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AUFO

Retour d’Expérience

Migration OA V11i

vers Oracle ERP Cloud

AUFORetour d’Expérience de TDF

Novembre 2018

2AUFO – Retour d’expérience : Migration Oracle 11i vers ERP Cloud - 15/11/2018

• Accompagne les acteurs du numériques dans

leurs enjeux stratégiques de connectivité

→ Opérateur d'infrastructures numériques et audiovisuelles depuis 1975.

• Possède une plateforme hertzienne

multiformats et multisupports permettant

de gérer et distribuer :

− les contenus vidéo en très haute

qualité comme la TNT et audio comme

la radio

− les données des clients vers tous types

de récepteurs (Très Haut Débit mobile)

• TDF concourt à l’accélération du

déploiement de la fibre pour tous. Quatre

territoires ont déjà fait confiance à TDF

• Présent en France, à l’Outre-mer et en

Europe via ses filiales

LA SOCIÉTÉ


LES 3 PILIERS DE TDF

• Audiovisuel : activité historique et mature de TDF,

qui se modernise et s’enrichit de nouveaux services

• Télécoms : activité en pleine croissance, portée par l’exigence

grandissante de couverture mobile

• Fibre : activité au service de l’aménagement numérique des

territoires


CHIFFRES CLÉS


Oracle 11i :

• La version 11.5.10 est en fin de

vie d’un point de vue standard

du marché. Non maintenue.

• Peu agile en raison d’une

personnalisation excessive du

socle standard

• Difficile à faire évoluer

ERP Cloud :

• Très proche de la e-Business Suite

• Outil pensé, construit par Oracle en

fonction des meilleures pratiques métier

observées

• Régulièrement mis à jour par l’éditeur en ce

sens

• Personnalisable dans le cadre de ce qui est

prévu par l’éditeur

« On adopte le cloud, on ne l’adapte pas »

POURQUOI CHOISIR L‘ERP CLOUD ?


LE PROJET

Deux grands Projets en parallèle de la mise en place de l’ERP Cloud :

− Refonte de la logistique ayant

pour but de sortir la logistique

d’Oracle 11i.

Problématiques liées :

Comptabilité des stocks / Mise

en immobilisation des pièces

stockables

− Mise en place d’une plateforme d’interopérabilité (EAI - Tibco)

Contexte Scope Objectifs

Mise en œuvre des modules Finance : Comptabilité fournisseur (AP),

Comptabilité Client (AR), Comptabilité

des immobilisations (FA), Comptabilité

auxiliaire (SLA), Moteur de taxe (eTax),

Comptabilité générale (GL)

Mise en œuvre des Achats :Self-Service-Procurement (SSP),

Procurement (PO)

Objectifs de la migration 11i vers l’ERP Cloud :

− Retour au standard

− Refonte des processus TDF pour

aller vers une simplification

− Réduction du TCO tout en

traitant l’obsolescence


Comptabilité Générale (GL), Comptabilité Client (AR), Comptabilité desImmos (FA), Achats (SSP et PO) & Comptabilité Fournisseur (AP)

Sep-18

LES GRANDES ÉTAPES

• PHASE 1 : POC (6 mois)

PHASE 2 : Projet ERP Cloud en lotissement (24 mois)

après une période de réflexion de quelques mois

1 équipe projet composée de consultants issus de différentes

sociétés dont l’éditeur

Proof OfConcept

Avr-16Nov-15 Sep-16


Expérimenter la solution Oracle ERP Cloud

• Identifier les impacts fonctionnels ou

organisationnels nécessaires pour s’aligner sur

une solution simplifiée

• Etudier les scénarios de mise en immobilisation

qui s’offrent à TDF : simplification /

standardisation / productivité

• Evaluer la possibilité d’intégration de l’ERP Cloud

avec le reste du SI TDF

• Identifier les nouvelles briques à prévoir dans le

cas d’une solution qui ne serait pas uniquement

du standard ERP Cloud

• Valider les ajustements de processus inhérents

au retour au standard pour le périmètre Achats /

Finance

POURQUOI UN POC ?


Construire pas à pas

• Commencer rapidement l’implémentation de

l’ERP Cloud

• Vérifier le bon fonctionnement du socle de base

avec la double comptabilité statutaire / IFRS

(intérêt sécuritaire)

• Lisser la charge de travail et les interventions

métiers

• Permettre de monter en compétence sur l’ERP

Cloud (pas de consultant ayant de l’expérience

ERP Cloud au démarrage du projet)

• Permettre de monter en compétence sur la

plateforme d’interopérabilité (EAI - Tibco) et les

modalités d’interfaçage avec l’ERP Cloud

POURQUOI UN LOTISSEMENT SUR LE PROJET ?


