armen vague 3 fournitures d’atelier livrable court
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ARMEN vague 3Fournitures d’atelier
Livrable court
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
Présentation de l’équipe
Philippe Brazzalotto• Ingénieur - CH Montauban
Frédérique Choy• Direction des Services Economiques et Techniques - CHD La Candélie
Véronique Combemorel• Directrice adjointe – EPSM Quimper
Jean-François Desjours• Directeur adjoint - CH St Cyr au Mont d'Or
Viviane Devauchelles-Boisson• Adjointe au Directeur des Achats, des Travaux Et de la Logistique (D.A.T.E.L.) - CH Valence
Vincent Hennequin• Association Fondation Bompard
Anita Hinaut• Service plan & travaux (ingénieur travaux) - C.H.P.C.
Jean-Pierre Jacob• Responsable du service de management des marchés de fournitures, équipements, produits hôteliers et restauration - ACHAT (AP-HP)
Bernard Lagarde• AAH - CH Val d'Ariège
Roland Madec• TSH - EPSM Quimper
Roger Rondeau• responsable des services techniques– CH Pierre Loo
Emmanuel Danzo• Responsable Technique, Maintenance et Sécurité - Association Fondation Bompard
Sandrine Bricaud Dewez
Directrice des travaux et de la maintenance
techniqueHUPC APHP
MARRAINE
Fabienne MalbertResponsable services
éco et logistiques CH Pierre Loo
LEADER
Daniel CabyDGOS
ASSISTANT
Didier MarcelinDirecteur des
Investissements GH Pitié-Sâlpetrière
APHP
PARRAIN
2
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Un périmètre composé de nombreuses sous familles de nature très diverses
3
Fournitures d’atelier
Produits d'extraction
non énergétiques
Produits en caoutchouc
Gaz industriels
Matières plastiques de
base, caoutchouc synthétique
Papiers et cartons en
l‘état
Instruments de mesure des grandeurs
physiques ou chimiques
Articles de plomberie en plastique et métal (dont
non ferreux)
Equipements et dispositifs de
signalisation et de sécurité
pour la circulation
Petits matériels hôteliers, droguerie,
divers
Produits en plastique ou
en verre
petits équipements
en rapport avec
hospitalisation
Equipements mécaniques
Peintures, vernis,
adjuvants, encres
d'imprimerie
Matériaux de construction
Chauffage et climatisation, réservoirs,
citernes
Matériel électrique
Produits en métal et
quincaillerie sauf chariots
de manutention
Machines d'usage général
Etc.
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Périmètre défini par le groupe
4
Grandes Familles
1. Electricité courant fort courant faible
2. Plomberie sanitaire chauffage climatisation
3. Menuiserie tous matériaux4. Peinture sols revêtements
5. Quincaillerie serrurerie
Comptabilité
• Compte 60263• Compte 60623
Hors périmètrePérimètre retenu
• Entretien et réparations (compte 615)
• Compte d’immobilisations classe 2
• Fournitures hotelières (comptes 60626)
• Fournitures d’atelier biomédical
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Cartographie : Le périmètre défini par le groupe est composé de 5 grandes familles réparties en deux comptes et représente 191M€
5
Achats stockés de FA Achats non stockés de FA
99M€ en 2012(compte 60263)
92M€ en 2012(compte 60623)
Com
pte
% d
u co
mpt
e
Le périmètre défini par le groupe représente un montant de 191M€
5 F
am
ille
s Electricité courant fort
courant faible
Plomberie sanitaire
chauffage climatisation
Menuiserie tous
matériaux
Peinture sols
revêtements
Quincaillerie serrurerie
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Au sein des FA non stockées, on peut voir le poids prépondérant, 55%, des fournitures d’équipement pour les services techniques
Garag
e
Jard
in
Petits
mat
ériel
s et
out
illage
dive
rs
Fourn
iture
s d'é
quipe
men
t pou
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Fourn
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l
Fourn
iture
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Fourn
iture
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Fourn
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lécom
mun
icatio
n
Fourn
iture
s d'A
telie
r aut
res
0.00
10,0.00
20,0.00
30,0.00
40,0.00
50,0.00
60,0.00
* Source: 2 établissements – données retraitées sur une base 100K
Poids des sous catégories dans le compte 60623• Plus de 55% des dépenses du
compte 60623 sont dues aux fournitures d’équipement pour les
services techniques• Garage, jardin petits matériels et
outillages divers, fournitures d’équipement mobilier – non
médical et fournitures d’équipement de
télécommunication représentent entre 5 et 12% des dépenses
• Les autres fournitures d’atelier et les fournitures de matériel
éducatif représentent 0% des dépenses!
