Bien choisir son logiciel de paie

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Editorial : Un, deux, trois ... PAIE ? Partez !

Gagner en fiabilité et en sérénité pour la gestion de sa paie Le témoignage du groupe Rose

Champions d’Europe… du coût du bulletin de paie

Un épineux sujet de droit

Résoudre la complexité de notre système de cotisations L’avis du consultant Lucien Brossard

Huit points clés pour bien choisir un logiciel de paie

La solution Sage Paie & RH Génération i7

Quizz & Audit Express

Glossaire

Sommaire

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Editer des bulletins de paie, l’entrepreneur devrait avoir de bonnes raisons d’en rêver, au moment de la création de sa société. Car l’opération symbolise sa réussite, avec l’embauche des premiers salariés. Mais la réalité le rattrape rapidement. Car la France occupe le 116e rang sur 146 pour sa complexité administrative (*). Et serait la championne d’Europe de la complexité des bulletins de paie (**), avec une créativité du législateur qui ne se dément pas : une centaine de nouvelles règles sociales voient le jour chaque année.

Il y a donc deux défis : celui de la productivité, et celui de la conformité des bulletins de paie (***)! Souvent, l’entreprise tente d’abord de les relever de façon

artisanale, en faisant appel aux compétences d’un associé, et en utilisant de simples feuilles de calcul pour gérer la paie, la formation, les congés. Les limites, rapidement rencontrées, amènent naturellement la question de l’équipement en logiciel de paie.

Comment bien choisir sa solution de paie ? Elle devra être simple à utiliser mais puissante et évolutive, en fonction du nombre de salariés à traiter, mais aussi des mises à jour réglementaires et techniques – transmission dématérialisée des données sociales, compatible avec la Déclaration Sociale Nominative, etc. – qui ne manqueront pas de se produire.

Surtout, elle peut être considérée comme la première pierre de l’édifice encore plus ambitieux de la Gestion des Ressources Humaines (GRH), avec la gestion des carrières, des compétences. De ce fait, elle donnera le tempo de la relation sociale que vous voulez instaurer avec vos collaborateurs. Pour vous aider à bien choisir la solution qui vous convient, nous allons passer en revue dans ce guide les avantages concrets de l’utilisation d’une solution de gestion de la paie. Nous vous proposerons également le témoignage de consultants qui assistent les PME, et celui d’entreprises ayant franchi le pas. Enfin, nous vous présenterons en quelques lignes les points clés de la solution Sage.

Bonne lecture.

Patrick ReboulDirecteur Marketing OpérationnelSage, Division SMB

(*) Source Forum Economique Mondial (**) Source ADP (Etude mondiale 2014)(***) En janvier 2014, plusieurs médias dont Europe 1, ont révélé que les deux tiers des bulletins édités en France en décembre 2013 étaient erronés, suite à la modification des règles sur la réintégration de la part salarié de la complémentaire santé dans le net imposable.

Un, deux, trois… Paie ? Partez !

EDITORIAL

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Créée en 1949 par Lucien Rose et pérennisée depuis par Michel Rose, l’entreprise familiale est impliquée dans la gestion de ses 160 collaborateurs. « Les métiers sont durs, c’est important que les gens soient biens » explique d’emblée Céline Fougère, Responsable de la comptabilité du Groupe Rose. Avoir Sage Paie & RH dans son équipe est un argument de poids en faveur du bien-être de tous… et de la sérénité du service comptable !

« Je suis devenue au fil des temps et de mes fonctions successives une experte des logiciels de gestion Sage ». Céline Fougère a connu un certain nombre d’entreprises, certaines qui avaient choisi Sage et d’autres non, avant d’arriver chez Rose en 2007. Pour elle, il n’y a pas photo.

Quand je vois par exemple que l’on peut fermer un journal non équilibré sur d’autres logiciels, je me dis que Sage a vraiment tout compris .

En arrivant au sein du Groupe Rose, la responsable de la comptabilité s’est trouvée en pays de connaissance. L’entreprise est en effet équipée de pas moins de 9 solutions Sage (comptabilité, gestion commerciale, immobilisations, trésorerie, moyens de paiement, paie, liasses fiscales, ligne pilotée paie et ligne pilotée comptabilité). La fiabilité des solutions, la disponibilité de l’assistance en ligne et quelques péripéties mémorables ont forgé une relation extrêmement sereine entre le Groupe Rose et Sage.

