analyse du systeme comptable au sein de la …
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FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE, DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE
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DEPARTEMENT GESTION
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MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION
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OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE
Présenté par :
RAMBELO Sandr’Ambitana
Sous l’encadrement de :
Encadreur pédagogique : RANDRIAMIHARISOA Mamy Alfa (Enseignant au Département Gestion)
Année universitaire : 2011/2012
Session : Septembre 2013 Date de soutenance : 03 Septembre 2013
ANALYSE DU SYSTEME COMPTABLE AU SEIN
DE LA SOCIETE AUXIMAD
REMERCIEMENTS « Réjouissez-vous en espérance, soyez patients dans l’affliction, persévérez dans la
prière » Rom 12,12
Le présent mémoire n’aurait pu se faire sans l’inestimable concours d’un certain nombre de
personnes.
Nous remercions tout d’abord le SEIGNEUR qui nous a accompagné tout au long de notre
vie, et de nous avoir octroyé santé, courage et volonté tout au long de ces années
académiques, ainsi que de nous avoir guidé pour mener à bien ce mémoire.
Ensuite, nous adressons nos vifs remerciements au corps professoral de l’université
d’Antananarivo :
- Mr RAMANOELINA Armand Panja, Professeur titulaire, Président de l’université
d’Antananarivo ;
- Mr RAKOTO David Olivaniaina, Maître de conférences, Doyen de la Faculté de
Droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie de l’université d’Antananarivo ;
- Mr ANDRIAMASIMANANA Origène, Maître de conférences, Chef de département
de la filière Gestion de l’université d’Antananarivo ;
- Mme ANDRIANALY Saholiarimanana, Professeur de l’université et Directeur du
Centre d’Etudes et de Recherches en Gestion ;
- Mr RANDRIAMIHARISOA Mamy Alfa, Enseignant au département Gestion, mon
encadreur pédagogique ;
- Les professeurs de l’université pour le savoir inestimable qu’ils nous ont transmis tout
au long de nos formations.
Après, nous adressons nos reconnaissances au personnel de l’AUXIMAD qui nous ont
accueilli lors de notre stage.
Enfin, nous adressons nos vifs et chaleureux remerciements à toutes nos familles, à nos amis
pour leur soutien moral et financier durant ces années académiques et pour leur contribution à
l’accomplissement de ce mémoire.
Vous avez tous contribué à la réalisation de ce mémoire, que DIEU TOUT PUISSANT vous
renvoie la gratitude dont vous avez fait part.
SOMMAIRE
REMERCIEMENTS
SOMMAIRE
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES TABLEAUX ET DES FIGURES
INTRODUCTION
PARTIE I : MATERIELS ET METHODES
CHAPITRE I : LES MATERIELS
Section 1- Panorama de l’Entreprise
Section 2-Rappel théorique portant sur le thème
Section 3-Caractéristiques du système comptable
CHAPITRE II : LES METHODES
Section 1-Les outils de collecte de données
Section 2-Les outils de recherche de données
Section 3-Les techniques d’analyse
CONCLUSION PREMIERE PARTIE
PARTIE II : RESULTATS
CHAPITRE I : ORGANISATION COMPTABLE
Section 1-Le système de comptabilisation du cycle achats
Section 2-Le système de comptabilisation des créances clients
Section 3-Le système de comptabilisation du cycle trésorerie
CHAPITRE II : ANALYSE DU TRAITEMENT COMPTABLE
Section 1-Tenue de la comptabilité
Section 2-Système de codification
Section 3-Système de traitement comptable
CONCLUSION DEUXIEME PARTIE
PARTIE III : DISCUSSIONS, RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : DIAGNOSTIC DE LA SOCIETE
Section 1-Diagnostic interne
Section 2-Diagnostic externe
CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS
Section 1-Modèle de revalorisation des moyens humains
Section 2-Modèle de renouvellement des matériels informatiques
Section 3-Modèle d’organisation de travail
CONCLUSION TROISIEME PARTIE
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
TABLES DES MATIERES
LISTE DES ABREVIATIONS
AA : Avis d’Arrivée
AUXIMAD : Auxiliaire Maritime de Madagascar
BC : Bon de Commande
BE : Bon à Enlever
BL : Bon de Livraison
BV : Bordereau de Versement
CAE : Comptabilité Analytique d’Exploitation
CB : Cartable de Bord
CG : Compte Général
CLT : Client
CNC : Conseil National de la Comptabilité
CP : Compte Particulier
CT : Contrat de Transport
DA : Demande d’Achat
DAGP : Départements des Affaires Générales et Personnel
DCD : Diagramme de circulation des documents
DD : Document de Dédouanement
DE : Demande d’Entrée
Doc : Document
DP : Demande de Paiement
ETA: Estimated Time Arrival
Eng: Enregistrement
Fac: Facture
FR : Fiche de Règlement
FRNS : Fournisseurs
JAE : Journal des Achats d’Exploitation
JAI: Journal des Achats d’Immobilisation
JOD: Journal des Opérations Diverses
MR: Manifeste Récapitulatif
OT: Ordre de Transit
PCG: Plan Comptable Général
PDC: Pièce de Dépenses Caisse
PRC: Pièce de Recette Caisse
Rglt: Règlement
LISTE DES TABLEAUX ET DES FIGURES
TABLEAUX
Numéro Titre Page
1 Identification de la société 7
2 Les comptes pivots fournisseurs au comptant 43
3 Les principaux comptes inter-agences 43
4 Les principaux comptes de virement interne 44
FIGURES
Numéro Titre Page
1 Le système classique du traitement des données comptables 18
2 Le système centralisateur du traitement des données comptables 19
3 Processus de la comptabilité centralisatrice 45
4 Les acteurs sur l’environnement externe de la société 57
5 Les modèles de propositions de solutions 59
1
INTRODUCTION GENERALE
De nos jours, le commerce occupe une place très importante dans la vie quotidienne et
le développement économique à Madagascar. Les échanges commerciaux ne cessent de se
multiplier dans le temps et dans l’espace notamment dans le cadre de l’actuelle mondialisation
économique. Cette dernière permet, à plusieurs pays, de faire circuler les marchandises en
toute liberté et de favoriser l’importation et l’exportation des marchandises par voies
aériennes et maritimes qui s’avèrent nécessaires et inévitables. Les sociétés de transit et de
consignation interviennent dans ces opérations pour les formalités douanières et le passage
des frontières. C’est le cas de la société AUXIMAD.
Cette société est une entreprise prestataire de services en matière de transit et de consignation
dont l’opération s’étend à l’échelle internationale. Ses services représentent les besoins les
plus courants des secteurs publics et privés et exigent qu’ils soient de meilleure qualité. Le
transit et la consignation sont donc l’un des piliers de la production qui permet la transaction
de cette société mais il y a aussi d’autres activités annexes telles que : le groupage et le
dégroupage, la manutention et l’assurance. Cette situation d’échange dépend surtout de la
bonne marche de l’entreprise en gérant avec efficacité la clientèle et les prestations.
Pour être plus performante et compétitive, toute entreprise doit changer de technique de
production et de méthode de direction pour aboutir à une bonne gestion de toutes les
ressources fondamentales dans l'entreprise. La bonne gestion repose sur la bonne prise de
décisions. Pour arriver à cette fin, les informations de synthèse doivent être fiables et
exactes, d'où la nécessité impérieuse de l'utilisation d'un système comptable permettant à
l'entreprise d'atteindre cet objectif. L'importance de cette fonction au sein de l'Entreprise nous
a conduit à choisir le thème du présent mémoire à savoir : "Analyse du système
comptable de la société AUXIMAD". Signalons au passage que le système comptable est un
système d’organisation comptable composé d’outils de gestion nécessaires et indispensables
au traitement de l’information financière permettant une prise de décision rapide et efficace.
Le dirigeant de la société a besoin de prendre des décisions fiables pour garantir le bon
fonctionnement de la société. Pour ce faire, il doit disposer d’informations exactes et réelles
qu’il va par la suite analyser. Le système comptable joue un rôle d’outil d’aide à la décision.
Il permet d’assister le système de pilotage dans les prises de décision grâces aux différents
2
outils établis, surtout sur la base de la comptabilité, tels que l’analyse financière,
l’analyse de gestion, le tableau de bord, etc. Par ailleurs, le système comptable joue un rôle
d’outil d’enregistrement et de mesure des faits socio-économiques. Il contrôle la qualité et la
cohérence des agrégats à usage interne et externe, les marges, les coûts et autres indicateurs
de gestion, les états financiers et sociaux et les informations traitées par ce système sont
particulièrement indispensables à la prise de décision. Ainsi est née la problématique
suivante : « En quoi le système comptable contribue-t-il à la prise de décision ? ».
A travers ce travail, l’objectif global vise à améliorer le système comptable de l’AUXIMAD
pour assurer sa performance, la continuité de son exploitation et pour faire face à ses
concurrents à court, moyen et long terme.
De cet objectif, deux autres qualifiés spécifiques sont dégagés. Il s’agit de :
Connaître le système comptable de l’AUXIMAD ;
Analyser le système comptable de l’AUXIMAD.
En effet, deux hypothèses restent à vérifier à savoir :
L’efficacité d’un système comptable dépend du respect des normes et principes
comptables ;
La fiabilité des informations financières dépend de l’image fidèle de l’Entreprise.
D’une manière générale, nous voulons contribuer à l’amélioration du système comptable de
l’AUXIMAD. En particulier, le concours à l’amélioration du système comptable de ladite
société permet de mieux connaître et analyser dans une petite échelle la situation. Le point
de départ de notre étude est l’analyse du système existant en tenant compte du diagnostic de
la politique de gestion suivie par l’entité, ensuite déterminer les causes de la
désorganisation du système comptable en détectant les divers problèmes qui empêchent son
bon fonctionnement et enfin, proposer des solutions avec des recommandations. Les
résultats attendus de cette analyse permettent de cerner :
Le rôle du système comptable sur la prise de décision ;
Le rôle du système comptable sur le traitement des informations de l’Entreprise.
Ainsi, le choix du thème présente un intérêt certain: C’est un thème qui nous permis de
suivre l’évolution technologique à cette ère de la mondialisation et de la libéralisation.
3
L’amélioration du système comptable est fondamentale et constitue une base de réussite et
d’efficacité. Le service comptable dans lequel nous avons suivi un stage pratique pendant
trois mois successifs nous permis de constater et de comprendre ce qu’est le système
comptable avec les problèmes existants. Ensuite, ce choix permet d’identifier et d’analyser
certaines opportunités, risques et menaces qui constituent un obstacle majeur à la bonne
marche et à la réussite de la société. Enfin, ce thème nous a permis de confronter la théorie
acquise pendant le cursus universitaire aux différentes réalités et ensuite d’adopter une
meilleure méthode qui consiste à obtenir des données fiables pendant les trois mois de
formation en stage pratique.
En ce qui concerne le choix de l’entreprise, la société AUXIMAD a été choisie pour réaliser
ce mémoire car elle est à la fois une société en pleine expansion surtout au niveau de la
qualité de service.
Quant à la méthode adoptée, nous avons choisi une approche méthodologique qui a mis en
adéquation la recherche universitaire et la pratique professionnelle. A l’intérieur du centre, la
démarche s’est concrétisée par des contacts permanents avec divers responsables. A
l’extérieur, nous avons fréquenté plusieurs centres de documentation de la capitale pour les
études documentaires. Ces informations recueillies auprès des différentes personnes et les
recherches provenant des documentations ainsi que les observations constituent la base des
études pour la réalisation de ce mémoire.
Notre étude s’articulera autour de trois parties :
La première partie sera consacrée aux matériels et méthodes. Les matériels concernent
tous les supports que nous avons utilisé, ainsi que les différentes données présentant
l’entreprise qui nous ont permis d’effectuer certaines analyses. Ensuite, la méthodologie est
une partie qui illustre, dans toutes ses dispositions, les éléments nécessaires pour énumérer
l’étude. En effet, le mémoire est un travail scientifique, il faut choisir une démarche
appropriée pour sa réalisation. La méthodologie adoptée détermine la fiabilité de l’étude, sa
portée, sa limite et la pertinence des solutions proposées. Ainsi, nous avons eu recours à
plusieurs méthodes telles que : les outils de collecte de données, les démarches adoptées,
l’évaluation des acquis et les outils d’analyse.
La seconde partie est axée sur l’analyse du traitement comptable à savoir les résultats qui
4
portent sur l’organisation comptable et l’analyse du système comptable de la société.
Et pour finir, la troisième partie est surtout focalisée sur le diagnostic de l’interne et de
l’externe de ladite société ainsi que les recommandations. L’identification des problèmes
constatés nécessite des propositions d’amélioration dont leur application aura sûrement des
impacts sur le système comptable actuel de la société.
5
PARTIE I- MATERIELS ET METHODES
Cette première partie aborde les matériels et méthodes que nous avons utilisés lors de
l’élaboration de ce présent mémoire. Nous allons analyser de prime abord les matériels et en
second lieu les méthodes.
6
CHAPITRE I : MATERIELS
Les matériels concernent tous les supports que nous avons utilisé, ainsi que les
différentes données présentant l’Entreprise, qui nous ont permis d’effectuer certaines
analyses.
Section 1 – Panorama de l’Entreprise
Nous allons consacrer cette première section à la description de l’Entreprise pour pouvoir la
connaître et l’analyser après. Dans cette section est donc réservée une place non négligeable à
l’étude de son interne et externe, des facteurs internes et externes influençant la vie de
l’Entreprise, et également ses réussites.
1-1: Présentation de l’Entreprise
Pour mieux connaître l’entreprise, nous allons présenter succinctement son historique, ses
activités, ainsi que son organigramme.
1-1-1: Historique
La Société Anonyme AUXIMAD est fondée en 1905. Elle est une société à des
activités multiples dont la principale était au départ la consignation de navires. Elle s’appelait
alors la « WHARF DE TAMATAVE ». En tant que consignataire, elle travaillait uniquement
avec et pour le transporteur maritime.
Plus tard en 1952, la « WHARF DE TAMATAVE » est devenue la Société Auxiliaire
Maritime de Madagascar (AUXIMAD) du fait de l’augmentation des activités de la société.
Elle s’était lancée, en plus de la consignation de navires dans le domaine du transit, la
manutention, l’entreposage, la messagerie (courrier express).Son siège social est située au 18
Rue JJ.RABEARIVELO, Antsahavola Antananarivo Madagascar.
Ci –après l’identification de la société : Nous allons présenter l’identification de ladite société
sous forme de tableau où l’on peut voir sa forme juridique, sa raison sociale, son capital
social, son numéro de registre, son numéro statistique, son numéro d’identification fiscale,
son numéro de quittance, son numéro TP ainsi que les actionnaires de la société.
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Tableau n°1 : Identification de la société
Forme juridique Société Anonyme
Raison sociale Société Auxiliaire Maritime de Madagascar
Capital social 222 000 000 Ariary
Numéro Registre de Commerce 2003B00732
Numéro statistique 67 710 100 0 00 106
Numéro D’identification Fiscale 00 14 425
Numéro Quittance 121558D du 01/07/04
Numéro TP 0039660 du 09/07/04
Boite Postale 1081 Antananarivo 101
Fax (261) 20 22 310 98
Tel (261) 20 225 02
Télex 22 213 AUXITA/223 20 AUXIDG
E-mail [email protected]
Siège 18, Rue JJRabearivelo Antsahavola
Actionnaires
ARO Assurance-Réassurance-Omnibranche (63,20%)
SMTM Société Malgache de Transport Maritime (14 ,05%)
SCIPPA Société Coopérative d’investissement et Participation
du personnel Auximad (12,16%)
CMN Compagnie Malgache de Navigation (08,94%)
NY HAVANA (0,54%)
DUBOSC (0,18%)
AUTRES (0,93%)
Source : Département de la direction générale de la société AUXIMAD
Après avoir pris connaissance de son historique qui présente généralement la société
proprement dite, il est sus-mentionné aussi que ladite société exerce de multiples activités.
1-1-2 : Activités
Les activités de l’Auximad sont classées en deux catégories dont les activités principales et
les activités secondaires. Les activités principales concernent le transit et la consignation ainsi
8
que les activités secondaires qui concernent l’Assurance ; le groupage et le dégroupage ; le
transport terrestre et l’entreposage des marchandises.
1-1-2-1 : Les activités principales1
Les activités principales concernent en premier lieu la consignation des navires qui n’est que
l’action de représenter l’armateur et en second lieu le transit qui n’est que l’action de faire
traverser des marchandises.
La consignation maritime
La consignation concerne les navires ; c’est l’action de représenter l’armateur
(propriétaire du navire) dans un port d’escale. L’armateur propriétaire des navires ne peut pas
affecter ses propres personnels partout où le navire doit accoster, donc il demande à un agent
consignataire d’effectuer tous les services nécessaires pour l’escale du navire. C’est ainsi que
c’est le consignataire que s’occupe des frets, délivre les marchandises et assiste le capitaine. Il
est rémunéré par des commissions sur frets et des honoraires de consignation.
Rôle du consignataire : Le travail du consignataire s’effectue pendant l’escale et après
l’escale du navire. Ainsi, le rôle du consignataire est en premier lieu de se préparer avant
l’arrivée du navire en avisant les autorités portuaires, les services des douanes puis préparer
les documents nécessaires, ensuite il doit récupérer à bord des navires les documents exigés
par les autorités et faire en sorte que tout soit bien organisé afin que les opérations d’escale se
déroulent bien. Il doit aussi fournir au navire tout ce dont il a besoin (eau et nourriture ;
réparation du navire ; services médicaux….) et suivre de près les opérations commerciales
c'est-à-dire le chargement et le déchargement des marchandises. Après avoir effectué tout
cela, il doit préparer le départ du navire en informant les autorités concernées pour que le
navire soit parfaitement en règle et enfin, il procède à la sortie du navire et délivre à
l’armateur le connaissement original. Il traite éventuellement les contentieux.
Un bon consignataire a comme obligation d’optimiser le temps d’escale en accélérant le plus
vite possible les opérations commerciales ainsi que les formalités d’entrée et de sortie. Par
conséquent, l’Auximad veille aux intérêts de l’armateur afin de le convaincre de conclure un
nouveau contrat.
1 Guide des stagiaires au sein de la société AUXIMAD.
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Le transit
Le transit est l’action de traverser ou de faire traverser à des marchandises un pays, au
cours d’un voyage ou d’un transport vers d’autre pays.
Le transit importation : Le rôle du transitaire est d’assurer le dédouanement des
marchandises importées. Le déroulement du transit importation se fait de prime abord par le
débarquement des marchandises dans le navire, ensuite le déplacement de ces dernières
jusqu’à l’entrepôt. Il y a aussi l’expertise des marchandises et la déclaration en douane qui
constitue le principal rôle du transitaire et enfin, l’acheminement de ces dernières jusqu’au
magasin du client.
Le transit exportation : Le rôle du transitaire est d’assurer l’embarquement des marchandises
dans le navire ou dans l’avion. Le déroulement des opérations de transit exportation se fait en
premier lieu par le transport des marchandises jusqu’à l’entrepôt sous douane, ensuite la
déclaration en douane et l’expertises de ces dernières et enfin, l’embarquement à bord du
navire ou de l’avion.
L’ensemble de toutes les dépenses engagées pour ces opérations constituent le débours transit
qui sera récupéré par la refacturation aux clients.
Après avoir vu les activités principales de la société, passons maintenant à la revue des
activités secondaires.
1-1-2-2 : Les activités secondaires2
Les activités secondaires sont les activités annexes de la société telle que l’assurance ; le
groupage et le dégroupage ; le transport terrestre ainsi que l’entreposage des marchandises.
