guide dutilisation. depuis maintenant quelques temps, une grande majorité des clubs utilise le...

Guide d’utilisation

Depuis maintenant quelques temps, une grande majorité desclubs utilise le nouveau logiciel de gestion des tournois « Tournament Planner ».

Ce programme permet, entre autres, une inscription en ligne des participants aux tournois via le site www.competitions.be

Deux cas de figure sont maintenant possibles :

1) Vous savez déjà comment utiliser l’inscription en ligne (cliquez ici)

2) Vous ne vous êtes jamais inscrit en ligne (cliquez ici)

Lors de l’inscription en ligne, quelques petites choses pourraient êtrefaites et ne le sont pas toujours forcément.

Ce sont quelques points d’attention, quelques secondes de plus pour vous, mais au final des heures gagnées pour les organisateurs de tournois, ainsi que (et surtout) des erreurs facilement évitées !

En tant qu’utilisateur averti de l’inscription en ligne, prenez donc quelques secondes afin de vous assurer que vous remplissez « correctement » votreformulaire.

Au nom de tous les organisateurs de tournois, nous vous remercions d’avance !

Suite

Voici une petite « démo » qui vous expliquera :

- comment vous inscrire au tournoi de votre choix- les différentes informations qu’il est nécessaire d’encoder - ce qu’il faut faire et ne pas faire

1) connectez-vous sur le site www.competitions.be

1) Si le tournoi auquel vous souhaitez vous inscrire ne se trouve pas dans la liste des tournois présents sur la page, effectuez une recherche en tapant le nom du tournoi souhaité (tournoi du BC Grâce pour cet exemple). Sinon, cliquez sur le tournoi.

1) La liste des tournois correspondant à votre recherche s’affiche (si la liste est vide, recommencez l’opération en orthographiant différemment). Vous pouvez alors sélectionner votre tournoi en cliquant dessus.

1) Vous obtenez une page reprenant les différentes informations essentielles du tournoi (dates, catégories,

contacts, clôture, etc…). Plusieurs onglets sont disponibles (encadrés en rouge)

1) Si l’onglet « Inscription en ligne » n’est pas disponible, cela signifie que :- les inscriptions sont clôturées, il est donc malheureusement trop tard.- que l’organisateur ne les accepte pas via le programme.

Sinon, cliquez dessus.

1) Nous voici sur la page d’inscription en ligne ! Que souhaitez-vous faire :• Me créer un identifiant pour ne pas avoir à écrire systématiquement mes infos personnelles

pour chaque inscription à un tournoi. (cliquez ici)• Utiliser mon identifiant (cliquez ici)• M’inscrire sans identifiant (cliquez ici)

1) Dans ce cas, cliquez sur « Inscription en ligne avec un identifiant »

1) Cliquez ensuite sur le bouton « Connectez-vous » 

1) Remplissez les informations demandées.  

ATTENTION !

- Les deuxième prénom ne doit être encodé que s’il est utile (ce qui n’est pas le cas dans 99,9% des cas)

Pourquoi ?

Une fois terminé, cliquez sur « J’accepte »

Vous recevrez alors un e-mail à l’adresse que vousaurez spécifiée dans vos informations. Cet e-mail vous permettra d’activer votre identifiant en cliquant sur le lien qu’il contient.

Retournez alors sur le tournoi de votre choix, et choisissez de nouveau l’option :« Inscription en ligne avec un identifiant »

1) Encodez votre identifiant et votre mot de passe et cliquez sur « Connexion » 

1) Cliquez sur l’option « Inscrire en ligne avec l’identifiant que vous utilisez actuellement »

1) Le règlement du tournoi vous est alors donné. Lisez le attentivement. Ensuite, cochez la case « j’accepte les règlements » et cliquez sur le bouton « Continuer »

1) Nous voici sur le formulaire d’inscription. Une partie de vos données personnelles et remplie, à vous maintenant de compléter ces données, ainsi celles concernant les « informations sportives », « événements » et « commentaires ». Ensuite, cliquez sur « Poursuivre ».

!!! ATTENTION !!! 1) N’encodez votre deuxième prénom que s’il est « utile » (dans 99,9% des cas il ne l’est pas). Encodez votre nom de famille en majuscule. Encodez votre nationalité. Pourquoi ?

2) Encodez une adresse e-mail valide Encodez un numéro de téléphone valide Pourquoi ?

3) et 4) Encodez votre nouveau numéro d’affiliation. Encodez le nom de votre club repris sur le site

des interclubs de la LFBB (http://interclubs.lfbb.net/) Où les trouver ? Pourquoi ?

