bienvenue au colloque co-organisé par en partenariat avec

Bienvenue au

Colloque co-organisé par

en partenariat avec

INTRODUCTION

Dr Marc BREMOND

Conseiller URML Rhône-Alpes

Table Ronde

QUELS SONT LES FREINS AU DÉPLOIEMENT DES OUTILS ?

Animateur : Dr Jacques CATON

URML Rhône-Alpes

Contrat DéMO : Contrat de Déploiement et de Mise en Œuvre du DPPR.

Dr Fadila FARSI Responsable Action Accompagnement DPPR/SISRA

Réseau Régional de Cancérologie

Système d’Information de SantéSystème d’Information de Santéde la région Rhône-Alpesde la région Rhône-Alpes

L’e-santé au service du patient

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008SISRA-accompagnement du changement

Pourquoi un accompagnement des professionnels de santé dans l’appropriation des outils SI ?

Ou que faire pour que des outils SI considéré comme utiles et utilisables par les acteurs soient réellement utilisés


Demande +/- clairement exprimée et/ou évolution des métiers et des technologies

Analyse du besoinréel

Développement d’outils adaptés

diffusion utilisation

De la conception des outils à leur utilisation en pratique Analyse des étapes Schéma théoriqueSchéma théorique adapté de Clinical research continuum Sung et al, JAMA 2003;289:1278-86


Les valeurs défendues en Rhône-Alpes

Non intrusion dans les choix informatiques des utilisateurs:

intégration aux outils locaux

Implémentation par les professionnels du terrain:

séminaires régionaux

Adaptation à toutes les pathologies: contenu pluridisciplinaire et multi pathologique

De la conception des outils à leur utilisation en pratique : Les grands principes encadrant la création des outils SISRA


Communicationetdiffusion

Observation et analyse des freins et des leviers

utilisationMesures d’accompagnement

Retours du terrain (pilotes) et des équipes de diffuseurs : FAQ ++ Analystes extérieurs :

• Étude Patrick Castel (2006) : image avant gardiste mais problème des responsabilités, des coûts minimisés; des acteurs cibles oubliés, difficultés sur partage (habilitation, contenus partageables, leur structuration), craintes concernant l’accès et la sécurité • Étude Philippe Nabet (jan.mars 2008) : difficulté concernant l’habilitation, difficulté de communication au patient….besoins de formation

De la conception des outils à leur utilisation en pratique : le suivi et l’enseignement des phases pilotes


L’utilisation du Dossier Patient Partagé et Réparti

Le DPPR n’est pas en retard:

200 000 patients avec dossier et 2M de pièces référencées

Mais il tarde à entrer dans la pratique professionnelle: Hyperpolarisation de son alimentation autour des gros ES:

98% des pièces poussées par les CHUs et le CRLCC pour 50% des prises en charge de la région

Découragement des utilisateurs après des recherches infructueuses dans le DPPR

< 600 PS ont accédé au DPPR avec succès

Lourdeur de la procédure d’habilitation (recueil et saisie des droits d’accès du patient):

4 500/94 000 PS sont habilités à consulter un dossier 4,2% des dossiers comportent des habilitations

Manque d’anticipation et de pluridisciplinarité dans la décision et la mise en œuvre du projet DPPR au sein des établissements

absence de mobilisation des interlocuteurs représentatifs de la médecine de ville au niveau local

De la conception des outils à leur utilisation en pratique : le suivi et l’enseignement des phases pilotes


Pourquoi un contrat avec les établissements de santé?

Clarifier les rapports entre SISRA et les ES (tâches, responsabilités)

Améliorer la qualité générale du service rendu

Proposer une méthodologie de gestion de projet « stratégies gagnantes » (Fiches Actions en annexe du contrat)

Négocier un échéancier

Négocier des objectifs autour de ratios identiques pour tous

Communiquer sur les aides prévues au dispositif d’accompagnement du changement.

