archimed : Évolutions et perspectives. dr jf hartmann coordonnateur de la gestion des risques...

ARCHIMED :

Évolutions et perspectives.

Dr JF HARTMANN

Coordonnateur de la gestion des risques associés aux soinsResponsable du SMQ de la prise en charge médicamenteuse

GH Robert DEBRÉ (AP-HP)

25 OCT 2012 ARCHIMED & GDR PECM 2

REX Déploiement :

• Lettre de mission DG : favorise une participation optimale des équipes.

• Participation de tous les professionnels à l’ensemble du questionnaire ++

Découvertes et discussions.

• ARCHIMED US : 166 questions :• 1H30 – 2H30 : atteint et dépasse le plafond de disponibilité de l’équipe.

• Réponse binaire OUI / NON : assurer l’homogénéité des réponses : Se donner une règle de réponse lorsque la maîtrise du risque n’est

acquise qu’en grande partie, et l’expliquer : réponse attendue (valorise les efforts fournis) ou réponse non attendue (valorise le risque).

• ARCHIMED US : • Inadapté aux plateaux médico-techniques et aux hospitalisations de courte durée

(SAU/UHCD, HDJ, Explorations fonctionnelles, etc.). Secteurs « invisibles » lors de la consolidation.• Items manquants : supervision, contrôle, choix des seringues, extravasation…

• ARCHIMED = outil déclaratif :• Recouper ++ : audits, signalements.


REX Communication :

• ARCHIMED V1: représentation graphique des réponses : radar axé sur les 7 thématiques.

synthétique et non analytique :• Donne une vision de la Qualité et non

du risque.

• Radar par secteur interrogé :• Code couleur infondé (% et non

criticité).• Périmètre pas compris des équipes

(habitude des radars Qualité).

• Radar comparatif de la consolidation :• Petit échantillon : fiabilité ?• Risque anesthésiant ?

Représentation peu adaptée à son objectif.

0%

25%

50%

75%

100%

Risque structurel de l'unité desoins

Prévention

Pilotage

Entrée et sortie du patient

Prescription et dispensation

Préparation et administration

Approvisionnement

Stockage et gestion de stock

Danger

A voi r

Ok

Votre ri s que

0%

25%

50%

75%

100%

Risque structurel de l'unité desoins

Prévention

Pilotage




Approvisionnement


Danger

A voir

Ok

MOY. EXPE. IDF UNITE DESOINSVos unités de soins

DANGER À VOIR OK


ARCHIMED V2 : Les évolutions de la V1.

• Elles concernent ARCHIMED Questionnaire et ARCHIMED Synthèse :

– 1 fichier unique UNITÉ DE SOINS, PUI, HAD.

– Ergonomie de saisie des réponses améliorée.

– 1 Onglet ANALYSE (US, PUI,HAD) permettant la priorisation des risques identifiés.

– Une représentation du risque ANALYTIQUE.

– Plusieurs modalités de représentation.

– Une conversion simple des fichiers V1 en fichiers V2, évitant toute ressaisie.

– Une radar des bonnes réponses en pourcentage.


ARCHIMED V2 : Radar en % de bonnes réponses.

0%

25%

50%

75%

100%I. Risque structurel

Prévention

Pilotage




Approvisionnement


Entre 66 et 100%

Entre 33 et 66%

Entre 0 et 33%

Votre ri sque


ARCHIMED V2 : Priorisation des risques identifiés.

• ARCHIMED V2 propose 3 critères de priorisation pour un établissement donné :

– La CRITICITÉ du risque.

– L’EFFORT nécessaire pour réduire le risque et supprimer le risque inacceptable.

– La TRANSVERSALITÉ du risque entre les différents secteurs étudiés.

Donner la priorité aux risques les plus critiques, les plus répandus et les plus faciles à maîtriser.


ARCHIMED V2 : Pondération de la criticité et de l’effort.

• Un groupe de travail de 15 membres (AP-HP + OMEDIT) :• Pharmaciens : 7 dont 1 aussi Qualiticienne.• Médecins : 4 dont 3 aussi GDR et 1 aussi Pharmacologue.• Cadres : 2 dont 1 cadre expert / Préparateur : 1 / GDR non médecin : 1.

• MCO, SSR-SLD, Pédiatrie, Gériatrie.

• Pondération de la criticité du risque :– Risque acceptable en l’état : aucune action nécessaire.

– Risque tolérable sous contrôle : actions de contrôle et suivi.

– Risque inacceptable : actions de réduction du risque.

• Pondération de l’effort nécessaire pour maîtriser le risque :

– Effort nul. Effort faible.

– Effort moyen. Effort important.

