journée des services sociaux et de l’action familiale · donner un avis aux pouvoirs publics -...

Journée des services sociaux

et de l’action familiale

Jeudi 29 janvier 2015

PROGRAMME

9h00 Ouverture de la journée

Intermède

9h20 Projet Associatif : Bilan et Perspectives * Projet Associatif 2012 - 2014 * Projet Associatif 2015 - 2017

9h40 Projet d’Etablissement * Résultat enquête de satisfaction * Evaluation interne * Perspectives

9h40 Thème : ETHIQUE * Intervention d’un maître de conférences * Table de discussion avec l’intervenant, un « discutant » et trois participants dans le rôle de « candides » * Echange avec la salle

Intermède

11h30 Visite virtuelle des nouveaux locaux * Clip vidéo

Intermède

12h15 Cocktail déjeunatoire – « ETHIC TABLE »

14h15 L’Actu de l’UDAF * L’UDAF en chiffres et en mots * Objectifs qualité 2015 * Evolution logiciel métier * Délégation signatures * Echange avec la salle

Intermède

16h00 Le mot du Président * Présentation des nouveaux salariés et lauréats de certains diplômes 16h15 Clôture de la journée

Projet Associatif

Bilan et perspectives

2012/2014 : questionnaire global

Très peu de réponses : trois hypothèses

- Le questionnaire en lui-même

- Les acteurs UDAF et le projet associatif

- Le projet associatif : une empreinte, un habitus, une accoutumance

Quelles tendances ?

- Reconnaissance – Ressources Humaines – Image : des avis réservés

- Travailler ensemble – Valeurs : une approche positive et repérée

- Ressenti général : Démarche à poursuivre : un oui catégorique

2012/2014 : questionnaire groupe de travail

- Des sujets traités connus, des résultats attendus

- Un groupe famille interrogé

- Ethique – Observatoire – Info-com : des groupes bien repérés

- La mixité plébiscitée

2015/2017 : des pistes de travail

- Info-com : un secteur à réactiver

- Connaissance – Reconnaissance : des actions innovantes

- Ressources Humaines : une démarche participative à concrétiser

- L’existant : renforcer et adapter

Projet d’établissement

Projet d’établissement

Résultat de l’enquête de

satisfaction

Echantillonnage : Le FOREZ : 23 usagers Le GIER : 32 usagers Le COTEAU : 31 usagers SAINT-ETIENNE : 49 usagers 135 usagers ont répondu au questionnaire.

Une enquête de satisfaction a été menée auprès des usagers de l’UDAF d’Octobre à

Décembre 2014

Cur. Renf:

76%

Cur. simple: 4%

MAJ: 1% AGBF: 14%

MASP: 5%

Quelle est votre mesure ?

Partie 1

Satisfaction des usagers

L’accueil aux bureaux de l’UDAF, vous satisfait-il ?

⇨ Au téléphone

92,6%

7,4%

ouinon

L’accueil aux bureaux de l’UDAF, vous satisfait-il ?

⇨ Aux permanences

88,7%

11,3%

ouinon

71,9%

28,1%

oui

non

Lorsque vous téléphonez à l’UDAF arrivez-vous à joindre facilement les

services ? ⇨ Au global

84,8%

15,2% Antenne du Coteau

62,2%

37,8%

Antenne de Saint-Etienne

76,9%

23,1%

Antenne de Feurs

oui

non

67,7%

32,3%

Antenne de Saint-Chamond

Lorsque vous téléphonez à l’UDAF arrivez-vous à joindre facilement les services ?

⇨ Détail par antenne

⇨ Au global

Avez-vous des contacts réguliers et suffisants avec la personne

déléguée de l’UDAF ?

86,8%

13,2%

ouinon

97%

3 % Antenne du Coteau

84,4%

15,6%

Antenne de Saint-Etienne

88,5%

11,5%

Antenne de Feurs ouinon

78,1%

21,9%

Antenne de Saint-Chamond

Avez-vous des contacts réguliers et suffisants avec la personne déléguée de l’UDAF ?

