rencontre des prestataires de services ministère des ressources naturelles et de la faune le 5...
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Rencontre des Prestataires de services
Ministère des Ressources naturelles et de la Faune
Le 5 décembre 2008
Direction de la rénovation cadastrale
2
Ordre du jour
Accueil
Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale
Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres
Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services
Traitement des chemins publics
Varia
3
Rappels
Mars 2006• Début des travaux de révision du mode de réalisation de la
rénovation cadastrale Juin 2006
• Publication du rapport du Vérificateur général du Québec Décembre 2006 et Janvier 2007
• Consultation des fournisseurs Juin 2007
• Publication du rapport « Un plan pour compléter la réforme du cadastre québécois » Plus de trente-cinq mesures sont retenues dont quatorze
concernent la rénovation cadastrale
4
Rappels (suite)
Février 2007• Publication du rapport de la Commission de l’administration
publique (CAP) Été 2007
• Début des travaux de mise en œuvre de certaines mesures Avril et mai 2008
• Consultation des fournisseurs au sujet du nouveau processus de rénovation cadastrale
Juin 2008• Publication du rapport de la Commission de l’administration
publique (CAP) Octobre 2008
• Mise en vigueur de la Loi sur les contrats des organismes publics et de la réglementation afférente
5
Le nouveau processus de rénovation cadastrale
Prend en compte les mesures• Optimiser le processus de rénovation cadastrale
• Accroître la collaboration entre le prestataire de services et les grands propriétaires (GPR)
• Assouplir les règles de prévalidation
6
Les nouveaux documents d’appel d’offres
Prennent en compte les mesures• Définir de nouvelles règles de gestion et de
qualification des fournisseurs• Adapter les échéanciers à la taille des mandats
Ils considèrent également les préoccupations exprimées par le Vérificateur général et la Commission de l’administration publique
Ils intègrent les changements apportés par• la Loi sur les contrats des organismes publics • la réglementation afférente
7
Les autres mesures retenues
Elles seront considérées dans le cadre d’un nouveau projet• Élaboration d’une stratégie régionale de
rénovation Procéder à l’analyse préliminaire des territoires à
rénover Fixer la nature et l’étendue des travaux à réaliser
au devis Moduler l’importance de l’expertise locale
8
Ordre du jour
Accueil
Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale
Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres
Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services
Traitement des chemins publics
Varia
9
Plan de la présentation
Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008)
Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale
Les travaux en cours et à venir
Vos questions
Livraison 1
Démarrage
20 %
Livraison 8(Facultative)
20 %
Livraison 3
Envoi des DAT20 %
Consult. des prop.
Livraison 4
Livraison 5
10 %
Livraison 710 %
Livraison 6
Livraison 2
20 ou 40 %
Démarrage
Livraison 1
Livraison 8
Livraison 6
Livraison 3
Envoi des DAT
Consult. des prop.
Réception des AT
Livraison 4
Livraison 510 %
Livraison 7
10 %
20 %
20 %
20 %
20 %
L1V1 – J 110L1VF – J 130
L2V1 – J 360
L2VF – J 400
L3V1 – J 550
L3VF – J 635
L7V1 – J 800L7VF – J 850
L8V1 – J 260
L5V1 – J 790L5VF – J 795
J 0
C. P. - J 700
L8VF – J 270
L1V1 – J 120
L8V1 – J 260
L3V1 – J 435
L3VCP – J 555
J 0
C.P. – J 615
L7VF – J 760L7V1 – J 725L5VF – J 710L5V1 – J 705
Réception AT – J 545
Envoi des DAT – J 455
Processusactuel
ProcessusProposé
(printemps 2008)*
90 jours
L3ACC – J 635
* Basé sur une taille de mandat identique
11
Ce que vous nous avez dit
et
Ce que nous avons fait
Rétrospective des rencontres du printemps 2008
12
Vos commentaires Notre positionÀ propos de la façon de réaliser les mandats
Livraison 8
Date flexible entre la L1 et la L3V1
Livraison 2
La L8 demeure obligatoire mais à une date flexible entre la L1 et la L3V1
