audit des comptes et contrôle interne -...

Contrôle administratif et financier dans le

secteur universitaire

Rabat, le 29 janvier 2015

Inspection Générale

Présenté par: Chafiq BelrhitiInspecteur Général du MESRSFC

Axes

• Introduction;

• Descriptif du système de contrôle des finances publiques;

• Référentiels, missions, démarche d’audit de l’Inspection Générale;

• Principaux résultats des missions d’audit du secteur universitaire.

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Introduction:Constitution :lier la responsabilité à la reddition des comptes :

• La nouvelle constitution a édictée des règles de bonne gouvernance: dont le principal fondement est de lier la responsabilité à la reddition des comptes:

▫ Principes de bonne gouvernance:

Etablir des cadres stratégiques claires pour définir le programme développementdes institutions et organes administratifs (plans d’actions stratégiques partagésdémocratiquement..);

Susciter l’adhésion et la participation des citoyens et partenaires à la définitiondes besoins les concernant;

Renforcer les valeurs d’éthique, d’équité de transparence et sauvegarder les droitssociaux et respecter les lois et règlements dans la gestion des affaires publiques;

Mettre en place des outils modernes de gestion liés à la performance et à lareddition des comptes (rationalisation de l’utilisation des moyens, définition desobjectifs d’activité mesurables, établir des tableaux de bord, renforcer le contrôleinterne et mise en place des systèmes d’information, .etc.

Procéder à des évaluations internes et externes des activités des administrations(pour lutter contre les fraudes et la corruption, les situations de rentes, lescontreperformances et dérives , et améliorer la qualité des services et lerendement de l’administration etc..

Inspection Générale du Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de la formation des Cadres.

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Contexte de réforme des

administrations publiques:

• Un monde en compétitivité sur le plan économique(attirer plus d’investissements productifs, améliorerl’environnement des affaires, créer des emplois etlutter contre le chômage, ..;

• Une conscience accrue des droits sociaux et humainsau niveau mondial (étendre les services publics auxpopulations démunies..);

• Une exigence de modernisation de l’administrationpour être un levier de développement économique etsocial (amélioration la gestion et la qualité desprestations de services et le rendement desadministrations, ..


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IntroductionRefonte de la constitution des finances publiques

• Réforme des finances publiques (une

nouvelle loi organique des finances) pour

introduire la notion de performance et de de

reddition des comptes dans la gestion des

deniers publics;


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IntroductionContexte de réforme des administrations

publiques• Les IGM ont aujourd'hui un rôle primordial à jouer pour réussir

le nouveau chantier de réforme de modernisation desadministrations publiques à travers l’instauration du principe deresponsabilité liée à la reddition des comptes (lutter contre lafraude, la corruption, les abus de pouvoir, participer à lamoralisation de la vie publique, améliorer l’efficacitéadministrative…

• Actuellement la notion d’audit, d’inspection et de contrôleinterne prennent toute leur importance dans les administrationspubliques dans un environnement où les règles de bonnegouvernance commencent à s’imposer comme barrière auxdérives que connait la gestion desdites administrations;

• Nouvelles manières de concevoir la gestion publique à l’imaged’une entreprise privé soucieuse de sa rentabilité et saperformance pour atteindre ses objectifs;


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Descriptif du système de contrôle des finances

Contrôle par nature Contrôle administratif Gouvernement

Contrôle juridictionnel Cour des comptes

Contrôle politique Parlement

Contrôle interne Contrôle externe

Contrôle par typologie

Organes Mécanisme Organes Mécanisme

TGR Visa Cour des Comptes

DBF (discipline budgétaire et financière

Contrôle de la gestion

IGF RapportParlement

Autorisation budgétaire (Loi de finances)

IGM RapportLoi de règlement

Commissions d’enquêtes


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Contrôle à priori Contrôle à postériori

Contrôle par typologie

Organes Mécanisme Organes Mécanisme

TGR VisaIGM Rapport

IGF Rapport

Parlement

Autorisation budgétaire (Loi

de finances)

Parlement Loi de règlement

Commission d’enquêtes

Cour des Comptes

Disciplines budgétaires et

financière

Contrôle de la gestion


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Contrôles exercés par les contrôleurs des finances publiques sur l’exécution de la dépense publique

Contrôle d’engagement Contrôle de paiement

Régularité Validité de la dépense

Régularité des dépenses au regard des dispositions législatives et réglementaires d’offre financier

Contrôle budgétaire

La disponibilité des crédits et des postes budgétaires; L’imputation budgétaire;L’exactitude des calculs du montant de l’engagement; le total de la dépense à laquelle l’administration concernée s’oblige pour toute l’année d’imputation; la répercussion éventuelle de l’engagement sur l’emploi total des crédits de l’année en cours et des années ultérieures.