De la conception des outils à leur utilisation en pratique : la contractualisation comme mesure d’accompagnement


Phasage du projet DPPR au sein des établissements de santé

Phase 0: Avant-projetPhase 0: Avant-projet Phase 1: ConnexionPhase 1: Connexion Phase 2 : Généralisation, suivi et évaluation de

l’utilisationPhase 2 : Généralisation, suivi et évaluation de l’utilisation

ContratDéploiement

Avenant sur objectifs (ratios)

1ère information référencée sur le DPPR d’un « vrai » patient1ère habilitation saisie sur le DPPR d’un « vrai » patient

Ratio 1 « alimentation »

Ratio 3 « habilitation et communication »

PV de service régulier (ratios)

Indicateurs quantitatifs:

Documents:

100%

0%

Evolution des indicateurs

Etat des indicateurs

Financements: 15 K€ ?

Ratio 2 « exhaustivité »

≤ 2 ans après signature du contrat

Visite ARH

Visite ARH

De la conception des outils à leur utilisation en pratique : l’échéancier type dans DéMO


Le dispositif d’accompagnement du changement

FORMATION COMMUNICATION

- E-Learning sur Internet (2008)

- 2 modules de formation (2009):

- « utiliser le DPPR et savoir le

présenter aux patients »

- formation de formateurs

- Animation de réunions sur site (CME, réunions de bassin…)- Plan d’actions communication interne et externe des ES- Retours statistiques individuels- Réunions utilisateurs (info / les pairs)- www.sante-ra.fr

DOCUMENTATION AIDE / SUPPORT

- Contrat + annexes « boîte à outils »- Affiches et tracts papier et en ligne- Procédures et formulaires harmonisés

- FAQ en ligne- Hotline (messagerie + tél.) (2008)- Apports méthodologiques sur retours d’expérience

De la conception des outils à leur utilisation en pratique : la communication sur les mesures d’accompagnements prévues dans DéMO


Pourquoi un contrat avec les établissements de santé?De la conception des outils à leur utilisation en pratique : Des indicateurs ambitieux pour clarifier les objectifs réels/ 2 INDICATEURS DE MOYENS

La diffusion rationnelle du DPPR sur la région Rhône-Alpes nécessite de s’appuyer sur les flux d’adressage de patients constatés entre les structures de santé du territoire.

L’établissement s’engage à fournir à SISRA le nombre de patients :qu’il transfert chaque année vers chacune de ses principales structures d’adressage,qu’il accueille chaque année suite à un transfert en provenance de chacune de ses principales structures d’amont

L’établissement a un rôle à jouer auprès de ses personnels, des autres structures sanitaires, ainsi que des acteurs de la médecine de ville de son territoire de santé: il communique sur le DPPR afin d’accroître la diffusion et l’utilisation du dossier.

Annexe 7 de DéMO: Plan de communication interne et externe.


Pourquoi un contrat avec les établissements de santé?De la conception des outils à leur utilisation en pratique : Des indicateurs ambitieux pour clarifier les objectifs réels/ 4 INDICATEURS DE RESULTAT

Le DPPR est le dossier de tous les rhônalpins. Dans la mesure du possible et dans l’intérêt de la personne, il est systématiquement proposé à tous les patients de l’Etablissement.

« Nombre de DPPR alimentés » + « Nombre de DPPR refusés par les patients» / « Nombre de nouveaux patients pris en charge »

Le DPPR est un dossier maximum : l’Etablissement vise l’exhaustivité des informations référencées dans le DPPR, lorsque le patient ne s’y oppose pas.

« Nombre de types d’information du DPPR alimentés » / « Nombre de types d’information du DPPR présents dans le dossier informatisé interne de l’Etablissement que le connecteur est capable de référencer dans le DPPR »,

Le DPPR a vocation à accélérer le partage d’informations de santé. Délai moyen entre la « date acte » et la « date référencement » DPPR.

Le DPPR, pour être utile, doit être accessible à tous les professionnels de santé intervenant dans le parcours de prise en charge du patient, avec l’accord de celui-ci. Pour ce faire, l’Etablissement recueille et saisit les habilitations des patients et communique sur le DPPR sur son territoire.

