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Programme MEDProgramme MED
Réunion d’information :Contrôle de Réunion d’information :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des Premier Niveau et éligibilité des
dépensesdépenses
Marseille, 18 septembre 2012Marseille, 18 septembre 2012
Règles d’éligibilité des dépensesRègles d’éligibilité des dépenses
1
Plan de présentationPlan de présentation
Documents de référence
(règles nationales- MED- UE) Principes d’éligibilité Lignes budgétaires Documents justificatifs Marché public TVA Dépenses inéligibles Revenus
2
Documents de référence [1] Documents de référence [1]
Règlements de l’UE
Programme MED
Règlements nationaux
Cadre général
Règles spécifiques
3
Documents de référence [2] Documents de référence [2] Cadre règlementaire UECadre règlementaire UE
Règlement du Conseil (CE) No 1083/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 1341/2008 - Règlement (CE) No. 85/2009 – Règlement (CE) No. 284/2008
Art. 56 - Eligibilité des dépenses
Règlement du Conseil (CE) No 1080/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 397/2009
Art. 7; Art. 13 - FEDER
Règlement du Conseil (CE) No 1828/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 846/2009
Art. 48 to Art. 53 – Implementation
Directive 2004/18/EC et mises au jour: Directive 2005/75/EC et Règlement (CE) 1422/2007: nouveaux seuils d’application pour les procédures de passation des marchés
Procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services
4
Documents de référence [3]Documents de référence [3]Programme MedProgramme Med
Document de mise en oeuvre
Notes d’orientation
Contrôle 1er Niveau
www.programmemed.euwww.programmemed.eu
5
Documents de référence [4] Documents de référence [4] Règlements nationauxRèglements nationaux
Chaque Etat membre définit des règles spéciques sur l’éligibilité des dépenses - manuels nationaux
Les partenaires de projet et les contrôleurs de premier niveau doivent toujours se référerer aux règles d’éligibilité définies au niveau national
En cas de doute, veuillez contacter le PCN + STC MED TIP
6
ELIGIBILITE DES DEPENSESELIGIBILITE DES DEPENSESDOCUMENTS DE REFERENCEDOCUMENTS DE REFERENCE
• Documents du Programme : PO/DOMO Note d’orientation sur le contrôle de 1er niveau Fiches d’information du STC (« Fact sheet »)
• Documents nationaux : Décret N° 2007 - 1303 du 3 septembre 2007 fixant « les règles
nationales d’éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2007-2013 »
Décret N° 2011 - 92 du 21 janvier 2011 modifiant le Décret N° 2007-1303 du 3 septembre 2007 ci dessus
Guide sur l'éligibilité des dépenses cofinancées par les Fonds structurels européens (FEDER, FSE) en France (DATAR)
Circulaire du 6 mai 2011 relative au renforcement des procédures de gestion et de contrôle des programmes opérationnels FEDER 2007/2013. Mise en œuvre des règles nationales d’éligibilité des dépenses du FEDER complétées par le décret du 21 janvier 2011
www.programmemed.eu 7
Principes d’éligibilité - dépenses [1]Principes d’éligibilité - dépenses [1] Nécessaires pour conduire les activités du projet et atteindre ses objectifs
Directement liées aux activités prévues dans le formulaire de candidature
approuvé
Contractées pendant les périodes éligibles (préparation-implementation-
clôture)
Contractées dans la zone MED.
Hors zone MED mais au sein du territoire UE: dûment justifiées et
approuvées
Hors territoire UE: approuvées au cas par cas
Payées effectivement directement par les partenaires et justifiées par des
documents comptables certifiant les dépenses/paiements
effectués(factures, fiches de paie….)
