cet écran principal va vous permettre, à tout moment, de créer ou mettre à jour les fichiers de votre base de données.Cette base de données correspond à tous les paramètres généraux nécessaires pour gérer vos saisies informatiques.Choisissez, en cliquant à l'aide de la souris, l'une des cases qui vous intéresse :

- SOCIETE (paramètres généraux de votre Société)- PARAMETRES UTILISATION (paramètres importants pour l'utilisation du logiciel)- COLLECTIFS AUXILIAIRES (comptes comptables de regroupement des écritures)- RIB de BANQUES (pour calcul échéances)- DELAI PAIEMENT (pour calcul échéances)- LES EMPLOYES (employés VRP – Techniciens)- TAUX DE TVA (pour facturer aux taux en vigueur)- TAUX D'ASSURANCE (pour pouvoir facturer l'assurance du matériel loué)

- ARTICLES (pour facturer et gérer les stocks)- FOURNISSEURS (pour la chaîne Achats)- GLOSSAIRES-LIBELLES (pour gagner du temps de saisie sur Devis et BL)

- LES CLIENTS (pour obtenir le fichier de tous les Clients de votre Sté)- LES REMISES (par durée de location)

- LES ARTICLES REPARATION

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FICHIER SOCIETE

BUT

Le fichier Société va comporter un certain nombre de paramètres importants pour la suite des traitements. Nous vous invitons à bien définir vos options qui deviendront, pour la plupart définitives.Une bonne partie des informations saisies vont être éditées sur des documents destinés à votre Clientèle. La véracité de ces informations revête donc une très grande importance commerciale et fiscale.

CIVILITE

NOM

Il s’agit de la Raison Sociale de votre Société. Ce nom sera imprimé sur certains documents destinés à votre Clientèle. Cette zone comporte 30 Caractères

RUE 1 ET RUE2

Vous disposez de 2 lignes adresse Rue pour saisir clairement votre adresse (30 c chacune)

CODE POSTAL

5 caractères pour saisir votre Code Postal

VILLE

Votre adresse Ville sur 24 caractères

VILLE pour états

Pour certains états tels que Devis, cette zone en MINUSCULES est utilisée. C'est le nom de votre Ville tel que vous l'inscrivez dans vos lettres : Exemple : Paris le,

TELEPHONE

Vous disposez de 14 caractères pour saisir votre téléphone. Choisissez une méthode pour saisir ce genre d’information qui va se généraliser par la suite. Nous vous conseillons, pour une lecture aisée, de séparer TOUJOURS chaque groupe de 2 chiffres, par le même signe (soit espace, soit un point, soit un tiret. Exemple : 01-25-69-42-10)

FAX

Idem cas précédent

SIRET ET APE

Vous disposez de 40 caractères. Saisir comme suit : SIRET : xxxxxxxxxxx APE : xxx

FORME JURIDIQUE ET CAPITAL

30 caractères. Saisir comme suit :SARL au Capital de 5.000 €

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NUMERO TVA EUROPEEN

Ce numéro est obligatoire et doit être précisé sur vos factures. Il commence toujours, en France par les lettres FR ...... (20 caractères disponibles)

VOS ADRESSES COURRIEL (email) et SITE INTERNET

Si vous les saisissez ces informations seront éditées sur tous les états destinés à votre clientèle

PARAMETRES

LIBELLE POUR LA TVA

C’est le libellé pour la facturation. Selon vos accords fiscaux, vous payez par exemple la TVA immédiatement sur la Facturation ou sur l’EncaissementCe libellé doit décrire exactement cette condition (exemple : TVA payée sur les encaissements)Vous disposez de 80 caractères pour saisir ce texte. Si vous ne saisissez pas cette information, le logiciel imprimera automatiquement, sur les factures, un texte standard où sera précisé que la TVA est payée sur les encaissements + réserve de propriété (voir ci-dessous)

CONDITIONS DE VENTES 1, 2 , 3

Vous disposez de 3 lignes de 80 caractères pour saisir la clause légale de propriété et de pénalité de règlement. Ces trois lignes seront éditées sur le factures, juste avant le libellé pour la TVA

NOTA : Si vous n'avez rien saisi dans le libellé TVA ni sur les conditions de Ventes, il sera édité tout de même un texte automatique sur les factures. Ce texte sera :

"Réserve de propriété : La propriété est réservée au vendeur jusqu'à complet paiement de la facture. Loi N° 80-335 du 12/05/1980. TVA payée sur les encaissements"

DATE COMPTABILISATION (année en cours)

Cette date, sous la forme JJ/MM/AAAA correspond à la date de début de votre année fiscale et comptable.

GEREZ-VOUS LES COMMISSIONS VRP ?

La réponse est O ou NO = à chaque BL ou Facture, il sera demandé de saisir un taux de commission par affaire. Les calculs et états de commissions seront actifsN = Aucun taux de commission ne sera demandé en saisie. Les états de commissions sont inactifs

NUMEROTATION AUTOMATIQUE DES FACTURES CLASSIQUES ?

La réponse est O ou NO = La numérotation générale des factures (issues des BL ou saisies en direct), est automatique. Elle ne comportera qu'un préfixe "F" .N = La numérotation des factures classiques est manuelle. Son préfixe est "F" La numérotation des factures issues des devis est automatique, son préfixe est "D" Ce sera vous qui devrez donner, à chaque facture, un numéro réel de facture

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NUMERO DE CLIENT

La numérotation des clients est totalement automatique.Ne pas toucher à ce code après avoir commencé à facturer

PREMIER NUMERO DE DEVIS ou CONTRAT DE LOCATION ou B.L.

La numérotation des Devis (ou contrat location) est automatique. Il faudra renseigner le premier numéro de devis. Ce numéro ne peut pas être inférieur à 100 000.

PREMIER NUMERO DE COMMANDE AUX FOURNISSEURS

La numérotation des commandes passées aux Fournisseurs (commandes d'achats) est automatique.Ce numéro peut commencer par le chiffre 100 000

NOMBRE JOURS POUR PRENDRE EN COMPTE LES IMPAYES

En cliquant sur le bouton "Explications" vous disposez de toutes les explications relatives aux encours autorisés aux clients

IMPRESSION

Ce sont vos paramètres d'impression de tous vos états. Selon que vous disposez de papier avec votre en-tête pré imprimée ou que vous travaillez uniquement à partir de feuilles blanches, vous devrez répondre à toutes les questions par OUI ou NON.

GESTION DES B.L. ou RETOUR MATERIEL EN LOCATION

Les B.L. sont les Bons de Livraison (ou bons de travaux) avec lesquels vos Techniciens vont faire l'exécution de la commande du client. Ces documents contiennent les articles à installer ou livrer et certaines indications que vous pouvez transmettre à vos collaborateurs pour exécuter au mieux leur tâche.Ces B.L. sont également les Bons de Retour de matériel (au moment où le client vient rendre tout ou partie du matériel qu'il a loué.Le logiciel pose cette question pour une raison très précise :OUI = certaines Sociétés d'Installation doivent impérativement éditer un BL pour sortir les

Articles du stock et faire exécuter le travail par leur service technique. Ces Sociétés doivent impérativement éditer ces BL avant de pouvoir facturer, c'est pour elles, un moyen de sécurité leur permettant de facturer au retour de leur Technicien ramenant le BL signé par leur client. En mettant OUI à la réponse posée, ces Sociétés ne peuvent facturer un BL que s'il a été préalablement édité.C'est également valable pour le retour du matériel loué. Si vous imposez que le Magasinier ait bien vérifié le matériel rendu et que celui-ci n'est pas abîmé.

NON = L'édition des BL n'est pas obligatoire pour pouvoir facturer. La facture pourra être établie même si le BL n'a pas été édité.

NOTA :La gestion des stocks est gérée automatiquement par le logiciel. Les mouvements de Stocks sont gérés à l'édition du B.L. Si, lors de la facturation, le BL n'avait pas été préalablement édité, les mouvements de stocks seront gérés lors de la facturation.

PAPIER EN-TETE OU NON

Aux 4 questions suivantes répondez par :

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OUI = Si vous utilisez des pages blanches pour éditer l'état

NON = Si vous utilisez des pages avec votre en-tête pré imprimé par un imprimeur

PAPIER AVEC EN-TETE PRE IMPRIME

Ce logiciel pouvant être utilisé par tous types de professions, il ne nous est pas possible de gérer toutes les formes de papier pré imprimé.Nous ne pouvons que vous conseiller à adapter vos documents à notre logiciel, l'inverse n'étant pas prévu.

TAUX ASSURANCE MATERIEL

Si, sur certains matériel en location, vous souhaitez facturer au client une assurance, il faudra saisir ici le taux. Cette assurance est reliée à chaque article location.Pour l'article en location qui possède la définition d'assurance, le calcul de la prime d'assurance facturée au client est :- Prix de la journée X par ce taux d'assurance- Prix de la ½ journée X par ce taux d'assurance

Le montant de la prime d'assurance d'un article tient compte, de la quantité et du nombre de jours et de ½ journées de location

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PARAMETRES UTILISATION

BUT

Les Sociétés de Location ont chacune des habitudes qui ne permettent pas le développement d'un logiciel standard à cette profession. Pour pouvoir répondre à un maximum de demandes, nous avons imaginé de paramétrer l'utilisation du logiciel en lui imposant certaines règles propres aux souhaits de chaque utilisateur. Prenez le temps de tout vérifier, votre utilisation future du logiciel en sera facilitée

FICHES CLIENTS

Ces questions demandent si lors de l'utilisation d'une fiche Client, le logiciel doit-il ou non s'arrêter sur certaines zones pour vous demander la saisie

S'ARRETE POUR SAISIR LE SIGLE ET TYPE CLIENT

N = NON = ces deux informations ne seront pas visiblesO = OUI = Sigle = le sigle devant le nom comme par exemple Mr, Mme, SARL, EURL, S.A

Ou autre de votre choix Type = est une lettre ou signe vous permettant une distinction personnalisée de

votre clientèle comme par exemple (£ = mauvais payeur)

S'ARRETE POUR SAISIR LE CODE VRP

Si vous n'avez pas besoin d'affecter un VRP à chacun de vos clients, dans ce cas répondre N

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S'ARRETE POUR SAISIR LE CODE SECTEUR et CODE APE

Si vous n'avez pas besoin d'affecter ces informations à chacun de vos clients, dans ce cas répondre N

AUTORISE UNE ADRESSE VIDE

Si vous avez malheureusement le souhait d'avoir des fiches clients sans adresse rue et / ouCode postal vide et / ou Ville vide, alors répondre par O. Ce sera dommageable pour vos mailings futurs

LES DEVIS ( ou contrats location) ET LES B.L. ( ou retour matériel loué)

Le logiciel saute directement à la quantité sans s'arrêter sur l'en-tête

Le logiciel ne demandera pas la saisie de chaque zone de l'en-tête. Cependant il vous est possible de revenir sur ces zones si vous le souhaitez (ces zones ne sont pas bloquées si vous répondez par O à cette question)

Le logiciel s'arrête pour demander le dernier contact responsable chez le client

Si vous souhaitez toujours avoir le nom du Responsable chez chaque client, alors répondre O,En saisissant ce nom, le logiciel mettra à jour la fiche client

Le logiciel s'arrête pour afficher le N° du nouveau Devis (ou contrat location)

Lorsque vous validerez le nouveau Devis (ou contrat de location), le logiciel va le numéroter automatiquement. Si vous avez besoin que le logiciel vous informe du numéro qu'il a attribué à

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ce nouveau Devis, alors répondre O, sinon en répondant N ce message ne s'affichera pas mais le logiciel aura fait tout son travail normalement

Le logiciel prend automatiquement le Nombre d'exemplaires pour l'édition et ne s'arrête pas pour vous demander ce nombre d'exemplaires

O = le nombre d'exemplaires édités sera celui du fichier général Nombre Exemplaires EtatsN = le logiciel vous demandera confirmation, à chaque fois, du nombre d'exemplaires voulus

Prend automatiquement sur le BL (ou retour matériel) un code libellé et ne s'arrête pas

Lors de l'édition du BL ou Retour Matériel, il est possible de rajouter un texte déjà contenu dans le fichier "Glossaire Libellé". En général c'est un texte qui dégage vos responsabilités.Si ce texte est toujours le même, dans ce cas vous pouvez le forcer ici. Lors de l'édition du BL ou Retour Matériel, le logiciel prendra ce code automatiquement et éditera le contenu de ce libellé sur le document.

En VALID/MODIF BL, le logiciel s'arrête pour saisir la gestion du compteur retour matériel

Si vous louez du matériel pour lequel il sera nécessaire de relever le compteur au départ et au retour du matériel, alors répondre par O. Si la réponse est non, cette colonne sera sans arrêt

En VALID/MODIF BL, le logiciel s'arrête pour saisir les informations destinées au technicien

Si vous réalisez beaucoup de devis d'installation ou de SAV, il est conseillé de répondre O à cette question qui vous permettra de saisir des consignes qui seront lues par votre technicien lors de son intervention chez votre client. Si, lors du retour du matériel, vous souhaitez que votre Magasinier mentionne, sur ce bon, ses observations sur l'état du matériel et éventuellement l'explication d'un surcoût de facturation, alors répondre par O. Si la réponse est non, ces colonnes seront sans arrêt

En VALID/MODIF BL, ne s'arrête jamais pour saisir le % Remise (O = ne s'arrête pas)

O = le logiciel ne s'arrête pas sur cette colonne pour demander un % remise éventuelN = le logiciel s'arrête toujours sur cette colonne pour demander un % remise éventuel

En fin VALID/MODIF BL, je veux que le logiciel lance la facture du BL Complet

Par BL complet il faut entendre que vous ne souhaitez pas que votre technicien ait fini le chantier pour facturer son intervention.Par Bon Retour Matériel complet, il faut entendre que le client a bien retourné l'ensemble du . matériel loué.O = là la validation du BL ou Bon Retour, le logiciel enchaînera automatiquement sur l'édition . . de la factureN = le logiciel ne facture pas automatiquement le BL validé

JE SOUHAITE IMPRIMER AUTOMATIQUEMENT, sur les BL et Facture, le mode de règlement du client

O = lors de la validation du BL ou Facture, le mode de règlement du client sera impriméN = ces informations ne seront pas édités

DOIT-ON SUPPRIMER LA GESTION DES 1/2 JOURNEES DE LOCATION ?

O = le logiciel ne s'arrête pas automatiquement pour réclamer le nombre de 1/2 journéeN = le logiciel s'arrêtera automatiquement l pour réclamer le nombre de 1/2 journée

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LES ARTICLES

AFFICHE UN MESSAGE SI EN LOCATION LE MT DE LA CAUTION EST A ZERO

C’est le problème de gestion de chacun d'entre vous. S'il n'y a jamais de caution, le message n'est pas nécessaire, si vous gérez des cautions, une caution à zéro est sans doute une anomalie, donc un message d'avertissement est souvent nécessaire pour découvrir une erreur dans votre fichier des articles loués

ARRONDI AUTOMATIQUE A L'EURO SUPERIEUR LE TTC VENTE ARTICLES NEUFS

ARRONDI AUTOMATIQUE A L'EURO SUPERIEUR LE TTC VENTE LOCATION

Certains utilisateurs ne veulent pas entendre parler de centimes. En pratiquant toujours des tarifs sans centimes, le HT est recalculé par rapport à un TTC arrondi à l'euro supérieurSi la réponse est NON, le logiciel travaillera normalement avec les centimes.

% à partir du PV Jour pour calcul automatique Tarif 1/2 Journée

Si aucun % n'est rentré, le logiciel demandera les 2 tarifs (Journée et 1/2 Journée)Si un % est rentré, le tarif 1/2 journée sera calculé automatiquement à partir du Tarif Journée. Ce % sera le % que l'on va multiplier le PV Journée pour avoir le tarif 1/2 Journée.Exemple : Tarif Journée = 100,00Si % = 0,50 le tarif 1/2 journée = 50,00Si % = 0,70 le tarif 1/2 journée = 70,00 Si % = 0,80 le tarif 1/2 journée = 80,00

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JE NE FACTURE QU'EN TTC (ma clientèle est grand public et non pas professionnels)OUI = Tous les documents sont en TTC ainsi que les tarifsNON = Avec la fiche client vous pourrez définir si celui-ci est un Particulier ou un Professionnel

Et le logiciel agira soit en HT, soit en TTC suivant la nature du client

JE VEUX LES ICONES POUR LES ENCAISSEMENTSSi vous n'avez qu'une seule banque où vous déposez vos chèques, alors il est intéressant de répondre OUI.O = Lors de l'encaissement d'une facture, le logiciel vous donnera le choix entre 3 icônes d'encaissement (par espèces, par carte bancaire, par chèque)N = Si vous pratiquez d'autres modes d'encaissements, le choix du type d'encaissement Sera à sélectionner sur une liste déroulante

SUR LA FACTURE JE VEUX L'EDITION DE L' ECHANCE D'ENCAISSEMENT CHEQUESLa réponse est O ou NO = cette date sera éditéeN = cette date ne sera pas éditée

JE VEUX QUE LE LOGICIEL M'INTERROGE AVANT L'EDITION DES FACTURESLa réponse est O ou NO = le logiciel vous demandera si vous souhaitez ou non éditer la factureN = le logiciel éditera automatiquement la facture sans s'arrêter sur la question

OPTION : Je veux la particularité sur le Tarif 1/2 journéeLa réponse est O ou NN = Le tarif 1/2 journée en vigueur sur la fiche Articles sera celui qui sera facturéO = Je veux appliquer la facturation comme suit :

- si je ne facture qu'une demie journée , le tarif 1/2 journée en vigueur sur la fiche Articles sera celui qui sera facturé

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- Si je facture x jours + une demie journée, le tarif 1/2 journée sera égal à la moitié du tarif d'une journée. Ce qui correspond aux exemples suivants

- Exemple : Tarif Journée = 100,00 Tarif 1/2 Journée = 70,00- Je facture une seule demie journée = le tarif sera 70,00- Je facture 1 journée 1/2 = le tarif sera 100,00 x 1.5 = 150,00

Mon compte analytique, lors de l'exportation vers Ciel, sera

Pendant une année, le logiciel comptable Ciel exigeait que ce code soit "xx"Composez "xx"

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LES COMPTES COMPTABLES - Comptabilité Auxiliaire -

BUT

Si vous faites abstraction aux notions comptables, nous pourrions expliquer que toutes les ventilations statistiques que vous souhaitez sur votre chiffre d'affaires doivent être codifiées, que pour connaître la situation de votre caisse (banque et espèces), il faut codifier.Ces codifications sont faites sur des comptes que nous appellerons Collectifs dans ce manuel.

Il est impossible de tenir une comptabilité sans Plan Comptable.Dans ce chapitre, vous devrez donc créer votre plan comptable par la saisie de tous les comptes que nous appellerons, dans toute notre brochure, COLLECTIFSAinsi, vous devrez créer tous vos collectifs Clients, Fournisseurs, TVA, Banques Caisse, Ventes, Pertes et Profits, Profits exceptionnels, etc...Les écritures de TVA, Ventes, Clients, etc.., seront centralisées à chaque clôture comptable d’un mois, en cumul Débit et en cumul Crédit sur leur compte collectif respectif afin de simplifier les écritures de la comptabilité générale.

EXPLICATION

Chaque fois que vous allez créer un compte collectif Auxiliaire, il doit être le reflet du plan comptable de votre bilan (voir votre cabinet comptable)Prenons un exemple très simple : lorsque vous facturez un Client, les écritures que sont générées sont : Débit du Client = le TTC de la factureEn contrepartie crédit : = le collectif TVA (avec le montant de la TVA) le collectif Ventes (avec le montant HT de la facture)

Les collectifs doivent obligatoirement être codifiés sur 8 caractères.Vous pouvez décider de différencier les Ventes par nature (Vente de produits neufs, vente de location mat roulant, ……. )

CODE COLLECTIF COMPTA AUXILIAIRE

Les collectifs doivent obligatoirement être codifiés sur 8 caractères.Utilisez réellement le plan comptable car tous les états comptables utiliseront ces comptesLe même compte collectif ne peut pas être créer plusieurs fois, il est unique

NOM ou LIBELLE DU COMPTE

Sur 25 caractères. Il faut qu’il soit clair et sans ambiguïté car vous allez vous en servir à maintes reprises(B O N = VENTES LOCATION BETONNIERES ou VENTES MAIN D’ŒUVRE(MAUVAIS = VENTES DE MATERIEL ou BANQUE (sans précision)Tout ce qui est clair vous facilitera l’utilisation journalière.

NOTA IMPORTANTE :

Nous vous demandons d'utiliser les comptes :44571000 pour la TVA Perçue (tva que vous facturez à vos clients au taux actuel

de 19,60 %)70610000 pour la Vente de Matériel neuf65800000 Perte Exceptionnelle (utilisé par le programme solde des factures)75800000 Profit Exceptionnel (utilisé par le programme solde des factures)

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LES DELAIS DE REGLEMENTS

BUT

Ce fichier va contenir tous les délais de règlements que vous allez accepter de vos Clients ainsi que tous les délais de règlements que vos Fournisseurs vous ont acceptés.C’est à l’aide de ces paramètres que vont être calculées automatiquement les échéances pour vos Clients ainsi que les échéances attendues de vos Fournisseurs.

CODE DELAI

Pour rester pratique, ces modes de règlements seront appelés par un code. C’est le code Délai. Il peut comporter jusqu'à 5 caractères.A titre d’exemples, voici quelques codifications possibles :30J 30 J30JFM 30 J FIN DE MOIS30J10 30 J FIN DE MOIS LE 1090J15 90 J FIN DE MOIS LE 15

IMPORTANT : il faut créer un délai avec code « RIEN « (rien en majuscules)Ce code RIEN sera utilisé dans des cas spéciaux que nous verrons lors de la création de Clients ou de Fournisseurs

LIBELLE

Saisir le libellé en clair de votre délai de règlement, c’est ce libellé qui sera édité sur les facturesExemples :30 Jours Fin de Mois le 10 ou60 Jours ou60 Jours le 15Obligatoire, il comporte 36 caractères

NOMBRE DE JOURS

C’est le nombre de Jours après la date de facture.

00 = Pas de délai supplémentaire30 = 30 Jours après la date de facture60, 90, 120 = 60, 90, ou 120 j après la date de Facture

Attention, le 00 est automatique si vous oubliez de saisir

FIN DE MOIS ?

OUI = Payable en Fin de Mois (le nombre de jours se cumule pour le calcul de l’échéance)

NON = Seul le nombre de jours est pris en compte pour le calcul de l’échéance

PAYABLE LE ?

00 = en fin de mois ou au jour calculé d'après la date de facture05 = en fin de mois le 5 du mois suivant10 = ......................... 10 .......................15 = ......................... 15 ......................20 = ......................... 20 ......................25 = ......................... 25 ......................

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VOS BANQUES et R.I.B.

BUT

Pour gérer les échéances sur vos comptes bancaires, il est nécessaire de préciser vos RIB complets.D'autre part, cette codification de vos Banques va être utilisée lors de la saisie de la Trésorerie ou des O.D.

QUE VA-T-ON TROUVER DANS CE FICHIER ?

Toutes les Banques dans lesquelles vous possédez un compte + le RIB complet

Les comptes suivants :

98 CAISSE pour pouvoir enregistrer toutes les écritures de caisse

99 O.D. pour pouvoir enregistrer les écritures d'Opérations Diverses

HZ pour pouvoir encaisser, par chèque, vos factures à vos clients

CES 3 CODES BANQUES SONT OBLIGATOIRES

N° BANQUE

Numérotez vos Banques de 1 en 1. Ce code sera celui que vous utiliserez lors de laSaisie des mouvements de Trésorerie.Les Codes 98 , 99, HZ sont réservés exclusivement à la Caisse, OD, Chq en attente

N° COMPTE COLLECTIF

A part le code 99 (OD), tous les autres codes Banques ou Caisse exigent un compte collectif où vont être imputées les écritures.A titre d'exemple simple, prenons le cas d'un Client qui vous règle une facture. Le mouvement de trésorerie que vous allez saisir est :

Débit de votre compte collectif Banque xx €Crédit de votre Code Client xx € xx € étant le montant du chèque

C'est pour cette raison que ce numéro de collectif est nécessaire.

NOM DE LA BANQUE

C'est le libellé en clair de votre Banque (tel qu'il existe sur vos chéquiers) ou Caisse ou Opérations Diverses.N'hésitez pas à être bien clair dans la saisie de ce libellé car il sera utilisé pour être imprimé sur les bordereaux de Trésorerie ou Journaux Auxiliaires. Un libellé imprécis ou portant à confusion ne pourra que provoquer des confusions dans votre gestion comptable.