Grâce à sa proximité avec les PME, Sage développe un logiciel intuitif. Les améliorations fonctionnelles régulières, issues des retours clients, apportent de réels bénéfices aux utilisateurs. Simplicité des mises à jour, utilité pratique des fonctions : tout est pensé pour gagner en efficacité.

Pour répondre aux demandes souvent urgentes de nos salariés et aux aléas de multiples situations professionnelles, il est précieux de pouvoir éditer en temps réel les duplicatas de bulletins de salaire et les attestations dans un environnement multisociété. Et nous apprécions en ce moment la facilité de mise à jour du plan de paie.

Des bulletins de paie sous 3 conventions collectives différentes

« CDI, apprentis, contrats de professionnalisation, commerciaux et 3 conventions collectives différentes : établir les bulletins de paie est un exercice qui réclame une extrême rigueur », précise Céline Fougère. Sage Paie & RH accompagne le Groupe Rose sans accroc, avec en plus la personnalisation de l’intitulé des rubriques pour un maximum de pédagogie.« Si nos collaborateurs attendent d’abord qu’ils soient justes, ils apprécient également la lisibilité de nos bulletins de salaires », continue-t-elle.

La sécurité de la conformité légale

L’exemplarité sociale du Groupe Rose tient évidemment à sa capacité à intégrer en temps et heure l’évolution des règles de calcul et de prise en compte des situations. Ne pas être pris en défaut est important pour l’image interne et externe ; mais faire bien du premier coup apporte de surcroît à la productivité et à la sérénité du service. « Nous recevons les mises à jour avant d’avoir à les demander. Leur disponibilité en téléchargement nous permet de mettre à jour en même temps l’ensemble des sociétés. C’est pour nous beaucoup mieux que de recevoir un disque », explique Céline Fougère.

Céline Fougère, responsable de la comptabilité, Groupe RoseGagner en fiabilité et en sérénité pour la gestion de sa paie

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Champions d’Europe… du coût du bulletin de paie

De nombreuses études tentent d’estimer le coût du bulletin de paie. Toutes convergent pour donner une dépense minimale de 15 euros par bulletin (*), qui peut s’élever en fonction de sa complexité, de la taille de l’entreprise ou encore de la formule retenue (réalisation en interne, sous-traitée à un cabinet, etc.).Pour une paie réalisée en interne, la structure de coût comprendra le salaire de la personne en charge des bulletins, le coût d’acquisition du logiciel et de sa maintenance, ou encore, les frais d’affranchissement, sans compter les coûts cachés (distribution des courriers internes, etc.). On estime qu’un collaborateur à temps plein traitera de 300 à 500 bulletins par mois. Malheureusement, ces différentes statistiques ne s’orientent pas à la baisse, malgré le recours croissant aux logiciels et aux opérations dématérialisées. Car leurs effets positifs sont compensés par l’accroissement régulier de la complexité du bulletin, qui se traduit par des ajouts de lignes, et par des formules de calculs complexes à réintégrer. Ce qu’une enquête de 2014 (**) traduit en chiffres : « En Europe, les coûts annuels d’établissement de la paie vont de 73 euros par salarié, à quatre fois plus dans les pays où la réglementation est complexe», observent les experts d’ADP. En France, ils seraient de 393 euros, pour une moyenne mondiale s’établissant à 182 euros.

(*) Sources multiples, dont étude BBA pour ADP Micromégas en 2012

(**) Etude mondiale de l’américain ADP

Un épineux sujet de droit

L’établissement du bulletin de paie est régi par une dizaine d’articles (L3243-1 à 4 et R3243-1 à 6) du code du travail, lequel comporte lui-même 3500 pages. Les juges sont sévères quand ces dispositions ne sont pas respectées car, au-delà de l’obligation administrative de l’entreprise, l’absence de ce bulletin peut empêcher un salarié d’accomplir certaines démarches (trouver un logement par exemple). Une abondante jurisprudence existe sur ce thème inépuisable de contentieux, qui alimente l’activité des tribunaux de prudhommes. Avant d’en arriver là, quelques rappels s’imposent (attention, cette liste est non-exhaustive) :

• Le bulletin de paie doit être remis, mois après mois, toujours dans le courant de la même semaine du mois suivant la fin de la période de travail.

