ecm & sharepoint 2013

Michael.Nokhamzon@gfi.fr

http://mickey75019.wordpress.com

Karine.Loubli@gfi.fr

Agenda

ECM : Les grands blocs fonctionnels

Collaboration

(espace de travail)

Publication

(Portail)

GED

(Référentiel, espace de

capitalisation)

Recherche

Gestion de version

F.I.D

Outils collaboratifs

Gestion de version

Record ManagementWorkflow

WCM

Focus sur Le RM est un système de gestion de

l’information à valeur probante et utile

qui met en œuvre tout moyen

nécessaire à la conservation de

l’information jusqu’au terme de sa

valeur probante et qui en garantit

l’authenticité, l’intégrité, la traçabilité, la

confidentialité et l’accessibilité.

Le Record Management

Le Record Management

Législation, jurisprudence, normes, codes

de conduite s’appliquant à une activité

doivent être identifiées en amont afin de

prendre les dispositions idoines.

International, Government and industry

regulations

Finance /U.S : Sarbanes-Oxley (SOX)

Finance / France : LSF

Gov/U.S : DOD 5015.2,

RM / Europe : MoReq,

RM/Internat. : ISO 1549 et ISO 3030x

RM/ France : ZF 49013

Legal eDiscovery

U.S. Federal Rules of Civil Procedure

L’environnement règlementaire

Authenticité

Les créateurs des documents sont

autorisés et identifiés comme tels.

Le Record Management Un document authentique est un

document dont on peut prouver :

qu’il a effectivement été

produit par la personne qui

prétend l’avoir produit

qu’il a été produit au moment

où il prétend l’avoir été

Fiabilité

Fonctionne de manière

continue et régulière.

Protège les documents contre

une altération ou une

élimination abusive.

Fournisse un accès immédiat à

tous les documents et leur

métadonnées

Le Record Management Il est recommandé que tout

système de gestion des

enregistrements :

Intégrité

Le Record Management Il convient que la structure du

document, c’est-à-dire sa forme

et les relations entre les éléments

constitutifs du documents

demeurent intacte.

Traçabilité

Le Record Management

Les événements qui touchent le

système ainsi que les documents

(capture, consultations ou

tentatives indues de

consultation, destructions….)

donnent lieu à un historique ou

journal des événements …

(extrait Nouveau glossaire de

l’archivage – Février 2011 – Marie-

Anne Chabin)

Expiration / Sort final

Le sort final peut viser :

La destruction physique immédiate

La conservation pendant un temps

supplémentaire

Le versement ou le transfert vers

un autre silos ou organisme

compétant

Le Record Management

Gestion de durées de conservation sur

les documents (fonctions des

contraintes règlementaires et de la

criticité de l’information pour

l’entreprise)

Conformité

Le système doit fournir des

moyens d’audit.

La Norme Z 42-013 recommande

la réalisation périodique d’audits

internes et/ ou externes du

système de records management

Le Record Management

Le RM couvre l’ensemble du cycle de vie

Création

Collaboration

Revue

Approbation

Publication

Expiration

Archive/

Destruction

Destruction physique, augmentation

du temps de conservation,

versement vers un autre silos

Production

Utilisation

courante Archivage

ECM & RM - Il manque quoi ?

Site Retention Site Mailboxes

Site RetentionLes fonctionnalités de Record

Management de SharePoint

Server 2013 ont été étendues aux

sites.

Vous pouvez créer et gérer des

stratégies de rétention dans

SharePoint Server 2013, et les

politiques (règles) seront

appliquées aux sites SharePoint.

Nouveauté 2013

Site RetentionNouveauté 2013

Site RetentionLa politique de rétention des sites

va être dépendante de :

L’activité concernées

(marketing, R&D) car les

règlementations appliquées

peuvent être différentes

La typologie du projet (plus où

moins critique pour l’entreprise)

De la typologie des contenus

(règles de conservation)

Nouveauté 2013

Site Mailboxes

Site MailboxesFacile d'ajouter une boîte aux lettres

associée pour un site

Faites glisser des courriels de Outlook

dans les bibliothèques de documents

Gestion des courriels en tant

qu'enregistrements

Fermeture et expiration de l’ensemble

des sites et des boîtes aux lettres

SharePoint 2010 & 2013Office 365

(SharePoint 2010)

SharePoint 2010

On-Premises

Office 365

(SharePoint 2013)

SharePoint 2013

On-Premises

Metadata

Records Center

Content Search Web

Part

Site Retention

Site Mailboxes

Outils Tiers

Recherche

SharePoint 2010 c’était :

• La gestion de contenu pour tout

le monde

• Classique & Sociale

• Recherche

SharePoint 2013 c’est :

• Une convergeance des produits

• Une utilisabilité de la recherche

• Un usage basé sur l’individu,

l’équipe ou une entreprise

(comme SP2013)

Élimine la frontière des

Collections de sites

Élimine le problème des

listes d’envergures

(large liststresholds)

Permet plus de flexibilité et de dynamisme à l’affichage

Sépare la couche de

présentation de celle du stockage

eDiscovery

http://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_discovery

eDiscovery

eDiscovery

eDiscovery

eDiscovery

eDiscovery

eDiscovery

http://www.cnil.fr/documentation/deliberations/deliberation/delib/209/