programme des nations unies pour le … · diagramme de grantt). 7.2- offre financiere a) garantie...
Post on 21-Oct-2018
216 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT
Nouakchott
DOSSIER DE CONSULTATION
POUR LA SELECTION D’UN BUREAU D’ETUDES EN AUDIT POUR LA
MISSION DE MICRO-EVALUATION DANS LE CADRE DE L’APPROCHE
HARMONISEE DE TRANSFERT D’ESPECES AUX PARTENAIRES
NATIONAUX (HACT) EN REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE
RFP/MRT/006/2011
DECEMBRE 2011
2
Programme des Nations Unies pour le Développement
Date : 26/12/2011
Invitation à soumissionner RFP/MRT/006/2011
Madame, Monsieur, Objet : Sélection d’un Bureau d’Etudes pour la mission de micro évaluation dans le cadre de l’approche harmonisée de transfert d’espèces aux partenaires nationaux (HACT) en République Islamique de Mauritanie.
1. Le présent avis est ouvert aux Bureau d’Etudes exerçant en Mauritanie et satisfaisant aux normes internationales d’audit.
2. Vous êtes invité à soumettre une proposition pour la pour la mission de micro évaluation dans le
cadre de l’approche harmonisée de transfert d’espèces aux partenaires nationaux (HACT) en République Islamique de Mauritanie. conformément aux Termes de référence joints en Annexe.
3. Les documents qui suivent vous permettront de préparer votre proposition : i. Instructions aux Soumissionnaires…………… (Annexe I) ii. Termes de Référence de la Mission……… (Annexe II) iii. Formulaire de soumission de la Proposition………. (Annexe III) iv. Tableau des coûts………………………………….. (Annexe IV) v. Conditions générales du Contrat…………..…. (Annexe V)
3. Votre offre comprendra une proposition technique et une proposition financière, qui devront être
envoyées séparément à l’adresse électronique indiquée ci-dessous au plus tard le 11 Janvier 2012 à 12H,
A l’attention de: Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD Mauritanie)
Département des Opérations B.P. 620 Nouakchott – Mauritanie - Tel : (222) 525 2409 – Fax : (222) 525 2616
Avec la mention :
« Offre pour la mission de micro évaluation dans le cadre de l’approche harmonisée de transfert d’espèces aux partenaires nationaux (HACT)l en Mauritanie ».
« A N’OUVRIR QU’EN SEANCE »
________________________________________________________________________________________
B.P. 620 Nouakchott – Mauritanie - Tel : (222) 525 2409 – Fax : (222) 525 2616 – E-mail : procure.mr@undp.org
3
Ou à l’adresse: procure.mr@undp.org pour les soumissions électroniques.
Toutes les offres reçues après les date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse, seront rejetées.
4. Si vous avez besoin d’informations complémentaires, vous pouvez soumettre vos questions à l’adresse suivante : infos.procure.mr@undp.org. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais. Cependant, tout retard dans la transmission de ces informations ne pourrait en aucun cas constituer un motif de report de la date de soumission de votre proposition.
6. Vous êtes prié de nous confirmer par écrit votre intention de soumettre ou non une offre.
Safiata Dia Date Représentante Résidente Adjointe Opérations
________________________________________________________________________________________ B.P. 620 Nouakchott – Mauritanie - Tel : (222) 525 2409 – Fax : (222) 525 2616 – E-mail : procure.mr@undp.org
5
Annexe I Instructions aux Soumissionnaires A. Introduction
1. Généralités But et objectifs de l’invitation à soumissionner
1.1. But :
Contribuer à une meilleure gestion financière, administrative et technique des programmes de
coopération entre la Mauritanie et les agences du SNU (UNICEF, UNFPA, PAM, PNUD,
UNICEF, FAO, OMS).
simplification et alignement sur les systèmes et procédures du pays partenaire encourageant
le recours aux systèmes nationaux avec un renforcement de leurs capacités
1.2. Objectifs spécifiques
Identifier les forces et les faiblesses des structures partenaires pour la mise en oeuvre du
programme en matière de gestion technique, administrative et financière ;
Identifier les domaines nécessitant un renforcement des capacités ;
Identifier les modalités et les procédures de transfert de fonds les plus appropriées, et le
niveau des activités de suivi et de contrôle à établir pour chaque structure partenaire de
mise en œuvre.
2. Coût de la proposition
Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la préparation et la soumission de la
Proposition. Le PNUD ne peut en aucun cas être tenu responsable ou redevable de ces dépenses,
quel que soit le déroulement ou le résultat obtenu par la Proposition.
B. Documents d’invitation à soumissionner
3. Contenu des documents d’invitation à soumissionner
Les propositions doivent offrir des services couvrant l’étendue de la mission, l’ensemble des
spécifications stipulées. Les propositions qui ne couvriront qu’une partie de la mission ou des
spécifications seront rejetées. Le soumissionnaire est tenu d’examiner toutes les instructions,
formulaires, conditions et spécifications figurant dans les documents d’invitation à
soumissionner. Tout non-respect de ces documents se fera au détriment du soumissionnaire et
sera susceptible d’avoir un effet négatif sur l’évaluation de la Proposition.
4. Clarification des Documents d’invitation à soumissionner
6
Tout soumissionnaire éventuel qui aurait besoin de clarifications à propos des Documents
d’invitation à soumissionner peut en informer par écrit le Service des Achats du PNUD à
l’adresse postale ou au numéro de fax indiqués dans l’invitation à soumissionner ou par mail à
infos.procure.mr@undp.org. Le Service des Achats du PNUD répondra par écrit à toute
demande de clarification concernant les Documents d’invitation à soumissionner qui lui
parviendra avant la date limite de dépôt des Propositions. Des exemplaires écrits de la réponse
de l’Organisation (incluant une explication de la demande de clarification mais sans
identification de la source de la demande) seront envoyés à tous les soumissionnaires éventuels
qui auront confirmé leur participation à la consultation.
5. Modification des Documents d’invitation à soumissionner
A tout moment avant la date limite de dépôt des Propositions, le Service des Achats du PNUD
peut, pour quelque raison que ce soit, sur sa propre initiative ou en réponse à une demande de
clarification faite par un soumissionnaire éventuel, modifier les Documents d’invitation à
soumissionner en procédant à un amendement.
Tous les soumissionnaires éventuels qui auront reçu les Documents d’invitation à soumissionner et
qui auraient confirmé leur intention de soumissionner seront informés par écrit de tous les
amendements apportés aux Documents d’invitation à soumissionner. Les amendements seront aussi
portés aux documents publiés sur le site des Nations Unies de la Mauritanie (www.un.mr) .
Afin de ménager aux soumissionnaires éventuels suffisamment de temps pour prendre en compte
les amendements dans la préparation de leurs offres, le Service des Achats du PNUD pourra, à sa
propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions.
C. Préparation des Propositions
6. Langue de la Proposition
Les Propositions préparées par le soumissionnaire de même que toutes les correspondances et
documents relatifs à la Proposition échangés entre le soumissionnaire et le Service Achats du
PNUD seront écrits en langue française. Tout autre document écrit fourni par le
soumissionnaire peut être rédigé dans une autre langue, à condition qu’il soit accompagné d’une
traduction de ses parties pertinentes en français, auquel cas, aux fins d’interprétation de la
Proposition, le texte en français prévaudra.
7. Documents constitutifs de la Proposition
La Proposition comprendra les documents suivants :
7.1- OFFRE TECHNIQUE
a- La preuve que le soumissionnaire est immatriculé au Registre de commerce
(copie légalisée de l’attestation) ;
b- la lettre de soumission (Cf. Modèle en Annexe III) ;
b- Une fiche de présentation du Cabinet (conformément au point 8-a des
instructions aux soumissionnaires) ;
7
c- La liste des Références pertinentes et références générales du Cabinet
d’Etudes ; (cette liste devra être appuyée d’attestations de bonne fin
d’exécution)
NB : Le Cabinet devra justifier d’une expérience dans le domaine du respect
des normes internationales en matière d’audit, d’analyse institutionnelle
centrée sur la capacité des gestion technique, financière et administrative. Il
devra justifier d’une expérience dans la réalisation d’évaluation complexe et
de grande envergure.
d- la Description de l’approche méthodologique conformément aux points IV,
VI et
VII des TDR ; et conformément au point 8.c des instructions aux
soumissionnaires.
e- Composition de l’équipe intervenante et responsabilités de ses membres
conformément au point V des TDR.
NB : Le CV devra chaque membre de l’équipe de mise en oeuvre
devra être appuyé des copies des diplômes ;
Chaque membre de l’équipe devra joindre à son CV une lettre de
confirmation de sa disponibilité à contribuer à la mise en œuvre de la
misión.
f- Un engagement ferme à respecter les délais prescrits pour la soumission des
rapports provisoires et définitifs et à garder la confidentialité sur toute
information recueillie dans le cadre de l’évaluation.
f- le chronogramme des activités (planning de mis en oeuvre sous forme de
diagramme de Grantt).
7.2- OFFRE FINANCIERE
a) Garantie de soumission (sous forme de caution bancaire ou de chèque certifié). La
caution de soumission représente 5% du marché.
b) Le tableau des coûts / Devis quantitatif et estimatif, rempli conformément aux clauses 8,
9,10. Le tableau de coûts devra prendre en compte l’étendue de la mission.
8. Le formulaire de Proposition
Le Soumissionnaire devra présenter la partie opérationnelle et technique de sa Proposition
comme suit :
a) Plan de gestion
Cette partie devra fournir des informations sur l’entreprise, incluant notamment la date
de constitution de la société ainsi que l’Etat ou le pays de constitution, ainsi qu’une
description sommaire des activités présentes du Soumissionnaire. L’information devra
se concentrer sur les services ayant un rapport avec la Proposition.
Cette section devra aussi décrire la ou les unités organisationnelles qui seront chargées
de l’exécution du contrat, de même que l’approche globale de gestion d’un projet de ce
genre. Le Soumissionnaire devra commenter l’expérience qu’il a recueillie dans le cadre
8
de projets similaires (intégration de l’environnement et du développement durable dans
le système éducatif mauritanien) et devra identifier la ou les personnes chargées de
représenter le Soumissionnaire dans ses rapports futurs avec l’Unité des Achats du
PNUD.
NB : Faire une présentation du Cabinet à travers une fiche signalétique.
Faire ressortir la localisation géographique, l’adresse complète, la réputation,
l’expérience pertinente à la présente mission, l’historique du Cabinet, la capacité
organisationnelle générale.
b) Plan des ressources
Cette section devra fournir des explications détaillées au niveau des ressources humaines
et matérielles dont le Soumissionnaire dispose pour assurer la bonne exécution de la
mission. Elle devra donner une description des capacités et installations actuelles du
Soumissionnaire ainsi que tout projet d’expansion de celles-ci.