G. BENOIT, V. BINET-DECAMPS, D. CLAVEQUIN, JF. HARTMANN, D. HUCHON, G. LADEGAILLERIE, B. LEBRUN-VIGNES,

C. LEJEUNE, M. LE JOUAN, M. LEMAIRE, C. MANGIN, C. MONTAGNIER-PETRISSANS, D. MONZAT, J. OLIARY, G. VIDAL-TRECAN.


Distribution des cotations :

• ARCHIMED Unité de soins :

• ARCHIMED PUI :

DISTRIBUTION DES RISQUES COTES

0%16%

48%

36%

R0

R1

R2

R3

DISTRIBUTION DES EFFORTS COTES

16%

20%

57%

7%

E0

E1

E2

E3

DISTRIBUTION DES RISQUES COTES

0% 13%

39%

48%

R0

R1

R2

R3

DISTRIBUTION DES EFFORTS COTES

13%

25%

52%

10%

E0

E1

E2

E3


ARCHIMED V2 avant remplissage :

Vous n'êtes pas concerné(e) par cette feuille

Analyse de risques

Pratique (n'apparaissent que les risques de l'unité) Criticité Effort

T.06 Dans votre unité de soins, le réfrigérateur dédié aux médicaments peut contenir des produits non médicamenteux

2,60 0,93

N.05 Votre unité reglobalise certains médicaments délivrés nominativement par la pharmacie 2,93 1,00

C.05 Un document du classeur "Médicaments" (papier ou informatique) décrit les modalités de la permanence pharmaceutique (accès aux médicaments pendant la fermeture de la PUI...)

2,67 1,07

I.04 Les éventuels troubles de déglutition du patient sont systématiquement indiqués dans le dossier 3,00 1,07

L.03 Les informations du l ivret thérapeutique sont directement accessibles au moment de la prescription 2,67 1,07

I.05 Les al lergies éventuelles du patient sont systématiquement mentionnées dans le dossier du patient 3,00 1,13

T.18 La composition du chariot d'urgence est définie et accessible 3,00 1,13

I.08 La fonction rénale du patient est réévaluée régulièrement au cours du séjour et notée dans son dossier 2,80 1,20

J.08 Les médicaments personnels non rendus à la famille ou au patient sont rapportés à la PUI pour destruction 2,53 1,20

D.09 Les modalités d'accès aux résumés des caractéristiques du produit (RCP) sont connues de l 'ensemble des personnels médicaux et soignants

2,67 1,27

L.02 Les prescriptions médicamenteuses (papier/informatique) des patients sont réalisées majoritairement dans le l ivret thérapeutique

2,67 1,27

U.12 L'unité de soins dispose d'un l ieu de dépôt des médicaments (dont les solutés) fermé à clef en cas d'absence du personnel soignant

3,00 1,27

I.06 Le poids du patient est mesuré (si possible) systématiquement et indiqué dans le dossier 2,73 1,33

F.02 Il existe des procédures de solutions dégradées en cas de panne informatique (en absence d'informatisation répondre oui)

2,93 1,47

U.04 Des personnes non formées passent des commandes de réapprovisionnement de médicaments 3,00 1,47

L.06 Les prescripteurs sont informés des substitutions proposées par la PUI 2,60 1,53

T.19 La composition et la non péremption des produits contenus dans le chariot d'urgence sont vérifiées selon une procédure prédéfinie et tracées

2,80 1,53

C.14 Le classeur "Médicaments" (papier ou informatique) contient un document validé par la PUI décrivant les bonnes pratiques de broyage des comprimés (utilisation du broyeur…)

2,53 1,60

L.04 Les médicaments du traitement personnel du patient qui ont été validés par l 'équipe médicale (conservés/substitués) figurent sur la prescription hospitalière (papier/informatique)

3,00 1,60

C.04 Un document du classeur "Médicaments" (papier ou informatique) décrit les conditions de la prescription junior (si l 'unité de soins n'est pas concernée répondre oui).

2,53 1,67

C.13 Votre unité de soins dispose d'une documentation à jour dans le classeur "Médicaments" sur les comprimés ne devant pas être broyés et leur substitution éventuelle

2,87 1,73

C.16 Votre unité de soins dispose d'une documentation à jour dans le classeur "Médicaments" sur les gélules ne devant pas être ouvertes et leur substitution éventuelle

2,80 1,73

K.03 En cas de transfert du patient vers une autre unité de soins ou un autre établissement, les informations relatives à son traitement médicamenteux l 'accompagnent

2,93 1,73

L.10 Les prescriptions conditionnelles (si besoin) de médicaments renvoient à des arbres de décision et à des protocoles d'administration validés

3,00 1,73

O.04 La préparation des tiroirs ou pilul iers se fait patient par patient et non pas médicament par médicament 2,93 1,73

U.10 En cas de non délivrance en raison d'une rupture de stock, la PUI donne des conseils de substitution à valider par le médecin

2,67 1,73

C.08 Un document du classeur "Médicaments" (papier ou informatique) décrit les modalités d''utilisation des dispositifs d'administration complexes (pousse seringues électriques, PCA, infuseurs…)

2,93 1,80

J.04 Lors de son admission, le patient (ou sa famille) est interrogé(e) sur une éventuelle automédication 2,93 1,80

L.07 Les infirmières sont informées des substitutions proposées par la PUI 2,60 1,80