« Nombre de pièces créées par l’Etablissement ayant été consultées » / « Nombre de DPPR alimentés par l’établissement »


La diffusion du contrat de déploiement et de mise en œuvre du DPPR

Forte cohésion des acteurs institutionnels de la région (ARH, URCAM, URML, CR, CISSRA)

Restitutions d’études réalisées auprès des potentiels utilisateurs pour faire émerger les leviers et concernant l’appropriation des outils d’information

Intégration du contrat (y compris objectifs) au CPOM des ES

Volonté d’inclure les acteurs de la ville dans la démarche contractuelle (phase 2), et intégration de la réforme (loi HPST) avec un objectif de renforcer l’animation d’un accompagnement par territoire de santé et promotion de ZEPRA dans les échanges.

Prévision de contreparties financières sur des objectifs territoires

De la conception des outils à leur utilisation en pratique : Plusieurs leviers identifiés en Rhône-Alpes


Équipe Accompagnement du changement SISRA

Juliette BallesterosMathieu DoerfflerHervé Spacagna

Fadila Farsi

Référents ACC comité de pilotage SISRA

Marc Brémond (URML-RA)François Boschoff (URCAM-RA)

[email protected] Léon Bérard

28 rue Laennec 69373 Lyon cedex 08

http://www.sante-ra.fr

mailto:[email protected]

http://www.sante-ra.fr/

Table Ronde

QUELS SONT LES FREINS AU DÉPLOIEMENT DES OUTILS ?

Animateur : Dr Jacques CATON

URML Rhône-Alpes

Le document de synthèse SOCLE

Docteur Frédéric COSNIER

Document de synthèse SOCLE

Travail d’un groupe de médecins réunis par l’URML Rhônes Alpes.

Contribution de la médecine libérale au projet de développement de la plateforme SISRA

Proposition d’un modèle pour élaborer une synthèse d’observation clinique SOCLE

CONCEPTION DU SOCLE

Voir dans un cadre structuré :Voir dans un cadre structuré :

Informations concernant l’histoire médicale du patient

Contexte de vie du patient (utile à la prise en charge)

COMPOSITION DU SOCLE

IDENTIFICATION DU PATIENT

PROBLEMES EN COURS

ETAT IMMUNITAIRE FACTEURS DE RISQUE

EXAMENS COMPLEMENTAIRES

TRAITEMENT EN COURSANTECEDENTS

ANTECEDENTS

Problèmes en cours

Désigne les problèmes médicaux

- pris en charge (exploration, surveillance, traitement)

- simplement connus Pathologiques ou non (grossesse,

ménopause, tabac alcool …)

Attributs des problèmes en cours

Date de début Note (détails) ALD ou non Facteur de risque ou non

ANTECEDENTS

Problèmes résolus

Problèmes ayant une date de fin

Tout problème en cours ayant une date de fin devient un ATCD

Diabète, hypertension etc… ne sont pas des ATCD

TRAITEMENTS EN COURS

Ensemble des traitements délivrés au patient Médicaments (CIP arborescence ATC) Appareillage (LPPR) Prestations paramédicales (NGAP CCAM)

Articulation avec les services du Web médecin

ETAT SOCIAL

Éléments importants de l’état social pouvant influencer la prise en charge

Nomenclature?

Etat immunitaire

Etat des vaccinations

Date des rappels prévus ou de fin de validité

Etat des conversions sérologiques

Examens complémentaires

Examens complémentaires demandés dans les 12 mois précédents la rédaction

Articulation avec les services du Web-médecin à prévoir

Ordre chronologique et ordre structuré par l’arborescence de la NABM

Facteurs de risques

Problèmes en cours et ATCD qui constituent des facteurs de risque car ils conditionnent la décision médicale.

Facteurs de risques familiaux

AUTEUR DU SOCLE

Il semble logique que l’auteur du SOCLE soit le médecin traitant

Certains spécialistes du groupe de travail ont souhaité pouvoir intervenir sur cette synthèse.

FONCTIONALITES DU SOCLE

Création

Mise à jour

Exploitation

FONCTION : création

Fonction intégrée au logiciel de gestion de dossier patient

-> Fenêtre d’identification du patient -> Recherche des coordonnées d’identification

proposées le serveur régional d’identification (STIC) et enregistrement de ces coordonnées pour accès direct ultérieur.