NB : Faire une présentation de l’équipe de mise en œuvre (ressources humaines)
Préciser les responsabilités de chaque membre (qui est le Chef d’équipe ?)
Joindre les CV (signés) des membres de l’équipe
Chaque membre de l’équipe devra joindre une lettre de confirmation de sa
disponibilité à contribuer à la mise en œuvre de la mission.
Présenter aussi les installations et ressources matérielles dont dispose le Cabinet pour
accomplir la mission.
c) Méthode proposée
Dans cette section, le Soumissionnaire devra démontrer qu’il est prêt à répondre
efficacement aux spécifications stipulées, en identifiant chacun des éléments spécifiques
proposé et en abordant chacune des exigences spécifiées une par une; en donnant une
description détaillée des critères de performance essentiels proposés qu’il entend
garantir; et en démontrant comment la méthode proposée répond aux spécifications
stipulées ou les surpasse.
La partie opérationnelle et technique de la Proposition ne doit contenir aucune
information sur les coûts des services offerts quelle qu’elle soit. Ces informations
tarifaires doivent être fournies séparément dans les Tableaux de coûts appropriés.
Le système de numérotation utilisé dans la proposition du Soumissionnaire doit
obligatoirement correspondre à celui utilisé dans le corps du Document d’invitation à
soumissionner. Toutes références relatives aux brochures et autres documents descriptifs
devront être incluses dans les paragraphes de réponse appropriés, bien que ces brochures
et documents eux-mêmes puissent être fournis sous forme d’annexes à la Proposition ou
à la réponse.
9
Toute information que le Soumissionnaire considère comme étant déposée devra le cas
échéant dûment porter la mention « marque déposée » à côté de la partie du texte y
relative, et sera traitée comme telle.
NB : Le Cabinet devra démontrer qu’il a bien compris les TDR (compréhension des
TDR).
Il devra éventuellement relever les limites des TDR.
Le Cabinet devra également faire ressortir le planning de mise en œuvre
(chronogramme) de la mission.
Le Cabinet devra proposer une méthodologie conformément aux TDR
9. Les coûts de la Proposition
Le Soumissionnaire indiquera les coûts des services qu’il se propose de fournir en vertu du
présent contrat dans un Tableau des coûts, dont un exemple est joint aux présents Documents
d’invitation à la soumission.
10. Devises de la Proposition
Tous les coûts seront indiqués en Ouguiya, en dollars américains ou en toute autre devise
convertible.
11. Période de validité des propositions
Les Propositions resteront valides pendant Quatre vingt dix (90) jours suivant la date de
soumission des Propositions arrêtée par le Service des Achats du PNUD, conformément à la
clause relative à la date limite. Une Proposition dont la durée de validité est inférieure à ces 90
jours sera susceptible d’être rejetée pour cause de non-conformité aux spécifications.
En cas de circonstances exceptionnelles, le Service des Achats du PNUD pourra demander au
Soumissionnaire d’accepter une prolongation de la période de validité de son offre. Cette
requête et les réponses y relatives doivent être formulées par écrit. Il ne sera pas demandé ni
permis au Soumissionnaire acceptant cette requête de modifier sa Proposition.
12. Format et signature des propositions
Dans le cas d’une soumission non électronique, le Soumissionnaire doit préparer trois (03)
exemplaires (dont 01 original et deux (02) copies) de la Proposition, portant respectivement et
distinctement la mention « Original » et « Copie de la Proposition ». En cas de divergences
entre les deux documents, c’est l’original qui doit faire foi.
Les trois (03) exemplaires de la Proposition doivent être dactylographiés ou écrits à l’encre
indélébile, et doivent être signés par le Soumissionnaire ou par la ou les personnes dûment
autorisées à représenter le Soumissionnaire pour ce qui touche au présent Contrat. Cette
dernière autorisation doit être dûment appuyée en joignant à la Proposition une procuration
écrite.
10
Une Proposition ne doit comporter ni interligne, ni suppression, ni rature, à l’exception de celles
jugées nécessaires pour corriger des erreurs faites par le Soumissionnaire, auquel cas ces
corrections doivent être paraphées par la ou les personnes signataires de la Proposition.
13. Paiement
Le PNUD doit payer le Cabinet adjudicataire après acceptation par le PNUD des factures
soumises par ce dernier, à l’achèvement des échéances de réalisation correspondantes.
D. Soumission des Propositions (pour les soumissions non électroniques)
14. Scellage et marquage des Propositions
Le Soumissionnaire devra sceller la Proposition dans une enveloppe extérieure renfermant deux
enveloppes intérieures, comme indiqué ci-dessous.
(a) L’enveloppe extérieure doit être :
adressée au –
Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD Mauritanie)
Département des Opérations
B.P. 620 Nouakchott – Mauritanie - Tel : (222) 525 2409 – Fax : (222) 525 2616
Et
portant la Mention –
« Offre pour la mission de micro évaluation dans le cadre de l’approche harmonisée de
transfert d’espèces aux partenaires nationaux (HACT)l en Mauritanie ».
« A N’OUVRIR QU’EN SEANCE »
(b) Les deux enveloppes intérieures doivent porter le nom et l’adresse du Soumissionnaire.
La première enveloppe intérieure et portant la mention « OFFRE TECHNIQUE » doit contenir les
informations et documents relatifs à l’offre technique spécifiés à la Clause 9 ci-dessus
(Formulaire de Proposition), les exemplaires portant respectivement la mention « Original » et
« Copie ».
La seconde enveloppe intérieure et portant la mention «OFFRE FINANCIERE» doit contenir le Tableau des coûts, qui doit être dûment identifié comme tel.
Il faut noter que si les enveloppes intérieures ne sont pas scellées et marquées conformément aux
instructions stipulées dans la présente clause, Le Service des Achats du PNUD ne pourra être tenue pour responsable au cas où ces enveloppes seraient égarées ou ouvertes prématurément.
11
15. Délai de soumission des propositions
Le Service des Achats du PNUD doit recevoir les Propositions à l’adresse indiquée dans la clause relative au Scellage et marquage des Propositions, au plus tard le jour et l’heure locaux stipulés dans l’invitation à soumissionner Le Service des Achats du PNUD pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions en modifiant les Documents d’invitation à soumissionner conformément à la clause relative à la Modification des Documents d’invitation à soumissionner, auquel cas tous les droits et obligations de l’entité du PNUD chargée des achats et des Soumissionnaires précédemment soumis à l’ancien délai seront alors soumis au nouveau délai tel que prorogé.
16. Propositions déposées hors délai
Toute proposition reçue par Le Service des Achats du PNUD après la date limite tel que spécifiée dans la clause relative au Délai de soumission des Propositions sera rejetée.
17. Modification et retrait des Propositions
Le Soumissionnaire peut retirer sa Proposition après dépôt, à la condition qu’une notification écrite soit reçue par Le Service des Achats du PNUD avant la date butoir de soumission des Propositions. La notification de retrait du Soumissionnaire doit être préparée, scellée, marquée et envoyée conformément aux dispositions de la clause relative au Délai de soumission des propositions. La notification de retrait peut aussi être adressée par télex ou par fax, mais elle doit dans ce cas être suivie d’une copie de confirmation signée. Aucune Proposition ne peut être modifiée après le délai de soumission des Propositions. Aucune Proposition ne peut être retirée dans la période se situant entre le délai de soumission des Propositions et la date d’expiration de la période de validité de la Proposition spécifiée par le Soumissionnaire dans le Formulaire de soumission de la Proposition.
E. Ouverture et évaluation des Propositions
18. Ouverture des Propositions
Le Service des Achats du PNUD procèdera à l’ouverture des Propositions en présence d’un Comité ad hoc constitué de membres du Comité de suivi de la micro-évaluation conformément aux TDR.
19. Clarification des Propositions
Pour faciliter l’examen, l’évaluation et la comparaison des Propositions, l’Acquéreur peut, à sa discrétion, demander au Soumissionnaire de clarifier sa Proposition. La demande de clarification et la réponse doivent être formulées par écrit, et aucun changement des coûts ou du contenu de la Proposition ne sera demandé, proposé ni permis.
20. Examen préliminaire
12
L’Acquéreur examinera les Propositions pour s’assurer qu’elles sont complètes, qu’elles ne comportent aucune erreur de calcul, que les documents ont été dûment signés et que ces Propositions répondent globalement aux conditions stipulées. Les erreurs arithmétiques seront rectifiées sur la base suivante : s’il existe une divergence entre le prix unitaire et le prix total obtenu par multiplication du prix unitaire et de la quantité, le prix unitaire prévaudra, et le prix total sera corrigé en prenant celui-ci comme base. Si le Soumissionnaire n’accepte pas la correction des erreurs, sa Proposition sera rejetée. S’il existe une divergence entre les montants en chiffres et en lettres, c’est le montant en lettres qui prévaudra. Avant examen détaillé, l’Acquéreur évaluera le degré de réponse substantielle de chaque Proposition par rapport à l’invitation à soumissionner (RFP). Aux fins de ces Clauses, une Proposition apportant une réponse substantielle est une Proposition qui se conforme à toutes les spécifications et conditions de l’invitation à soumissionner sans déviation majeure. La détermination par l’Acquéreur du degré de réponse de la Proposition doit être basée sur le contenu de la Proposition elle-même, sans considération de quelque raison extrinsèque que ce soit. Une Proposition dont le degré de réponse substantielle est jugé insuffisant par l’Acquéreur sera rejetée sans que le Soumissionnaire puisse la rendre a posteriori plus conforme en la corrigeant.
21. Evaluation et comparaison des Propositions L’évaluation des Propositions se déroule en deux temps. L’évaluation de la Proposition technique est achevée avant l’ouverture et la comparaison des propositions financières. La proposition financière des Propositions ne sera ouverte que pour les soumissions qui auront reçu la note technique minimale de 700 points sur un score total maximum de 1000 points pour ce qui est de l’évaluation des propositions techniques. La proposition technique est évaluée sur la base de son degré de réponse à la Mission (TOR). Lors d’une deuxième étape, les offres financières de tous les prestataires ayant obtenu la note technique minimale de 70% lors de l’évaluation techniques seront comparées. Le Contrat sera adjugé au prestataire proposant le prix le plus compétitif. Critères d’évaluation technique
Récapitulatif des formulaires d’évaluation des Propositions techniques
Coefficient de la note
Note maximum
Cabinet
A B C D E
1. Expertise du Cabinet soumissionnaire
30%
300
2.
Approche méthodologique et planning de mise en œuvre
50%
500
3.