Assurance :
Comme ARO détient la majorité des actions de l’AUXIMAD, une collaboration étroite
entre ARO et AUXIMAD a été instaurée.
En tant que société transitaire et consignataire, AUXIMAD décide de travailler avec la
compagnie d’assurance ARO pour offrir à sa clientèle une qualité de services satisfaisante en
2 Guide des stagiaires au sein de la société AUXIMAD.
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matière d’assurance. Ainsi l’AUXIMAD recherche des nouveaux clients pour ARO et reçoit
des commissions chaque fois qu’un client souscrit une assurance pour le compte d’ARO.
Groupage et Dégroupage:
Groupage : Le groupage consiste à rassembler des marchandises à exporter, appartenant à des
clients différents dans un seul conteneur. C’est une opération destinée à des clients qui
n’arrivent pas à remplir un conteneur, donc l’AUXIMAD propose à ses clients qui exportent
des marchandises en petite quantité d’effectuer le groupage dont le but est de minimiser le
coût de la location de conteneur.
Dégroupage : Contrairement au groupage, cette opération consiste à dégrouper les
marchandises contenues dans un même conteneur venant d’un pays expéditeur. Ces
marchandises qui ont été envoyées par groupage vont être sorties du conteneur, il revient au
transitaire d’identifier et de dédouaner les marchandises de ses clients à l’aide des documents
qui lui sont fournis.
Le transport terrestre :
La société AUXIMAD possède des matériels de transport comme des camions pouvant
transporter jusqu’à 25 tonnes de marchandises pour assurer le transport des marchandises
depuis le magasin de l’expéditeur jusqu’à la livraison au destinataire dont le but de satisfaire
les clients.
L’entreposage des marchandises :
L’AUXIMAD possède des Entrepôts de 4500 mètre carré et des terres pleines de 1600
mètre carré, destinés à stocker des marchandises jusqu’à leur expédition. Ces Entrepôts et ses
terres pleines sont loués par les propriétaires des marchandises.
La réalisation de ses activités nécessite l’existence de différents services qui doivent être
organisés d’une façon rationnelle selon un organigramme bien établi.
1-2 : Organigramme : une représentation schématique de la structure
La structure d’une entreprise est traditionnellement représentée sous la forme d’un
organigramme qui peut être définie comme « un schéma récapitulatif présentant les divers
services de l’entreprise et ou les personnes qui en sont responsable en indiquant les rapports
11
hiérarchiques qui existent entre eux .L’organigramme de structure que l’on appelle aussi autre
fois organigramme administratif se présente sous la forme d’un graphique sur lesquels tout
organe de l’entreprise est représenté par une figure symbolique : un rectangle qui porte le nom
de l’organe, la disposition relative de ces organes montre schématiquement la structure et les
traits conventionnels qui les relient, les liaisons existant entre les organes. L’organe de niveau
supérieur est placée haut et les autres organes sont placées vers le bas au fur et à mesure que
l’on descend dans la hiérarchie »3.
Représenter la structure de l’entreprise sous forme d’organigramme est insuffisant pour
rendre compte de la diversité des situations : si les structures simples sont faciles
à représenter, ce n’est pas le cas pour les structures réelles qui sont en réalité assez complexes.
De plus, l’organigramme reflète une image statique de l’entreprise : en mentionnant une
date, il fige la représentation de sa structure dans le temps et peut devenir rapidement
obsolète (départ d’individus, suppression ou remaniement de services…).
Enfin, l’organigramme ne reflète que partiellement la structure de l’entreprise. Il ne
permet pas de représenter la structure informelle qui se superpose à la structure formelle.
Cette structure informelle renvoie à l’existence de flux d’échanges interpersonnels et à la
manière dont les liaisons sont effectivement gérées par les personnels : ainsi, des relations
définies de façon formelle peuvent ne pas exister, tandis que des relations non formellement
définies peuvent naître entre salariés de même origine scolaire ou régionale. Elle
correspond en fait à ce qu’est l’entreprise dans sa réalité et, si elle permet de détourner les
contraintes de la structure formelle, elle peut aussi parfois empêcher son bon fonctionnement.
La société AUXIMAD nous a donné son organigramme qui nous a permis de voir le rôle de
chaque poste, le fonctionnement interne, le système de direction de la société4.
Après avoir vu le panorama de l’Entreprise et ses triptyques, un aperçu général sur la
comptabilité et sur le système comptable doit être abordé avant de se lancer dans les
caractéristiques du système comptable.
3 Cours d’organisation de l’Entreprise, 1ère année, 2009.
4 CF Annexe I.
12
Section 2 – Rappel théorique portant sur le thème
L’Analyse du système comptable est basée sur les études théoriques de la comptabilité en
générale. De ce fait, cette section va être consacrée sur la généralité de la comptabilité.
2-1 : Généralités de la comptabilité
Dans cette rubrique, nous allons définir la comptabilité générale puis passer en revue les
principes comptables de base ainsi que les conventions comptables.
2-1-1 : Définition :
« La comptabilité générale est une science de compte ou l’art de tenir les comptes.
C’est un système d’information recensant et communiquant des informations sur l’activité
économique de l’Entreprise. Ces informations sont généralement exprimées en unité
monétaire. Elles sont également constatées, mesurées et analysées dans les documents de
synthèse appelés : Etats financiers. Ces documents donnent une image fidèle de la situation
financière et la performance de l’Entreprise, aident les propriétaires du capital social et les
autres personnes intéressées à prendre des décisions sur l’affectation des ressources et ses
résultats »5.
Elle a pour fonction de : décrire, d’analyser et de mesurer la situation; à une date déterminée,
puis de faire ressortir , selon leur nature économique, les causes des résultats globaux
d’exploitation de l’exercice et le résultat net en tenant compte des pertes et profits
exceptionnels et des pertes et profits sur exercices antérieures.
Elle utilise à ces fins : les comptes de bilan : classe 1 à 5, les comptes de gestion : classe 6 à 7
et les comptes de résultat : classe 8.
La présentation des résultats issus de la comptabilité technique d’information se fonde sur
des conventions dénommées « principes comptables » dont le respect est un des éléments de
la sincérité du bilan et des comptes.
Le PCG 2005 a retenu huit principes comptables fondamentaux dont l’application normale
par l’entreprise amène celle-ci à obtenir des états de synthèse qui donne une image de son
patrimoine, de sa situation financière et de ses résultats. Cette application passe par le respect
du dispositif de fond c’est à dire des méthodes d’évaluation très précises et une forme d’états
5 « Guide annoté du plan comptable générale 2005 », Madagascar, 170.p.
13
de synthèse à contenu normalisé et par un dispositif de forme qui contient une nomenclature
rigoureuse des comptes.
Cette section traitera les différents « principes comptables »6 retenus par le PCG 2005 et leur
influence sur la recherche de l’image fidèle :
Principe d’indépendance des exercices : Le résultat de chaque exercice est
indépendant de celui qui le précède et de celui qui le suit. Pour sa détermination, il convient
donc de lui imputer les transactions et les événements qui lui sont propres, et ceux-là
seulement.
Principe d’importance relative (seuil de signification) : Les états financiers doivent
mettre en évidence toute information significative, c'est-à-dire toute information pouvant
avoir une influence sur le jugement que les utilisateurs de l’information peuvent porter sur
l’entité. Les montants non significatifs sont regroupés avec des montants correspondant à des
éléments de nature ou de fonction similaire.
Principe de prudence : La prudence est l’appréciation raisonnable des faits, dans des
conditions d’incertitude afin d’éviter le risque de transfert, sur l’avenir, d’incertitudes
présentes, susceptibles de grever le patrimoine ou le résultat de l’entité.
Les actifs et les produits ne doivent pas être surévalués, et les passifs et les charges ne
doivent pas être sous-évalués. Toutefois, l’application du principe de prudence ne doit pas
conduire à la création de réserves occultes ou de provisions excessives.
Principe de permanence des méthodes : La cohérence et la comparabilité des
informations comptables, au cours des périodes successives impliquent une permanence dans
l’application des règles et procédures relatives à l’évaluation des éléments et à la présentation
des informations.
Toute exception à ce principe ne peut être justifiée que par la recherche d’une meilleure
information ou par un changement de la réglementation.
Principe du coût historique : Sous réserve de dispositions particulières, les éléments
d’actifs, de passifs, de charges et de produits sont enregistrés en comptabilité et présentés
dans les états financiers au coût historique, c'est-à-dire sur la base de leur valeur à la date de
6 « Guide annoté du plan comptable générale 2005 », Madagascar, 170.p.
14
leur constatation, sans tenir compte de effets de variations de prix ou d’évolution du pouvoir
d’achat de la monnaie.
Principe d’intangibilité du bilan d’ouverture : Le bilan d’ouverture d’un exercice doit
correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent.
Toutefois, les corrections d’erreurs ainsi que l’impact des changements de méthode comptable
sont comptabilisés en capitaux propres d’ouverture. Cependant, les données comparatives
doivent être retraitées pour assurer la comparabilité entre l’exercice précédent et l’exercice
concerné.
Principe de la prééminence de la réalité sur l’apparence (substance over form) : Les
opérations doivent être enregistrées en comptabilités et présentées dans les états financiers
conformément à leur nature et à leur réalité financière et économique, sans s’en tenir
uniquement à leur apparence juridique.
Ce qui revient à dire qu’on prime la comptabilisation d’une transaction suivant son aspect
économique et financier plutôt que son aspect juridique.
Principe de non compensation : La compensation entre éléments d’actif et éléments de
passif au bilan ou entre éléments de charges et éléments de produits dans le compte de
résultat, n’est pas autorisée, sauf dans les cas où elle est imposée ou prévue par la
règlementation comptable.
Des charges et produits liés résultant de transactions et d’évènement similaire et ne présentant
pas de caractère significatif peuvent être compensés.
2-1-2 : Les conventions comptables de base
A part les principes comptables fondamentaux, toute Entreprise est tenue de respecter
les quatre conventions comptables de base prévues par le Plan Comptable Général 2005.
Ces quatre conventions comptables de base sont : les conventions de l’entité, de l’unité
monétaire, la comptabilité d’exercice et la continuité d’exploitation que nous allons voir une
par une.
15
Ci-après les « conventions comptables »7 de base :
Convention de l’entité : Une entité est considérée comme étant un ensemble autonome,
distinct de son ou ses propriétaires, associés ou actionnaires. La comptabilité d’une entité
repose sur une nette séparation entre son patrimoine et celui des personnes physiques ou
morales qui la dirigent, ou qui ont contribué à sa constitution et à son développement. Les
états financiers de l’entité prennent en compte uniquement l’effet de ses propres transactions,
et des seuls évènements qui la concernent.
Convention de l’unité monétaire : La nécessité d’une unité de mesure unique pour enregistrer
les transactions d’une Entreprise a été à l’origine du choix de la monnaie comme unité de
mesure de l’information véhiculée par les états financiers. Seules les transactions et
évènements susceptibles d’être quantifiés monétairement sont comptabilisés. Cependant, les
informations non quantifiables mais pouvant avoir une incidence financière doivent
également être mentionnées dans les états financiers.
Comptabilité d’exercice : Sous réserve de dispositions spécifiques concernant les micros et
petites entités, les effets de transactions et autres évènements sont comptabilisés sur la base
des droits constatés, c'est-à-dire à la date de survenance de ces transactions ou évènements, et
non quand interviennent les flux monétaires correspondants. Ils sont présentés dans les états
financiers des exercices auxquels ils se rattachent.
Continuité d’exploitation : Les états financiers sont établis sur une base de continuité
d’exploitation, c'est-à-dire en présumant que l’entité poursuivra ses activités dans un avenir
prévisible, à moins que des évènements ou des décisions survenues avant la date de
publication des comptes rendent probables dans un avenir proche de liquidation ou la
cessation totale ou partielle d’activité. Lorsque les états financiers ne sont pas établis sur cette
base, les incertitudes quant à la continuité d’exploitation doivent être indiquée et justifiées, et
la base sur laquelle ils ont été arrêtés doit être précisée.
La comptabilité générale ayant fait l’objet d’un rappel très succinct, faisons de même avec la
notion du système comptable.
7 « Guide annoté du plan comptable général 2005», Madagascar, 170.p.
16
2-2 : La notion du système comptable
Cette rubrique va surtout se focaliser sur la notion du système comptable en général d’où on
va présenter en premier lieu sa définition, ensuite son utilité ainsi que les aspects de la
comptabilité.
2-2-1 : Définition8
Le système comptable peut être défini comme un ensemble de méthodes et procédés, qui
permettent à l’Entreprise d’organiser ses enregistrements comptables. Il trace donc le chemin
que doit respecter le comptable pour l’enregistrement d’un fait comptable.
2-2-2 : Utilité du système comptable
Afin de fournir des informations utiles pour l’exploitation, il faut trouver le moyen de
tenir compte des activités quotidiennes de l’Entreprise, et de résumer celles-ci dans des
rapports comptables. Les méthodes utilisées pour atteindre ces objectifs donnent lieu à
l’établissement d’un système comptable.
Les fonctions principales du système comptable se font en premier lieu par la saisie des
données financières, ensuite leur classification et leur codification suivi de leur inscription
dans des livres comptables d’une façon chronologique, le résumé et la synthèse de ces
données et enfin la communication et l’interprétation.
S’agissant des résumés des informations financières, ceux-ci se font dans des rapports
appelés états financiers. Le PCG 2005 prévoit cinq états financiers obligatoires : « le bilan, le
compte de résultat, le tableau de variation des capitaux propres, le tableau des flux de
trésorerie et l’annexe précisant les règles et méthodes comptables utilisés et fournissant des
compléments d’information sur le bilan et le compte de résultat ».
2-2-3 : Aspects de la comptabilité
La comptabilité générale possède trois différents aspects, mais qui ont un caractère
complémentaire, à savoir : Premièrement, l’aspect synthétique, ensuite l’aspect analytique et
enfin l’aspect budgétaire.
8 Charlotte DISLE. , (2012), « Introduction à la comptabilité », DUNOD, Paris, 75.p.
17
La comptabilité synthétique décrit le patrimoine de l’Entreprise à un moment donné et
dégage les variations successives de ce patrimoine.
La comptabilité analytique d’exploitation s’attache à dégager pour chaque catégorie de
produit vendu, les composants du prix de revient ou du coût.
La CAE est un mode de traitement de données dont les objectifs essentiels sont de connaître
les coûts des différentes charges assumées par l’Entreprise, ensuite de déterminer les bases
d’évaluation de certains éléments du bilan de l’Entreprise et d’analyser les ressources de
l’exercice en calculant les coûts de chaque produit (bien et service), puis d’établir des
prévisions des charges et des produits courants (coûts préétablis ; budget), de constater la
réalisation, et enfin d’expliquer les écarts (contrôle des coûts ; des budgets).
La CAE doit être adaptée à la structure et à l’activité de l’Entreprise et elle peut se présenter
sous deux formes :
En tableaux : les calculs sont présentés uniquement en tableaux successifs. La succession des
tableaux suit la hiérarchie des coûts déterminée à l’aide de l’organigramme de l’Entreprise.
En tableaux et écriture : les calculs sont présentés dans des tableaux et font l’objet d’un
enregistrement comptable en partie double.
La comptabilité budgétaire ou prévisionnelle dresse, à partir des documents enregistrés en
comptabilité synthétique et analytique, des budgets annuels qui constituent un ensemble de
plan d’action pour les responsables de secteur dans l’Entreprise.
La comptabilité de chaque entité doit : respecter les terminologies, les conventions
comptables de base et les autres principes communs à l’ensemble des entités, à part cela,
mettre en œuvre des méthodes et des procédures normalisées, et enfin s’appuyer sur une
organisation répondant aux exigences de tenue, de contrôle, de collecte et de communication
des informations à traiter.
2-2-4 : Organisation du traitement comptable
Dans la mise en œuvre d’une comptabilité, il faut créer le plan des comptes qui sera
utilisé (PCG et caractéristiques de l’Entreprisse), analyser les transactions économiques à
partir des pièces justificatives qui seront contrôlées et classées par dossier et en ordre
18
chronologique puis les traduire en écritures comptables au jour le jour et ces écritures doivent
être enregistrées dans le journal.
Ci-après les systèmes de traitement des données comptables que nous allons énoncer un à un.
2-2-4-1 : Le système « classique » de traitement de données
comptable
Ce type de traitement qui est appelé aussi « le système italien de Pacioli 9» n’est
cependant possible que lorsqu’une seule personne tient la comptabilité de l’Entreprise. Il n’y a
qu’un seul journal et un seul grand livre, afin d’établir une balance de vérification des
comptes qu’il est difficile de partager. Quant à la balance, elle s’établit périodiquement
(mensuellement, trimestriellement).
Figure n°1 : Le système classique du traitement des données comptables.
Travail quotidien Travail périodique
Source : Organisation comptable 1994 de LUCA PACIOLI.
2-2-4-2 : Le système « centralisateur » de traitement des données
comptables10
La nécessité de réduire les délais de traitement des informations comptables pour
améliorer la gestion des entreprises et la nécessité d'une division du travail dès que l'entreprise
dépasse le stade artisanal ont conduit les comptables à imaginer un autre système qui permet
d'éviter les inconvénients du système classique.
9 LUCA PACIOLI., (1994), « Organisation comptable », Moine franciscain, 125.p.
10 Edmond DEGRANGE., (fin du 19ème siècle), « Organisation comptable », France, 125.p.
Documents de base
Journal Grand livre Balance
19
Le système centralisateur appelé aussi « système de comptabilisation française » présente
donc un progrès par rapport au système classique. Bien que dépassé par la généralisation de
l'informatique, ce système reste encore de nos jours utilisé chez certains cabinets comptables
et certaines petites et moyennes entreprises en nombre de plus en plus réduit.
Ce système permet à plusieurs comptables de travailler sur la même comptabilité en
partageant les tâches. Chacun peut alors se spécialiser dans un domaine. Il permet donc, une
plus grande productivité et d’affecter d’avantage de personnel sur les activités les plus
importants. Dans ce système, le journal classique est divisé en journaux auxiliaires
spécialisés, crées en fonction des besoins de l’Entreprise.
Figure n°2 : Le système centralisateur du traitement des données comptables.
Source : Organisation comptable, EDMOND DEGRANGE.
Document pièces
justificatives
Journal Auxiliaire
Ventes
Journal Auxiliaire
de trésorerie
Journal Auxiliaire
des Opérations
diverses
Balance
Grand livre
Général
Centralisation
Journal Général
Grand livre
Auxiliaire
Journal
Auxiliaire Achat
20
Les journaux auxiliaires qui sont créés en pratique sont :
Journal des ventes : Ce journal porte pour certains la dénomination de « journal des
clients » ou « journal des débits des clients » puisqu’on y comptabilise les seules ventes à
crédit. Les ventes au comptant s’enregistrent directement au journal de trésorerie.
Journal des achats : On enregistre dans ce journal les achats à crédit, les achats au
comptant étant directement comptabilisés dans le journal de trésorerie comme le journal des
ventes. Ce journal est parfois judicieusement appelé « journal des fournisseurs » ou « journal
des crédits des fournisseurs »
Journal de trésorerie : On ne peut tenir qu’un journal unique de trésorerie, mais
d’habitude on subdivise ce journal en : journal de caisse, de banque, de chèques postaux.
Chaque journal enregistre deux mouvements de fonds : une entrée et une sortie.
Journal des opérations diverses : En principe, le journal des opérations diverses est
tenu comme un journal ordinaire. Lors de la centralisation, on porte au débit et/ou au crédit le
montant total des opérations s’y rapportant.