Maintien de la L2 mais abolition du PMP
Abandon complet de la L2
13
Vos commentaires Notre positionÀ propos de la façon de réaliser les mandats
Livraison 3
Délai de réalisation trop court Échéancier adapté à la taille des mandats
Boni à l’acceptation, en recevabilité, de la L3V1 qui consiste essentiellement au report des contrôles de l’ancienne L2, menant aux DAT
14
Vos commentaires Notre positionÀ propos de la façon de réaliser les mandats
Livraison 3 Le contenu du plan de travail ne doit
pas être plus complexe que le PMP. De plus, ce document ne doit pas être diffusé
Le plan de travail demeure un nouveau BL obligatoire pour visualiser notamment la couche des anciens lots, les lignes de lots bornées et l’actif informationnel. Étant la propriété du Ministère, ce BL sera conservé pour les besoins ultérieurs (SIC) mais ne sera pas diffusé
15
Vos commentaires Notre positionÀ propos de la façon de réaliser les mandats
Plan accompagnant l’avis
de consultation Les opinions sont partagées,
certains sont d’accord, d’autres pas
Maintien du plan avec mention de mise en garde évidente (ex.: SANS AUCUNE VALEUR LÉGALE)
Contenu de l’avis de consultation revu dans le but d’amenuiser les inconvénients
16
Vos commentaires Notre positionÀ propos de la façon de réaliser les mandats
Plan accompagnant l’avis
de consultationAvantages: Validation de tous les codes de rénovation Tous les propriétaires seront présumés avoir
vu le résultat de la rénovation sur leur propriété Augmentation du % de participation pertinente Diminution du % de participation non
pertinente Information plus exhaustive (pas seulement
descriptive) Dans le thème «On a des plans pour vous » Possibilité pour le propriétaire de comparer le
résultat fourni avec l’avis de modification (avant/après)
17
Vos commentaires Notre positionÀ propos de la façon de réaliser les mandats
Collaboration des GPR
30 jours de délai de réponse 25 jours ouvrables de délai de réponse
18
Vos commentaires Notre positionÀ propos de la façon de réaliser les mandats
• L1: 20 %• L8: 20 %• L2 (FAL seulement): 20 %• L3:
Recevabilité: 10 % Acceptabilité: 10 %
• L5: 10 %• L7: 10 %
• L1: 20 %• L8: 25 %• L3 DAT: 25 %
• L3 CP: 10 %• L5: 10 %• L7: 10 %
Répartition des versements
19
Vos commentaires Notre positionÀ propos de la façon de réaliser les mandats
Trop court Voir la nouvelle proposition
Les échéanciers
Permettre le démarrage du M2 après la L8
Accepté
20
Plan de la présentation
Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008)
Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale
Les travaux en cours et à venir
Vos questions
Démarrage
Livraison 1
Livraison 8
Livraison 6
Livraison 3
Envoi des DAT
Consult. des prop.
Réception des AT
Livraison 4
Livraison 510 %
Livraison 7
10 %
20 %
25 %
10 %
25 %
L1V1 – J 120
L8V1 – J 375
L3V1 – J 475
L3VCP – J 610
J 0
C.P. – J 660
L7VF – J 815L7V1 – J 770L5VF – J 760L5V1 – J 755
Réception AT – J 550
Envoi des DAT – J 515
Processusproposé
ProcessusFinal *
35 jours
L3ACC – J 670
* Basé sur une taille de mandat identique
Démarrage
Livraison 1
Livraison 8
Livraison 6
Livraison 3
Envoi des DAT
Consult. des prop.
Réception des AT
Livraison 4
Livraison 5
10 %
Livraison 7
10 %
20 %
20 %
20 %
20 %
L1V1 – J 120
L8V1 – J 260
L3V1 – J 435
L3VCP – J 555
J 0
C.P. – J 615
L7VF – J 760L7V1 – J 725L5VF – J 710L5V1 – J 705
Réception AT – J 545
Envoi des DAT – J 455
90 jours
L3ACC – J 635
22
Démarrage
Livraison 1
Livraison 8
Contrôles
AnalyseRéponse
Rapport / Paiement 25 %
Rapport / Paiement 20 %
NON
OUI
NON ou aprèschangements
NON
OUI
OUI
Contrôles
DemandeChgt. Éch.
Livraison 5
Rapport et paiement 10 %
Contrôles L3
Envoi DAT
Contrôles
ContrôlesConsultation des propriétaires
Acceptation de la L3 (REC)
ACC ?Décision
Paiement 25 %
Contrôles
Production FAM
NON
NON
NON
NON
OUI
OUI
OUI
Réception des AT
DécisionNON
OUI
OUI
OUI
NON
Rapport / Paiement 10 %
Livraison 7
Contrôles
Fin du mandat
DATenvoyée
ACC ?
ACC Pour DAT
ACC ?
ACC ?
ACC ?
ACC ?
ACC ?