CODE ETABLISSEMENT, GUICHET, BANQUE, RIB

Ces informations ne sont pas valables pour les codes 98 et 99.C'est la copie pure et simple du RIB de chacune de vos Banques. N'oubliez pas que chaque case est très importante et que ces informations seront imprimées sur les bons de commandes que vous éditerez pour les Fournisseurs.

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FICHIER DES SALARIES

BUT

Ce fichier va contenir l’ensemble de vos salariés, aussi bien du Service Administratif, Technique, Commercial et Dirigeant.Chacun recevra un numéro d’identification.Chaque collaborateur peut ramener éventuellement une affaire à votre Société et peut être ou non commissionné sur cette affaire.

CODE SALARIE

Ce code comporte 6 caractères et chaque code est unique (ne peut exister qu’une fois)Si vous possédez déjà une codification, reprenez la même, sinon utilisez de préférence une codification numérique qui sera plus aisée en saisie par la suite.Ce code étant géré alphabétiquement prenez la précaution de différencier les catégories de salariés en prenant par exemple :Code début : 1 = VRP internes 2 = VRP externes 4 = Techniciens internes 5 = Techniciens sous-traitance

8 = Administratifs 9 = Dirigeants et SociétéEn classement alphabétique, n'oubliez pas que le code VRP interne 125 vient avant le code VRP externe 20 et le code Société 9.

NOM

C’est le Nom + prénom éventuel de votre Salarié. 26 caractères sont disponibles. Ce nom sera édité sur les documents de travail.

ADRESSE RUE

Zone libre de 32 caractères comportant l’adresse rue de votre Salarié.

CODE POSTAL

C’est le code postal adresse de votre Salarié

VILLE

Adresse ville de votre Salarié sur 26 caractères

TELEPHONE

C’est le numéro de téléphone personnel de votre Salarié sur 14 caractères

TYPE D’EMPLOI

Sélectionnez, à partir de la combo, le type d’activité de votre Salarié(Secrétaire, Magasinier, Technicien, Commercial, Direction ......)

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FICHIER DES FOURNISSEURS

BUT

Pour pouvoir passer des commandes à vos Fournisseurs et gérer les entrées en Stocks, il vous faudra saisir préalablement les fiches Fournisseurs.Le fichier Fournisseurs est commun aux deux comptabilités (Auxiliaire et Générale tenue par votre cabinet comptable).Il va comporter des zones obligatoires nécessaires à l’exploitation des commandes, à l’exploitation des entrées en stocks, à l’exploitation de la saisie des Achats.Une fiche Fournisseur contiendra aussi un certain nombre d’informations nécessaires à une aisance de votre exploitation et interrogation (nom des contacts chez le Fournisseur).

CODE FOURNISSEUR

Obligatoire, il comporte TOUJOURS 8 caractères dont le premier doit être TOUJOURS le chiffre 9.La codification de vos Fournisseurs est libre. Toutefois un classement exclusivement numérique est préconisé d’autant plus que le classement alphabétique sur le Nom du Fournisseur est automatique par la suite.

SIGLE

Nous verrons ce sigle également lors de la création des Clients.Ce sigle permet d’identifier la personne physique ou morale (Mr, Mme, SARL, S.A, etc...).Il est surtout utilisé pour ne pas saisir un sigle dans le Nom. En effet, si le nom devait commencer par SARL, S.A, Mr, Mme, Mlle, etc..., le classement alphabétique des Fournisseurs sur le Nom ne serait plus possible et ne servirait à rien.Saisir le sigle qui correspond au Fournisseur

NOM DU FOURNISSEUR

Obligatoire, 26 caractères sont disponibles.Commencez toujours par le Nom sur lequel le classement alphabétique doit être effectué. N’utilisez pas de sigle (Mr, Mme....) devant le Nom

ADRESSE RUE

2 lignes obligatoires. Chacune comporte 32 caractères.Si la seconde ligne n’est pas utilisée, saisir le signe « . » (point) sur cette ligne. Ce signe ne se verra pas lors de l’édition des documents destinés aux Fournisseurs

CODE POSTAL

Obligatoire, il comporte 5 caractères

VILLE

Obligatoire, c’est l’adresse ville du Fournisseur sur 26 caractères

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TELEPHONE

Il comporte 25 caractères (pour les N° spéciaux)Habituez-vous à saisir le N° Téléphone toujours de la même façon. Vous verrez plus tard que vous pourrez rechercher un Fournisseur ou un Client à partir de son numéro de Téléphone. Si vous avez la désagréable habitude de saisir cette information de multiple façons, cette facilité d’interrogation ne vous servira pas.

NUMERO DE FAX

Sur 25 caractères, c’est le numéro de Fax de votre Fournisseur.Veuillez à bien saisir cette donnée car elle vous sera utile pour l’émission des commandes de réapprovisionnement par Fax.

ASSUJETTI A LA TVA ?

OUI : Votre fournisseur vous facture avec TVANON : Votre fournisseur vous facture H.T. (export-import)

Cette information est importante pour toutes les procédures de saisie des entrées en stocks et des Achats qui s'effectueront avec ou sans calcul de la TVA

N° TVA EUROPEEN

Cette information est devenue obligatoire. Votre fournisseur se doit de vous donner cette information et de la porter sur ses factures.En France, ce code commence par les lettres FR...

EMAIL et SITE

Sur 80 caractères, c’est l'adresse courriel et adresse site du Fournisseur

CONTACT TECHNIQUE

Sur 40 caractères, c’est le nom + tel éventuel de votre contact technique chez votre Fournisseur. Cette information n’est pas obligatoire mais peut vous faire gagner du temps

CONTACT COMMERCIAL

Idem cas précédent pour contact commercialCette information est éditée sur le Fax de Commande de réapprovisionnement

CONTACT ADMINISTRATIF

Idem contact technique

MODE DE PAIEMENT

Sous forme de combo, vous avez le choix entre plusieurs modes de paiement (prélèvement, traite, chèque etc...)Cette information est très importante pour le contrôle des factures et des échéances

ECHEANCE SPECIALE

Votre Fournisseur peut exiger le règlement systématique de ces factures à 60 jours date de facture. Cela signifie que chaque fois qu’il émet une facture et quelle qu’en soit la date, vous devrez régler à 60 jours date de facture. (la notion de fin de mois ou fin de mois le 10 disparaît)

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Dans ce seul cas, cette case Echéance Spéciale doit être utilisée. Saisir le nombre de jours autorisé par Fournisseur (dans notre exemple 60) et mettre le code « RIEN » comme code délai. Cette information « RIEN » est obligatoire dans ce cas.

A ne pas confondre avec une échéance normale.

NUMERO CODE BANQUE DE REGLEMENT

Donnée obligatoire. C’est définir sur quelle banque vous allez effectuer normalement le règlement des factures de ce Fournisseur à qui vous avez remis le RIB de cette banque

CODE DELAI DE PAIEMENT

Donnée obligatoire. C’est le délai de paiement des factures à votre Fournisseur.Le code délai « RIEN » sera utilisé dans tous les cas où aucune échéance n’est prévue, ainsi que dans le cas de l’échéance spéciale.

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FICHIER : TAUX DE TVA

BUT

Ce fichier va contenir tous les taux de TVA en vigueur actuellement ainsi que ceux que vous avez utilisés en facturation et qui ne sont plus en vigueur.Chaque taux de TVA est codifié par un code d’identification et est relié à un compte comptable de centralisation.

CODE TVA

C’est un numéro que vous créez à votre choix. Il comporte 2 caractères. Nous vous conseillons de prendre des chiffres (1,2....10,11.....)Cette numérotation est obligatoire mais est libre.Ne pas utiliser un code déjà utilisé pour créer un nouveau taux de TVA(Exemple : le code TVA 1 était utilisé, jusqu'au 31/03/2000 pour la TVA à 20,60 %. Le 1er Avril 2000, le taux général est de 19,60 %. IL FAUDRA CREER UN NOUVEAU TAUX DE TVA ( 2 par exemple) pour le taux à 19,60 % et SURTOUT PAS MODIFIER LE CODE DE TVA 1 qui doit rester en l'état pour les avoirs futurs)

Le code 99 est interdit – Le code 98 est réservée à l'exonération de TVA (ventes export sans TVA)

TAUX DE TVA

C’est le taux de TVA à saisir sous la forme habituelleExemple : 20,60 pour 20,60 %, 19,60 pour 19,60 %Il est nécessaire et obligatoire de créer le taux 0,00 % avec le code TVA 98 si vous facturez certains clients en exonéré de TVA

COMPTE COLLECTIF COMPTABILITE AUXILIAIRE

Il est nécessaire et obligatoire de relier le taux de TVA à un compte comptable. Ceci permettra au logiciel, d’imputer automatiquement la TVA à ce compte lors de la facturation.

TOUS LES TAUX EN VIGUEUR DOIVENT ETRE SAISIS

Lorsqu'il y a "changement" de taux pour une TVA, ce "changement de taux" DOIT ETRE CONSIDERE comme un NOUVEAU TAUX DE TVA. Il ne faudra pas modifier l'ancien taux et appliquer le nouveau, CE SERAIT UNE GROSSE ERREUR. Il faudra créer un nouveau taux avec son nouveau compte comptable collectif.Il faudra également modifier tous les articles qui devront supporter ce nouveau taux, C'EST TRES IMPORTANT. (voir table automatique des nouveau taux)

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MODIFICATION AUTO TAUX TVA

BUT

Ce programme va vous permettre d'effectuer automatiquement le changement de taux de tva considéré comme régime général.AVANT D'UTILISER CETTE PROCEDURE, lisez attentivement toutes les précautions à prendre en compte. Cette procédure n'est faite que pour vous faire gagner du temps. Une utilisation hasardeuse vous fera perdre un temps important et nécessitera éventuellement notre intervention payante.

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LE FICHIER GENERAL

DES ARTICLES

NEUFS

ET LOCATION

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ARTICLES - LE FICHIER ARTICLES

BUT

Le fichier de vos articles va comporter l’ensemble des produits que vous pouvez commander, commercialiser ou facturer.Evitez d’utiliser des articles divers (fourre tout). Vous n’aurez aucune notion de statistiques pointues, aucune maîtrise de leur contenu, aucune maîtrise d’une prolifération de leur utilisation « lorsqu’on ne sait pas quel est le bon code article, alors on prend le fourre tout ! »

Comment organiser votre fichier Articles ?Le code article peut être constitué de 1 à 7 caractères alpha numériques.Nous pouvons vous donner une organisation de cette codification qui a été mise en place chez un de nos Clients et qui fonctionne merveilleusement bien.Les 2 premiers caractères ont été utilisés pour définir LES FOURNISSEURSLes 5 derniers caractères pour définir la Famille d'Articles.Dans ce principe, TOUS les articles IDENTIQUES que l'on peut trouver chez plusieurs Fournisseurs différents sont créés avec le même code Famille article.Prenons le cas suivant : vous vendez des piles rondes 9 v pour torche électrique. Vous pouvez vous approvisionner ces piles chez plusieurs de vos Fournisseurs. Vous donnerez un code Famille article identique à toutes ces piles rondes 9 v. Le préfixe Fournisseur sera donc ajouté à ce code famille article.Ainsi, lorsque vous interrogerez les articles par Fournisseur, vous aurez l'intégralité des articles que vous vend ce Fournisseur.Si vous interrogez par code Famille, vous aurez, pour un même article, la liste de tous les Fournisseurs qui vous vendent ce produit ET le prix que vous font ces fournisseurs.

Attention aux excès : Sauf si votre Société est déjà habituée à travailler avec des codes articles longs, n’oubliez pas que ce code article sera manipulé par tous vos services et la simplicité l’emporte toujours sur la complexité.

CODE ARTICLE

Obligatoire et unique, il doit obligatoirement comporter le nombre de caractères que vous avez prédéfinis.

DESIGNATION ( 5 lignes de libellé)

Sur 40 caractères. C’est elle qui sera éditée sur tous les documents où l’article est présent. Ne pas laisser de ligne blanche entre deux lignes de libellé (exemple : ne pas remplir la ligne 1 et 3 et laisser la ligne 2 vierge)

ONGLET GENERALITES

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COMPTE COLLECTIF VENTES

Obligatoire et important. C’est sur ce compte comptable que seront imputées vos écritures de ventes et vos écritures d’avoirs.Cette imputation est comptable, se renseigner auprès du Chef Comptable ou de l’Expert Comptable si besoin. A chaque Article correspond une ventilation de Ventes (compte de Ventes commençant par le chiffre 7). L'important pour vous est que ce compte vous permet d'effectuer automatiquement la ventilation de votre chiffre d'affaires

CODE TVA

Chaque article peut supporter un taux de TVA différent des autres. Au moment de la rédaction de cette brochure, la vente de documentation supporte un taux réduit par rapport au taux classique de 19,60 %. Il en est de même pour certains travaux qui supportent 5,50 % de TVAC’est une information importante à mettre à jour lorsqu’il y a changement de taux.(NOUS LE REPETONS, tous les codes Tva et les taux déjà utilisés, même s’ils ne sont plus d’actualité, ne doivent pas être ni supprimés ni réutilisés, ils doivent rester en l’état. Voir paragraphe suivant). (voir aussi dans Clients pour TVA Spéciale)NOUS LE CONFIRMONS, lorsqu'il y a changement de taux de TVA (ou nouvelle TVA), TOUS LES ARTICLES QUI CHANGENT DE TAUX DOIVENT ETRE MODIFIES.

DATE D’APPLICATION DE CE TAUX TVA

Obligatoire. Le système doit savoir depuis quand vous utilisez ce taux de TVA. En effet, lorsque le taux change, l’ancien taux bascule dans la petite fenêtre Code TVA 2 + date application. Quelle est son utilité ?Son utilité est de taille. Admettez que vous ayez eu un changement de taux de TVA en cours d’année comme cela s’est déjà produit (20,60 % est devenu 19,60 %). Lorsque vous aurez à saisir un avoir sur une facture dont le taux de TVA était différent, il vous faudra réfléchir ou peut-être omettre ce détail. Votre système informatique, connaissant la date de validité de votre taux actuel et éventuellement la date du taux ancien, saura prendre le taux de TVA correct et l’affectera à cet avoir. C’est pour cette raison que nous vous avons demandé de ne pas supprimer ou réutiliser les codes tva et les taux qui n’ont plus cours.

ARTICLE DESTINE A LA LOCATION ? (O ou N)

Obligatoire, si l'article est destiné à être loué, répondre O (oui), sinon répondre N (non)

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CODE ASSURANCE POUR FACTURATION

Cette question n'est posée que si l'article est destiné à la location.Obligatoire, chaque objet loué comporte un Taux d'assurance (voir fichier des Taux d'Assurance)

MONTANT DE LA CAUTION A RECLAMER

Cette question n'est posée que si l'article est destiné à la location.Si vous souhaitez demander automatiquement le chèque de caution de location, saisir le montant de la caution que vous souhaitez réclamer. Le logiciel calculera automatiquement le total de la caution à réclamerSinon, mettre zéro

PRIX D’ACHAT ou PRIX DE REVIENT POUR LES ARTICLES LOCATION

Semi Obligatoire, c’est le prix d’achat ou de revient du produit (999999,99)Il sera utilisé pour les calculs de Marge ainsi que pour les commandes de réappro, pour vérifier les factures de ventes, etc.. C’est une informationimportante à mettre à jour régulièrement.

PRIX DE VENTE ou PRIX DE VENTE A LA JOURNEE DE LOCATION

Obligatoire, c’est le Prix de Vente du produit. Ce prix de vente ne peut pas être inférieur à votre prix d’achat. C'est lui qui apparaîtra sur les lignes Devis , Contrats, et Factures.

C’est une information importante à mettre à jour régulièrement car il est utilisé pour les commissions , pour les contrôles en facturation et pour les marges.A ne pas saisir si votre Société ne vend qu'au forfait. En effet, ce prix sera proposé systématiquement dans tous les programmes de saisie et vous devrez l'effacer sur l'écran de saisie pour qu'il ne soit pas édité sur les Factures et Devis.

PRIX DE VENTE LOCATION A LA ½ JOURNEE

Cette question n'est posée que si l'article est destiné à la location.Obligatoire

TARIF POUR EDITION INTERNE

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Cette information n'est utilisée que pour éditer un Tarif destiné à vos vendeurs ou SAV.

Un programme d'édition de tarif est prévu à cet effet. Seuls les produits avec un "Prix Tarif Interne" seront édités, les autres produits à tarif interne à zéro ne seront pas édités.Si vous autorisez votre service SAV à remplacer sur place, chez vos clients, et facturer à un prix identique ou inférieur à votre prix de vente normal, il est utile de remplir cette case pour pouvoir éditer un tarif spécial pour vous techniciens du SAV

ONGLET TECHNIQUES / GESTION DE STOCKS

CODE FOURNISSEUR

Obligatoire, c’est le code fournisseur qui vous vend habituellement ce produit.

REFERENCE ARTICLE CHEZ CE FOURNISSEUR

Information non obligatoire mais qui vous facilitera votre travail de commandes de réapprovisionnement puisque vous parlerez le même langage que votre Fournisseur.

N° IMMATRICULATION

Information non obligatoire mais qui vous facilitera votre travail de Saisie des frais de réparation. C'est le N° matricule ou de plaque immatriculation du matériel loué

GERE EN STOCK OUI-NON

Est-ce que cet article doit être suivi et géré en stock ?OUI : Toutes les opérations d’entrées et sorties vont modifier votre stock (BL, Factures, Achats, Sortie location, retour)Ces articles pourront donner lieu à l'état de rupture de Stock, à une commande réappro automatique, à interroger le stock disponible à louer. Concernant le matériel loué, nous préconisons de mettre OUI ce qui permettra de gérer ce stock comme du neuf et surtout de pouvoir éditer l'inventaire des articles en location

NON : Les entrées et sorties n’ont aucune influence sur le stock (comme par exemple les

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vérifications, les recharges, la main d'œuvre, location etc..). Pas de gestion de stocks Non = pas d'inventaire sur ces produits ni en quantité ni en valeurVous perdrez, pour les articles neufs et en location la possibilité d'éditer l'inventaire de cet article

STOCK MAXI - STOCK MINI

C’est le stock maxi ou mini que vous devez toujours avoir en stock magasin.Cette information n’est à saisir que si le produit est géré en stock.Cette information sera reprise pour vous proposer, une situation de vos prévisions de réapprovisionnements et pour vous signaler les articles en rupture de stock.

.. INFORMATIONS MISENT A JOUR AUTOMATIQUEMENT

EN COMMANDEC'est la quantité commandée aux Fournisseurs et non encore livrée

STOCK THERIQUEC'est le stock calculé par l'ordinateur qui devrait correspondre au stock en magasin

DATE DERNIER ACHATC'est la date de réception de livraison de la commande passée au Fournisseur

DATE DERNIERE SORTIEDate de la dernière facture dans laquelle cet article a été facturé (ou édition B.L.)

STOCK DEBUT DE MOISAprès inventaire, le stock Théorique fin de mois = Stock début de mois

ENTREES DU MOISC'est le cumul des quantités livrées par le Fournisseur dans le mois

SORTIES DU MOISC'est le cumul des qtés éditées en BL ou facturées et sorties du stock dans le mois

.

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TABLE DE CONVERSION CODES ARTICLES

BUT

Avant tout autre chose expliquons le but recherché.Certains codes articles ont été créés et utilisés dans les devis, factures, achats, contrats, etc..)Vous n'êtes pas satisfaits du choix retenu pour la codification de vos articles et vous voudriez en changer partiellement ou totalement.Seul ce programme permet de modifier, dans tous les fichiers, un code article et le remplacer par un autre.

Donc il vous suffira de donner le code article que vous voulez modifier, lui donner le code définitif de remplacement et ce programme ira rechercher, dans tous les fichiers et remplacera l'ancienne codification de l'article par la nouvelle puis fera disparaître définitivement l'ancienne codification.C'est le but du jeu, maintenant voyons son application et ses contraintes.

CONTRAINTES

La première contrainte de départ est que le code "ancienne codification" soit présent dans le fichier des Articles (soit déjà créé).Le code "nouvelle codification" ne doit pas exister , le logiciel va le créer automatiquement par copie des informations lorsque vous allez valider la conversion.

SAISIE DES CODES ARTICLES A CONVERTIR

Le 1er saisi est l'ancienne codification. Le second est le code de la nouvelle codification.Seul le code ancien doit obligatoirement exister dans le fichier articles.Le nouveau code ne doit pas déjà exister.Après avoir saisi les modifications, en validant le logiciel ira immédiatement modifier dans tous les fichiers l'ancienne codification pour la remplacer par la nouvelle. Dans le fichier articles, l'ancien code sera supprimé.

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LE FICHIER GLOSSAIRE (Libellés spéciaux)

BUT

Ce fichier va comporter les libellés spéciaux qui ne seront utilisés que pour l'application Devis, contrats et B.L. Ces libellés ne serviront pas pour le reste de l'application.

Quelle est l'utilité de ce Glossaire ?

Lorsque vous établissez des Devis ou Contrats pour vos Clients ou des BL (bon de travaux ou bon de livraison), vous utilisez souvent le même texte ou phrases. Plutôt que de vous obliger à saisir ces phrases, à chaque Devis, Contrat ou BL, ce fichier glossaire va vous permettre de travailler d'une façon proche d'un traitement de texte.Pour certains libellés, vous souhaiterez qu'ils ne s'impriment que sur les Devis ( ou contrats) et qu'ensuite ils disparaissent lorsque le Devis est accepté.Pour d'autres, vous souhaiterez qu'ils s'impriment sur les Devis ou Contrats et sur les BL et qu'ensuite ils disparaissent lors de la facturation.Etc.. etc..Toutes les combinaisons sont rassemblées pour vous apporter toute l'aide efficace que vous attendez de cette application.

QUELS CODES SONT AUTORISES ?

Certains codes seulement sont autorisés :

------ CODES PERMETTANT 5 LIGNES DE LIBELLES ------- ces codes sont précédés du signe moins (-)

-D = Texte de 5 lignes pour Devis seulement (ce libellé ne sera édité que sur les devis, il disparaîtra définitivement lorsque le devis est accepté et ne sera pas édité sur les B.L. ni sur les factures)

-B = Texte de 5 lignes pour Devis et BL (ce libellé ne sera édité que sur les devis et B.L. il ne sera pas édité sur les factures et il disparaîtra définitivement)

-F = Texte de 5 lignes pour Factures seulement (ce libellé ne sera édité que sur les factures, il ne sera pas édité sur les devis et B.L.)

-T = Texte de 5 lignes pour Devis + BL + Factures (valable pour tous les états)

Vos codes glossaires seront donc précédés du signe "-" (signe moins), de la lettre type de glossaire et de votre numérotation

** = Texte de 1 ligne pour Devis + BL + Factures Ce code permet de créer une ligne commentaire (sans tarif) ou un interligne

SAISIE

Dans les textes à 5 lignes il vous est demandé de ne pas saisir de lignes vierges (blanches).Si vous souhaitez obtenir un interligne en édition, saisissez une ligne avec un "." (point). Ce signe ne se verra pas en édition. Nota : Lors de la saisie des devis ou BL, seule la première ligne sera apparente et pourra être modifiée. Les 4 autres lignes ne se verront qu'à l'édition.Dans les textes à une ligne, saisissez le libellé souhaité. Ce libellé pourra être modifié lors dela saisie des Devis ou B.L.

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LE FICHIER DES CLIENTS

PROFESSIONNELS

PARTICULIERS

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LE FICHIER DES CLIENTS

BUT

C’est de constituer et maintenir votre base de données de votre clientèle.

CODE CLIENT

Automatique, c’est le numéro de code identifiant le client La longueur du code est de 7 caractères. Nous avons pris comme option que :

- Tous les clients à facturer doivent obligatoirement avoir 7 chiffres et doivent être compris entre 4100001 à 4199999.

