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Clés de succès pour la GED
Congrès APTDQ Vendredi 2 mai 2014
Congrès APTDQ 2014-05-02 P.Goupil
Clés de succès pour la GED
●Introduction
●Constats et explications des échecs
●Enjeux et clés de succès Les vraies cibles
Les bons acteurs
●Les clés d’un projet gagnant
●Les offres disponibles
●Échanges
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Clés de succès pour la GED
Constats et explications des échecs
Vitrine Technologique 2013-04-11 P.Goupil
Origines des échecs
Historique de la GED : -Fonctionnalité et portée:
Génération 1: Gestion des archives en mode électronique Génération 2: Utilisation de SQL, des métadonnées et des échanges XML,… Génération 3: Fonctionnalités avancées (recherche, analyse, intelligence,…)
-Premières implantations : Comportement réactif
Grosse organisation: Choix de grosses solutions pour portée massive Petite organisation: Choix de petit budget et portée restreinte
Conséquence Gros chantiers pour les archivistes et les TI Résultats décevant pour les utilisateurs Dépassement des délais et des coûts Impasse budgétaire Gel ou abandon du projet
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Origines des échecs
Les principales causes 1/5: Manque de connaissances (différents services)
Des décideurs, et de l’équipe en charge
Des éditeurs et intégrateurs (trop techno ou trop archives)
Manque de vision Vison trop orientée archives
Implantation trop technologique
Oubli des processus
Oubli du client
Isolement de la solution
Mauvaises priorités Numérisation précipitée
Approche massive
Influence du légal et à la gestion de l’espace
Manque de leadership Équipe incomplète
Sectorisation (opposition à gouvernance)
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Origines des échecs
Les principales causes 2/5:
Manque de légitimité Absence de résultats probants (bénéfices)
Dépassement de budgets
Multiplication des tentatives /pilotes, etc
Dépendance vis-à-vis de l’externe Éditeurs
Intégrateurs
Positions dominantes Archivistes
Technologies de l’information
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Origines des échecs
Les principales causes 3/5:
Manque de références proches Marché récent
Marché de niche
Critères de choix à priori Gros projet = grosse solution
Petit budget = portée réduite
Positions dominantes Archivistes
Technologies de l’information
Fournisseurs
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Origines des échecs
Les principales causes 4/5:
Systèmes des appels d’offres
Relativité des résultats
Sous estimation des budgets
Efforts mal placés Analyse des besoins centrée sur les documents, et oubli des clients et des processus
Priorité au plan de classification et retard sur les métadonnées
Exclusivité du pouvoir (TI ou Archives)
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Origines des échecs
Les principales causes 5/5:
Absence de référentiel de métadonnées
Stratégie de déploiement trop large
Accaparement du projet par la numérisation
Positions dominantes
Point de non retour (investissements)
Quasi absence de formation en GED
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Clés de succès pour la GED
Les principaux enjeux:
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Clés de succès pour la GED
Les principaux enjeux:
La GED va au-delà de la fonction de gestion documentaire. Son rôle essentiel réside dans la mise à disposition des documents au service des processus et des individus.
Sa justification se trouvera d’abord dans les bénéfices tangibles apportés par l’automatisation des processus assurant performance et qualité, et aussi l’amélioration des conditions de travail.
La GED doit se placer au service des processus dans un contexte légal et sécuritaire de gestion.
La GED n’est pas un système, c’est un outil
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Clés de succès pour la GED
Les vraies cibles du projet:
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Clés de succès pour la GED
Les vraies cibles du projet:
La finalité première de la GED est de mettre à disposition les documents nécessaires aux différents processus dans un contexte de rapidité, de qualité, de sécurité, de pérennité et de légalité.
Pour une bonne gestion des documents, ceux-ci doivent être structurés dans leur contenu comme leur contenant.
La gestion des documents doit être intégrée en gouvernance, au travers d’un référentiel commun de métadonnées.
