la dématérialisation de la relation entre le comptable public et la collectivité - dgfip
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Les échanges dématérialisés entre les ordonnateurs et les
comptables
Paris le 31 janvier 2012
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Le Contexte comptable : Hélios, l’application unique du secteur public local de la DGFiP
36 500 100 26 980 au total : 117 000
Communes départements régions hôpitaux collectivités et établissements publics locaux (CEPL)
Etat Secteur Local
DGFIP
= 171 550 Comptabilités
2 665Postes Comptables
20 500Agents (ETP)
26 CRC
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Les enjeux de la dématérialisation sont stratégiques pour l’ensemble des partenaires du secteur public local
• Modernisation et sécurisation des échanges de la chaîne comptable et financière
• Interopérabilité des solutions de dématérialisation et de transmission
• Réduction de la manipulation des documents papier, des coûts liés aux photocopies
• Réduction des délais de transmission et de traitement
• Facilité d’archivage et d’accès à l’information archivée
Ordonnateur1 milliard
dontComptable
530 millions
PJ250
millions
PEC280
millions
Volumétrie papier actuelle(en nombre de feuilles A4 recto, par an)
Titres et bordereaux
Mandats et bordereaux
Factures de recette
Factures de dépense
MarchésDélibérations
et arrêtés PayeAides
sociales Autres PJ
Potentiel de dématérialisation par type de pièce- en volume de feuilles A4 -
117 000 collectivités et établissements publics locaux
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Une offre de dématérialisation disponible progressivement depuis 2005 élaborée sur la base d’une démarche partenariale
Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007 (BCFR0750735A)
Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007 (BCFR0750735A)
Intégrant l’ensemble des documents transmis par la CEPL au comptable pour l’exécution budgétaire et comptable
La possibilité de dématérialiser toute la chaîne
Charte nationale Partenariale
Signée le 07.12.2004
13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers)
6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS)
La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières
Structure Nationale Partenariale
Accessible sur Bercy colloc :
http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema_chai/conv_cadr_2.
html
Pour toutes les pièces justificatives, un accord local tripartite préalable à la mise en œuvre de la dématérialisation entre la collectivité/ le comptable/ la Chambre Régionale des Comptes
Pour les données comptables, un formulaire d’adhésion(Protocole PES)
Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010
rassemblant l’ensemble des préconisations nationales
Reprenant les travaux menés depuis 2005
Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010
rassemblant l’ensemble des préconisations nationales
Reprenant les travaux menés depuis 2005
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Une démarche progressive sur les Pièces Justificatives et le Protocole PES recette et dépense pour aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable et financière
Les travaux des différentes offres de dématérialisation proposées peuvent être menés en parallèle, selon les choix de chaque CEPL
PES V2
Etats justificatifs de paye / Aide
sociale
Délibérations et décisions
PJ de passation de
marché
Titres, mandats
Transmission des PJ
dématérialisées
bordereaux (Signature
électronique du flux PES)
PJ d’exécution de marché
PJ
La dématérialisation des PJ est conseillée avant l’engagement des
travaux du PES
Le PES aller recette et dépense est la modalité de transmission cible
des PJ dématérialisées
Concentrer les efforts sur le déploiement du PES
Dématérialiser le plus de PJ avant l’engagement des travaux de déploiement du PES
Préconisations de la convention cadre nationale
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La dématérialisation des pièces justificatives est à intensifier :une analyse des PJ (volume et nature) et des impacts sur les processus de la collectivité
Distinguer