• La non délivrance par l’entreprise au moment habituel peut faire l’objet d’un recommandé de la part du salarié, puis d’une saisie du conseil des prud’hommes en référé pour se faire délivrer sous astreinte de 50 euros par jour de retard ce bulletin.

• Les réclamations concernant les salaires peuvent être faites pendant 3 ans par le salarié. L’employeur dispose du même délai pour lui faire savoir qu’il a perçu à tort certaines sommes et lui en demander le remboursement.

• Si la loi prévoit la délivrance par l’employeur d’un original des bulletins de salaire, l’application de bonne foi du contrat de travail (article L1222-1 du CT) l’oblige aussi à ne pas faire un abus de droit en refusant de produire des duplicatas.

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Lucien Brossard, dirigeant du cabinet ConseilRHRésoudre la complexité de notre système de cotisations

Lucien Brossard a fondé et dirige depuis 20 ans le cabinet ConseilRH, spécialiste de la paie et de la gestion du personnel des PME. Tous les mois, sa société édite plus de 4000 bulletins, pour près de 150 entreprises, dont les plus grandes comptent environ 300 salariés.

En tant que copropriétaire dans un immeuble, voudriez-vous être obligés de connaître toutes les règles en vigueur dans le bâtiment ?

Certainement pas, or c’est pourtant ce qui arrive, peu ou prou, à un dirigeant d’entreprise qui doit réaliser un bulletin de paie. Il faut beaucoup plus de connaissances que pour, par exemple, rédiger une facture correcte.

Et il y a toujours des changements. Certains reviennent à intervalles réguliers et sont prévisibles, comme les évolutions des taux d’indemnisation sur les accidents du travail, ou le niveau de la garantie minimale de points retraites (GMP). D’autres sont plus inattendus, lorsque le gouvernement crée de nouvelles taxes ou, à l’inverse, de nouveaux dispositifs d’exonération.

Et il y a enfin les évènements qui relèvent de la vie du salarié lui-même, comme l’arrivée d’un enfant dans son foyer ou, ce qui est assez méconnu, la possibilité pour le Fisc de procéder à des ATD (Avis à Tiers Détenteur) pour saisir sur le salaire, les sommes dues à l’administration fiscale. Il faut savoir s’entourer, pour limiter les risques

Produire un bulletin de paie sans erreurs, surtout avec une réglementation changeante, n’est pas facile. D’autant que, même si des personnes sont en charge de ce travail dans de nombreuses entreprises, il n’existe pas de formation type pour ce poste. Un bon conseil : s’entourer de partenaires compétents pour réaliser l’exercice, à commencer par l’expert -comptable pour les aspects juridiques.

L’éditeur et sa hotline doivent également être sollicités, quitte à souscrire un abonnement mais c’est le prix à payer pour bénéficier rapidement de mises à jour, comme lors de l’apparition du CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi).

Face à la complexité, le logiciel de paie offre une réponse structurée

La réalisation du bulletin de paie focalise en vérité toute la complexité de notre système de cotisation sociale. Pour relever ce défi mensuel, l’utilisation d’un logiciel permet de structurer les réponses à apporter, de définir des processus. S’il ne fait pas disparaître la complexité, il organise au moins sa gestion.

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Réaliser des bulletins de paie exacts, et des déclarations sociales conformes, n’est pas chose aisée. Les nombreuses règles – plus de 100 nouveaux textes par an ! -, empêchent même des spécialistes de retrouver leur chemin dans le maquis des diverses modalités à appliquer. Le bulletin de paie cristallise ainsi la complexité de notre réglementation. Au-delà des gains en productivité, le bon logiciel doit donc aider l’entreprise à structurer sa démarche pour apporter de la sérénité au gestionnaire de la paie, au dirigeant et même aux salariés. Car le bulletin – correctement établi - est un élément essentiel pour un bon climat social. Le choix du logiciel de paie qui va le produire, réclame donc de l’attention. Voici les huit points à surveiller.