Rapport / Paiement 10 %
OUI
NON
Responsabilité fournisseur
Responsabilité DRC
Décision DRC
Livraison 6
Livraison 3
Déclencheur CP
Réception FRAFA/production plan synthèse
Livraison 4
Version décembre 2008
23
La livraison 8 devient obligatoire Abandon de la L2 dans sa forme actuelle
• Abandon du PMP Le plan de travail devient un bien livrable obligatoire Les contrôles qui faisaient partie de l’ancienne L2 seront fait en L3 Prévalidation possible entre les versions de la L3 Réorganisation du processus de contrôle de la L3 Délai d’attente de la réponse des avis techniques Les avis techniques deviendront une étape d’acceptation de la L3 Intégration d’un plan à l’avis de consultation La consultation des propriétaires est un contrôle de qualité, fait partie de la
L3 et devient sous la responsabilité du SAR Intégration d’un plan à l’avis de modification Modernisation et uniformisation de la production et du contrôle des avis de
modification Réduction du temps moyen de réalisation d’un mandat d’environ 30 jours
Les principaux changements en résumé
24
Plan de la présentation
Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008)
Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale
Les travaux en cours et à venir
Vos questions
25
Travaux à venir
Septembre à fin décembre 2008• Développement informatique
• Rédaction des nouvelles Instructions Hiver 2009
• Implantation Avril 2009
• Lancement des contrats avec le nouveau processus
26
Plan de la présentation
Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008)
Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale
Les travaux en cours et à venir
Vos questions
Vos questions…
28
Ordre du jour
Accueil
Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale
Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres
Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services
Traitement des chemins publics
Varia
29
Plan de la présentation
Le nouveau contexte réglementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions
30
L’adoption d’une nouvelle réglementation
Loi sur les contrats des organismes publics• But: unifier et harmoniser les conditions des
contrats Administration gouvernementale Réseau de la santé et des services sociaux Réseau de l’éducation
Afin que les fournisseurs puissent bénéficier de normes similaires qu’ils fassent affaires avec un ministère, une commission scolaire ou un établissement hospitalier.
31
L’adoption d’une nouvelle réglementation
Entrée en vigueur au 1er octobre 2008 des trois règlements découlant de la loi
• Règlement sur les contrats d’approvisionnement Fournisseurs
• Règlement sur les contrats de construction Entrepreneurs
• Règlement sur les contrats de services Prestataires de services
32
Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1)
Points importants qui nous touchent• Mode d’adjudication privilégié: appel d’offres
public• Marge de manœuvre importante aux dirigeants
d’organismes• Seuil des appels d’offres: 100 000 $• En bas du seuil: considérer l’appel d’offres, la
régionalisation et l’alternance des contractants• Mécanisme de suivi et de contrôle sur l’ensemble
des contrats
33
Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1)
Article 10• L’organisme public doit recourir à la procédure
d’appel d’offres public pour la conclusion des contrats de services comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal prévu
• L’organisme public doit considérer le recours à l’appel d’offres public régionalisé
34
Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1)
Article 11• L’appel d’offres public s’effectue au moyen d’un
avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO) approuvé par le gouvernement
Article 12• Un organisme ne peut scinder ses contrats pour
se soustraire à l’obligation de recourir à l’appel d’offres public
35
Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1)
Article 13• Cinq conditions pouvant mener à la conclusion
d’un contrat de gré à gré pour une dépense égale ou supérieure au seuil
Article 14• Procédures possibles pour l’adjudication ou
l’attribution d’un contrat en bas du seuil
36
Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1)
Article 17• Un contrat peut être modifié lorsque la
modification en constitue un accessoire et n’en change pas la nature
• Pour un contrat dont la dépense est supérieure au seuil, une modification qui entraîne une dépense supplémentaire doit être autorisée par le dirigeant de l’organisme public
37
Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1)
Article 22• Un organisme public doit publier les
renseignements relatifs aux contrats qu’il a conclus, comportant une dépense supérieure à 25 000 $
38
Règlement sur les contrats de services des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1, r.2)
Le règlement vient établir les modalités d’application de la loi• L’appel d’offres public• Les documents d’appel d’offres• Les modalités propres aux différents types de
contrats de services• Les conditions préalables à la conclusion des
contrats• La publication des renseignements• Les conditions de gestion des contrats
39
Les politiques de gestion
Les politiques de gestion visent à donner des lignes directrices à suivre ou définir des cadres de gestion (SCT)• Politiques de gestion contractuelle concernant la
reddition de comptes
• Politiques de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction
40
Modalités ministérielles pour l’octroi des contrats
Le Ministère édicte ses choix et orientations en conformité avec la loi, les règlements et les politiques de gestion du Secrétariat du Conseil du trésor.