CONTENU FONCTIONNEL DE L’ERP CLOUD

A ce jour ce qui reste dans notre 11i :

• Facturation et comptabilité client

• Logistique et comptabilité des stocks

Structure organisationnelle implémentée chez TDF :

• 1 entité légale « TDF SAS », 1 unité opérationnelle

• 2 organisations logistiques (stock, et hors stock)

• 2 livres GL :Norme local (livre primaire) / Norme IFRS (livre secondaire)

ZOOM SUR LE CONTENU FONCTIONNEL DE L'ERP CLOUD

Conception de la solutionComptabilité Générale

(GL)

ComptabilitéClient (AR)

Comptabilitédes Immos (FA)

Achats (SSP et PO), ComptabilitéFournisseur (AP) & Mise en immo.

Dec-16MEP GL Technique

Avr-17MEP GL Maître

Reportéeen cours de projet

Sep-17MEP FA

Sep-18MEP Finale


• Report de la mise en place du nouveau SI

logistique (externe à l’ERP Cloud)

� modification de la solution ERP Cloud avec

conception et développement de nouveaux flux

• Des portes d’entrée (interfaces entrantes) sur

ERP Cloud imposées

• Des releases impactantes sur ces points

d’intégration en cours de projet

• Difficulté à stabiliser les flux interfacés via la

Plateforme d’interopérabilité car pas

d’expérience chez TDF sur le produit Tibco

• Une disponibilité limitée des équipes métier TDF

• Une réorganisation de l’équipe projet pour faire

face à des difficultés budgétaires

• Une mise en œuvre technique difficile du

module AR réceptacle dans l’ERP Cloud

DIFFICULTÉS RENCONTRÉES SUR LE PROJET


FOCUS REPRISE DE DONNÉES


Les objectifs aussi :

Les Best Practices d’une migration Cloud sont similaires à celles d’une migration « On Premise » :

Etablir le périmètre

Qualifier les données à reprendre

Valider GouvernanceNettoyer les

donnéesTester

Définir la

Stratégie de

reprise

Identifier le

niveau

d’uniformité et

de conformité

des données

Diminuer les

volumes

--

Eviter les « cas

tordus »

Sécuriser et

optimiser la

bascule

Obtenir la

Validation

métier de la

migration

Piloter la

bascule

En revanche, leur mise en œuvre présente des différences importantes

MIGRATION DE DONNÉES ORACLE 11I VERS ORACLE ERP CLOUD : RETOUR D’EXPÉRIENCE


Implémentation TDF

Reprise de 2 éléments uniquement sur le livre primaireavec recopie sur le livre secondaire :

• Soldes des comptes de Bilan au 01/01/2016 en € et en devise sur dernière période d’ajustement 2015 (calendrier créé avec 1ère période = Jan-15)

• Ecritures en détail de Jan-16 à Nov-16 - mois de bascule = Décembre 2016(En moyenne, ~ 650 000 lignes reprises par mois sur un seul livre)

• Extraction spécifique coté 11i (format de sortie calqué sur colonnes du fichier FBDI)

• Imports via FBDI (traitement unitaire de chaque rejet)

MéthodeComptabilité Générale (GL)

Reprise des immobilisation :

• Immobilisations actives non entièrement cédées ( ~ 500 000 )

• Sur 3 livres : Comptable, IFRS et Fiscal (gestion du dérogatoire)

• Lignes d’origine sur le livre comptable uniquement

• Extraction spécifique coté 11i (format de sortie calqué sur colonnes du fichier FBDI)


Méthode

Gestion des immobilisations (FA)



• Définir la Stratégie de reprise


Reprise du référentiel et du transactionnel :

• Fournisseurs ( ~ 11 000 )

• Articles ( ~ ????? )

• Lieux ( ~ 26 000 )

• Demandes d’achat ( ~ 14 000 )

• Commandes ouvertes ( ~ 13 300 )

• Contrats ( ~ 700 )

• Réceptions ( ~ 16 500 )

• Extraction spécifique coté 11i (format

de sortie calquée sur colonnes du fichier

FBDI)

• Imports via FBDI(traitement unitaire de chaque rejet)

• Spreadsheet (Adfdi) pour la reprise

des lieux

Gestion des Achats (SSP/PO)

Comptabilité Fournisseur (AP)

Contexte TDF : Les demandes d’achats liées à des commandes ouvertes ont été reprises pour des besoins en reporting, controlling.