2-2-4-3 : Le système « informatisé » de traitement de données
comptables
La tenue de la comptabilité d'une entreprise sur système informatique, système
relativement récent, présente d'importants avantages à savoir : tout d'abord, ce système de par
ses techniques facilite le travail comptable, ce qui signifie une plus grande rapidité dans la
production de l'information et une plus grande fiabilité, ensuite, il offre une meilleure
adaptation aux besoins en gestion interne (possibilité de production d'informations détaillées
répondant à des besoins précis), enfin, il permet de mettre en œuvre un système de gestion
intégrée.
Tous ces éléments militaient vers la généralisation de l'informatique, la balance des avantages
et de coûts lui étant de loin très favorable. L’informatique n’est qu’un choix qui permet
d’alléger les comptables des travaux purement matériels. Avec un logiciel approprié, on peut
faire sortir des balances et des états financiers de façon périodique.
Le rappel théorique de la notion de comptabilité générale et de la notion de système
comptable étant terminé, nous pourrons facilement préciser les caractéristiques du système
comptable.
21
Section 3- Caractéristiques du système comptable11
Le système comptable présente trois caractéristiques principales qui en font sa spécificité :
premièrement, la coexistence d’un double système de comptabilité générale et de comptabilité
analytique, ensuite l’introduction croissante de l’automatisation et de la dématérialisation des
traitements et des procédés comptables, et enfin une règlementation dense fixant des règles et
des méthodes comptables tendant à une forte standardisation de la comptabilité générale.
Nous allons examiner successivement ces trois systèmes.
3-1 : Système double de comptabilité générale et analytique :
L’organisation du système de comptabilité générale est donnée expressément par le
PCG français version 1999 qui fixe un plan des comptes, précisant les modes d’affectation des
enregistrements et des supports comptables, permettant de regrouper l’ensemble des écritures
d’une période. Selon le PCG 1999 « la comptabilité est un système d’organisation financière
permettant de saisir ,classer, enregistrer des données de base chiffrées, et présenter des états
reflétant une image fidèle du patrimoine , de la situation financière et du résultat de l’entité à
la date de clôture »12
. Sur le plan opérationnel, il laisse néanmoins à l’Entreprise, une certaine
latitude quant aux moyens et aux procédés de traitement liés à la comptabilisation de ces
opérations.
En ce qui concerne le système de comptabilité analytique, le PCG version 1999,
contrairement aux précédents plans comptables, ne prévoit désormais aucune prescription
particulière, qu’elle soit obligatoire ou facultative : laissant de facto le libre choix en la
matière aux Entreprises. En conséquence, le système de CAE sera organisé en fonction des
objectifs internes et des spécificités de l’Entreprise.
Autrement dit, différentes structures analytiques sont possibles, le système de CAE pourra
donc être, soit indépendant du système de comptabilité générale et fonctionner en totale
autonomie, soit couplé, voire intégré au système de comptabilité générale.
11
« Cadre d’évaluation de la microfinance », (juillet 1999). 12
« Plan Comptable Général 1999 », Version française.
22
3-2 : Informatisation croissante du système comptable :
Le système comptable est doté d’une structure par nature informatisée. En effet, le caractère
répétitif des opérations et le volume d’informations sont particulièrement favorables à
l’automatisation des différentes chaînes de traitement.
De plus, la recherche constante de gains de productivité, de fiabilité et de précision justifie le
recours, de plus en plus massif à l’informatisation du système comptable.
3-3 : Organisation normalisée du système de comptabilité générale :
Dans sa dimension financière, le système comptable est soumis à un ensemble de règles
qui en font un système fortement normalisé. Tout d’abord, on trouve les sources
règlementaires constituées par le PCG et le code de commerce qui définissent en particulier,
les principes fondamentaux de présentation et d’évaluation des comptes. Ce cadre
règlementaire de référence vise à rechercher prioritairement l’image fidèle pour rendre
compte de la situation économique réelle de l’Entreprise. A cela s’ajoutent les avis et
recommandations émis par les organismes des normalisations tels que, par exemple, le
Conseil National de la Comptabilité (CNC) habilités à compléter les textes règlementaires de
référence en apportant des précisions ou des commentaires. Ils assurent ainsi une évolution
positive du droit comptable vers plus de transparence financière et plus de clarté sur le plan
doctrinal.
Qu’il s’agisse des règles d’évaluation (principes) ou de présentation (documents de synthèse),
il apparaît clairement que le système de comptabilité générale est fortement règlementé, de
manière à pouvoir répondre aux besoins d’information externe. Sur le plan interne, il va de soi
que les Entreprises tendent à développer des systèmes d’information de gestion et de pilotage
de l’Entreprise.
Tous ces matériels examinés dans le chapitre premier sont très importants mais nous avons
également utilisé diverses méthodes pour pouvoir réaliser ce mémoire, ainsi nous allons
entamer la méthodologie qui fait l’objet d’un second chapitre.
23
CHAPITRE II- LES METHODES
La méthode est une marche raisonnée que l’on suit pour arriver à un but. Dans notre cas,
la méthodologie qui est une partie de la logique qui traite des méthodes, nous conduit à choisir
des méthodes appropriées pour nous permettre de réaliser notre mémoire qui est avant tout un
travail scientifique. A cet effet, nous avons eu recours à trois méthodes : les outils de collecte
de données, outils de recherche de données et les techniques d’analyse.
Section 1- Les outils de collecte de données
Pour la réalisation de ce mémoire, nous avons eu recours à deux méthodes de collecte de
données telle que : l’observation et l’entretien que nous allons voir un par un.
1-1 : L’observation
L’observation est indispensable pour recueillir des données sur le travail réel. Souvent
plus d’authenticité par rapport aux verbalisations provoquées (entretiens ou questionnaires).
Elle permet notamment de mieux connaître les facteurs qui influencent l’activité des
opérateurs et aussi de dépasser les inévitables conflits liés aux points de vue divergents des
différents acteurs concernés.
Par l’observation, on peut recueillir des données relatives au déroulement de l’activité en
situation naturelle de travail (ou en situation de simulation). Il s’agit donc d’observer les
opérateurs pendant la réalisation de leur(s) tâche(s).
On peut donc distinguer deux types d’observation 13
qui sont :
Observation directe (ou indirecte) : l’observateur est présent ou non sur le terrain, on peut
enregistrer les comportements des opérateurs (caméra). On peut aussi recourir à des auto-
observations par l’opérateur (les agendas des opérations de poste, les budgets-temps).
Observation participante (ou non) : qui est un apprentissage de la tâche par l’analyste afin de
découvrir les difficultés du travail.
Durant notre stage au sein de la société, nous avons pu observer directement avec des
participations les méthodes de travail notamment : les relations existants entre le personnel ;
13
CHANDLER., « Management 2 », 95.p.
24
avec les tiers ; le comportement des dirigeants ; le leadership ; la communication de
l’Entreprise (communication interne, communication de presse) ; les conditions de travail ; les
conditions d’hygiène ; de santé ; de sécurité, les indicateurs de disfonctionnement de
l’Entreprise ,à savoir : les retards et les absences et nous avons pu aussi participer directement
à l’exécution des différentes tâches données par les employés au sein la société qui nous ont
amené à analyser la situation de l’Entreprise et de faire la comparaison de la réalité avec les
théories que nous avons reçues en cours.
Mais l’observation, même si elle est importante ne suffit pas, d’autre méthode telle que
l’entretien doit être aussi utilisée.
1-2 : L’entretien
L’entretien est une technique de recueil de l’information qui se déroule dans une
relation de face-à-face entre l’évaluateur et la personne enquêtée. C’est un outil simple
et rapide d’utilisation, dont les ressources nécessaires à sa réalisation restent abordables.
Ceci en fait un outil incontournable en évaluation.
L'entretien permet de collecter des informations quantitatives mais surtout qualitatives. Il est
nécessaire de distinguer clairement les informations, qui sont des faits vérifiables, des points
de vue, analyses et opinions.
L’entretien permet aussi de recueillir différents types d’informations en évaluation : à savoir
des faits et des vérifications de faits, ensuite des opinions et des points de vue, des analyses,
des propositions et enfin des réactions aux premières hypothèses et conclusions des
évaluateurs.
Selon Rémi BACHELET, L’entretien peut être conduit de 3 façons différentes14
:
L’entretien non directif : La personne interrogée s’exprime librement sur des questions dont
le champ est assez large. Elle peut aborder des sujets que l’évaluateur n’a pas prévus. Celui-ci
n’intervient que pour faciliter l’expression de la personne interrogée ou pour l’amener à
approfondir certaines questions.
Ces entretiens conviennent particulièrement en début d’évaluation, à un niveau très global
pour « défricher » le sujet.
14
Rémi BACHELET.,(2012), « L’entretien », Enseignant chercheur, Lille.
25
L’entretien semi-directif : Ce type d’entretien est centré sur le recueil de l’expression des
acteurs par rapport à une trame générale souple, construite à partir du questionnement de
l’évaluation – le guide d’entretien. Le guide peut être complété par des questions visant à
éclairer ou préciser les réponses faites par la personne interrogée.
C’est la forme la plus employée en évaluation, dès que l’évaluateur dispose d’une information
suffisante sur les enjeux et les questions prioritaires à traiter au cours de l’évaluation.
L’entretien directif : Le guide d’entretien est appliqué, ici, de façon stricte. L’évaluateur
décline les questions les unes après les autres, sans laisser la possibilité à la personne
interrogée de développer d’autres points. Lui-même s’abstient d’effectuer des relances ou de
développer des questions non prévues dans la grille d’entretien. Les réponses à chaque
question sont en général assez brèves.
Ce type d’entretien est utile lorsque l’on veut réaliser un grand nombre d’entretiens, et
minimiser les risques de subjectivité de la part de l’enquêteur.
Le type d’entretien que nous avons utilisé pour mener à bien cette mémoire est l’entretien
semi-directif et nous avons utilisé un« procès-verbal d’entretien15
». Pour la réalisation de
l’entretien, la société AUXIMAD représentée en l’occurrence par le chef comptable nous a
accueilli avec tant de volonté et de plaisir pour répondre aux questionnaires que nous avons
préparé. Le chef comptable de la société n’est pas la seule personne à qui nous avons passé
l’entretien mais aussi les autres employés du service comptabilité. L’entretien s’est déroulé
durant notre stage au sein de la société environ deux heures par jour jusqu’à ce que nous
ayons obtenu les réponses nécessaires et les informations fiables et pertinentes concernant
notre questionnaire pour que nous puissions vraiment faire l’analyse du présent mémoire.
Ainsi, notre méthode ne s’achève pas sur l’observation et l’entretien, d’autre méthode telle
que la recherche et la documentation ont été aussi utilisées.
Section 2-Les outils de recherche de données
Dans cette section, nous allons mettre en exergue la recherche et documentation ainsi que les
démarches adoptées.
15
CF Annexe XIV.
26
2-1 : Recherche et documentation
La réalisation d’un livre de mémoire nécessite le recours à des recherches personnelles,
en vue de distinguer les idées abordées, personnaliser son mémoire et pouvoir élargir sa
connaissance pour réussir une analyse parfaite. Ces recherches aident aussi à acquérir des
recommandations à proposer dans le présent mémoire, et surtout elles servent de complément
aux connaissances apprises en cours.
Nous ne sommes pas seulement contentés des observations et des entretiens avec le personnel,
nous avons effectué des recherches documentaires et webographiques, visité divers centres de
documentation pour la lecture des différents ouvrages concernant la comptabilité
Mais à part ces recherches et cette documentation, des démarches ont encore été adoptées
tendant à la réalisation du mémoire.
2-2 - Les démarches adoptées
Pour mener à bien ce mémoire, nous avons adopté les démarches suivantes :
premièrement, il y a le choix et l’adoption. Ainsi que l’adaptation et la familiarisation avec le
milieu professionnel. Ensuite, nous avons procédé à la conception du thème ; objet de ce
mémoire et à sa validation. Après, nous avons collecté des informations (à l’aide des études
bibliographiques, webographiques, de l’interview, des sources de données internes à
l’Entreprise et des sources de données externes), et procédé au triage ; analyse et organisation
des informations collectées, ordonnancement des données et rédaction provisoire du présent
mémoire et enfin la rédaction définitive du mémoire.
Ainsi, nous avons pu examiner les deux méthodes qui sont les outils de collecte de données et
les outils de recherche de données. Il nous reste à analyser les techniques d’analyses.
Section 3 – Les techniques d’analyses
Cette section va être consacrée à l’étude des évaluations des acquis dont les acquis humains et
les acquis techniques ainsi que les outils d’analyse FFOM qui sont les analyses des forces et
les faiblesses ainsi que les opportunités et les menaces de la firme.
27
3-1 : Evaluation des acquis
L’évaluation des acquis se décomposent en deux parties : les acquis humains et les
acquis techniques.
Les acquis humains : Après le stage en Entreprise, nous avons acquis beaucoup de choses
dans le monde professionnel. Le stage nous a apporté quelques bagages dans le milieu
professionnel comme la maturité dans l’exécution des tâches, le sens de la discipline, il nous a
permis de développer le sens des relations humaines, l’esprit d’initiative, la capacité à
travailler en groupe et de temps à autre à être autonome et responsable.
Les acquis techniques : Le stage nous a permis de mettre en pratique les acquis théoriques
durant la formation. Il nous a permis également d’affronter la réalité, afin que nous puissions
déceler les difficultés du milieu professionnel et d’en suggérer des solutions. En d’autres
termes, d’apporter nos soutiens pour le développement de la société.
Le stage nous a donné aussi l’occasion de s’insérer dans le monde du professionnalisme,
d’avoir de l’expérience dans le métier. Enfin, il nous a permis d’approfondir nos
connaissances.
Après avoir mis en exergue ces acquis dont l’évaluation est positive, il est également
nécessaire de présenter un des outils d’analyse auquel nous avons eu recours.
3-2 : Outil d’analyse
Pendant la conception de notre mémoire, nous avons eu recours à une méthode
d’analyses que nous avons apprise en cours, à savoir , l’analyse FFOM qui est l’analyse des
forces, faiblesses, et opportunités, menaces d’une entreprise concernant les analyses interne et
externe de l’organisation.
Cette analyse nous a été vraiment nécessaire par le fait que cela nous a permis de comprendre
la situation de l’entreprise, d’identifier leurs atouts qui sont leur forces, ainsi que les
difficultés qui sont leurs faiblesses.
Elle nous a surtout aussi permis d’apporter notre touche de discussion sur les résultats qu’on a
obtenus et les recommandations que nous supposons utile à l’entreprise.
28
CONCLUSION DE LA PREMIERE PARTIE
Ainsi prend fin la première partie de notre mémoire. En réalité, dans cette partie, nous
n’avons pas encore entré dans les détails du système comptable de la société AUXIMAD,
nous n’avons fait qu’effleurer le thème par la présentation des matériels et des méthodes.
Dans le premier chapitre, nous avons parlé des matériels mis en œuvre telle que le panorama
de l’Entreprise dont on y trouve la présentation de l’Entreprise, ses activités ainsi que son
organigramme et aussi le cadrage théorique portant sur le thème pour qu’on puisse connaître
d’avantage la comptabilité.
Ensuite, la deuxième chapitre nous a servi vraiment essentiel pour la présentation des
différents méthodes de travail pour l’élaboration de ce présent mémoire telles que les
observations ; l’entretien, les recherches et documentation, les démarches adoptées ainsi que
les outils d’analyse.
Par contre, dans la deuxième partie intitulée « les résultats », nous allons pénétrer dans le
système comptable de ladite société. A ce titre, nous allons examiner l’organisation comptable
et procéder ensuite à l’analyse du traitement comptable.
29
PARTIE II- RESULTATS Cette deuxième partie constitue l’une des bases de notre étude pour l’application ou
non du système comptable. Cette partie nous introduit au développement sans commentaire
des informations offertes par l’Entreprise dont nous allons voir en premier lieu l’organisation
comptable et en deuxième lieu l’analyse du système comptable de l’Entreprise.
30
CHAPITRE I- ORGANISATION COMPTABLE
L’analyse du système comptable est basée sur les études de l’organisation comptable et
les procédures. De ce fait, ce chapitre nous mène à développer la circulation des documents
comptable ainsi que les procédures comptables de chaque cycle.
Section 1- Le système de comptabilisation du cycle des achats/fournisseurs16
L’AUXIMAD est une Entreprise prestataire de service, en tant que telle, le cycle achat ne
comprend que des approvisionnements pour ses besoins matériaux. Il n’a pas besoin de
transformation ni d’achat pour revente.
1-1: Procédure du cycle achat/fournisseur
Nous allons décrire les procédures adoptées par AUXIMAD pour ce cycle. Pour cela, nous
allons procéder à deux méthodes qui ne sont que la description narrative et la description par
le diagramme de circulation des documents.
1-1-1: Déclenchement de la commande
Pour l’AUXIMAD, la commande est établie par le magasinier selon le besoin qu’il croit
nécessaire. Le fait générateur d’un achat peut être la demande d'un service utilisateur, ou le
besoin de réapprovisionner des marchandises régulièrement tenues en stocks. Ceci selon le
stock dans le magasin, le responsable du magasin avise le DAGP ou le département des
affaires générales et du personnel et lui transmet le bon de commande sur la base des
demandes d’achat et des besoins spécifiques.
En recevant la demande d’achat, le DAGP s’occupe du choix du fournisseur en se basant sur
la comparaison des possibilités offertes : le meilleur prix et égard à la qualité exigé. Pour cela,
le responsable des achats procède à la visite des fournisseurs. L’AUXIMAD a déjà la liste de
ses propres fournisseurs avec leur compte particulier lui servant à la comptabilisation et le
règlement du fournisseur se fait à crédit sauf pour les petits outillages.
Ensuite, ce service envoie cette demande et les documents fournisseurs choisis au service
financier pour la vérification des fournisseurs proposés ainsi que du contrôle des documents.
Ce dernier les renvoie à la Direction Générale pour contrôle et approbation. Si acceptation de
16
Service comptabilité au sein de la société AUXIMAD.
31
l’achat, le DAGP se charge du lancement de la commande. Pour cela, il élabore le BC en deux
exemplaires avec sa signature, ces BC vont ensuite être envoyés à leur destinataire: une copie
pour le fournisseur, une copie au service achat pour le suivi de la commande.
Après la procédure du déclenchement de la commande suit celle de l’acceptation et la
livraison.
1-1-2 : Acceptation et la livraison
A la réception de la marchandise, des vérifications sont faites par le magasinier, une
vérification sur la qualité et la quantité des biens livrés c'est-à-dire de la vérification si les
mentions du BL sont conformes au BC.
Une fois les informations communiquées au DAGP, si le BC est conforme au BL, la livraison
sera acceptée ; sinon, la facture sera retournée au fournisseur.
Dès l’acceptation des livraisons, le fournisseur va présenter ses factures. Celles-ci sont
vérifiées par le Directeur Général pour information des achats effectués et si approbation, il
met son paraphe .Ensuite, ces facture vont être envoyées au Service Financier pour être
soumises au Directeur Financier. Les factures font l’objet d’un premier enregistrement dans le
registre des fournisseurs par le Service Comptabilité pour être retournées au service
demandeur afin qu’il puisse vérifier la conformité des marchandises livrées aux commandes
effectués.
Si tel est le cas, il retourne les factures avec la mention « Bon à Payer » au service
comptabilité pour imputation .Les factures attendent leur paiement au Service Financier. Une
fois les paiements effectués, le Service Comptabilité procède alors à l’enregistrement
comptable du paiement et au classement des factures.