Personnel (Ressources humaines)
20%
200
Total
1000
13
Les formulaires d’évaluation des offres techniques figurent dans les deux pages suivantes. La note maximum spécifiée pour chacun des critères d’évaluation indique l’importance relative ou le coefficient de l’article dans le contexte du processus d’évaluation globale. Les formulaires d’évaluation de la Proposition technique sont :
Formulaire 1: Expertise du Cabinet soumissionnaire Formulaire 2: Projet de plan de travail et d’approche Formulaire 3: Personnel Note: Le coefficient des notes et le nombre de points maximum de la fiche d’évaluation sont provisoires; ils doivent être modifiés en fonction des besoins ou des particularités principales de la Proposition technique.
Formulaire d’évaluation de la Proposition technique -- Formulaire 1
Nbre de points
maximum
Compagnie/Autre entité
A B C D E
Expertise du Cabinet soumissionnaire
1.1 Réputation de l’Organisation (Compétence/Fiabilité)
1.2 Capacité organisationnelle générale susceptible d’affecter l’exécution de la mission
1.3 Pertinence : - des connaissances spécialisées - de l’expérience liée à la mission - de l’expérience en matière de conduite
d’étude en général Expérience avec PNUD/ NU/ programmes multilatéraux ou bilatéraux
300
Formulaire d’évaluation de la Proposition technique – Formulaire 2
Nbre de points
maximum
Compagnie/Autre entité
A B C D E
Projet de plan de travail et d’approche
14
2.1 Dans quelle mesure le Soumissionnaire comprend-il bien la tâche ?
2.2 Le soumissionnaire a-t-il relevé des limites des TDRs ?
2.3 La méthodologie préparée est-elle claire et conforme aux TDR ? Les aspects importants de la mission ont-ils été traités de manière suffisamment détaillée et claire (conformément aux TDR)? Le cadre conceptuel proposé est-il approprié pour la mission ?
2.4 La proposition est-elle basée sur une prise en compte de l’environnement du projet et cette donnée a-t-elle été utilisée de manière appropriée dans la préparation de la proposition ?
2.5 Le soumissionnaire a-t-il soumis un planning de mise en œuvre ? (sous forme de diagramme de Grantt)
2.6 Le planning proposé est-il cohérent ? Il y a-t-il une harmonie entre le planning et la méthodologie proposée ?
2.7 La présentation est-elle claire, et la succession des activités ainsi que la planification sont-elles logiques, réalistes et augurent-elles suffisamment d’une bonne exécution du projet?
500
Evaluation de la proposition technique -- Formulaire 3 : Ressource humaine N° 1
Nbre de points
maximum
Compagnie/Autre entité
A B C D E
3.1
Chef d’équipe (Ressource N°1)
Note Intermédiaire
Qualifications générales
Qualifications pertinentes à la mission
- Expérience générales
- Expérience professionnelle pertinent relative à la mission
- Connaissance de l’environnement de mise en oeuvre
- Connaissance des langues
15
3.2
Ressource humaine N° 2 (Spécialiste en Finances Publiques)
Note intermédiaire
Qualifications générales
Qualifications pertinentes à la mission
- Expérience générales
- Expérience professionnelle pertinent relative à la mission
- Connaissance de l’environnement de mise en oeuvre
- Connaissance des langues
3.3
Ressource humaine N° 3 (Autres ressources humaines)
Note intermédiaire
Qualifications
Expériences générales
Expérience en matière de collecte de données
- - Connaissance de l’environnement de mise en oeuvre
- Connaissance des langues
Total 3ème partie 200
F. Attribution du Contrat
22. Critères d’attribution du Contrat
Le PNUD se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute Proposition, ainsi que d’annuler le processus d’invitation à soumissionner et de rejeter toutes les Propositions à quelque moment que ce soit préalablement à l’attribution du Contrat, sans encourir de ce fait aucune responsabilité vis-à-vis du Soumissionnaire concerné et sans avoir aucune obligation d’informer le ou les Soumissionnaires des raisons qui ont motivé l’action de l’Acquéreur.
16
Avant l’expiration de la période de validité de la proposition, Le Service des Achats du PNUD attribuera le Contrat au Soumissionnaire le plus qualifié et dont la Proposition, après évaluation, est considérée comme répondant la mieux aux besoins de l’Organisation et aux exigences de l’activité concernée.
23. Droit de l’Acquéreur de modifier ses exigences au moment de l’attribution
L’Acquéreur se réserve le droit, au moment de l’attribution du contrat, de modifier la quantité de biens et services spécifiée dans l’invitation à soumissionner, sans modification des coûts ou des autres spécifications et conditions.
24. Signature du Contrat
Le Soumissionnaire retenu doit signer, dater et renvoyer le contrat à l’Acquéreur dans un délai de 30 jours à compter de la réception du contrat.
25. Garantie de réalisation
Dans un délai de 30 jours après réception du Contrat, le Soumissionnaire retenu fournira la garantie de réalisation sur le Formulaire de garantie de réalisation figurant au nombre des Documents d’invitation à soumissionner, et ce, conformément aux Conditions particulières du Contrat. Le non-respect de la Clause 24 ou de la Clause 25 par le Soumissionnaire retenu constituera une cause suffisante d’annulation du contrat, et la perte de la garantie de la Proposition, le cas échéant, auquel cas l’Acquéreur pourra attribuer le contrat au second meilleur Soumissionnaire ou recommencer le processus d’invitation à soumissionner.
26. Recours Vendeur
Notre procédure de Recours Vendeur a pour but de donner la possibilité aux soumissionnaires non retenus de contester l’attribution d’un marché. Cette procédure n’est toutefois pas disponible pour les soumissionnaires qui ont fait des offres non recevables ou hors délai ou lorsque toutes les offres sont rejetées. Si vous considérez que votre offre n’a pas été évaluée justement vous pouvez trouver des informations détaillées sur la procédure de Recours Vendeur sur le site suivant: http://www.undp.org/procurement/protest.shtml.
18
Annexe II
TERMES DE REFERENCES
MISSION DE MICRO-EVALUATION DANS LE CADRE L’APPROCHE HARMONISEE DE TRANSFERT
D’ESPECES AUX PARTENAIRES NATIONAUX (HACT)
(ANALYSE INSTITUTIONNELLE DES STRUCTURES PARTENAIRES POUR LA MISE EN ŒUVRE DES
PROGRAMMES DE COOPERATION ENTRE LA MAURITANIE ET LE SYSTEME DES NATIONS UNIES)
Décembre 2011
19
Sommaire
I Contexte et justification
II But et objectifs
III Résultats attendus
IV Méthodologie
V Profil du bureau d’études
VI Tâches du bureau d’études
VII Organisation de l’étude
VIII Durée
IX ORRGANISATIONS CONCERNEES
X Documentation
XI Coordination et administration
XII Comité de suivi
XIII Annexe 1 : Questionnaire sur la gestion technique et financière
(liste de contrôle )
XIV Annexe 2 : Liste des documents de travail
XV Annexe 3 : Liste des partenaires institutionnels du secteur public
XVI Annexe 4 : Liste des ONG et Associations partenaires
XV Annexe 5 : Questionnaire d'admissibilité pour les sociétés d’audit
20
Termes de référence :
I Contexte et justification
Dans le cadre de la mise en œuvre de la déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au
développement, les organismes membres du Comité Exécutif (ExCom) des Nations Unies pour le
Développement (UNDG), ont développé une nouvelle approche harmonisée pour le transfert
d’espèces aux partenaires nationaux.
En Mauritanie, ce processus est en marche depuis quelques mois avec des activités d’information et
sensibilisation des partenaires nationaux et des efforts de formation et de préparation au niveau des
agences. C’est ainsi qu’un plan de mise en œuvre de la nouvelle approché a été élaboré et partagé
avec les principaux partenaires techniques et financiers présents dans le pays ainsi que la Direction
des Etudes et des stratégies de développement (MAED), responsable de la coordination au niveau
de la contrepartie nationale. Ledit plan prévoit l’entrée de la nouvelle approche dès le premier
janvier 2008.
Dans ce processus préparatoire de la mise en œuvre de la nouvelle approche, un examen des
capacités de gestion financière des partenaires nationaux devra être conduit. Une telle évaluation
devra permettre aux organismes des Nations Unies de déterminer les méthodes de contrôle et les
procédures les plus appropriées à utiliser pour le transfert de fonds aux partenaires nationaux.
II But et objectifs
2.1. But :
Contribuer à une meilleure gestion financière, administrative et technique des
programmes de coopération entre la Mauritanie et les agences du SNU (UNICEF,
UNFPA, PAM, PNUD, UNICEF, FAO, OMS).
simplification et alignement sur les systèmes et procédures du pays partenaire
encourageant le recours aux systèmes nationaux avec un renforcement de leurs
capacités
2.2. Objectifs spécifiques
Identifier les forces et les faiblesses des structures partenaires pour la mise en oeuvre du
programme en matière de gestion technique, administrative et financière ;
Identifier les domaines nécessitant un renforcement des capacités ;
Identifier les modalités et les procédures de transfert de fonds les plus appropriées, et le
niveau des activités de suivi et de contrôle à établir pour chaque structure partenaire de
mise en oeuvre ;
III Résultats attendus
A la fin de l’étude, les informations suivantes seront disponibles :
Une meilleure connaissance des capacités institutionnelles (techniques, administratives,
etc.) des organisations concernées par les programmes ;
Une meilleure connaissance des forces et des faiblesses des organisations concernées ;
Une meilleure connaissance des besoins de renforcement de capacités institutionnelles
des organisations concernées ;
21
L’identification des modalités et des procédures appropriées pour le transfert des fonds ;
L’identification du niveau des activités de contrôle de la gestion financière à établir pour
chaque structure partenaire pour la mise en oeuvre du programme.
IV Méthodologie
La méthodologie choisie sera fondée principalement sur le « cadre harmonisé de transfert des
fonds » instrument standard développé par le Groupe Développement des Nations Unies (GNUD).
Pour l’heure, les éléments suivants seront privilégiés :
une revue analytique de la documentation existante et permettant d’apprécier les capacités en
gestion financière, techniques et administratives. des structures concernées par l’étude ;
des entretiens auprès (i) du personnel des structures concernés, (ii) du personnel (critères de
sélection à préciser) d’organisations ayant des relations de travail (directes ou indirectes)
avec les structures concernés (iii) aux banques et autres acteurs (fournisseurs et autres
personnes ou sociétés engagées par la gestion de programme/projet) ;
Une utilisation de la liste de contrôle B, intitulée : Questionnaire de gestion financière ;
Une évaluation du système de contrôle interne du programme/projet avec un accent sur (i)
l'efficacité du système en fournissant à la gestion du programme/projet l'information utile et
opportune pour la gestion appropriée du programme/projet et (ii) l'efficacité générale du
système de contrôle interne en assurant une gestion rationnelle et efficiente des fonds du
programme/projet ;
Le cabinet d’étude aura un accès total et à tout moment à tous les relevés et documents
(registres de comptabilité y compris, les accords légaux, compte rendu de réunions de
comité, relevés de banque, factures et contrats etc...) ;
Par ailleurs, les rapports d’études similaires pertinentes et autres données déjà collectées par le
SNU sur les ONG/Associations et autres institutions gouvernementales seront également
analysés par les consultants pour assurer la complétude des informations (Cf. annexe 4).