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Clés de succès pour la GED
Les vraies cibles du projet:
Bénéfices
- Processus
- Utilisateurs (internes)
- Clients
Légal
- Cycle de vie
- Pérennité
- Authenticité
Autres
- Patrimoine
- Stockage
- Sécurité (accès, conservation, pérennité)
- Image
- Politique
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Clés de succès pour la GED
Les acteurs du projet:
Une équipe pluridisciplinaire doit être mise en place pour le projet.
Un service pluridisciplinaire doit être mis en place pour l’exploitation de la GED et le soutien à la clientèle.
- Direction
- Processus
- Technologies
- Archives
- Utilisateurs
- Sécurité
- Juristes
- Changement
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Clés de succès pour la GED
Organisation Conserver à la GED sa vocation d’outil et de service
Ne pas se précipiter (numérisation, vision exclusive ‘archive’, Share
point solution trop évidente…)
Ne pas vouloir tout faire avec la GED
Analyser l’existant en documents et données avant le projet
Avancer pas à pas, processus par processus et non pas sujet par sujet.
Avoir une équipe dédiée
Mettre en place un comité pour la vision pour un virage numérique
Analyser les risques
Bénéficier d’un arbitrage (externe à l’organisation et aux
fournisseurs)
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Clés de succès pour la GED
Organisation
Dans chaque sous-projet, évaluer l’offre externe
Établir des relations de type client/fournisseur, en interne
Structurer le plus tôt possible tout document
Automatiser le plus souvent
Paramétrer plutôt que coder
Ne pas faire des utilisateurs des spécialistes en GED
Avant de développer chercher si la solution existe déjà
Anticiper sur les notions de partage de la connaissance
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Démarche
Cartographie des processus
À haut niveau Regroupement par type de processus Extraction des points sensibles Analyse des bénéfices à attendre.
Inventaire des documents (variété quantité, utilité) Formation aux fonctions et principes de GED (toute personne concernée) Sélection d’un processus type, représentant des bénéfices potentiels Mise en place d’une solution de laboratoire en référence Modification positive du processus par utilisation de la solution de test
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Démarche Analyse des:
Besoins avant test Besoins constatés Besoins oubliés Besoins connexes (gouvernance, intégration, virage numérique, contraintes x,..)
Limitation de la portée de la GED, à la GED… Inventaire des fonctions périphériques (numérisation, capture, Signature, Cloud, Coffre fort, etc…) Inventaire des intégration fonctionnelles et technologiques Cahier des charges fonctionnel Cahier des charges archivistique Cahier des charge infrastructure Présélection de solutions Estimé de coûts Début de la gestion du changement
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Démarche
Appel d’offres ou comité de sélection
Sélection de la solution
Sélection de l’équipe d’intégration
Pilote de validation
Début de la formation utilisateurs
Version alpha sur un processus en production
Stratégie de déploiement par processus et services
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Clés de succès pour la GED
Démarche
Implantation progressive par service
Création d’un guide utilisateur simple
Évaluation post implantation
Audit systématique à trois mois
Audit des fonctions de la solution par échantillonnage
(pendant deux ans)
Enquête de satisfaction de la clientèle
Analyse de la qualité de l’utilisation de la solution par les clients
Correctif
etc
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Les offres disponibles
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Les offres disponibles
Les ‘gros’: EMC Documentum
IBM ECM solution
OpenText ECM (EIM, gestion de l’information d’entreprise)
Oracle ECM
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Les offres disponibles aux Québec
Autres hors Québec (échantillon):
Laserfiche Mfiles Éric Archivage Eukles E-Docpro
Docupeak Alfresco Sharepoint
Cincom ECM OnBase Nuxeo
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Les offres disponibles
Éditeurs Québécois:
Irosoft Docutheque SP GCI Ultima
PG Solutions SYGED Doculibre IntelliGid
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