1-2 : Description graphique
La circulation interne de la facture fournisseur est décrite à l’aide du diagramme lequel
met en évidence le rôle de chaque Direction général, direction et service17
.
Après avoir vu le système de comptabilisation du cycle achat fournisseurs, passons
17
CF Annexe II.
32
maintenant au système de comptabilisation du cycle prestation des créances clients.
Section 2-Le système de comptabilisation du cycle prestation et des créances
clients18
Dans cette deuxième section, nous allons analyser les procédures des services rendus par
AUXIMAD c'est-à-dire pour ses activités fondamentales : le transit et la consignation
2-1 : Procédure du cycle des prestations : procédure de l’activité transit
Les deux principales activités de l’AUXIMAD ont chacun ses propres procédures ainsi que
les formalités nécessaires à leur accomplissement.
2-1-1 : Acceptation et traitement de la prestation
Avant même l’acceptation du contrat, l’AUXIMAD envoie le document de cotation au
client, un document qui consiste à estimer d’avance les débours et les rémunérations relatifs à
une opération. Aussi, le client doit remplir l’ordre de transit nécessaire pour l’ouverture de
son dossier. Il envoie cet ordre de transit et les documents de dédouanement à son transitaire,
pour que celui-ci puisse accomplir la déclaration en douane, qui est le principal rôle du
transitaire.
Une fois la déclaration accomplie, le service des douanes donne au transitaire le Bon à
Enlever et la quittance qui confirme que les droits et taxes sont payés et que les documents
nécessaires sont complets.
Enfin, le transitaire se charge de l’enlèvement de la marchandise et de sa livraison.
Ces deux opérations faites, le transitaire va passer à la procédure suivante qui est la
facturation.
2-1-2 : La facturation
Le transitaire classe la quittance et envoie le Bon à Enlever au Service de Facturation
pour l’établissement de la facture. Mais le rôle du transitaire ne prend fin qu’après avoir remis
à son mandant toutes les pièces lui permettant de faire recours éventuellement en cas de
18
Service comptabilité au sein de la société AUXIMAD.
33
problème.
Ce n’est qu’après qu’il peut présenter ses factures : Une fois la facture établie, le Service
Facturation l’envoie avec les pièces y afférentes au client puis il envoie aussi une copie de la
facture au Service Recouvrement qui s’occupe du règlement des clients.
La découverte de la procédure de la facturation nous amène à connaître d’avantage son
recouvrement.
2-1-3 : Recouvrement de la facture
Après réception de la copie de la facture, ce service se charge du suivi de l’échéancier
du client. Il envoie la lettre de relance si le client ne paie pas après la date d’échéance (environ
tous les 10 jours). Dans le cas contraire, si le client paie, il établit la fiche de règlement.
Finalement, il envoie cette fiche et le chèque au Service Financier qui se charge de
l’encaissement du chèque et qui avise le service comptabilité pour la comptabilisation de la
facture et le règlement des clients avec les pièces justificatives.
Le diagramme de circulation des documents comptables de l’activité transit19
.
Nous allons maintenant voir la procédure du cycle des prestations de l’autre activité principale
de la société AUXIMAD qui est la consignation.
2-2 : Procédure du cycle des prestations : procédure de l’activité consignation
La description de cette procédure sera la même qu’à la description de l’activité de
transit.
2-2-1 : Acceptation et traitement de la prestation
Des feuilles de mouvement des navires informent les usagers des itinéraires des bateaux
consignés par AUXIMAD. Au début, l’agent consignataire crée « le connaissement »
(document déclarant les marchandises chargées sur un navire) et l’envoie à l’armateur. Ce
dernier crée le contrat de transport ; s’il y a acceptation par l’agent, la procédure continue.
19
CF Annexe III..
34
Pour que l’agent puisse savoir l’arrivée et le contenu du navire, l’armateur lui envoie un ETA
(Estimated Time Arrival).Ensuite, le consignataire établit une demande d’entrée en trois
exemplaires : un à la police d’immigration, un autre au Service des douanes et le dernier aux
autorités portuaires et un avis d’entrée.
Si ces organismes les valident, le navire peut faire son escale. A l’arrivée, le commandant de
bord donne le manifeste récapitulatif et le cartable de bord à l’agent, puis ce dernier envoie
ces documents avec un état de paiement au service de douane pour être visés.
L’agent envoie l’avis d’arrivée au réceptionniste des marchandises et ce dernier lui envoie à
son tour le connaissement original puis le consignataire crée le bon de livraison et l’envoie au
réceptionnaire.
Pour le départ du navire, l’agent établit les manifestes comptables, document qui lui permet
de décompter ses commissions et facturer l’armateur après avoir reçu un accord pour la
demande de sortie. Un contrôle du document, du contenu et de l’équipage du navire est fait
par le Service Immigration qui avise la marine marchande pour la délivrance de cette dernière
d’un bon de partance. Ces documents servent de pièces justificatives pour l’armateur en cas
de problème litigieux.
Toutes ces opérations effectuées par la société AUXIMAD donnent lieu à la facturation.
Comment se déroule celle-ci ?
2-2-2 : La facturation
Dans la réalisation de toutes ces opérations, tous les frais sont avancés par l’AUXIMAD
(débours engagés). Puis, à la fin de la procédure, ces frais-là sont refacturés à l’armateur.
Ainsi, les frais avancés pour les opérations effectuées par ladite société auprès des services
douaniers, du port, ou concernant l’hébergement des équipages ainsi que leur restauration
rentrent dans la rubrique fournisseurs. Les factures fournisseurs doivent être établies en trois
exemplaires : une pour le siège de l’AUXIMAD, une autre classée dans le classeur « factures
payés » après paiement et la dernière classée dans le classeur fournisseur.
Le Service Facturation établit une facture en cinq exemplaires dont une originale pour le
client et quatre copies destinées au dossier, au recouvrement, au siège et au Service
comptabilité . Un numéro de compte d’escale est ouvert pour chaque client.
35
Dans les factures sont mentionnés les débours engagés, les commissions d’AUXIMAD et la
taxe sur la Valeur Ajoutée.
La facture faite, le service recouvrement va procéder au recouvrement.
2-2-3 : Recouvrement de la facture
A la réception d’un avis de règlement client du service concerné, le Service
Comptabilité procède à l’enregistrement de règlement des clients avec les pièces justificatives
et s’occupe de la comptabilisation de la facture.
Le diagramme de circulation des documents comptables de l’activité consignation20
.
Les deux systèmes de comptabilisation du cycle fournisseur et des créances clients que nous
venons de voir ont une relation avec le système de comptabilisation du cycle de trésorerie par
le biais de l’encaissement et du décaissement.
Section 3- Le système de comptabilisation du cycle trésorerie21
L’analyse d’un système comptable nécessite la description de la circulation des documents
comptables, ces derniers étant les documents de base de la comptabilité car ils constituent le
support juridique des écritures comptables.
La trésorerie est un outil de contrôle fondamental non seulement pour l’exercice présent mais
également et surtout dans une perspective dynamique de contrôle pluriannuel des comptes.
Les opérations liées à ce cycle sont évidemment les décaissements et les encaissements, soit ces
opérations sont faites par banque ; soit faites par caisse.
3-1 : Procédure d’encaissement
Le règlement des factures par caisse ou par banque effectué par les clients constitue la
principale source de l’encaissement.
20
CF Annexe IV. 21
Service trésorerie au sein de la société AUXIMAD.
36
3-1-1 : Circulation des documents : encaissement par caisse
Lorsque les clients effectuent les règlements en espèces, ils présentent les factures au
Service Recouvrement qui établit une fiche de règlement correspondant aux factures payées
qui servira de pièce pour la société. Le responsable établit trois reçus dont l’original servira de
pièce pour le client, le deuxième restera dans ce service et le troisième est envoyé au service
comptabilité pour la justification du règlement.
Cette fiche de règlement sera transmise directement au caissier qui établira le PRC (pièce de
recette caisse) en trois exemplaires. Le Service Financier transmet les pièces au Service
Comptabilité pour être enregistrées. Arrivant là-bas, ces pièces vont être encore revérifiées
par le chef de service et le chef comptable avant d’être saisies sur la fiche standard, puis ces
fiches vont être visées par le chef comptable avant de leur saisie dans le logiciel comptabilité.
Enfin, ces pièces vont être classées par caisse. Il est à noter que les clients peuvent aussi payer
par chèque, par virement ou par traite.
Le diagramme de circulation des documents comptable de l’encaissement par caisse22
.
Après avoir vu l’encaissement par caisse, passons maintenant à l’encaissement par banque.
3-1-2 : Circulation des documents : encaissement par banque
Comme le règlement en espèce, le service recouvrement établit une fiche de règlement à
la présentation du chèque par le client, muni des factures à payer. La pièce pour le client sera
la signature du registre de transmission et de la facture originale du client.
Puis le chèque sera envoyé au Service Financier pour l’établissement d’un reçu et ce chèque
sera ensuite versé à la banque par le Service Financier qui recevra par la suite un bordereau de
versement qui servira de pièce pour la comptabilisation.
Ce bordereau de versement accompagné de la fiche de règlement sont envoyés au Service
Comptabilité pour être enregistrés .Arrivant là-bas, ces pièces vont être encore revérifiées par
le Chef de service et le Chef comptable avant d’être saisies sur le fiche de standard, puis ces
fiches vont être visées par le Chef Comptable avant de leur saisie dans le logiciel
comptabilité. Enfin, ces pièces vont être classées. Il est à remarquer que les clients peuvent
22
CF Annexe V.
37
aussi payer par virement ou par traite.
Le diagramme de circulation des documents comptables de l’encaissement par banque23
.
A part la procédure d’encaissement, l’autre procédure liée au système de comptabilisation du
cycle trésorerie est celle du décaissement.
3-2 : Procédure de décaissement
Quant au décaissement, il concerne plutôt le règlement du fournisseur par caisse ou par
banque ainsi que le paiement de débours qu’ils soient au comptant ou à crédit est sa principale
source.
3-2-1 : Circulation des documents : décaissement par caisse
Il s’agit généralement d’un règlement au comptant d’un fournisseur. Le service
demandeur établit une demande de paiement caisse et l’envoie au Service Financier qui donne
l’autorisation de paiement. Si ce service refuse la demande, il n’y a pas de paiement. En cas
d’acceptation, la pièce sera envoyée à la caisse d’où la caissière procède au paiement tout en
établissant la PDC (pièce de dépenses caisse).
Ces deux pièces seront envoyés ensuite au Service Comptabilité où elles seront visées par le
Chef de service et le Chef Comptable. L’enregistrement aura lieu ensuite sur la fiche standard
de saisie, visé par le Chef Comptable avant d’être imputé sur ordinateur, puis les pièces seront
classées.
Cette procédure est décrite sur le diagramme de circulation des documents comptables du
décaissement par caisse24
.
Nous venons de voir le décaissement par caisse, passons maintenant au décaissement par
banque.
3-2-2 : Circulation des documents : décaissement par banque
Le service demandeur établit la demande de paiement par banque et l’envoie au Service
23
CF Annexe VI. 24
CF Annexe VII.
38
Financier qui établit le chèque lequel va être signé par le Direction Général et le Directeur
Financier ou le Directeur Commercial puis le chèque est remis au fournisseur. Le Service
Financier mentionne sur la demande de paiement la référence de paiement : Numéro chèque,
Banque de domiciliation, date, montant du chèque et la transmet au Service Comptabilité pour
être comptabilisé et classé.
Ces opérations sont décrites sur le diagramme de circulation des documents comptables du
décaissement par banque25
.
Nous avons vu dans ce chapitre I consacré à l’organisation comptable les trois systèmes de
comptabilisation du cycle achat fournisseurs, du cycle prestation et des créances clients et du
cycle trésorerie. A travers l’étude de ces systèmes, nous avons constaté que l’organisation
comptable de la société, d’ailleurs comme dans toutes autres sociétés, obéit à des règles et à
des procédures strictes de vérification et de contrôle avant tout encaissement ou décaissement.
Dans le chapitre II réservé à l’analyse du traitement comptable, nous verrons que la tenue de
la comptabilité de la société AUXIMAD et la comptabilisation des comptes suivent encore
des normes rigoureuses qui garantissent la crédibilité et la fiabilité du système comptable
utilisé par ladite société.
25
CF Annexe VIII.
39
CHAPITRE II-ANALYSE DU TRAITEMENT
COMPTABLE
Ce chapitre sera consacré à la présentation des modalités de tenue de comptabilité de
l’AUXIMAD, ses systèmes de codification ainsi que ses systèmes de traitement comptable.
Section 1-Tenue de la comptabilité26
Pour la réalisation de ses travaux comptables, AUXIMAD utilise trois principaux outils qui
sont : la fiche standard de saisie, le PCG 2005 et le logiciel GES COMPTA.
1-1: Fiche standard de saisie
Tout enregistrement comptable de la société commence par une passation d’écritures sur un
imprimé sous forme de tableau appelé « fiche standard de saisie 27».
La modalité de remplissage de la fiche standard de saisie se distingue en trois parties
distinctes :
L’entête : elle contient les renseignements principaux d’une pièce justificative :
Code agence : code de l’agence passant l’écriture
Type journal : selon la nature de l’opération
Date de saisie : la date de saisie de l’opération
Numéro pièce : numéro de la pièce justificative (exemples : numéro PDC, numéro PRC,
numéro facture, selon l’écriture à passer) ;
Référence comptable : celle-ci est automatiquement attribuée par le logiciel à chaque écriture
validée ;
Le corps : Il est réservé pour la comptabilisation des opérations :
C.G imputé : les comptes imputés
C.P ou Dossier ou C.A
C.P : code à six (6) chiffres pour les fournisseurs et les clients
Dossier : numéro de dossier transit ou consignation pour les opérations de
26
Service comptabilité et Financier au sein de la société AUXIMAD. 27
CF Annexe XI.
40
débours,
C.A : Compte Analytique à deux (2) chiffres pour les comptes de la classe 6 ;
Libellé : nature de l’opération,
Débit du compte imputé : montant du compte à débiter,
Crédit du compte imputé : montant du compte à créditer,
Le bas : Il est réservé au visa des responsables :
Visa responsable écriture : visa du comptable passant l’écriture,
Visa Chef comptable.
Justement, après avoir vu la fiche standard de saisie qui est la base de tout enregistrement
comptable, passons maintenant à la revue de la PCG 2005.
1-2 : PCG 2005
L’AUXIMAD possède son propre plan des comptes adapté à sa structure, à ses activités
et à ses besoins en informations financières. Conformément au PCG 2005, celui de la société
est constitué de sept classes de comptes mais la seule différence réside dans la subdivision des
comptes.
Le numéro des comptes de l’AUXIMAD est composé de dix chiffres significatifs dont les
trois premiers chiffres sont les initiales du PCG 2005 : compte général, ensuite, les cinq
chiffres suivants ont chacun une signification variable selon le type du compte, et enfin, les
deux derniers chiffres indiquent le code agence.
Nous avons vu ce qui concerne le PCG 2005, il convient maintenant de voir le logiciel utilisé
par la société qui n’est que le logiciel GESCOMPTA.
1-3 : Logiciel GESCOMPTA
Ce logiciel de comptabilité crée par le Service Informatique de la société traite tous les
opérations comptables. Il contient plusieurs menus notamment :
Le plan qui contient la liste des comptes du PCG de la société, la liste des comptes particuliers
de chaque client et fournisseurs, ensuite la saisie qui permet la comptabilisation des écritures,
et il y a aussi la consultation qui contient l’interrogation et lettrage, la recherche d’écritures et
41
enfin, l’état qui permet l’édition des états financiers, du journal, du grand livre et de la
balance.
Mais l’utilisation de ces outils qui sont la fiche standard de saisie, le PCG 2005 et le logiciel
GESCOMPTA est complétée par le système de codification.
Section 2- Système de codification
Afin de faciliter la lecture des factures et des dossiers clients, un système de codification a été
mis en place.
2-1 : Facture
Elle est numérotée à l’aide de dix chiffres qui sont lus de gauche à droite dont le
premier chiffre indique le code trafic, ensuite, les deux chiffres suivants le code agence, et les
deux chiffres suivants est le code mois suivi des deux chiffres suivants qui est le code année,
et enfin les trois derniers chiffres qui n’est que la chronologie par mois.
En outre, la société ont créé aussi les codes trafic28
et les codes agences29
.
Mais en plus du système de codification, la société constitue aussi un dossier pour chaque
client.
2-2 : Dossier
Ce sont les clients qui possèdent un dossier, crée à chaque opération. Identique à la
facture, le numéro d’un dossier contient dix chiffres dont le premier chiffre indique le code
trafic, les deux chiffres suivants : code agence, les deux chiffres suivants : mois, le chiffre
suivant : année, et les trois derniers chiffres : chronologie. Il convient de noter que concernant
l’activité de consignation, le dossier peut également être appelé « compte d’escale ».
Ainsi, après passé en revue la tenue de la comptabilité et le système de codification, il
convient d’examiner le système de traitement comptable.
28
CF Annexe X. 29
CF Annexe IX.
42
Section 3- Système de traitement comptable
Dans cette section, on va entamer en premier lieu la structure des comptes et ensuite la
centralisation de la comptabilité de la société.
3-1 : Comptes
Cette rubrique met en relief la structure des comptes de la société ainsi que les typologies dont
les comptes pivots et les comptes auxiliaires.
3-1-1 : Structure
Comme toute Entreprise, la société AUXIMAD suit les normes internationales d’où il
utilise en sa possession le PCG 2005 pour le traitement de ses informations comptables.
Les numéros de compte de l’AUXIMAD sont composés de dix chiffres significatifs : les trois
premiers sont les initiales du PCG 2005 : compte général, les cinq chiffres suivants ont
chacun une signification variable selon le type du compte, et les deux derniers chiffres
indiquent le code agence.
La description de ces comptes se présente comme suit : les trois premiers chiffres représentent
le compte général du PCG 2005, le quatrième chiffre indique le code activité dont (1 :transit ,
2 : pour l’activité consignation et 3 : pour les activités diverses), le cinquième chiffre la
nationalité dont (1 : pour les malgaches et 2 : pour ceux des étrangers), les trois chiffres
suivant désignent la catégorie des clients dont (pour les activités transit : 200 pour les marchés
spéciaux ; 300 pour les grandes sociétés ; 400 pour les clients divers et 500 pour les clients
annexes transit, ensuite pour les activités de consignation : 100 pour les lignes régulières ;
200 pour les navires occasionnels, 300 pour les thoniers et 400 pour les armateurs. Les deux
derniers chiffres suivants servent à identifier les compléments et enfin, les deux derniers
chiffres montrent les codes agences.
La connaissance de ses structures nous permet de voir en ce qui concerne la typologie des
comptes.
3-1-2 : Typologie
La société AUXIMAD regroupe ses comptes en deux types bien distincts : en premier
lieu, les comptes pivots qui réunissent les comptes fournisseurs au comptant ; les comptes
43
inter-agences et les comptes de virement interne et en deuxième lieu les comptes auxiliaires.
Il y a lieu de distinguer deux types de compte spécifique du PCG de l’AUXIMAD que nous
allons visionner dans les rubriques ci-après.
3-1-2-1 : Compte pivots30
Toute écriture comptable passe par l’intermédiaire de l’un de ces comptes, les
différentes sortes en sont :
Comptes fournisseurs au comptant : Tout enregistrement relatif aux achats au comptant de
l’AUXIMAD passe par l’intermédiaire d’un compte pivot ci-après :
Tableau n°2 : Les comptes pivots fournisseurs au comptant.