N° COMPTE COLLECTIF

Automatique, il correspond au compte Collectif CLIENTS (exemple 41000000)C’est le compte comptable Collectif sur lequel seront centralisées toutes les écritures relatives aux clients

S I G L E

Saisir le sigle adapté à votre Client (Mr, Mme, Mle, Sté, SA, SARL .... etc ) Ce sigle permet de ne pas l’intégrer directement dans la zone du Nom Client afin de toujours pouvoir obtenir un classement alphabétique réel du Nom Client. Ayez une politique stricte de saisie de ce sigle, elle vous permettra d'interroger vos clients sur ce sigleNota : si dans le fichier "Paramètres Utilisation" vous avez décidé de ne pas le gérer, cette information ne sera pas visible

NATURE CLIENT

Ce code permet d'identifier par exemple un client spécial (ou un critère spécifique tel que "installation sur un autre site") ou encore lui donner toute autre signification intéressante à la bonne gestion. Il est toujours apparent, sur tous les états, entre le sigle et le nom du client, ce qui permet de l'identifier facilement. Saisir la nature adaptée à votre Client sur 1 caractère.Nota : si dans le fichier "Paramètres Utilisation" vous avez décidé de ne pas le gérer, cette information ne sera pas visible

NOM CLIENT (raison sociale)

Obligatoire sur 30 caractères (appuyer plusieurs fois sur touche espaces pour aucun nom)

ADRESSE RUE ( 2 lignes)

Obligatoires sur 36 caractères

CODE POSTALObligatoire

VILLE

Obligatoire sur 30 c

NUMERO DE SECTEUR GEOGRAPHIQUE

Ceci correspond à l’affectation de ce client dans un secteur Géographique commercial et technique

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ObligatoireNota : si dans le fichier "Paramètres Utilisation" vous avez décidé de ne pas le gérer, cette information ne sera pas visible

CODE APE

Non obligatoire, cette information peut vous être très utile pour sélectionner des activités professionnelles ou être utilisée pour un classement qui vous est propre. Il va servir de sélection pour l'édition des étiquettes clients.Nota : si dans le fichier "Paramètres Utilisation" vous avez décidé de ne pas le gérer, cette information ne sera pas visible

NUMERO DE TELEPHONE

Obligatoire sur 25 caractères

NOTA : Prendre l’habitude de saisir le numéro de téléphone toujours de la même façon sinon vous ne pourrez pas utiliser les recherches Clients par leur N° Téléphone

Exemples de saisie : 01-52-85-96-35 ou 01.52.85.96.35

Vous disposez de 25 caractères

NUMERO DE FAX

Non obligatoire, cette information peut vous être très utile pour bien gérer votre fichier Clients. Il est édité sur les Devis ou contrats.

TYPE DE CLIENT

Obligatoire, il défini si le Client est un particulier ou un professionnelPROFF = Le client sera considéré comme Professionnel, les tarif seront HTPARTI = Le client sera considéré comme un particulier, les tarifs seront TTC

LE CLIENT A T'IL SA PROPRE ASSURANCE POUR ARTICLES VEHICULES ROULANTS

O = Le client ne sera pas facturé des frais d'assurance automatiquesN = Le client sera facturé des frais d'assurance automatiques pour véhicules roulants

ADRESSES EMAIL et SITE

Non obligatoire, ces informations peuvent vous être très utiles pour bien gérer votre fichier Clients.

CODE V R P

Obligatoire. C’est le numéro d’employé de votre Société qui a démarché ce client et qui a vendu du matériel ou du serviceCe code provient du fichier Employés. Nota : si dans le fichier "Paramètres Utilisation" vous avez décidé de ne pas le gérer, cette information ne sera pas visible

TAUX DE REMISE ACCORDEE A CE CLIENT

Obligatoire. Vous pouvez, pour certains clients importants, accorder systématiquement une remise sur le prix unitaire de vente. Si un taux est saisi, les contrats ou les factures qui seront enregistrés prendront en compte cette remise. Si un taux est saisi et suivant la réponse à la question suivante, toutes les nouvelles saisies de contrats, devis ou factures directes,

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supporteront automatiquement cette remise sur le tarif journée et sur le tarif ½ journée. Dans tous les cas, cette remise ne s'appliquera pas sur le tarif de la prime d'assurance.Cette saisie est en liaison directe avec la question suivante.

SUR QUELS ARTICLES S'APPLIQUENT CETTE REMISE ?

Obligatoire si un taux a été saisi. Pour ce client précis, vous pouvez décider d'appliquer la remise systématiquement sur tout votre catalogue des articles (T) hormis la prime d'assurance qui ne subit jamais de remise automatique.Ou alors, décider que ce client n'a droit à cette remise que pour les seuls les matériels en location (L). hormis la prime d'assurance qui ne subit jamais de remise automatique.Saisir L pour location ou T pour tous les articles

ASSUJETTI A LA TVA ?

OUI = Votre facturation comportera la taxe TVA. Le client ne peut pas bénéficier du régime export

NON = Vous facturez toujours en Hors Taxes votre client. C’est un client qui bénéficie du régime exportation. Automatiquement la cas "TVA spéciale" sera mise à "O" et le code tva sera mis à 98

NUMERO TVA EUROPEEN DU CLIENT

Obligatoire. Si c'est un Professionnel, l'Administration Fiscale peut vous redresser par manque d'information sur les factures. En effet, chaque professionnel doit avoir son code qui apparaîtra sur les factures.Rien ; Si c'est un particulier

TVA SPECIALE ?

Lettre O majuscule : Si le client doit être facturé sous un régime de tva autre que le régime Général (exemple : taux à 5,50 % alors que le régime général est à 19,6 %)

Ne rien mettre (même pas espace) : Si le client est TOUJOURS facturé au régime général de TVA (les devis et factures sont à 19,60 % par exemple)Cette TVA spéciale est actuellement valable que pour les Professionnels

CODE TVA SPECIALE ?

Que si le client a un code Spécial, saisir le code de tva qui sera applicable au client

RESPONSABLE CHEZ LE CLIENT

C’est le nom du Responsable à contacter chez votre Client. S'affiche et s'édite sur les Devis

CONTACT CHEZ LE CLIENT

C’est le nom de la personne à contacter chez votre Client

ENCOURS AUTORISE en TTC

Cette information permettra, avec le programme de dépassement des encours, d'éditer la liste des clients ayant dépassé cet encours et réagir en conséquence. (voir touche " ? " en début premier écran ou sur l'écran, vous trouverez toutes les explications sur les encours)

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CODE CLIENT DOUTEUX

Utilisé exclusivement dans cet écran et dans l'interrogation Clients. Si vous souhaitez traiter cette information, nous pourrions développer votre demande. En notre sens, les tests effectués avec les encours devraient être suffisants.

CONDITION SPECIALE OU TAUX DE REMISE

Cette demande ponctuelle peut intéresser tout le monde. Lorsque vous avez saisi une information dans cette zone, lorsque vous saisirez un devis du type <<SAV>>, cette information vous sera redonnée en clair par un petit message. C'est un pense bête pour tous les clients ayant des conditions spéciales ou taux de remise sur les réparations ou SAV

MODE DE PAIEMENT

A partir de cette combo, choisissez le mode de règlement que vous avez convenu avec votre client (Prélèvement, traite, BAO, Chèque,..... etc)

ECHEANCE SPECIALE

En cas d’accord avec votre Client, vous êtes autorisé à calculer systématiquement la date d’échéance en fonction de la date de facture + un nombre de jours fixes, il faudra saisir ce nombre de jours fixes dans cette zone et mettre le code « RIEN » comme code délai. Cette information étant spéciale, prenons l’exemple suivant : votre accord précise que la date d’échéance de règlement est à 60 j par rapport à la date FactureSi vous facturez le 8 du mois, puis le 19 du mois, chaque facture aura une échéance ifférente. La première facture aura une échéance du 8 du mois + 60 j, la seconde aura comme échéance le 19 du mois + 60j A ne pas confondre avec une échéance normale.

CODE DELAI DE PAIEMENT

Donnée obligatoire. C’est le délai de paiement des factures accordé à votre client.Le code délai « RIEN » sera utilisé dans tous les cas où aucune échéance n’est prévue, ainsi que dans le cas de l’échéance spéciale.

R I B DU CLIENT

Si le client règle à échéance, ces informations seront obligatoires.

Nom de la Banque : sur 24 c maxiCode Etablissement : 5 caractères obligatoiresCode Guichet : 5 caractères obligatoiresNuméro de Compte : 11 caractères obligatoiresClé RIB : 2 caractères obligatoires

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MODIFICATION AUTOMATIQUE TAUX TVA SPECIAUX

BUT

Comme nous l'avons vu sur la fiche Clients, certains clients peuvent être facturés avec un taux de TVA spéciale. C'est le cas d'une Société ou d'un Artisan qui facture des travaux spécifiques chez un particulier. Le taux de TVA sera de 5,50 % et non pas 19,60 %(attention ces exemples de taux ne sont donnés que pour illustrer nos propos. Bien qu'ils soient valables le jour de l'écriture de ce document, ils peuvent évoluer dans le temps)

Ce programme va vous permettre de mettre à jour, automatiquement, toutes vos fiches Clients lors d'un nouveau changement de régime fiscal. Vous pourrez remplacer l'ancien taux appliqué par un nouveau taux. Se conformer à l'explication détaillée ci-dessous

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FICHIER : NB EXEMPLAIRES ETATS

BUT

Certaines éditions s'effectuent sur du papier pré imprimé ou sur papier blanc. Ce fichier va permettre de saisir le nombre d'exemplaires normaux pour les états.Il va de soit, qu'au moment de l'édition de ces états, il vous sera possible de modifier ce nombre d'exemplaires si toutefois, pour une raison spéciale, il ne doit pas être identique à celui contenu dans ce fichier.

NOMBRE EXEMPLAIRES

Pour les états : Factures Classiques, Devis et Remise en Banque, vous pouvez saisir un nombre d'exemplaires compris entre 1 et 9

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LE FICHIER DES REMISES SUR LA DUREE DE LA LOCATION DU MATERIEL

BUT

Si vous le souhaitez, il est possible de définir des remises automatiques en fonction des tranches de durée de location. Ces remises seront proposées automatiquement lors de la saisie des nouveaux contrats ou nouvelles factures de location. Proposées signifie que le logiciel affichera, dans la colonne remise, le taux de remise calculé et que vous pourrez modifier ce taux de remise.

NB DE JOURS DU.. au NB DE JOURS AU..

C'est le nombre de jours de durée de location (exemple : si le loue un matériel pendant 12 jours, il a droit à une remise de 10 % comme spécifié dans le tableau ci-dessous)ATTENTION : il ne faut pas omettre de noter la ½ journée dans cette table.En effet, si vous prenez l'exemple faux suivant :

- de 6 jours à 8 jours = 9 %- de 9 jours à 12 jours = 11 %

le logiciel ne saura pas affecter une remise si le client a loué du matériel durant 8 ½ jours puisque 8,50 jours est supérieur à 8 jours et inférieur à 9 jours.

TAUX DE REMISE

Obligatoire.Afin de vous aider, le système affichera, en permanence, la table de toutes vos remises.

Avant de valider, nous vous demandons de bien vouloir vérifier l'authenticité de votre saisie. En effet, nous avons effectué quelques contrôles de logique mais il ne nous est pas possible de vérifier automatiquement si vos durées se chevauchent ou non.En effet, ce logiciel devant répondre à toute activité de location-vente, cette table est totalement libre et peut comporter un grand nombre de conditions

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LE FICHIER DES ARTICLES DE REPARATION Pour matériel en location

BUT

Votre matériel en location subit, tout au long de sa vie, des révisions, réparations, entretiens.Si vous souhaitez saisir les frais de gestion sur ces matériels afin de pouvoir connaître la marge réelle par matériel loué, il faudra définir un fichier des articles réparation qui sera valable pour l'ensemble de vos matériels en location.

CODE ARTICLE

Le code article réparation est libre mais obligatoire. Il peut comporter 10 caractères alphanumériques.

DESIGNATION

La désignation de l'article réparation est libre mais obligatoire. Elle peut comporter 40 caractères alphanumériques.

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LA DOCUMENTATION TECHNIQUE

BUTQuelle est l'utilité de ce Fichier ?

Votre Société installe ou met en place des produits (matériel) sur lesquels les utilisateurs peuvent intervenir. (Prenons l'exemple d'une installation de centrale de protection vol ou incendie, d'une chaudière). Malgré le manuel d'utilisation laissé au Client responsable, ce dernier peut appeler votre bureau parce qu'il n'a pas lu le manuel, qu'il l'a égaré ou qu'il panique ne se souvenant plus des manipulations à faire pour arrêter par exemple un déclenchement d'alarme.Si aucun technicien n'est présent à votre bureau lors de cet appel, votre Secrétaire pourrait être incapable de donner des informations à votre Client.C'est le but de ce programme. Ce programme va déterminer les dépannages faciles et nombreux issus généralement de mauvaises manipulations du client. Pour chaque produit complexe, vous allez pouvoir rentrer un texte simple d'explication d'utilisation et même votre Secrétaire pourra répondre aux Clients. De plus, vous pourrez également enregistrer une photo scanérisée du-dit produit afin d'allier le texte à l'image.

CODE ARTICLE

Seuls les codes articles réellement créés dans le fichier Articles sont autorisés :

Si vous avez enregistré, dans votre répertoire de l'application, une photo scanérisée de votre produit

(cette photo doit être sous la forme : Code Article documentation Technique.BMPCe format .BMP est classique. Son format doit être 425 x 496). Si cette photo est présente, elle s'affichera dans une petite cas prévue à cet effet. Elle sera beaucoup plus grande lorsque vous utiliserez le programme d'interrogation.

LIGNES

Vous disposerez de 50 lignes pour saisir le texte explicatif que vous souhaitez voir apparaître sur l'écran.Vous pourrez voir le résultat en quittant l'application <Fichiers> et en allant dans interrogation de la <Documentation Technique>.

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LA GESTION DE LA NOMENCLATURE

BUT :

Ce fichier permettra de saisir la Nomenclature d'un Produit, c'est à dire de définir toutes les pièces détachées ou articles qui sont nécessaires pour créer cet ensemble Produit.Ainsi, si une panne intervient sur ce produit, il est aisé de retrouver facilement le code article de la pièce défectueuse, connaître le nom du Fournisseur, connaître le code article de cette pièce chez le Fournisseur, connaître son prix d'achat, connaître éventuellement le Prix d'Achat d'autres Fournisseurs si cette pièce détachée est vendue par d'autres Fournisseurs.D'autre part, vous êtes certains que cette pièce correspond à ce produit et non pas à un autre.

LA SAISIE

Dans ce paragraphe nous allons découvrir

- La saisie d'une nouvelle Nomenclature- La saisie de la modification d'une Nomenclature- La suppression d'une Nomenclature

Pour appréhender les termes utilisés dans ce document, nous allons les expliquer

NOUVELLE : Cela signifie que la Nomenclature n'a pas encore été créée MODIFICATION : Cela signifie que la Nomenclature a été créée et que vous souhaitez y apporter des modifications ou tout simplement que vous voulez l'interroger SUPPRESSION : Cela signifie que la Nomenclature a été créée et que vous

Souhaitez la supprimer définitivement

Nous allons donc détailler l'une après l'autre, toutes les phases de ce parcours ..

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ECRAN SELECTION – GESTION DE LA NOMENCLATURE

Cet écran général va vous permettre de gérer à tout moment les

La création d'une nouvelle nomenclature F2 L'interrogation et modification d'une nomenclature F3 La suppression définitive d'une nomenclature F12

QUITTER : Quitter cet écran F9

PREMIER ECRAN

En haut de l’écran se trouve la barre des fonctions dont vous avez accès.Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez : Rechercher un Article par sa Désignation 1 (sur le nombre de caractères voulus : sur 1,2,3,....40

et la liste apparaît en fonction du critère sélectionné) Rechercher directement un Article. par son Code Rechercher directement un Article à partir de son code Famille (c'est à dire à partir du 3ème

caractère du Code Article

En dessous vous trouvez la liste des Articles avec les renseignements les désignations lignes 1 et 2 vous permettant de l’identifier.Si vous ne trouvez pas votre Article et s’il est nouveau, il faudra aller le créer par la fenêtre FICHIERS.

En parcourant, avec votre souris par un seul clic à gauche, la liste des Articles, la ligne entière change de couleur et prend une couleur bleu foncé. Cela signifie que c’est cette ligne qui sera éventuellement sélectionnée.Chaque fois qu’une ligne Article est sélectionnée, dans la fenêtre au-dessous vous trouverez inscrit le N° Article + la date de MAJ ou création de la nomenclature pour cet article. (s’il n’y a rien, cela signifie qu’il n’y a aucune nomenclature pour l'article sélectionné)

DOUBLE CLIC = Un double clic sur une ligne Article va vous faire aller dans la Séquence création.

Un double clic, sur la ligne de la fenêtre du dessous va vous faire aller dans la Séquence Modification (que si la ligne est renseignée)

Touche CATALLorsque vous aurez saisi plusieurs nomenclatures, en cliquant sur cette

Touche vous obtiendrez sur un nouvel écran, l'ensemble de votre fichier Nomenclature

CREER NOUVELLE NOMENCLATURE F2

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer une nouvelle nomenclature pour la ligne Article qui a été sélectionnée (en bleu foncé)

MODIFIER UNE NOMENCLATURE F3

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de MODIFIER une nomenclature pour la ligne Article qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau)Vous ne pouvez modifier qu’une nomenclature qui existe réellement

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SUPPRIMER UNE NOMENCLATURE F12

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de SUPPRIMER une nomenclature pour la ligne Article qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau)Le système va vous demander de confirmer. Vous pouvez annuler alors une erreur de manipulation éventuelle

PREMIER ECRAN DE SELECTION

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INTERROGATION DE L'ENSEMBLE DU CATALOGUE

APRES AVOIR CLIQUE 2 FOIS SUR LA LIGNE ARTICLE QUI M'INTERRESSAIT

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GESTION DE LA NOMENCLATURE

DEUXIEME ECRAN - CREATION - MODIFICATION - SUPPRESSION

NOMBRE

C'est la quantité de l'article que vous allez saisir

CODE ARTICLE

C'est le Code article. Si vous ne le connaissez pas, il suffit de saisir sa racine et cliquer dans la case F6 Articles. Cette case F6 Articles n'est active que si votre curseur se trouve dans la colonne Article.Cette case vous permet, entre autre, de visualiser votre fichier Articles et, si vous trouvez votre bon code article, de cliquer 2 fois sur la ligne intéressée, automatiquement votre code article et la désignation apparaîtront dans votre écran de saisie.

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DESIGNATIONS

Les désignations sont automatiques et ne peuvent pas être modifiées.

TOUCHE F 8 ANNULER

Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d’abandonner immédiatement votre saisie sans rien valider.Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran

TOUCHE F 1 VALIDER OU VALID SUPPRIME

En fonction de ce que vous faite (en création ou en suppression), cette touche permet de valider une nomenclatureEn visualisation vous ne pouvez pas valider une nomenclature, vous ne pouvez que annuler (sortir)En mode suppression d’une nomenclature, la validation de cette touche provoquera immédiatement et définitivement la suppression de la nomenclature. (si vous ne voulez pas supprimer, valider la touche ANNULER)

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LES COMMANDES AUX FOURNISSEURS -------------------------------------------------------------

LES ENTREES EN STOCK MAGASIN

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ECRAN SELECTION - COMMANDES OU ENTREES EN STOCK

Cet écran général va vous permettre de gérer les

Commandes de réapprovisionnement passées aux Fournisseurs (Avec gestion des commandes non livrées)

Saisir les articles Entrés en Stock Magasin Pouvoir interroger le contenu des BL / Factures Fournisseur saisis dans votre système (en

valeur) Interroger le détail des BL / Factures saisis dans votre système (en détail article) Statistiques : Interroger en C.A. achats + en Quantité, les achats d’une période choisie Gérer les ruptures de stocks Gérer vos inventaires

QUITTER : Quitter cet écran

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COMMANDES AUX FOURNISSEURS

BUT

Cet écran permet de saisir les commandes de réapprovisionnement à passer aux Fournisseurs.En fin de saisie, la commande peut être éditée et envoyée par Fax au Fournisseur intéressé.La commande reste présente jusqu'à ce que toutes les livraisons aient été enregistrées et aient soldées la commande. Toutes les quantités saisies vont augmenter la case "stock en commande" des articles gérés en stock. Chaque commande est considérée comme une entité, elle sera gérée individuellement dans toute cette application.

PREMIER ECRAN

En haut de l’écran se trouve la barre des fonctions dont vous avez accès.Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez : Rechercher un Fournisseur par son Nom (sur le nombre de caractères voulus : sur

1,2,3,....25 et la liste apparaît en fonction du critère sélectionné) Rechercher directement une commande par son N° commande Rechercher directement un Fournisseur à partir de son N° de Fournisseur Rechercher directement un Fournisseur à partir de son N° de Téléphone

En dessous vous trouvez la liste des Fournisseurs avec les renseignements principaux vous permettant de l’identifier. Cette liste est classée par ordre alphabétique du nom Fournisseur.Si vous ne trouvez pas votre Fournisseur et s’il est nouveau, par la fenêtre « Créer ou MAJ Fournisseur » vous pouvez aller le créer ou modifier un Fournisseur déjà créé.En parcourant la liste des Fournisseurs, la ligne entière change de couleur et prend une couleur bleu foncé. Cela signifie que c’est cette ligne qui sera éventuellement sélectionnée.Chaque fois qu’une ligne Fournisseur est sélectionnée (clic gauche souris), dans la fenêtre au-dessous vous trouverez la liste éventuelle de toutes les commandes en instance pour ce fournisseur. (s’il n’y a rien, cela signifie qu’il n’y a aucune commande en instance)

DOUBLE CLIC = Un double clic sur une ligne Fournisseur bascule automatiquement sur la création d’une nouvelle commande Un double clic sur une ligne commande (écran du bas) bascule

automatiquement sur la visualisation de la dite commande

F2 CREER

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer une nouvelle commande pour la ligne Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé)

F3 MODIFIER

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de MODIFIER une commande Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé)Vous ne pouvez modifier qu’une commande qui existe réellement et que vous avez sélectionnée

F12 SUPPRIMER

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de SUPPRIMER une commande Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé)

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Vous ne pouvez supprimer qu’une commande qui existe réellement et que vous avez sélectionnéeLe système va vous demander de confirmer. Vous pouvez annuler alors une erreur de manipulation éventuelle

SUPPRIME LES COMMANDES SOLDEES

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de lancer cette fonction.Nous verrons, avec les fonctions de saisie des Entrées en Stock Magasin (livraison et saisie des B. Livraison), que les commandes passées aux Fournisseurs se mettent à jour automatiquement .Les commandes soldées n’étant pas annulées automatiquement, vous devrez lancer cette fonction périodiquement. Cette fonction va supprimer toutes les lignes de commandes soldées (livrées) et toutes les commandes totalement livrées

F4 CATAL

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de lancer l'interrogation de la Nomenclature des articles.

COMMANDE AUTO SUR MINI - MAXI

Le logiciel permet de proposer une simulation de commande, soit à partir du stock mini, soit à partir du stock maxi. Bien entendu, cette commande est totalement rectifiable par vos soins

COMMANDE AUTO ASSISTEELe logiciel va vous proposer l'ensemble des articles vendus par ce fournisseur, il suffit de mettre des quantités sur les articles à commander

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DEUXIEME ECRAN - LIGNES CONSTITUANT LA COMMANDE - CREATION -MODIFICATION - SUPPRESSION

Le Code Fournisseur et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si la commande est bien destinée à ce Fournisseur, sinon Annuler (F8)Il est rappelé également si ce Fournisseur est assujetti ou non à la TVA

N° COMMANDE

En création, ce numéro de commande vous sera donné uniquement à la fin de la validation de la dite commande (ceci pour permettre la saisie depuis plusieurs postes, des commandes)Cette numérotation va prendre le paramètre introduit dans le fichier "SOCIETE" et rajoutera 1.Cette numérotation sera utile lors des réceptions de marchandises pour contrôler les réceptions par rapport aux commandes.

LIBELLE A EDITER

Ce peut être la date de livraison souhaitée ou n’importe quel texte sur 20 caractères que vous voulez faire apparaître sur la commandeElle n’est pas obligatoire

DATE DE LA COMMANDE

C’est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différente

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LIGNES COMMANDES

QUANTITE

Si vous devez renseigner la ligne, composer la quantité à commander. Sinon aucune quantité ne doit être composée si vous voulez valider votre commandeEn interrogation cette quantité correspond au solde de la quantité qui reste à livrer par le Fournisseur

CODE ARTICLE

Si vous êtes en création ou modification, il faudra saisir le code articleSi vous ne vous souvenez pas du code article, un clic avec la souris sur la touche « F6 VOIR ARTICLES » après avoir saisi au moins un caractère du code articleF6 vous permet de visualiser vos articles classés par N° Article. Un double clic sur l’article désiré validera cet article et vous le transférera sur votre ligne de commande. Un message d'anomalie non bloquant vous préviendra si le code Fournisseur de l'article commandé n'est pas le même que celui à qui vous établissez le bon de commande. Vous êtes libre de commander ou non cet article à ce Fournisseur.

REF FOURNISSEUR

Si la référence existe sur le fichier Article, elle apparaîtra. Vous êtes libre de la modifier

LIBELLE DU PRODUIT

Ce libellé est celui qui est enregistré dans votre fichier Articles. Vous pouvez le modifier à vos risques suivant la gestion que vous en faiteSeul le libellé dans la ligne de commande est modifié, le libellé du fichier Articles n’est pas modifié.

PRIX D’ACHAT

Le prix d’achat affiché est celui enregistré dans le fichier Articles. Vous pouvez le modifier à vos risques suivant la gestion que vous en faite et des accords particuliers passés avec votre Fournisseur.