->Apparition de l’écran SOCLE (7 fenêtres), vides ou renseignées par les données importées du dossier patient.

FONCTION : création

Renseignement de chaque fenêtre et/ou correction des données importées du dossier patient

Utilisation des classifications pour tous les domaines d’informations.

Pour les symptômes, syndromes et maladies, la classification utilisée doit permettre un transcodage en cim10

FONCTIONS : mise à jour

Une date de création/mise à jour est attribuée à chaque fenêtre

Chaque mise à jour est enregistrée dans le logiciel de gestion du dossier patient et sur le serveur régional.

FONCTIONS AVANCEES

Présentation dynamique des données (par ordre chronologique, par code, dans l’arborescence des classifications)

Mise en lien avec les bases de connaissances

Mise en lien avec des documents hébergés sur le serveur d’autres acteurs (hôpitaux, réseaux de soins..)

Nécessité de codage et de transfert de fichiers structurés (xml par exemple)

Remarques concernant le codage des problèmes et ATCD

3 souhaits concernant le codage3 souhaits concernant le codage

- Disposer d’un transcodage des systèmes proposés dans les logiciels de gestion de dossier patient vers la cim10. (glossaire perso, AMM, DRC, CISP) ; le terme de la cim10 est souvent inutilisable seul

(autres tumeurs bénigne de la peau D23)

- Disposer d’un thésaurus des termes de la médecine pour trouver la correspondance cim10 (aponévrosite plantaire, dermatofibrome)

- Disposer d’un représentation pour situer le terme retenu dans l’arborescence de la cim10

L’usage d’un système d'unification de la langue médicale est souhaité.

EXEMPLES de fonctions possibles

CHU de Grenoble

Compte rendu opératoire

Indication : Fracture de rotule droite

(cim10 S82.0) Etc…….

Envoyer un message à l’auteur

CONSULTATION

SOCLE est hébergé sur le serveur dédié à la médecine de ville

SOCLE est consultable sur la plateforme SISRA

PLATEFORME SISRA

LES FREINS

La structuration actuelle des dossiers patients informatisés

La méconnaissance et la non utilisation des classifications (y compris pour les pathologies)

La charge de travail supplémentaire

LES ATIM

Assistants Techniques d’Information Médicale

Dispositif expérimental. SOCLE = charge de travail supplémentaire pour le médecin

ATIM pour accompagner le médecin dans la production et le partage du SOCLE

ATIM pour aider le médecin à faire évoluer et rendre compatible son système d’information.

8 ATIMS formés

Formation initiale 170 h

2 mois Alternance Formation Cabinets

médicaux

Travail en situation 6 mois

8 ATIMS formés

Introduction aux systèmes d’information en Santé

Connaissance des différents aspects du système d’information médicale partagée

Systèmes de structuration, d’indexation et de classification des activités médicales en médecine de ville

Analyse des données et transmission au patient

Connaissance de l’informatique (cabinet / plateforme d’échange de données régionales)

ATIMS déployés

Cabinets libéraux de LYON et ANNECY (volontaires)

De décembre 2007 à Mai 2008

Fonction des ATIMS

organiser et structurer des informations médicales selon le modèle du SOCLE,

recueillir l’approbation du patient et du médecin

transférer dans la base de données libérale régionale les éléments de cette synthèse.

Les difficultés initiales

Manque d’information aux médecins

Pb de dossiers dont la structuration est différente du SOCLE

Pb de temps pour s’occuper des ATIM

Pb d’ordre matériels (salle, ordinateur etc..)

Les réalisations « ATIM »

1 300 DMP/DPPR créés

400 Médecins correspondants habilités et informés

300 Synthèses préparées en appliquant la démarche SOCLE

Poursuite de l’expérimentation

Faire évoluer la fonction des ATIM vers

l’accompagnement au changement dans les cabinets médicaux

Audit des systèmes d’information

Communication auprès des médecins

Formation auprès des secrétaires

Développement des compétences