COMPTES PIVOTS FOURNISSEURS AU COMPTANT
40191000AA Fournisseur au comptant « achat d’immobilisation »
40192000AA Fournisseur au comptant « achat d’immobilisation »
40193000AA Fournisseur au comptant « débours transit »
40194000AA Fournisseurs au comptant « débours consignation »
Source : Service comptabilité de la société AUXIMAD.
Comptes inter-agences : Ils interviennent lorsqu’une opération concernant une agence s’est
déroulée dans une autre. En fait, l’utilisation de ces comptes répond au principe
d’indépendance de comptabilité de chaque agence.
Tableau n°3 : Les principaux comptes inter-agences.
COMPTES INTER-AGENCES
18111000AA Compte de liaison inter-agences transit
18112000AA Compte de liaison inter-agences consignation
18113000AA Compte de liaison inter-agences activités diverses
18118000AA Compte de liaison inter-agences règlement client
Source : Service comptabilité de la société AUXIMAD.
30
CF Annexe X.
44
Comptes de virement interne : Lorsque des virements de fonds s’effectuent entre les agences
ou entre différentes cellules d’une agence, cela nécessite l’intervention de ce type de compte.
Tableau n°4 : Les principaux comptes de virement interne.
COMPTES DE VIREMENT INTERNE
58100000AA Virement interne agence
58200000AA Virement interne agence de direction
Source : Service comptabilité de la société AUXIMAD.
Il est à remarquer que les comptes pivot doivent être soldés.
3-1-2-2 : Comptes auxiliaires
Tout compte général ayant des comptes particuliers sont appelés « comptes
auxiliaires ».
Les comptes particuliers (CP) sont des comptes composés de six lettres attribués à chaque
client et fournisseur à crédit de la société.
Nous venons de voir la structure et les différentes typologies de compte de l’AUXIMAD,
maintenant on va examiner la centralisation proprement dite de la société.
3-2 : Centralisation
La centralisation constitue la base de la comptabilité de l’AUXIMAD car elle permet
l’établissement des livres comptables des agences et l’établissement des états financiers,
principal objectif du système comptable. Il s’agit de la centralisation de toutes les écritures
comptables provenant des agences de ladite société au niveau du siège social pour être
consolidées au serveur.
Après la consolidation, les écritures importées par les agences concernées seront par la suite
exportées à ladite agence et si des erreurs seraient décelées, cette dernière devrait régulariser
ses écritures pour qu’il n’ait pas d’impact sur les états de synthèse de la société.
Après la régularisation, le superviseur comptable du siège social vérifie les comptes
régularisés par les agences avant d’établir la balance de cette dernière.
45
Schématiquement, la comptabilité centralisatrice se présente comme suit :
Figure n°3 : Processus de la comptabilité centralisatrice
Source : Guide des stagiaires de la société AUXIMAD.
3-2-1 : Consolidation et exportation
Chaque agence de la société AUXIMAD traite ses informations comptables et ses
écritures comptables qui lui incombent puis ces écritures seront importées tous les jours au
siège pour être consolidées au serveur.
Le logiciel comptable de la société procède alors au traitement informatique qui consiste à
regrouper toutes les données par agence et enfin, après ces différents mécanismes, les
écritures consolidées respectives sont par la suite retournées à chaque agence concernée.
Mais quid de la supervision des comptes et état de synthèse ?
3-2-2 : Supervision des comptes et états de synthèse
Les écritures consolidées sont conservées dans le serveur et permettent à la
centralisation, d’une part, d’établir la balance de chaque agence, afin de constater les
anomalies des comptes : c’est la supervision des comptes ; et d’autre part, d’établir les états de
synthèse.
Saisie des agences
Consolidation
Exportation Balance des
agences
Supervision des comptes
Régularisation des agences
Retraitement (consolidation)
Etats de synthèse
46
La supervision des comptes consiste, à partir de la balance de chaque agence, à vérifier tous
les comptes pivots qui doivent être soldés, vérifier les comptes d’actif et de passif et des
charges qui doivent être débiteurs et créditeurs.
Lorsque des anomalies sont constatées au niveau des comptes des agences, la centralisation
signale les agences concernées pour qu’elles effectuent les régularisations nécessaires.
L’établissement des relevés incombe aussi à la centralisation comptable, un relevé est une
consolidation des transactions d’un client dans plusieurs agences.
Les états de synthèses sont automatiquement édités par le logiciel GESCOMPTA.
Nous avons vu que la centralisation constitue la base de la comptabilité de l’AUXIMAD car
elle permet non seulement l’établissement des livres comptables des agences mais aussi
l’établissement des états financiers qui est le principal objectif du système comptable,
maintenant nous allons consacrer à la mise en œuvre de la section suivante qui n’est que la
comptabilisation des comptes.
3-2-3 : Comptabilisation des comptes
Dans cette rubrique, nous allons étudier la comptabilisation des activités de la société
qui va se répartir en plusieurs sous rubriques dont la comptabilisation fournisseur, la
comptabilisation bancaire et par caisse, la comptabilisation facture et enfin, la
comptabilisation inter-agences.
Chaque agence de l’AUXIMAD possède une autonomie en matière de comptabilité, mais les
systèmes utilisés sont tous identiques. La finalité est l’édition des livres comptables qui sont :
le journal, le grand livre et la balance.
Comptabilisation fournisseurs :
Cette rubrique concerne les fournisseurs de la société qui sont en premier lieu les
fournisseurs d’exploitation qui approvisionnent les exploitations proprement dite de la société,
il y a aussi les fournisseurs d’immobilisation qui procurent les immobilisations et enfin, les
fournisseurs débours qui dispensent les fonds de débours.
La comptabilisation des fournisseurs se fait au comptant pour le cas des fournisseurs
d’exploitation, c’est un règlement immédiat des sommes dûes. La société doit s’acquitter des
47
sommes des approvisionnements au moment de la transaction sans attendre un délai parce que
le paiement des charges d’exploitations n’est valable qu’au comptant selon les contrats
conclus entre le fournisseur et la société.
Le règlement des fournisseurs d’immobilisation et les fournisseurs de débours pourront se
faire à crédit selon le contrat conclu par les deux et il est à noter que les comptes pivots des
fournisseurs débours ne seront donc soldés que lorsque les débours seront refacturés au client.
Après avoir jeté un coup d’œil sur le principe de comptabilisation des fournisseurs, passons
maintenant à celle de la banque.
Comptabilisation bancaire et par caisse :
Cette rubrique concerne en premier l’encaissement des ressources de la société obtenues
par leur activités principales dont le transit qui n’est que l’action de faire traverser des
marchandises et la consignation qui n’est que l’action de représenter l’armateur ainsi que les
activités secondaires qui sont l’assurance, le groupage et le dégroupage, le transport terrestre
et l’entreposage des marchandises et en second lieu la comptabilisation des décaissements
bancaires des charges qui lui incombe.
La comptabilisation de ces ressources par banque signifie que le paiement des clients se fait
par chèque ou par traites.
A part la comptabilisation bancaire, il y a aussi la comptabilisation par caisse dont la
description est la même que celle de la banque décrite auparavant mais ce qui la différencie,
c’est l’encaissement des ressources et le décaissement des charges appartenant à la société se
font au comptant.
Voilà en réalité en ce qui concerne la comptabilisation bancaire et par caisse, maintenant on
va préluder la comptabilisation de la facture.
Comptabilisation facture :
Elle se rapporte à la comptabilisation de la facture client qui se fait à la fin de
l’opération. Le montant total de la facture est déterminé non seulement par la somme de tous
les débours qui sont les dépenses nécessitées par l’escale du navire pour l’activité
consignation et les dépenses nécessitées par l’exportation et l’importation des marchandises
48
pour celle de l’activité transit. Il doit être appuyés par des pièces justificatives pour pouvoir
être refacturés à l’armateur et aux clients.
Mais, la comptabilisation du montant total de la facture client comprend également la
commission de la société, la taxe sur la valeur ajoutée ainsi que les débours.
La compréhension de la comptabilisation de la facture nous conduit à connaître la
comptabilisation inter-agences.
Comptabilisation inter-agences :
Cette rubrique concerne les activités diverses c'est-à-dire la comptabilisation des
virements qui se traduisent entre la direction de la siège social et les agences.
Notons que les agences ne peuvent procéder à aucune décision mais elles doivent toujours
demander au siège avant de faire quoique ce soit et c’est à ce dernier qu’appartient la décision
finale.
Les comptes pivots ne seront soldés qu’après consolidation et une note interne d’imputation
sera envoyée à l’agence concernée.
CONCLUSION DE LA DEUXIEME PARTIE
Ainsi s’achève la deuxième partie de ce présent mémoire. Dans cette partie, nous avons
évoqué à la mise en œuvre des résultats de la firme qui concerne non seulement l’organisation
comptable mais aussi l’analyse du traitement comptable.
L’organisation comptable se focalise surtout sur le système de comptabilisation de ladite
société qui comprend en premier lieu, le système de comptabilisation du cycle achats
fournisseurs, ensuite le système de comptabilisation du cycle créance client et enfin le
système de comptabilisation du cycle trésorerie qui repose sur les opérations liées au
décaissement et à l’encaissement, soit ces opérations sont faites par banque, soit faites par
caisse.
49
Pour sa part, l’analyse du traitement comptable a permis de présenter les modalités de la tenue
de comptabilité de la société telles que la fiche standard de saisie, le PCG 2005 et le logiciel
GESCOMPTA ainsi que la comptabilisation de ces comptes.
Pour assurer la pérennité de la performance de la société d’une telle envergure, la théorie sur
le système comptable nous a permis de comprendre que le système comptable, avec toutes ses
évolutions constitue un élément de pilotage essentiel. Cette étude du système comptable de
l’AUXIMAD nous permis d’aboutir à son diagnostic afin d’atteindre l’objectif visé à travers
le présent mémoire.
50
CHAPITRE I- DIAGNOSTIC DE LA SOCIETE
Durant notre stage au sein de la société AUXIMAD, nous avons pu constater les
différentes forces et faiblesses de ladite société ainsi que les opportunités et les menaces. Ce
que nous allons développer dans ce chapitre. Tout cela nous permettra de suggérer des
recommandations en vue d’améliorer son fonctionnement.
PARTIE III-DISCUSSIONS ET
RECOMMANDATIONS
L’étude effectuée dans cette partie va être consacrée pour le diagnostic de la société soit
la mise en lumière de l’interne et l’externe et aussi les recommandations.
L’identification des problèmes constatés nécessite des propositions d’amélioration dont
leur application aura sûrement des impacts sur le système comptable actuel de la société.
Le diagnostic de la société fera donc l’objet d’un premier chapitre, les propositions de
solutions seront ensuite exposées dans un dernier chapitre.
51
CHAPITRE I- DIAGNOSTIC DE LA SOCIETE
Durant notre stage au sein de la société AUXIMAD, nous avons pu constater les
différentes forces et faiblesses de ladite société ainsi que les opportunités et les menaces. Ce
que nous allons développer dans ce chapitre. Tout cela nous permettra de suggérer des
recommandations en vue d’améliorer son fonctionnement.
Section 1- Diagnostic interne
Le diagnostic interne de la société se repose sur l’étude de l’environnement interne, plus
précisément, ses forces et ses faiblesses.
1-1 : Forces
Dans cette rubrique, nous allons évoquer les forces de la société au niveau de la comptabilité,
au niveau de l’organisation ainsi qu’au niveau des moyens matériels.
1-1-1 : Au niveau de la comptabilité
Comptes spécifiques : Les comptes particuliers ou CP permettent l’identification sans
ambiguïté des fournisseurs et des clients de la société et assurent ainsi le suivi en permanence
des soldes de chacun de façon très rapide.
Quant aux comptes inter-agences, ils répondent au principe d’autonomie de la comptabilité
des agences, car ils permettent d’éviter la confusion des écritures.
Les comptes pivots permettent le contrôle rapide et efficace des écritures car si un compte
pivot n’est pas soldé, cela signifie qu’une écriture a été omise.
Système informatisé : L’informatisation de la tenue de la comptabilité de l’AUXIMAD lui
confère divers avantages incontestables. En outre, les traitements des informations comptables
sont, non seulement effectués dans un bref délai, mais également avec une faible probabilité
d’erreur.
Le système informatisé permet également la fiabilité de conservation des données comptables,
afin de détecter à tout moment les éventuelles anomalies.
52
Système de codification : Le système de codification est très développé au sein de
l’AUXIMAD ce qui facilite ses travaux. Par exemple, les dix chiffres des numéros des
factures permettent de connaître à la fois l’agence établissant, l’activité exercée et les dates de
facturation.
Par ailleurs, les codifications comptables réduisent les passations et les saisies car les comptes
codifiés sont automatiquement comptabilisés.
Système centralisateur : L’AUXIMAD utilise le système centralisateur. L’existence de la
centralisation comptable constitue une des particularités de la comptabilité de la société. Elle
permet d’une part, la standardisation de la productivité comptable et d’autre part, la
consultation en permanence et simultanément des situations de ses agences.
Mais les forces de la société se trouvent également au niveau de l’organisation comptable.
1-1-2 Au niveau de l’organisation comptable
La répartition des tâches : Les travaux comptables sont assurés distinctivement par des
superviseurs comptables, qui ont chacun leur domaine de compétence.
Chaque superviseur se charge d’une seule cellule spécialisée afin d’optimiser les
performances et pour qu’il n’y ait pas d’empiétement sur les travaux des autres. Cela permet
surtout de détecter rapidement et de traiter les problèmes par fonction, ainsi si une cellule
rencontre des anomalies, les autres cellules peuvent continuer leur travail normalement.
Le traitement périodique des opérations comptables : Les écritures sont imputées
régulièrement pour être consolidées par les superviseurs comptables. Cela permet d’alléger les
travaux comptables en fin d’année.
De plus, l’établissement des documents comptables provisoires permet aux agences ou aux
services concernés d’effectuer des analyses sur la variation de leurs activités à partir de ces
documents.
L’utilisation de la fiche standard de saisie : La fiche standard de saisie permet de vérifier si
une pièce a déjà été comptabilisée dans le logiciel informatique et si elle l’est déjà, la présence
de la référence comptable sur la fiche standard de saisie attestera que l’opération est
53
comptabilisée. En cas de perte de données suite à des virus ou à des problèmes de stockage de
données, les fiches standard de saisie peuvent toujours être consultées.
Enfin, la fiche standard de saisie permet de répertorier les pièces justificatives, car les pièces
justificatives ne peuvent pas être jointes avec leur comptabilisation correspondante dans le
logiciel.
Enfin, la force de la société se trouve au niveau des moyens matériels.
1-1-3 Au niveau des moyens matériels
La communication : L’AUXIMAD a mis à la disposition de son personnel différents
matériels de communication dont le téléphone, le fax ou l’internet pour recevoir et envoyer
des fichiers.
Cela permet à toutes les agences de la société et de la direction de se partager des
informations en temps réels. De plus, les e-mails sont très importants car les opérations
comptables de toutes les agences sont envoyées en fichier au sein du service comptabilité
pour être consolidés.
Mais la société, à côté de ses aspects positifs, présente aussi des faiblesses.
1-2 : Faiblesses
Les faiblesses de la société concernent la comptabilité, l’organisation comptable et les moyens
matériels.
1-2-1 : Au niveau de la comptabilité
Retard de comptabilisation des opérations dans le journal y afférent : La circulation des
documents comptables est un peu plus lente. Arrivées au service s’occupant des courriers, les
factures fournisseurs suivent encore un long circuit avant d’arriver au service comptabilité.
Ceci implique un retard dans la comptabilisation. Aussi, les factures ne sont pas remises à
temps au service comptabilité car le responsable commercial qui les reçoit ne les renvoie pas à
son destinataire le jour où elles sont arrivées. Il attend l’arrivée d’autres pièces avant de les
renvoyer.
54
De même pour les demandes de paiement par caisse, le service concerné ne les renvoie pas au
jour où elles sont établies. Ceci est prouvé par les dates de leur établissement qui sont
différentes.
Ainsi, la société sera obligée quelque fois d’effectuer un rattrapage comptable, pourtant ce cas
présente des inconvénients et des risques notamment un retard dans le règlement des
fournisseurs.
Vérification des opérations enregistrées par le comptable non effectuée régulièrement : On
prend référence à la vérification de la comptabilisation informatisée. Après la
comptabilisation faite par le comptable, une vérification des écritures est faite par le chef de
section (Chef comptable) qui appose son visa. Cette vérification n’est pas effectuée
régulièrement.
Pour les encaissements et les décaissements par caisse, existence du visa du chef de section et
du comptable avant son introduction dans le logiciel compta ; tandis que les opérations par
banque sont quelquefois vérifiées, quelquefois non vérifiés .Ce qui risque une fausse
imputation par erreur de saisie qui pourrait affecter la régularité et la sincérité des comptes de
l’entreprise.
Retards des pièces justificatives émanent de la banque : D’une manière générale, le retard
est imputable aux banquiers bien que l’entreprise est en constante relation avec la banque ; par
le biais du Service Financier. A titre d’exemple, le comptable de l’AUXIMAD n’a pas pu
faire le rapprochement bancaire d’une banque, depuis le début de l’année, puisque celle-ci n’a
pas encore envoyé les relevés ou extraits de compte. C’est un cas parmi tant d’autres mais les
retards des notes de débit ou de crédit peuvent aussi se présenter.
Cela entraîne un retard de comptabilisation des opérations affectant la fiabilité et la sincérité
des comptes pour un temps déterminé.
Mais les faiblesses peuvent aussi être décalées au niveau de l’organisation comptable.
1-2-2 : Au niveau de l’organisation comptable
Dans cette rubrique, nous allons mettre en relief les faiblesses de ladite société au niveau de
l’organisation comptable.
55
Rapprochement entre le bon de commande, bon de livraison et la facture non
systématique : car les bons de commande et les bons de livraison ne font pas régulièrement
partie de la liasse.
Quand nous avons réalisé le rapprochement entre les pièces justificatives arrivant au service
comptabilité, nous avons constaté l’absence du bon de commande. Or, le rapprochement doit
être fait à partir des bons de commande, des bons de livraison et des factures.
Ces bons de commande et les bons de livraison, une fois vérifiés par le chef du service
comptabilité, ne font plus partie de la liasse pour le classement. Quelquefois, les fournisseurs
n’envoient pas du bon de livraison à l’AUXIMAD, seulement la facture, or le bon de livraison
fait partie intégrante de la facture.
Parfois, il arrive que les fournisseurs les combine dans une seule pièce ce qui risque une
surfacturation en cas de collusion entre le responsable de l’établissement du bon de
commande et le fournisseur puisqu’il n’existe pas systématiquement une facture pro-forma.
Cela entraîne aussi la non-conformité de la quantité et du prix de la commande, un manque
de pièce justificative conduisant à la mise en doute de la valeur probante de la comptabilité en
cas de contrôle à postériori.
Mais les faiblesses de la société ne se limitent pas non seulement au niveau de l’organisation
comptable, elles se retrouvent aussi au niveau des moyens matériels.
1-2-3 : Au niveau des moyens matériels
Vétusté des matériels, outillages et immobilisations : Nous avons pu constater que quelques-
uns des matériels et des immobilisations de l’AUXIMAD sont déjà vieux voire même
amortis. Même si cette faiblesse n’affecte pas directement la bonne marche de l’entreprise,
elle aura quand même une influence néfaste sur son prestige.