V Profil du bureau d’études
Etre un bureau conseil en audit national satisfaisant aux normes internationales d’audit
reconnues par les Nations Unies,
Justifiant d’une expérience dans le domaine du respect des normes internationales en
matière d’audit, d’analyse institutionnelle centrée sur la capacité de gestion technique,
financière et administrative, et disposant d’un personnel aux compétences appropriées et
jouissant d’une expérience dans la réalisation d’évaluation complexe et de grande
envergure;
le cabinet doit être capable de fournir le curriculum vitae (CV) du responsable de la
conduite de l’évaluation et de la rédaction du rapport, ainsi que le CV des membres de
l'équipe d’évaluation qui devra comporter un spécialiste en finances publiques. Le CV
devrait inclure des détails sur des audits effectués par le personnel y compris des tâches
continues indiquant leur capacité à entreprendre cette évaluation.
Le cabinet est invité à fournir des éléments de références justifiant son expérience dans le
domaine concerné par l’étude.
22
Engagement à respecter les délais prescrits pour la soumission des rapports provisoires et
définitifs et à garder la confidentialité sur toute information recueillie dans le cadre de
l’évaluation
VI Tâches du bureau d’études
Proposer une méthodologie de conduite de la mission
Organiser une équipe de collecte des données
Dépouiller les données et présenter les grandes lignes d’analyse dans un document provisoire
Procéder à une analyse quantitative et qualitative des données recueillies.
Prendre en compte les observations faites sur le document provisoire et rédiger un rapport
définitif de l’étude
Restituer les résultats de l’étude.
VII Organisation de l’étude
Réunion de démarrage de l’étude
Collecte des données sur le terrain
Analyse des données
Rédaction du rapport provisoire
Réunion d’examen du rapport provisoire
Réunion de restitution des résultats
Structure de supervision de l’étude
VIII Durée
La durée souhaitable de l’étude est estimée de 30 jours à 45 jours.
IX Organisations concernées
(i) Structures du gouvernement (confère annexe 3)
(ii) ONG/Associations (confère annexe 4)
X Documentation
Les documents de références seront mis à la disposition du cabinet (confère annexe 2)
XI Coordination et administration
Coordonnateur Résident
XII Comité de suivi
Comité de suivi de la micro-évaluation (Taskforce HACT+ représentants contrepartie nationale),
composé de :
23
Le chargé de la coordination
Le représentant PNUD
Le représentant UNFPA
Le représentant UNICEF
Le représentant PAM
La DESD/MAED
Ce comité est sous la coordination de l’UNFPA, coordinateur du Task Force HACT.
24
Annexe 2.1 : Check-list A : Questionnaire sur la Capacité dans la gestion financière pour les
Partenaires de mise en œuvre1 ayant une expérience de travail avec le SNU et Check-list B:
Questionnaire sur la Gestion financière
Check-list A
Questionnaire sur la Capacité de gestion financière et technique des Partenaires de mise en œuvre ayant une
expérience de travail avec le SNU
Evaluation brève
Nom du Partenaire de mise en œuvre (IP): _______________________________________
Date: _____________________________
Nombre d’années pendant lesquelles l’Agence a travaillé avec le IP: ___________________
(si moins que 2 ans, il faudra utiliser le questionnaire en Annexe 2)
1. Est-ce que le volume de dépenses attendu est
nettement différent de celui des dépenses passées?
Oui/Non Si oui, passer directement à la Check-list B
2. Y-a-t-il eu un changement significatif dans
l’administration au cours des deux dernières années?
Oui/Non Si oui, passer directement à la Check-list B
3. Y-a-t-il raison de soupçonner que les rapports
financiers étaient imprécis ou non fiables ?
Oui/Non Si oui, passer directement à la Check-list B
Si non, joindre justification (ex.: certification et rapport d’audit NEX; anciennes déclarations de liquidation).
4. Les agences ont-elles remarqué aucune raison qui
pourrait mener à une utilisation inappropriée des fonds:
Manqué de répartition des responsabilité
Manque de supervision du staff
Suivi inadéquat
staff non apte ou non formé
des nombreuses opérations cash
Oui/Non
Oui/Non
Oui/Non
Oui/Non
Oui/Non
Oui/Non
Si oui, dans une des réponses passer
directement à la Check-list B
5. Y-t-il eu des retards non justifies dans la livraison des
rapports financiers?
Oui/Non Si oui, le SNU dit en discuter les raisons. Si
on estime que cela soit cause de doute,
procéder dans l’utilisation de la Check-list B.
S’il n’y a pas de cause de doute, joindre une
explication.
6. Y-a-t- il des indications au delà des points cites, qui
signale des faiblesses au niveau du contrôle interne et/ou
de la gestion financière, qui pourrait demander une
évaluation ad hoc de la capacité de gestion financière ?
Oui/Non Si oui, passer directement à la Check-list B
Si non, passer à la conclusion de l’évaluation
Résultat de l’évaluation
Si toutes les réponses sont “non” le risqué global est considéré bas.
S’il y a une réponse “oui”, le SNU doit compléter la Check-list B.
1 Cette traduction est préférée par rapport à “partenaires d’exécution” pour rendre la différence de l’anglais entre “implementing partner” et “executing partner”.
Check-list B : Questionnaire sur la Gestion financière et technique2
IP: _______________________________________ Date: _____________________________
Résumé des risques liés à la Capacité de gestion financière du partenaire de mise en œuvre (IP)
Domaine soumis à analyse (voir les pages suivantes pour les questions posées sur chacun des domaines)
B. Evaluation du risque
H S M L Commentaires
1. Partenaires de mise en œuvre (IP)
2. Flux des fonds
3. Ressources humaines (Staffing)
4. Politiques et procédures comptables
5. Audit interne
6. Audit externe
7. Suivi et rapports
8. Systèmes d’information
Risques y afférant
C. [Enoncer les questions principales identifiées dans
l’évaluation du système de gestion financière public du
Pays (macro-évaluation), ou les risques spécifiques liés à
la nature ou aux opérations du IP]
D. Evaluation de risque global H S M L
H – Elevé S – Important M – Modéré L –Faible
2 Ce questionnaire a été développé sur la base d’un questionnaire utilise par la Banque mondiale.
27
Questionnaire pour la gestion financière
Domaine d’analyse Oui Non N/A Revue
Notes/Commentaires
1. IP
1.1 Le IP, est-il légalement enregistré? S.v.p., notez le
statut légal/enregistrement de l’institution?
1.2 Le IP, a-t-il reçu des ressources du SNU à gérer dans
le passé?
1.3 Le IP, a-t-il des obligations statutaires de produire
des rapports? S.v.p. expliquez.
1.4 L’Unité de coordination du Projet, est-elle
indépendante ?
1.5 La structure organisationnelle, est-elle adéquate pour
le travail à mener en collaboration avec le SNU ?
Evaluation du risque (IP) H S M L Coché le risque estimé pour le domaine d’analyse 1
2.Flux des fonds
2.1 L’institution, peut-elle recevoir et transférer des
fonds?
2.2 Les accords de transfert des fonds à l’institution sont-
ils satisfaisant?
2.3 Y-a-t-il eu des problèmes dans la réception des fonds de la part de l’institution dans le passé, en particulier lors d’un transfert de fonds de la part du Gouvernement / Ministère des finances?
2.4 L’institution, a-t—elle eu dans le passé des problème dans la gestion des décaissement de la part d’un Agence du SNU? S.v.p., expliquez.
28
Domaine d’analyse Oui Non N/A Revue
Notes/Commentaires
2.5 (Au cas où on envisage l’utilisation des fonds confiés à l’institution en dehors du Pays) L’institution aurait-elle (besoin) d’une capacité de gestion d’un risque sur les échanges extérieurs?
2.6 Comment sont-ils utilisés les fonds de la contrepartie?
2.7 Quelle est la méthode de paiement des fonds de la contrepartie?
2.8 Si une partie du projet sera mise en œuvre par les communautés ou des ONGs/Associations, est-ce que l’institution à les mécanismes de suivi et rapports nécessaires à contrôler l’utilisation des fonds?
Evaluation du risque (Flux des fonds ) H S M L Coché le risque estimé pour le domaine d’analyse 2
3. Ressources humaines (staffing)
3.1 La structure organisationnelle du département de
comptabilité, est-elle adéquate au volume financier à
gérer? S.v.p., joignez un organigramme organisationnel.
3.2 Le niveau et la compétence du personnel, sont-ils
adéquats au volume financier à gérer S.v.p., identifiez le
personnel comptable, y inclus le titre du poste, les
responsabilités, le parcours de formation et les
expériences professionnelles. Joignez les TdR et les CVs
du personnel comptable clé.
3.3 Les fonctions financière et comptable du projet, sont-
elles assignées de façon adéquate?
3.4 Le personnel financier et comptable, est-il assez
qualifié et a-t-il assez d’expérience?
29
Domaine d’analyse Oui Non N/A Revue
Notes/Commentaires
3.5 Le personnel financier et comptable, est-il a
connaissance des procédures de transfert de fonds du
SNU?
3.6 Quelle est la durée des contrats du personnel
financier et comptable?
3.7 S.v.p., indiquez les positions clé non encore
couvertes et la date estimée de prise de fonction du
personnel à recruter.
3.8 Le staff, est-il transféré souvent ? Avec quelle
périodicité?
3.9 Y-a-t-il une politique de formation du personnel
financier et comptable? S.v.p., expliquez.
3.10. En quoi la structure a t’elle une capacité technique dans
la conduite des travaux de planification, d’organisation,
de recrutement, de gestion des ressources humaines, de
coordination et d’élaboration de rapports d’exécution
technique et financière,… ?
3.11. Quelle est la liste du personnel (experts, cadres,
personnel d’appui etc. ) dont dispose la structure ?
3.12. Quelles sont leurs capacités techniques (formation
scolaire, spécialisation, formation professionnelles,
expériences de travail, pays où les agents ont exercé,
expérience technique, connaissances linguistiques,
publications, compétences attestées dans le domaine de
population, autres informations utiles…) ?
3.13. Quelle le système d’évaluation du personnel dont
dispose la structure ? et quels sont les éléments qu’il
permet de renseigner au cours des cinq dernières années
(performance( évaluation du comportement professionnel)
du personnel, affectations, responsables de
l’évaluation, …)
3.14. En quoi la mission de la structure concernée est
compatible avec le mandat de l’agence ?
3.14. Quel est la compréhension et l’engagement de la
structure dans l’accomplissement du Programme d’action
de la CIPD et les OMD ?