5) Pour votre/vos partenaire(s) de double, encodez :- son nouveau numéro d’affiliation- ses NOM et prénom Pourquoi ?

6) Même s’il est proposé, n’utilisez pas l’outil permettant d’indiquer vos disponibilités (horaires). Indiquez votre demande dans les « commentaires ». Pourquoi ?

1) Voici les quelques points auxquels ils faut être particulièrement attentifs !

!!! ATTENTION !!!

7) Prenez la peine de lire attentivement le règlementdu tournoi !! Il est vrai que beaucoup de « banalités » y sont écrites, mais quelques informations très importantes peuvent aussi y figurer !! Eviter donc de ne pas les respecter et de donner un travail de vérification supplémentaire aux organisateurs.

1) Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « soumettre » pour envoyer votre inscription à l’organisateur !Vérifiez une dernière fois que vos informations sont complètes et correctes.

1) Lorsque l’organisateur aura pris connaissance de votre inscription, un mail automatique vous sera envoyépour vous le signaler.

Puis en allant cliquer sur votre nom dans la liste

des joueurs du tournoi.

Il vous est à tout moment possible de vérifier que vous êtes bien inscrit (les bonnes disciplines, les bons partenaires…) en cliquant sur l’onglet « Joueurs » du tournoi en question.

Suite

1) Le règlement du tournoi vous est alors donné. Lisez le attentivement. Ensuite, cochez la case « j’accepte les règlements » et cliquez sur le bouton « Continuer »

1) Nous voici sur le formulaire d’inscription. A vous maintenant de compléter les données. Ensuite, cliquez sur « Poursuivre ». !!! ATTENTION !!!

1) N’encodez votre deuxième prénom que s’il est « utile » (dans 99,9% des cas il ne l’est pas). Encodez votre nom de famille en majuscule. Encodez votre nationalité. Pourquoi ?

2) Encodez une adresse e-mail valide Encodez un numéro de téléphone valide Pourquoi ?

3) et 4) Encodez votre nouveau numéro d’affiliation. Encodez le nom de votre club repris sur le site

des interclubs de la LFBB (http://interclubs.lfbb.net/) Où les trouver ? Pourquoi ?

5) Pour votre/vos partenaire(s) de double, encodez :- son nouveau numéro d’affiliation- ses NOM et prénom Pourquoi ?

6) Même s’il est proposé, n’utilisez pas l’outil permettant d’indiquer vos disponibilités (horaires). Indiquez votre demande dans les « commentaires ». Pourquoi ?

1) Voici les quelques points auxquels ils faut être particulièrement attentifs !

!!! ATTENTION !!!

7) Prenez la peine de lire attentivement le règlementdu tournoi !! Il est vrai que beaucoup de « banalités » y sont écrites, mais quelques informations très importantes peuvent aussi y figurer !! Eviter donc de ne pas les respecter et de donner un travail de vérification supplémentaire aux organisateurs.

1) Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « soumettre » pour envoyer votre inscription à l’organisateur !Vérifiez une dernière fois que vos informations sont complètes et correctes.

1) Lorsque l’organisateur aura pris connaissance de votre inscription, un mail automatique vous sera envoyépour vous le signaler.

Puis en allant cliquer sur votre nom dans la liste

des joueurs du tournoi.

Il vous est à tout moment possible de vérifier que vous êtes bien inscrit (les bonnes disciplines, les bons partenaires…) en cliquant sur l’onglet « Joueurs » du tournoi en question.

Suite

Lorsque l’organisateur imprime les tableaux du tournoi, il a ainsi quelque chose d’uniforme et de présentable. Si, par exemple, tous les joueurs indiquent un deuxième prénom inutile, les tableaux deviennent très vite illisibles et kilométriques. De plus, cela facilite les annonces durantle tournoi.

Pourquoi ?

Retour

Votre adresse e-mail vous permettra de recevoir un mail de confirmation de votre inscription ainsi qu’un mail pour vos premières heures de matches. De plus, des coordonnées valides permettront à l’organisateur de prendre rapidement contact avec vous en cas de problème.

Pourquoi ?

Retour

Il s’agit ici de 2 informations très importantes ! Votre numéro d’affiliation va permettre au programme de faire le lien entre les partenaires de doubles (voir point 5). Ne pas bien encoder son numéro peut entraîner une erreur à ce niveau ! Le programme ne vous associe pas à votre partenaire et si l’organisateur n’est pas vigilant, vous ne jouez pas avec le partenaire de votre choix, ou pire, vous ne jouez pas la discipline.

