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Post on 04-Apr-2015
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ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet
1
ANIMER UNE REUNION
SIMPLE ?
ET POURTANT
ELLES SONT TRES SOUVENT DECRIEES
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ANIMER UNE REUNION
POURQUOI
SONT-ELLES DECRIEES ?
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ANIMER UNE REUNION
ON Y PERD SON TEMPS
C’EST LA LOI DU PLUS FORT
PERSONNE NE L’A PREPAREE
ELLES SONT SANS FIN…
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ANIMER UNE REUNION ?
POURQUOI
UNE REUNION ?
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POURQUOI UNE REUNION ?
• Recueillir des informations
• Rassembler des points de vue différents
• Mieux analyser une question
• Faire assumer par chacun ses responsabilités
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POINTS CLES D’UNE ANIMATION DE REUNION
• La préparation
• La régulation des débats
• Les suites de la réunion.
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PREPARER LA REUNION
But de la réunion
• Clairement rédigé
• Défini en une phrase
• Eventuellement explicité par des annexes
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PREPARER LA REUNION
Horaires de la réunion
Qu’en pensez-vous ?
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PREPARER LA REUNION
Horaires de la réunion
• Casse-tête des agendas
• Durée correctement évaluée
• Des plages d’horaires convenables
• Ces horaires = CONTRAT !
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PREPARER LA REUNION
Les participants
Quid à leur sujet avant la réunion ?
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PREPARER LA REUNION Les participants
• Ni plus, ni moins• Les prévenir à temps• Leur demander ce que vous attendez d’eux
• Les personnes en charge du dossier, celles qui sont concernées par ce dossier, celles qui peuvent apporter des éléments de réflexion ou de décision
Sinon, ce seront des participants inefficaces, voire des freins au travail !
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PREPARER LA REUNION L’ordre du jour
• Le concevoir avec précision
• L’adapter à la durée de la réunion
• Quelle contribution attendue de chacun
• C’est un CONTRAT à tenir
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PREPARER LA REUNION
Préparation matérielle
Quid ?
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PREPARER LA REUNION
Préparation matérielle
• Repérer les lieux• Prévoir les aides à la réunion (projecteur, tableau papier, …)• S’assurer que tout les participants sauront y aller• Prévoir l’ouverture de la salle, son numéro de téléphone, son éclairage, …
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PREPARER LA REUNION
En résumé
Une réunion se prépare sérieusement
– par l’animateur– par chacun des participants– avec ceux qui en assurent le soutien logistique
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ENTREE EN REUNION
• Le président de réunion (ordre du jour)
• Le secrétaire de réunion
• Eventuellement, un modérateur
• Eventuellement, une personne chargée de tenir l’horaire
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LA REGULATION DES DEBATS
Le président de réunion a autorité
• pour animer
• faire participer
• réguler les débats
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LA REGULATION DES DEBATS
Les différents
types
de personnes
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PREPARER LA REUNION
But de la réunion Horaires
Participants Ordre du jour
Préparation matérielle Déroulement de la réunion
Fin de la réunion
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ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (1/4)
• Vous voulez stimuler la discussion • Vous voulez mettre fin à la discussion • Vous voulez faire participer quelqu’un à la discussion• 2 participants discutent en aparté • On vous pose une question à laquelle vous n’êtes pas sûr de pouvoir répondre
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ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (2/4)
• Vous désirez connaître le niveau d’approbation sur un point
• La discussion s’éternise, vous n’avez pas progressé
• 2 personnes débattent, parfois durement, d’un point sans beaucoup de progrès
• On demande l’avis de l’animateur
• Le groupe joue, est distrait
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ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (3/4)
• Le groupe baille • Une personne, « experte » dans le domaine dont vous allez parler, risque de saboter votre présentation • Une personne cherche à vous déstabiliser en vous interrompant souvent, et en sortant sa « science » • Une personne se dit blessée par ce que vous venez de dire. Elle hausse le ton
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ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (4/4)
• « Je ne suis pas d’accord avec… »
• Pour qu’une personne (timide, râleuse potentielle, ou un peu clown) « sorte du lot »
• « Cela fait 25 ans que je travaille sur ce sujet et j’ai des doutes sur le bien-fondé de ….
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DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES
Désaccord sur la façon de résoudre un problème :
• stopper la discussion,• demander à chacun des membres de se positionner sur l’échelle suivante
pour 5 4 3 2 1 0 1 2 3 4 5 contre
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DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES
• faire afficher le résultat de tout le monde,
puis• ceux qui sont pour une position donnée expliquent pourquoi les autres membres sont contre,• et réciproquement,• ceux qui se sont déclarés neutres trouvent des solutions de compromis intégrant les besoins de Pour et des Contre.
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DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES
Ceci permet
• l’émergence rapide des points de désaccord,• l’expression ouverte de la totalité des arguments pour et contre,• l’assurance de l’écoute et de la compréhension d’un groupe envers l’autre.
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LA MATRICE DES RESPONSABILITES
Action Mr X Mme Y Mme Z Mr W
1 R C M I
2 I R
3 R P
Signature
R : responsable M : fournit des moyensC : consulté P : participe activement I : informé
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CONCLURE UNE REUNION
• les buts qui étaient à atteindre• les difficultés mises en évidence• les avancées• les points remis à plus tard• les conclusions acceptées par tous• les décisions• l’accord de chacun, le tour de table• ouvrir des perspectives (prochaine date)• remercier chacun
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COMPTE-RENDU D’UNE REUNION
• Rapidement
• Structuré• Clair (conclusions partielles, conclusions,
décisions, …)
• La matrice des responsabilités
• L’accord de chacun
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EVALUER UNE REUNION
• Atteinte des objectifs
• Respect des horaires
• Expression de chacun
• Décisions partagées par tous
• Ce qui a bien marché
• Les difficultés rencontrées
• Ma qualité d’animateur, progrès à faire
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