30
Domaine d’analyse Oui Non N/A Revue
Notes/Commentaires
3.15. Comment la structure prend en compte la
problématique du genre (l’équité et l’égalité de genre)
dans ses activités ?
3.16. La structure retenue est –elle reconnue par des
institutions semblables comme satisfaisant. (officiellement
reconnu pour son aptitude prouvée à obtenir des résultats en
appliquant des démarches novatrices) ?
Evaluation du risque (Staffing) H S M L Coché le risque estimé pour le domaine d’analyse 3
4.Politiques et procédures comptables
4.1 L’institution, a-t-elle un système comptable qui
permet l’enregistrement de la part du SNU approprié des
transactions financières, y inclus l’allocations des
dépenses par rapport aux composantes respectives, les
catégories de dépenses et les sources de financement?
4.2 Y-a-t-il des contrôles en place, concernant la
préparation et l’approbation des transactions qui assure
que toute transaction soit faite correctement et justifiée
de manière adéquate?
4.3 Est ce que le chart of accounts permet de rendre
compte correctement des activités du projet et des
différentes catégories de décaissements ?
4.4 Les allocations des coûts à chaque source financière,
sont-elles faite de manière attentive et sur la base des
accords signés?
4.5 Est ce que le grand livre et les livres auxiliaire sont
réconciliés et équilibrés ?
4.6 Les comptes et les documents de support, sont-ils
gardés régulièrement dans un système défini de manière
à permettre un accès facile aux utilisateurs?
31
Domaine d’analyse Oui Non N/A Revue
Notes/Commentaires
Répartition des responsabilités
4.7 Les responsabilités fonctionnelles suivantes, sont-
elles assignées à des individus ou unités différents: (a)
autorisation à exécuter une transaction; (b)
enregistrement de la transaction; et (c) Garde des fonds
impliqués dans la transaction (custody of assets
involved in the transaction)?
4.8 Les fonctions de commander, recevoir, enregistrer
les dépenses et payer pour des biens ou services, sont-
elles séparées de façon adéquate?
4.9 Les réconciliations bancaires, sont-elles préparées
par quelqu’un d’autre que ceux qui exécutent ou
approuvent les paiements?
Système budgétaire
4.10 Le budget, prévoit-il les objectifs matériels et
financiers ?
4.11 Les budgets, sont-ils préparés pour chaque activité
significative de façon assez détaillée pour donner les
outils fiable à travers lesquels faire le suivi des résultats
obtenus?
4.12 Les dépenses réelles, sont-elles comparées avec le
budget assez régulièrement et les explications pour des
variations remarquables par rapport budget sont-elles
demandées?
4.13 Les approbations relatives aux variations par
rapport au budget, sont-elles demandées à l’avance ou
après les dépenses ?
4.14 Qui est responsable pour la préparation et
l’approbation des budgets?
4.15 Existe-t-il des procédures pour la planification des
activités du projet, la collecte des informations des
unités en charge des composantes différentes et la
préparation des budgets?
4.16 Les plans et les budgets pour les activités du
projet, sont-ils réalistes, basés sur des réflexion valides
et développés par des gens compétents?
32
Domaine d’analyse Oui Non N/A Revue
Notes/Commentaires
Paiements
4.17 Les procédures de traitement des factures
permettent-elles de :
Avoir des copies des bons de commandes et
recevoir les rapports nécessaires directement des
départements en charge de l’opération?
Faire une comparaison de “invoice quantities”,
prix, et délais avec ceux indiqués dans le bon de
commande et les bons de livraison réellement
reçus ?
Faire une comparaison entre les “invoice
quantities” et celles indiquées dans les "receiving
reports"?
Contrôler la précision des calcules?
4.18 Les factures sont-ils tous cachetés PAYE, datés,
revus et approuvés et clairement notés pour l’assignation
d’un code comptable?
4.19 Existe-t-il des contrôles pour la préparation du livre
de paie (payroll) et les changements sur le livre de paie
(payroll) sont-ils dûment autorisés?
Politiques et procédures
4.20 S.v.p., donnez une description des bases comptable
(ex. caisse, "accrual")?
4.21 L’institution, applique-t-elle des standards
comptables reconnus au niveau international ? (Si oui,
lesquels)
4.22 L’institution, a-t-elle un manuel de politiques et
procédures pour guider les activités et assurer la
responsabilité du personnel?
4.23 Y-a-t-il des règles pour assurer qu’il n’y ai que des
personnes autorisées qui peuvent changer ou établir des
nouveaux principes, politiques et procédures
comptables pour l’institution?
4.24 Y-a-t-il des politiques et procédures écrites
concernant la routine dans la gestion financière et les
activités administratives y afférent ?
33
Domaine d’analyse Oui Non N/A Revue
Notes/Commentaires
4.25 Les politiques et procédures comptables,
définissent –elles clairement les conflits d’intérêt
potentiels et les “related party transactions" ( réelles et
apparentes) et donnent-elles des garanties de protection
de l’organisation de ces risques?
4.26 Les manuels, sont-ils distribués aux personnel
concerné?
Caisse et compte bancaire
4.27 S.v.p., indiquez les nomes et les fonctions des
signataires de comptes bancaires autorisés.
4.28 Le projet, a-t-il un livre comptable à jour, qui
enregistre les reçus et les paiements?
4.29 Y-a-t-il des contrôles pour la collecte, le dépôt
régulier et à temps et l’enregistrement des reçus à
chaque "collection location"?
4.30 Y-a-t-il une réconciliation du solde bancaire et de
la caisse sur base mensuelle?
4.31 Les éléments inhabituels qui ressortent de la
réconciliation bancaire, sont-ils revus et approuvés par
un cadre autorisés?
4.32 Les reçus, sont-ils déposés sur base régulière et à
temps?
Mise à jour des inventaires physiques
4.33 Y-a-t-il en place un système adéquat qui permet de
protéger les fonds contre la fraude, le gaspillage et les
abus?
4.34 Y-a-t-il un inventaire subsidiaire du capital
immobilisé et des stocks à jour et réconcilié avec les
contrôles comptables?
4.35 Y-a-t-il des inventaires physiques périodiques du
capital immobilisé et des stocks?
4.36 Le capital est-il soumis à des politiques d’assurance
suffisantes?
Autres bureaux
4.37 Y-a-t-il d’autres bureaux régionaux impliqués dans
la mise en œuvre?
34
Domaine d’analyse Oui Non N/A Revue
Notes/Commentaires
4.38 Le projet, a-t-il mis en place contrôles et
procédures pour le flux de fonds, informations
financières, responsabilités et audits en relation avec
d’autres bureaux et institutions? S.v.p., décrivez-en les
processus d’approbation.
4.39 Les informations entre les différent(e)s
bureaux/Agences passent-elles de façon précise et
régulière?
4.40 Y-a-t-il des réconciliations périodiques parmi les
différent(e)s bureaux/Agences?
Autre
4.41 Le projet, a-t-il informé le personnel, les
bénéficiaires et les autres récipiendaires concernant à
qui reporter des cas suspects de fraude, gaspillage et
abus de ses ressources et propriétés?
Evaluation du risque (Politiques et procédures
comptables) H S M L Coché le risque estimé pour le domaine d’analyse 4
5. Audit interne
5.1 Y-a-t-il un département interne à l’institution en
charge des audits?
5.2 Quelles sont les qualifications et l’expérience du
personnel du département en charge des audits?
5.3 L’auditeur interne, est-il/elle assez indépendant pour
faire des remarques critiques? A qui rapporte-t-il/elle ?
5.4 Le département en charge des audits internes inclue-
t-il le projet dans son plan de travail ?
5.5 Y-a-t-il des actions prise suite aux recommandations
des audits internes?
Evaluation du risque (Audit interne) H S M L Coché le risque estimé pour le domaine d’analyse 5
6. Audit externe
6.1 La situation financière de l’institution, est-elle
régulièrement auditée par un cabinet indépendant ? De
quel cabinet d’agit-il ?
6.2 Y-a-t-il des échéances régulières pour les audits de
l’institution ? A quel moment de l’année les rapports de
l’audit sont-ils produits et diffusés ?
35
Domaine d’analyse Oui Non N/A Revue
Notes/Commentaires
6.3 L’audit de l’institution est-elle menée sur la base des
"International Standards on Auditing"?
6.4 Y-a-t-il eu des responsabilités majeures ressorties à
l’issue des rapports d’audit des trois dernières années?
6.5 L’audit des comptes du projet est –il assuré par
l’auditeur interne de l’organisation ou est ce par un
cabinet externe à l’organisation ?
6.6 Y-a-t-il des recommandations faites par les auditeurs
dans les rapports d’audit et les lettres de gestions
passé(e)s qui n’ont pas encore été mise en œuvre?
6.7 Le projet a-t-il préparé des TdR adéquats pour les
audits annuelles?
Evaluation du risque (Audit externe) H S M L Coché le risque estimé pour le domaine d’analyse 6
7. Suivi et rapports
7.1 Y-a-t-il des rapports financiers préparés par/pour
l’institution?
7.2 Quels sont les délais de formulation des rapports
financiers? Ces rapports sont-ils préparés à temps pour
une exploitation de la part de la Direction, fonctionnelle
à sa prise de décision?
7.3 Le système des rapports, a-t-il besoin d’être adapté
au rapport sur les dépenses relatives au projet?
7.4 Le système de rapports, est-il en mesure de lier les
informations financières avec l’avancement matériel du
projet? Au cas il y a d’autres systèmes pour obtenir et
remplir les données physique, quels sont les contrôles
mis en place pour réduire le risque que les données
matérielles ne correspondent pas aux données
financières?
7.5 Les responsabilités du projet en matière de rapports
de gestion clarifient-elles quels sont les rapports qui
doivent être produits, les données que ces rapports
doivent contenir et la façon dans laquelle ils doivent être
utilisés?
7.6 Les rapports de gestion financière, sont-ils utilisés
par la structure comme outils de management?
36
Domaine d’analyse Oui Non N/A Revue
Notes/Commentaires
7.7 Les rapports financiers, comparent-ils les dépenses
réelles aux allocations budgétisées et programmées?
7.8 Les rapports financiers, ressortent-ils directement
d’un système comptable automatique ou sont-ils
préparés sur la base de tableaux ou d’autres outils?
7.9. Comment s’articule son système de suivi et d’évaluation ?
7.10. Comment les résultats des activités de suivi et
d’évaluation sont diffusés auprès des acteurs clefs ?
Evaluation du risque (Suivi et rapports) H S M L Coché le risque estimé pour le domaine d’analyse 7
8. Systèmes d’information
8.1 Le système de gestion financière, est-il informatisé?
8.2 Le système, peut-il produire les rapports financiers
requis?
8.3 Le personnel, est-il formé pour l’entretien du
système?
8.4 Le système de gestion et traitement de l’organisation
est-il adéquat pour garantir la confidentialité, l’intégrité et
la disponibilité des données?
