webinar alfresco/smile - novembre 2013

Pourquoi interfacer Alfresco avec vos applications métier

Webinar du 21 novembre 2013

LA GED AU CŒUR DE VOTRE SI

2

Présentation de Smile

Besoins et Modalités d’interfaçage avec des applications métier

Alfresco et un ERP (Enterprise Resource Planning )

Cas d’usage : Camif Collectivités avec X3

Alfresco avec SAP : le connecteur Connexas

Alfresco DAM et e-commerce

Agenda

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1 erintégrateur européen de Solutions open source

+20 ans d’expérience

700 experts de l’open source

17 agences

45 M€ de CA en 2012

22% de croissance en 2012

Présentation de Smile

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BUSINESS LINES ET SOLUTION

• Site internet

• E-commerce

• Mobile• Open Data

Web

• Portail• GED• RSE• Recherche

Collaboration

• Décisionnel• ERP• BPM• SIRH

Information system

• Hébergement

• Système• Big Data

Infrastructure

Offres métier

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Smile et Alfresco

Partenaire historique (2007) Certifié pour la formation

Premier partenaire EMEA 2011

Équipe certifiée Développement certifié (ACE)

Maintenance certifiée (ACA)

Expertise technique Interface (Share – Surf)

Intégration & Architecture SI

Mobile (iOS & Androïde)

Cloud & hybride

Partenariat

stratégique

6

Ingénierie informatique• Conception• Intégration

Offre de service

7

Téléchargeables gratuitement sur

www.smile.fr

Nos livres blancs

8

Alfresco et les applications métier

9

Ajouter des fonctions documentaires dans une application métier qui n’en dispose pas, ou qui sont minimalistes

Permettre à des utilisateurs d’accéder à des documents alors qu’ils n’ont pas d’accès à l’application métier (ex : ERP)

Offrir des fonctions de recherche transverses et en texte intégral

Optimiser le stockage des fichiers – Gestion de la volumétrie

Eviter les doublons de fichiers

Faciliter les remontées terrain (cloud, mobile)

Proposer des fonctions collaboratives

Pourquoi une brique GED avec votre application métier ?

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Définir les modalités

Sens de communication Application métier vers Alfresco

Alfresco vers Application métier

Transfert d’information Contenu : documents, métadonnées (ID objet, …)

Délai : Immédiat, léger différé, différé

Démarche d’interfaçage

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Fonctionnalités souhaitées Consultation, Ajout, Modification (avec versionning), Suppression de

documents

Recherches, alertes, …

Exportation

Interfaces utilisateur à proposer Application métier

Accès direct à la GED (sites collaboratifs, entrepôt)

Accès externe (cloud ou mobile) grâce Alfresco

Faciliter les opérations utilisateur

Démarche d’interfaçage

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Dépôt de fichiers montage FTP

montage CIFS (lecteur réseau)

montage Webdav (lecteur réseau)

CMIS via les API CMIS du marché (ex Apache chemistry openCMIS)

Injection de métadonnées Interface RESTFUL (HTTP)

Interface Webservice (SOAP)

CMIS

Démarche d’interfaçage

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Alfresco et ERP

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Alfresco et X3

Le cas de Camif Collectivités

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X 3 (Sage) utilisé comme ERP Catalogue des fournisseurs et produits avec leurs certificats

Elaboration des propositions commerciales

Nombreux développements spécifiques réalisés par le client

Aucune fonction de GED

Documents générés stockés manuellement dans Alfresco ou sur le réseau

Sans métadonnées ni règles de nommage

Sans lien avec l’ERP

Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

Existant

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Déposer dans Alfresco les documents générés par X3

Consulter les documents depuis X3

Accéder directement à Alfresco Utiliser les sites collaboratifs pour les réponses aux appels d’offre

Déposer des documents non liés à X3

Rechercher

Favoriser les développements dans X3

Disposer d’une mécanique d’importation générique

Alfresco et X3 chez Camif Collectivités

La demande

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Alfresco et X3 chez Camif CollectivitésMéthodologie

Structuration d’Alfresco Définition des types documentaires et des métadonnées utiles dans

Alfresco

Elaboration d’un plan de classement et des règles d’alimentation selon les métadonnées

Identification des clés d’identification uniques des documents (1 métadonnée ou combinaison de métadonnées)

Modalités de communication X3 / Alfresco

Adaptations fonctionnelles Pour Alfresco : Extraction d’un dossier de réponse, recherche

Pour X3 : ajout d’un onglet GED et toutes les fonctions de dépôt

La démarche

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Création de documentAlfresco et X3 chez Camif Collectivités

Création

19

Modification de documentAlfresco et X3 chez Camif Collectivités

Modification

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Intégration X3 : visualisationAlfresco et X3 chez Camif Collectivités

Visualisation

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Intégration X3 : visualisationAlfresco et X3 chez Camif Collectivités

Visualisation

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Intégration X3 : visualisationAlfresco et X3 chez Camif Collectivités

Visualisation

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Intégration X3 : visualisationAlfresco et X3 chez Camif Collectivités

Visualisation

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Intégration X3 : dépôtAlfresco et X3 chez Camif Collectivités

Création

25

Intégration X3 : dépôtAlfresco et X3 chez Camif Collectivités

Création

26

Intégration X3 : dépôtAlfresco et X3 chez Camif Collectivités

Création

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Intégration X3 : dépôtAlfresco et X3 chez Camif Collectivités

Création

28

Alfresco et SAP

Le connecteur Connexas

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Fonctions couvertes Echange de données selon la norme ArchiveLink SAP

Business object SAP

Durée de conservation

Type de document

Métadonnées

Modalités Déposer un document dans SAP et le transférer dans Alfresco

Déposer un document ou mail dans Alfresco et le lier automatiquement à SAP

Déclencher un workflow

Alfresco et SAP

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(Framework) AlfrescoSAPBusiness Objects

Content

Incomingdocuments

WEB, Scan, …

ABC123XYZ

DOC

Alfresco et SAP

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Alfresco DAM et e-commerce

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Centraliser les images produit, vitrine, … Images, PDF animés, Animations flash, vidéos,

Présentations PowerPoints…

Fichiers de création, fichiers de consultation

Gérer les médias Disposer d’une interface de dépôt

Mettre en place des processus de validation

Gérer les droits d’exploitation

Diffuser le média sous la résolution qui convient, aux communicants, agences externes, photographes, journalistes, grand public

Contrôler les accès

Alfresco et e-commerce

Alfresco DAM

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Système d’information Master Data Management• Gérer les données

référentielles : clients / fournisseurs, produits, financières

• Alimenter les applications métier pour garantir la cohérence des données entre elles

Product Information Management• Modélisation de

catalogue • Complétude des

données • Publication multicanale

de catalogue

• Diffuser les produits en vente illustrés par les médias

• Gérer le panier de l’utilisateur et le process d’achat en ligne

• Informer l’ERP des ventes

• Gérer le stock et les prix

• Suivre la comptabilité et les finances

Alfresco DAM et e-commerce

Alfresco dans le SI

Conclusion

Apporter des réponses efficaces au métier

Bénéficier du meilleur des deux mondes

Ajouter ou améliorer la fonction documentaire

Centraliser le stockage documentaire dans un référentiel

Ouvrir vers les usages Cloud et Mobile

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Merci pour votre attention

Pour plus d’informations

Kévin CHERYkevin.chery@smile.fr01 41 40 29 12 06 15 78 39 45