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Les fournitures d’atelier sont composées de produits au prix unitaire et à la volumétrie extrêmement variables
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Produits peu chers Produits moyens Produits plus chers
Quelques exemples de produits achetés par un CH
333 565 unités
achetées
0,11€
16 000 unités
achetées
3 475 unités
achetées
0,03€
0,19€
100 unités
achetées
52 unités
achetées
10 unités
achetées
8 unités
achetées
4unités
achetées
3 unités
achetées
4,36€
5,84€
7,61€ 432€
339€
123€
Pile alcaline LR06
Collier colring incolore 140MM X 2,4
Starter 4-65W
Encre imprimerie gam. primaire noir
Lubrifiant cylindre vachette 50 ml
lampe fluocompacte E27 320V 20W
toile de verre petit chevron 50M
interface prog. presence 2DIR
serrure code mecanique 2000 std
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Une collaboration des fournisseurs à cibler fortement: entre 3% et 22% des fournisseurs représentent 80% des dépenses en FA
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Analyse du portefeuille fournisseurs d’un des plus gros établissements
Compte 60623Compte 60263
VAL DE L
OIRE A
CCUMULA
TEUS
SONEPAR ILE D
E FRANCE
LE C
OMPTOIR
R3P
DISTRIB
UTION S
ANITAIR
E CHAUFFAGE
MB G
RAPHIC
3M F
RANCE
SPIE C
OMM
UNICATIO
NS
L EQUIP
IER
AGID IN
DUSTRIES G
RAPHIQUES
0tan28a5660280tan2a579720tan8a59348
0tan11a6070110tan16a6207160tan21a6344210tan25a648125
SONEPAR ILE DE FRANCE BFL DOMETIC0.00
1,000,0.00
2,000,0.00
3,000,0.00
4,000,0.00
5,000,0.00
6,000,0.00
7,000,0.00
80/22 80/3
80% des dépenses: 4 fournisseurs sur 19 soit 22% du panel
80% des dépenses: 16 fournisseurs sur 596 soit 3% du
panel
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0tan29a566029 0tan22a566022 0tan14a566114 0tan7a566170tan28a566028
0tan2a57972
0tan8a59348
0tan11a607011
0tan16a620716
0tan21a634421
0tan25a648125
Une priorisation des produits est importante: entre 8% et 14% des produits représentent 80% des dépenses
9
Analyse du portefeuille produits d’un des plus gros établissements
Compte 60263 Compte 60623
80/14
1 9 17 25 33 41 49 57 65 73 81 89 97 1051130tan28a566028
0tan3a83983
0tan10a1113610
0tan14a1387314
0tan20a1661120
0tan25a1934925
0tan2a220872
0tan6a248256
80/8
80% des dépenses: 87 articles sur 606 soit 14% du panel
80% des dépenses: 9 catégories d’articles sur 116 soit 8% du panel
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Très peu de groupements d’achat existent pour les fournitures d’atelier: seuls 8% des achats sont aujourd’hui mutualisés
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AP-HPUNIHA et UGAP
Périmètre traité : 11,5M€Nombre de marchés centraux de FA : 34
Nombre de sites: 37Exemple: famille éclairage – 2,1M€
Gains obtenus (année 2013): 29% soit 600K€Allotissement: 4 lots – sources et appareils lumineux, piles
et batteries et lampes spéciales
Resah idfGroupements territoriaux
Périmètre traité : 4,5M€
Nombre d’établissements: 70
Gains obtenus (année de lancement): 15%
Allotissement (8 lots): plomberie, électricité, quincaillerie, espaces verts, menuiserie, métallerie, roulettes et
peinture/revêtement de sols
Une mutualisation récente et très localisée: un potentiel énorme à capter
8%
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Des marges de progrès existent pour l’acheteur au regard de la part de hors-marché généralement constatée
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Exemple d’un CH de 1000 Lits – Sans travail spécifique sur le sujet
Montant Total de
Fournitures d’atelier:
175 000€
Part de hors marché:
20 000€
Part marché:
155 000€
Montant des achats hors marché / marché
Sur cet établissement le hors marché représente 11% des achats de
fournitures d’atelier!Cela montre qu’un travail sur la mise en
concurrence peut avoir des résultats très positifs
Exemple d’un CH de 300 Lits avec un travail important réalisé sur la mise en concurrence
Montant Total de
Fournitures d’atelier:
446 000€
Part de hors marché:
220 000€
Part marché:
226 000€
Montant des achats hors marché / marchéSur cet établissement le hors marché
représente 51% des achats de fournitures d’atelier!