L’exactitude des calculs de liquidation;L’existence du visa préalable d’engagement, lorsque ledit visa est requis; Le caractère libératoire du règlement.Il est , en outre chargé de s’assurer de:La signature de l’ordonnateur qualifié ou de son délégué; La disponibilité des crédits de paiement;La production des pièces justificatives


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Référentiels et cadre de travail de

l’IGM

JURIDIQUE

• Le décret n°2.11.112 du 23 juin 2011 portant organisation des Inspections Générales des Ministères;

• La constitution du Royaume du Maroc adoptée en juillet 2011;

• Le décret n° 2.12.790 du 8 Rabiaa 1434 (19 février 2013) fixant les attributions et l’organisation du Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de la Formation des Cadres ;

POLITIQUE

• La déclaration gouvernementale pour le renforcement de l’Etat de droit, de la régionalisation avancée, de la démocratie et de bonne gouvernance consistant à lier la responsabilité à la reddition des comptes et définissant les droits et obligations.

ADMINISTRATIF

• Le manuel d’audit interne pour les Inspections Générales des Ministères. 2007

• Charte d’Audit et d’Inspection juin 2013


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Missions et organisation de l’Inspection Générale

Article 4 du décret n° 2.12.790du 8 Rabiaa 1434 (19 février 2013)

Fixant les attributions et l’organisation du Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de la Formation des

Cadres, l’Inspection Générale

Missions

l’Inspecteur Général rattachée directement à M. le Ministre exerce les compétences stipulées dans le décret n° 2.11.212 du 20 Rajab 1432 (23 juin 2011).

Référentiel juridique

NB: l’Inspection Générale est organisée suivant un dispositif organisationnel permettant d’assimiler les cadres en Chef de Division et Chefs de Service (3 divisions et 7 services )


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Décret n° 2.11.212 du 23 juin 2011 Portant organisation des Inspections Générales des Ministères

Missions

l’Inspection Générale du Ministère est investie de missions d’inspection, de contrôle, d’audit et d’évaluation de la gestion des services centraux et

décentralisés du Ministère, la collaboration avec le médiateur, et est tenue de coopérer, pour la réussite de ses missions, avec les instances

d’évaluation, de contrôle de l’administration publique et de la prévention contre la corruption à savoir, la Cour des Comptes et l’Inspection Générale

des Finances (IGF) ainsi que l’Instance Centrale de Prévention de la Corruption (ICPC).



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Sur le plan inspection et contrôle:

Veiller au respect de l’application des textes réglementaires et

organisationnels et la bonne gestion des deniers publics ;

Exercer des contrôles et des audits internes en relation avec la

préparation, la passation et l’exécution des marchés publics ;

Investiguer sur les réclamations et griefs à l’égard de l’Administration

reçus des citoyens, des fonctionnaires, des collaborateurs et des

employés relevant du Ministère;

Renforcer l'éthique, en particulier en divulguant les conflits d'intérêts du

personnel et en informer le Ministre;

Faire le suivi des recommandations confirmées par la Cour des

Comptes, l’Inspection Générale des Finances et l’Instance Centrale de Prévention

de la Corruption;

Etudier et statuer sur les plaintes, griefs et demandes de régularisation transmis

par l’Institution du Médiateur.



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Sur le plan vérification et évaluation

Effectuer des vérifications des activités de

l’Administration et présenter des propositions pour améliorer

le rendement et l’efficacité des structures relevant du

Ministère ;

Vérifier la tenue réglementaire des registres d’inventaires

relatifs aux immobilisations, équipements et stocks ;

Evaluer les résultats des activités des services centraux

et déconcentrés du Ministère en tenant compte des objectifs

et dépenses y afférentes ;

Apporter des conseils et expertises en cas de demande

par les services administratifs.Inspection Générale du Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de la formation des Cadres.



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Investigations et enquêtes Audit

Evaluation des performances

Interventions à lademande du Ministre,Doléances transmisespar Al Wassit, plainteset requêtes descitoyens et usagers,partenaires desservices publics,ONG,..