Des fonctionnalités riches, adaptées, mais simples à utiliser Le logiciel doit masquer la complexité du bulletin de salaire, sans pour autant céder au simplisme. De nombreux utilisateurs ne sont pas des experts de la paie, il est donc important qu’ils puissent entrer facilement des données et réaliser les opérations pour lesquelles ils sont habilités, par exemple les entrées et sorties du personnel. Pour ce faire, un module d’auto-formation sera un plus. Parmi les fonctionnalités essentielles, l’automatisation des tâches de gestion administrative (gestion des congés) sera un facteur de productivité, ainsi que la disponibilité de plans de paie standards, mais personnalisables.

Une solution stable et robuste

Les utilisateurs des logiciels de paie sont attachés à leur solution, qu’ils utilisent toute la journée. La pérennité de l’éditeur et sa capacité à accompagner les besoins de ses clients dans le temps - croissance, changement d’organisation, nouveautés réglementaires – sont donc essentielles. Une hotline efficace et des mises à jour régulières et contractualisées en seront des gages. Après l’analyse initiale des besoins – volumes à traiter, nombre d’utilisateurs du logiciel, configurations d’utilisation – pour définir la version adaptée à la situation de l’entreprise.

La solution retenue devra grandir avec elle, et proposer les nouveautés technologiques apparues ensuite : les accès en mobilité ou la sauvegarde des données du logiciel dans le cloud font ainsi partie aujourd’hui des MUST HAVE, alors qu’ils étaient inexistants il y a 5 ans.

Des évolutions réglementaires

Pour l’entreprise, désireuse de conformité, vis-à-vis de ses salariés comme des organismes sociaux, la prise en compte d’un maximum de règles est un point critique. Même si l’exactitude absolue du bulletin reste illusoire, le choix d’un bon logiciel pour le produire permettra d’obtenir des résultats satisfaisants, notamment en prêtant attention au respect des déclarations légales obligatoires ou à la prise en compte des conventions collectives. Dans tous les cas, les procédures et les ressources proposées par l’éditeur pour mettre à jour, soit à intervalles réguliers, soit lors d’un évènement réglementaire urgent, sont à regarder à la loupe.

La sécurité des données

Toute entreprise doit respecter les lois sur la protection des données nominatives - pas de collecte déloyale, ni d’utilisation à mauvais escient. Elle doit aussi s’assurer que les logiciels - ceux de gestion de la paie en font évidemment partie - qui les manipulent, les sécurisent correctement. Enfin, elle vérifiera que les formats des données et le logiciel sont suffisamment ouverts et standards pour que leur récupération - par exemple auprès d’un prestataire ou lors d’un changement de produit - soit simple et rapide.

L’ouverture et intégration

Le logiciel de paie doit communiquer avec les autres logiciels de gestion de l’entreprise, par exemple la comptabilité.

La souplesse de son architecture technique sera également un plus : possibilité de saisie décentralisée, partage des données sur les intranet et dans le cloud, accès à distance, y compris depuis des terminaux mobiles (tablettes, smartphones)…

Huit points clés pour bien choisir un logiciel de paie

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La qualité de l’accompagnement

Que ce soit pour choisir le logiciel de paie, pour l’installer, pour l’adapter éventuellement à votre entreprise ou pour former vos collaborateurs, la densité et la qualité du réseau de partenaires autour de l’éditeur, mérite toute votre attention. De même, attention aux engagements sur les mises à jour – techniques et réglementaires -, ainsi qu’à la présence d’experts pour répondre à vos questions.

Penser dématérialisation et préparer le passage à la DSN

Le législateur incite les entreprises, même de très petite taille, à dématérialiser les échanges avec les organismes sociaux. Ces télé-déclarations apportent de nombreux avantages (réduction des erreurs, traçabilité des échanges, etc.), sous réserve que le logiciel de paie les propose en supportant les formats techniques exigés. Par ailleurs, il doit supporter la production de bulletins de paie dématérialisés, comme la loi l’autorise, en accord avec les salariés. Enfin, la mise en place de la DSN (Déclaration Sociale Nominative)* au 1er janvier 2016 voire même, dès le mois de mai 2015 pour certains types d’entreprises, qui doit uniformiser les éléments transmis aux organismes sociaux, doit faire partie des plans de développement de l’éditeur afin de vous proposer une solution compatible qui vous permette d’anticiper sa mise en place dans votre entreprise.