⇨ Détail par antenne

88,9%

11,1%

ouinon

Obtenez-vous des réponses à vos demandes ? (positives ou négatives)

85,7%

14,3%

ouinon

Est-ce que le délai de démarrage de la mesure après la décision du juge

est satisfaisant ? ⇨ Au global

Est-ce que le délai de démarrage de la mesure après la décision du juge est satisfaisant ?

95,2%

4,8% Antenne de Feurs

89,3%

10,7% Antenne de Saint-Chamond

81,8%

18,2%

Antenne du Coteau

Oui

Non

81,8%

18,2%

Antenne de Saint-Etienne

⇨ Détail par antenne

Êtes-vous globalement satisfait des services de l’UDAF ?

91,9%

8,1%

ouinon

Est-ce que vous pensez que l’accompagnement par l’UDAF a

permis d’améliorer votre situation au niveau social, budgétaire et/ou

familial ?

86%

14%

ouinon

Partie 2

Participation des usagers

Estimez-vous être informé sur le contenu et l’évolution de votre

mesure ?

72,6%

15,6% 11,9%

ouinoninsuffisamment

⇨ Au global

Estimez-vous être informé sur l’évolution de votre mesure ?

⇨ Détail par antenne

69,2%

23,1% 7,7%

Antenne de Feurs

oui

non

insuffisamment

71,9%

18,8% 9,4%

Antenne de Saint-Chamond

72,7%

15,9% 11,4%

Antenne de Saint-Etienne

75,8%

6,1% 18,2%

Antenne du Coteau

Estimez-vous pouvoir discuter de votre situation avec la personne

déléguée de l’UDAF ?

92%

3% 5%

ouinoninsuffisamment

Estimez-vous pouvoir participer aux décisions concernant votre dossier avec la

personne déléguée de l’UDAF ?

87,3%

7,5% 5,2%

ouinoninsuffisamment

Estimez-vous pouvoir participer à la gestion de vos comptes avec la personne déléguée de l’UDAF ?

94,8%

2,2% 3%

ouinoninsuffisamment

Estimez-vous en cas de désaccord avec la personne déléguée de l’UDAF

pouvoir être écouté par d’autres salariés de l’UDAF ?

22,4%

35,1% 42,5%

ouinonne sait pas

Estimez-vous que vous pourriez participer davantage avec les

services de l’UDAF en dehors de votre propre mesure ?

20,9%

40,3%

38,8%

ouinonne sait pas

⇨ Au global

Estimez-vous que vous pourriez participer davantage avec les services de l’UDAF en dehors de votre propre mesure ?

22,7%

47,7%

29,5%

Antenne de Saint-Etienne

19,4%

19,4% 61,3%

Antenne de Saint-Chamond

30,3%

24,2%

45,5%

Antenne du Coteau

7,7% 26,9%

65,4%

Antenne de Feurs

ouinonne sait pas

⇨ Détail par antenne

Partie 3

Amélioration des services

92,5%

7,5%

oui

non

Pensez-vous avoir suffisamment de garantie sur la confidentialité de votre

dossier ?

85,1%

14,9%

oui

non

Est-ce que les documents que l’UDAF vous transmet vous

donnent satisfaction ?

54,9%

45,1%

oui

non

Avez-vous été informé de vos droits de recours ?

⇨ Au global

Si non par qui souhaiteriez-vous être informé ? A 90 % par le tuteur ou la tutrice de l’UDAF A 10 % par le juge

Avez-vous été informé de vos droits de recours ?

66,7%

33,3%

Antenne de Saint-Chamond

oui

non

38,5% 61,5%

Antenne de Feurs

39,4% 60,6%

Antenne du Coteau

68,2%

31,8%

Antenne de Saint-Etienne

⇨ Détail par antenne

Que changeriez-vous pour améliorer l’accueil de l’UDAF ?