Cela montre que pour un établissement n’ayant pas spécifiquement traité le
sujet des marge de manœuvre importantes existentProfil classique
Exception
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La mauvaise gestion en amont des achats de certaines fournitures à très forte criticité peut avoir de lourdes conséquences
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• Le 2 janvier 2013 de 6 H 00 à 10 h 00, le verglas rend impossible l’accès à 2 bâtiments d’hospitalisation, aux patients non accompagnés
• Le salage des circulations n’avait pu être réalisé entièrement pour différentes raisons:
- Stock de sel insuffisant sur le CH et indisponible rapidement chez le fournisseur
- Stock « tampon » trop réduit- Mauvaise sécurisation des
approvisionnements
• Conséquences: 3 chutes dont une occasionnant fractures et séquelles. Les consultations et admissions ne peuvent se réaliser, perturbant de manière significative, la prise en charge par le centre hospitalier d’une dizaine de patients
• Surchauffe de la salle informatique : arrêt complet des systèmes informatiques de l’établissement
• Rupture d’un raccord d’une tuyauterie du système de refroidissement d’eau glacée car il n’y avait qu’un seul réseau de refroidissement de la salle informatique non redondé (secouru). Absence de stock de raccord de la bonne dimension.
• Conséquence: Plus d’informatique (progiciels administratif, soignant, labo, imagerie, pharmacie, etc.), de téléphone, télévision, etc.
Stock de sel insuffisant et verglas Raccord de tuyauterie défectueux
• La serrure d’une chambre d’isolement casse et
la porte ne ferme plus• Pas de serrure adaptée en stock (et rive bloc)
• Evasion d’un patient et mobilisation des équipes de sécurité en urgence. Nécessité d’aller acheter une autre serrure.
Serrure cassée en EPSM
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Les pratiques d’externalisation sont fortement corrélées avec le niveau criticité des produits
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Niveau 1: Urgence vitale
Niveau 2: Urgence contraignante non vitale
Niveau 3: Les autres
Non externalisé en général
Possibilité d’externaliser si
le choix est approprié
Fournitures relatives au traitement d’air/eau, à la
sécurité, au groupe électrogène ou les serrures
et portes dans les établissements de sécurité
mentale etc.
Fournitures relatives à la blanchisserie ou
restauration par exemple
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Une organisation qui ne comprend qu’un pôle technique présente des avantages indéniables pour l’acheteur
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Organisation de l’EPSM Quimper Organisation d’un autre CH
Pôle direction finances/ immobilier/ patrimoine
Services techniques / travaux / services éco et
magasin (surtout fournitures de soins)
Conséquences pour l’acheteur• Plus de dialogue
• Meilleure coordination des acheteurs• Mais difficilement faisable dans une trop
grande structure• Permet d’organiser l’achat des FA en amont
avec l’achat de travaux
Conséquences pour l’acheteur• Peu de coordination
• Chacun achète et a son enveloppe de budget
• Manque de communication• L’achat de FA subit souvent les conséquences des politiques travaux
décidées par un autre service
Service travaux neufs
(classe2)
Services éco. et
logistique / atelier
(classe 6)
Lorsque cela est possible, la création d’un « pôle technique » a pour effet de fluidifier la coordination des acheteurs et améliore la communication.