Justifiées par un document attestant des procédures administratives
adoptées (appel d’offres, contrat, …)
Respect des règles UE/nationales/Programme YesYes 8
Principes d’éligibilité [2]Principes d’éligibilité [2]
Engagés et facturés entre: 1er janvier 2007 date de dépôt de la candidature finale
Paiements effectués dans un délai de: 1 mois après la date de dépôt de la candidature finale
Lien avec la préparation: direct et démontrable
Limite: 30.000 €
Demandés: lors du 1° Rapport d’avancement demandant une certification spécifique des dépenses sur PRESAGE:
Période d’éligibilité – Frais de préparationPériode d’éligibilité – Frais de préparation
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Principes d’éligibilité [3]Principes d’éligibilité [3]Délais – Coûts de mise en oeuvre et de clôtureDélais – Coûts de mise en oeuvre et de clôture
Toutes les dépenses doivent être engagées, facturées et payées entre:
Le jour après le dépôt de la candidature complète
Date de fin du projet
Si les coûts ne peuvent pas être payés pour la date de fin de projet: Doivent être payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture
du projet
Frais administratifs de clôture (Contrôle de 1er niveau et frais de personnel):
Peuvent être engagés et payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture du projet
Finalisez les documents à présenter au Contrôleur le plus tôt possible
N’attendez pas la fin de la période de reporting T
IP
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Lignes budgétaires[1]Lignes budgétaires[1]
Frais de personnel Biens durables Biens consommables Missions Prestations de services Expertises externes Promotion, information et publications Frais généraux Autres
NOTE D’ORIENTATION CONTRÔLE DE 1ER NIVEAU FACT SHEETS
Informations pratiques détaillées sur : T
IP informations générales, conseils, documents justificatifs la répartition des coûts dans les lignes budgétaires la comptabilité 11
Lignes budgétaires [2]Lignes budgétaires [2]Frais de personnelFrais de personnel
Directement employé par le partenaire du projet suivant les règles nationales de
contrat d’emploi
Vérification des législations nationales et des règles nationales
d’éligibilité
En cas d’employés travaillant partiellement sur le projet, le calcul doit être basé
sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet
Coût du temps réellement consacré au projet par le personnel directement
employé
Pas d’estimation
Coûts d’audit de contrôleurs internes indépendants
Timesheets: dûment remplis
Si le partenaire d’un projet participe à plus d’un projet, indiquez au
moins les heures travaillées pour les projets MED auquels il participe
sur la timesheet mensuelle
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Lignes budgétaires [3]Lignes budgétaires [3]Frais de personnel – Calcul du coût Frais de personnel – Calcul du coût
horairehoraire
Pensez à vérifier la justesse de la méthode de calcul du coût horaire avec votre contrôleur/PCN
TIP
Basé sur le taux salarial (salaire brut de l’employé + cotisation sociale de l’employeur en vigueur avec la législation nationale) de chaque employé qui est réellement impliqué dans les activités du projet
Basés sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet
Le calcul exclut les frais généraux administratifs.
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Lignes budgétaires [4]Lignes budgétaires [4]Documents justificatifsDocuments justificatifs
Liste du personnel travaillant sur le projet
Contrats d’embauche ou ordre de service interne
Fiches de paye
Time sheet pour chaque employé
Preuve de méthode de calcul pour déterminer la valeur du coût horaire
Preuves de paiement (salaire, taxes, sécurité sociale)
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FRAIS DE PERSONNEL FRAIS DE PERSONNEL PRINCIPALES ERREURS DETECTEESPRINCIPALES ERREURS DETECTEES
•Absence des contrats de travail et bulletins de paie
•Feuilles de temps incomplètes
Recommandation : elles doivent faire apparaître le nombre total d’heures travaillées, les heures imputées au projet, éventuellement les heures imputées à d’autres projet appelant un cofinancement européen et doivent être signées par l’agent et le supérieur hiérarchique
• Absence des fiches de poste ou des lettres de mission
• Absence des preuves de paiement