L’encodage du nom du club sert, entre autres, au tirage au sort ! En effet, 2 joueurs du même club ne peuvent théoriquement pas se rencontrer au premier tour d’un tournoi !! Si Pierre DOZIN s’inscrit en tant que joueur du « BC Saive » et que Jean-Marc DELVAUX s’inscrit ensuite en tant que joueur du « B.C. Saive », l’orthographe étant différente, le programme considère qu’il ne s’agit pas du même club et pourrait donc faire jouer ces 2 joueurs l’un contre l’autre au premier tour. Ceci oblige donc les organisateurs, une fois les inscriptions clôturées, à uniformiser les différentes orthographes des différents clubs représentés ! Un travail qui prend un temps non négligeable !

Pourquoi ?

Retour

Le programme fait le lien automatiquement entre les partenaires de doubles, mais il le fait sur base du numéro d’affiliation. Ne pas encoder le nouveau numéro d’affiliation peut entraîner des erreurs. Vous pourriez ne pas jouer avec le partenaire de votre choix ou pire, ne pas jouer la discipline. Encoder les nom et prénom de votre partenaire permet à l’organisateur de savoir clairement avec qui vous souhaitez jouer et ainsi de faire le lien dans le cas où le programme ne l’aurait pas fait automatiquement.

Voici donc quelques exemples qui pourraient amener des erreurs.

Pierre DOZIN s’inscrit en indiquant son ancien numéro 50/334 (point 3)Et s’inscrit avec Jean-Marc DELVAUX en double (peu importe qu’il encode l’ancien ou le nouveau numéro)Jean-Marc DELVAUX de son côté s’inscrit en double avec Pierre DOZIN mais renseigne le nouveau numéro de Pierre (30018454). Lorsque le programme tentera de lier les 2 joueurs, il ne trouvera pas de joueur 30018454, puisque Pierre a indique 50/334. Donc ces 2 joueurs ne seront pas inscrits ensembleL’inverse est évidemment vrai aussi. Si Pierre DOZIN s’inscrit en indiquant son nouveau numéro 30018454 et qu’ensuite Jean-Marc DELVAUX s’inscrit en double avec lui en indiquant son ancien numéro 50/334, le programme ne pourra pas lier les joueurs. Pour éviter ce genre d’erreurs, les organisateurs sont obligés, actuellement, de passer en revue chacune des inscriptions pour vérifier que le lien a pu être fait ! Imaginez le travail que cela peut représenter lorsque 450 joueurs participent à votre tournoi…

Pourquoi ?

Retour

Si l’organisateur n’est pas « attentif », il ne voit pas du premier coup d’œil que le joueur a indiqué ses plages de disponibilités… Imaginez le casse-tête chinois que pourrait devenir le tirage au sort si tous les joueurs présents au tournoi ont demandé à ne pas jouer pendant certaines plages horaires !! En indiquant votre demande dans le commentaire, elle est visible directement pour l’organisateur qui peut alors l’étudier et vous répondre favorablement ou défavorablement, selon les cas.

Pourquoi ?

Retour

1) Rendez-vous sur le site : http://interclubs.lfbb.net/

2) Encodez votre nom dans la recherche de joueur en bas à gauche

3) Utilisez les informationsreprises dans le cadre (par copier/coller ou autre).

Ou les trouver ?

Retour

1) Voici les quelques points auxquels ils faut être particulièrement attentifs !

!!! ATTENTION !!!

1) N’encodez votre deuxième prénom que s’il est « utile » (dans 99,9% des cas il ne l’est pas). Encodez votre nom de famille en majuscule. Encodez votre nationalité. Pourquoi ?

2) Encodez une adresse e-mail valide Encodez un numéro de téléphone valide Pourquoi ?

3) et 4) Encodez votre nouveau numéro d’affiliation. Encodez le nom de votre club repris sur le site

des interclubs de la LFBB (http://interclubs.lfbb.net/) Où les trouver ? Pourquoi ?

5) Pour votre/vos partenaire(s) de double, encodez :- son nouveau numéro d’affiliation- ses NOM et prénom Pourquoi ?

6) Même s’il est proposé, n’utilisez pas l’outil permettant d’indiquer vos disponibilités (horaires). Indiquez votre demande dans les « commentaires ». Pourquoi ?

1) Voici les quelques points auxquels ils faut être particulièrement attentifs !

!!! ATTENTION !!!

7) Prenez la peine de lire attentivement le règlementdu tournoi !! Il est vrai que beaucoup de « banalités » y sont écrites, mais quelques informations très importantes peuvent aussi y figurer !! Eviter donc de ne pas les respecter et de donner un travail de vérification supplémentaire aux organisateurs.

Merci de votre attention.