Si vous le modifiez, dans la commande, le logiciel vous propose de le modifier également dans votre fichier Articles. Répondre OUI si les tarifs de votre fournisseur ont changé, répondre NON s'il s'agit d'une promo ponctuelle

SUPPRIMER UNE LIGNE

Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en question en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu.Ensuite Cliquez avec le bouton de droite. La ligne a disparue.

INSERTION D'UNE LIGNE

Si vous souhaitez insérer une ligne entre 2 autres, positionnez-vous avec la souris sur la ligne qui doit d'un cran, toujours sur la colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu.Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de gauche. La ligne est descendue et une ligne vierge est apparue.

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TOUCHE F 8 ANNULER



En fonction de ce que vous faite (en création ou en modification), cette touche permet de valider la commandeCette fonction, en création ou modification, provoque l'enregistrement de la commande et le lancement automatique de l'édition. En mode suppression d’une commande, la validation de cette touche provoquera

immédiatement et définitivement la suppression de la commande. (si vous ne voulez pas supprimer, valider la touche ANNULER)

Vous pouvez rééditer autant de fois que vous souhaitez une commande (en la visualisant avant)

Cette édition a les particularités suivantes :

En création de commande, elle permet de préparer la page fax de commande à expédier au Fournisseur

Après saisie des entrées en stock (livraison et saisie des BL), elle permet de rappeler ce qui a été commandé, ce qui a été livré et ce qui reste à livrer. Cette édition permettra de relancer, par fax, votre Fournisseur afin qu’il accélère la livraison du solde de votre commande

Si vous avez un modem, vous pouvez utiliser l'imprimante fax et lancer votre fax immédiatement sans avoir à éditer le bon sur votre imprimante classique

Vous pouvez éditer le bon de commande avec ou sans les prix d'achat

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PROPOSITION COMMANDE AUTOMATIQUE EN FONCTION DU STOCK MAXI OU MINI

Cette fonction permet de générer automatiquement une proposition de commande basée sur le stock restant dans le magasin.En sélectionnant la touche MAXI ou MINI, le logiciel va proposer une commande de réapprovisionnement pour atteindre

- le stock Mini- ou le Stock Maxi

Comme le titre le confirme, ce n’est qu’une proposition de réapprovisionnement.Vous pouvez modifier toutes les quantités qui vous sont proposées et vous pouvez également rajouter d’autres lignes de commande.Cet écran fonctionne de la même manière qu’une saisie de Commande normale

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PROPOSITION COMMANDE AUTOMATIQUE EN FONCTION DES PRODUITS DU FOURNISSEUR

Contrairement à la fonction précédente (Maxi – Mini), cette proposition de commandeautomatique va afficher TOUS les produits d’un même Fournisseur classés par ordre chronologique sur la désignation des articles.Toutes les quantités à commander sont à zéro. En partie droite, le logiciel vous informe de la quantité éventuelle à commander pour atteindre votre Stock Mini ou votre stock Maxi

QUANTITE

C’est à vous de choisir les lignes d’article à commander et à saisir la Quantité que vous souhaitez réellement commander au Fournisseur

VISU COMMANDE

ATTENTION : Avant d’appuyer sur cette touche, vérifiez si vous avez bien saisil’ensemble de votre commande

En effet, cette touche va permettre d’effacer automatiquement toutes les lignesà zéro de la commande et vous afficher la commande telle qu’elle sera expédiéeau Fournisseur (c’est à dire sans les lignes quantités à zéro)Vous ne pouvez plus revenir en arrière pour afficher à nouveau les quantités à zéro

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E NTREES EN STOCK MAGASIN - Saisie des BL Achats

BUT

Cette saisie écran permet d’enregistrer les livraisons des Fournisseurs et ainsi, rentrer le matériel en stock.En fin de saisie, la commande initiale devrait être soldée si tous les matériels commandés ont été livrés.

Cette saisie n’a aucune vocation comptable, par contre, elle permet de contrôler les achats et prépare des documents qui seront exploités en comptabilité

PREMIER ECRAN

Recherchez le fournisseur par le code ou par son nom

F2 SAISIE D’UNE NOUVELLE LIVRAISON

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer une nouvelle Facture/BL pour la ligne Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé)

F3 SAISIR LE PORT OU MODIFICATION TARIFS après réception facture fournisseur

Après avoir reçu la facture du fournisseur, vous allez pouvoir contrôler la dite facture et, si besoin, aller modifier le port et les tarifs prix achat. Si vous modifiez les prix d'achat, le logiciel vous permettra de mettre à jour, en temps réel, le prix d'achat contenu dans le fichier des Articles

F5 SAISIR UN AVOIR

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de saisir un avoir sur une facture (BL) déjà enregistrée. Vous ne pouvez saisir un avoir que sur une facture qui existe réellement et que vous avez sélectionnée (bleu foncé)

F8 VOIR LA FACTURE (BL)

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de visualiser une livraison Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé)Vous ne pouvez visualiser qu’une Facture/BL qui existe réellement et que vous avez sélectionnéeAprès visualisation, vous pourrez rééditer la Facture/ BL saisie

ENREGISTRER LA FACTURE PAYEE

Cette notion n'a aucune relation avec la comptabilité et ne constitue qu'un "pense bête". Si vous avez réellement payé la facture au fournisseur, vous pouvez saisir la date du règlement. Ce "pense bête" vous permet seulement de savoir quelles sont les factures que vous avez honorées ou non.

F7 STATISTIQUES PRODUITS

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de visualiser ou d’imprimer les statistiques d’Entrées en Stock (achats) sur une période, sur un mois, sur la journée

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DEUXIEME ECRAN

Le Code Fournisseur et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si la Facture (BL) est bien destinée à ce Fournisseur, sinon Annuler (F8)Il est rappelé également si ce Fournisseur est assujetti ou non à la TVA

N° B.L. ou FACTURE

Obligatoire, c'est logiquement le N° Facture ou BL du Fournisseur ( libre sur 8 caractères)Ce numéro de Facture (BL) doit être unique (ne doit pas déjà exister)

LIBELLE A EDITER

Ce peut être n’importe quel texte sur 20 caractères que vous voulez faire apparaître sur la livraison (ce peut être le rappel du code ou nom du client pour lequel cette marchandise est destinée à être livrée et installée par vos soins)Elle n’est pas obligatoire

DATE DE LA LIVRAISON

C’est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différente. C'est celle du jour de réception.

NUMERO COMMANDE PASSEE AU FOURNISSEUR

Obligatoire, c'est le Numéro de Commande que vous avez passée à votre Fournisseur et dont vous recevez la livraison.Si cette commande avait déjà été soldée ou supprimée, le système refusera d'aller plus loin.Si cette commande existe, elle vous sera affichée intégralement en ne vous proposant que le solde des quantités restant à recevoir (en cas de succession de livraisons partielles)

LIGNES LIVRAISONS

QUANTITE (livrée)

Composer la quantité réellement livrée par produit (si la quantité affichée est bonne, il est inutile de la changer)Si le Fournisseur ne vous a pas livré tel ou tel produit, mettre la quantité à zéro.Le programme accepte une saisie dont la quantité livrée soit > à la quantité commandée.

CODE ARTICLE

Il est interdit et impossible de modifier le code article

LIBELLE DU PRODUIT

Ce libellé est celui qui est enregistré dans votre commande. Vous pouvez le modifier suivant la gestion que vous en faiteSeul le libellé dans la ligne de la livraison est modifié, le libellé du fichier Articles n’est pas modifié

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PRIX D’ACHAT

Le prix d’achat affiché est celui enregistré dans le fichier commande. Vous pouvez le modifier à vos risques suivant la gestion que vous en faite et des accords particuliers passés avec votre Fournisseur.

Il est possible de modifier, en temps réel, le prix d'achat contenu dans votre fichier des articles

TOUCHE F 8 ANNULER


TOUCHE F 1 VALIDER

En fonction de ce que vous faite, cette touche permet de valider la livraison (Facture/BL)En visualisation vous ne pouvez pas valider une Facture/BL, vous ne pouvez que lancer l’édition ou annuler (sortir)

(en création, dès que vous validez la saisie, cette fonction est lancée automatiquement)

NOTA : Lorsque votre saisie est terminée et validée, la commande initialement passée au fournisseur a été mise à jour. Si toutes les marchandises ont été livrées, elle devrait être soldée, sinon elle n'est que soldée partiellement et attend une nouvelle saisie de livraison. Visualisez la dite commande et vérifier l’exactitude de ce qui précède. Un oubli de votre part ou un oubli de votre Service Magasin peut engendrer des erreurs plus tard (article immatriculé mais inconnu dans votre système et non rentré dans votre stock)

Toutes les quantités d'articles saisis ont immédiatement été cumulées dans votre stock théorique (magasin) et ont été enlevées des Qtés articles en commande.

F8 TOUCHE VOIR LA FACTURE

Permet de visualiser une livraison

104

INTERROGATION LIGNES FACTURES FOURNISSEURS

.

108

LES STOCKS : ETAT ARTICLES EN RUPTURE DE STOCKPROPOSITION DE COMMANDE

BUT

Cet état peut vous aider à bien gérer vos Commandes de réapprovisionnements auprès de vos Fournisseurs.Cette aide ne peut être efficace que si :

- Que vous gérez normalement toutes les commandes vers les Fournisseurs, que vous gérez bien les entrées de marchandises,

- que vous contrôliez votre inventaire- que vous avez bien défini, dans le fichier des Articles/Produits, les produits gérés

ou non en stock- que vous ayez prévu d'imposer un stock Mini et Maxi pour chaque article tenu en

stock

Si toutes ces dispositions sont respectées, vous aurez, avec cet outil, une aide efficace pour établir vos commandes auprès de chaque Fournisseur.

Vous pouvez soit éditer l'état, soit le visualiser sur l'écran

A quoi correspond l'état qui vous est proposé ?

- D'abord il est trié par Fournisseur, ce qui permet de connaître immédiatement les articles produits à commander pour chaque Fournisseur

- Ensuite le système va consulter exclusivement les articles gérés en stock .- Pour chacun de ces articles, il va cumuler le stock Théorique + la quantité passée

en commande et qui n'est pas encore livrée (stock théorique = celui de l'ordinateur qui devrait être identique à celui de votre magasin)

- Si ce cumul est inférieur au stock Mini que vous vous êtes fixés, le système va vous proposer, dans la colonne MINI, la quantité qu'il faudrait commander pour atteindre votre stock mini

- Si ce cumul est inférieur au stock Maxi que vous vous êtes fixés, le système va vous proposer, dans la colonne MAXI, la quantité qu'il faudrait commander pour atteindre votre stock maxi

- Si ce cumul est supérieur ou égal au stock Maxi que vous vous êtes fixés, le système ne va rien vous proposer

Imaginons les exemples suivants :

Pour l'article CHAINE vous avez fixé un stock mini et maxi

Magasin en commande mini fixé maxi fixé à commander mini maxi

15 20 0 0 rien rien15 20 30 50 rien 1515 20 40 60 5 25

2 5 10 25 3 182 5 5 10 rien 3

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Ainsi vous disposez, avec ce tableau, la possibilité d'approvisionner vos stocks soit en fonction du Mini ou du Maxi que vous êtes fixés, soit panacher, soit vous situer entre les deux

ETAT STOCK NEUF SEUL

Suivant la case demandée, la proposition de commande sera faite à partir du stock mini ou du stock maxi.

ETAT STOCK NEUF + BL EN COURS NON EDITES

Suivant la case demandée, la proposition de commande sera faite à partir du stock mini ou du stock maxi en tenant compte des livraisons à effectués vers les clients (BL non édités ce qui signifie que le stock de ces BL n'ont pas été retirés du stock)

ETAT SUR ECRAN OU SUR IMPRIMANTE

L'état peut vous être présenté soit sur l'écran, soit sur l'imprimante

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ETAT DES MOUVEMENTS DU STOCK DANS LE MOIS

BUT

Tous les mouvements d'entrée (achats ou Avoirs) et sorties (facturation) de chaque article géré en stock sont mémorisés en cumul sur une période comptable.(si vous avez acheté le programme comptable, lors de l'édition des états de clôture d'un mois comptable, tous ces cumuls sont remis à zéro automatiquement.)

Cet état peut être visualisé ou édité

- Soit en quantité- Soit en valeur

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INVENTAIRE EN QUANTITE ET EN VALEUR

BUT

Ces documents sont comptables, c'est à dire qu'ils peuvent vous être demandés lors de contrôles de votre comptabilité.

L'inventaire en quantité prépare votre contrôle d'inventaire réel en magasin. En toute logique, si toutes opérations d'achats et de facturation ont été correctement menées, si vous avez réintégré physiquement en magasin tous les articles consécutifs aux Avoirs, votre stock théorique informatique doit être égal au stock réel du magasin.

En valeur l'état vous donne le montant total brut de votre actif stocks valorisé au dernier prix d'achat présent dans le fichier Articles.Cet état ne tient pas compte des dépréciations des stocks . Cette mini application des stocks se veut simple, elle peut être, à votre demande, beaucoup plus élaborée

ETAT EN QUANTITE

N'oubliez pas, si vous donnez du stock à votre personnel (technique et/ou commercial), ce stock est présent dans le stock théorique informatique (colonne magasin).Lorsque vous réaliserez votre inventaire, il faudra tenir compte de ce stock en prêt dans le véhicule de votre personnel et le rajouter à votre stock physique.

Si vous éditez cet état en vue de faire votre inventaire.

- Fermer vote magasin qui ne délivrera aucun article pendant ce travail d'inventaire- Lancer l'édition de l'état par quantité- Commencez par faire votre inventaire physique du magasin. Inscrire sur l'état par

quantité, la quantité que vous avez trouvée en faisant l'inventaire physique- Toutes ces indications ont été portées, au fur et à mesure sur l'état des stocks en

quantité- Vous pouvez réouvrir votre magasin, vous détenez toutes les données

116

SAISIE DE VOTRE INVENTAIRE

BUT

Cette fonction est destinée à mettre à jour votre stock théorique "informatique" par rapport au stock physique dénombré lors de votre inventaire physique.

Il est évident que cette opération n'est valable que si vous suivez scrupuleusement une gestion de stocks. Si vous ne vendez que de la prestation de services (soins), votre stock est peut-être nul.

Les opérations avant inventaire ont été explicitées en pages précédentes (état du stock en quantité), elles sont rappelées à nouveau sur deux écrans.

PRINCIPE

Vos opérations du dénombrement des quantités réelles en magasin sont achevées.Avant de pouvoir saisir la première ligne d'inventaire sur votre ordinateur, le stock "informatique" a déjà évolué. En effet, si vous saisissez les informations d'inventaire plusieurs jours après inventaire physique, les ordinateurs n'ont pas été arrêtés à juste raison et continuent à facturer.Si vous saisissiez directement le stock trouvé dans l'inventaire, votre gestion des stocks serait fausse car vous n'avez, avec votre état des stocks en quantité, qu'une vision de ce que contenait l'informatique au moment de l'édition du dit état, et non plus la vision de ce que vous pourriez avoir au moment de la saisie de l'inventaire.C'est pour cette raison que la saisie de l'inventaire doit nécessairement être faite par différence algébrique.

INVENTAIRE PHYSIQUE MAGASIN - ( Stock Théorique informatique) = Qté à saisir

N'oubliez pas qu'en algèbre :

12 - ( - 2 ) = 12 + 2

Lorsque tout votre inventaire a été saisi, une nouvelle touche "LANCER LA VALIDATION GENERALE" va apparaître. Si tous vos articles ont été saisis, vous validez cette touche et automatique votre stock sera remis à jour de tout votre inventaire.Si vous éditez immédiatement votre inventaire en valeur, vous obtiendrez votre Actif Stocks.

Conformez-vous à la demande de votre Chef Comptable ou Expert comptable pour connaître la date exacte où vous devez faire votre inventaire pour le bilan. N'oubliez pas que vos stocks évoluent chaque jour, et qu'un arrêté d'inventaire au 10 Janvier ne donne pas le même résultat qu'un arrêté d'inventaire au 31 décembre.L'inventaire sélectif permet de "sélectionner" les produits que l'on veut modifier.

119

GESTION DES DEVIS – BL – FACTURES

BUT

Dans ce paragraphe nous allons découvrir

- La saisie et la Gestion des Devis proposés aux Clients et des Contrats Location- La Validation des Devis qui s'appelleront B.L. après cette opération (retour du

matériel en fin de location)- La Facturation de ces B.L. après installation ou fin de Location- Le suivi de tous ces documents et étapes- Le suivi de la main courante (synthèse des devis, contrats et commandes)

Pour appréhender les termes utilisés dans ce document, nous allons les expliquer

- DEVIS : C'est la proposition de travaux qui est soumise au Client pour acceptation. Tant que le client n'accepte pas cette proposition, le document émis s'appellera DEVIS. Ce Devis est bien entendu valorisé et comporte le détail de tous les articles proposés

C'est également le contrat de location- B.L. : Lorsque le Devis est accepté par le Client, il doit être validé, c'est à dire

considéré comme un B.L. Une opération de validation sera donc nécessaire pour basculer le Devis vers B.L. A partir de ce moment, lestravaux commandés par le client peuvent être planifiés et exécutés. Ce BLEST LE BON DE LIVRAISON et de TRAVAUX chez le client.Le BL garde le même numéro que le Devis initial. La gestion des stocks s'effectue au moment de l'édition du BL ou de la Facture si vous avez choisi l'option "Gestion BL non obligatoire" (fiche Société)Le B.L. est aussi le BON DE RETOUR DU MATERIEL EN LOCATION

- FACTURE : Lorsque les travaux sont achevés, le B.L. peut être facturé Définitivement ce qui achève le cycle.

- Main Courante : Toutes les opérations de B.L. seront enregistrées dans le fichier de statistiques mensuelles afin de permettre d'éditer un état de tous les

C.A. engendrés par les B.L. (par nature de travaux)

Pour établir et surtout saisir ces documents, vous disposez de plusieurs fichiers de base de données que sont :

- Votre fichier Clients- Votre fichier des Articles- Votre fichier des Glossaires (libellés) où vous allez pouvoir puiser des libellés

automatiques vous permettant d'éditer les dits libellés sur les documents que vous aurez choisis.

- Le fichier des remises en fonction de la durée de la location

Nous allons donc détailler l'une après l'autre, toutes les phases de ce parcours des devis.

120

ECRAN SELECTION – GESTION DES DEVIS CONTRATS & B.L.

Cet écran général va vous permettre de gérer à tout moment les éléments suivants :

La saisie et l'édition de nouveaux devis ou contrat de location Valider et éditer les B.L. pour exécution des travaux commandés par le client ou justifier la

fin du contrat de location et le retour du matériel Facturer les travaux effectués ou la location (et donc les B.L.) Interroger le détail des Devis ou BL à tout moment Editer, à tout moment la main courante, les états d'anomalie sur la gestion des Devis et

des BL

QUITTER : Quitter cet écran

.

121

SAISIE ET GESTION DES DEVIS – B.L.-FACTURES

BUT

Cet écran permet de saisir toutes les opérations de la vie d'un Devis ou Contrat.Les règles du jeu sont les suivantes :

- Un Devis ne peut pas être facturé s'il n'a pas été validé en B.L.- Un Devis ne peut plus être modifié s'il a été validé en B.L.- Un B.L. ne peut plus être modifié s'il a été facturé

Pour les Sociétés qui fonctionnent énormément par gestion des Devis, une grande partie de son Chiffre d'Affaires sera géré et facturé à partir de cette mini application.

ENCOURS :A chaque opération d'entrée dans une création ou modification de document, le logiciel va appliqué les règles que vous avez déterminé pour les encours.S'il y a dépassement de l'encours, le logiciel vous donnera en clair son calcul de l'encours et vous laissera libre de poursuivre ou non votre opération. Le message donné par le logiciel n'est là que pour vous informer mais ne rien vous interdire.

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PREMIER ECRAN

En haut de l’écran se trouve la barre des fonctions dont vous avez accès.Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez : Rechercher un Client (pour avoir la liste des clients) Rechercher directement un Devis ou B.L. par son Numéro

Si vous ne trouvez pas votre Client et s’il est nouveau, par le bouton « Client » vous pouvez aller le créer.Chaque fois qu’une ligne Client est sélectionnée, dans la fenêtre au-dessous vous trouverez la liste éventuelle de tous les Devis/BL pour ce Client. (s’il n’y a rien, cela signifie qu’il n’y a aucun Devis/BL)

La numérotation des Devis (contrat location) est automatique. Souvenez-vous que dans le Fichier Paramètre Société (fenêtre Fichiers), vous avez précisé le N° de votre premier Devis/BL.L'ordinateur numérotera vos Devis ou BL à partir de ce code départ et rajoutera 1 pour chaque nouvelle création (ou comblera les trous laissés par vos suppressions).

CREATION D'UN NOUVEAU CLIENT

En cliquant sur la touche CLIENTS le système vous permet de créer un nouveau client ou d'aller en modifier un compte déjà créé.

FENETRE VISUALISATION DEVIS / B.L. pour un client

Lorsqu'un Client est sélectionné dans le tableau principal, sont visualisés dans cette fenêtre sous forme de tableau toute la vie des deux dernières années de Devis et B.L. établis pour ce client.

- Colonne Devis : Ce sont tous les numéros de DEVIS ou B.L. qui ont été établis pour ce client

- Colonne Date : Ce sont les dates de création de ces DEVIS ou B.L.- Colonne Edit Devis :

Si le devis n'a pas été édité, le message "NON" apparaîtSi le Devis a été édité, aucun message n'apparaîtSi le Devis n'a jamais été saisi mais que vous ayez saisi un BL direct, Le message "X" va apparaître

- Colonne BL accepté : Lorsqu'un Devis a été accepté, il devient BL et garde la même numérotation. Dans cette colonne est portée la date de validation du devis.

- Colonne B.L. édité :Si le B.L. n'a pas été édité, le message "NON" apparaîtSi le B.L. a été édité, aucun message n'apparaît

- Colonne Facture éditée :Si la facture n'a pas été éditée, le message "NON" apparaît

Si le facture a été éditée, le message "**OUI" apparaît- Colonne TTC : C'est le total TTC de votre Devis ou BL et Facture- Colonne Travaux : La nature des travaux concernant le Devis ou BL

CREER NOUVEAU DEVIS ou CONTRAT DE LOCATION

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer un nouveau Devis pour la ligne Client qui a été sélectionnée (en bleu foncé)

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MODIFIER UN DEVIS OU CONTRAT DE LOCATION

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de MODIFIER un Devis pour la ligne Devis qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau)Vous ne pouvez modifier qu’un Devis qui existe réellement et que vous avez sélectionné et qui n'a pas été validé en B.L.

SUPPRIMER UN DEVIS OU CONTRAT DE LOCATION

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de SUPPRIMER un Devis pour la ligne Devis qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau)Vous ne pouvez supprimer qu’un Devis qui n'a pas été validé en B.L. ou facturéLe système va vous demander de confirmer. Vous pouvez annuler alors une erreur de manipulation éventuelle

SUPPRIME + 2 ANS ou SUPPRIME tous les Devis/BL déjà facturés

Un clic, par la souris, sur la touche appropriée, vous permet de lancer cette fonction.Vous pourrez ainsi supprimer tous les Devis ou BL datant de plus de 2 ans par rapport à la date du jour réelle de travail. (la date comparée est la date de création du Devis)Nous considérons qu'un historique de 2 ans est largement suffisant et que, pour les devis non validés ou BL non facturés, cela fait très longtemps que le prix proposé est erroné. Ou encore vous pouvez ne supprimer que tous les devis déjà facturés.

CREER NOUVEAU B.L. ou Création d'un devis par copie d'un autre devis

Un clic, par la souris, sur la touche, vous permet de créer, en direct, un nouveau B.L. pour la ligne Client qui a été sélectionnée (en bleu foncé). Aucun Devis n'a été saisi dans ce cas précis. Ou encore, possibilité de créer un devis par la copie d'un devis déjà existant.

VALIDATION ou MODIFIER UN B.L.