Accueil plus chaleureux

Prise de contact plus rapide

Plus de visites à domicile du tuteur

Plus d’écoute de l’ensemble du personnel

Moins d’attente au téléphone

Merci à tous pour votre attention

Projet d’établissement

Evaluation interne

2015 : sur le plan de l’évaluation

1. Rappel du calendrier

- Octobre 2013 - Septembre 2014 Réponses et cotation des questions d’OK PILOT

Evaluation Interne

- Mars 2015 Envoi du rapport d’évaluation interne à la D.D.C.S.

- Septembre 2014 - Février 2015 Mesure des écarts, priorisation des actions et préconisations Rédaction d’un plan d’amélioration

2. Les réalisations de l’année 2014

• Les groupes de travail

- 4 groupes de travail (MJPM, DPF, Organisation des ressources et Gouvernance associative) Soit 11 rencontres au total dans l’année afin de répondre aux questions de OK PILOT

- Globalement, le bilan est bon, 69 % des 296 questions du référentiel, atteignent ou dépassent le niveau minimum des prérequis

- Les 4 groupes ont extrait les prérequis non atteints (notes inférieures à 60%), et choisi des pistes de travail, par thème (respect des droits…)

- Des orientations et un plan d’amélioration ont été décidés

• La mesure des écarts, la priorisation des actions et les préconisations

Evaluation Interne

Gouvernance Associative

Donner un avis aux pouvoirs publics - Favoriser l’expression et la participation directe des familles Action : Réalisation d’enquêtes annuelles (Rythmes scolaires, Etre père aujourd’hui) … 2015

Définir les rôles et responsabilités - Définir les rôles et les délégations des administrateurs Action : Etablissement de fiches de fonctions et de délégations …………..…. Mars 2015

Evaluation Interne

Formaliser le projet de l’institution Action : Réécriture du projet associatif et du projet d’établissement ………… Mars 2015

3. Les Orientations

Organisation et Ressources

Adapter les Ressources Humaines - Favoriser la mobilité des salariés dans le réseau des UDAF Action : Diffusion des offres d’emploi UNAF ……………………………………… Juin 2015

Formaliser le recrutement et l’embauche des salariés - Evaluation des salariés en période d’essai et tutorat Action : Evolution des instructions « Recrutement » et «Tutorat » ….….… Mai 2015

Respecter les procédures liées à l’organisation du travail - Exercices de sécurité Action : Organisation régulière de formations préventives ……….……..… 2015

Formaliser les responsabilités et délégations - Actualiser les délégations de signatures et les fiches de fonctions Actions : - Elaboration d’un tableau « délégations de signatures »…….……..… Mars 2015 - Mise à jour des fiches de poste ………………………..…………...… Décembre 2015

Evaluation Interne

Respect des droits Actions - Nombre de récépissés DIPEC / DIPM en rapport avec le nombre d’ouvertures de mesures - Nouvel Indicateur ….…. Janv. 2015 - Connaissance des voies de recours par les usagers - Modification DIPM/DIPEC Juin 2015

Garantir la participation Actions - Communication des comptes - Modification DIPM ………… Juin 2015

- Information des modifications du fonctionnement du service - Création lettre annuelle … Déc. 2016

Evaluation Interne Plans d’amélioration DPF et MJPM

Personnaliser l’intervention Actions - Mise en œuvre du DIPEC - Mise à jour mode d’emploi ………...… Juin 2015

- Recueil dernières volontés - Formation + instruction ………………… Sept. 2015 - Information transfert mesure - Mise à jour instruction fin mesure … Sept. 2015 - Respect règles archivages - Actualisation procédure …………….… Déc. 2016

Assurer la bientraitance la sécurité et gérer les risques Actions - Cahier des charges prestations bancaires - Création d’un cahier ………. Déc. 2015

- Protocole de signalement de la maltraitance - Groupe de W + Formation 2016/2017