les PJ créées par la collectivité
Au format bureautique qui ne nécessitent pas de signature
électronique : délibérations et arrêtés, pièces de passation de
marchés (hors acte d’engagement, contrat)
Au format XML qui nécessite un développement de l’éditeur ou
en interne
• les PJ cosignées par la collectivité et des tiers
Nécessitant la maîtrise de la signature électronique par la
collectivité et de sa vérification par le comptable et la CRC
Faire valider le projet par la DGFIP pour plus de sécurité
• les PJ reçues des tiers
Pouvant être numérisées lorsqu’elles ne sont pas
volumineuses
Dans l’attente de leur émission électronique par leur émetteur
(factures…)
Utiliser toutes les solutions simplificatrices prévues par la convention cadre nationale
Prioriser les PJ volumineuses
Travailler par type de PJ homogène : par service pour les collectivités importantes
sur des périmètres en cohérence avec le volume des PJ de la CEPL
Se référer aux solutions de dématérialisation et aux formats prévus par la convention cadre nationale :
Solutions définies de manière partenariale
en tenant compte des contraintes des collectivités pour faciliter la dématérialisation par les collectivités
Prioriser le format XML lorsque pour les PJ volumineuses créées par la CEPL gérées dans un logiciel adapté :
paye, aide sociale, frais de déplacement
Prioriser le format RTF ou PDF pour les PJ créées par la CEPL en bureautique/pas de numérisation :
délibérations/décisions, CCAP
Utiliser le format PDF après numérisation
PJ cosignées, émises par des tiers…
Signer un accord local décrivant les solutions convenues :
La signature engage la collectivité à respecter les solutions définies conjointement
La signature engage le comptable et le CRC à recevoir les documents selon les solutions définies en remplacement des documents papier
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• Déploiement du PES 804 budgets au 10 janvier 2012 : 274 BP et 530 BA Nombre de budgets avec PJ : 524 et 375 budgets avec signature Nombre de budgets sur Guichet XML : 74
L’état d’avancement de la dématérialisation
PayeTitres de recettes
Mandats et bordx
PJ passation
MP
Etats versement
d'aide sociale et
autres aides
Quittancement HLM
rôle factures de
recette
Délibérations et
arrêtés
Factures-PJ
execution MP-Carte
achat-
Total
avt 2001 4 26 0 0 0 1 0 0 31
2001 2 11 0 0 0 0 0 0 13
2002 0 21 0 0 0 0 0 0 21
2003 6 59 0 0 0 0 0 1 66
2004 28 66 0 0 0 4 0 1 99
2005 54 48 1 1 0 4 0 0 108
2006 482 23 0 27 2 1 0 2 537
2007 1600 15 1 13 0 1 3 4 1637
2008 1105 53 27 34 3 4 70 3 1299
2009 1356 75 58 55 1 12 205 78 1840
2010 1327 62 54 43 15 29 186 36 1752
2011 1212 66 63 89 42 27 219 78 1796
7176 525 204 262 63 83 683 203 9199
La Ville et le Département de Paris ont adopté le PES dépense etont mis en œuvre la dématérialisation des mandats et bordereauxla transmission des PJ électroniquesà compter de fin Septembre 2011
L’arrêté du 3 Août 2011 donne une nouvelle impulsion aux chantiers de
dématérialisation
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Deux dispositions majeures permettent de mobiliser tous les acteurs :
A compter du 1er janvier 2012, suppression des disquettes (et autres supports physiques)
Pour la transmission des flux comptables hors PES (protocoles de titres/mandats : Indigo, Hmandat…)
En conséquence, la transmission de tous les fichiers de virement et de prélèvement
La transmission des PJ électroniques par CDROM/DVDROM n’est pas concernée jusqu’à l’adoption du PES aller recette et dépense par la CEPL
Le support de transmission de remplacement : le Portail de la gestion publique
Mobilisation de la DGFIP pour tenir cette échéance vis à vis des collectivités notamment celles non encore utilisatrices du Portail Internet de la gestion publique et apporter l’appui pour y accéder :
69 000 organismes locaux habilités au 30/09/2011 (soit près de 60%)
134 000 utilisateurs sont habilités à consulter Hélios et au transfert de flux au 30/09/2011 (129 000 au 25/08/2011)
La date du 1er janvier 2012 sera gérée avec souplesse par les comptables publics à partir du moment où un ordonnateur lui propose des perspectives raisonnables.