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de - Valider un Devis accepté par le Client. Il devient donc B.L. et porte toujours le

même numéro- MODIFIER un B.L. pour la ligne Devis qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans

le petit tableau)

Vous ne pouvez modifier qu’un B.L. qui existe réellement et que vous avez sélectionné et qui n'a pas été facturé

SUPPRIMER UN B.L. OU RETOUR DU MATERIEL EN FIN DE LOCATION

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de SUPPRIMER un B.L. pour la ligne Devis qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau)Vous ne pouvez supprimer qu’un B.L. qui a été validé en B.L. et qui n'a pas été facturéLe système va vous demander de confirmer. Vous pouvez annuler alors une erreur de manipulation éventuelle

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FACTURER UN B.L. COMPLET

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de FACTURER un B.L. pour la ligne Devis qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau)Vous ne pouvez facturer qu’un B.L. qui a été validé en B.L. et qui n'a pas été facturéLe logiciel va vérifier si toutes les périodes de location ont été saisies (nb de jours). Dans le cas contraire (manque d'informations), le logiciel refusera de facturer un BL incomplet

FACTURER UN B.L. INCOMPLET

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de FACTURER un B.L. pour la ligne Devis qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau)Vous ne pouvez facturer qu’un B.L. qui a été validé en B.L. et qui n'a pas été facturéLe logiciel va vérifier si au moins une période de location a été saisie (nb de jours). Dans le cas contraire (manque d'informations), le logiciel refusera de facturer un BL à valeur zéro.Par contre, si tout le BL est complet, le logiciel vous demandera d'utiliser la touche COMPLET.Facturer un BL INCOMPLET signifie par exemple, que le client vous a retourné une partie du matériel loué, l'autre partie reste encore en location. Il vous sera possible de facturer que la partie de location achevée. Après facturation, cette partie facturée disparaît et seule la partie encore en location va demeurée dans le devis de location en cours.

INTERROGATION D'UN B.L. DEJA FACTURE

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de visualiser un B.L. déjà facturé correspondant à ligne BL qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau)

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GESTION DEVIS - suite

SUIVANT LE CODE "TVA SPECIALE" SUR VOTRE FICHE CLIENT, LE PROGRAMME AFFICHERA UN ECRAN DE SAISIE DIFFERENT

DEUXIEME ECRAN - LIGNES CONSTITUANT LE DEVIS - CREATION -MODIFICATION - SUPPRESSION

Le Code Client et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si le Devis est bien destiné à ce Client, sinon Annuler (F8)Il est rappelé également si ce Client est assujetti ou non à la TVA

N° DEVIS

Pendant la phase de création, un libellé "CREATE" est affiché en lieu et place du numéro. En effet, ces numéros de devis étant gérés automatiquement, le système va attendre votre validation totale du Devis pour lui affecter son numéro définitif (dernier utilisé + 1). Par un message il vous préviendra du N° Devis qu'il a créé.En cas de modification ou suppression, le vrai code devis va apparaître puisqu'il a été créé

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DERNIER CONTACT

Il s'agit du dernier Responsable chez le Client. Si l'information est présente dans la fiche Client, elle apparaît. Il est possible de modifier cette information. En cas de modification, la nouvelle information va remplacer l'ancienne dans la fiche du Client au moment de la validation du devis.

N° COMMANDE CLIENT

Texte libre qui apparaîtra sur le Devis ou Contrat de Location

DATE DU DEVIS

C’est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différenteElle est obligatoire

TYPE DU DEVIS (Code Travaux)

Par une combo vous devrez choisir le type de ventilation des travaux correspondante à ce devis :

- Location- SAV- Travaux- Plans- Spécial

Cette sélection servira de ventilation de la main courante pour connaître la nature des C.A. mensuels.

Si le type est SAV et si la fiche Client comporte une information de Remise/Condition particulière, cette information sera affichée pour rappel dans une fenêtre message.

MODE DE REGLEMENT

Vous pouvez porter en clair le mode de règlement prévu pour ce devis. Il sera édité sur le B.L. définitif. La saisie s'effectue à partir de la droite de la case afin de toujours cadrer à droite ce texte lors de l'édition du BL

AFFAIRE SUIVIE PAR

C'est le code de l'employé qui suit cette affaire. Information non obligatoire. Si elle est saisie, il est nécessaire que ce code corresponde à un salarié du fichier des "Employés"Cette information est éditée sur le Devis ou Contrat de Location

INFO PLANNING – ZONE TRES IMPORTANTE POUR PLANIFIER VOS TRAVAUX

Cette zone peut être utilisée, par la personne suivant l'affaire, pour y inscrire ses opérations de suivi et relance. Ce pense bête est édité sur l'état des devis. Il permet entre autre, de vous donner des indications importantes lorsque vous allez préparer le planning des travaux à distribuer à vos techniciens.

DATE ET HEURE PRISE DU MATERIEL

Cette zone est automatiquement générée par le logiciel qui donne la date et l'heure de votre ordinateur. Il peut être modifié par vos soins. Cette zone n'apparaît que si devis location


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LIGNES DU DEVIS

SUPPRIMER UNE LIGNE

Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en question en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu.Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de droite. La ligne a disparue.


Si vous souhaitez insérer une ligne entre 2 autres, positionnez-vous avec la souris sur la ligne qui doit d'un cran, toujours sur la colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu.Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de gauche. La ligne est descendue et une ligne vierge est apparue

QUANTITE

Obligatoire même pour les glossaires libellés

CODE ARTICLE

Si vous êtes en création ou modification, il faudra saisir le code articleSi vous ne vous souvenez pas du code article, un clic avec la souris sur la touche « F6 VOIR ARTICLES » vous permet de visualiser votre fichier classé par N° Article. Un double clic sur l’article désiré validera cet article et vous le transférera sur votre ligne de devis. Il faudra, au préalable et avant d'utiliser F6, que vous ayez saisi au moins un caractère du code article.

Vous pouvez aussi, comme dans notre exemple, utiliser les codes libellés Glossaires qui vous permettent des textes jusqu'à 5 lignes. Seule la première ligne de ces libellés apparaît sur l'écran et seule cette ligne peut être modifiée (si besoin). C'est cas, par exemple, du code glossaire "**" qui vous permet d'inscrire le texte que vous souhaitez ou de provoquer un interligne si vous mettez toute la désignation à espaces

LIBELLE DU PRODUIT

Ce libellé est celui qui est présent dans votre fichier Articles ou votre fichier Glossaire. Vous pouvez le modifier suivant la gestion que vous en faiteSeul le libellé dans la ligne de saisie est modifié, le libellé du fichier Articles ou Glossaire n’est pas modifié. 40 caractères maxi

COMPTEUR

Le logiciel ne s'arrêtera dans cette case que si le matériel est du type "Roulant". C'est le compteur au départ du matériel. Si vous souhaitez utiliser cette case pour d'autres articles, saisir la ligne entière du dit article, passer à la ligne suivante, puis revenez dans la case compteur avec la souris. Le système vous préviendra que ce n'est pas logique, mais vous pouvez tout de même saisir une information dans cette case.Cette information génèrera une ligne dans les documents édités.

PRIX DE VENTE ou TARIF A LA JOURNEE

Le prix de Vente affiché est celui enregistré dans le fichier Articles. Vous pouvez le modifier ou le mettre à zéro si votre Devis est un forfait.Si, dans la fiche de ce client, vous avez saisi un taux de remise, le Prix de Vente sera remisé automatiquement suivant les critères saisis dans la fiche du client.En aucun cas il n'est accepté de prix de vente sur un code glossaire.

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TARIF A LA ½ JOURNEE

Ce tarif n'apparaît que si l'article en cours de saisie est un article matériel en location.Le prix de Vente affiché est celui enregistré dans le fichier Articles. Vous pouvez le modifier.Si, dans la fiche de ce client, vous avez saisi un taux de remise, le Prix de Vente ½ journée sera remisé automatiquement suivant les critères saisis dans la fiche du client.En aucun cas il n'est accepté de prix de vente sur un code glossaire.

% ASSURANCE

Si l'article en cours de saisie est un article matériel en location, le logiciel affichera automatiquement la lettre (O pour oui ou N pour non) pour indiquer qu'il y a ou non une assurance associée à cet article.Ne vous souciez pas de l'assurance : En effet, lorsque le contrat de location sera validé, le logiciel va créé automatiquement les lignes assurances ainsi que la ligne caution.

TOTAL P.V. H.T. TARIF

Seuls les articles neufs ont un Total Montant H.T. Pour les matériels en location, il faudra attendre le retour du matériel pour connaître la durée de location.

CODE DE TVA ET TAUXSi le client a un code "TVA SPECIALE", le code TVA appliqué à ce client va apparaître. Vous pouvez le modifier si besoin

CASE CAUTION A DEMANDER

Dans cette case le logiciel cumule le montant total de la caution à demander au client louant du matériel.Cette caution est calculée article par article et tient compte des quantités saisies.Avant de valider le contrat, le logiciel vous réclamera le mode de versement de la caution(par chèque, espèces, Document ou pas réclamée)Ne vous souciez pas de la caution : Lorsque vous validerez le contrat, le logiciel va créer automatiquement la cligne Caution dans le contrat.En cas de modification du contrat le logiciel recalculera automatiquement la valeur de la nouvelle caution (si éventuellement le nombre de matériel augmente)

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TOUCHE F 8 ANNULER



En fonction de ce que vous faite (en création ou en suppression), cette touche permet de valider un DevisEn visualisation vous ne pouvez pas valider un Devis, vous ne pouvez que lancer l’édition ou annuler (sortir)En mode suppression d’un Devis, la validation de cette touche provoquera immédiatement et définitivement la suppression du Devis. (si vous ne voulez pas supprimer, valider la touche ANNULER)En fin de validation, en création, le système vous communiquera le N° Devis créé. Dans tous les cas il vous demandera si vous souhaitez éditer votre devis immédiatement.Le logiciel vous réclamera, en création, le mode de règlement de la caution à déposer

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GESTION DES B.L.DEUXIEME ECRAN - LIGNES CONSTITUANT LE DEVIS - CREATION -MODIFICATION – SUPPRESSION - FACTURATION

Le Code Client et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si le Devis est bien destiné à ce Client, sinon Annuler (F8)Il est rappelé également si ce Client est assujetti ou non à la TVA

SECTEUR

C'est le numéro de secteur de la fiche client qui apparaît. Si l'information n'existait pas sur la fiche Client, la saisie du Secteur devient obligatoire.En cas de modification, le nouveau secteur mettra à jour la fiche client au moment de la validation du BL en cours de saisie ou modification.

N° DEVIS

En cas de modification ou suppression, le code B.L. va apparaître puisqu'il a été créé

N° COMMANDE CLIENT

Texte libre qui apparaîtra sur la facture

DATE DU DEVIS

C'est la date de proposition initiale. Saisir la véritable date si elle est différente

TYPE DU B.L.

Par une combo vous devrez choisir le type de ventilation des travaux correspondante à ce B.L. :

- Location - Travaux- SAV- Plans- Spécial

Cette sélection servira de ventilation de la main courante pour connaître la nature des C.A. mensuels.

MODE DE REGLEMENT

Vous pouvez porter en clair le mode de règlement prévu pour ce B.L.. Il sera édité sur le B.L définitif.

CODE VRP

Rendu obligatoire du fait du commissionnement. C'est le numéro du VRP auteur et bénéficiaire de cette commande et vente.

DATE VALIDATION DU DEVIS

C’est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différenteElle est obligatoire et doit être égale ou supérieure à la date de proposition du Devis

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INFO PLANNING – ZONE TRES IMPORTANTE POUR PLANIFIER VOS TRAVAUX

Cette zone peut être utilisée, par la personne suivant l'affaire, pour y inscrire ses opérations de suivi et relance. Ce pense bête est édité sur l'état des devis. Il permet entre autre, de vous donner des indications importantes lorsque vous allez préparer le planning des travaux à distribuer à vos techniciens.

DATE ET HEURE RETOUR DU MATERIEL

Cette zone est automatiquement générée par le logiciel qui donne la date et l'heure de votre ordinateur. Il peut être modifié par vos soins. Cette zone n'apparaît que si BL location


LIGNES DU B.L.

SUPPRIMER UNE LIGNE

Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en question en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu.Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de droite. La ligne a disparue.


Si vous souhaitez insérer une ligne entre 2 autres, positionnez-vous avec la souris sur la ligne qui doit d'un cran, toujours sur la colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu.Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de gauche. La ligne est descendue et une ligne vierge est apparue

QUANTITE

Obligatoire même pour les glossaires libellés

CODE ARTICLE

Si vous êtes en création ou modification, il faudra saisir le code articleSi vous ne vous souvenez pas du code article, un clic avec la souris sur la touche « F6 VOIR ARTICLES » vous permet de visualiser votre catalogue classé par N° Article. Un double clic sur l’article désiré validera cet article et vous le transférera sur votre ligne de B.L..

Vous pouvez aussi, comme dans notre exemple, utiliser les codes libellés Glossaires qui vous permettent des textes jusqu'à 5 lignes. Seule la première ligne de ces libellés apparaît sur l'écran et seule cette ligne peut être modifiée (si besoin)

LIBELLE DU PRODUIT

Ce libellé est celui qui est enregistré dans votre fichier Articles ou Glossaire. Vous pouvez le modifier suivant la gestion que vous en faiteSeul le libellé dans la ligne de saisie est modifié, le libellé du fichier Articles ou Glossaire n’est pas modifié.

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COMPTEUR

Le logiciel ne s'arrêtera dans cette case que si le matériel est du type "Roulant". C'est le compteur au RETOUR du matériel. Si vous souhaitez connaître le compteur de départ, positionnez-vous dans la case compteur de l'article recherché et cliquez avec le clic droit de la souris. Si vous souhaitez utiliser cette case pour d'autres articles, saisir la ligne entière du dit article, passer à la ligne suivante, puis revenez dans la case compteur avec la souris. Le système vous préviendra que ce n'est pas logique, mais vous pouvez tout de même saisir une information dans cette case.Cette information génèrera une ligne dans les documents édités.

NOMBRE DE JOURNEES DE LOCATION

S'il s'agit de matériel en location, vous devrez saisir le nombre de journées ou ½ journées de location.Pourquoi ce calcul n'est pas automatique ? Parce que les Sociétés de location ne calculent pas toutes cette durée de location de la même façon. Certaines excluent les week-end, d'autres les jours avec intempéries, etc.. etc.. Ce qui nous a amené à vous demander de saisir ce nombre de jours.En fonction de la durée saisie, le logiciel va afficher le taux de remise éventuellement à appliquer sur la ligne (en fonction de votre table des remises). La remise pourra être modifiée.Elle n'influence pas le tarif de la journée ou ½ journée, elle s'applique sur le total HT de la ligne.

NOMBRE DE ½ JOURNEES DE LOCATION

S'il s'agit de matériel en location, vous devrez saisir éventuellement le nombre de ½ journées de location. Ce chiffre peut être supérieur à 1.En fonction de la durée saisie, le logiciel va afficher le taux de remise éventuellement à appliquer sur la ligne (en fonction de votre table des remises). La remise pourra être modifiée.Elle n'influence pas le tarif de la journée ou ½ journée, elle s'applique sur le total HT de la ligne.

TAUX DE REMISE

La remise pourra être modifiée.La remise n'influence pas le tarif de la journée ou ½ journée, elle s'applique sur le total HT de la ligne.

ASSURANCE SUR MATERIEL

La ligne assurance matériel se met à jour automatiquement dès lors que vous aurez saisi le nombre de jours sur un matériel comportant une assuranceAutomatiquement le logiciel va renseigner le nombre de jours et ½ journées et va calculer le montant total de la prime d'assurance


Si dans votre fichier Articles vous avez renseignez tous les prix de vente, l'ordinateur vous calcule dans ces cases, le PV global sans remise, le taux éventuel de remise ou hausse par rapport aux tarif proposé dans votre devis et un libellé "% REM " ou "% HAUSS " suivant le calcul effectué.Si ce BL a été commissionné, il y aura affichage du taux global moyen de commission sur cette affaire

CODE TVA et taux tva

Si le client a un code "TVA SPECIALE", le code TVA appliqué à ce client va apparaître. Vous pouvez le modifier si besoin

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TOUCHE F 8 ANNULER



Le logiciel va contrôler si vous n'avez pas oublié de saisir des informations importantes telles que la durée de location.Il pourra éventuellement vous signaler vos oublis.Cependant, s'il s'agit d'un retour partiel de matériel, vous pourrez accepter le BL.

En validant le B.L. le système aura besoin que vous lui communiquiez les taux de commissionnement éventuels de votre employé (si l'option a été prise dans fichier Société)

- Total HT de la Facture : Automatique, c'est le montant HT de votre B.L.- Ventilation HT comm 1 à 3 : Vous pouvez ventiler le total HT facture jusqu'à 3 Mt

HT différents (le total de ces 3 montants = sous-total) doit être obligatoirementégal au Total H.T. de la Facture

- Taux comm 1 à 3 : Face à chaque H.T. vous pouvez appliquer un taux de commissionnement différent (ou à zéro)

Objet intervention pour le technicien ou pour être édité sur le bon de retourVous disposez de 6 lignes de texte pour donner des consignes particulières (telles que : "prendre grande échelle", "magasin fermé de 8 h à 11h", "prendre les clefs chez le gardien du Bt D", etc…) Ces lignes seront éditées sur le B.L.Ces lignes peuvent être utilisées pour saisir des remarques précises au retour de la marchandise louée.Pour les devis autres que Plans, sur la 6ème ligne sont proposés automatiquement le prix TTC du BL et le HT du BL

VOULEZ-VOUS EDITER IMMEDIATEMENT LE B.L. ?Vous pouvez éditer ou non le BL. Si la réponse est OUI, les stocks seront mis à jour automatiquement (sorties du magasin).Si le BL a été édité au moins une fois, toutes les modifications apportées à ce BL par la suite, seront prises en compte dans la gestion des stocks.Si le BL n'a jamais été édité, la gestion du stock sera faite automatiquement lors de la facturation de ce BL

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FACTURATION DES B.L.

DEUXIEME ECRAN - - FACTURATION

Toutes les informations du B.L. sont rappelées automatiquementATTENTION :Un bon de retour de matériel loué peut être facturé

- COMPLET : que s'il comporte toutes les durées de location, sinon il sera refusé lors de la facturation.

- INCOMPLET : Si au moins une durée a été saisie

N° CLIENT

Automatique, c'est le client ayant accepté le devis ou le contrat de location.

CODE EMPLOYE

Rendu obligatoire du fait du commissionnement. C'est le numéro du VRP auteur et bénéficiaire de cette commande et vente. Logiquement il a été saisi lors de la validation du Devis mais il est autorisé d'en changer juste avant de facturer

DATE VALIDATION DU DEVIS

C’est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différenteElle est obligatoire et doit être égale ou supérieure à la date de proposition du Devis Logiquement elle a déjà été saisie lors de la validation du Devis

DATE DE LA FACTURE

C’est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date de facturation.Elle est obligatoire et doit être égale ou supérieure à la date de validation du Devis

LIGNES DU B.L.

Vous ne pouvez pas modifier le B.L. qui est supposé être parfaitement correct.


Si dans votre fichier Articles vous avez renseignez tous les prix de vente, l'ordinateur vous calcule dans ces cases, le PV global sans remise, le taux éventuel de remise ou hausse par rapport aux tarif proposé dans votre devis et un libellé "% REM " ou "% HAUSS " suivant le calcul effectué.Si ce BL a été commissionné, il y aura affichage du taux global moyen de commission sur cette affaire

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TOUCHE F 8 ANNULER


TOUCHE F 1 VALIDER

En validant le B.L. le système va générer la facture.Avant d'éditer la facture, le logiciel demandera le mode de règlement du client.Celui-ci pourra payer par espèces, chèque, carte bancaire ou encore régler plus tard c'est à dire à réception de la facture par exemple.Cette saisie générera, éventuellement, les écritures de règlement de la facture.Le système vous demandera de choisir l'imprimante pour éditer le document facture.

Il faudra retourner sur ce Devis pour le compléter éventuellement

138

D E V I S / B . L .

LES INTERROGATIONS ET LES ETATS

141

ETAT DES DEVIS NON ACCEPTES (cela signifie non validés en BL)

BUT

Il s'agit ici des Devis qui ont été proposés aux Clients et dont vous n'avez pas encore reçu l'accord ou acceptation du client (ou contrat location en cours)L'historique des devis / BL restant consultable durant 2 ans, vous pouvez remonter assez loin dans votre gestion des devis.Cet état peut être global, c'est à dire trié sur la date des devis. Dans ce cas composer le code "TOUS" dans la case N° VRP DépartIl peut être nominatif, dans ce cas saisir les N° VRP départ et VRP fin. L'état sera édité par VRP avec un saut de page à chaque changement de VRPNous attirons seulement votre attention sur le fait que ce N° de VRP n'est pas obligatoire lors de la saisie des devis (cette case est appelée : Affaire suivie par). Ce qui signifie que si aucun code VRP n'a été saisi dans les devis, ces devis ont été affecté arbitrairement au VRP "espaces" c'est à dire à personne

Le VRP peut utiliser la colonne "PLANNING RELANCE" pour mettre à jour les relances commerciales qu'il a effectuées ou inscrire un pense bête tel que "à rappeler le xx/xx/xxxx". Ainsi le VRP aura toujours un fichier Devis à jour et renseigné. D'autre part, la Direction peut, d'un seul coup d'œil, vérifier le travail de son service commercial.

Pour effectuer ces modifications, il suffit d'aller modifier le Devis et rajouter des informations dans la colonne "INFO PLANNING"

143

LES AUTRES INTERROGATIONS OU ETATS

ETAT DES DEVIS non ACCEPTES et non EDITES

Permet de connaître tous les Devis qui ont été n'ont pas été acceptés et non édités durant une période. Cet état prévient qu'un certain nombre de devis ont été saisis mais non envoyés aux clients. Cet état vous prévient donc d'erreur possible

ETAT DES DEVIS ACCEPTES - BL NON EDITES

Permet de surveiller, suivant vos méthodes de travail, combien de commandes fermes restent à planifier en travaux (le BL est édité juste avant que le technicien part sur son chantier) et surtout à connaître le pourquoi du retard éventuel (normalement inscrit dans la case "INFO PLANNING")Cela peut être surtout un outil important pour la planification des travaux. En effet, si vous avez renseigné avec précision la case "Info Planning", vous disposez immédiatement de votre planning des travaux.Prenons l'exemple suivant : si dans la case "Info Planning" vous avez pris la peine d'inscrire les demandes du Client ou du VRP, vous avez pu inscrire "Impérativement le xx/xx/xxxx" ou encore "Semaine xx" ou encore "entre le xx/xx/xxxx et xx/xx/xxxx" etc.. etc.. D'une simple lecture sur cet état, il est maintenant aisé de tenter de satisfaire les demandes précises.Une fois avoir planifié ces travaux, il ne vous reste plus qu'à éditer vos BL et éventuellement facturer si vous souhaitez que votre technicien partent avec ces deux documents chez votre client.

ETAT DE TOUS LES DEVIS ACCEPTES - NON FACTURES

Permet de surveiller, suivant vos méthodes de travail, combien de commandes fermes restent à planifier en travaux ET/ou à facturer et surtout à connaître le pourquoi du retard éventuel en facturation (normalement inscrit dans la case "INFO PLANNING")

ETAT DES B.L. EDITES MAIS NON FACTURES

Permet de surveiller, suivant vos méthodes de travail, la facturation et vous prévenir de tout oubli.

146

LA FACTURATION AUX CLIENTS

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ECRAN FACTURATION AUX CLIENTS - ECRAN GENERAL -

Cet écran général présente la facturation aux Clients

Il permet de gérer :

FACTURATION

Saisir et éditer les Factures et les Avoirs aux clients Voir solde impayé Voir écriture comptable du client Voir la facture et la rééditer

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FACTURATION AUX CLIENTS

BUT

Vous disposez de 2 modules pour facturer vos clients

Un module pour établir les factures normales Un module pour établir les factures à partir des devis et contrats

PHILOSOPHIE

Dans l'application factures normales (classiques) vous allez pouvoir visualiser, pour un même client, toutes les factures qui ont été établies pour lui

- Factures issues des Devis. commençant par la lettre "D"- Factures classiques ou SAV Techniciens n'ayant aucune racine automatique devant (si option

numérotation non automatique ou "F" si option automatique aussi bien pour les factures classiques que issues des Devis")

Vous allez facturer à un client du matériel que vous lui avez installé ou un contrat de location

Cette saisie, ressemble à la saisie des validations des devis ou contrats. Automatiquement, après validation, le stock des articles sortis sera mis à jour dans votre fichier. Un Avoir aura l’effet totalement inverse sur le stock articles.Bien entendu, toutes les écritures comptables vont être générées automatiquement

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FACTURES CLASSIQUES et/ou factures Techniciens

PREMIER ECRAN

Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez :Rechercher un Client par son code ou par son nomRechercher directement une Facture par son N° Facture

Si vous ne trouvez pas votre Client et s’il est nouveau, par la touche « NOUVEAU CLIENT » vous pouvez aller le créer. Pour modifier un client déjà existant il faudra utiliser la touche CLIENTSEn parcourant la liste des Clients, la ligne entière change de couleur et prend une couleur bleue foncé. Cela signifie que c’est cette ligne qui sera éventuellement sélectionnée.Chaque fois qu’une ligne Client est sélectionnée, dans la fenêtre au-dessous vous trouverez la liste éventuelle de toutes les Factures et Avoirs saisis pour ce Client. (s’il n’y a rien, cela signifie qu’il n’y a aucune Facture saisie) Cette liste est classée par date récente de FACTUREVérifiez toujours, dans la fenêtre du bas, si le N° client coïncide bien avec le client sélectionné.