8.5. Quelle est le système d’information de gestion dont la
structure dispose ?
Evaluation du risque (Systèmes d’information) H S M L Coché le risque estimé pour le domaine d’analyse 8 9. Expériences techniques
9.1. Quels sont les projets à caractère intersectoriel que la
structure a exécutés au cours des cinq dernières années ?
Quelle en sont les principaux résultats ?
9.2. Quelles sont les organisations avec lesquelles la structure a
travaillé pour l’exécution de ces projets ?
9.3. Le partenaire de mise en oeuvre a t-il joué un rôle moteur
ou auxiliaire dans la mise en œuvre de ces projets ?
9.4. De quels types de projets s’agit-il ? Quels sont les disciplines couvertes par le projet ?
9.5. Quels sont les zones géographiques couvertes par ces
projets ?
37
Domaine d’analyse Oui Non N/A Revue
Notes/Commentaires
9.6. Quels sont les actions novatrices que la structure a initié
avec succès dans l’assistance technique, la conception et la
gestion des projets liés aux activités en matière de
population ?
9.7. Si la structure inscrit les décisions qu’il prend dans la
perspective d’une planification à long terme (nécessitant
un processus établi de fixations de buts des différents
moyens de les atteindre), mettre en évidence les
informations qui le justifient.
9.8. Décrire et analyser l’adéquation antre les qualifications du
personnel et les positions de direction qu’il occupe.
9.9. Quelles sont les structures de décision de la structure et
comment s’articule le processus de décision en son sein ?
9.10. Quel est l’effectif que la structure peut affecter au
projet et combien de temps consacreront-ils ?
9.11. Sera t-il nécessaire de recruter du personnel sur les
fonds du projet et quels en sont les raisons ?
9.12. Vérifier la capacité de la structure a respecter les
délais impartis à l’exécution des projets (examen les
calendriers prévisionnels et effectifs de projets réalisées si
les informations sont disponibles)
9.13. Quelle est la fréquence des retards enregistrés par la
structure dans la mise en oeuvre de ses plans de travail au
cours des trois dernières années ?
Risk Assessment (Information Systems) H S M L Circle assessed risk for Subject Area 8
Implementing Partner: _______________________________________ Date: _____________________________
38
9.14. Quelles sont les organisations avec lesquelles la
structure a travaillé pour l’exécution de ces projets ?
9.15. La structure a t-elle joué un rôle moteur ou auxiliaire
dans la mise en œuvre de ces projets ?
9.16. Si la structure inscrit les décisions qu’il prend dans la
perspective d’une planification à long terme (nécessitant
un processus établi de fixations de buts des différents
moyens de les atteindre), mettre en évidence les
informations qui le justifient.
9.17. Décrire et analyser l’adéquation antre les
qualifications du personnel et les positions de direction
qu’il occupe.
9.18. Quelles sont les structures de décision de la structure
et comment s’articule le processus de décision en son
sein ?
9.19. Quel est l’effectif que la structure peut affecter au
projet et combien de temps consacreront-ils ?
9.20. Sera t-il nécessaire de recruter du personnel sur les
fonds du projet et quels en sont les raisons ?
9.21. Vérifier la capacité de la structure a respecter les
délais impartis à l’exécution des projets (examen les
calendriers prévisionnels et effectifs de projets réalisées si
les informations sont disponibles)
Risk Assessment (Information Systems) H S M L Circle assessed risk for Subject Area 8
Annexe 2.2-
1. Document Cadre harmonise pour le transfert de Fonds aux partenaires de mise en oeuvre de
l’UNDG ( Harmonized Cash Transfer Framework ) y compris les checklist A et B sur les
niveaux de risques des partenaires de mise en œuvre.
2. Bilan commun de pays.
3. UNDAF 2003-2008.
4. Rapport de synthèse de la revue à mi-parcours de l’UNDAF (2005)
5. Directives des agences du SNU (UNFPA, UNICEF, UNDP, PAM …) sur l’analyse des
capacités des partenaires de mise en oeuvre des programmes de coopération.
6. Documents d’évaluations récentes des capacités des partenaires de mise en œuvre publié par
d’autres organismes (Banque mondiale, …).
7. Le CPAP du PNUD , de l’UNFPA et de l’UNICEF
8. Les programmes de coopérations des autres agences
40 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
Annexe 2.3- LISTE DES STRUCTURES DU GOUVERNEMENT A MICRO-EVALUER
Départements Directions Agences
1 Ministère délégué chargé de l’environnement
Direction de la programmation, de la coordination inter sectorielle et de la Coopération
PNUD
2 Ministère de l’artisanat et du tourisme
Direction de l’artisanat PNUD
3 Ministère de l’Emploi, de l’Insertion et de la Formation Professionnelle
Direction de l’Insertion PNUD
4 Ministère de l’Emploi, de l’Insertion et de la Formation Professionnelle
Direction de l’Emploi PNUD
5 Ministère des Affaires Islamiques et de l’Enseignement Originel
Direction de la Programmation, des Statistiques et de la Coopération
UNFPA - UNICEF
6 Ministère de la Santé Direction des services de santé de base
UNICEF
7 Ministère de la Santé Programme National de Santé de la Reproduction
UNFPA – UNICEF
8 Ministère de la Santé Direction régionale de l’action sanitaire et sociale (DRASS) - Assaba
UNICEF
9 Ministère de la Santé DRASS – Hodh El Chargui UNICEF
10 Ministère de la Santé DRASS – Hodh El Gharbi UNICEF
11 Ministère de la Santé Direction de la Lutte contre les Maladies
UNICEF
12 Ministère de l’Industrie et des mines
Direction de l’Industrie PNUD
13 Ministère de la culture, de la Jeunesse et des Sports
Cabinet du Ministre UNFPA
14 Ministère de la culture, de la Jeunesse et des Sports
Direction du Patrimoine Culturel
PNUD
15 Ministère de la culture, de la Jeunesse et des Sports
Direction de la Promotion de la Jeunesse
UNICEF
16 Ministère des Affaires sociales, de l’Enfance et de la Famille
Cabinet du Ministre chargé de la Promotion de la Femme et de l’Enfant
PNUD – UNFPA
41 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
17 Ministère des Affaires sociales, de l’Enfance et de la Famille
Direction de l’Enfance UNICEF
18 Ministère des Affaires sociales, de l’Enfance et de la Famille
Coordination régionale MCPFEF - Brakna
UNICEF
19 Ministère de l’Éducation Nationale
Inspection Générale de l’Education nationale
UNFPA - UNICEF
20 Ministère de l’Éducation Nationale
Direction régionale de l’Education nationale - Brakna
UNICEF
21 Assemblée Nationale Direction des services législatifs
PNUD
22 Ministère de l’Intérieur, de la Décentralisation
Direction générale des collectivités locales
PNUD - UNICEF
23 Ministère de l’Intérieur, de la Décentralisation
Programme national de déminage humanitaire et développement
PNUD
24 Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l’Administration
Direction de la modernisation de l’administration
PNUD
25 Ministère des Affaires Economiques et du Développement
Direction des Etudes et stratégies de Développement
PNUD - UNICEF - UNFPA
26 Ministère des Affaires Economiques et du Développement
Office National des Statistiques
PNUD – UNFPA - UNICEF
27 Ministère des Affaires Economiques et du Développement
Agence d’Accès Universel PNUD
28 Commissariat à la Sécurité Alimentaire
Direction de l’Aide d’Urgence PAM
29 Commissariat aux Droits de l’Homme à la Lutte contre la Pauvreté et à l’Insertion
Direction des Droits de l’Homme
PNUD
30 Commissariat aux Droits de l’Homme à la Lutte contre la Pauvreté et à l’Insertion
Direction de la Planification, du Suivi et de la Coopération
PNUD
31 Ministère de l’Hydraulique et de l’Assainissement
Direction de l’Assainissement UNICEF
42 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
Annexe 2.4- LISTE DES STRUCTURES NON GOUVERNEMENT A MICRO-EVALUER
ONG Agences
1 ANED
PAM
2 ADRA-M
UNICEF
3 TOSTAN Mauritanie UNICEF
4 ADICOR PAM - UNICEF
5 Au Secours PAM
6 Stop Désert PAM
43 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
Annexe 2.5- Questionnaire d'admissibilité pour les sociétés d’audit
Questionnaire d'admissibilité pour les sociétés d’audit/consultant du secteur privé16
Renseignements de base
1. Raison sociale de la société/Nom du consultant
2. Adresse de la société/du consultant (rue et code postal)
3. Numéro de téléphone (y compris indicatifs national et de la ville)
4. Numéro de télécopie (y compris indicatifs national et de la ville)
5. Adresse électronique
6. Adresse et numéros de téléphone des sociétés affiliées (joindre des feuilles supplémentaires si
nécessaire)
Nom de la
société affiliée
Adresse et
numéro de
téléphone
Responsable
7. Numéro de licence ou de permis
8. Date de délivrance de la licence/du permis
9. Date d'expiration de la licence/du permis
10. Nom de l'organisme ayant délivré la licence/le permis
11. Statut juridique de la société/du consultant
12. Description détaillée de la structure du capital et de la structure de gestion de la société
Indépendance de la société/du consultant
13. La société/le consultant ont-ils défini par écrit une politique d'indépendance ou de gestion des
conflits d'intérêts ? (En cas de réponse affirmative, prière d’en fournir une copie. En cas de réponse
négative, prière de décrire brièvement cette politique par rapport au Code pertinent de l'IFAC). Tous les
membres du personnel professionnel reçoivent-ils une formation à cet égard ? Le personnel se voit-il
proposer des stages de formation en déontologie professionnelle, notamment pour lui permettre de se
familiariser avec les pratiques professionnelles de l’IFAC ou le Code déontologique des experts-
16 Le présent questionnaire est tiré du document de l'OCDE/CAD sur l'harmonisation de l’aide pour renforcer son efficacité.
44 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
comptables professionnels ?
14. La société/le consultant fournissent-ils à leurs clients des services de conseil en matière de
comptabilité ou de contrôle interne ?
15. La société/le consultant, l’un quelconque de leurs partenaires ou des membres de leur personnel
ont-ils déjà fait l'objet d’une mesure disciplinaire de la part d’un organisme comptable national auquel
appartiennent la société/le consultant ou leurs partenaires ? Si tel est le cas, prière d’indiquer la nature
et les raisons de cette mesure disciplinaire.
16. La société/le consultant, l’un quelconque de leurs partenaires ou des membres de leur personnel
ont-ils déjà fait l'objet d'une ordonnance d'un tribunal concernant la fourniture de services
professionnels ? Si tel est le cas, prière d’indiquer la nature et les raisons de cette ordonnance.