Insuffisance de matériel informatique : Cela entraîne aussi un stress au niveau du personnel
par l’absence du confort et on risque d’atteindre le retard de la réalisation du travail pour le
cas des petits outillages (machines).
En outre, dans le système d’information comptable actuel, le personnel comptable ne dispose
pas de matériel informatique en nombre suffisant lui permettant d’assumer son rôle dans le
56
traitement et la production rapide des informations pertinentes, fiables et exactes. Ainsi, le
traitement et la production ne peuvent pas être réalisées au fur et à mesure des besoins.
Le diagnostic interne de la société nous permis de connaître son environnement interne
constitué par ses forces et ses faiblesses. Mais on doit procéder aussi au diagnostic externe qui
sera développé dans la section suivante.
Section 2-Diagnostic externe
Ce diagnostic externe va mettre en évidence ses opportunités et ses menaces.
2-1 : Opportunités
Croissance rapide : Le secteur tertiaire auquel appartiennent les entreprises d’accueil est en
plein essor à Madagascar, et notamment le domaine de la communication. Le marché est
encore ouvert car les matières et matériels utilisés ainsi que les produits proposés peuvent
évoluer avec le temps et avec les besoins des clients. Ainsi, la croissance de ces entreprises est
rapide :
La croissance interne se réalise par l’adjonction de moyens complémentaires obtenus grâce à
leurs ressources propres,
Concernant la croissance externe, la complémentarité des activités de l’AUXIMAD est
motivée par la recherche d’effets de synergie en matière d’approvisionnement.
Part de marché : Etant le leader dans le domaine du transit et de la communication maritime,
l’AUXIMAD peut jouer de son image de marque pour faire accroître sa part de marché, elle a
donc un avantage considérable pour récupérer les gros clients comme les compagnies
pétrolières ou les opérateurs de téléphonies et les organismes internationaux ou l’Etat.
Actuellement, l’Etat favorise les exportations, donc ladite société devrait se focaliser sur les
clients exports, en offrant les prix concurrentiels pour les exportations.
Les partenaires : Favoriser le partenariat entre les banques et l’AUXIMAD est une politique
importante car travailler avec de grands organismes financiers comme les banques permet
d’obtenir les crédits nécessaires pour faire évoluer l’entreprise.
57
A part les banques, elle est en collaboration avec de grandes entreprises, notamment celles qui
ont des actions à l’AUXIMAD comme l’assurance ARO.
Les concurrents : Pour ce qui est de la concurrence, sous l’angle de l’AUXIMAD, ce n’est
pas une contrainte ou une menace mais une sorte de tremplin lui incitant de doubler ses efforts
dans le but de toujours garder sa place de leader dans le domaine du transit maritime et aérien.
L’aiguisement de la rivalité lui permet aussi de s’auto-évaluer et prendre des mesures
correctives pour s’améliorer et procéder à des innovations.
La mise en relief des opportunités ne suffisent pas à diagnostiquer l’entreprise pour l’externe
sans la connaissance des menaces que nous allons voir dans la rubrique suivante.
2-2 : Menaces
Nous allons décrire les différentes menaces qui pèsent sur la société sous forme de
figure que nous allons analyser une par une.
Ci-après les menaces de ladite société :
Figure n°4 : Les acteurs sur l’environnement externe de la société
Source : le diagnostic FFOM, cours d’organisation 3ème
année, 2011.
L’environnement naturel : Pour le moment, l’état du climat ne présente pas encore des
problèmes pour la société, mais quand le nombre de catastrophes dûes par des cataclysmes
AUXIMAD
Environnement naturel
Les concurrents
Climat politique
Environnement technologie
58
augmente, le nombre de sinistres qu’elle doit régler va particulièrement connaître un
accroissement, à cet effet, sa situation financière peut en être affectée surtout si le sinistre est
important.
L’environnement technologie : Elle peut avoir pour effet la baisse du besoin en main
d’œuvre, donc l’AUXIMAD n’est pas obligée d’embaucher un grand nombre de personnel,
autrement dit ne procède pas souvent à un recrutement, ce qui peut être un obstacle pour
l’acquisition des nouvelles expériences venant de l’extérieur.
Les concurrents : La concurrence est rude au niveau du transit maritime et aérien. La
présence croissante de sociétés œuvrant dans le domaine du transit est à prendre avec plus de
considération pour l’AUXIMAD, de plus que ces sociétés pratiquent un prix très bas pour
attirer les clients. Outre les sociétés de transit, l’AUXIMAD doit faire face aux particuliers
qui effectuent des opérations de transit, qualifiés d’illégaux, car ils peuvent aussi détourner
des clients qui auraient dû traiter avec l’AUXIMAD.
Le climat politique : Eu égard à l’évolution des circonstances politiques actuelles, la plupart
des sociétés et entreprises privées en a subi les conséquences, ce qui pourra atteindre
automatiquement la société AUXIMAD.
Il est probable que la situation tendue de la politique en ce moment peut brusquement
provoquer une instabilité économique qui pourra se manifester par l’augmentation du taux
d’inflation, ou la hausse des prix des carburants, et qui affectera certainement la société. En
effet, toute situation politique et changement de la réglementation ont des impacts sur la
société même s’ils ne se présentent pas par des signes concrets.
Ainsi s’achève notre diagnostic du système comptable de l’AUXIMAD. Le système
comptable occupe une place importante et constitue un nœud qui relie plusieurs éléments de
l’entité Ensuite, le diagnostic du fonctionnement du système comptable en question nous a
permis de voir comment s’utilisent les outils cités en théorie pour les cas de l’AUXIMAD. Ce
qui nous a finalement permis de déduire les forces de la société mais de dégager également
des faiblesses, voire des problèmes qui nécessitent des innovations, des améliorations, des
corrections, des conceptions et créations et des mises en place qui feront notamment l’objet de
la chapitre suivante.
59
CHAPITRE II- RECOMMANDATIONS
Cette étude se veut aussi objective et professionnelle que possible parce que réalisée sur
la base de la combinaison de toutes les connaissances et expériences acquises, des fruits de
nos recherches apparentées au sujet traité ainsi que des vécus même durant le stage.
Ce chapitre traite des propositions de solution que nous avons jugées adéquates pour les
entités d’accueil. Cependant, il ne s’agit que de simples propositions présentées à titre
informationnel. Mais nous souhaitons du moins qu’elles puissent apporter une modeste
contribution à l’amélioration de la société AUXIMAD.
Pour assurer la fiabilité du système comptable de la société AUXIMAD, nous allons proposer
quelques améliorations qui concernent : Le modèle de revalorisation des moyens humains, le
modèle de renouvellement des matériels informatiques et le modèle d’organisation de travail
que nous allons démontrer à partir du schéma ci-après.
Figure n°5 : Les modèles de propositions de solutions.
Source : Recherche personnelle.
Modèle de revalorisation des moyens humains
Modèle de renouvellement des
matériels informatiques
Modèle d'organisation de travail
• Formation du personnel
• Renforcement de la motivation et rotation des postes
• Mise en oeuvre des moyens matériels
• Source de financement par endettement: "le crédit-bail"
• Le renouvellement des méthodes de travail
• Mise en place d'un manuel de procédure
60
Section 1- Le Modèle de revalorisation des moyens humains
Nous proposons dans cette section, la formation du personnel, le renforcement pour la
motivation du personnel et la rotation des postes.
1-1 : Formation du personnel31
L’AUXIMAD doit former son personnel qui peut être une personne temporaire ou une
personne travaillant dans la société afin qu’il soit apte à remplacer la personne absent et
effectuer son travail.
Il faut former les gens, car l’absence de formation professionnelle maintient l’agent dans une
situation permanente d’incompétence. La formation permet à l’entreprise d’assurer la bonne
transmission de l’expérience et du savoir être, car l’enjeu prioritaire de l’entreprise c’est de
disposer aussi de personnel qualifié, efficace et capable de faire face à tous les défis
technologiques. En effet, la formation permet aux salariés d’éviter qu’ils soient dépassés par
les nouvelles exigences technologiques. Mais, Trop souvent, la formation a été considérée par
les employeurs comme une dépense sociale faite non pas dans l’intérêt de la société mais dans
l’intérêt des salariés.
Mais la formation est incontournable pour pouvoir maitriser et adopter les nouvelles
technologies ainsi que les changements dans l’organisation de travail, et pour éviter les
recours à des éléments externes qui risquent de peser lourd sur les coûts du personnel. « De ce
fait, la formation devient un facteur clé puisqu’elle est considérée partout comme un
investissement ».
Il y a trois (3) types de formation que la société puisse appliquer :
Formation générale : qui diffuse des connaissances générales. Comme par exemple,
l’entretien d’un ordinateur en cas d’absence du responsable, tout le monde pourra l’entretenir
s’il tombe en panne.
Formation spécifique : qui sert à adapter les connaissances d’une catégorie de personnel dans
un domaine particulier. Mais avant la formation, l’employé concerné ou ayant bénéficié de la
formation doit signer un contrat qui l’oblige à travailler dans cette entreprise au moins trois
ans par exemple, sinon il rembourse les frais de formation.
31
Cours de Gestion des Ressources Humaines, 4ème année, 2012.
61
Formation Entreprise : qui se réalise à l’intérieur de la société pour les salariés seulement.
Elle transmet, développe et discute la culture de l’entreprise en utilisant complètement la
dynamique du groupe ; elle peut être aussi animée par des salariés de l’Entreprise elle-même.
Cette formation permettra aussi au personnel du département comptabilité de connaître les
différentes applications qui peuvent y être utilisées et le risque d’erreurs serait ainsi réduit
comme par exemple la maitrise du PCG 2005 constitue un des objectifs principaux de la
formation.
Par ailleurs, la mise en œuvre d’une formation permanente et planifiée pour les personnels est
aussi d’une grande utilité pour qu’ils puissent travailler rapidement et efficacement, dans le
but de toujours accroître la satisfaction des clients et de faciliter l’acquisition des contrats
nouveaux, et adapter rapidement avec souplesse l’aptitude et la compétence des personnel aux
changements des conditions et de l’environnement concurrentiel.
1-2 : Renforcer la motivation du personnel et procéder à la rotation des
postes
La motivation d’un employé a un impact sur sa productivité qui se reflète sur le résultat
de la société car la volonté qu’apporte chaque employé dans son travail provoque une
augmentation du rendement de chacun entraînant ainsi une augmentation du rendement de la
société.
De ce fait, il faut réviser les surcharges de tâches assumées par certains employés, il faut donc
répartir les tâches entre les employés de manière égalitaire et même procéder à une rotation
des postes. Cette rotation est indispensable pour les employés de même service. En cas
d’absence d’un responsable (surtout pour une longue durée), son collègue peut effectuer ces
tâches sans faire appel à un agent temporaire. La promotion reste toujours une des principales
politiques efficaces afin de motiver les salariés.
Mais la revalorisation des moyens humains ne suffit pas, il faut aussi procéder au
renouvellement des matériels informatiques.
62
Section 2- Le Modèle de renouvellement des matériels informatiques
Dans la société AUXIMAD, nous avons constaté une insuffisance des machines, comme
conséquence, les tâches ne peuvent pas être accomplies en temps voulu.
Ainsi, pour pouvoir pallier à ces difficultés, les solutions ci-après sont proposées :
2-1 : Mise en œuvre des moyens matériels
La réalisation de tous les travaux dépend de la qualité et du nombre des moyens
matériels utilisés, pour assurer l’efficacité des tâches à exécuter, en vue de satisfaire les
clients par le biais des services probants. Ainsi, l’AUXIMAD doit s’équiper davantage même
si cela nécessite un investissement important pour la société. Elle devrait fournir les matériels
adéquats pour améliorer sa productivité et sa performance et surtout lorsqu’il y a une urgence,
s’assurer que des matériels soient toujours disponibles : imprimantes, scanners,
photocopieuse.
L’entretien de ces machines est aussi obligatoire, les utilisateurs des machines doivent
toujours veiller à ce qu’elles fonctionnent correctement.
Pour améliorer les moyens de communication entre les comptables de la centralisation
comptable et ceux des agences, nous proposons un renforcement par l’intranet qui est une
communication inter-agences utilisant des réseaux locaux accessibles à tous les agents
comptables. La société devrait aussi prévoir un réseau de secours en cas de coupure afin
d’éviter une perte de temps et permettre aux agences de fonctionner normalement.
La qualification des employés et la modernisation des matériels confèrent à une société un
avantage concurrentiel. La prise en compte de ces propositions permettra donc à l’AUXIMAD
de maintenir sa place de leader sur le marché national.
2-2 : Source de financement par endettement : « le crédit-bail »
La structure financière de l’AUXIMAD ne permet pas le renouvellement immédiat de
ses matériels informatiques qui sont très vieux, ces outils ne lui permettent plus d’avoir
rapidement les informations nécessaires d’une part, et de suivre les concurrents d’autre part.
Nous lui proposons la source de financement par endettement ou plus précisément « le crédit-
bail ».
63
Par définition, « le crédit-bail »32
ou le contrat de leasing est un contrat de financement portant
sur le bien meuble ou immeuble assorti d’une option d’achat à un prix fixé d’avance. Le
temps qui sépare la date de conclusion du contrat de la date à laquelle peut être exercé
l’option est appelé période irrévocable. En principe, le contrat ne peut être résilié pendant la
période irrévocable, celle-ci correspond en général à la durée fiscal d’amortissement. Au
terme de la période irrévocable, l’entreprise a le choix entre : lever l’option d’achat et donc
devenir propriétaire du bien à part entière ou prolonger le contrat d’exploitation à des
conditions plus avantageux ou bien restituer le bien.
Ce procédé peut se résumer ainsi : un établissement spécialisé achète à la demande d’une
entreprise un matériel de marque et de type bien précise puis il le donne en location à moyen
terme à cette entreprise contre versement de redevance périodique représentant la récupération
des capitaux investis et la rémunération du bailleur.
Les caractéristiques du crédit-bail sont les suivantes :
Les engagements des parties contractantes : Le bailleur met le matériel à la disposition de
l’Entreprise pendant la durée du contrat et contre paiement des annuités prévues.
La durée du contrat : La durée de contrat de leasing est étroitement liée à la notion de vie
économique du bien mis en location. On distingue généralement deux périodes : une durée de
3 à 5 ans pendant laquelle le bail n’est pas résiliable. Les annuités couvrent les
investissements réalisés par la société de leasing ainsi qu’une quote-part de ces frais généraux
et financiers et une partie de son bénéfice. A l’expiration du contrat, le bien mis en location
peut être restitué ou acheté par le locataire. Ce dernier peut également demander le
renouvellement de la location. Dans ce cas, la location sera consentie à un taux de loyer réduit
qui ne couvre plus que les frais généraux et le bénéfice du bailleur.
Les formalités : L’entreprise choisi son matériel, arrête les conditions de l’achat avec le
fournisseur et se met en rapport avec la société de leasing. L’entreprise joint à sa demande un
dossier comprenant une description du matériel dont elle a besoin et divers renseignements
sur son activité et sa situation financière. Le dossier est ensuite soumis à l’approbation de
l’organe de décision de la société de leasing. D’une manière générale, ces formalités sont
simples et rapides.
32
Cours de gestion de financement approfondie, 4ème année, 2012.
64
Les services rendus : La formule de leasing évite à une entreprise un investissement et
l’affranchit au moins en partie du risque résultant du progrès technique dans la mesure où elle
peut obtenir dès l’apparition de nouvel équipement, le remplacement de l’ancien. Il faut
néanmoins que cette cause de remplacement soit bien spécifiée dès l’origine dans le contrat de
leasing.
Ce contrat de crédit-bail procure divers avantages :
Sur le plan commercial : la formule est simple, rapide et s’adapte bien aux besoins des
Entreprises.
Sur le plan fiscal : la totalité de loyer versé est déductible des bénéfices imposables de
l’Entreprise locataire. Ceci est d’autant plus intéressant que l’imputation effectuée est
généralement supérieure à celle résultant de l’application d’un taux d’amortissement fiscal.
Sur le plan financier : le leasing libère les capitaux pour un usage plus directement
profitable. Son avantage sur le crédit classique réside dans le fait qu’il couvre la totalité de
l’investissement à réaliser. Cette méthode aussi permet à la société locataire d’acheter le
matériel avec un prix inférieur.
A titre d’illustration, le nombre de personnel dans le département comptabilité s’élève à 8
dont chacun doit posséder un ordinateur afin qu’il puisse exécuter rapidement sa tâche sans
attendre que les autres en finissent pour pouvoir commencer. L’entreprise doit bien préciser
le type de matériels informatiques dans les formulaires et le coût du crédit-bail n’est pas si
chère mais il peut être comparé aux autres procédés de financement. En ce sens, il suffit de
comparer la fraction correspondante à l’amortissement qu’une entreprise aurait dû consenti si
elle était propriétaire avec celle si elle était locataire des matériels. Il procure aussi d’autres
avantages comme le financement à 100% des bien considérés, et constitue aussi une sorte
d’assurance contre le risque technologique car si des matériels plus performants apparaissent
sur le marché, l’entreprise pourra procéder à un échange très rapidement.
Le modèle de revalorisation des moyens humains et celle du renouvellement des matériels
informatiques ne suffisent pas pour remédier aux problèmes de la société. Il faudrait aussi une
bonne organisation de travail.
65
Section 3-Le Modèle d’organisation de travail
L’adoption d’une bonne organisation est une arme majeure pour pouvoir affronter la
concurrence, elle doit être adaptée à l’évolution de la rivalité, donc, l’AUXIMAD est obligée
de toujours renouveler sa façon de travailler. Pour y procéder, il est indispensable de faire
fréquemment le contrôle et le suivi des résultats pour pouvoir prendre des mesures correctives
afin d’améliorer les techniques de travail et accroître le bénéfice.
3-1 : Le renouvellement des méthodes de travail
Le renouvellement touche naturellement le circuit des pièces, Toutes les pièces
justificatives doivent être réunies avant toute comptabilisation. Tout fait affectant la
comptabilité, et principalement tout mouvement lié à la détention de biens physiques ou de
valeurs monétaires, doit être enregistré avec rapidité et méthode. Il doit être appuyé par des
pièces justificatives probantes pour s’assurer de la fiabilité des informations comptables.
Les photocopies des chèques émis et reçus sont obligatoirement en liasse avec les autres
pièces pour justification des opérations faites. Il faut donc respecter cette règle pour prévenir
les risques pouvant survenir. Ainsi, si l’une des pièces justificatives en manque, le comptable
ne procède pas à la comptabilisation de cette opération. De même pour les pièces de banque,
si ces pièces n’arrivent pas au bon moment, le service financier intervient et réclame les
extraits de compte non envoyés.
Une organisation élaborée et à faire usage doit être ajustée aux désirs et souhaits des
travailleurs, autrement dit, il faut concilier les impératifs de l’entreprise et les aspirations des
corps sociaux dans l’établissement du plan d’action, dans le but de rendre plus intense la
motivation de ces derniers. Pour arriver au but que la société s’efforce d’atteindre, il faut
mettre en mouvement les équipes et ne jamais perdre de vue les concurrents.
Nous avons constaté que le circuit est « long et lent ». Pour le premier cas, ceci ne pose pas
trop d’inconvénient car un long circuit des documents assure mieux son contrôle. La présence
des différents services intervenants montre que les pièces sont bien contrôlées et bien visées.
Mais pour le second cas, ceci constitue une faiblesse de l’entreprise : Afin d’éviter les risques
pouvant arriver, il faut penser et songer à une modification du circuit. Tout d’abord, il faut
que chaque service ait un employé s’occupant de la réception et de la transmission des pièces.