DOUBLE CLIC = Un double clic sur une ligne Facture/Avoir bascule automatiquement sur la visualisation de la dite Facture (VOIR la Facture)

NOUVELLE FACTURE

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer une nouvelle Facture pour la ligne Client qui a été sélectionnée (en bleu foncé)

.

CREER UN AVOIR

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de saisir un Avoir sur une Facture qui a été sélectionnée (en bleu foncé) Vous ne pouvez établir un Avoir que d’une Facture qui existe réellement et que vous avez sélectionnéVous ne pouvez pas établir un Avoir sur une facture qui détient déjà un Avoir.L'avoir correspond à refaire automatiquement la facture d'origine avec le signe inversé, il annule donc la facture initiale avec la même TVA, les mêmes articles, mêmes quantités, même valeur (en moins). Le stock est réintégré.Le système va vous demander de confirmer. Vous pouvez refuser si besoin est

F5 V O I R LE SOLDE

Cette fonction vous permet de visualiser l’état de n'importe quelle facture.On ne peut pas visualiser un Avoir, puisqu’il se déduit du montant facturé de la facture.Cette visualisation permet de savoir si la facture est soldée et connaître également l’état des commissions dues éventuellement à l’employé

F6 V O I R LA FACTURE

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de VISUALISER une Facture/Avoir qui a été sélectionnée (en bleu foncé)Vous ne pouvez visualiser qu’une Facture/AvoirVous ne pourrez pas modifier la Facture/Avoir, par contre, il vous sera possible de l’imprimer

F7 ECRITURES COMPTABLES DU COMPTE CLIENT

Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de lancer cette fonction.

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Cette fonction vous permet de visualiser l’état du compte comptable du client sélectionné ou de tout autre compte client


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DEUXIEME ECRAN = ECRAN DE SAISIE

AFFICHAGE AUTOMATIQUE

Certaines informations sont affichées automatiquement en création Facture

Le Numéro de Compte Client et son Nom S’il est assujetti à la TVA ou non

NUMERO DE FACTURE

Composer votre numéro de facture, il ne doit pas commencer par la lettre "D" . Ce Numéro doit être unique, c'est à dire qu'il est impossible de créer deux fois une facture avec un même numéro. (si l'option numérotation automatique a été prise, le numéro de facture ne sera pas à saisir)

NUMERO DEVIS / NUMERO COMMANDE

Information libre, cette information sera éditée sur la facture.

DATE DE FACTURE

Systématiquement c’est la date du jour qui est proposée.Saisir la date réelle de ce document. Cette date ne peut pas être inférieure au début de l’exercice comptable.

NUMERO DE VRP

Saisir le code VRP. C’est cet employé qui sera éventuellement commissionné sur cette facture.

SUIVANT QUE LE CLIENT A, OU NON, UN "CODE TVA SPECIAL", LE PROGRAMME VA AFFICHER DEUX GRILLES ECRAN DE SAISIE DIFFERENTES

LIGNES DE SAISIE

Le principe est identique à celui adopté pour les Entrées en Stock Magasin Nous allons apporter uniquement l’explication des quelques différences dans cette gestion

SUPPRIMER UNE LIGNE

Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en question en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu.Ensuite Cliquez avec le bouton de droite. La ligne a disparue.


Si vous souhaitez insérer une ligne entre 2 autres, positionnez-vous avec la souris sur la ligne qui doit d'un cran, toujours sur la colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu.Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de gauche. La ligne est descendue et une ligne vierge est apparue.

QUANTITE

C’est la quantité à facturer

Voir programme VALIDATION DES BL

TOUCHE F 8 ANNULER

Cette touche permet de vous échapper de la saisie de Facture sans l’avoir validée. Aucune information n’a été enregistrée

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TOUCHE F 1 VALIDER

Cette touche permet de valider votre saisie. Il se peut que le système vous demande de supprimer la dernière ligne saisie. Celle-ci correspond, après contrôle, à la ligne où seule la quantité à 0 apparaît. Faite-le.Avant de valider la facture, le système va contrôler que vous avez saisi au moins un article

Lorsque tous les contrôles n’ont détecté aucune anomalie, la quatrième fenêtre va s’ouvrir et va vous permettre de saisir les commissions du VRP comme pour la validation des B.L. Cependant, la seule différence réside au fait qu'il n'y ait pas les 6 lignes de libellé destinées au Technicien.

Ensuite la facture est éditée automatiquement.

157

STATISTIQUES SUR FACTURATION -

BUT

Ce module va vous permettre de visualiser ou d’éditer, sur papier blanc, l’état des statistiques du matériel vendu et facturé.Cet état va cumuler, par article vendu, la quantité et le C.A.

SELECTION

Cette sélection s’effectue sur les N° Articles vendus

Que les articles vendus et gérés en stock Tous les articles y compris ceux non gérés en stock

et une section période

de la date du à la date au

Prévoyez d’alimenter votre imprimante de papier blanc standard

160

ETAT DES MARGES PAR AFFAIRE -

BUT

Ce module va vous permettre de visualiser ou d’éditer, sur papier blanc, l’état des marges qui ont été réalisées par affaire (facture)Cet état va détailler chaque facture et va calculer, article par article, la marge qui a été dégagée.

SELECTION

Cette sélection s’effectue sur les N° d’employés

de l’employé Numéro à l’employé Numéro

et une section période

de la date du à la date au

Prévoyez d’alimenter votre imprimante de papier blanc standard.

164

LISTE DES CLIENTS

BUT

Ce module vous permet d’éditer, à loisir, votre fichier Clients

Vous avez le choix de classement de l’édition :

Classé par numéro chronologique du N° compte Client Classé sur l’ordre alphabétique du Nom de chaque Client Classé sur l’ordre alphabétique de l’adresse Ville de chaque Client Classé par N° de VRP affecté à chaque Client

Prévoyez d’alimenter votre imprimante de papier blanc classique

165

VOTRE CAISSE

A tout moment vous pourrez visualiser les encaissements de la journée, d'une semaine, d'une période.En fin de journée vous pourrez éditer le bordereau de remise en banque de vos chèques, et ce, par banque de destination. Ce bordereau, joint au chèques, vous permettra un gain de temps dans le remplissage du bordereau d'origine de la banque. En effet, il suffira de noter le nombre de chèques et le total général pour que, généralement, la banque accepte une telle remise.

Ce premier écran vous permet d'effectuer un choix dans votre demande :

- Soit visualiser les totaux de la caisse sur l'écran- Soit visualiser et / ou éditer les mouvements de trésorerie et, éventuellement éditer

le bordereau de remise en banque des chèques.- De connaître votre chiffre d'affaires et marge- De virer une partie des espèces de votre caisse vers la banque- D'encaisser une facture qui n'avait pas été payée immédiatement- De modifier une erreur d'imputation d'encaissement

Une partie de ces fonctions ont donné lieu à un paragraphe d'explication dans ce dossier

166

PREMIER ECRAN VISUALISATION DES TOTAUX

Après vous avoir demandé de saisir la période que vous souhaitez (date du… à date au…)Le programme affichera les totaux des recettes et dépenses de votre Salon (sans reprise du solde précédent)Les sommes portées en dépenses (en négatif) correspondent aux remboursements que vous auriez pu émettre suite à saisi d'avoirs (ce qui doit être très rare)Le total des impayés correspond à toutes les factures que vous avez émises et dont les clients n'ont pas payé immédiatement leur dû.Si tous les encaissements étaient simples dans la période (un seul mode de règlement par ticket et non paiement multiple comme une partie en espèces le reste par chèque), dans ce cas les valeurs contenues dans la colonne nombre correspond au nombre de ticket émis pour chaque mode de règlement (semblable au nb de fois où le tiroir caisse a été ouvert)

BOUTON VISU DETAIL VENTES

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BOUTON SUR ECRAN OU SUR IMPRIMANTE

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BOUTON DECOMPTE DE VOTRE CAISSE

Le logiciel vous permet de compter votre caisse facilement en rentrant, par type de pièces ou billet d'espèces, le nombre et vous permet d'éditer un état de contrôle.ASTUCE : vous pouvez utiliser ce programme pour établir l'état de décompte de monnaie que vous allez remettre à la Banque sous enveloppe

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DEUXIEME ECRAN VISU / IMPRIME

Ce deuxième écran vous permettra de visualiser ou imprimer le détail des mouvements

- des banques et cartes de crédit- de la caisse (argent liquide)- des bordereaux de remise des chèques. - la ventilation des chèques en attente par échéance prévue

Sélectionnez l'état souhaité, modifiez si besoin les dates de sélection

171

Si vous gérez plusieurs comptes de banques, vous pourrez choisir de déposer tels chèques sur une banque, d'autres sur une autre banque, etc.. jusqu'à ce que tous les chèques en attente soient tous déposés en banque. (colonne O,N permet de déposer ou non un chèque)Que fera le logiciel ?Par banque il éditera un bordereau de remise de chèques en 2 exemplaires (1 pour la banque, 1 pour la comptabilité pour le rapprochement bancaire).Tous les chèques en attente qui auront été déposés en banque subiront les écritures comptables suivantes :

- Compte attente soldé par une écriture crédit individuelle par une contrepartie sur le compte de liaison (59000000).

- Puis ce compte de liaison est lui-même soldé par l'écriture sur la bonne banque.Cela paraît complexe, cependant en comptabilité il faut transiter par des comptes de liaison pour effectuer une écriture de trésorerie d'un compte de trésorerie à un autre

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RETRAIT DE LA CAISSE POUR METTRE EN BANQUE

BUTL'argent liquide dans le tiroir caisse ne doit pas rester, normalement, en permanence. Cela attire les convoitises de toutes sortes.Seul le fonds de caisse classique demeura le soir afin d'être présent à l'ouverture du magasin.Chaque fois que vous aurez fini de vérifier votre caisse, en fin de journée, il est prudent de retirer, du tiroir caisse, le surplus du fonds de caisse.Vous allez mettre cet argent liquide dans une enveloppe que vous remettrez à la banque.Pour que l'ordinateur sache que cette opération a bien été réalisée, il faudra la saisir dans le logiciel.Le code Banque est celui de la Banque où vous allez déposer les espècesLe montant est celui qui est remis dans l'enveloppe.N'oubliez pas que vous pouvez utiliser le module décompte de monnaie pour éditer l'état accompagnant ce dépôt à la Banque

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SAISIE DES ENCAISSEMENTS DIFFERESou saisie d'un règlement sur une facture impayée

BUT

Cette fonction va vous permettre de saisir les règlements sur impayés (c'est à dire les factures qui n'auraient pas été réglées le jour où le soin ou le produit a été vendu).

Le système des impayés fonctionne Facture par Facture et non pas pour la globalité du compte Client. Cela signifie que les règlements devront être saisis sur chaque facture et non pas sur la totalité de ce que doit le client.

Cette contrainte vient du fait que lorsque l'on relance les clients (lettre de relance), l'analyse de ce que doit le client est faite facture par facture car c'est le seul moyen pour qu'il apprécie et comprenne le ou les montants qu'on lui réclame.

Donc vous allez saisir, facture par facture, chaque règlement du client

Lorsque vous lancerez cette fonction, il vous sera demandé de composer votre code secret. En effet, il n'est pas utile que tout collaborateur puisse intervenir dans cette fonction.

SELECTION DU CLIENT

Cliquez sur cette touche pour rechercher votre client. La liste de tous vos clients vous est proposée.Rechercher votre client et faire un double clic sur la ligne du client intéressée.Automatiquement le N° compte client, le nom du client et le détail de toutes ses factures apparaissent sur l'écran.

LA FACTURE IMPAYEE APPARAIT SUR LA LISTE

SOLDE A PAYER = 0 ou négatif

Si le solde à payer est nul ( à zéro) cela signifie que le client a déjà payé la facture. Logiquement il n'y a pas lieu d'encaisser une seconde fois le montant déjà versé.

Si le solde à payer est négatif ( signe – devant le montant) cela signifie que le client a déjà trop payé la facture. Logiquement il n'y a pas lieu d'encaisser une seconde fois le montant déjà versé.

Dans ces deux cas, le programme va vous demander confirmation de votre saisie. Vous pourrez vous échapper en répondant par NON.

SOLDE A PAYER = positif

Dans ce cas le client vous doit bien cette facture. Un double clic sur cette ligne vous envoie vers la VALIDATION

TOUCHE VALIDATION

Vous avez sélectionné une ligne de vrai impayé. La fenêtre d'encaissement va s'ouvrir.

174

TOUCHE QUITTER

Vous refuser d'aller plus loin dans vos démarches, vous abandonnez tout sans rien valider.Ou vous avez terminé de saisir les encaissements différés.

TOUCHE ANNULER

Le client que vous avez sélectionné n'est pas le bon, vous voulez en sélectionner un autre.

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TOUCHE TOUT ANNULER

Vous ne souhaitez pas valider l'encaissement, le programme revient à l'écran précédent

TOUCHE AUCUN PAIEMENT

Vous ne souhaitez pas valider l'encaissement, le programme revient à l'écran précédent

MONTANT A ENCAISSER

Si vous modifiez ce montant, ce sera celui-ci qui sera pris en compte dans votre caisse

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SAISIE REGLEMENT DE PLUSIEURS IMPAYES . . EN UN SEUL ENCAISSEMENT

BUT

Le client peut présenter plusieurs impayés et, suite au relevé des factures que vous lui avez fait parvenir, il peut vous expédier un seul règlement.Le logiciel gère les impayés par facture individuelle, ce qui signifie que vous devrez lui donner la liste des factures impayées correspondant à ce règlement

Recherchez votre client, le logiciel vous donne automatiquement ses impayés

Une case "Apprendre (O,N)" permet de sélectionner si cette facture est prise ou non dans l'encaissement parvenu du clientEn outre, si le client ne règle qu'une partie d'une facture, il est possible de rectifier le montant de l'impayé et mettre le montant réel que le client a réglé (le reste demeurera impayé)Puis clic sur F1 ALLER VERS ENCAISSEMENT

177

Les factures impayées seront soldées automatiquement par l'encaissement

178

RECTIFICATION IMPUTATION DE REGLEMENT

BUT

Lors de la saisie de la facture (ticket), il se peut que, par précipitation, vous ayez saisi le règlement de la facture par chèque (alors que le client a payé par carte), ou encore par espèces (alors que le client a payé par chèque).Votre caisse est fausse et vous souhaitez rectifier l'erreur.Rien n'est plus simple.Appeler la fonction qui se trouve dans "CAISSE"

COMPOSER LA DATE DE FACTURATION / REGLEMENT et TABAutomatiquement le système vous propose la liste de toutes les factures de la journée ainsi que leur mode de règlement.Cliquez deux fois sur la facture à modifier.Le programme ouvre une fenêtre que vous connaissez bien, c'est à dire la saisie du règlement.Double clic sur l'encaissement à rectifierSaisir la bonne destination du règlement et validez.La rectification a été faite sur votre fichier.Vous pouvez visualiser à nouveau cette journée de règlement et constater que la modification s'est bien opérée.

180

GESTION DES FRAIS DE REPARATION

BUT

Cet écran propose de gérer tous les frais attachés aux matériels en location.Si vous le souhaitez, en saisissant, chaque mois les factures de réparation, entretien, frais, pour chacun des matériels loués, vous obtiendrez le prix de revient des frais des matériels.Si vous souhaitez allez plus loin dans l'analyse, votre comptable pourrait vous donner votre coût "immobilisation" mensuel (prix achat – amortissements), ce qui donnerait votre prix de revient réel de chaque matériel.Dans les fonctions de statistiques vous pourrez afficher votre état de marge location avec, éventuellement, le détail de chaque poste de frais.La boucle sera bouclée et vous pourrez connaître, à loisir, la rentabilité de votre parc matériel en location. Clic, en haut et à droite, sur le bouton "REPARATIONS"

181

SAISIE DES REPARATIONS

CODE ARTICLE OU CODE MATRICULE

Pour appeler un matériel en location vous disposez de deux critères différents :

- Soit le code article Matériel (issu du fichier articles)- Soit le code matricule (ou immatriculation) que vous lui avez donné

LIGNES SAISIE FRAIS

QUANTITEC'est la quantité d'articles réparation (exemple 4 pneus)

CODE ARTICLE REPARATIONC'est le code réparation (fichier des articles réparation)Si vous ne connaissez pas le code, cliquez sur la touche "RECHERCHE ARTICLES"

DATE REPARATIONC'est la date de la facture ou de l'entretien que vous avez effectué

PRIX UNITAIREC'est le prix unitaire de la facture de réparation

KILOMETRE OU HEUREC'est le nombre de km ou d'heures utilisation au moment de l'entretien

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VISUALISATION OU CORRECTIONS

BUT

Vous disposez de deux fonctions vous permettant

- soit de visualiser votre saisie de frais- soit de modifier directement les lignes saisies

Ce fichier n'ayant aucune vocation comptable, les corrections sont totalement libres

184

INTERROGATIONS ET EDITIONS DIVERSES

BUT

Cet écran propose un très grand éventail d'interrogations. Chaque interrogation possède une touche de RECHERCHE qui vous permettra d'aller directement vers la solution souhaitée.

Nous n'allons que passer en revue ces interrogations en précisant seulement leur utilité :

- Interro sur les Impayés : donne toutes les factures émises par votre société, le total des débits saisis pour chaque facture (facture + éventuellement impayés), le total des crédits saisis pour chaque facture (encaissements), le solde, l'état des commissions.

- Interro sur les écritures auxiliaires : donne toutes les lignes automatiques ou saisies en comptabilité générale

- Interro sur les Factures : Donne uniquement l'entête des factures avec TVA et TTC

- Interro sur les lignes facturées : Donne le détail de chaque ligne facturée en facture normale

- Interro sur les articles

- Interro de tous les articles en nomenclature

- Interro du détail du fichier Nomenclature

- Interrogation des articles présents dans la Doc Technique

- Interro d'une fiche Technique Article avec sa photo

D'autres fonctions proposent des éditions :

- Liste des articles

- Edition du tarif des Ventes : prend uniquement que tous les articles ayant un tarif dans la colonne "Tarif" du fichier Articles. A ne pas confondre avec la colonne Prix de Vente

186

LES CAMEMBERTS

BUT

Cette série de fonctions va vous permettre de visualiser, sous forme de graphisme "Camemberts " les résultats suivants :

- Chiffre d'affaires VRP- Impayés (factures non soldées)- Comptes de Ventes- Marge de la location avec intégration des frais de réparation

D'autre part, vous avez également la possibilité, si vous voulez créer les montants des collectifs Ventes des années précédentes, vous pourrez les saisir pour pouvoir les visualiser ensuite sur un camembert.

Le principe est identique à tous les camemberts. Aussi allons-nous en voir un seul :

Numéro de compte de Ventes : (il s'agit des collectifs ventes commençant par le chiffre 7)Date début et date fin : C'est la période que vous voulez visualiser. Cette période peut être à cheval sur 2 ans. Il est seulement impératif que le nombre de jours total interrogé ne soit pas supérieur à une année civile.

Le système va cumuler, par mois d'opération, le total des mouvements. Ensuite il y aura calcul automatique du % de chaque mois par rapport au total général et dessin du graphisme camembert.

189

TABLEAU DE BORD DES VENTES

BUT

Document intéressant au plus haut point le Chef d'Entreprise, il donne en temps réel le Chiffre d'Affaires facturé et ventilé sur chacun des comptes collectifs de Ventes.

A tout moment il sera possible de visualiser ou d'éditer ce tableau de bord.

En Comptabilité Générale, cet état correspond au JOURNAL GENERAL

COMMENT L'UTILISER ?

DATES

Choisir la période que vous souhaitez (un jour, une semaine, un mois, des mois, une année). Tous les mouvements comptables, compris entre ces deux dates, seront pris en compte

COMPTES

Ce sont les comptes que vous souhaitez prendre en compteSuivant votre plan comptable vous allez sélectionner une partie ou totalité des comptes.Notez cependant que seul l'état complet (ayant du collectif Clients jusqu'au dernier compte de la classe 7) constituera une balance carrée de votre comptabilité, donc un solde en fin d'état qui devra être obligatoirement à 0 (zéro).

Exemple : Si vous sélectionnez tous les comptes (10000000 à 79999999), le solde en fin d'état doit être obligatoirement à zéro. Si ce n'est pas le cas, il y a eu une erreur dans votre comptabilité.- soit vous avez utilisé d'autres comptes > 79999999 dans ce cas il faudra les

sélectionner- soit une erreur est intervenue, dans ce cas nous prévenir

Ici vous avez le choix de visualiser ou éditer n'importe quel compte collectif (exemple : 70000000 jusqu'à 79999999 donnera exclusivement que les ventes facturées).

Nota :

N'oubliez pas qu'en comptabilité, les écritures sur les comptes de ventes se présentent comme suit :

- Une Facture se ventile en H.T. sur un ou plusieurs compte de ventes dans la colonne CREDIT

- Un Avoir se ventile dans la colonne DEBIT sur un ou plusieurs compte de ventes

- La TVA (ou les) correspond aux Ventes de la période (TVA facturée). Elle n'a rien à voir avec la TVA perçue sur les encaissements.

192

C.A. ET MARGE SUR VENTES DES VRP

BUT

Ce programme donne la possibilité de visualiser ou éditer l'état des marges.

- Soit facture par facture au niveau d'un VRP- Soit cumulatif si vous sélectionnez l'ensemble des VRP

SELECTION DE DEPART

- Un seul VRP (ou Technicien) dans ce cas il faudra ensuite sélectionner le code VRP choisi - Vous obtiendrez un état des marges facture par facture

- Tous les VRP, dans ce cas il sera inutile de préciser un code VRP. Vous obtiendrez un état des marges cumulatif par VRP.

DATES DEBUT ET FIN

Sélectionnez la période que vous souhaitez interroger

195

COMMISSION GENERALE AUX VRP

BUT

Permet, à tout instant, de visualiser ou d'imprimer le total des commissions dues à votre personnelToutes les factures enregistrées et tous les règlements sont pris en temps réel pour le calcul de ces commission.

La colonne CA Facturé = Le total des factures donnant droit au calcul des commissions

La colonne En Portefeuille : correspond au total facture non encore réglé donc non commissionné

La colonne Com s/Encaissé : Correspond au total des commissions

La colonne à Déduire : Correspond aux commissions sur Impayés ou Avoirs qui viennent en déduction des commissions

La colonne à Payer : Correspond à la différence entre le total des commissions dues diminué de la colonne à déduire

Quelle est l'utilité de cette fonction ?- Elle peut être multiple : Un employé souhaite une avance sur salaire, vous souhaitez

motiver tel ou tel qui a une baisse de régime ou qui est proche d'atteindre un quota, etc..

198

COMMISSION DES VRP : PAR FACTURE

BUT

Cette fonction permet, en temps réel, de visualiser ou d'imprimer les commissions d'un VRP avec détail facture par facture.Contrairement au programme précédent, cette fonctionne détaille toutes les factures qui vont être prise en compte pour le calcul des commissions.

200

EDITION DE LA NOMENCLATURE

BUT

A tout moment vous aurez la possibilité d'interroger ou d'éditer votre fichier de la Nomenclature.Rappelons ce qu'est ce fichier : C'est le fichier qui détaille, pour un article ensemble, toutes les pièces détachées ou cartes qui constituent cet ensemble.Reprenons plusieurs exemples :- Un photocopieur type Y (article ensemble) est constitué de plusieurs pièces que l'on peut

commander pour réparer. Ces pièces peuvent être le tambour, les encres, d'une carte mère, des cartes spécifiques, etc..

- Une chaudière Type Z (article ensemble) est constitué de plusieurs pièces que l'on peut commander pour réparer. Ces pièces peuvent être le brûleur, des briques réfractaires, des cartes spécifiques, etc..

Vous vous êtes constitués un fichier de ces articles ensemble en vue de vous simplifier la tache pour commander, sans erreur, les bonnes pièces détachées au bon Fournisseur. D'autre part, vous souhaitez, par simple recherche écran, en connaître le prix.

Rien n'est plus simple puisqu'en ayant créé ce fichier vous obtenez toutes les réponses !

Pourquoi ce programme d'édition ?

Tout simplement parce qu'il nous a paru indispensable que votre service Technique (SAV) dispose en permanence de cette liste à jour afin de décerner quelle pièce est défectueuse sur une installation et donc quelle référence de pièce est à commander et à changer. Le prix tarif correspond au Prix Tarif dans le fichier Articles (ne correspond pas au Prix de Vente)

203

COMPTABILITE AUXILIAIRE

- Saisie des écritures- Edition des Impayés- Edition Lettres de relance- Edition Fin de Mois- Etat des commissions- Suppression des écritures de plus de 5 ans

205

SAISIE DES ECRITURES COMPTABLES

F7 SAISIE ENCAISSEMENTS CHEQUES OU EFFETS

Ce programme ne sera utilisé que pour saisir les règlements par chèques ou effets venant régler une facture que vous avez émis (et que si la facture n'a pas été payée immédiatement à l'émission de la facturation).Vous avez sélectionné, au départ, les écritures d'encaissements chèques ou effets

Le principe adopté est simple.