Programmation selonun plan d’audit annuelen fonction d’unecartographie desrisques et des prioritésdéfinies

Audit budgétaire pourévaluer la performancedans le cade de laglobalisation descrédits et la gestionbudgétaire axée sur lesrésultats;-Evaluation desperformances degestion des services

Moyens d’action des IGM

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Programmation des missions d’audit

Article 3 du décret n°2.11.212 des Inspections Générales des Ministères.

Les missions d’audit sont arrêtées annuellement dans un

programme d’audit proposé par M. l’Inspecteur Général et approuvé par M. le Ministre

l’identification et l’évaluation des risques inhérents aux activités du Ministère et établissements sous tutelle qui sont issus d’une cartographie des risques.


L’IGM peut également réaliser des missions d’audit sur instruction de M. le Ministre qui sont non prévues par le programme annuel notamment suite à des incidents particuliers ou pour examiner un point spécifique de l’activité au sein des services et établissements publics du secteur de l’enseignement supérieur.


Outils et Démarche de l’Audit:


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Phase d’étude:

Envoi d’une lettre de mission signée par l’Inspecteur Général à l’entité à auditer pour l’informer sur l’objet de la mission l’étendue de la mission et, éventuellement, sa durée. Prise de connaissance du sujet et des risques habituels et pratique de bonne gestion pour discuter avec l’entité à auditer.

Réunion établie sur place ou le responsable de l’entité à auditer désigne en concertation avec l’IGM, les responsables qui seront chargés de coordonner la mission avec l’équipe de l’IGM.

Présentation par l’équipe de l’IGM, des objectifs de la mission d’audit en expliquant ses pouvoirs en matière d’investigation et accès aux documents en communiquant la Charte d’Audit et convenant les moyens logistiques à mettre à sa disposition pour mener à bien sa mission.

Les missions d’audits suivent une méthodologie traduite dans des matrices de vérification élaborées par l’IGM et adaptées au secteur de l’enseignement supérieur pour cerner tous les éléments à auditer.


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Phase de vérification:

La vérification des pièces et documents reçues s’effectue sur place avec un droit de confisquer les pièces probantes nécessaires à l’accomplissement de la mission d’audit.

Les vérifications permettent de s’assurer des points suivants :

Le respect des dispositions légales, réglementaires et procédurales et des politiques interne par le personnel de l’entité auditée;L’efficacité des structures, systèmes et processus de l’Organisation La performance et la pertinence de la gestion pédagogique, administrative et financière ;La garantie de l’intégrité du patrimoine ;La sincérité physique et comptable des opérations ; La fiabilité et l’intégrité des mécanismes de contrôle interne et l’efficacité du système d’information.



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Phase de conclusion et démarche contradictoire :

Echanges sur les observations soulevées lors d’une réunion de restitution menés avec les audités;

Communication du rapport d’audit provisoire qui présente les objectifs, la portée, la méthodologie, les résultats et les conclusions et les recommandations visant à améliorer l’activité ou le programme vérifié (le décret prévoit 30 jours pour répondre aux observations);

Rédaction du rapport d’audit final comportant les observations des audités et qui rend compte de tout commentaire pertinent formulé par les chefs de programme concernés sur les faits établis dans le rapport d’audit et, le cas échéant, sur les plans d’action recommandés, ainsi que sur tout calendrier établi pour leur mise en œuvre.


Charte de l’Audit de l’IGM


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L’IGM dispose depuis juin 2013 d’une Charte d’audit ayant pour objectifs de préciser :

les missions d’inspection et d’audit interne;la déontologie et règles de conduite;les méthodes d’intervention; les principes devant régir les relations entre les auditeurs et les audités.

La charte d’audit donne une image sur l’exercice des pouvoirs, attributions, et obligations du corps de l’IGM dans l’exercice de sa fonction en matière d’établissement des rapports et résume les mesures procédurales mises en œuvre en matière d’audit.

Principaux résultats des missions d’audit du secteur universitaire


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• Les principales observations et recommandations dégagées des missions d’audits sur la gestion et l’organisation des services des universités menées par les instances de contrôle notamment: ▫ la Cour des Comptes;▫ l’IGF;▫ l’IGM ; ▫ ainsi que les cabinets externes d’audit et de

conseil se résument ci-après:


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Observations Recommandations

ORGANISATION ET CONTRÔLE INTERNE

Absence d’un organigramme fonctionnel qui délimite la manière précise les responsabilités, les tâches et les missions des différents services et permettant d’harmoniser et de maitriser la gestion des différentes activités de l’université

Absence ou insuffisance des structures d’audit interne

Mettre en place un organigramme officielet fonctionnel

Mise en place et renforcement de s structures d’audit interne .