Evaluation Interne Plans d’amélioration DPF et MJPM

Gérer les biens Action : - Remettre l’excédent au majeur - Définition de l’excédent en lien

avec le comité Ethique ……..……. Décembre 2015

Evaluation Interne

Plans d’amélioration DPF et MJPM

Projet d’établissement

Perspectives

Thème : Ethique

Thème : Ethique

Intervention de Monsieur Yves JEANNE

Maître de conférences

Université Lyon 2

Thème : Ethique

Table de discussion

Visite virtuelle des nouveaux locaux

L’Actu de l’UDAF

L’Actu de l’UDAF

L’UDAF en chiffres et en mots

BUDGET MONTANT PART EN %

AGBF 1 315 130 23 %

MJPM 3 799 720 66 %

ACTION FAMILIALE 229 840 4 %

RSA 162 860 3 %

MASP 235 140 4%

TOTAL 5 742 690

BUDGET PREVISIONNEL 2015

– Mise en place d’une observation des réalités familiales

– Valorisation et promotion de l’action de l’UDAF

– Soutenir les familles dans leurs projets

– Dynamiser notre développement associatif

Actions prévues : 2013-2015

Service Action Familiale

L’Actu de l’UDAF

Objectifs qualité 2015

Objectifs qualité 2015

1 – Réaliser le rapport d'évaluation interne = mars 2 – Réaliser le projet associatif = mars 3 – Réaliser le projet d’établissement = mars 4 – Délégations de signatures et de pouvoirs = mars 5 – Diffuser référentiel compétences managériales = sept.

6 – Améliorer les résultats des indicateurs qualité = déc.

L’Actu de l’UDAF

Evolution logiciel métier

L’Actu de l’UDAF

Délégation signatures

Délégations de signatures et de pouvoirs :

Enjeux entrepreneuriaux et juridiques d’une association garante d’une mission de

Service Public

Quatre missions

• D’une part les délégations de signatures dans la pratique entrepreneuriale de l’exercice des mesures de protection

• Les délégations de pouvoirs au sein de l’association : définition de fonctions et missions

• La couverture assurantielle • La dimension éthique des tâches incombant à

l’UDAF

La délégation de signatures

• Une association délégant pouvoirs à une entreprise

• Un Président délégant pouvoirs et signatures à un Directeur

• Un Directeur subdélégant signatures à des salariés

• Des subdélégations au sein du cadre salarial

Qu’est-ce qu’une délégation ?

• Schématiquement, il s’agit pour une personne de donner le pouvoir de signer au nom et pour le compte d’elle même, d’agir à sa place

• Le délégant, jusqu’à concurrence de la faute personnelle du délégataire demeure responsable des engagements de ce dernier

• Le mandat est un exemple classique de délégation

Quels sont les acteurs ?

• D’abord le Président de l’UDAF de la Loire • Par le biais d’un « Document unique de délégation »,

celui-ci donne toutes latitudes au Directeur afin : – D’élaborer et mettre en œuvre le projet associatif – D’assumer une fonction d’employeur, ainsi que de

gestion administrative et financière, de coordination et animation technique

– D’établir le lien entre administrateurs et salariés – De piloter la démarche qualité évaluation

Les acteurs et le cadre

• La conformité des Statuts et Règlement Intérieur au « Document unique de délégation »

• Un cadre légal souple laissant libre l’unité associative

• Un vote soumis en Conseil d’Administration • Une grande autonomie en pratique du

Directeur

Les acteurs et le cadre

• Le Directeur représente l’UDAF « entreprise » • A cet effet il a besoin, compte tenu de la taille

de « l'entreprise », de subdéléguer ses pouvoirs de signature

• L’ensemble du personnel de l’UDAF est concerné

• Ici encore conformité de l’ensemble des textes « fondateurs » de l’UDAF (association et entreprise)

Un chantier unique

• D’autres UDAF ou institutions de même type (ADAPEI par exemple) s’y sont attelées

• Un chantier de longue date, complexe car unique dans chaque structure

• La nécessité de donner un cadre afin d’uniformiser les pratiques au sein des antennes

• Une question de responsabilité

Délégation et responsabilité

• Le délégant demeure responsable de tous les actes et engagements pris en son nom

• Il est déchargé de la responsabilité de la personne morale qu’il représente lorsque le délégataire commet une faute personnelle

• La faute personnelle est quasiment tout le temps de nature pénale : détournement de fonds, usurpation d’identité, violence…