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Définition technique imprécise des produits entraînant l’achat de produits inappropriés aux besoins et des surcoûts (sur consommation, « sur qualité »…)
Mise en place d’une commission de décisions composée des utilisateurs (cadres de proximité, cadres de santé), des personnes chargées de la mise en œuvre des produits (ouvriers professionnels du C.H), des acheteurs (Direction des achats) et de la compétence technique interne (techniciens hospitalier du C.H) ou externe (bureau d’études, fabricants…)
Fonctionnement1. Demande des utilisateurs ou proposition des services techniques du C.H (maintenance
programmée)2. Proposition des produits à la commission (5 à 6 personnes) par les services techniques du C.H,
éventuellement accompagnés du fabricant ou bureau d’étude3. Réunion de la commission et proposition d’un choix unique de produit ou d’une liste hiérarchisée4. Procédure d’achat et mise en œuvre 5. Evaluation après 2 ou 3 mois des produits par la commission
- Financiers : réponse correcte aux besoins et aux impératifs de mise en œuvre entrainant des gains de 9K€ soit 10% du périmètre des FA.- Organisationnels: L’implication de tous permet l’acceptation des contraintes et une meilleure
connaissance des produits (utilisation, limites…)
Gains de 9K€ soit 10 % du périmètre des fournitures d’atelier
Dialogue utilisateur/ acheteur/ technicien efficace!
L’identification précise du besoin a permis d’obtenir des gains de 10 % sur le montant total des FA (90 K€) au CH Saint-Cyr au Mont d’or
Constat
Résultats
Plan d’action
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En confiant une partie importante de ses achats au Resah idf, CH Mantes-la-Jolie a réalisé des gains de 30K€ soit 15% du périmètre confié
Constat
Résultats
Plan d’action
• Les achats de fournitures d’atelier n’étaient pas mutualisés.
• Le volume de fournitures d’atelier représentait 230K€
Gains de 30K€ soit 15 % du périmètre des fournitures d’atelier confié au Resah idf
• En Octobre 2011 Le CH Mantes-la-Jolie adhère au Resah idf
• Ils lui confient un volume d’achat de 195K€ par an (Selon les données du reporting S1 2013)
• Gains engendrés: 30 à 35K€
• Cela représente 15% du périmètre confié
• Les gains sont variables de 5% à 25% selon les fournisseurs
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Gains de 600K€ soit 29 % du périmètre de la famille d’achat
La centralisation des achats de fournitures d’atelier a permis à l’AP-HP de réaliser des gains de 600K€ pour la famille « éclairage »
Constat
Résultats
Plan d’action
- Etude des dépenses par familles homogènes (nomenclature)- Agrégation et consolidation- Volume financier représenté par la famille « éclairages et piles » : 2,1M€
- Lancement d’une consultation pour l’ensemble des sites- Mobilisation des sites pour la phase de conception (référents
techniques), d’analyse (expertise des échantillons,…) et de suivi (veille et contrôle) des marchés.
- Mise à disposition du marché (articles, prix, photos, FT,..)- Le service ACHAT gère le suivi qualitatif, administratif et
financier du marché pour tous les sites.
Focus structure AP-HPAssistante Publique des Hôpitaux de
Paris
AGEPS ACHATS
12 Groupe Hospitaliers
37 sites
Marchés centraux pour tous les besoins communs des sites hospitaliers / non hospitaliers
Améliorations du processus induites
• Renouvellement en 2013 de la famille « éclairage » 4 lots• Volume financier a posteriori 1,5 M€ TTC/ an • Gains achats: 600 K€ TTC/an • Causes: études approfondies des consommations et
constitution d’un référentiel article (environ 750 références listées)
Gains achats sur la mutualisation
• Une seule procédure• Un binôme acheteur / expert • Massification et rationalisation
du besoin (homogénéisation)
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Exemple : gains de 14K€ soit 16% du périmètre des tubes et raccords en PVC en 2012
L’optimisation des clauses de révision des prix à l’AP-HP a permis de réaliser des gains de 200 K€ en 2012
Constat
Résultats
Plan d’action
• Fortes évolutions et fortes volatilités des prix des matières premières• Risques : frein à l’expression concurrentielle, risque de mauvaise exécution du marché, risque de
prix dits de couverture• Exemple : +20% de hausse de l’indice INSEE des prix à la production pour la robinetterie, les
vannes industrielles - (FM0D281407) entre septembre 2011 et septembre 2013• Obligation du code des marchés publics : art. 17 et 18
Introductions de clauses de révisions de prix :
• Suivi des indices externes aux parties source: Le Moniteur, Insee, usine nouvelle…. • Représentatifs de la variation des prix des F.A. (ex: robinetterie), par gamme de famille (PVC,
cuivre,…), pondérés si nécessaires selon les indicateurs de coûts identifiés (MP, transport,…)• Avec des clauses butoirs et ou des clauses de sauvegarde pour encadrer l’évolution des prix
• Marchés pluriannuels• Neutralisation de l’aléa qui pèse sur les parties (Exemple: dérivés pétroliers) • Récupération du gain lié à la baisse des prix (marché plus dynamique) ou aux modalités de révision (forclusion),• Neutralisation du risque de mauvaises exécutions ou de conflits
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En standardisant les panneaux de douche achetés, le CH Pierre Looa réalisé des gains de 7,4K€
Constat
Résultats
Plan d’action
• Difficulté à réguler la température de l’eau chaude sur certains services
• Aucune salle de bains n’est équipée de mitigeurs thermostatiques
• 4 devis de panneaux de douche différents avec un prix moyen de 608€
Gains de 7,4K€ soit 40% du montant des achats en panneaux de douche
• Mise en place de panneaux de douche et de mitigeurs thermostatiques.