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FRAIS DE PERSONNEL FRAIS DE PERSONNEL PRINCIPALES ERREURS DETECTEES (2)PRINCIPALES ERREURS DETECTEES (2)
• Méthode de calcul du coût horaire non explicite
Recommandations : 1.Rédiger une note développant la méthode de calcul du coût horaire, la clé de répartition en expliquant les raisons de ces choix
2.Concernant le personnel travaillant à temps partiel sur le projet, il appartient à chaque structure de déterminer au regard de son organisation la méthode de calcul la plus juste et cohérente, intégrant le coût salarial global (salaire brut, charges sociales afférentes, congés payés, primes éventuelles) et un pourcentage d’affectation du temps réel de travail du salarié au projet, tant que les calculs sont justifiés et appuyés par des justificatifs pertinents
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Lignes budgétaires [5]Lignes budgétaires [5]Biens durables/consommables Biens durables/consommables
Bien dont la durée de vie dépasse 1 an et sujet à amortissement
Prévu dans le formulaire de candidature approuvé
Exclusivement pour le projet facturé 100 %: si la période entre l’achat et la date de clôture du
projet est plus longue que la période d’amortissement Amortissement suivant les règles nationales en vigueur
Pas exclusivement pour le projet Amortissement suivant les règles nationales en vigueur
Seule une partie de l’amortissement correspondant à
l’usage réel pour le projet Partie calculée suivant une méthode justifiée et équitable
Biens durablesBiens durables
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Lignes budgétaires [6]Lignes budgétaires [6]Biens durables/consommablesBiens durables/consommables
D’occasion:
pas d’autre aide de financement public inferieur au coût d’un nouvel équipement du même type répondant aux normes et standards en vigueur
Biens consommablesBiens consommables Bien à durée de vie de moins d’un an (valeur faible) Coût non sujet à amortissement
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Lignes budgétaires [7]Lignes budgétaires [7]Documents justificatifsDocuments justificatifs
Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection
Contrats Factures
Biens durables: Preuve du plan d’amortissement appliqué pour chaque élément
Preuves de paiement
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BIENS DURABLESBIENS DURABLESERREURS DETECTEESERREURS DETECTEES
Absence de prise en compte du calcul de l’amortissement
Selon l’Article 4.2 du Décret N°2007-1303 les charges d’amortissement des biens mobiliers ou immobiliers sont calculées :
au prorata de leur durée d'utilisation pour la réalisation de l'opération; selon les normes comptables admises et justifiées ; à l’appui de tout document comptable probant
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Coûts soutenus par le personnel directement employé par le partenaire du
projet
Dépenses de mission effectuées par des experts externes doivent être
déclarées sous la ligne budgétaire “expertise externe”
Voyage
règle générale: le moyen de transport le plus économique doit être
utilisé (classe économique, transports publiques)
Logement
dans les limites nationales
Frais de subsistance
ne doit pas excéder les allocations de frais de subsistance des
autorités publiques du pays du partenaire du projet
respecte les règles applicables dans le pays
Lignes budgétaires [8]Lignes budgétaires [8]
Missions Missions
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Voyages NON Prévus dans le formulaire de candidature:
Veuillez demander l’approbation préliminaire, par un e-mail, à votre
chargé de projet
En particulier:
Voyages
En dehors de la zone MED mais dans l’UE: dûment justifiés et
préalablement approuvés par le STC
En dehors de l’UE: approuvés au cas par cas. Dûment justifiés
Lignes budgétaires [9]Lignes budgétaires [9]MissionsMissions
SPECIFICS
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Lignes budgétaires [10]Lignes budgétaires [10]Documents justificatifsDocuments justificatifs
Liste du personnel travaillant sur le projet Agenda/programme de la rencontre/évènement Ordre de mission/autorisation signée Tickets originaux et tout autre preuve originale (ex. Carte
d’embarquement, factures/autre document équivalent, en cas de ticket électronique sans billet de vol standard, un email avec le numéro de réservation sert de preuve, etc.)