41
Plan de la présentation
Le nouveau contexte réglementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions
42
Modalités d’appels d’offres
Procédure d’appel d’offres• Dans le SEAO• Appel d’offres public provincial• Pondération des critères variable• Maintien des types d’appel d’offres avec et sans prix
Rapport qualité-prix (prix ajusté le plus bas) Qualité seulement
• Ouverture publique des soumissions• Publication des résultats de l’ouverture
(4 jours suivant l’ouverture)• Publication des résultats de l’adjudication
(15 jours suivant l’adjudication)
43
SEAO (www.seao.ca)
Le SEAO est une application Web par laquelle des donneurs d’ouvrage du Québec publient de façon électronique des avis de marchés publics afin que les fournisseurs puissent consulter les avis, prévisualiser gratuitement les documents d’appel d’offres et commander ces derniers
44
SEAO (www.seao.ca)
S’abonner :• Abonnement (paiement mensuel) ou inscription (sans
frais)• Différence au niveau des commandes de documents• Les deux types permettent l’accès à tous les projets et
la consultation des documents cinq fois maximum• Il est essentiel d’être inscrit ou abonné au site pour
effectuer des achats• Il y a des frais pour les documents dans les deux cas
45
SEAO (www.seao.ca)
Frais• Inscription sans abonnement
Aucun frais mensuel Frais de 45 $ à chaque commande
• Abonnement au SEAO Frais mensuel de 17,95 $
• Abonnement au constructo.ca Frais mensuel de 39,95$
46
Qualifications pour soumissionner
Arpenteur-géomètre faisant affaires seul sous son propre nom
Une société professionnelle d’arpenteurs-géomètres conforme au Règlement sur l’exercice de la profession d’arpenteur-géomètre en société
Un regroupement de l’un ou l’autre
L’implication de chacune des parties constituantes dans la réalisation des travaux doit être démontrée
47
Qualifications pour soumissionner
Un soumissionnaire devra avoir:• Les qualifications, les autorisations, les permis,
les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires
• Un établissement situé au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau
• Satisfaire toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres
48
Sous-traitance
Ouvert à tous les aspects de la réalisation La réalisation demeure sous la responsabilité de
l’adjudicataire Le sous-traitant ne peut à son tour confier en sous-
traitance les travaux sous sa responsabilité Toujours sous la supervision d’un arpenteur-géomètre Un même sous-traitant peut-être présenté dans plus
d’une soumission Le sous-traitant doit avoir un établissement au Québec
49
Personnel
Tous les travaux relevant de l’exercice de la profession d’arpenteur-géomètre doivent être réalisés par un arpenteur-géomètre ou sous sa supervision immédiate
C’est le cas de l’expert foncier qui doit agir en autorité sur le personnel affecté aux calculs et à l’analyse foncière et exercer une supervision immédiate des travaux
Chargé de contrat et expert foncier sont membres en règle de l’OAGQ
50
Critères de sélection
Approche préconisée Expérience du chargé de projet Expérience de l’expert foncier Organisation du prestataire de services Travaux réalisés par l’expert foncier Actif informationnel
51
Approche préconisée
Compréhension du projet et des objectifs Principaux enjeux Approche expliquée Particularités propres au territoire exposées et
traitement décrit Communications
Maximum 9 pages
52
Expérience du chargé de projet
Démontrer l’expérience L’évaluation se fera aussi sur le curriculum vitae
(4 pages) et les travaux déjà réalisés Si plus d’un chargé de projet: chacun est évalué
individuellement et la note attribuée pour le critère est le résultat le plus faible
Maximum 2 pages par chargé de projet
53
Expérience de l’expert foncier
Démontrer l’expérience Démontrer comment sera effectuée la supervision
immédiate des travaux (conformité résolution de l’OAGQ) L’évaluation se fera aussi sur le curriculum vitae
(4 pages) et les travaux déjà réalisés Si plus d’un expert foncier: chacun est évalué
individuellement et la note attribuée pour le critère est le résultat le plus faible
Maximum 3 pages par expert foncier
54
Organisation du prestataire de services
Décrire l’organisation Présenter la répartition des tâches Apport de chacune des entreprises constituantes Démontrer comment cette organisation mènera à
bien les travaux
Maximum 4 pages
55
Travaux réalisés par l’expert foncier
Décrire les travaux sur le territoire Contribution des travaux dans la réalisation Nombre de minutes sur le territoire
Maximum 5 pages par mandat
56
Actif informationnel
Décrire la qualité et la quantité Production des ententes pour utilisation lors de la
rénovation et après Pour chaque greffe, le nombre de minutes et la
période couverte
Maximum 4 pages
57
Évaluation des soumissions
Pour le mode d’adjudication basée sur la qualité seulement et pour celui selon le coût ajusté le plus bas:• Comité de sélection évalue selon les critères