• Après mise en concurrence, achat d’un seul modèle de panneaux douche premix avec douchette au coût unitaire 363 euros HT (30 unités).
• Ce système est appliqué à tout l’établissement (travaux entretien et en travaux neufs)
• Gain à l’unité = 608€ - 363€ = 245€ à l'unité
• Gains totaux = 245 x 30 = 7350€
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Gain de 13,5% en moyenne sur les béquilles et les serrures
La mise en place d’un référentiel des fournitures d’atelier a permis au CH de Montauban de réaliser des gains de 13,5% en moyenne
Constat
Résultats
Plan d’action
• Pas de référentiel pour les fournitures d’atelier et donc gestion non optimale des stocks et autres problèmes.
• Deux pré-requis nécessaires:- Inventaire des fournitures d’ateliers stock et hors stock- Suivi des consommations
• Définir des règles de gestion: quels articles à mettre dans ce référentiel?• Voir les consommations sur 3 ans et y inscrire les achats les plus récurrents• Base de données à mettre à jour régulièrement
• Optimisation des stocks, des achats• Facilite les consultations (rédaction CCTP…)• Sécurité des approvisionnements
• Deux exemples de produits: - Béquilles avant standardisation 35.09€ après standardisation 28.99€- Serrures avant standardisation 98.31€ après standardisation 60.37 €• Dans le premier cas nous avons une économie de 18%, dans le deuxième cas une économie de
39%, en moyenne une économie de 28.5%• Cette économie est en partie du aussi à la mise en place du marché de fourniture (estimé à 15%).
On peut donc déduire que la standardisation suite à la mise en place du référentiel a permis une économie de 28.5%-15%=13.5%
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 21
Une veille active sur l’innovation a permis au CH Pierre Loo d’acheter des lampes LED pour l’éclairage routier extérieur avec des gains de 61%
Constat
Résultats
Plan d’action
• En 2002, le CH Pierre Loo utilisait 37 lampes à sodium dont la puissance était de 150W.
• En 2007, il en utilisait toujours 20 à 150W et 17 à 100W
Gains bruts de 61% sur le périmètre des lampes d’éclairage extérieur
• Grâce à une veille produit plus importante que précédemment, Le CH a acheté des lampes à LED moins consommatrices en énergie et moins chères.
• Montant d’achat de lampes LED: 13K€
• Forte réduction de la consommation en énergie des nouvelles lampes achetées: on passe de 4700 Watts consommés en 2007 à 1811 en 2012 avec cette nouvelle technologie
• Gains bruts constatés: 61% par rapport à l’achat de lampes à sodium
• Maintenance quasi supprimée
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 22
En internalisant les travaux de réfection de peinture pour deux chambres d’internalisation, le CH de Valence a réalisé un gain de 2,2K€
Constat
Résultats
Plan d’action
• 2 chambres d’hospitalisation avaient besoin de travaux de réfection de peinture
• Les ressources étaient disponibles en interne en ce qui concerne la main d’œuvre
Gains de 2,2K€ soit 65% du montant de la prestation qu’il aurait fallu acheter sinon
• Comparaison du coût en interne (RH + fournitures d’atelier nécessaires) par rapport au coût de la prestation de travaux pour un fournisseur extérieur:
• Coût de la prestation extérieure: 3332€
• Choix d’internaliser les travaux et acheter les fournitures d’atelier nécessaires
• Gain de 2151€ en faisant ce choix.