Reprise complexe à mettre en œuvre.

• Les FBDI chargés ont été ceux des DA avec création automatiques des

commandes d’achats (fonctionnalité

commande urgente utilisée)


• Définir la Stratégie de reprise

Implémentation TDF Méthode

Reprise du référentiel et du transactionnel :

• Fournisseurs ( ~ 11 000 )

• Articles ( ~ 14 000 )

• Lieux ( ~ 26 000 )

• Demandes d’achat ( ~ 14 000 )

• Commandes ouvertes ( ~ 13 300 )

• Contrats ( ~ 700 )

• Réceptions ( ~ 16 500 )

• Extraction spécifique coté 11i (format

de sortie calqué sur colonnes du fichier

FBDI)

• Imports via FBDI(traitement unitaire de chaque rejet)

• Spreadsheet (Adfdi) pour la reprise

des lieux

Reprise de 3 sous-ensembles (en 2 temps) :

• Acomptes « Disponibles » ( ~ 900 )

• Factures ouvertes ou partiellement réglées ( ~ 3 000 )

• Factures réglées, rapprochées de cde ( ~ 16 000)

• Extraction spécifique coté 11i (format de sortie calqué sur colonnes

du fichier FBDI)

Contexte TDF : Les demandes d’achats liées à des commandes ouvertes ont été reprises pour des besoins en reporting, controlling.

� Reprise complexe à mettre en œuvre

• Les FBDI chargés ont été ceux des DA avec création automatiques des

commandes d’achats (fonctionnalité

commande urgente utilisée)


Contexte TDF : La RDD Achats a tiré la RDD factures (reprise de toutes les factures liées aux commandes ouvertes)



Implémentation TDF

Comptabilité Générale (GL)

Méthode


• Reprise ISO des balances et des écritures GL

• Plusieurs combinaisons de clé comptable ne sont pas autorisées dans l’ERP Cloud

• Le plan de compte a changé ainsi que la structure de la clé comptable

• Certains types de pièce et sources ont changé dans l’ERP Cloud

• Désactivation des règles de validation croisées pour permettre la reprise des balances et des écritures

• Des tables de mapping ont été mises en place dans la 11i sous-forme de jeux de valeurs (utilisation lors des extractions 11i)

• L’intégralité des données a été reprise sauf quelques immobilisations de VB nulle. Très peu d’exceptions à traiter

• Recodification des catégories d’immobilisation

• Alimentation de la clé Immobilisation qui n’était pas utilisée en 11i (avec des données présentes en 11i par ailleurs)

• Refonte de la clé Lieu (nouveau découpage régional)

• Enrichissement et rationalisation des données descriptives (articles, familles d’achat, passage de 25 à 15 CUF, …)

• Des programmes d’extraction dédiés ont été développés afin d’extraire, formater, transcoder et construire les fichiers FBDI

• Des tables de mapping ont été mises en place dans la 11i sous-forme de jeux de valeurs (utilisation lors des extractions 11i)


• Identifier le niveau d’uniformité et de conformité des données



Nettoyer les données

• Pas de reprise des commandes sans DA (processus cible PO)

• Pas de reprise de l’historique des réceptions (Reprise de la quantité totale réceptionnée par commande)

• Refonte des catégories d’achat impliquant une transcodification des articles non stockés dits génériques 11i vers des catégories d’achats ERP Cloud

• Renumérotation des lignes de commande pour certaines commandes (cde multi-DA, lignes annulées, …)



• Présence d’OD passées directement dans AX

• Blocages manuels de certaines factures

• Blocage échéanciers de certains échéanciers de paiements

• Lettrages Acompte / Factures partiels

• Plusieurs centaines de mises à jour manuelles faites post reprise (dès) la semaine du démarrage

• Des tables de mapping ont été mises

en place dans la 11i sous-forme de

jeux de valeurs (utilisation lors des

extractions 11i)


• Identifier le niveau d’uniformité et de conformité des données




• Nettoyage et rationalisation du plan de comptes

• Apurement de certains comptes

• ODs de reclassement réalisées dans

la 11i par la comptabilité TDF

MéthodeComptabilité Générale (GL)