17. La société/le consultant, l’un quelconque de leurs partenaires ou des membres de leur personnel
ont-ils déjà été rayés de listes de sociétés d’audit autorisées à vérifier les comptes de sociétés cotées en
bourse ou ont-ils fait l’objet de sanctions de la part d’une commission de contrôle des opérations de
bourse ?
18. Les partenaires ou les membres du personnel de la société/du consultant sont-ils autorisés à détenir
des actions de sociétés clientes ou à effectuer d’autres investissements dans ces sociétés ?
Affiliation à d'autres sociétés/consultants
19. La société/le consultant ont-ils conclu un contrat d’affiliation ou d’association avec d’autres
sociétés professionnelles/consultants nationaux ou étrangers (cabinets comptables, sociétés d’audit,
consultants, juristes, etc.) ? Si tel est le cas, prière de compléter le tableau ci-après :
Nom de
la
société/du
consultant
Siège Pays
d’attache
Point de
contact
20. Nature de l'affiliation (description générale) :
Certains partenaires de la société/du consultant sont-ils également des partenaires (au plan
national ou international) de la société/du consultant affiliés ?
Votre société/le consultant ou l’un quelconque des partenaires participent-ils aux bénéfices de la
société/du consultant affiliés ou sont-ils partiellement responsables de ses dettes ?
La société affiliée propose-t-elle des stages de formation au personnel de votre société ?
Si la société/le consultant sont affiliés à un cabinet d'expertise comptable ou à une société
d’audit dont le siège se trouve à l’étranger, celui-ci a-t-il établi un manuel ou défini des
orientations en matière d’audit ? La société a-t-elle accès à ce document ? Peut-elle l'utiliser ?
Dans ce cas, utilise-t-elle ce document exclusivement pour des audits découlant de l'affiliation
ou peut-elle également l’exploiter dans le cadre d’audits ne résultant pas de cette affiliation ?
Autres aspects importants.
45 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
Orientation professionnelle de la société/du consultant
21. Parmi les services énumérés ci-après, indiquer ceux que fournit la société/le consultant et préciser,
pour chacun d’entre eux, le pourcentage qu’il représente par rapport au montant total des recettes du
dernier exercice financier complet. Prière de mentionner séparément, le cas échéant, les recettes
découlant d'une affiliation avec un cabinet comptable/d’audit/consultant étranger.
Nature des recettes Recettes provenant
de cabinets
comptables/d’audit
étrangers
Revenu dans le pays
d’attache
Total des recettes
provenant de
services rétribués
Auditing
_ Conformément
aux normes
internationales
d’audit
_ Conformément
aux normes
nationales
% % %
Comptabilité
_ Conformément
aux normes
internationales
_ Conformément
aux normes
nationales
% % %
Services de conseil % % %
Autres recettes
découlant de
services rétribués
% % %
Total des recettes
découlant de
services rétribués
100 % 100 % 100 %
22. Indiquer le pourcentage des recettes totales du dernier exercice financier attribuable à l’aide
étrangère/à des accords financiers passés avec des organismes internationaux, des organismes d'aide
bilatéraux ou d'autres sources (les informations peuvent être groupées lorsque des accords d’audit
commun ont été conclus par les donateurs).
Nature des recettes FMI/
Banque
mondial
e
Banqu
e(s) de
dévelo
ppeme
Organi
smes
d’aide
bilatér
Autres
organi
smes
interna
Secteu
r privé
Gouverne
ment
national
Total
des recettes
découlant de
services
46 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
nt
région
ale(s)
aux
tionau
x
rétribués
Audit
_ Conformément
aux normes
internationales
d’audit
_ Conformément
aux normes
nationales
% % % % % % %
Comptabilité
_ Conformément
aux normes
comptables
internationales
_ Conformément
aux normes
nationales
% % % % % % %
Services de
conseil
% % % % % % %
Autres recettes
découlant de
services rétribués
% % % % % % %
Total des recettes
découlant de
services rétribués
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
23. Le personnel de la société/le consultant disposent-ils d’un manuel ou d’instructions définissant les
procédures à suivre en matière d’audit ? Dans l’affirmative, quand ce document a-t-il été actualisé pour
la dernière fois ? Comment la société/le consultant veillent-ils à ce que le personnel respecte, en toutes
circonstances, ce manuel/ces instructions ? (Prière de joindre un exemplaire).
24. La société/le consultant savent-ils que des organismes multilatéraux et bilatéraux ont défini des
orientations concernant les activités de comptabilité et de vérification pour les projets dont ils assurent
le financement ? Dans l’affirmative, énumérer les documents d’orientation en possession de la
société/du consultant.
25. Programme d’assurance de la qualité de la société/du consultant. La société/le consultant
participent-ils à un programme d’évaluation par des pairs au plan national ? La société/le consultant
ont-ils déjà pris part à une évaluation de ce type suite à une affiliation avec une société d’audit ou un
cabinet comptable étranger ? Dans ce cas, quels ont été les résultats de la dernière évaluation (au plan
national ou dans le cadre d’une affiliation avec une société étrangère) ?
26. Utilisation des techniques informatiques par la société/le consultant - logiciels et techniques de
47 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
vérification informatisés - à l’appui des tâches qui leur sont confiées.
Assurance responsabilité pour les services professionnels
27. La société/le consultant ont-ils déjà réglé directement – c’est-à-dire sans faire jouer l’assurance
responsabilité – une réclamation concernant les services professionnels qu’ils fournissent ? Si tel est le
cas, indiquer les principaux aspects du règlement ainsi que le montant du dédommagement.
Personnel
28. Composition du personnel
29. (Au besoin, ajouter des tableaux. Dans une société importante, les profils du personnel ne sont
normalement examinés que si celui-ci participe à la vérification de projets financés par les donateurs)
Nom
Membre
d’un
organisme
professionn
el*/Année
de
qualification
Expérience de la vérification dans les domaines
suivants
Secteur
public
Marchés
de la
constructio
n
Comptabilit
é de
trésorerie
Autre
Partenaires/associés
Directeurs
Superviseurs
Experts-comptables
confirmés
*Concerne un membre en règle avec son organisation professionnelle affiliée à l’IFAC.
30. Pour chacune des personnes mentionnées au point 28 ci-dessus, fournir un document séparé
résumant ses qualifications et son expérience professionnelle, notamment :
diplômes universitaires ou autres
appartenance à des organismes professionnels étrangers
expérience professionnelle en matière d’audit et de comptabilité (indiquer les firmes
concernées), y compris l'expérience acquise dans le secteur public, les marchés de la
construction et les méthodes de comptabilité de trésorerie, en opérant la distinction entre
l'expérience acquise dans le pays et à l’étranger.
langue maternelle, ainsi que toute autre langue maîtrisée à l’oral et à l’écrit.
31. Quel a été le coefficient de renouvellement des partenaires et du personnel de la société
(partenaires/associés, directeurs, superviseurs, responsables et autres membres du personnel
professionnel) au cours des cinq dernières années ?
Formation du personnel
32. Exposer brièvement la philosophie de la société en matière de formation.
48 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
33. Stages de formation professionnelle suivis, pour chaque grande catégorie de personnel, au cours des
trois dernières années (préciser l’année et le nombre d’heures total du stage) :
34. La société a-t-elle élaboré un manuel de formation professionnelle ? En fournit-elle un exemplaire à
chaque membre du personnel professionnel ?
Pour chaque catégorie de personnel, indiquer le type de formation assuré, le cas échéant, par les
sociétés affiliées au cours des trois dernières années, en précisant le nombre d'heures (au besoin joindre
un tableau) :
Attestation
Je certifie que les informations ci-dessus sont vraies et exactes.
Signature
Nom
Fonction
Date
La société/le consultant peut fournir des informations complémentaires les concernant.
Catégorie
de personnel
Formation/stages/année/nombre d’heures total
Normes
comptables
internationales
Normes
internationales
d’audit
Normes
nationales
Autres
stages
Partenaires/associés
Directeurs
Superviseurs
Experts-comptables
confirmés
Autres personnels
professionnels
Catégorie de personnel
Année de la formation/nombre total d’heures
Dans le pays
A l’étranger
Partenaires/associés
Directeurs
Superviseurs
Experts-comptables
confirmés
Autres personnels
professionnels
49 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
ANNEXE III
50 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
Annexe III
FORMULAIRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION
Monsieur/Madame Après examen des Documents d’invitation à soumissionner, dont nous accusons dûment réception par la présente, nous, soussignés, proposons nos services en qualité de bureau d’étude pour le montant établi conformément au Tableau des coûts joint à la présente Proposition et faisant partie intégrante de celle-ci. En cas d’acceptation de notre Proposition, nous nous engageons à mettre en œuvre et à assurer la fourniture intégrale de tous les services spécifiés dans le contrat dans les délais stipulés. Nous convenons de nous conformer à cette Proposition pour une période de quatre vingt dix (90) jours à compter de la date fixée pour l’ouverture des Propositions dans l’invitation à la soumission, et cette proposition continuera de nous engager et pourra être acceptée à tout moment préalablement à l’expiration de cette période. Il est entendu que vous n’avez aucune obligation d’accepter quelque Proposition que vous recevez. Fait le (jour/mois) de l’année F. Signature
(En qualité de)
Dûment autorisé (é) à signer la Proposition pour et au nom de
51 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
ANNEXE IV
52 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
Annexe IV
TABLEAU DES COÛTS
Il est demandé au Prestataire de préparer le Tableau des coûts sous forme d’une enveloppe distincte du reste de la réponse à l’invitation à soumission, comme il est indiqué à la Section D du paragraphe 14 (b) des Instructions aux Soumissionnaires. Le Tableau des coûts doit fournir une répartition des coûts détaillée. Merci de bien vouloir fournir des chiffres distincts pour chaque regroupement ou catégorie fonctionnelle. Une estimation des coûts remboursables, tels que les frais de voyage ou les dépenses personnelles, doit être établie séparément. Au cas où l’exécution de la mission nécessite un ou plusieurs équipements, le Tableau des coûts doit inclure les montants relatifs aux deux options suivantes : achat ou bail/location. Le PNUD se réserve le droit d’acheter ou de louer l’équipement par le biais du Prestataire. Le formulaire ci-après doit être utilisé pour préparer le Tableau des coûts. Le formulaire comporte des lignes de dépenses spécifiques qui peuvent ou ne pas être requises ou applicables, mais qui sont en tout état de cause données comme exemples. Ce tableau est fourni à titre indicatif
Tableau des coûts: Invitation à soumissionner pour les Services
Description de l’activité/article Personnel nécessaire
Coût journalier Montant total estimé
1. Rémunération / Honoraires
1.1 Auditeur - Chef d’équipe
1.2 Spécialiste en Finances Publiques
1.3 ……………………….
………………………...
3. Collecte de donnée Enquête sur le terrain
2.1 Prise en charge des enquêteurs
2.2 Déplacement
…………………………..