définis au cahier des charges
• Le ministre peut demander des précisions
• La note de 70 % est allouée lorsque l’évaluation est jugée satisfaisante
58
Évaluation des soumissions
Pour le mode d’adjudication selon le prix ajusté le plus bas:• Le comité évalue sans connaître les offres de prix
• Si < 70 %, l’offre de prix n’est pas ouverte
• Pour les offres acceptables, le comité procède à l’ouverture des offres de prix
59
Évaluation des soumissions
Le comité effectue le calcul du coefficient d’ajustement pour la qualité selon la formule suivante:
1 + K (note finale pour la qualité – 70) 30
Calcul du prix ajusté : Prix soumis Coefficient d’ajustement pour la
qualité
Le contrat est adjugé au soumissionnaire qui a le prix ajusté le plus bas
K est fixé à 15 % (MRNF)
60
Nouvelles exigences administratives
Lorsqu’une seule soumission reçue ou seulement une soumission acceptable• Autorisation requise du sous-ministre pour ouvrir
l’enveloppe de prix Les dépenses supplémentaires doivent être
autorisées• $ < 10 % par le sous-ministre associé
• $ > 10 % par le sous-ministre
61
Variation des critères et de la pondération
En fonction des territoires visés:• Nombre de transactions• Opérations cadastrales• Type de morcellement• Appels d’offres déjà réalisés• Présence d’expertise significative
Utilisation de la pleine disponibilité Réaliser la rénovation cadastrale Respect du calendrier de réalisation Favoriser la concurrence
62
Modifications contractuelles
Prix forfaitaires pour la réalisation de plans complémentaires et prévus au devis technique
Ajustement des frais de retour, frais administratifs, bonis
Versements adaptés au nouveau processus
63
Plan de la présentation
Le nouveau contexte réglementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions
64
Échéancier
Trois modèles d’échéancier Établi en fonction d’un coefficient de difficulté Délai variable pour la production de la livraison 3 Établi à partir des échéanciers des mandats déjà réalisés
et du nouveau processus de rénovation• 400 jours (25 %)
• 475 jours (50 %)
• 550 jours (25 %) Délai semblable de la L3 à la fin Démarrage de M2: M1 + 300 jours
65
Plan de la présentation
Le nouveau contexte réglementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions
66
Travaux à venir
Validation des documents par la Direction des ressources matérielles
Évaluation des différentes régions en termes d’expertise et de capacité locale
Élaboration d’une stratégie régionale de rénovation
67
Plan de la présentation
Le nouveau contexte règlementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions
Vos questions…
69
Ordre du jour
Accueil
Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale
Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres
Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services
Traitement des chemins publics
Varia
70
Comité permanent DRC – Prestataires de services
L’idée d’un comité a été présentée au printemps 2008
Son principal objectif• Offrir un canal de communication permanent
entre la DRC et les prestataires de services Pour échanger sur les préoccupations respectives Pour discuter des améliorations souhaitées
L’accueil des prestataires de services a été bon
71
Formation du comité
Formation proposée• 4 ou 5 représentants des prestataires de services
• Choisis parmi ceux qui auront manifesté leur intérêt
• Si possible, une représentativité régionale
• Les noms de ceux qui ont offert leurs services sont conservés pour la relève
Ceux qui sont intéressés
jean.thibault@mrnf.gouv.qc.ca
72
Ordre du jour
Accueil
Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale
Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres
Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services
Traitement des chemins publics
Varia
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Traitement des chemins publics
Constats• Les lois qui gouvernent l’acquisition et la gestion des
chemins publics prêtent à interprétation• Les prestataires de services ont des approches variées en
ce qui concerne la représentation cadastrale des chemins publics élargis sans titre publié
• Certaines approches suscitent, plus que d’autres, des réactions de la part des municipalités
Objectif de la DGAC• Tenter d’élaborer une approche où chaque intervenant y
trouverait son compte (municipalité, propriétaire, DGAC et prestataire de services)
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Traitement des chemins publics
Travaux réalisés ou en cours• Inventaire des différentes approches retenues par
les prestataires de services
• Inventaire des mandats qui présentent des problèmes pour les municipalités
Travaux à venir• Consultation des prestataires de services
• Communication à l’ensemble des prestataires de services
Merci de votre présence
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