L.08 Les prescripteurs sont informés en cas de non administration de médicaments 2,93 1,80

Vous n'êtes pas concerné(e) par cette feuille

I. Risque structurel

A. Organisation Oui Non

A.01 Au cours de la même journée, plusieurs médecins prescrivent des médicaments pour le même patient

A.02 Votre unité de soins accueil le régulièrement des internes en médecine

A.03 Il existe une infirmière référente (non cadre) pour les relations de l 'unité de soins avec la pharmacie à usage intérieur et cette tâche figure dans sa fiche de poste

A.04 Votre unité de soins accueil le au moins un jour ou une nuit par mois une ou des infirmières du pool (suppléantes, roulantes…)

A.05 Votre unité de soins accueil le au moins un jour ou une nuit par mois une ou des infirmières intérimaires

A.06 Votre unité de soins accueil le au moins une élève infirmière par an

A.07 Dans votre unité de soins, à activité constante, le personnel soignant absent est systématiquement remplacé

A.08 Dans votre unité de soins, à activité constante, la charge de travail des infirmières absentes est répartie sur d'autres catégories de personnel

A.09 La transmission entre les différentes équipes soignantes est organisée et assurée systématiquement

A.10 Le fonctionnement de votre unité de soins conduit au recours à des heures supplémentaires chaque mois

A.11 Un pharmacien référent a été désigné pour votre unité de soins

A.12 Un préparateur référent a été désigné pour votre unité de soins

B. Type de prise en charge Oui Non

B.01 Votre unité de soins assure plusieurs types de prises en charge de patients (hospitalisation de jour/hospitalisation complète/soins intensifs…)

B.02 Les patients sont identifiés par un bracelet (nom, prénom + date de naissance/nom, prénom + code-barre/RFID)

B.03 Au moins une fois par semaine, un patient change de chambre au cours de son séjour dans votre unité de soins

B.04 Votre unité de soins comprend au moins une chambre à deux l its ou plus

B.05 Votre unité de soins administre des médicaments à risque particulier (chimiothérapies anticancéreuses, AVK…)

B.06 Votre unité de soins prend en charge des patients à risques ou sensibles (pédiatrie, réanimation, gériatrie...)

II. Politique de sécurisation du médicament

PréventionC. Protocoles/procédures générales Oui Non

C.01 Les règles d'approvisionnement (notamment en urgence), de gestion et d'utilisation des médicaments sont regroupées dans un classeur "Médicaments" (papier ou informatique)

C.02 Dans votre unité de soins, i l existe un classeur "Protocoles" (papier ou informatique) regroupant les protocoles médicamenteux

C.03 Ces documents des classeurs "Médicaments" et "Protocoles" (papier ou informatique) de votre unité de soins sont actualisés/revalidés au moins une fois par an

Volet « Questionnaire » :Toutes les questions.

Classement thématique.

Volet « Analyse » :Toutes les questions. Classement pondéré :

Criticité décroissante + Effort croissant.

15 QUESTIONS C3/E1


ARCHIMED V2 après remplissage :

Feuille de routedu Service

4 QUESTIONS C3/E1

Onglet « Analyse » : seulement les questions avec mauvaise réponse, triées par Criticité et Effort .


Onglet « Synthèse » après consolidation de tous les secteurs : toutes les questions triée par Criticité et Effort .

Visualisation de la transversalité du

risque.


Onglet « Synthèse » après consolidation de tous les secteurs : toutes les questions triées par % de risques.


Onglet « Synthèse » après consolidation de tous les secteurs : toutes les questions triées par thématiques.

Prévention

Pilotage


Onglet « Synthèse » après consolidation de tous les secteurs : toutes les questions triées par niveau d’effort croissant.


Quelle est la fiabilité de cette pondération ?

• Il n’existe pas de données épidémiologiques à grande échelle sur la criticité des risques identifiés par ARCHIMED : pas de Gold standard.

• La pondération « à dire d’experts » comporte nécessairement un part de subjectivité.

• La pondération à l’échelle d’un ensemble d’établissements vise une réalité standard et méconnait nécessairement les particularités locales.

• Les équipes sont libres d’attribuer un niveau de criticité ou d’effort différent de celui proposé ici dans leur établissement, dès lors que ce niveau est le reflet d’un consensus local.


Évolutions futures d’ARCHIMED ?

• Clarifier la formulation de certaines questions (reformulation, guide).

• Enrichir (sans dépasser les 2H de réunion) :• Injectables, solutés, formes orales liquides…• Bonnes pratiques de sécurité : supervision, double contrôle, vérifications aux prises de poste…• Never events de la PECM (Circulaire DGOS 14 FEV 2012).

• Étendre les périmètres étudiés :• Secteurs médico-techniques.• Hospitalisations de courte durée.

• Affiner le benchmarking:• Augmenter l’échantillon de référence.• Benchmark par type de secteurs et d’activités. Remontées des établissements.

• Ajuster les estimations des criticités et des efforts : Remontées des établissements.

CHEZ ARCHIMED

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