Preuves de paiement Utilisation de voiture personnelle: demande de remboursement via un
formulaire de relevé du kilométrage, suivant les procédures nationales et les valeurs autorisées
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FRAIS DE MISSIONFRAIS DE MISSIONERREURS DETECTEESERREURS DETECTEES
• Absence de mise en concurrence pour les agences de voyage (achat de billets d’avion ou train)
• Absence de justificatifs du choix du billet le plus économique (copie –écran du comparatif des vols …)
• Pas de prise en compte des forfaits de remboursement pratiqués par les autorités publiques. Le lien suivant permet de connaître les forfaits appliqués par les services de l’Etat et des collectivités, ces forfaits doivent être respectés par l’ensemble des partenaires français d’un projet MED et ce quelque soit le statut juridique du partenaire:En France : http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000242360&fastPos=1&fastReqId=894380906&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte=vig
A l’étranger : http://www.finances.gouv.fr/a_votre_service/informations_pratiques/chancellerie/mission.php (groupe 1)
• Absence d’ordre du jour, de convocations aux réunions et de listes de présence 24
Lignes budgétaires [11]Lignes budgétaires [11]
Coûts pour fournisseurs de services et biens (traductions, interprétariat,
organisation de réunions, traiteurs, etc.)
Quand ces services ont un lien direct avec les coûts de promotion, il est
possible de choisir entre la ligne budgétaire service et la ligne budgétaire
« promotion, information et publications » suivant les besoins de
budgétisation
Travail de consultants et experts indépendants
si le travail est essentiel et si le travail spécifique ne peut être
effectué par le personnel du partenaire du projet
dépenses de voyage et de logement
coûts de contrôle de 1er niveau: quand il est effectué par les
contrôleurs externes
Experts externesExperts externes
ServicesServices
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Coûts directement liés à la promotion du projet
Articles de presse, annonces dans les journaux
Sites Internet
Organisation d’évènements
Impression de publications: brochures, newsletters, etc...
Lignes budgétaires [12]Lignes budgétaires [12]
PromotionPromotion
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Lignes budgétaires [13]Lignes budgétaires [13]Documents justificatifsDocuments justificatifs
Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection
Contrats Factures Preuves de paiement
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Lignes budgétaires [14]Lignes budgétaires [14]
Frais générauxFrais généraux
Basé sur les coûts réels et en lien direct avec la mise en œuvre du
projet
Règle générale
100% directement imputable au projet
Partiellement imputable sur la base d’un calcul au prorata suivant
une méthode juste, équitable et dûment justifiée
Les Etats décident si les deux solutions sont éligibles
NON éligibles:
Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés
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FRAIS GENERAUXFRAIS GENERAUX
Principe :
Les frais généraux sont éligibles à condition qu’ils soient basés sur des frais réels véritablement payés ayant un rapport avec la mise en œuvre du projet
Les sommes forfaitaires, les estimations globales ou les calculs arbitraires ne sont pas autorisés
Erreurs constatées :
Absence des pièces justificatives réelles des dépenses.
Absence de méthode de calcul.
Ajout de dépenses n’ayant pas de rapport direct avec la mise en œuvre
du projet.
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Dépenses autres que celles mentionnées précédemment pour autant qu’elles soient:
Inhérentes au projet Indiquées de manière détaillée dans le budget Justifiée de manière analytique et conforme aux règles
européennes et nationales
Lignes budgétaires [15]Lignes budgétaires [15]AutresAutres
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Marché public [1]Marché public [1]
Montants règlementés par les règles UE – nationales/régionales
Selon la valeur du contrat à attribuer, les règles UE, nationales/regionales de marché public s’appliquent: les biens durables et consommables, l’expertise externe et les services doivent respecter les règles de marché public et les procédures administratives qui y sont liées afin que les dépenses soient éligibles
Achat de Biens durables/consommables, services, Achat de Biens durables/consommables, services, Experts externesExperts externes
INFORMATIONS GÉNÉRALESINFORMATIONS GÉNÉRALES
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Marché public [2] Marché public [2]
Les principes de mise en concurrence, égalité de traitement, transparence et traçabilité doivent ainsi être respectés, dans le cadre du contexte du Programme MED, pour les montants en-dessous des seuils fixés par les règles nationales/régionales, les partenaires du project sont vivement priés d’établir des procédures de sélection simplifiée
Achat de Achat de Biens durables/consommables, services, Biens durables/consommables, services, Experts externesExperts externes
Exemple:Traiteur pour une conférence du projet: demande d’au moins 3 offres de la part de 3 founisseurs différents avant d’en sectionner un.