Insuffisance dans les manuels et guides de procédures de gestion formalisées

Elaborer des procédures cde gestion claires concernant la gestion organisationnelles , budgétaires, patrimoniale,administrative et pédagogique.

Insuffisance au niveau de la gestion de Ressources Humaines affectées aux tâches financières;

Mettre en place une gestion prévisionnelle des emplois pour faire face à l’importance des départs à la retraite pour les enseignants chercheurs et le personnel administratif et technique(GPEEC) ;

Renforcer les compétences au niveau des domaines suivants :juridique, Fiscal, Financier et comptable.

Insuffisance au niveau du système d’information en matière de gestion administrative et financière de l’Université

Mettre en place un comité de pilotage du schéma directeur informatique et généraliser le SIG

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INFORMATION ET COMMUNICATION

Insuffisance de communication sur la gestion financière et comptable entre les services centraux et déconcentrés (peu de réunions de coordination).

Renforcer la collégialité et relayer la diversité des délibérations du conseil dans les conseilsPartage de documentations préparatoires du Conseil 2 semaines à un mois avant la tenue des conseils

GESTION BUDGETAIRE ET FINANCIERE

Absence de tableau de bord de gestion (gestion par la performance…)

Mettre en place d’un tableau de bord de pilotage stratégique à moyen terme;

Mettre en place d’un tableau de bord de gestion opérationnelle à court terme.

Absence de système de comptabilité générale.

Absence de comptabilité analytique.

Mettre en place la comptabilité générale pour se conformer à la règlementation;

Mettre en place la comptabilité analytique pour analyse rdescoûts .

Un retard très important dans l’approbation du budget qui ne s’adopte qu’au mois de juin, ce qui a eu pour effet un retard dans l’exécution du budget qui se ramène le plus souvent aux 3 derniers mois de l’exercice, d’où le raccourcissement de délai d’exécution du budget ;

Absence de critère claire de répartition budgétaire, d’où insuffisance et réclamation des établissements

Approuver en n-1 le budget provisoire en attendant d’adopter le budget modificatif .


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GESTION BUDGETAIRE , FINANCIERE ,FISCALE ET ARCHIVAGE

Accumulation des soldes budgétaires à cause d’une faiblesse dans l’exécution spécifiquement au niveau des projets d’investissement.

Améliorer la gestion de l’exécution des marchés publics;

Absence d’une bonne programmation des marchés et définition des besoins .

Améliorer la programmation budgétaire et l’approbation du budget .

Suivi défectueux des projets d’investissement à cause des faiblesses des compétences techniques des services de l’université.

Déléguer de la maitrise d’ouvrage aux opérateurs publics spécialisés dans le domaine de construction entre autres : CGI et DEPP.

Recours excessif au x bons de commandes qui devrait être une procédure d’exception au détriments des Appels à la concurrence .

Prioriser une gestion des marchés par un recours à la concurrence et améliorer la programmation de la commande publique.

Insuffisance dans la gestion des ressources propres de l’université.

Mettre en place des procédures de gestion et suivi des programmes d’emploi .

Ambigüité dans la situation fiscale de l’Université. Clarifier la situation fiscale de l’Université vis-à-vis de l’administration fiscale dans un cadre légal.

Faiblesse dans la mise en place des procédures de classement et d’archivage.

Mettre en place de l’ensemble des circuits de la chaine d’archivage (destruction, enlèvement, et communication d’archives).


25Observations Recommandations

GESTION DU PATRIMOINE

Problème de gestion du patrimoine ( transfert, vétusté et méconnaissance des éléments du patrimoine , accroissement du coût d’entretien et de rénovation pour les anciennes universités …).

Absence d’une comptabilité matière pour sauvegarder le patrimoine

Transfert de la propriété du patrimoine (décret de l’application de l’article 96 de la loi 01.00.

L’assainissement de la situation juridique des fonciers et des biens immeubles à céder aux universités;

Mettre en place une comptabilité matière pour lepatrimoine

RECHERCHE SCIENTIFIQUE

Absence d’un système de suivi de la production de la recherche scientifique .

Mettre en place un système de suivi de l’activité au niveau des laboratoires et des centres de recherches.

INSERTION PROFESSIONNELLE

Insuffisance dans le suivi des insertions professionnelles par l’université

Mettre en place d’un service « insertion » pour le développement de l’employabilité qui est important pour les filières à accessibilité difficile sur le marché de l’emploi Développement de stratégie de révélation des qualités auprès des recruteurs

Merci de votre attention

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