Intégrer la dimension GRH dès le logiciel de paie Un bulletin faux, remis en retard, ou incomplet, est un motif d’insatisfaction du personnel. En ce sens, le logiciel de paie qui va aider à le produire, peut être regardé comme une première étape de votre stratégie Ressources Humaines. Surtout s’il propose déjà des modules de gestion pour les RH, par exemple la gestion des recrutements, celle des compétences (GPEC), de la formation (DIF), etc. Dans tous les cas, l’existence d’un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) complet dans la gamme de l’éditeur, capable de récupérer ultérieurement les données de votre solution de paie, sera un plus. * Voir glossaire.

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La solution Sage Paie & RH Génération i7

Avec Sage Paie & RH Génération i7, Sage a développé une solution de gestion professionnelle de la paie et des RH, qui accompagne la croissance de votre entreprise, dès qu’elle compte quelques salariés. Elle s’adapte aussi à toutes les situations de contrats de travail ou de conventions collectives, pour vous permettre de réaliser facilement vos bulletins de paie, vos déclarations sociales (dont la Déclaration Sociale Nominative) et de gérer vos ressources humaines. Disponible en version réseau en option, elle s’adapte à votre configuration d’entreprise, et à votre nombre d’utilisateurs.

Les points clés de votre gestion de la paie et des ressources

humaines avec Sage

• Facilité d’usage, rapidité d’exécution Proposée avec de nombreux assistants à l’utilisation de ses modules, enrichie de fonctionnalités intuitives, la solution Sage permet un traitement de la paie simple et efficace. En particulier, vos collaborateurs administratifs disposent d’une gestion détaillée des salariés de l’entreprise avec un accès facile à l’historique, la gestion du DIF, la production des bulletins de paie avec gestion des absences (CP, RTT...), l’édition des bulletins et des duplicatas.

• Fiabilité et sécurité réglementaire Pour réduire vos risques sur les fonctions fondamentales de la paie et sur le déclaratif, le Plan de Paie Sage (PPS) pré-paramétré par catégorie de salariés et la modélisation comptable, garantissent une gestion sereine des contraintes légales et réglementaires. Le portail sécurisé Sage directDéclaration, permet de télé-déclarer les données sociales et fiscales (DUCS, DPAE…). Le service déclaratif Sage DS aide également à la réalisation de la DADS-U, des AED et au paramétrage du CICE, et vous permet, dès aujourd’hui, d’anticiper la DSN.

• Confidentialité

Les données sensibles et notamment les données personnelles sont protégées grâce à une gestion des droits d’accès fine et performante.

• Votre Paie au cœur du fonctionnement de l’entreprise

Avec sa capacité à générer des écritures comptables dans le logiciel Sage Comptabilité i7 – ou en export au format de votre solution de comptabilité – Sage Paie & RH i7 participe à la productivité de toute l’entreprise.

• Une assistance en toutes circonstances

L’accès aux experts Paie Sage se fait simplement, par téléphone. Vous bénéficiez également de la télémaintenance illimitée avec la possibilité d’une prise en main à distance sur votre poste. Enfin, vous accédez 24h/24 et 7j/7 à une base de connaissances pour retrouver les informations produit en quelques clics.

Les atouts de la solution

Sage Paie & RH Génération i7.

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Quelle est la taille de votre entreprise? Entreprise unipersonnelle Entreprise de - de 20 salariés Entreprise de + de 20 salariés

Faites-vous appel périodiquement aux services d’un expert-comptable pour la gestion de votre paie Plus d’1 fois par mois Entre 1 fois par mois et 1 fois par trimestre 1 fois par an

Y a-t-il une personne en charge de l’informatique en interne ? Oui Non Je ne sais pas

Si oui, est-ce la même personne qui utilisera le logiciel de paie ? Oui Non Je ne sais pas

Qui établit le contrat de travail de vos salariés ?