• Autre ES ayant réalisé cette opération: Au CH PL, l’internalisation des travaux de réfection de l’internat a permis des gains de 578K€ soit 54% du montant qu’il aurait fallu débourser pour confier cela a un prestataire
Prix Qté Valorisation TTCcoût peinture 6,5 € HT le litre 70 77,74
Toile 1,4 € HT le ml 70 16,74Main d'œuvre 20,5 € l'heure 53 1 086,50
Coût global de la prestation:
1181€
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 23
• Absence de schéma directeur immobilier, non connaissance du patrimoine immobilier de l’établissement
• Pas de traçabilité, uniquement la mémoire humaine• Aucune programmation possible de travaux de manière logique (en terme organisationnel, financier et
humain)• Impossibilité de mettre en place de façon cohérente le projet d’établissement (57 bâtiments) lié au
projet médical• On a procédé à un inventaire immobilier • Une fiche par bâtiment précisant son état sur plusieurs critères a été rédigée• Moyens humains : 3 mensualités en interne• Ce programme a été passé par un tiers médiateur
• Résultat organisationnel : un inventaire détaillé avec synthèse a été réalisé ainsi qu’une programmation des travaux d’entretien en interne ou en externe. Permet également de
mieux planifier les achats de FA en tenant compte de la saisonnalité. • Résultat financier : programmation financière (achats de fournitures) ou sous-traitance
• Avantages : gain financier brut de l’ordre de 25% par rapport à un achat au fil de l ‘eau • Inconvénient : souligné par les utilisateurs d’appropriation du changement des pratiques ; la
planification se traduit par un allongement de la période d’examen des demandes et de la mise en œuvre
Gains bruts de 25% par rapport à un achat au fil de l‘eau
La mise en place d’un plan d’entretien à l’EPSM Quimper a permis de réaliser des gains de 25% par rapport à un achat au fil de l’eau
Constat
Résultats
Plan d’action
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 24
Gain
reten
u
• Deux exemples existent aujourd’hui: le Resah idf et l’AP-HP
• Gains observés pour l’AP-HP: 29% pour la famille éclairage et piles
• Gains observés pour le Resah idf: 15%
• Hypothèse retenue: 15%
Assiette retenue
• Seules 8% des fournitures d’atelier sont achetées en groupement aujourd’hui.
• Au vu des difficultés techniques et du manque de maturité du secteur on considère que 70% des ES seraient éligibles
• Sur nos 5 familles de départ seule la serrurerie ne serait pas mutualisable. Dans les grandes familles tout n’est pas non plus mutualisable: on retient 80% du périmètre
• Assiette retenue = 191M€ x 70% x 80% = 107M€
Opportunité de gains
• Potentiel de Gain = 107M€ x 15% = 16M€
• Cela représente 8,4% du périmètre des fournitures d’atelier!
Opportunité 1: Mutualiser les achats de fournitures d’atelier au niveau régional
15% 107M€ 16M€ (8,4%)
Conditions de mise en œuvre
• Mutualiser les fournitures d’atelier peut se faire en même temps que la réalisation d’un travail interne sur le segment, cela permet même de bien l’accompagner.
• Nécessité d’avoir mis en place un référentiel (ou de le faire en même temps) pour atteindre une certaine maturité sur le segment
• Segments à prioriser: éclairage, filtres de traitement d’air, filtration de la robinetterie (car nombre de références moindre pour le travail d’harmonisation.
• Il faut prévoir des résistances de personnes qui n’ont pas encore accepté l’idée
Difficulté technique Difficulté d’acceptation Rapidité de mise en œuvre
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 25
Gain
reten
u
• Gains observés au CH de Saint Cyr au Mont d’Or: 10%
• L’établissement étant plutôt mature ses gains son limités. On retient quand même un gain identique par prudence.
• Gain retenu: 10%
Assiette retenue
• Peut être réalisé sur l’intégralité du périmètre des FA. Etant donné que tous les ES l’ont fait sur une partie on considère que le périmètre à intégrer est de 90%
• Tous les ES sont susceptibles de le faire mais que tous l’ont fait au moins en partie: on considère que 50% des ES peuvent mettre en place l’opportunité.