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Deux dispositions majeures permettent de mobiliser tous les acteurs :
A compter du 1er janvier 2015, suppression des protocoles historiques (de type Indigo )et remplacement par le Protocole d ’échanges standard et de dématérialisation (PES V2):
Pour la transmission des titres, mandats, bordereaux
Pour la dématérialisation des titres, mandats, bordereaux
Pour la transmission des pièces justificatives électroniques
Le déploiement accéléré du PES est un sujet commun aux ordonnateurs et à la DGFIP, examiné à ce titre dans le cadre de la Structure nationale partenariale avec les associations d ’ordonnateurs pour déterminer les modalités d ’accompagnement respectives
Une organisation interne adéquate au sein de la DGFIP (niveau départemental -cellules régionales et pilotage national )
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Avant le passage au PES
P ro g ic ie l C L
Collectivité
L’ordonnateur Le comptable
Centre des Finances Publiques
2 flux parallèles Les données de prise en charge :
Indigo, Htitre, Hmandat…
Mandats, bordereaux de dépense “papier” Titres et bordereaux de recette “papier”
ayant valeur probante et produits au compte de gestion
Hélios
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Avec le passage au PES
P ro g ic ie l C L
Collectivité
L’ordonnateur Comptable
Centre des Finances Publiques
Hélios
Un seul flux : Le Protocole d’Echange Standard
Domaine recette et dépense
Avec signature électronique
Incluant les PJ électroniques
Ayant valeur probante et produits au compte de gestion
Plus de mandats/titres/bordereaux/PJ « papier »
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Le PES, un protocole qui permet une dématérialisation à valeur probante entre l’ordonnateur et le comptable
• Un protocole spécifique qui doit permettre d’optimiser Hélios• Enrichissement des données par l’ordonnateur (numéro régie, inventaire, emprunt, marché,
convention…)
• Un protocole ne permettant pas de valorisation par défaut : • Les données transmises par l’ordonnateur sont intégrées dans Hélios• Sans retraitement possible par Hélios ou par le comptable• Les flux transmis par l’ordonnateur sont restitués à la CRC dans le compte de gestion dès le
passage en production
• Un protocole permettant à l’ordonnateur de transmettre des informations enrichies à Hélios, d’où
• Un meilleur recouvrement amiable et contentieux (des tiers plus précis)
• Des fonctionnalités optimisées pour le comptable
• Un Contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) plus performant pour le comptable
• L’émargement automatique des recettes et dépenses à régulariser
• Des services améliorés : paiement à juste date, prélèvement sur le titre
• Des restitutions enrichies et plus précises à l’ordonnateur
• Un protocole spécifique qui doit permettre d’optimiser Hélios• Enrichissement des données par l’ordonnateur (numéro régie, inventaire, emprunt, marché,
convention…)
• Un protocole ne permettant pas de valorisation par défaut : • Les données transmises par l’ordonnateur sont intégrées dans Hélios• Sans retraitement possible par Hélios ou par le comptable• Les flux transmis par l’ordonnateur sont restitués à la CRC dans le compte de gestion dès le
passage en production
• Un protocole permettant à l’ordonnateur de transmettre des informations enrichies à Hélios, d’où
• Un meilleur recouvrement amiable et contentieux (des tiers plus précis)
• Des fonctionnalités optimisées pour le comptable
• Un Contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) plus performant pour le comptable
• L’émargement automatique des recettes et dépenses à régulariser
• Des services améliorés : paiement à juste date, prélèvement sur le titre
• Des restitutions enrichies et plus précises à l’ordonnateur
Développement par l’éditeur de nouvelles fonctionnalités dans le logiciel financier Valorisation de nouvelles informations par l’ordonnateur
Développement par l’éditeur de nouvelles fonctionnalités dans le logiciel financier Valorisation de nouvelles informations par l’ordonnateur
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La démarche de mise en œuvre du PES s’articule en 4 phases pour garantir la qualité de l’information et l’exploitation par Hélios
Phase 1Étape 1
LANCEMENT
Étape 2
CADRAGE
Préalable
VALIDATION du progiciel
EDITEUR
Phase 3
Étape 4
PASSAGE en PRODUCTIONet à la
DEMATERIALISATION
Phase 2
Étape 3
VALIDATION
CEPL
*Durées indicatives
Le préalable : la validation complète du logiciel de l’éditeur associée à une collectivité représentative sur les domaines gérés, suivie par le Pôle national de dématérialisation de la DGFIP
Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux
Une phase de test avec la collectivité avec le soutien de l’éditeur
Le passage en production dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par le pôle
national de dématérialisation.
Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s’effectuer après quelque
temps d’usage
Les outils permettant le déploiement accéléré du Protocole d’Echange
Standard d’Hélios
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Le certificat électronique de signature de la DGFiP à destination des ordonnateurs
Rappel des objectifs de la solution proposée
Un certificat électronique à destination des ordonnateurs des collectivités et de leurs
représentants Délivré à titre gratuit par la DGFiP, de façon centralisée
Par accès au Portail de la Gestion Publique
Après habilitation préalable de la collectivité
Sur la base du renforcement du face à face demandeur/comptable permettant
la vérification de l’identité et de la qualité du demandeur
la vérification de la délégation de signature du demandeur
Après signature conjointe d’un contrat de service comportant (reprise d’une fonctionnalité existante), étendu à la demande du certificat de signature
Pour la signature des flux PES dans le cadre de la dématérialisation
des bordereaux récapitulatifs de titres et de mandats
Modalités de mise en œuvre du certificat pour la signature électronique
Deux types de certificats électroniques proposés aux ordonnateurs pour
sécuriser le dispositif
Un certificat d’authentification (Reprise des fonctionnalités existantes pour l’accès au portail)
Accès à l’échange des flux comptables (dépôt des fichiers aller Indigo…, PES, fichiers de virement et de prélèvement, réception des flux retour…)
Accès à la consultation d’Hélios
Un certificat de signature pour les seules personnes habilitées
Nouvelle fonctionnalité : signature des flux PES aller recette et dépense
permettant la dématérialisation des bordereaux de recette et de dépense
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Le certificat électronique de signature de la DGFiP à destination des ordonnateurs
Modalité d’utilisation du certificat de signature de la DGFiP par les CEPL
• La signature électronique des flux PES s’effectue sous la responsabilité de chaque ordonnateur
par un certificat électronique de signature
de la DGFiP ou référencé
selon le choix de la collectivité
par un outil de signature choisi librement
progiciel financier, parapheur
XéMéLios
Mise en place d’une organisation cohérente avec les délégations de signature en vigueur dans la collectivité
L’outil de signature de la DGFiP : les fonctionnalités de signature et de
vérification de XéMéLios
• XéMéLios version 5 étendu pour
La réalisation de la signature électronique des flux PES
Avec le certificat de signature de la DGFiP
Avec un certificat référencé
Dispositif technique prêt
Diffusion en cours
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L’outil XéMéLios de la DGFiP permet d ’exploiter les données dématérialisées
Développé et mis à disposition par la DGFiP Sources publiées sur le site public Adullact http://adullact.net/projects/xemelios/ Une version 5 de XéMéLios offrant une nouvelle ergonomie a été diffusée en Octobre
A base de logiciels libres Chaque partenaire est libre de réaliser des évolutions
Assure l’analyse et l’exploitation de données au format XML selon les schémas Validés par la convention cadre nationale Référencés par la convention cadre nationale Recherches multicritères, tris, visualisation et exports vers outils bureautiques
Utilisé par le comptable public et les juridictions financières Par la CEPL si elle le souhaite ou n’a pas d’outil spécifique
La modalité d’échange entre les collectivités et la DGFiP :
le Portail Internet de la gestion publique
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• Une généralisation de l’accès pour les collectivités effective depuis le 1er janvier 2011
• Le Portail permet aux collectivités notamment :
La consultation d’Hélios
La transmission des fichiers comptables (Indigo, PES), de virement et de prélèvement
Prochainement le retrait du certificat électronique de signature des fichiers PES
• Le Portail est la solution de transmission des fichiers actuellement transmis par disquette (ou support physique) (pour les CEPL qui n’envoient pas les flux par fil à Hélios)
Suppression des disquettes
À compter du 1er janvier 2012 pour les flux comptables (titres, mandats et bordereaux)
• mise à jour de l’arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D1617-23 du CGCT (BCFR750735A) le 3 Août 2011 suite à décision partenariale
Le Portail de la gestion publique : la modalité d’échange entre les CEPL et la DGFiPmise à disposition par la DGFiP
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Le portail de la gestion publique :une modalité sécurisée de communication entre les collectivités et la DGFiP
Un accès simplifié qui ne nécessite pas d’installation de logiciel dédié
Une connexion simple par Internet
Associée à une authentification forte par certificat électronique délivré gratuitement
Des fonctionnalités qui ont vocation à s’enrichir Les fonctionnalités disponibles
L’échange des flux comptables• Quel que soit le protocole : PES, Indigo, H-titre, H-mandat
• Y compris les fichiers de prélèvements et de virement
La consultation d’Hélios :
l’état des paiements, du recouvrement, de la trésorerie…
La consultation du compte dépôt de fonds au Trésor des régisseurs
La transmission des valeurs foncières (Patrim Colloc)
près de 60% des CEPL
habilitées à ce jour
16 dispositifs de tiers de transmission homologués pour la transmission des
flux PES
Adullact
Agedi
Alternance Soft
Atexo
Berger Levrault
CG10
CG27
Dematis
Enovacum
Fast
Klekoon
SICTIAM
SITC
SITPI
SRCI
Telino
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Merci de votre attention
Mission HéliosPôle national de dématérialisation Immeuble Maille Nord III7 Porte Neuilly93160 NOISY LE GRAND cedex
Pierre JUANCHICH, directeur de la mission HéliosMarie Laure INISAN-EHRET, chef du Pôle national de dématérialisation
pole.demat@dgfip.finances.gouv.fr
Pour en savoir plus : le site Internet Bercy collochttp://www.colloc.bercy.gouv.frFinances locales/dématérialisation
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