Votre expert-comptable Vous-même avec votre expert-comptable Vous-même

Elaborez-vous vous-mêmes les bulletins de paie (saisie des éléments de paie : primes, congés absences, heures supplémentaires…) Oui Non

Gérez-vous les paiements de salaires par virement ? Oui Non Je ne sais pas

Gérez-vous en interne les déclarations de charges sociales et les documents de gestion administrative du personnel (attestation Assedic par exemple) ? Oui Non Je ne sais pas

Avez-vous des compétences informatiques en interne ?

Oui Non Je ne sais pas

Comment planifiez-vous et gérez-vous les horaires de vos salariés ? Aucune planification n’est effectuée A la main A l’aide d’un logiciel bureautique (Excel)

Audit Express : évaluez vos besoins

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Audit Express

Vous avez obtenu une majorité de carrés

Le nombre de salariés dans votre entreprise est réduit et vous avez préféré confier l’intégralité de la gestion administrative de la paie à un expert-comptable. Vous lui transmettez régulièrement les éléments relatifs aux absences et congés, aux embauches ou licenciements, aux déclarations sociales... Autant d’allers-retours d’information par téléphone, email, fax, courrier qui sont source d’erreur et de perte de temps. Vous gagnez en visibilité Il n’est pas question pour vous de vous séparer de votre expert. Mais il est impératif de simplifier le processus de gestion de la paie tout en gagnant en précision et en transparence. Un logiciel de gestion de la paie, en automatisant les tâches principales et récurrentes, vous permettra d’affiner et de synthétiser les informations. En interne, la saisie de ces éléments sera faite par un non-expert dans une interface simple et conviviale. Vous pourrez alors transmettre toutes les informations à votre expert-comptable au format électronique en quelques secondes. Vous optimisez la planification Un logiciel de gestion de la paie vous permettra également de gérer et de planifier les horaires des salariés de manière précise et la gestion des 35 heures sera automatisée. Finies les surprises !

Vous avez obtenu une majorité de triangles

L’informatisation de la gestion de la paie est une problématique d’actualité dans votre entreprise : vous n’avez pas de service Ressources Humaines mais gérez en interne les aspects stratégiques de la paie, en collaboration étroite avec un expert-comptable extérieur. Vous voulez une plus grande autonomie Les limites du traitement manuel des informations relatives à la paie et au temps de travail se font sentir. Un logiciel de gestion de la paie vous permettra d’accéder à un fichier du personnel clair et à jour et d’être totalement autonome pour l’édition de vos bulletins et la création des contrats. Vos déclarations annuelles pourront être automatisées et gérées en interne facilement. Enfin, le suivi du planning et la gestion des heures seront facilités. Optez pour une application intuitive et prête à l’emploi, pour vous faciliter la paie !

Vous avez obtenu une majorité de ronds

Votre entreprise a un nombre de salariés assez conséquent et la paie est gérée en interne, bien souvent manuellement : bulletins de salaire, contrats, déclarations sociales, gestion des temps... Sans avoir forcément de service de Ressource Humaines, vous êtes aujourd’hui autonome. Une solution de gestion indispensable et stratégique L’informatisation de la gestion de la paie est indispensable et stratégique pour vous. Un logiciel spécialisé, en automatisant les tâches les plus courantes, vous fera gagner en rapidité et en précision. Grâce au téléchargement, toutes les nouvelles dispositions législatives seront prises en compte par votre logiciel, ce qui vous épargnera le fastidieux travail de veille auquel vous consacrez aujourd’hui du temps. Le logiciel pourra également générer les ordres de paiement des salaires… Bref, c’est l’intégralité du processus de paie qui sera automatisé pour un gain de temps considérable.

Une gestion intégrée pour un pilotage affiné Mais ce n’est pas tout. Des fonctionnalités d’édition et de nombreuses possibilités de tris et de sélections vous permettront d’obtenir en quelques clics tous les états dont vous avez besoin. D’autre part le journal des écritures de paie sera directement intégré à votre logiciel de comptabilité, sans ressaisie.