• Assiette retenue = 191M€ x 90% x 50% = 86M€
Opportunité de gains
• Potentiel de Gain = 86M€ x 10% = 8,6M€
• Cela représente 4,5% du périmètre des fournitures d’atelier
10% 86M€ 0,6M€ (4,5%)
Conditions de mise en
œuvre
Cette identification peut se faire par plusieurs moyens :• Par la mise en place d’un comité de choix regroupant : le demandeur, un représentant des
techniques, un agent des services économiques. Suivant le besoin, des personnes expertes peuvent se joindre à ce comité : ingénieur, responsable de sécurité, service d’hygiène, le gestionnaire de risques.
• En suivant le plan d’entretien qui a été validé par les instances. • En suivant le document unique, les normes règlementaires (Apave, légionnelle)• En respectant les préconisations nationales : développement durable…
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
Opportunité 2: Identification précise du besoin pour les fournitures d’atelier
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Opportunité 3: Mettre en place un plan d'entretien annuel ou pluriannuel afin de mieux planifier les travaux en interne et donc de mieux acheter les FA
Gain
reten
u
• Gains observés à l’EPSM de Quimper: 25%
• Pour éviter de compter deux fois les gains on retient une hypothèse plus prudente on considérant qu’une partie des gains de Quimper est due à l’identification du besoin et la mise en place de référentiel.
• Gain retenu: 10%
Assiette retenue
• Toutes les fournitures ne peuvent être intégrées au plan car sinon cela serait trop long: on retient 65% du périmètre.
• Il faut investir un temps et des moyens importants donc tous les ES ne seraient pas susceptibles de le faire: on retient 80%.
• Assiette retenue = 191M€ x 65% x 80% = 99M€
Opportunité de gains
• Potentiel de Gain = 99M€ x 10% = 9,9M€
• Cela représente 4,5% du périmètre des fournitures d’atelier
10% 99M€ 9,9M€ (5,2%)
Conditions de mise en œuvre
• Un inventaire immobilier: une fiche par bâtiment précisant son état sur différents critères
• Moyens humains: 3 mensualités en interne
• Passer ce programme par un tiers médiateur
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
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Opportunité 4: Sourcing produit et innovation
Gain
reten
u
• Gains observés au CH Pierre Loo dans le cas de l’achat de LED: 61%
• Par prudence, nous retiendrons un gain quelque peu inférieur.
• Gain retenu: 50%
Assiette retenue
• Concerne une petite partie du périmètre: les ceux affectés par des innovations majeures. On retient 5% du périmètre.
• Environ 10% des ES ont un suivi régulier des innovations majeures. On considère que 90% pourraient le mettre en place
• Assiette retenue = 191M€ x 90% x 5% = 8,6M€
Opportunité de gains
• Potentiel de Gain = 8,6M€ x 50% = 4,3M€
• Cela représente 2,3% du périmètre des fournitures d’atelier
50% 8,6M€ 4,3M€ (2,3%)
Conditions de mise en œuvre
• Suivre les évolutions en terme technique : économie d’énergie ,d’eau, développement durable, normes HQE (formation continue, veille règlementaire…)
• Faire une étude de faisabilité complète : en terme technique, organisationnel et financière
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
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Opportunité 5: Maitrise des formules d'évolution des prix pour optimisation des révisions
Gain
reten
u
• Gains observés à l’AP-HP sur la famille des tubes et raccords en PVC: 16%
• On suppose que l’influence de ces clauses est loin d’être aussi importante pour tous les produits
• Gain retenu: 2,5%
Assiette retenue
• Peut être réalisé sur la quasi intégralité du périmètre des FA. Seuls sont exclus les produits achetés en accord cadre. On retient 90% du périmètre
• La part des ES concernée est celle que fait des appels d’offre de FA sans cette clause soit 50%
• Assiette retenue = 191M€ x 90% x 50% = 86M€
Opportunité de gains
• Potentiel de Gain = 86M€ x 2,5% = 2,2M€
• Cela représente 1,1% du périmètre des fournitures d’atelier
2,5% 86M€ 2,2M€ (1,1%)
Conditions de mise en œuvre
• Maîtriser les formules, ses composants• Ne pas faire trop compliqué• Se tenir régulièrement au courant des évolutions des indices : presses spécialisées ;
journal officiel…• Simuler les formules, les tester
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
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Opportunité 6: Mise en place d'un plan d'entretien annuel ou pluriannuel afin de mieux planifier les travaux en interne et donc mieux acheter les FA
Gain
reten
u
• Gains observés à l’EPSM de Quimper: 25%
• Pour éviter de compter deux fois les gains on retient une hypothèse plus prudente on considérant qu’une partie des gains de Quimper est due à l’identification du besoin et la mise en place de référentiel.