L’écriture de contrepartie Banque est automatique. Toutes les écritures que vous allez détailler dans le tableau vont être centralisées, en une écriture débit en contrepartie de votre banque. Pour les non initiés en comptabilité, et pour simplifier notre explication, le total de vos écritures saisies va générer une écriture au débit de votre banque. Donc la contrepartie Banque est automatique ce qui signifie que les mouvements BANQUE A BANQUE doivent être traités IMPERATIVEMENT par l'autre touche F3 SAISIE ECRIT BANQUE. C’EST IMPORTANT !

NUMERO DU CODE BANQUE

Saisir le N° de code banque d’où est fait le dépôt (encaissement) Si ce code Banque est inconnu, le système vous propose la liste et la création éventuellement (attention, cela voudrait dire que c’est une nouvelle banque ! ! ! )Le numéro collectif sur lequel va se générer l' écriture de contrepartie est affiché.

DATE DU MOUVEMENT

C’est la date réelle où l’opération a lieu. Attention, c’est la date du jour qui est toujours proposée

NUMERO DE PIECE COMPTABLE

Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C’est une règle comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou Expert ComptableCe numéro de pièce va vous être communiqué uniquement si vous validez votre saisie globale

LIGNES DETAIL

NUMERO DE CLIENT

Ce ne peut être qu'un compte Client (commençant par 41 et comportant 7 chiffres)

Si le compte Client existe, le nom de ce compte s’affiche dans la fenêtre Nom Client

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NUMERO DE FACTURE

Obligatoire car le compte mouvementé est un compte Client.

En effet, pour pouvoir imputer le règlement client, le système exige et contrôle le numéro de facture sur laquelle le règlement porte. Cette obligation permet d’une part la gestion des impayés, d’autre part la gestion du commissionnement des VRPSi la facture est déjà soldée ou créditrice, le système vous le signale immédiatement

DATE ECHEANCE

Forcez-vous à saisir cette information qui n’est pas obligatoire. Elle permettra, à votre Direction, d’avoir un meilleur tableau de bord de sa trésorerie

Pour la saisie des Effets, cette date est très importante sinon comment définir son échéance ?

LIBELLE DU MOUVEMENT

Automatiquement le système affiche "Règlement Fact N° et le N° de Facture. Si vous voulez en changer, cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l’on retrouve facilement la nature du mouvement Nous vous conseillons de laisser le libellé automatique

CREDIT

Il faut saisir un montant dans la seule colonne.

Regardez la colonne à côté, elle indique le solde de la facture. Toute erreur de saisie (montant plus important que le solde # 0 vous sera signalé). Chaque fois vous pouvez passé outre.Pendant toute la phase de saisie d'un règlement, le programme vous aura aidé en vous signalant si la facture était déjà soldée ou même créditrice, il vous aura interdit d'imputer une facture autre que celles appartenant à votre client, il vous aura signalé le solde de cette facture, il vous aura signalé, en cas de solde > 0, si le montant saisi est > au solde.Avec tous ces contrôles automatiques, il vous reste très peu d'erreur possible.

TOUCHE F 1 VALIDER

Avant de valider, vérifier si les cumuls Débit et Crédit correspondent bien à votre pièce comptableLa validation va générer les écritures saisies et générer la ou les écritures de contrepartie sur la banque sélectionnéeElle terminera pas l'édition automatique du talon de dépôt en banque. Avec l'un de ces deux exemplaires vous pourrez remettre vos chèques ou effets à la banqueLe second exemplaire sera gardé en comptabilité.

TOUCHE F 9 ABANDONNER

A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre saisie en cours. Si vous aviez commencé la saisie d'une pièce, le programme vous demandera confirmation pour quitter une pièce en cours de route sans valider.

208

F3 SAISIE ECRITURES DE BANQUEVous avez sélectionné, au départ, les écritures de Banque. Le programme vous signale que cette fonction correspond aux remboursements à vos Clients, à la saisie des impayés. Il ne s'agit pas du programme de saisie des encaissements.


L’écriture de contrepartie Banque est automatique. Toutes les écritures que vous allez détailler dans le tableau vont être centralisées, en une écriture débit et/ou crédit en contrepartie de votre banque que vous avez sélectionnée en haut et à gauche de la fenêtre. Pour les non initiés en comptabilité, et pour simplifier notre explication, le total de vos écritures saisies en Débit va générer une écriture au crédit de votre banque, à l’inverse, le total de vos écritures saisies en Crédit va générer une écritures au débit de votre banque. Donc la contrepartie Banque est automatique ce qui signifie que les mouvements BANQUE A BANQUE doivent être traités IMPERATIVEMENT par des Opérations Diverses. C’EST IMPORTANT !


Saisir le N° de code banque d’où est fait le dépôt (encaissement) ou le retrait (remboursement)Si ce code Banque est inconnu, le système vous propose la liste et la création éventuellement (attention, cela voudrait dire que c’est une nouvelle banque ! ! ! )Le numéro collectif sur lequel vont se générer les écritures de contrepartie est affiché.

DATE DU MOUVEMENT



Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C’est une règle comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou Expert ComptableCe numéro de pièce va vous être communiqué uniquement si vous validez votre saisie globale

LIGNES DETAIL

NUMERO DE COMPTE

Ce peut être n’importe quel compte de votre comptabilité auxiliaire.

ATTENTION : Chaque Société est totalement libre de codifier ses comptes auxiliaires, ce qui signifie que nous ne pouvons pas faire de contrôle de cohérence ou d’incohérence sur les mouvements saisis. Les seuls contrôles effectués sont l’existence ou non des comptes saisis. Si c'est un compte client, il comporte 7c et doit être supérieur à 41000000.Si le compte Client ou Collectif existe, le nom de ce compte s’affiche dans la fenêtre LibelléNous vous conseillons de n'utiliser QUE DES COMPTES CLIENTS. Pour les comptes collectifs, vous disposez des O.D. pour saisir des opérations spéciales telles que Banque à Banque.

209

NUMERO DE FACTURE

Obligatoire si le compte mouvementé est un compte Client. Voyez la remarque sur le paragraphe précédent concernant les comptes clients

En effet, pour pouvoir imputer le règlement client, le système exige et contrôle le numéro de facture sur laquelle le règlement porte. Cette obligation permet d’une part la gestion des impayés, d’autre part la gestion du commissionnement des VRP

Si le compte n’était pas un compte client (ce qui ne devrait pas être votre cas) le numéro de facture n’est pas contrôlé et sera considérée comme information libellé

DATE ECHEANCE

Forcez-vous à saisir cette information qui n’est pas obligatoire. Elle permettra, à votre Direction, d’avoir un meilleur tableau de bord de sa trésorerie


Cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l’on retrouve facilement la nature du mouvement(Exemple : Règlement Fact N° xxxxxxx ou Impayé sur Fact N° xxxxxx ou Remb sur Fact N° xxxxxx). Ces exemples sont clairs et si vous utilisez toujours les mêmes, votre comptabilité s'en trouvera plus claire.

DEBIT ou CREDIT

Il faut saisir un montant dans une seule colonne. La double imputation Débit + Crédit n’est pas autorisée.

En général et pour mémoire au Débit on trouve les dépenses (« ce qui sort de la banque de votre Société»), au Crédit on trouve les recettes (« ce qui rentre dans la banque de votre Société »). Si le compte imputé est un compte client, le système affiche le solde de la facture mais ne fait aucun test sur le montant saisi par rapport au solde.

TOUCHE F 1 VALIDER

Avant de valider, vérifier si les cumuls Débit et Crédit correspondent bien à votre pièce comptableLa validation va générer les écritures saisies et générer la ou les écritures de contrepartie sur la banque sélectionnéeUne édition automatique d'une page récapitulative de ces opérations va être lancée. Cette page devra être gardée en comptabilité.


A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre saisie en cours. Si la pièce avait été commencée en saisie, le programme vous demandera de confirmer votre abondant de cette pièce non validée

211

F4 ECRITURES DE TRESORERIE C A I S S E

Vous avez sélectionné, au départ, les écritures de CAISSE


L’écriture de contrepartie Caisse est automatique. Toutes les écritures que vous allez détailler dans le tableau vont être centralisées, en une écriture débit et / ou une écriture crédit en contrepartie de votre caisse. Pour les non initiés en comptabilité, et pour simplifier notre explication, le total de vos écritures détaillées va générer une écriture au crédit de votre caisse, à l’inverse, le total de vos écritures détaillées crédit va générer une écritures au débit de votre caisse. Donc la contrepartie Caisse est automatique


Il est automatique. Ce Numéro est toujours le 98 pour la Caisse.Si ce code Caisse est inconnu, le système vous propose la liste et la création éventuellement Le numéro collectif sur lequel vont se générer les écritures de contrepartie est affiché.Attention, le système peut accepter la gestion de plusieurs caisses, c’est pourquoi il vous laisse la possibilité de modifier le code « Banque ». N’utilisez pas de code d’une Banque réellement sinon les écritures qui vont être générées seront inscrites dans votre Journal de Caisse et non pas dans votre Journal de Banque

DATE DU MOUVEMENT



Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C’est une règle comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou Expert ComptableCe code vous sera communiqué lorsque vous aurez validé la pièce

LIGNES DETAIL

NUMERO DE COMPTE


ATTENTION : Chaque Société est totalement libre de codifier ses comptes auxiliaires, ce qui signifie que nous ne pouvons pas faire de contrôle de cohérence ou d’incohérence sur les mouvements saisis. Les seuls contrôles effectués sont l’existence ou non des comptes saisis.

Si le compte Client ou Collectif existe, le nom de ce compte s’affiche dans la fenêtre LibelléNous vous conseillons de n'utiliser que des comptes clients. Utilisez les OD pour les autres opérations portant sur des écritures autres que les clients.

212

NUMERO DE FACTURE

Obligatoire si le compte mouvementé est un compte Client. Nous vous conseillons de n'utiliser que des comptes clients. Utilisez les OD pour les autres opérations portant sur des écritures autres que les clients.

En effet, pour pouvoir imputer le règlement client, le système exige et contrôle le numéro de facture sur laquelle le règlement porte. Cette obligation permet d’une part la gestion des impayés, d’autre part la gestion du commissionnement des VRP

Si le compte n’était pas un compte client (ce qui est rare) le numéro de facture n’est pas contrôlé et sera considérée comme information libellé

DATE ECHEANCE

information non obligatoire. Efforcez vous à mettre au moins la date du mouvement, elle permettra, à votre Direction, d’avoir un meilleur tableau de bord de sa trésorerie


Cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l’on retrouve facilement la nature du mouvement(Exemple : Règlement Fact N° xxxxxxx)

DEBIT ou CREDIT


En général et pour mémoire au Débit on trouve les dépenses (« ce qui sort de la Caisse de votre Société»), au Crédit on trouve les recettes (« ce qui rentre dans la Caisse de votre Société »)

TOUCHE F 1 VALIDER

Avant de valider, vérifier si les cumuls Débit et Crédit correspondent bien à votre pièce comptableLa validation va générer les écritures saisies et générer la ou les écritures de contrepartie sur la Caisse. Elle lancera automatiquement l'édition de la pièce comptable qu'il faudra garder en comptabilité.


A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre saisie en cours

214

F5 ECRITURES D’ OPERATIONS DIVERSES

Vous avez sélectionné, au départ, les écritures d’Opérations Diverses


L’écriture de contrepartie ne peut pas être automatique. Le système va contrôler que le total de vos écritures saisies au Débit doit être rigoureusement égal au total des écritures saisies au Crédit. En cas de non balance, les écritures ne pourront pas être validées.


Ce numéro est toujours le 99 et il est automatiqueLe numéro collectif ne peut pas être connu

DATE DU MOUVEMENT



Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C’est une règle comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou Expert ComptableCe code vous sera communiqué si vous validez la pièce

LIGNES DETAIL

NUMERO DE COMPTE


ATTENTION : Chaque Société est totalement libre de codifier ses comptes auxiliaires, ce qui signifie que nous ne pouvons pas faire de contrôle de cohérence ou d’incohérence sur les mouvements saisis. Les seuls contrôles effectués sont l’existence ou non des comptes saisis.

Si le compte Client ou Collectif existe, le nom de ce compte s’affiche dans la fenêtre Libellé

NUMERO DE FACTURE

Obligatoire si le compte mouvementé est un compte Client.

En effet, pour pouvoir imputer l’écriture sur le client, le système exige et contrôle le numéro de facture sur laquelle le mouvement porte. Cette obligation permet d’une part la gestion des impayés, d’autre part la gestion du commissionnement des VRP

Si le compte n’était pas un compte client le numéro de facture n’est pas contrôlée et sera considérée comme information libellé

215

DATE ECHEANCE

Forcez-vous à saisir cette information si elle peut être cohérente


Cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l’on retrouve facilement la nature du mouvement(Exemple : OD Facture xxxxx/xxxxxx si vous soldez un règlement facture sur une autre facture du même client)

DEBIT ou CREDIT


Ici les comptes mouvementés pouvant être de nature totalement différente, nous ne pouvons pas vous indiquer de moyen mnémotechnique pour vous donner le sens des mouvements

TOUCHE F 1 VALIDER

Avant de valider, vérifier si solde est nul, sinon la pièce sera refuséeLa validation va générer les écritures saisies (elle ne génère aucune écriture de contrepartie et pour cause ! ) Elle provoquera également l'édition de la pièce comptable qu'il faudra garder en comptabilité.


A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre saisie en cours

217

LES ETATS COMPTABLES

218

RESTRUCTURATION DES IMPAYES

B U T

Le fichier des Impayés est un fichier "Extra Comptable" c'est à dire que nous ne l'avons pas intégré, par mesure de sécurité, aux écritures comptables.Cette précaution nous permet de gérer ce fichier en toute liberté.

Certaines factures peuvent rester impayées alors qu’il peut s’agir tout simplement d’erreur d’imputation dans les règlements (vous trouvez, dans la liste des factures créditrices, des soldes trop payés correspondant aux factures insuffisamment soldées).

Nous avons souhaité vous apporter une aide substantielle dans la seule mesure où nous pouvions réagir.

Partant du principe que votre fichier des impayés est un fichier « Extra Comptable » dans le sensque seules les écritures comptables font partie intégrante de la comptabilité, ce module exécute les contrôles suivants :

Pour chaque Client :

A - Calcul du solde comptable du compte Client à partir du fichier Ecritures Comptables.

B - Si le solde comptable du Client n’est pas équilibré (Total des Débits différent du Total des Crédits) aucune action n’est entreprise sur le fichier des Impayés de ce client

C - Si le solde comptable du Client est équilibré (Débits = Crédits), cela signifie que le compte client entier est soldé, cela signifie également que ce client ne peut pas avoir logiquement des impayés.

Partant de ce principe, nous allons visiter toutes les factures de ce client dans le fichier des Impayés du client. Toutes les factures qui ne sont pas soldées (en trop payé ou pas assez) nous les soldons d’office sans écritures comptables puisque celles-ci sont correctes et ne doivent pas être touchées.

Cette opération n’étant faite que sur ces comptes clients soldés, elle ne vous dispense pas de vérifier les états des impayés par rapport à l’état des factures créditrices.

I M P O R T A N T :

Avant d’utiliser ce module, il est important que vous lanciez d’abord le programme de solde automatique afin de solder les factures de quelques centimes.

220

EDITION JOURNAUX AUXILIAIRES PROVISOIRES

B U T

A tout moment vous pouvez, pour des besoins de pointage, éditer l’un ou totalité des journaux auxiliaires avec une sélection de n’importe quelle période. (liberté totale)

Cependant, des arrêtés fiscaux (par exemple règlement de la TVA) obligent le Service Comptable à arrêter les comptes tous les mois. Cette procédure a été appelée ici « Clôture FIN DE MOIS ».Sans entrer dans le dédale de la comptabilité, sachez que « clôturer » un mois cela signifie que toutes les écritures saisies pour ce mois considéré vont être centralisées sur des comptes collectifs et vont permettre d’effectuer les déclarations (dans notre exemple : la TVA encaissée ou remboursée).Comme ces écritures ont été recensées et déclarées définitives auprès de votre Cabinet Comptable, il faut les geler c’est à dire ne plus pouvoir les voir apparaître dans le prochain état de centralisation sinon, comme dans notre exemple, vous allez déclarer plusieurs fois la même TVA ce qui serait très grave pour votre trésorerie.Le module de « CLOTURE FIN DE MOIS » va éditer et générer les centralisations sur les collectifs.

En effet, les Journaux auxiliaires définitifs ne vont prendre que les écritures du mois comptable clôturé.

Pour vous être agréable et faciliter votre tâche, il vous sera possible d’éditer des « Journaux Etat de Contrôle » Ces états de contrôle n’ont aucune vocation comptable, ils ne vous serviront que pour vos pointages.

SELECTION JOURNAUX BANQUE, CAISSE, O.D., VENTES, Achats…

Sélectionner selon votre besoin. L'édition sans contrepartie permet d'obtenir un journal brouillard où seules les écritures sur les comptes apparaissent. La contrepartie du compte collectif (banque ou caisse) n'apparaît pas volontairement. Bien entendu ce type de journal n'est pas équilibré mais permet de connaître, par exemple, son fonds de caisse réel de la journée ou de la période sélectionnée.

DATE DEBUT .... DATE FIN ....

Etat Contrôle pour pointage : Aucune contrainte sur les dates. Contrairement à la clôture d’un mois, vous pouvez sélectionner plusieurs mois.

I M P O R T A N T xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Selon l’organisation comptable et les décisions qui seront prises par votre Chef Comptable ou Expert Comptable, ce système comptable offre la possibilité de continuer à saisir des écritures comptables sur un mois clôturé.Bien que très opposé à cette solution, cette disposition a été développée à la demande de notre Clientèle.

221

Si cette façon de procéder est mise en place dans votre Société, il y aura lieu de s’assurer, chaque mois, qu'aucune écriture n’ait pas été saisie pour les mois précédents. (tableau de bord)

Si cette façon de procéder est, comme nous le devinons, de clôturer un mois et ne plus revenir en arrière, il suffit de modifier le paramètre date exercice dans le fichier Société. (date du 1er jour du mois qui suit le mois clôturé). Ainsi plus aucune écriture ne pourra être saisie sur les mois précédents.

222

EXPORTATION DES ECRITURES COMPTABLES

BUT

La majorité des comptables acceptent, aujourd'hui, que leur client exporte, vers leur logiciel comptable, toutes les écritures comptables d'un mois. A l'aide de son logiciel, votre comptable pourra importer vos écritures sur son ordinateur. Il aura ainsi la photocopie de votre totale comptabilité. L'avantage de cette solution réside au fait qi'il n'y aura plus qu'à éditer les documents suivants en fin d'année fiscale

- les inventaires en quantité et valeur- les impayés- les factures créditrices

tous les autres documents officiels pourront être édités directement par votre comptable.

TYPES D'EXPORTATIONS

A ce jour notre logiciel permet d'exporter les écritures comptables vers les logiciels- CIEL- WINFIC- QUADRA- POMO

Si le logiciel de votre comptable est différent, il nous sera possible et gratuitement, de réaliser un nouveau module d'exportation compatible avec son logiciel

PRINCIPE

Chaque module d'exportation comporte les mêmes informations :DATE DEBUT ET FIN DE PERIODE

C'est la période comptable de transfert. En règle générale, on transfert toujours un mois entier. La date début étant le 1er du mois, la date fin étant le dernier jour calendrier du mois. (si le comptable préfère une période plus longue c'est tout à fait possible, la durée n'est pas bloquée)

JE ME LAISSE LA POSSIBILITE D'EXPORTER PLUSIEURS FOIS LES ECRITURESCette option est précieuse pour faire les essais avec votre comptable. Avec cette option le logiciel ne bloquera pas les écritures déjà exportées à votre comptable.Ensuite, lorsque vous vous aurez habitué à cette fonction, vous utiliserez l'option de blocage qui interdira d'exporter deux fois les mêmes écritures

JE VEUX EXPORTER LES JOURNAUX SUIVANTSA titre de conseil, il est prudent d'exporter tous les journaux afin que votre comptable ait vraiment la copie parfaite de votre comptabilité

VALIDATIONA la validation le logiciel va créer un fichier (au format texte TXT) qui va être rangé directement dans la racine C:\ de votre disque. Le nom du fichier change en fonction du type d'exportation. Vous trouverez le nom du fichier en bas de l'écran.

POSSIBILITES ET CONTROLES

Le logiciel possède son propre plan comptable et ses propres codes journaux. Il se peut que cela dérange votre comptable qui est habitué à toujours travailler avec les mêmes codes journaux et avec des comptes comptables spécifiques.

En cliquant sur le bouton Fichiers Journaux, le logiciel affiche, à gauche les journaux qu'il utilise, à droite vous pourrez modifier les codes journaux en fonction de la demande précise de votre comptable. Ce fichier reste en mémoire. Lorsque les écritures seront exportées, elles auront le code journal demandé par votre comptable (la conversion est automatique)En partie droite, tous les codes journaux devront être saisis (et devront être différents du code @@@@ qui signifie qu'il n'y a aucune correspondance)

223

En cliquant sur le bouton Conversion Export, le logiciel affiche, à gauche les numéros de comptes comptables qu'il utilise, à droite vous pourrez modifier les comptes comptables en fonction de la demande précise de votre comptable. Ce fichier reste en mémoire. Lorsque les écritures seront exportées, elles auront le compte comptable demandé par votre comptable (la conversion est automatique)En partie droite, tous les comptes comptables devront être saisis (et devront être différents du code @@@@ qui signifie qu'il n'y a aucune correspondance)

224

VERIFICATION

Si l'un des codes journaux est égal à @@@@ cela signifie qu'il n'a a aucune correspondance pour l'exportation. Le logiciel refusera de lancer l'exportationIl faudra donc modifier ce code

Si l'un des comptes comptable est égal à @@@@ cela signifie qu'il n'a a aucune correspondance pour l'exportation. Le logiciel refusera de lancer l'exportationIl faudra donc modifier ce code

APRES EXPORTATION

Copier le ficher texte (exemple XIMPORT.TXT) sur une clé USB (par simple copie coller) et remettre cette clé à votre comptable qui vous la rendra après utilisation.

226

CLOTURE D'UN MOIS COMPTABLE : FIN DE MOIS

BUT

Avant de clôturer un mois, il est IMPERATIF que vous ayez procédé à la saisie de toutes les écritures comptables d'un mois

Pour des raisons fiscales en cours d’exercice et pour clôturer l’exercice en cours, vous serez amenés à lancer cette procédure qui consiste en :

Arrêter les comptes de la comptabilité auxiliaire pour un mois donné (clôturer un mois comptable)

Edition d’un état récapitulatif des écritures transférées en comptabilité générale (cumuls débits et crédits de tous les collectifs mouvementés dans le mois). Ces écritures de comptabilité générale ne sont pas traitées par ce module, elles peuvent faire l'objet d'un additif à cette application.

Vérifier, en allant dans le Menu "INTERROGATIONS DIVERSES", puis en sélectionnant le "Tableau de Bord des Ventes", que le solde général du mois à clôturer est bien à zéro. (voir explication de ce Menu". Ce solde est impérativement à zéro si aucun incident technique ou matériel ne s'est produit durant toutes les opérations saisies dans ce mois comptable. En cas de solde différent de zéro, nous contacter car vous ne devez pas clôturer un mois qui n'est pas équilibré.

.

DATE… DU à DATE… AU

Cette sélection est importante puisqu’elle correspond aux dates de saisie des écritures dans le mois.Si vous clôturez un mois, n’oubliez pas de mentionner le 1er jour du mois (01) et surtout le dernier jour du mois du calendrier (31,30,29 ou 28) sinon vous risquez d’oublier des écritures enregistrées le 1er ou à la fin d’un mois.

CLOTURE FIN EXERCICE

Le fait d'avoir clôturer un mois, pour un exercice comptable en cours, n’empêche pas la possibilité de revenir sur un mois clôturé et saisir des écritures « oubliées ».

Cette possibilité n'est valable que si vous reclôturer, à nouveau, ce mois rectifié et que votre Chef Comptable ou Expert comptable en tienne compte pour les déclarations fiscales et de bilan.Si vous "modifiez" des écritures sur des années clôturées dans les bilans, notre responsabilité est totalement dégagée.

ETAT EN EDITION

Ce programme va lancer, sur l'imprimante "LASER" tous les états suivants :

- Journaux auxiliaires Banque- Journaux auxiliaires Caisse

227

- Journaux auxiliaires Opérations Diverses- Journaux auxiliaires Ventes- Journaux des Achats d'objets mis en Dépôt Vente- Le tableau de bord des collectifs- Et va effacer tous les cumuls entrées-sorties en stock.