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Attestation Assedic : attestation obligatoire délivrée par l’employeur en cas de licenciement ou de démission d’un salarié. Elle permet au salarié de faire valoir ses droits à une allocation chômage auprès des ASSEDIC. Cette attestation est remise au moment de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture du contrat de travail. AED (Attestation Employeur Dématérialisée) : l’Attestation Employeur Dématérialisée a été mise en place en France et est devenue obligatoire pour les établissements de 10 salariés et plus à partir du 1er janvier 2012. L’AED est à destination de Pôle Emploi. Bilan de compétences : il permet au bénéficiaire d’analyser ses compétences professionnelles et personnelles ainsi que ses aptitudes et motivations afin de définir un projet professionnel et/ou un programme de formation. Congé Individuel de Formation (CIF) : il a pour objet de permettre à tout travailleur, au cours de sa vie professionnelle, de suivre à son initiative et à titre individuel des actions de formation, indépendamment de sa participation aux stages compris dans le plan de formation de l’entreprise dans laquelle il exerce son activité. Ces actions de formation doivent permettre aux travailleurs d’accéder à un niveau supérieur de qualification, de changer d’activité ou de profession et de s’ouvrir plus largement à la culture et à la vie sociale. Elles s’accomplissent tout ou partie pendant le temps de travail. Contrat de professionnalisation : résulte de la fusion des différents contrats de formation en alternance (contrat d’orientation, contrat d’adaptation, contrat de qualification). Convention collective : accord par lequel un ou plusieurs syndicats représentatifs de travailleurs et un ou plusieurs groupements d’employeurs ou des employeurs isolés fixent les conditions d’emploi et de travail, les garanties sociales et les obligations des signataires de l’accord. Ces éléments seront appliqués ensuite dans les contrats individuels. Selon l’ampleur du contenu de l’accord, on distingue les conventions

collectives qui ont pour vocation de traiter l’ensemble des matières relatives à l’emploi, au travail et aux garanties sociales et les accords d’entreprise qui traitent seulement un ou plusieurs sujets déterminés. On puise en premier dans le lot le plus ancien lorsque ce lot est épuisé, on extrait les sorties sur le lot reçu postérieurement, dans l’ordre chronologique et ainsi de suite. Le coût de production est ainsi diminué en période de hausse des prix des matières premières, augmenté en période de baisse… Convention collective étendue : accord par lequel un ou plusieurs syndicats représentatifs de travailleurs et un ou plusieurs groupements d’employeurs ou des employeurs isolés fixent les conditions d’emploi et de travail, les garanties sociales et les obligations des signataires de l’accord. Ces éléments seront appliqués ensuite dans les contrats individuels. Selon l’ampleur du contenu de l’accord, on distingue les conventions collectives qui ont pour vocation de traiter l’ensemble des matières relatives à l’emploi, au travail et aux garanties sociales et les accords d’entreprise qui traitent seulement un ou plusieurs sujets déterminés. Convention de stage pour la formation professionnelle continue : contrat entre l’entreprise et l’organisme de formation qui prévoit la réalisation de sessions de stage sur une (convention annuelle) ou plusieurs années (convention pluriannuelle). DADS (Déclaration Annuelle Des Salaires) : la déclaration annuelle des salaires versés au cours de l’année est une obligation pour tout employeur. Cette déclaration commune aux services administratifs des impôts et de l’Urssaf doit être transmise au centre de transfert des données sociales avant le 1er février. Pour simplifier les formalités administratives, cette déclaration peut être effectuée sur un pré-imprimé CERFA, sur support magnétique (disquette) ou par envoi de fichier via Internet. DADS-U (Déclaration Annuelle Des Salaires Unifiée) : fusion de la DADS-TDS et de la DADS-CRC. Obligatoire en janvier 2006.

Glossaire

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DADS CRC (DADS Caisse de Retraite Complémentaire) : norme informatique élaborée par les Caisses de Retraites Complémentaires adhérant aux régimes de l’AGIRC et de l’ARRCO et qui ne pouvaient se satisfaire des informations transmises dans la DAS TDS.