• Gain retenu: 10%
Assiette retenue
• Toutes les fournitures ne peuvent être intégrées au plan car sinon cela serait trop long: on retient 65% du périmètre.
• Il faut investir un temps et des moyens importants donc tous les ES ne seraient pas susceptibles de le faire: on retient 80%.
• Assiette retenue = 191M€ x 65% x 80% = 99M€
Opportunité de gains
• Potentiel de Gain = 99M€ x 10% = 9,9M€
• Cela représente 4,5% du périmètre des fournitures d’atelier
10% 99M€ 9,9M€ (5,2%)
Conditions de mise en œuvre
• Un inventaire immobilier: une fiche par bâtiment précisant son état sur différents critères
• Moyens humains: 3 mensualités en interne
• Passer ce programme par un tiers médiateur
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
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Opportunité 7: Substituer la réalisation de travaux en interne avec l’achat de FA à l’achat de prestations de travaux courants plus coûteux
Pourquoi ne fait-on pas d’extrapolation
sur cette BP?
• Cette bonne pratique est bien trop dépendante des ressources de l’établissement pour que cela puisse être généralisable.
• Il faudrait une étude bien plus approfondie et c’est à l’ES de rechercher si cela est rentable pour lui.
Gains observés: 65% au CH de
Valence et 54% au CH Pierre Loo
Conditions de mise en
œuvre
• Vérifier les ressources disponibles en interne avant d’évaluer la faisabilité du projet: ce n’est pas rentable
d’engager quelqu’un pour réaliser un gain à court terme si la personne n’est pas nécessaire à long terme.
• Ne pas oublier de comptabiliser les Coûts RH et matériels avant de les comparer au coût de la prestation.
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
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Matrice enjeux efforts: un potentiel total de gains de 52M€ soit 27,1% du périmètre
0.06 0.07 0.08 0.09 0.10 0tan28a566028
0tan1a56601
0tan3a56603
0tan5a56605
0tan7a56607
0tan9a56609
0tan11a566011
0tan13a566013
0tan15a566015
Effort = Accessibilité et temps
En
jeu
x =
Val
eur
créé
e (e
n M
€)
Opportunité
1) Mutualiser les achats de FA
2) Identifier précisément le besoin pour les fournitures d’atelier
3) Mettre en place d'un plan d'entretien annuel ou pluriannuel afin de mieux
planifier les travaux en interne et donc mieux acheter les FA
4) Standardiser les produits via la mise en place d'un référentiel par grande
famille
5) Réaliser un sourcing produit et innovation afin de bénéficier des
évolutions technologiques
6) Maitriser les formules d'évolution des prix pour optimisation des révisions
1
3
5
6
24
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Conclusion: au niveau financier, bien que le segment ait été longtemps délaissé, il représente des enjeux importants
Les FA, un segment jusqu’à maintenant négligé…
… Mais qui commence à être étudié par les ES
Personne ne s’en
préoccupait vraiment
Méconnaissance du sujet
EMERGENCE DE BONNES
PRATIQUES
TRAVAIL IMPORTANT DE MISE EN PLACE
GAINS IMPORTANTS CONSTATÉS
C’est un segment qui représente un potentiel de gain extrêmement important. Les ES sont en général très peu matures sur les FA…
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Conclusion: au niveau de l’organisation, la priorité est de pousser à une meilleure collaboration entre les services acheteurs et les prescripteurs techniques
objectif
DÉCLOISONNEMENT
DIALOGUE ENTRE LES DIFFÉRENTS SERVICES
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Conclusion: au niveau humain, il est essentiel de mobiliser et promouvoir les compétences techniques en interne
Compétences techniques
1er
A MOBILISERA PROMOUVOIR
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