Un tableau de délégation

• Pour rendre plus lisible la pratique des signatures • Afin de préciser le contour des fonctions et

missions de chacun • Chaque salarié s’engage et engage l’UDAF • Les cadres dans leur expertise et leur mission de

gestion et de contrôle d’un service • Les référents de dossiers « mandataires » dans le

cadre de l’exercice des mesures de protection • Les secrétaires dans la rédaction et la signature

de documents de communication vers l’extérieur

Organisation pratique du tableau

• Le tableau concerne les documents sortants • Il est organisé selon une nomenclature

répertoriant la vie d’une personne * • Vulnérable ou non, la vie est la même • Il obéit à un lexique simple : signature, co-

signature, décision, contrôle, avis, requête au juge

• Un souci de simplifier et vulgariser les arcanes d’un langage juridique

Organisation pratique du tableau

• Partir de l’usager, vulnérable a priori, mais toujours une personne

• Respect de la dignité et de l’intégrité de la personne, y compris lorsqu’il s’agit de gérer et administrer ses biens : faire apparaître ses signatures

• Expression d’une déontologie sous-jacente • Un tableau général, évolutif et applicable

impersonnellement

Exemples pratiques • Selon la pyramide hiérarchique • Le Directeur reste garant de tous les engagements, et donc

de toutes les signatures • Le cadre responsable de la comptabilité rédige et signe les

« Comptes de gestion annuels » • Le cadre attaché juridique signe les « Actes notariés d’achat

et de vente immobiliers ou de fonds de commerce » • Un Responsable d’Antenne signe seul les « Opérations sur

épargne/placements financiers » • Un référent de dossier signe seul un « Ordre de paiement

d’un montant inférieur à 750€ » • Une secrétaire signe des « Demandes d'attestations (CAF,

impôts, assurances…) »

Le cas des co-signatures

• Une co-signature a pour but de renforcer l’esprit collégial sur un acte dénué de toute implication « personnelle » dans l’exécution de la mission

• Par exemple, un « rapport » est jugé comme faisant appel à un esprit de synthèse personnel, un ressenti objectif, et ne saurait être co-signé bien que soumis à contrôle

Contrôle, avis et décision

• Le contrôle permet de porter un regard objectif sur un travail, et d’y donner des observations techniques sans dénaturer le travail « personnel »

• L’avis donne une direction de pensée, un point de départ avant une décision

• Les décisions engagent avant signature • Elles peuvent être prises en Commission gérance • C’est à la Présidence qu’incombe la notification

des décisions

Responsabilité et déontologie

• Une déontologie non définie mais existante • Qu’est-ce qu’une déontologie? • Un projet de création • Création d’un Ordre des professions de mandataire • Référent de dossiers et mandataire • Uniformisation des professions • En pratique : des obligations non opposables

légalement mais nécessaires au regard d’un devoir de présence, d’une obligation d’assistance sous couvert d’une obligation de conseil et d’information

Une mission à pérenniser

• Un tableau évolutif • Des mises à jour nécessaires en interne • Un travail de précision des obligations

déontologiques • Des sujets plus brûlants à travailler en comité

d’éthique (engagements pour l’usager défaillant, remise des excédents de gestion, accompagnement dans la fin de vie…)

Délégations de pouvoirs et fiches de fonction

• Le fonctionnement de l’association est celui d’une association classique

• Un Bureau • Un Conseil d’Administration • Un besoin de définir les fonctions des acteurs

de l’association • Des fiches de fonction dans le cadre d’un

groupe de travail

Délégation de pouvoirs et fiches de mission

• Dans le cadre des fiches de fonction • Dans le cadre de l’exercice des représentations

familiales • Un engagement de la politique de l’association • Une démarche éthique et morale consensuelle • La nécessité du dialogue inter-associatif : au sein de

l’UDAF; avec les autres associations non membres • L’entretien de bonnes relations avec les partenaires • La communication en interne et avec l’extérieur des

engagements, travaux et formations de l’UDAF

Le mot du

Président

Présentation des nouveaux salariés

et lauréats

Clôture de la journée

Merci de votre attention !