MED CONTEXT MED CONTEXT
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MARCHES PUBLICSMARCHES PUBLICSDOCUMENTS DE REFERENCEDOCUMENTS DE REFERENCE
•Code des marchés publics (CMP) : Etat, Etablissements publics (hors EPIC), collectivités territoriales, Etablissements publics locaux
•Ordonnance N° 2005-649 du 6 juin 2005 relative aux « marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au Code des marchés publics » + Décret n°2005-1742 du 30 décembre 2005
Documents disponibles sur le site
www.programmemed.eu, rubrique « Information nationale », puis « France »
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MARCHES PUBLICS MARCHES PUBLICS PRINCIPALES ERREURS DETECTEESPRINCIPALES ERREURS DETECTEES
• Absence de preuves formelles et tangibles de mise en concurrence pour les « Petits achats »
Contradiction entre le droit français et le droit communautaire Circulaire du Ministère de l’Intérieur / CICC du 6 mai 2011 : présence
minimale d’’au moins 3 devis exigée même pour les petits marchés
ATTENTION: Quelque que soit la structure juridique du partenaire, les principes du Traité s’appliquent dès le premier euro ; parmi ces principes, celui de non discrimination implique une procédure de mise en concurrence des prestataires (minimum 3 devis, publicité) et ce dès le 1er euro.
• Absence de pièces justificatives des Marchés Publics (Procédures formalisées)
Avis de publicité (JOUE et BOAMP) Cahier des charges / CCTP Acte d’engagement RAO Décision de refus Notification d’acceptation Avis d’attribution du marché
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MARCHES PUBLICS MARCHES PUBLICS EXCEPTIONS AU PRINCIPE DE MISE EN CONCURRENCEEXCEPTIONS AU PRINCIPE DE MISE EN CONCURRENCE
Exemples de marchés pouvant être négociés sans publicité préalable et sans mise en concurrence (Art 35 II du CMP) :
Marchés conclus pour faire face à une urgence impérieuse résultant de circonstances imprévisibles pour le pouvoir adjudicateur (catastrophe technologique ou naturelle);
Marchés conclus pour des raisons de santé publique; Marchés complémentaires de fournitures, destinés soit au renouvèlement
partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension d'installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité avec le matériel déjà acquis ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées;
Marchés qui ne peuvent être confiés qu'à un opérateur économique déterminé pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité.
Attention exceptions rarement admises par le juge !