• Elimination des caractères spéciaux dans les champs

« Description » (ex : Tabulation, retour chariot, ...) pour

éviter les rejets dans l’ERP Cloud

• Extractions spécifiques coté 11i

(format de sortie calqué sur colonnes

du fichier FBDI)




Diminuer les volumes

Eviter les « cas tordus »


• Fermeture de commandes PO (chantier à ne pas négliger)

• Désactivation de fournisseurs non utilisés depuis X années (sauf si commande ouverte associée)

• Enrichissement des articles avec catégorie d’immo pour la solution TDF

• Fermetures commandes et

fournisseurs en 11i réalisées

manuellement ou par script SQL (au

cas par cas)



• Annulation des factures prescrites

• Traitement des factures « en attente »(..d’approbation, d’import, de règlement final, de transfert vers FA…)

• Annulation de factures via passage d’avoirs

• Revues régulières




Diminuer les volumes

Eviter les « cas tordus »






• 1ere bascule à blanc pour valider les programmes

• 2nde bascule à blanc pour valider les données

• Recette métier sur l’environnement de bascule à blanc #2

• Travail en quinconce (chevauchement des bascules)

• 2 Environnements de tests nécessaires


Tester

Sécuriser et Optimiser la Bascule



• Reprise des soldes (balance) :Réconciliation des balances sur les comptes de bilan

• Reprise des écritures :Vérification en montant débit/crédit par période, en volumétrie par période, fonction de la devise (nb lots, nb écritures, nb lignes d’écriture)



• Edition des balances en devise dans

la 11i vs dans l’ERP Cloud (en début

de fiscale et en début de chaque mois

repris)

• Exécution de requêtes SQL en 11i et

dans l’ERP Cloud (Bi Publisher)

Méthode de réconciliation de la reprise :

• Extraction des données intégrées dans ERP Cloud : lignes d’origine et Immobilisations

• Chargement de ces données en 11i (tables spécifiques)

• Réconciliation via scripts techniques de comparaison

• Lancement des calculs d’amortissement en 11i et ERP Cloud

• Extraction / Réconciliation des dotations ERP Cloud vs 11i selon méthode analogue

• Justification des différences (arrondis, immo en fin de vie, ...)

• Conception d’extractions BI Publisherau format txt

• Chargement par Script en 11i des

données extraites ERP Cloud (SQL

Loader)

• Scripts SQL personnalisés afin

d’effectuer la réconciliation

automatiquement sur la volumétrie

Valider

Obtenir la Validation métier de la migration




Validation des données reprises :

• Comparaison des extractions 11i vs ERP cloud des DA, commandes, réceptions avec les principales informations

→ Possibilité de réaliser ce type de contrôle compte-tenu des volumétries

• Contrôles par le métier TDF via des états spécifiques



Validation comptable & fiscale de la migration :

• Cadrage AP 11i vs AP ERP cloud (401/404 / 409)

• Cadrage AP ERP Cloud vs GL ERP cloud

• Cadrage TVA

• Script SQL 11i et extractions BI Publisher au format Excel

• Etats BI Publisher développés pour

les contrôles du métier TDF

Rapports standards Oracle ERP Cloud peu pratiques : format peu exploitable +

absence de critères de date sur certains

rapport

� Développement d’un « Grand Livre AP » sous BI Publisher



Valider

Obtenir la Validation métier de la migration



Méthode




Gouvernance

• Suivi mensuel des nettoyages de données sur le flux P2P (en amont, étalé sur 9 mois)

• Planning détaillé de bascule suivi quotidiennement

• Point d’avancement quotidien avec l’équipe projet : étapes franchies et points saillants

• Communication auprès du métier de l’avancement / des difficultés de façon bi-hebdomadaire ou tous les 2 jours selon l’actualité


Piloter la bascule


POINTS DE VIGILANCE / PRÉCONISATIONS DE LA MIGRATION DE DONNÉES VERS L’ERP CLOUD

• Aucune correction de données en base (datafix) n’est

possible dans l’ERP Cloud (update, delete…)

- Etre certain du périmètre et de la complétude des

données à reprendre

- Une préparation des données très rigoureuse

• Une validation des équipes métier approfondie dès les

phases de bascule à blanc

• Possibilité néanmoins de quelques mises à jour à la

marge par Spreadsheet, Web Services, FBDI ou

manuellement


CONCLUSION

Q&A

QUESTIONS

REPONSES

Merci de votre attention.MERCI DE VOTRE ATTENTION.

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