DDTEFP : Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle. DIF : Droit Individuel à la Formation. DMMO (Déclaration Mensuelle des Mouvements de Main d’Œuvre) : la DMMO est une formalité administrative mensuelle, trimestrielle et annuelle que doivent accomplir les établissements d’au moins cinquante salariés des secteurs privé et public. Elle porte sur nombre de personnes salariées en début et fin de mois. Pour chaque mouvement d’entrée ou de sortie au cours du mois, il y est demandé des informations sur les personnes (sexe, âge, etc.), les caractéristiques professionnelles et celles liées au mouvement (nature de l’entrée, motif de sortie du salarié...). DSIJ (Déclaration des Salaires pour les Indemnités Journalière) : l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières de la Sécurité sociale est obligatoire pour tout arrêt de travail, quel qu’en soit le motif : maladie, maternité, adoption, paternité, accueil de l’enfant, femme enceinte dispensée de travail, accident du travail, maladie professionnelle, reprise à temps partiel pour motif thérapeutique. C’est sur la base de cette attestation que l’Assurance maladie : examine le droit aux indemnités journalières et en réalise le calcul ; verse les indemnités journalières au salarié ou à l’employeur en cas de subrogation. DUCS (Déclaration Unique des Cotisations Sociales) : destinée à simplifier les formalités administratives des entreprises, la DUCS est un document normalisé édité directement à partir du logiciel de paie. Il récapitule les cotisations et contributions sociales à verser par les entreprises de façon mensuelle ou trimestrielle à chaque organisme de protection sociale : UNEDIC, ACOSS, AGIRC et ARRCO.

DSN (Déclaration Sociale Nominative) : Au 1er janvier 2016, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) va remplacer la plupart des déclarations en vigueur (notamment la DUCS et la DADS-U). Les données issues de la paie seront alors adressées mensuellement et de manière automatisée vers un seul point, net-entreprises.fr, qui sera le récepteur unique.Dès avril 2015, les plus grandes entreprises du secteur privé sont concernées par une obligation anticipée.

EMMO (Enquête sur les Mouvements de Main-d’œuvre) : L’EMMO est trimestrielle et obligatoire. Elle a pour but de compléter, sur le champ des établissements de 1 à 49 salariés, l’information obtenue à partir de la déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre (DMMO), à laquelle tous les établissements de 50 salariés ou plus sont assujettis selon le Code du travail. Evénement : fait survenant dans le cadre de l’activité professionnelle d’un salarié (congés payés, heures supplémentaires, panier repas...). A un événement sont associées les informations suivantes : nature de l’événement, dates de début et de fin et valorisation. Générateur d’états : outil informatique intégré dans les logiciels de paie qui permet à l’utilisateur de créer ses propres états dans un format et dans un contenu adaptés à ses besoins. Modulation horaire : les dispositifs de modulation de la durée du travail permettent à un employeur de faire varier, sur tout ou partie de l’année, l’horaire hebdomadaire entre un maximum et un minimum de telle sorte que l’horaire moyen n’excède pas la durée légale du travail. Cette répartition de la durée du travail sur tout ou partie de l’année permet aux entreprises de faire face avec souplesse et sans surcoût aux fluctuations de l’activité en réduisant le recours aux heures supplémentaires (ou à l’intérim) en période de forte activité et au chômage partiel en période de basse activité.

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Organisme de formation : établissement assurant le déroulement de stages externes.

Plan de formation : une entreprise, quelle que soit sa taille et sa structure, est libre de mettre en œuvre des actions de formation. Cependant, l’employeur est incité à organiser la formation des salariés par l’obligation légale de participer au financement de la formation professionnelle. La mise en place d’un plan de formation permet à l’employeur de s’acquitter de cette obligation. Il peut être défini comme l’ensemble des actions de formation et de bilan de compétences décidées et mises en œuvre par l’employeur. Le plan de formation est présenté au Comité d’Entreprise pour consultation au cours de deux réunions distinctes (pour les entreprises de plus de 50 salariés).

Réserve spéciale de participation : obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés et facultative dans celles de moins de 50, elle est calculée sur le bénéfice fiscal de l’entreprise et répartie entre les salariés proportionnellement au salaire perçu par chacun. Cette réserve constitue la constatation comptable des droits des salariés.

Stage interne : session de stage conçue et organisée directement par l’entreprise pour ses salariés. L’entreprise en a donc la responsabilité juridique et en est le maître d’œuvre. Stage externe : session de stage confiée par convention à un organisme de formation. Ces stages peuvent avoir lieu dans un centre de formation ou dans l’entreprise via Internet. TDS : transmission des Données Sociales (voir DAS).

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