Cette édition est très rapide, s'il vous faut 2 exemplaires, relancer la clôture.

228

EDITION DU GRAND LIVRE DES ECRITURES

B U T

Cette fonction permet d’éditer, à tout moment, la liste des écritures comptables contenues dans chaque compte Clients ou Fournisseurs d'objets en dépôt.Vous pouvez utiliser cette fonction pour tous travaux de vérification et pointage de vos comptes et surtout pour le Bilan car c’est un document comptable officiel.Vous aurez également à utiliser ce programme si vous éliminez les écritures de + 5 ans

SELECTION DU GRAND LIVRE

Vous pouvez, EXCLUSIVEMENT selon les souhaits de votre Chef Comptable ou Expert Comptable, choisir entre 2 options différentes pour le Bilan :

Avec historique complet (c’est à dire avec le détail de toutes les écritures depuis l’utilisation de cette application comptable. )

Avec le détail de toutes les écritures de l’exercice en cours (sélectionné) et avec le report à nouveau (en solde) des écritures antérieures à l’exercice (sélectionné)

Uniquement une seule feuille qui comportera le total général de votre grand livre (pour contrôles avec le Chef Comptable uniquement)

DATE DEBUT ET DATE FIN (exercice)

Pour le bilan, ce sera votre période de début d’utilisation de cette application jusqu'à la date de fin d’exercice comptable (exemple : 01 janvier 1955 au 31 décembre 1999 = de la date la plus ancienne possible jusqu'à la date de fin de votre exercice). En effet, il faut demander à votre système d’aller rechercher TOUTES les écritures anciennes sur vos fichiers sinon votre état sera erroné.

Pour vos pointages, c’est la période que vous souhaitez sélectionner

SELECTION DES COMPTES A PRENDRE EN COMPTE

Pour le bilan ce sont TOUS vos comptes qu’il faut sélectionner. Depuis le plus petit (en codification) jusqu’au plus grand (en codification) (4100001 à 4199999) pour les clients et(4000001 à 4099999) pour les Fournisseurs d'objets en dépôt.

Pour votre pointage ponctuel, vous choisissez les comptes que vous souhaitez

Nous nous permettons d'insister sur le fait que ce document est une pièce comptable qui vous sera réclamée par votre Service Comptable (et Expert Comptable) et vous sera réclamée pour tout contrôle de votre comptabilité.Ce document avec historique complet est à archiver soigneusement chaque année au même titre que les autres pièces telles que journaux fin de mois, factures, etc.. .

230

EDITION DES BALANCESEDITION TABLEAU BORD COMPTES COLLECTIFS

B U T

Cette fonction permet d’éditer, à tout moment, la liste des cumuls écritures comptables contenues dans chaque compte Clients et éditer, sur la même ligne les cumuls débit – crédit et le solde du compte. (c'est la balance carrée)Vous pouvez utiliser cette fonction pour tous travaux de vérification et pointage de vos comptes et surtout pour le Bilan car c’est un document comptable.Elle vous permet, en outre, d'éditer le tableau de bord des Ventes et Collectifs du mois ou d'une période ainsi que la Balance des Fournisseurs d'objets en dépôt.

SELECTION DE LA BALANCE

Vous pouvez choisir entre 3 options différentes :

Balance des comptes Clients Balance des comptes Fournisseurs d'objets en dépôt Tableau de bord des Ventes effectuées dans le mois ou sur une période

DATE DEBUT ET DATE FIN (exercice)

Pour le bilan, ce sera votre période de début d’utilisation de cette application jusqu'à la date de fin d’exercice comptable (exemple : 01 janvier 1955 au 31 décembre 1999 = de la date la plus ancienne possible jusqu'à la date de fin de votre exercice).En effet, il faut demander à votre système d’aller rechercher TOUTES les écritures anciennes sur vos fichiers sinon votre état sera erroné.

Pour vos pointages, c’est la période que vous souhaitez sélectionner

SELECTION DES COMPTES A PRENDRE EN COMPTE

Pour le bilan ce sont TOUS vos comptes qu’il faut sélectionner. Depuis le plus petit (en codification) jusqu’au plus grand (en codification) (4100001 à 4199999)

Pour votre pointage ponctuel, vous choisissez les comptes que vous souhaitez

Pour les comptes Fournisseurs (4000001 à 4099999)Pour les comptes collectifs, ils sont à 8 chiffres et commencent par le chiffre 1

231

SOLDE AUTOMATIQUE DE CERTAINES FACTURES

B U T

Pour quelques centimes d’écart en + ou en -, des factures peuvent se situer dans la liste des Impayés ou dans la liste des Factures créditrices.Ces modiques écarts proviennent essentiellement des écarts dans le calcul de la TVA entre le calcul de l’ordinateur et celui de votre Employé chez le Client.Il provient également du fait que le client « arrondisse » le montant de son règlement .Ces centimes constituent une véritable plaie pour les comptables qui doivent saisir deux écritures d’ O.D. pour solder chaque facture.Devant l’insistance de la demande, nous avons développé cette fonction. Nous vous demandons de vérifier ces écarts avant de lancer cette fonction. En comptabilité il est courant de dire « qu’un écart de un centime peut cacher de très gros écarts ». A vous de bien gérer votre comptabilité !Ce programme solde la facture par une écriture comptable, et libèrera les commissions qui seraient éventuellement bloquées par cet écart.

COMPTE COLLECTIF DE PERTE

C’est le numéro de compte collectif sur lequel vont être portées les écritures de « Perte » c’est à dire le montant de manque à gagner (le règlement est inférieur au montant de la Facture)

Il est obligatoire . Chaque Société étant libre de sa codification, nous ne pouvons pas le proposer automatiquement. Nous vous demandons de garder le compte 65800000

COMPTE COLLECTIF DE PROFIT

C’est le numéro de compte collectif sur lequel vont être portées les écritures de « Profit » c’est à dire le montant de gain (le règlement est supérieur au montant de la Facture)

Il est obligatoire . Chaque Société étant libre de sa codification, nous ne pouvons pas le proposer automatiquement Nous vous demandons de garder le compte 75800000

MONTANT MAXIMUM DU SOLDE A CLOTURER

Composer le montant maximum du solde (généralement 1 €)Le système réagit au-delà de 30 €

TOUCHE F 1 VALIDER

Un clic sur cette touche va valider votre saisie et générer les écritures soldant les factures dont le règlement serait supérieur au montant saisi dont le règlement serait inférieur au montant saisi

TOUCHE F 9 QUITTER

Un clic sur cette touche ou un clic sur le haut et droite de l’écran ( x ) permet de s’échapper de l’écran sans qu’aucune écriture soit générée.

233

INTERROGATION SITUATION D'UN COMPTE CLIENT

BUT

A tout moment et en temps réel, vous pouvez connaître la situation comptable d'un compte Client.

N° DE CLIENT

Composer le code client à consulter

SELECTION

TOUTES LES FACTURES = détail de toutes factures soldées ou non

FACT NON SOLDEES = détail uniquement de ce que doit le client, les factures totalement Payées n'apparaissent pas.

DATE DU AU

C'est la période sur laquelle vous voulez interroger un compte.N'oubliez pas que, plus vous remontez loin dans le compte, plus vous obtiendrez des renseignements intéressants

IMPRESSION SUR ECRAN OU IMPRIMANTE

Si vous utilisez l'imprimante, le document édité correspond à un relevé de compte. Il pourrait éventuellement être envoyé au client

235

EDITION FACTURES CREDITRICES

B U T

Pourquoi avez-vous des Factures Créditrices ?

Deux conditions peuvent intervenir pour rendre une facture créditrice :

Le client peut avoir trop réglé (le client à réglé un montant supérieur à la facture) Vous avez imputé un règlement sur une facture du client alors que le client réglait une autre. Dans ce

cas, vous vous trouvez avec la situation suivante : Une facture reste impayée, une autre est créditrice

Quand doit-on éditer cet état ?

Peut-être serait-il souhaitable de lancer une "RESTRUCTURATION des impayés" avant d'utiliser ce programme ?

A - Lorsque votre exercice comptable sera achevé, vous devrez éditer l’état des Factures Clients Créditrices de façon à ce que votre Expert comptable puisse vérifier vos comptes Clients

B - Avant de lancer les lettres de relances. En effet, certaines factures peuvent être impayées alors que ceci résulte d’une mauvaise imputation lors du règlement

DATES DU ... AU

Pour effectuer une vérification avant l’édition des lettres de relances, les dates sélectionnées devront être :

du : 01/01/1958 par exemple (date la plus éloignée dans le temps pour que toutes les factures anciennes soient prises en compte)

au : date du jour de l’édition (de manière à avoir tous les mouvements)

Pour le BILAN, ces dates seront :

du : 01/01/1958 (voir explication plus haut) au : Date du dernier Jour de votre Exercice Comptable à clôturer

TOUCHES IMPRESSION ECRAN OU IMPRIMANTE

Cette touche permet de valider votre saisie et de lancer, sur papier blanc, l’édition de l’état

TOUCHE F 9 QUITTER

Permet de quitter immédiatement l’écran sans aucune validation

COMMENT UTILISER CET ETAT ET POURQUOI FAIRE ?

Périodiquement et surtout avant de lancer la procédure d’édition des lettres de relances, il vous faut rapprocher cet état avec la liste des impayés par client.Toute anomalie dûe exclusivement à une erreur d’imputation du règlement sur une facture, devra être corrigée immédiatement par O.D. (Débit et Crédit sur le même Client mais en imputant la facture créditrice sur l’écriture Débit et l’autre facture impayée sur la ligne écriture Crédit)Cette opération vous permettra d’obtenir une gestion normale de vos comptes clients et de ne pas relancer à tord des clients qui auraient payé leurs factures

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EDITION DES IMPAYES SUR UNE PERIODE

B U T

Ce module permet d’éditer les impayés, classés par client, sur une période déterminée.

Pour le Bilan, cet état est nécessaire. Il doit être édité le dernier jour de l’exercice comptable c’est à dire après avoir enregistré les dernières informations du dernier mois comptable. Sinon, comme ce fichier est mis à jour en temps réel à chaque mouvement de facturation, des règlements de clients , d’enregistrements des impayés clients ou encore par les opérations diverses sur les clients, cette édition ne sera plus utile pour votre Chef Comptable.

DATE DEBUT DATE FIN

Pour le Bilan, la date début doit être la plus lointaine (début d’utilisation du système , exemple 01/01/1958)jusqu'à la date du dernier jour de l’exercice comptable.

Pour vos pointages ou besoins autres, ces dates sont libres.

Sachez toutefois que ce sont ces dates qui conditionnent les recherches des impayés. Toute date en amont ou aval de votre sélection ne sera pas prise en compte.Ces dates correspondent aux dates de factures saisies sur votre ordinateur (et qui sont impayées)

240

ETAT DES IMPAYES PAR DATE D'ANCIENNETE

B U T

Ce module va vous permettre d’éditer la liste de vos impayés classée par date d’ancienneté de facture.

Les deux dates qui vous sont demandées d’introduire correspond à la sélection que vous souhaitez.

Plus la date début est lointaine, plus le système recherchera dans le temps.

Toute date de facture impayée en amont ou en aval de votre sélection sera ignorée

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ETAT DES COMMISSIONS AUX VRP

Déroulement de cette fonction

L’édition de l’état prépaie des commissions doit se dérouler suivant un schéma immuable. Chaque phase des opérations que nous allons citer a son extrême utilité. Nous décrivons, ci-dessous les 4 phases obligatoires pour pouvoir gérer convenablement cette procédure

1 - Lancer la procédure « SOLDE AUTOMATIQUE »

Elle permettra d’épurer les factures impayées pour quelques centimes et qui vont bloquées les commissions , puis Restructuration des Impayés et, selon votre service comptable, l'édition des Factures Créditrices

2 - Suite à édition des Factures Créditrices

Corriger, s'il y a lieu, les erreurs d'imputation de règlements

3 - Lancer l’édition de l’état Définitif

Automatiquement toutes les commissions à payer disparaissent définitivement. Il ne vous plus possible de rééditer cet état par mesure de sécurité

4 - Lancer l’édition des Impayés par VRP (2 fois)

Il est impératif d’éditer cet état car il accompagnera l’état définitif qui sera remis au Salarié. Le double sera conservé par le service PAIE. Cet état doit être immédiatement édité avant TOUTE autre saisie sinon il risque d'être périmé très rapidement.

Une fois l’édition de l’état Définitif achevé, TOUTES les commissions à PAYER disparaissent (sont considérées comme réellement payées) Il ne sera plus possible de revenir en arrière.

BUT

Ce module va vous permettre de visualiser ou d’éditer l’état définitif des commissions VRP

Chaque Société ayant sa propre organisation commerciale et des périodicités de calculs de paie différentes, nous ne pouvons pas vous conseiller sur la meilleure formule à adopter.Cependant, quelques explications sur le principe de calculs du système permettront de vous apporter les réponses aux questions que vous êtes en droit de vous poser.Nous avons vu, dans la saisie d'une facture, que vous disposiez de 2 grandes possibilités :

le Salarié n’est jamais commissionné (c’est fort simple, le taux de commission est à zéro) le Salarié est commissionné sur ses démarches commerciales

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Si le Salarié est commissionné

le Salarié est commissionné sur l’encaissé. Cela signifie que pour être commissionnée, la facture émise doit être intégralement payée par le Client. En cas d'impayé, la totalité de la commission est récupérée (à déduire), il en est de même pour les avoirs dont la facture a été payée en commission.

COMMISSION SUR L’ENCAISSE

La commission n’est acquise et payable que lorsque la facture est soldée (payée par le Client)

Si une commission a été payée (réellement) au salarié et que, pour une raison précise vous vous voyez dans l’obligation d’annuler la dite facture par un avoir, automatiquement le système va déduire et récupérer la commission versée à tord. Cette commission sera inscrite la colonne à déduire.

Si une commission est versée (normalement car la facture était soldée) et qu’un incident de paiement intervient dans le règlement sur client (impayé), cette commission est déduite et récupérée.

Si une commission a été déduite et que la facture soit soldée le mois suivant, la commission redevient exigible et payable pour le salarié

Votre travail quotidien vous permet de saisir en temps réel les factures et les règlements, ce qui met à jour les calculs de commissions.Tout ce qui est saisi rentre dans les commissions, aussi bien les factures que les règlements. C’est important de le savoir afin d’éditer cet état le moment propice.

IMPORTANT :

Avant de lancer ce module, pensez que certaines factures peuvent être en état d’impayé pour quelques centimes (arrondi de TVA) . Les commissions sur l’encaissement resteront bloquées même pour ces quelques centimes d’impayés. Alors, pensez, avant d’éditer l’état définitif, de lancer le module « SOLDE AUTOMATIQUE » qui va solder comptablement les dites factures impayées. (voir Solde Automatique)

SORTIE SUR ECRAN ou SUR IMPRIMANTE

Vous pouvez visualiser sur l’écran la simulation du calcul définitif des commissions.

ETAT DEFINITIF OUI ou NON

NON = L’état visualisé est toujours NON définitif, sinon, si vous avez utiliser l’option Imprimante, cela signifie que l’état ne sera pas définitif (permet de procurer un double pour votre service PAIE)

OUI = Seulement que si l’option imprimante a été retenue. L’état sera définitif et les commissions à payer disparaîtront (c’est normal) Pensez à éditer immédiatement les impayés par VRP

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CODE VRP

A ne saisir exclusivement que pour la visualisation écran. Inutile et inexploité pour l’édition sur l’imprimante

TOUCHE F 1 VALIDER

Permet de valider la saisie et lancer la fonction

TOUCHE F 9 QUITTER

Permet de quitter immédiatement l’écran de saisie sans rien valider

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SUPPRESSION DES FACTURES ET ECRITURES > 5 ANS

BUT

Rassurez-vous immédiatement, le titre est mal choisi.Que se propose de faire ce module ?

- Après s'être assuré que le Grand Livre détaillé complet ait été édité pourl'année A -5 (exemple en 1999 c'est le grand livre arrêté au 31/12/1994 si vous travaillez en année civile complète). S'il n'a pas été édité et archivé il faut l'éditer avant de lancer l'opération sinon vous risquez de graves problèmes en cas de contrôle de votre comptabilité.

- Avoir procédé à une copie de sécurité de toute votre base de données

- Avoir fait arrêter tous les postes de travail, seul le serveur reste en fonction.

- Après avoir saisi le code secret qui vous sera communiqué à l'achat de cette application

Alors le programme pourra effectuer les actions suivantes :

TOUS LES MOUVEMENTS ANTERIEURS ET EGAUX AU 31/12/1994 (pour reprendre notre exemple plus haut) VONT ETRE ANALYSES :

- Toutes les factures soldées et impayés soldés vont disparaître- Toutes les écritures comptables relatives aux Clients (comptes 41) et dont les

factures sont soldées vont se cumuler sur une ligne "Totaux Antérieurs" (qui correspond à report à nouveau) et cette ligne portera pour date le 1er du mois de janvier de l'année suivante (dans notre exemple : 01/01/1995)

- Toutes les écritures dont les factures ne sont pas soldées resteront dans l'état c'est à dire inchangées. C'est ce que l'on appelle l'explication du solde.

- Les écritures portant sur les collectifs (Trésorerie, Tva, Ventes, etc..) vont se cumuler, mois comptable par mois comptable, sur une seule ligne par compte et par mois. Ceci permettra de pouvoir conserver les interrogations avec graphisme en camemberts.

Nous répétons à nouveau que toutes les sécurités annoncées plus haut sont à respecter à la lettre. Il nous sera impossible d'intervenir sur vos fichiers si aucune copie de sécurité n'a été faite et si vous modifiez volontairement les paramêtres de l'année - 5.N'oubliez pas qu'après ce traitement, il ne sera plus possible de revenir en arrière sur toutes les écritures supprimées définitivement.

246

VOTRE NUMERO DE VERSION DU LOGICIEL

Ce logiciel est appelé à évoluer, c'est à dire que d'autres possibilités pourront venir agrémenter les possibilités de cette application.

Sur notre site Internet il sera possible de télécharger directement certaines versions de mise à jour.D'autres versions de mise à jour nécessiteront, pour certains d'entre vous, la nécessité de nous demander un cd-rom spécial de modifications.Ces modifications spéciales (modification importante dans la structure de la base de données) seront bien entendu gratuites pour nos clients ayant souscrits à un abonnement de contrat de maintenance.Pour les autres, il sera proposé un prix forfaitaire pour l'envoi de la nouvelle version.En cas de refus, ces clients ne pourront plus bénéficier des nouveautés que nous ne manquerons pas de développer.Le texte sur l'écran est, nous l'espérons, suffisamment explicite.

.Cliquez sur la 1ère ligne écran ( ? à visiter)

.

247

Cliquez après sur le bouton SUITE -

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LE FICHIER DES TAUX D'ASSURANCE

NOUVEAUJusqu'à la version 18, le logiciel ne gérait qu'un seul taux d'assurance destiné aux matériels roulants.Avec l'arrivée de nouveaux utilisateurs, cette limite ne correspond plus à votre métier notamment les magasins de location de matériel de Travaux Publics.Pour satisfaire nos clients utilisateurs, nous avons convenu que chaque matériel "du type Location"devra obligatoirement avoir un code "Taux d'Assurance"Ce taux, bien entendu, peut être à O %, ce qui signifie que le client n'aura aucune facturation d'assurance sur ce matériel .Ensuite, ce fichier a pour avantage de pouvoir changer un taux d'assurance sans avoir à modifier toutes les fiches Articles correspondantes à ce taux d'assurance.

Le fichier se présente de la même façon que nos autres fichiers, à savoir(les informations sont données à titre d'exemple)

NOUVEAUPour pouvoir créer un nouveau Taux d'Assurance

MODIFIERPour pouvoir modifier un Taux d'Assurance déjà créé

SUPPRIMERPour pouvoir supprimer un Taux d'Assurance déjà crééLe logiciel refusera de supprimer le code 99 qui est réservé au systèmeLe logiciel refusera de supprimer un code qui est lui-même affecté à un matériel(exemple : si vous voulez supprimer le code 1 Taux à 5 % alors qu'un article location

comporte ce code taux, le logiciel refusera la suppression sinon cet articlelocation serait relié à un taux qui n'existe plus)

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CODELe code est obligatoire sur 1 à 4 caractères (numériques et / ou alphabétiques)

DESIGNATIONObligatoire, elle vous permettra de distinguer les différents types de taux

TAUXC'est le taux d'assurance qui doit être facturé

.

ACCORD DE LICENCE

Concession de licence--------------------------------- INFORMATIC & @NET ci-après dénommé "IENET" vous autorise à utiliser un exemplaire du programme du logiciel ci-inclus, sur un seul terminal connecté à un seul ordinateur (à savoir une seule unité centrale) pour la version monoposte ou sur plusieurs terminaux à la fois dans la version multipostes et ceci sur un seul point de vente en réseau local.

Propriété--------------------- "IENET" dispose de tous les droits d'auteur (définis par la loi du 1er Juillet 1992) sur le logiciel et sur toute copie autorisée dans le cadre de la présente licence. Vous prendrez en conséquence toutes les mesures nécessaires à la protection desdits droits. Vous pouvez soit (a) faire une copie du logiciel uniquement à des fins de sauvegarde ou d'archivage, soit (b) transférer le logiciel sur un support unique à condition de conserver l'original à des fins de sauvegarde ou d'archivage. Le prêt, la location ou le transfert du logiciel à un autre utilisateur est strictement interdit. Toute duplication de la documentation ou des cd manuels accompagnant éventuellement le logiciel est strictement interdit. Un numéro de licence correspond à un seul utilisateur, propriétaire de la documentation et du cd d'installation originale.

Durée, résiliation--------------------------- La présente licence est consentie pour une durée indéterminée sous réserve des dispositions suivantes: Tout manquement de votre part aux termes et conditions de la présente licence conférera à "IENET" la faculté de résilier automatiquement la présente licence sans préavis et sans préjudice des autres recours dont pourra disposer "IENET". En cas de résiliation, vous vous engagez à retourner à "IENET", sans délai et sur simple demande le logiciel et sa copie de sauvegarde

Contrat de Maintenance et Télé assistance----------------------------------------- Un contrat de maintenance et télé assistante est proposé à l'utilisateur. La souscription à ce contrat donne droit à une télé assistance téléphonique, à la gratuité des améliorations apportées au logiciel. Ce contrat est souscrit pour une période d'un an que l'utilisateur pourra reconduire ou non. Si l'utilisateur souhaite ne plus souscrire au contrat, il ne pourra plus avoir accès à la télé assistance ni aux améliorations du logiciel.

Garantie et responsabilité------------------------------------ "IENET" garantit que le logiciel répond aux fonctionnalités prévues dans les descriptifs publiés par elle concernant le logiciel, dans un environnement dans lequel il à été prévu. En cas de modification de cet environnement indépendant de la volonté de "IENET", ou en cas d'utilisation non conforme au manuel d'utilisation du logiciel, la présente garantie ne s'appliquerait

plus. Au cas où cette garantie s'applique, elle est expressément limitée à la mise en conformité du logiciel, ou au seul choix de "IENET", au paiement d'une indemnité qui sera au plus égale au prix public conseillé pour la licence d'utilisation du logiciel concerné, à l'exclusion de toute autre indemnité, quelle qu'elle soit. La présente garantie s'applique pour une durée d'une année suivant la date d'acquisition et est conditionnée au retour dans les trente jours du cd d'installation et d'une lettre comportant votre numéro de licence. Il est précisé que l'utilisateur doit, en fin de chaque journée d'utilisation du logiciel, procéder à une sauvegarde du répertoire contenant le logiciel et la base de données, le tout, sur un support différent chaque jour (1 support par jour dans la semaine). "IENET" ne pourra pas être tenue pour responsable d'un manque de la part de l'utilisateur qui n'aurait pas effectué régulièrement la sauvegarde et qui aurait perdu l'ensemble de ses données. "IENET" insiste pour que chaque ordinateur utilisant le logiciel soit protégé par un onduleur. Ce matériel permettant de limiter les problèmes dûs à des fluctuations de tension électriques ou d'arrêt d'alimentation électrique. D'autre part, en cas d'utilisation d'un "hub" en mode réseau interne, ce boitier "hub" doit être impérativement protégé par l'onduleur.

Nonobstant ce qui précède, "IENET" ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de quelque dommage, direct ou indirect, causé à vous même ou à un tiers, notamment, à titre purement indicatif et non limitatif, les manques à gagner, dépenses, pertes de logiciel, détérioration ou pertes de données, détérioration ou pertes de matériel supportés par vous ou par un tiers, y compris les frais de récupération de telles pertes ou détérioration. �

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