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AIDES D’ETAT AIDES D’ETAT DOCUMENTS DE REFERENCEDOCUMENTS DE REFERENCE
•Règlement (CE) N°1998/2006 de la Commission du 15 décembre 2006
•Pour vous aider, le site internet de la DATAR publie la liste des dispositifs nationaux soumis à l'application de la réglementation « de minimis »
www.territoires.gouv.fr
« Dossiers, Développement et mutations économiques » « Réglementation des aides aux entreprises »
« Aides qui n'ont pas à être notifiées à la Commission »
•Au moment du dossier de candidature le partenaire doit remplir une déclaration :
La déclaration sur les aides « de minimis » doit être remplie par les partenaires ayant une activité économique et commercialeLa déclaration concernant les « aides d’Etat »
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AIDES D’ETAT AIDES D’ETAT ERREURS DETECTEESERREURS DETECTEES
Absence de vérification par le contrôleur :
De la présence dans le dossier de la déclaration sur le régime d’aide « de minimis » (partenaire privé) ou la déclaration concernant les Aides d’Etat (partenaire public)
De la conformité du régime d’aide
Du respect du taux d’intervention du régime d’aide
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La TVA ne constitue pas une dépense éligible sauf si
véritablement et entièrement supportée par le partenaire et ne
peut être récupérée
La TVA qui est récupérable en quelconque manière ne peut
être considérée comme éligible
Les contrôleurs de 1er niveau devront confirmer si la TVA a
bien été supportée par le partenaire du projet contrôlé
TVA TVA
38
AUTRES POSTES DE DEPENSESAUTRES POSTES DE DEPENSESERREURS DETECTEESERREURS DETECTEES
• Absence de document justifiant du mode de récupération de la TVA
• Pas de prise en compte des recettes (art 55 du Règlement 1083/2006) Le contrôle de premier niveau doit prendre en compte les recettes dans le calcul de l’assiette éligible de l’opération
• Absence de mise en place d’un mécanisme efficace permettant d’éviter le double financement
• Absence de vérification de la publicité européenne
• Certificat du CPN incomplet : Veiller à commenter systématiquement vos réponses dans la partie «
résultats, commentaires et montant inéligible »; Indiquer explicitement le montant présenté et le montant certifié (page 1 du
certificat); Transmettre la copie des certificats signés à l’autorité nationale MED Réaliser des contrôles sur place
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Frais de représentation (ex. cadeaux, fleurs, etc.)
Intérêts débiteurs
Amendes
Pénalités financières
Dépenses résultant de conflits légaux
Pertes de change
Dépenses contractées en dehors de la période d’éligibilité
Non supportées par les procédures de passation des marchés publics
Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés
TVA récupérable
Non justifiées par les activités/objectifs du projet
Non justifiées par des documents probants
Dépenses inéligibles Dépenses inéligibles
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Exemples: Vente de produits Vente de marchandises Frais d’inscription Inscription à conférence Services contre paiement
Contrôle:
La génération de revenus sera sujette à un contrôle pendant la
certification des dépenses
Deduction:
Si un projet génère des revenus, le revenu net généré devra
être déduit des coûts éligibles dans sa totalité ou au prorata
défini en fonction de la part d’attribution des revenus à
l’opération cofinancée
Revenus Revenus
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Barbara LOPEZ VILLAMATEBarbara LOPEZ VILLAMATE
Responsable monitoringResponsable monitoring
Téléphone: 04 91 57 52 45Téléphone: 04 91 57 52 45
E-mail: blopezvillamate@regionpaca.frE-mail: blopezvillamate@regionpaca.fr
et et
Marie-Sophie PERROTTEMarie-Sophie PERROTTE
Point de contact national MED Point de contact national MED
Chargée de mission AN MEDChargée de mission AN MED
CR PACA - DAE CR PACA - DAE
Tel : 04 88 10 76 39 Tel : 04 88 10 76 39
Mail : msperrotte@regionpaca.frMail : msperrotte@regionpaca.fr
MERCI POUR VOTRE ATTENTIONMERCI POUR VOTRE ATTENTION
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CONTACTSCONTACTSAUTORITE NATIONALE MED AUTORITE NATIONALE MED
Géraldine POLLETDirectrice aux Affaires EuropéennesCR PACA – DAETel : 04 91 57 54 29 Mail : gpollet@regionpaca.fr
Marie-Line DRAYGestionnaireCR PACA – DAETel : 04 91 57 58 99 Mail : mdray@regionpaca.fr
Séverine RADOLAGestionnaireCR PACA – DAETel : 04 88 73 60 79 Mail : sradola@regionpaca.fr
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CONTACTS CONTACTS PREFET COORDONATEURPREFET COORDONATEUR
Thierry ARPIN-PONTSAGR PACATel : 04 84 35 45 57Mail : thierry.arpin-pont@paca.pref.gouv.fr
Laurence COSTASGAR PACATel : 04 84 35 45 16Mail : laurence.costa@paca.pref.gouv.fr
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