Il sera le seul responsable des retards de l’émission des documents. Mais comme il est
difficile de détecter dans quel service provient ce retard, il faut créer un registre où seront
66
marquées la date et l’heure d’arrivée et du départ des documents et les pièces avec la
signature de ces responsables. Chacun doit contrôler le registre avant de le recevoir. Donc, le
registre est tenu par le service courrier qui le transmet au service suivant et ceci jusqu’au
service comptabilité qui le renvoie au service courrier même.
Aussi, il faut prévoir que les documents à comptabiliser devraient arriver au bon moment au
service comptabilité afin d’éviter les retards probables. Ainsi, le jour même de l’arrivée de ces
pièces-là, la comptabilisation devra être faite (surtout si ces pièces sont reçues dans la
matinée), le cas échéant, elle devra être faite le lendemain matin au plus tard (si ces pièces ne
feront pas l’objet d’un classement temporaire évidemment). Donc si la circulation des pièces
ne traîne pas, le problème de retard d’exécution des tâches sera résolu.
3-2 : Mise en place d’un manuel de procédure33
Le système comptable joue un rôle primordial sur le traitement des informations de
l’entreprise car sans ce dernier, on ne peut pas procéder à tous les travaux comptables. Dans
cette rubrique, nous avons mis en lumière le modèle d’organisation de travail par la mise en
place d’un manuel de procédure qui est une sorte de modèle de solution pour pallier aux
différents problèmes de l’entreprise.
AUXIMAD doit envisager à la mise en place d’un manuel de procédure pour chaque service.
Pour mieux comprendre la nécessité de ce manuel, on va essayer de le définir : « Un manuel
de procédure est un document, décrivant les procédures de chaque cycle, les attributions du
personnel et l’organisation comptable nécessaire à la compréhension du système de
traitement et à la réalisation des contrôles ».
Le suivi et le contrôle au niveau des procédures mises en place ont pour objectif d’assurer
l’efficacité du système comptable. La vérification implique qu’après la réalisation d’une
opération, le résultat obtenu soit juste et que la personne responsable de l’opération elle-
même peut effectuer la vérification.
Ce manuel sera tenu sous forme de feuilles mobiles reliées dans un classeur pour faciliter les
modifications fréquentes.
33
Cours d’Audit général, 4ème année, 2012.
67
Voici quelques règles de gestion qui doivent être respectées:
Règles générales, à titre d’exemple : chaque direction doit établir un budget annuel lequel
sera approuvé par le Directeur Général, ensuite tous documents engendrant des informations
utiles doivent être classés chronologiquement par chaque responsable concerné puis des
rapports d’activité annuelle doivent être transmis et expliqués au Directeur Général. En outre,
des rapports financiers provisoires doivent être transmis et expliqués au Directeur Général.
La prise de responsabilité par chaque poste d’attribution est impérative et enfin, chaque
Département doit établir et envoyer périodiquement au Directeur Général un rapport reflétant
les activités de sa direction.
Règles par cycle, à titre d’exemple :
Pour le cycle immobilisation : Les immobilisations doivent avoir une fiche
individuelle mentionnant leur descriptif, ces fiches doivent être sous la main du responsable
et bien classées.
La concordance entre existant réel et les immobilisations figurant dans le bilan doit être
respectée. Des amortissements nécessaires doivent être pratiqués sur tous les éléments de la
liste d’inventaire physique, et le moment récapitulatif des amortissements ainsi pratiqué est
égal au montant porté au bilan.
Pour le cycle achat fournisseur : Toutes les opérations d’achats doivent faire l’appui
d’une pièce probante à la comptabilité pour renforcer le contrôle et le suivi. Des fichiers
fournisseurs indiquant pour chaque fournisseur son nom, adresse, téléphone, activité,
conditions de règlement seront établis.
Pour le cycle stocks : Même si AUXIMAD n’est pas une entreprise commerciale ou
industrielle où l’utilisation du bon de réception est indispensable, la tenue des fiches Bon
d’entrée sera essentielle pour l’entreprise.
Tout article qui devrait rentrer en magasin pour y être stocké doit faire l’objet de l’émission
d’un imprimé appelé : « Bon d’entrée en magasin ». Ce Bon d’entrée permet de rendre
compte au service achat des articles reçus suivant la commande et des articles acceptés par le
contrôle. Les articles reçus doivent être conformes en quantité et en qualité au bon de
commande émis auprès du fournisseur. Il permet aussi au gestionnaire de stocks et de
magasin de mettre à jour l’état des stocks et le suivi des articles en commande et enfin, il
permet le contrôle de facture et justifie l’accord de paiement.
68
Pour le cycle prestation client : Toutes les opérations de prestations doivent faire
l’objet d’une pièce probante à la comptabilité.
Les prestations à crédit accordées aux clients doivent émaner de l’accord du directeur.
Pour le cycle trésorerie : Pour une bonne gestion propre de trésorerie, il faut tenir
compte de l’utilisation d’un système de prévision (dépenses, recettes), contrôle des fonds
reçus, contrôles des fonds décaissés, protection des disponibilités contre le vol,
rapprochement de banque et contrôle de caisse.
Caisse : Toutes opérations par caisse (décaissements, encaissements) doivent être supportées
par des pièces justificatives, correctes et présentables sur lesquelles sont mentionnées toutes
les informations requises pour la comptabilisation de l’opération et l’identification des parties
en présence ; les pièces justificatives de caisse doivent être prénumérotées.
Banque : Il faut deux signatures autorisées pour que le chèque émis soit valable, un
rapprochement bancaire mensuel doit être fait par le responsable financier ou le chef
comptable, toute sortie de fond de banque doit être matérialisée par des pièces justificatives ,
les talons de chèque et les carnets de chèque doivent être conservés par le responsable
financier dans un coffre-fort ou un meuble approprié.
Service comptabilité : Les principes comptables fondamentaux doivent être appliqués et
respectés. La présentation des états financiers et ou les documents comptables obligatoires
(bilan, compte de résultat) doit être conforme au PCG 2005. Toute pièce probante à la
comptabilité doit être vérifiée dès la réception ensuite prénumérotée avant d’être récapitulée
sur un état correspondant avec la fiche d’imputation, puis saisie sur ordinateur. Son
classement chronologique est obligatoire pour des travaux antérieurs. Il faut également tenir à
jour de façon permanente les journaux (banques, caisse, achat fournisseur, prestations clients,
opérations diverses).
Chaque écriture imputée dans la fiche standard de saisie, doit être contrôlée et chaque fiche
saisie doit être visée par le chef de service ou le cas échéant, par le chef de section avant la
saisie informatisée. Ceci permet d’éviter les risques d’erreurs involontaires faites par le
comptable.
Toutes ces opérations ne sont que des suggestions et des exemples. L’entreprise a déjà ses
propres directives appliquées, ces opérations devraient être complétées par chaque
responsable même.
69
CONCLUSION DE LA TROISIEME PARTIE
Et nous voici au terme de la troisième partie de l’étude. Pour assurer correctement son
rôle de pilotage, certains points du système comptable de l’AUXIMAD ont nécessité des
améliorations.
Cependant, par notre manque d’expériences, nous ne prétendons en aucune façon que les
propositions de solutions et recommandations édictées dans ce chapitre ne sont pas exemptes
de lacunes. Toutefois, elles peuvent servir d’exemple à l’amélioration de la gestion de
l’entreprise concernée et à l’amélioration de la situation financière de la société ou du moins
éveiller l’attention des dirigeants sur l’importance du système comptable au sein d’une
entreprise.
Nous avons pu constater que la prise de décision est vraiment essentielle en vue d’une
amélioration et la solution optimale pour notre entreprise d’accueil sera la démarche utilisée
pour concevoir et développer un système comptable et l’établissement d’un manuel
comprenant les procédures comptables adaptées à ses besoins spécifiques, selon ses objectifs
et ses attentes.
70
CONCLUSION GENERALE
Dans le cadre de la mondialisation et de la libéralisation de l’économie, les entreprises
actives, soit à l’étranger, soit locales doivent faire face aux nouvelles conditions
d’environnement. Ainsi, une société ne peut se développer sans qu’elle ait un esprit
d’environnement concurrentiel et cet esprit exige d’avoir une bonne gestion. Mais cette
bonne gestion dépend de la bonne prise de décisions. Et cette dernière dépend des
informations obtenues à l’entreprise. En effet, ces informations doivent être fiables, exactes
et l’utilisation de l’outil de gestion « Système comptable » plus performant peut aider
l’entreprise d’en avoir d’où notre thème s’est porté sur « l’Analyse du système comptable de
l’AUXIMAD ».
Pour cela, nous avons rappelé que le système comptable est un outil de gestion qui permet de
traiter les informations brutes pour avoir des informations comptables nécessaires à la prise
de décisions et que notre objectif global défini au départ est d’améliorer le système
comptable de l’AUXIMAD dont nous avons apporté quelques suggestions qui s’avérait
nécessaire pour la bonne organisation et la fiabilité du système comptable de ladite société. A
cela s’ajoutera les objectifs spécifiques qui concernent non seulement la connaissance de son
système comptable qui se présente sur les études de l’organisation comptable et les
procédures mais aussi l’analyse de cette dernière par la mise en œuvre des modalités de tenue
de comptabilité reflétant le respect des normes et principes comptables ainsi que la
comptabilisation des comptes .
Différentes description et analyse ont été apportées pour démontrer et analyser le système
comptable au sein de la société AUXIMAD dont nous pouvons les conduire comme suit :
nous avons utilisé l’analyse FFOM qui est un des outils de diagnostic le plus fréquemment
utilisé. Elle permet de repérer, détecter les facteurs qui ont une influence stratégique sur
l’entreprise. Les facteurs peuvent être d’origine interne c'est-à-dire l’étude de
l’environnement interne de la firme qui sont les forces et les faiblesses ou d’origine externe
qui en met en relief l’étude de l’environnement externe qui sont notamment les opportunités
et les menaces. A cela, nous avons pu apporter des propositions de solutions pour remédier
aux différents problèmes de la firme.
71
D’une part, l’étude du système comptable auprès de cette société nous permet de dire qu’il
est important d’accorder beaucoup plus d’attention à l’organisation et au traitement des
données comptables brutes.
Il a été remarqué que la fiabilité de la prise de décision de gestion dépend de la qualité des
informations venant du système comptable d’abord, puis des analyses et des contrôles, la
finalité de tout système de traitement de données étant de produire de l’information. La
comptabilité répondra à cette exigence première en fournissant des informations à ses
utilisateurs actuels et potentiels leur permettant de porter un jugement sur l’entreprise
observée et prendre leurs décisions. La valeur de l’entreprise s’apprécie aussi par ses facteurs
matériels et humains, mais pas seulement par ses résultats. Le personnel et les matériels
jouent un rôle primordial car ils constituent l’un des éléments moteurs du développement et
de la pérennisation des activités de cette société.
D’autre part, pour répondre à la question posée sous forme de problématique à l’introduction,
le système joue un rôle prépondérant dans la prise de décision et c’est aussi un outil d’aide à
la décision car un système comptable mal organisé ne favorise guère une bonne prise de
décision.
Les dirigeants de la société ont besoin de prendre des décisions fiables pour garantir le
fonctionnement de cette dernière d’où nous avons mis exergue quelques modèles de prise de
décision, plus précisément des propositions des solutions qui pourront servir de manuel de
guide pour la société et aussi remédier à la désorganisation du système comptable.
La première est de mettre en place un modèle de revalorisation des moyens humains qui se
traduit par la formation du personnel et les rotations de poste car la mise en œuvre d’une
formation permanente et planifiée pour les personnel est une grande utilité pour qu’ils
puissent travailler rapidement et efficacement dont le but de toujours accroître la productivité
de l’Entreprise et d’atteindre ses objectifs.
La seconde est le modèle de renouvellement des matériels informatiques car la réalisation de
tous les travaux dépend de la qualité et du nombre des moyens matériels utilisés. Ainsi, pour
assurer l’efficacité des tâches à exécuter, pour bien satisfaire les clients par le biais des
services probants, l’AUXIMAD doit s’équiper davantage.
72
Il y a aussi, le modèle d’organisation de travail par la mise en place d’un manuel de
procédure pour pallier aux différents problèmes de traitement des informations car l’adoption
d’une bonne organisation est une arme majeure pour pouvoir affronter la concurrence, elle
doit être adaptée à l’évolution de la rivalité donc la société est obligée à toujours améliorer la
façon de travailler. Pour y procéder, ce modèle décrit les procédures de chaque cycle, les
attributions du personnel et l’organisation comptable nécessaire à la compréhension du
système de traitement et à la réalisation des contrôles pour assurer son efficacité.
L’analyse effectuée permet alors de confirmer les hypothèses de départ formulant que
l’efficacité d’un système comptable dépend du respect des normes et principes comptables;
puis, la fiabilité des informations financières dépend de l’image fidèle de l’Entreprise car en
faisant l’analyse de ce système, nous avons constaté que l’organisation comptable de la
société, d’ailleurs comme dans toutes autres sociétés, obéit à des règles et à des procédures
strictes de vérification et de contrôle avant tout encaissement et décaissement et que la tenue
de la comptabilité de ladite société suivent encore des normes rigoureuses qui garantissent la
crédibilité et la fiabilité du système comptable qu’elle utilise.
Le but de ce mémoire étant d’aider le dirigeant de la société à résoudre les problèmes, nous
avons proposé des solutions qui n’ont pas été données au hasard mais en tenant compte des
résultats que nous espérons en tirer sur le plan économique, financier et social de l’entreprise.
Nous ne prétendons pas avoir tout régler car nul n’est parfait et aucune gestion n’est parfaite
mais nous espérons avoir contribué quoique modestement dans le diagnostic et la recherche
des solutions envisageables pour le redressement de la situation au sein de l’AUXIMAD.
BIBLIOGRAPHIE ET WEBOGRAPHIE
OUVRAGES ACADEMIQUES :
CHANDLER. ; « Management 2 », 95.p.
Charlotte DISLE., (2012), « Introduction à la comptabilité », Dunod, Paris, 75.p.
Edmond DEGRANGE., (fin du 19ème
siècle), « Organisation comptable », France,
125.p.
LUCA PACIOLI., (1994), « Organisation comptable », Moine franciscain, 125.p.
Rémi BACHELET.,(2012), « L’entretien », Enseignant chercheur, Lille.
« Cadre d’évaluation des institutions de microfinance », juillet 1999.
DOCUMENTS :
Cours d’Audit Général, 4ème
année, 2012.
Cours de Gestion de Financement Approndie, 4ème
année, 2012.
Cours Gestion des ressources humaines, 4ème
année, 2012.
Cours d’Organisation de l’Entreprise, 1ère
année, 2009.
Guide annoté du plan comptable général 2005.
Guide des stagiaires de l’AUXIMAD.
Plan Comptable Général 1999, Version français.
WEBOGRAPHIE:
www.expertisecomptable.editions-foucher.fr: les modèles de solutions, mai 2013.
www.procomptable.com: l’organisation comptable, juin 2013.
http://www.takelaka.dts.mg/auximad: guide des stagiaires, juin 2013.
ANNEXES
LISTE DES ANNEXES
ANNEXE I : Organigramme de l’AUXIMAD
ANNEXE II : DCD de la facture fournisseurs
ANNEXE III : DCD de l’activité transit
ANNEXE IV : DCD de l’activité consignation
ANNEXE V : DCD des encaissements par caisse
ANNEXE VI : DCD des encaissements par banque
ANNEXE VII : DCD du décaissement par caisse
ANNEXE VIII : DCD du décaissement par banque
ANNEXE IX : Codification des agences et des activités
ANNEXE X : Codification trafic et intitulés comptes pivots
ANNEXE XI : Fiche standard de saisie
ANNEXI XII : Fiche de règlement
ANNEXE XIII : symboles des DCD
ANNEXE XIV : Procès-verbal d’entretien
ORGANIGRAMME STRUCTURELLE DE LA DIRECTION GENERALE DE LA SOCIETE AUXIMAD
DF : DIRECTEUR FINANCIER INFO : SERVICE INFORMATIQUE
DC : DIRECTEUR COMMERCIAL J&C : SERVICE JURIDIQUE ET CONTENTIEUX
SGAC : SERVICE DE GESTION DES ACTIVITES CONNEXES SHIPPING : DEPARTEMENT MARITIME
DAGP : DEPARTEMENT DES AFFAIRES GENERALES ET PERSONNNEL SEM : SERVICE ETUDES ET MARKETING
Source : Service de la direction général de la société AUXIMAD.
INFO
DIRECTEUR FINANCIER DIRECTEUR COMMERCIAL
DIRECTEUR GENERAL
DAGP
CONTROLE DE GESTION
COMPTABILITE FINANCIER ASSURANCES ARO AGENCES SGAC J&C SHIPPING SEM
ANNEXE I :
DIAGRAMME DE CIRCULATION INTERNE DE LA FACTURE FOURNISSEURS
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service Demandeur DAGP Service Financier Direction Générale Service Comptabilité
1-Etablissement de
la demande d’achat
par le responsable du
service demandeur.
2-Préparation de la
DA et du document
fournisseur par le
chef de département.
Vérification de ces
documents par le
chef de service
financier.
3-Approbation par le
DG
Besoin d’achat
DA Docs
FRNS
Vérification
DA
DA Refus
achat
Compare
1
Doc FRNS
ANNEXE II :
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service Demandeur DAGP Service Financier Direction Générale Service Comptabilité
4-Lancement de la
commande par
création de deux BC
et signature par le
chef de département.
5-Envoi bon de
commande n°1 au
fournisseur n°2 à
classer.
1
DA BC
BC2
BC1
BC V
FRNS
BC
2
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service Demandeur DAGP Service Financier Direction Générale Service Comptabilité
6-Envoi par le
fournisseur du bon
de livraison et de la
facture et
comparaison du BC
et BL.
7-Enregistrement du
BL et FAC dans la
registre par le
comptable n°1
8-Vérification de la
FAC par le DG pour
information.
Non Oui
2
BBL FAC
C
Retour
Facture
BL&FAC FAC
Facture
V
3
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service Demandeur DAGP Service
Financier
Direction Générale Service Comptabilité
9-Enregistrement de
la facture dans le
registre par le
comptable n°1 puis
visa bon à payer par
le service concerné.
10-Vérification du
BL et FAC par le
chef de service
compta et le chef de
section.
Comptabilisation de
la facture par le
comptable n°1 et
classement du BL
par le secrétaire.
3
Visa Bon
à Payer
Enr. Fac
arrivée
BL, Fac
V
BL
Enr.
Fac
4
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service Demandeur DAGP Service Financier Direction Générale Service comptabilité
11-Règlement de la
facture fournisseur si
approbation par DF.
12-Comptabilisation
du règlement dans le
journal financier par
comptable n°2 et
classements de la
facture par le
secrétaire.
Non
Oui
4
Paie
Fac Règlt
FRNS
Enr. Paie
Fac
DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS DE L’ACTIVITE TRANSIT
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service
Transitaire
Service
Commercial
Service
Facturation
Service
Recouvrement
Service
Financier
Service
Comptabilité
1-Envoi cotation
au client.
2-Réceptions OT
et DD.
3-Ouverture du
dossier client.
CLT
OT
CLT
Cotation
DD
Ouverture
dossier CLT
OT
DD
1
ANNEXE III :
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service
Transitaire
Service
Commercial
Service
Facturation
Service
Recouvrement
Service
Financier
Service
Comptabilité
4-Emission des
deux documents
au service de
douane.
5-Etablissement
du BE et de la
quittance.
6-Autorise
l’enlèvement des
m/ses en envoyant
le BE et la
quittance.
