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APPLICATION ‘FORMATION’Guide d’utilisation du Directeur de Structure

1. Accès p. 22. L’application ‘formation’ en un coup d’œil p. 33. Le menu p. 44. Zoom sur la création et la modification des équipes p. 5/65. Zoom sur l’attribution de rôles p. 76. Les fonctionnalités générales p. 8

DRH-MO / Janvier 2012

DRH-MO 2

ACCÈS A VOTRE APPLICATION ‘FORMATION’

Connectez-vous à l’application ‘formation’ à l’adresse suivante : https://www.sirene.inserm.fr

Si vous n’avez pas d’adresse courriel Inserm, suivez la procédure indiquée sur le site.

Vous allez être dirigé vers votre page d’accueil. Pour accéder à votre application formation, cliquez sur l’onglet « Dir. de structure Formation » en haut à gauche de l’écran.

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Application ‘Formation’

Traitement et suivi des demandes

d’inscription des agents de votre

structure

Consultation des demandes

d’inscription archivées

Consultation des offres de

formation collective

Gestion des équipes de la

structure

Délégation des droits aux Chefs

d’équipe

VOTRE APPLICATION ‘FORMATION’ EN UN COUP D’OEIL

Le département des Ressources Humaines de l’Inserm a mis en place une application dans le progiciel « Sirène » afin de dématérialiser les inscriptions aux formations.

Cette application vous permet de traiter les demandes d’inscription aux formations collectives et aux actions individuelles des agents de votre structure. Vous pouvez déléguer ces traitements de demandes d’inscription aux Chefs d’équipe de votre choix après les avoir désignés et leur avoir rattachés des agents ; cependant, vous continuerez à recevoir les demandes afin de pouvoir les traiter directement si vous le souhaitez. Vous avez également la possibilité de désigner, un Responsable administratif et des Correspondants formation. • Le Responsable administratif pourra visualiser

l’ensemble des demandes de formation des agents de la structure.

• Les Correspondants formation pourront visualiser uniquement les demandes de formation des agents que vous leur aurez rattachés ; ils n’auront accès aux demandes d’action individuelle qu’avec l’accord de l’agent concerné.

DRH-MO

Attribution de rôles

(désignation d’un Responsable

administratif et des

Correspondants formation)

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VOTRE MENU

Accédez à votre tableau de bord pour traiter les demandes

d’inscription aux offres de formation collective et aux

actions individuelles de formation de l’ensemble des

agents de votre structure.

Accédez au moteur de recherche vous permettant de

consulter l’ensemble des demandes d’inscription des

agents de votre structure aux offres de formation collectives

et aux actions individuelles dont les sessions sont terminées.

Paramétrez la réception des courriels. Vous pouvez choisir

de ne plus recevoir les courriels automatiques d’information.

Toutes les demandes d’inscription à une formation sont soumises :

1. à l’accord du Directeur de structure ou celui du Chef d’équipe si vous lui en avez délégué les droits (reportez-vous aux pages 5 et 6),

2. à la validation du Responsable Formation de la Délégation Régionale (RF de gestion) et, pour certaines formations , à celle du Responsable Formation ayant organisé le stage (RF organisateur).

Consultez la base des offres de formation collective.

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ZOOM SUR LA CREATION ET LA MODIFICATION DE VOS EQUIPES DANS L’APPLICATION ‘FORMATION‘ 1/2

En cliquant sur le bouton de création d’une nouvelle équipe, vous êtes redirigé vers la page ‘Equipe’ décrite ci-après.

Recherchez une équipe existanteCréez une nouvelle équipe

Une fois l’équipe créée, vous pouvez en modifier la composition en cliquant sur la ligne correspondante dans le tableau de recherche (redirection sur la page ‘Equipe’ décrite ci-après).

La création d’équipes vous permet de déléguer vos droits dans l’application ‘Formation’ à un Chef d’équipe : celui-ci pourra ainsi instruire les demandes d’inscription des agents qui lui sont rattachés. Vous pouvez par la suite remplacer le Chef d’équipe ou modifier la composition de l’équipe.

L’ensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Responsable administratif » si vous l’avez attribué à un agent de votre structure

DRH-MO 6

Etape 1 Définir l’équipe.

Etape 2 Désigner le chef d’équipe.

Certains agents peuvent ne pas figurer sur la liste. Dans ce cas, ils doivent au

préalable s’inscrire sur la page de connexion de Sirène accessible à cette

adresse : https://www.sirene.inserm.fr

Etape 3Assigner des agents Inserm ou non

Inserm à l’équipe créée.

Une fois l’équipe définie (dates et libellés), vous désignez le Chef d’équipe (délégation de vos droits quant au traitement des demandes d’inscription) puis y rattachez les agents concernés. Vous continuerez à recevoir leurs demandes et à pouvoir les traiter, mais cette opération pourra également être effectuée directement par le Chef d’équipe.

Cette délégation de droits permet au Chef d’équipe de : • consulter et traiter les demandes ; • accéder aux archives qui présentent

l’ensemble des demandes passées ;• assurer un suivi des demandes via

son tableau de bord.

ZOOM SUR LA CREATION ET LA MODIFICATION DE VOS EQUIPES DANS L’APPLICATION ‘FORMATION ‘ 2/2

L’ensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Responsable administratif » si vous l’avez attribué à un agent de votre structure

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ZOOM SUR L’ ATTRIBUTION DE RÔLES DANS L’APPLICATION ‘FORMATION’

L’attribution du rôle Correspondant Formation se réalise en deux étapes (selon le même principe que pour le Chef d’équipe) : 1. Attribuer le rôle Correspondant

formation à l’agent sélectionné ;2. Rattachez une population au

Correspondant formation désigné.

Attribuez les rôles Correspondant formation et

Responsable administratif aux agents de votre structure.

Rattachez une population au Correspondant Formation

désigné

Si vous le souhaitez, vous pouvez désigner, dans l’application ‘Formation’, un Responsable administratif et des Correspondants formation :• Le Responsable administratif pourra

consulter l’intégralité des demandes des agents de la structure ;

• Le Correspondant formation aura la même possibilité pour les agents que vous lui aurez rattachés, à l’exception des demandes d’inscription aux actions individuelles, pour lesquelles l’agent pourra choisir d’informer ou non son Correspondant formation.

L’ensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Responsable administratif » si vous l’avez attribué à un agent de votre structure

DRH-MO 8

Réinitialisez le tri sur colonne

Cliquez sur l’onglet « Dir. de structure Formation»

LES FONCTIONNALITES GENERALES DE L’APPLICATION ‘FORMATION’

Imprimez la fenêtre Modifiez la taille de la fenêtre

Fermez la sessionParamétrez la couleur de la fenêtre

Effectuez des tris sur colonne en cliquant sur

leur titre

Accédez au formulaire

d’inscription

Accédez aux autres onglets ouverts n’apparaissant pas à

l’écran