2. Autres dépenses
2.1 Communications
2.2 Reproduction et rapports
Frais administratifs
……………………
53 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
54 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
ANNEXE V
55 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
ANNEXE V.
CONDITIONS GENERALES DU CONTRAT
A. Acceptation du Bon de Commande
Pour accepter le présent bon de commande, le fournisseur doit en signer et retourner l'exemplaire d'acceptation,
ou livrer les marchandises conformément aux termes du bon de commande tels qu'ils y sont spécifiés.
L'acceptation du présent bon de commande forme entre les parties un contrat dans le cadre duquel les droits et
obligations des parties sont régis exclusivement par les clauses du présent bon de commande, y compris les
présentes conditions générales. Le PNUD ne sera lié par aucune clause additionnelle ou incompatible proposée
par le fournisseur, sauf si une telle clause a été acceptée par écrit par un fonctionnaire du PNUD dûment habilité à
cet effet.
B. Paiement
1. Lorsque les conditions de livraison sont satisfaites, le PNUD effectue le paiement, sauf stipulation contraire du
présent bon de commande, dans les 30 jours suivants la réception de la facture du fournisseur et de la copie des
documents d'expédition spécifiés dans le présent bon de commande, et/ou de la réception et inspection des
biens.
2. Si le paiement de la facture est effectué dans les délais requis dans les conditions de paiement spécifiées
dans le présent bon de commande, il tiendra compte de toute remise prévue dans lesdites conditions de
paiement.
3. Sauf dérogation autorisée par le PNUD, le fournisseur doit présenter une seule facture au titre du présent bon
de commande, et cette facture doit indiquer le numéro du bon de commande.
4. Les prix indiqués dans le présent bon de commande ne peuvent être majorés qu'avec l'accord exprès et écrit
du PNUD.
C. Exonération Fiscale
1. La section 7 de la Convention sur les privilèges et immunités de l'Organisation des Nations Unies dispose
entre autres que l'Organisation des Nations Unies (y compris ses organes subsidiaires), est exonérée de tout
impôt direct, à l'exception de la rémunération de services d'utilité publique, et de tous droits de douane ou
redevances de nature similaire à l'égard d'objets importés ou exportés pour son usage officiel. En cas de refus
des autorités fiscales de reconnaître l'exonération dont bénéficie le PNUD en ce qui concerne lesdits impôts et
56 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
droits, le fournisseur consultera immédiatement le PNUD en vue de déterminer une procédure mutuellement
acceptable.
2. En conséquence, le fournisseur autorise le PNUD à déduire de ses factures les montants correspondant à de
tels impôts, droits ou redevances qu'il aura facturés, à moins qu'il n'ait consulté le PNUD avant de les payer et que
le PNUD l'ait, dans chaque cas, expressément autorisé à payer sous réserve de tels impôts, droits ou redevances.
Dans un tel cas, le fournisseur remettra au PNUD une preuve écrite attestant que ces impôts ou droits ont été
payés et que leur paiement a été dûment autorisé.
D. Risque de perte
Les risques de perte, d'avaries ou de destruction des marchandises seront régis conformément au INCOTERM
2000, sauf accord contraire des parties spécifié au recto du présent bon de commande.
E. Licences d'exportation
Nonobstant tout INCOTERM 2000 figurant dans le présent bon de commande, le fournisseur devra obtenir toute
licence nécessaire á l'exportation des marchandises.
F. Conformité des marchandises, y compris leur emballage
Le fournisseur garantit que les marchandises, y compris leur emballage, sont conformes aux spécifications du
présent bon de commande et sont propres aux usages qui en sont ordinairement faits et à ceux que le PNUD lui a
expressément indiqués, et qu'elles ne comportent aucun défaut de fabrication ou autre défaut concernant les
matériaux qui les composent. Le fournisseur garantit aussi que les marchandises sont conditionnées ou
emballées d'une manière propre à assurer leur protection.
G. Inspection
1. Le PNUD doit disposer d'un délai raisonnable à compter de la livraison des marchandises pour les
inspecter et pour rejeter ou refuser d'accepter celles qui ne sont pas conformes au présent bon de commande; le
paiement des marchandises au titre du présent bon de commande ne vaut pas acceptation desdites
marchandises.
2. L'inspection des marchandises avant leur expédition ne libère le fournisseur d'aucune de ses obligations
contractuelles.
57 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
H. Propriété Intellectuelle
Le fournisseur garantit que l'utilisation ou la fourniture par le PNUD des marchandises vendues au titre du présent
bon de commande ne violent aucun brevet, modèle, nom commercial ou marque de fabrique. En outre, en
application de la présente garantie, le fournisseur se porte garant de le PNUD et de l'Organisation des
Nations Unies et s'engage à prendre fait et cause pour eux et les défendre à ses propres frais si une action est
intentée ou une réclamation formulée contre eux au motif qu'un brevet, modèle, nom commercial, ou marque de
fabrique, aurait été violé relativement aux marchandises vendues au titre du présent bon de commande.
I. Droits du PNUD
En cas de non-exécution par le fournisseur de ses obligations au titre du présent bon de commande, y compris au
cas où il n'obtiendrait pas les licences d'exportation nécessaires ou ne livrerait pas tout ou partie des
marchandises à la date ou aux dates de livraison convenues, le PNUD, après avoir adressé au fournisseur une
mise en demeure raisonnable d'exécuter ses obligations et sans préjudice de tous autres droits ou recours, peut
exercer un ou plusieurs des droits suivants :
A. Acquérir tout ou partie des marchandises auprès d'autres fournisseurs, auquel cas il aura le droit de tenir le
fournisseur responsable de toute dépense supplémentaire qui lui aurait été ainsi occasionnée;
B. Refuser d'accepter la livraison de tout ou partie des marchandises;
C. Résilier le présent bon de commande sans être redevable d'aucune pénalité au titre d'une telle résiliation et
sans que sa responsabilité puisse être engagée d'aucune autre manière.
J. Retard dans la livraison
Sans préjudice des autres droits ou obligations des parties au titre des présentes, si le fournisseur est incapable
de livrer les marchandises à la date ou aux dates stipulées dans le présent bon de commande, il doit i) consulter
immédiatement le PNUD pour déterminer le moyen le plus rapide de livrer les marchandises et ii) utiliser un
moyen de livraison accéléré, à ses frais (sauf si le retard est imputable à un cas de force majeure), si le PNUD lui
en fait demande raisonnable.
K. Cession et Insolvabilité
1. Sauf s'il obtient au préalable l'autorisation écrite du PNUD, le fournisseur ne peut céder, transférer, donner
en gage ou autrement disposer du présent bon de commande, même en partie, ni d'aucun de ses droits ou
obligations au titre du présent bon de commande.
58 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
2. En cas d'insolvabilité du fournisseur ou de changement dans le contrôle de son entreprise pour cause
d'insolvabilité, le PNUD pourra, sans préjudice de tous autres droits ou recours, résilier immédiatement le présent
bon de commande par notification écrite au fournisseur.
L. Utilisation du nom et de l'emblème du PNUD ou de l'Organisation des Nations Unies
Le fournisseur ne pourra utiliser pour quelque fin que ce soit le nom, l'emblème ou le sceau officiel du PNUD ou
de l'Organisation des Nations Unies.
M. Interdiction de toute publicité
Le fournisseur ne rendra pas public, par voie publicitaire ou autre, le fait qu'il fournit des biens ou des services au
PNUD sans y avoir été, dans chaque cas, expressément autorisé par le PNUD.
N. Travail des enfants
1. Le fournisseur déclare et garantit que ni lui ni aucune de ses filiales n'est engagé dans aucune pratique
incompatible avec les droits énoncés dans la Convention relative aux droits de l'enfant, notamment à l'article 32
de celle-ci qui dispose, entre autres, que tout enfant doit être protégé contre l'accomplissement de tout travail
comportant des risques ou susceptible de compromettre son éducation ou de nuire à sa santé ou à son
développement physique, mental, spirituel, moral ou social.
2. Tout manquement á cette déclaration et garantie donne au PNUD le droit de résilier immédiatement le présent
bon de commande, sans être redevable d'aucune pénalité au titre d'une telle résiliation et sans que sa
responsabilité soit engagée d'aucune autre manière.
O. Mines
1. Le fournisseur déclare et garantit que ni lui ni aucune de ses filiales n'est directement et activement impliquée
dans des brevets, développement, assemblage, production, commerce ou manufacture de mines ou de
composants fondamentalement entrant dans la fabrication de mines. Le terme "mine" se réfère aux engins
définis à l'article 2, paragraphes 1, 4 et 5 du Protocole II additionnel à la Convention de 1980 sur l'interdiction
ou la limitation de l'emploi de certaines armes classiques qui peuvent être considérées comme produisant des
effets traumatiques excessifs ou comme frappant sans discriminations.
59 ===========================================================================================================================
RFP - Micro Evaluation HACT.
2. Tout manquement á cette déclaration et garantie donne au PNUD le droit de résilier immédiatement le présent
bon de commande, sans être redevable d'aucune pénalité au titre d'une telle résiliation et sans que sa
responsabilité soit engagée d'aucune autre manière.
P. Règlement des différends
1. Règlement amiable
Les parties feront de leur mieux pour régler à l'amiable tout différend, litige ou réclamation découlant du présent
bon de commande, de sa violation, sa résiliation ou sa nullité. Si les parties souhaitent rechercher un tel
règlement amiable par voie de conciliation, la conciliation doit être conduite conformément au Règlement de
conciliation de la Commission des Nations Unies pour le droit commercial international (CNUDCI) alors en
vigueur, ou à telle autre procédure dont les parties pourront convenir.
2. Arbitrage
Si un différend, un litige ou une réclamation découlant du présent bon de commande, ou de sa violation, sa
résiliation ou sa nullité, ou qui y est relatif, n'est pas réglé à l'amiable, conformément au paragraphe précédent de
la présente section, dans les soixante (60) jours de la réception par une partie de la demande de règlement
amiable faite par l'autre partie, le différend, litige ou réclamation doit être soumis par l'une ou l'autre partie à
arbitrage conformément au Règlement d'arbitrage de la CNUDCI alors en vigueur, y compris les dispositions sur
la loi applicable. Le tribunal arbitral n'a pas le pouvoir d'accorder des dommages intérêts à titre de sanction. En
outre, a moins que cela ait expressément convenu par le présent bon de commande, le tribunal arbitral n’a pas le
pouvoir d’accorder des intérêts. Les parties sont liées par la sentence rendue au terme dudit arbitrage comme
valant règlement final et définitif du différend, litige ou réclamation.
Q. Privilèges et immunités
Aucune disposition des présentes conditions générales ou du présent bon de commande ou y relative ne peut être
interprétée comme une renonciation à l'un quelconque des privilèges et immunités de l'Organisation des
Nations Unies, y compris ses organes subsidiaires.
top related