7-Classement de la
quittance et envoi
du BE.
1
Service
douane
Bon à
enlever,
Quittance
BE
Quittance
Quitt
BE
2
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service
Transitaire
Service
Commercial
Service
Facturation
Service
Recouvrement
Service
Financier
Service
Comptabilité
8-Etablissement
de la facture CLT.
9-Envoi FAC et
BE après contrôle.
10-Paiement par
le CLT de la FAC.
Envoi fiche de
règlement et
chèque.
11-Enregistrement
règlement CLT et
classement des
pièces
justificatives.
Non
Oui
2
Etablissement
Fac
FAC
CLT
Paie
Relance
Fiche de
règlement
Fiche rglt
Chèque
Enr rglt CLT
Fiche
de Rglt
Fac
DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS DE L’ACTIVITE CONSIGNATION
OPERATIONS
INTERVENANTS
Armateur
Service
Consignataire
Service
Facturation
Service
Recouvrement
Service
Comptabilité
1-Etablissement
connaissement par le
consignataire. Bill of
lading (BL).
2-Envoi chez
l’armateur.
3-Création du contrat
par l’armateur et
envoi chez le
consignataire.
4-Si acceptation,
création de l’ETA par
l’armateur et envoi
chez le consignataire.
5-Préparation de la
DE et AA par le
consignataire même.
Non
Oui
Début
BL
CT
Demande
d’entrée
exemplair
ETA
CT Refusé
BL
Avis
d’arriver
CT
DE
AA
1
ETA
ANNEXE IV :
OPERATIONS
INTERVENANTS
Armateur
Service
Consignataire
Service
Facturation
Service
Recouvrement
Service
Comptabilité
6-Trois DE : 1èrepour
police immigration,
2ème
pour la douane,
3ème
pour agent
portuaire.
7-Si acceptation
escale, MR et CB
envoyés au
consignataire puis
avec l’état de
paiement à envoyer au
service de douane.
Non
Oui
1
P. immigration Douane A.Portuaire
V Pas d’escale
Escale MR
CB
Etat de
paiement
MR
CB
2
OPERATIONS
INTERVENANTS
Armateur
Service
Consignation
Service
Facturation
Service
Recouvrement
Service
Comptabilité
8-Le consignataire
envoie l’AA au
réceptionnaire de
m/ses.
9-Le réceptionnaire du
m/ses envoie les
connaissements
original au
consignataire qui
établit à son tour le
MC.
10-De la FAC à
l’enregistrement des
pièces et du
règlement : les
procédures sont les
mêmes, ce sont les
pièces qui les
différencient.
2
Service
douane
Réception
m/ses
Service
emmigr
AA
BL
MC
BP
FAC FAC Suivi CLT Comptabilisation
Pièces
DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS DE L’ENCAISSEMENT PAR CAISSE
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service Recouvrement
Service Financier
Service Comptabilité
Caisse Trésorerie
1-Présentation facture par
le client.
2-Etablissement du fiche
de règlement et trois reçus
par l’employé n°1.
3-Envoi du FR au caissier
qui établit la PRC.
4-Envoi du PRC au chef
de Service Financier pour
Vérification.
CLT
FAC
Fiche
rglt+reçu
Reçu
Fiche Rglt
CLT
R
PRC
PRC FR, PRC
V 2 1
ANNEXE V :
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service Recouvrement
Service Financier
Service Comptabilité
Caisse Trésorerie
5-Envoi des pièces au
Chef de Service
Comptabilité pour
revérification et
approbation.
6-2ème vérification par le
chef comptable.
7-Comptabilisation par le
comptable caisse.
8-Classement par le
comptable caisse du PRC
et reçu et par le secrétaire
comptable de la facture.
1
FR, PRC
V
Pièces
Comptabilisation
2
Reçu Fac
PRC
DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS DE L’ENCAISSEMENT PAR BANQUE
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service Recouvrement Service Financier Service Comptabilité
1-Présentation de la facture et du
chèque par le client.
2-Etablissement du fiche de
règlement par le responsable n°1
et envoi au Service Financier.
3-Versement du chèque à la
banque par un employé de ce
service. Vérification du bordereau
de versement et de la fiche de
règlement par le Chef de Service
Financier.
4-Envoi de la FR et du bordereau
au Chef de Service Comptabilité
pour vérification puis
revérification par le Chef
Comptable.
5-Imputation par le comptable
banque et classement.
CLT
Fac
Chèque
FR Versement
FR, Bordereau de
versement V FR, Bordereau de
versement V
FR
BV
Comptabilisation
Pièces
ANNEXE VI :
ANNEXE VII :
DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS DU DECAISSEMENT PAR CAISSE
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service Demandeur
Service Financier
Service Comptabilité Trésorerie Caisse
1-Etablissement de la
demande de paiement par
le responsable et envoi de
cette demande au Chef de
Service Financier pour
autorisation.
2-Si acceptation,
établissement du PDC par
la caissière puis envoie de
la demande de paiement et
de la PDC au Service
Comptabilité.
3-Vérification des pièces
par le Chef de Service et le
Chef Comptable avant la
comptabilisation par le
comptable caisse et avant
le classement.
Oui
Non
Début
CP
DP DP
V
PDC
Refus achat
DP
PDC
DP, PRC
V
Pièces
Comptabilisation
Pièces
DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS DU DECAISSEMENT PAR BANQUE
OPERATIONS
INTERVENANTS
Service
Demandeur
Direction
Générale
Service
Financier
Service
Comptabilité
1-Etablissement de DP.
2-Envoie au Service
Comptabilité pour
imputation.
3-Etablissement du chèque
par le chef de Service.
4-Envoi du chèque à la
Direction Générale pour
être signé par le DG.
5-Retour au Service
Financier pour signature
de DF avant remise au
FRNS.
6-Le responsable
mentionne sur le DP le
N°chèque, banque, date et
montant et puis transfert
au Service Comptabilité
pour l’enregistrement.
DP DP
Imputation Chèque
Chèque
Signature
Signature
Appel
FRNS
DP avec mention N°chèque,
Banque, Date, Montant
Comptabilisation
Pièces
ANNEXE VIII :
Tableau 1 : Codification des agences
CODIFICATION AGENCES
CODE NATURE TRAFIC
0 EXPORT
1 IMPORT
3 GPDP
4 GROUPAGE AERIEN
5 TRANSIT INTERNATIONAL
6 NAVIRE LIGNE REGULIERE
7 NAVIRE OCCASIONNELLE
8 NAVIRE THONIER
9 DIVERS
Tableau 2 : codification des activités
CODIFICATION ACTIVITE
CODE ACTIVITE
01 ADMINISTRATION GENERALE
02 CONSIGNATION
03 TRANSIT
04 MANUTENTION ET CAMIONNAGE
07 ASSURANCE
08 AIR MADAGASCAR
09 DIVERSE
11 LOCATION MATERIEL
12 MAGASINAGE
15 TRANSPORT TERRESTRE
16 EMPOTAGE ET DEPOTAGE CONTAINER
17 TECHNIQUE
18 GROUPAGE ET DEGROUPAGE
ANNEXE IX :
Tableau 3 : codification des trafics
CODIFICATION TRAFIC
CODE NATURE TRAFIC
0 EXPORT
1 IMPORT
3 GPDP
4 GROUPAGE AERIEN
5 TRANSIT INTERNATIONAL
6 NAVIRE LIGNE REGULIERE
7 NAVIRE OCCASIONNELLE
8 NAVIRE THONIER
9 DIVERS
Tableau 4 : intitulés des comptes pivots
INTITULE COMPTE PIVOT
COMPTE INTITULE
18111000 COMPTE INTER AGENCE TRANSIT
18112000 COMPTE INTER AGENCE CONSIGNATION
18113000 COMPTE INTER AGENCE DIVERSES
40191000 ACHAT D’EXPLOITATION
40192000 ACHAT D’IMMOBILISATION
40193000 COMPTE DE DEBOURS TRANSIT
40194000 COMPTE DEBOURS CONSIGNATION
47210000 COMPTE DE PASSAGE CHARGE D’EXPLOITAION
47200000 COMPTE DE PASSAGE DEBOURS TRANSIT
47230000 COMPTE DE PASSEGE DEBOURS CONSIGNATION
47240000 COMPTE DE PASSAGE IMMOBILISATION
47250000 COMPTE DE PASSAGE CLIENT TRANSIT
58100000 VIREMENT INTERNE AGENCES
ANNEXE X :
FICHE STANDARD DE SAISIE
Société AUXIMAD
Agence :
FICHE STANDARD DE SAISIE OBLIGATOIRE PAR PIECE COMPTABLE
Agence
Type journal
Date de saisie
N° Pièce
Référence comptable
C.G imputé
C.P ou Dossier ou
C.A
Libellé : Nature Opération + Fournisseur ou client
Débit du compte imputé
Crédit du compte imputé
Visa Responsable Ecriture Visa Chef Comptable
ANNEXE XI :
FICHE DE REGLEMENT
AUXIMAD
AGENCE : Direction
FICHE DE REGLEMENT
(A REMPLIR A CHAQUE RECEPTIONDE CHEQUE, TRAITE, ESPECES, VIREMENT)
Nom de l’agence de Recouvrement : PROVISION
ENCAISSEMENT FACTURE
REFERENCES REGLEMENT MONTANT
Espèces Date
Chèque N° Banque Date
Traite N° Domiciliation Echéance
Virement Banque Date
DETAIL DU REGLEMENT
C.G C.P Clients N° Référence
Facture
N° Dossier Montant Réglé
Montant Total des factures réglées 0,00
AUTRES RENSEIGLEMENTS OBLIGATOIRES (à cocher par Service Financier) :
Encaissement de l’agence pour avis au Service Financier de la Direction
Montant encaissé et versé directement par Direction à la banque de l’agence
Montant encaissé par Direction, Compte à régulariser
Montant encaissé par autre agence
Règlement par compensation
Chèques/Traites transmis par courrier à l’Agence pour encaissement agence
Visa Agent de recouvrement Accusé de réception Service Financier
MONTANT
ANNEXE XII :
Signification des symboles des diagrammes de circulation des documents
SYMBOLES SIGNIFICATIONS
Début ou fin d’un circuit de document
Traitement des documents
Registre
Documents : facture ; pièces justificatives
Liasse des documents
Préparation et création des documents
Approbation, autorisation
Visa
Connecteur page suivante
Comparaison
Classement définitif
Classement temporaire
Alternative ou décision
Mouvement physique de document
Transfert d’information
V
ANNEXE XIII :
PROCES VERBAL D’ENTRETIEN
1) Quel système comptable utilisez- vous dans votre Entreprise ?
a- Système classique
b- Système informatisé
c- Système centralisateur
Le système comptable est centralisateur.
2) Quel est l’intérêt du choix de ce système comptable ?
L’intérêt du choix c’est que c’est le mieux adapté à l’organisation comptable de la
firme : la nécessité de réduire les délais de traitements comptable et la nécessité de
division de travail.
3) Est-ce que ce système comptable procure des avantages dans le traitement des données
comptables ?
Oui, ce système procure des avantages comme la standardisation de la
productivité comptable et la consultation en permanence et simultanément des
situations des agences.
4) Quels est le processus de ce système comptable dans votre Entreprise ?
Les processus sont en premier lieu la saisie des agences, ensuite la consolidation ;
l’exportation des données, il y aussi l’édition des balances des agences ; la supervision
des comptes et ces régularisations, le retraitement et enfin l’état de synthèses.
5) Quel rôle joue le système comptable sur la prise de décision dans votre Entreprise ?
Le système comptable joue un rôle primordial sur la prise de décision car une
désorganisation du système comptable nécessite une bonne prise de décision.
6) Quel est l’impact du non-respect du système comptable ?
L’impact du non-respect peut être la désorganisation totale des traitements des
données comptables et financières de l’entité.
7) Quel est votre activité ?
Les activités de la société concernent en premier lieu les activités principales qui
mettent en relief le transit et la consignation et ensuite les activités annexes qui sont
l’assurance, le groupage et le dégroupage, le transport terrestre et l’entreposage des
marchandises.
ANNEXE XIV :
TABLE DES MATIERES
REMERCIEMENTS
SOMMAIRE
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES TABLEAUX ET DES FIGURES
INTRODUCTION ........................................................................................................................ 1
PARTIE I : MATERIELS ET METHODES .......................................................................... 5
CHAPITRE I : MATERIELS ...................................................................................................... 6
Section 1 : Panorama de l’Entreprise ........................................................................................... 6
1-1 : Présentation de l’Entreprise ........................................................................................ 6
1-1-1 : Historique ...................................................................................................... 6
1-1-2 : Activités ......................................................................................................... 7
1-1-2-1 : Les activités principales .................................................................... 8
La consignation maritime .................................................................... 8
Le transit .............................................................................................. 9
1-1-2-2 : Les activités secondaires ................................................................... 9
Assurance ............................................................................................. 9
Groupage et dégroupage ...................................................................... 10
Le transport terrestre ............................................................................ 10
L’entreposage des marchandises .......................................................... 10
1-2 : Organigramme ............................................................................................................ 10
Section 2 : Rappel théorique portant sur le thème........................................................................ 12
2-1 : Généralités de la comptabilité .................................................................................... 12
2-1-1 : Définition ....................................................................................................... 12
2-1-2 : Les conventions comptables de base ............................................................. 14
2-2 : La notion du système comptable ................................................................................ 16
2-2-1 : Définition ....................................................................................................... 16
2-2-2 : Utilité du système comptable ........................................................................ 16
2-2-3 : Aspect de la comptabilité .............................................................................. 16
2-2-4 : Organisation du traitements comptables ........................................................ 17
2-2-4-1 : Le système classique de traitement des données comptables ........... 18
2-2-4-2 : Le système centralisateur de traitement des données comptables .... 18
2-2-4-3 : Le système informatisé de traitement des données comptables........ 20
Section 3 : Caractéristiques du système comptable ..................................................................... 21
3-1 : Système double de comptabilité générale et analytique ............................................. 21
3-2 : Informatisation croissante du système comptable ...................................................... 22
3-3 : Organisation normalisée du système de comptabilité générale .................................. 22
CHAPITRE II : LES METHODES .............................................................................................. 23
Section 1 : Les outils de collecte de données ............................................................................... 23
1-1: L’observation ............................................................................................................... 23
1-2 : L’entretien .................................................................................................................. 24
Section 2 : Les outils de recherche de données ............................................................................ 25
2-1 : Recherche et documentation ...................................................................................... 26
2-2 : Les démarches adoptées ............................................................................................. 26
Section 3 : Les techniques d’analyses .......................................................................................... 26
3-1 : Evaluation des acquis ................................................................................................. 27
3-2 : Outils d’analyse .......................................................................................................... 27
CONCLUSION DE LA PREMIERE PARTIE ............................................................................ 28
PARTIE II : RESULTATS ........................................................................................................ 29
CHAPITRE I : ORGANISATION COMPTABLE ..................................................................... 30
Section 1 : Le système de comptabilisation du cycle achats ........................................................ 30
1-1 : Procédure du cycle achat fournisseur ......................................................................... 30
1-1-1 : Déclenchement de la commande ................................................................... 30
1-1-2 : Acceptation et la livraison ............................................................................. 31
1-2 : Description graphique ................................................................................................ 31
Section 2 : Le système de comptabilisation du cycle créance ...................................................... 32
2-1 : Procédure du cycle des prestations : activité transit ................................................... 32
2-1-1 : Acceptation et traitement de la prestation ..................................................... 32
2-1-2 : La facturation ................................................................................................. 32
2-1-3 : Recouvrement de la facture ........................................................................... 33
2-2 : Procédure du cycle prestation : activité consignation ................................................ 33
2-2-1 : Acceptation et traitement de la prestation ..................................................... 33
2-2-2 : La facturation ................................................................................................. 34
2-2-3 : Recouvrement de la facture ........................................................................... 35
Section 3 : Le système de comptabilisation du cycle trésorerie ................................................... 35
3-1 : Procédure d’encaissement .......................................................................................... 35
3-1-1 : Circulation des documents : encaissement par caisse.................................... 36
3-1-2 : Circulation des documents : encaissement par banque.................................. 36
3-2 : Procédure de décaissement ......................................................................................... 37
3-2-1 : Circulation des documents : décaissement par caisse.................................... 37
3-2-2 : Circulation des documents : décaissement par banque.................................. 37
CHAPITRE II : ANALYSE DU TRAITEMENT COMPTABLE ............................................. 39
Section 1 : Tenue de la comptabilité ............................................................................................ 39
1-1 : Fiche standard de saisie .............................................................................................. 39
1-2 : PCG 2005 ................................................................................................................... 40
1-3 : Logiciel GESCOMPTA ............................................................................................. 40
Section 2 : Système de codification ............................................................................................. 41
2-1 : Facture ........................................................................................................................ 41
2-2 : Dossier ........................................................................................................................ 41
Section 3 : Système de traitement comptable ............................................................................... 42
3-1 : Comptes ...................................................................................................................... 42
3-1-1 : Structure ......................................................................................................... 42
3-1-2 : Typologie ....................................................................................................... 42
3-1-2-1 : Comptes pivots ................................................................................. 43
3-1-2-2 : Comptes auxiliaires ........................................................................... 44
3-2 : Centralisation .............................................................................................................. 44
3-2-1 : Consolidation et exportation .......................................................................... 45
3-2-2 : Supervision des comptes et états de synthèse ................................................ 45
3-2-3 : Comptabilisation des comptes ....................................................................... 46
Comptabilisation fournisseurs ............................................................. 46
Comptabilisation bancaire et par caisse ............................................... 47
Comptabilisation facture ...................................................................... 47
Comptabilisation inter-agences ............................................................ 48
CONCLUSION DE LA DEUXIEME PARTIE ........................................................................... 48
PARTIE III : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS ................................................. 50
CHAPITRE I : DIAGNOSTIC DE LA SOCIETE ...................................................................... 51
Section 1 : Diagnostic interne ...................................................................................................... 51
1-1: Forces .......................................................................................................................... 51
1-1-1 : Au niveau de la comptabilité ......................................................................... 51
1-1-2 : Au niveau de l’organisation comptable ......................................................... 52
1-1-3 : Au niveau des moyens matériels ................................................................... 53
1-2 : Faiblesses .................................................................................................................... 53
1-2-1 : Au niveau de la comptabilité ......................................................................... 53
1-2-2 : Au niveau de l’organisation comptable ......................................................... 54
1-2-3 : Au niveau des moyens matériels ................................................................... 55
Section 2 : Diagnostic externe ...................................................................................................... 56
2-1 : Opportunités ............................................................................................................... 56
2-2 : Menaces ...................................................................................................................... 57
CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS .................................................................................. 59
Section 1 : Le modèle de revalorisation des moyens humains ..................................................... 60
1-1 : Formation du personnel .............................................................................................. 60
1-2 : Renforcer la motivation du personnel et procéder à la rotation des postes ................ 61
Section 2 : Le modèle de renouvellement des matériels informatiques ....................................... 62
2-1 : Mise en œuvre des moyens matériels ......................................................................... 62
2-2 : Source de financement par endettement « le crédit-bail » ......................................... 62
Section 3 : Le modèle d’organisation de travail ........................................................................... 65
3-1 : Le renouvellement des méthodes de travail ............................................................... 65
3-2 : Mise en place d’un manuel de procédure ................................................................... 66
CONCLUSION DE LA TROISIEME PARTIE .......................................................................... 69
CONCLUSION GENERALE ...................................................................................................... 70
BIBLIOGRAPHIE ET WEBOGRAPHIE
ANNEXES
TABLE DES MATIERES