améliorez votre quotidien d’acheteur grâce à un processus automatisé

Comment un processus d’achat automatisé améliore

votre quotidien ?

Grâce au BPM, prenez place au coeur des étapes du traitement de vos demandes d’achat.

L’OBJECTIF EST DE SIMPLIFIER VOTRE QUOTIDIEN DURANT

VOS ACTIVITÉES

Le processus d’achat créé précèdement prend vie et vous l’utilisez au quotidien dans votre service.

Découvrez maintenant son fonctionnement étapes par étapes.

Le processus d’achat créé précèdement prend vie et vous l’utilisez au quotidien dans votre service.

Découvrez maintenant son fonctionnement étapes par étapes.

*le processus ci-dessus est une représentation simplifiée d’un processus d’achat réel.

MON PROCESSUS D’ACHAT*

Début Fin

LANCEMENTDU PROCESSUS1.

1. LANCEMENT DU PROCESSUS

Un demandeur initie sa demande d’achat via un formulaire en ligne.

FORMULAIRE DE DEMANDE D’ACHAT

Demandeur :

eMail :

Type d’achat :

Quantité :

Commentaire :

Valider

Une fois validé, le processus démarre...

ÉTUDEDU BESOIN2.

2. ÉTUDE DU BESOIN

Automatiquement le service achat est alerté de la demande.Il accède ainsi à toutes les informations nécessaires saisies par le prescripteur pour étudier le besoin.

1DEMANDE ENTRANTE

RÉDACTION DOSSIER DE DEMANDE D’ACHAT3.

validé

3. RÉDACTION DU DOSSIER DE DEMANDE D’ACHAT

Les informations obtenues permettent de rédiger un dossier de demande d’achat. Ce dossier est ensuite inséré dans l’application afin de poursuivre le processus.

VALIDATIONDU DOSSIER4.

Boucle de validation :Les allers-retours entre les deux étapes sont prévus afin de pouvoir modifier et adapter le dossier, sans être perdu dans les échanges.

validéno

Automatiquement le dossier est transmis au responsable. Il est immédiatement notifié d’une tâche de « validation » à réaliser.

4. VALIDATION DU DOSSIER

1VALIDATION EN ATTENTE

MISE EN CONCURRENCE5.

validé

Une fois le dossier validé, le service achat peut lancer la publication d’un appel d’offre visant à mettre en concurrence les différents fournisseurs.

Le dossier est alors automatiquement envoyé aux fournisseurs concernés.

5. MISE EN CONCURRENCE

OFFRESDE RÉPONSES6.

validé

6. OFFRES DE RÉPONSES

RÉPONSE DEMANDE D’ACHAT

Valider

Société :

eMail :

Pièces jointes : AJOUTER DOSSIER RÉPONSE+

Les fournisseurs ont accès à toutes les informations nécessaires et répondent à l’offre via des formulaires extérieurs sécurisés et accessible en ligne.

ANALYSEDES RÉPONSES7.

validé

Le service achat est notifié de l’arrivée de chaque réponse. Elles sont regroupées au sein d’une même interface, il pourra ainsi procéder simplement à leur analyse.

7. ANALYSE DES RÉPONSES

DOSSIERS DE RÉPONSES REÇUSSociété A mail@societeA.com voir le dossier ›

Société B mail@societeB.com voir le dossier ›

Société C mail@societeC.com voir le dossier ›

Société D mail@societeD.com voir le dossier ›

Société E mail@societeE.com voir le dossier ›

NÉGOCIATION8. validé

Le service achat va ensuite entrer dans une phase de négociation avec un ou plusieurs répondants.

8. NÉGOCIATION

ATTRIBUTION9. validé

Suite aux négociations, le service achat va attribuer la commande à l’un des fournisseurs directement depuis la solution. Le fournisseur choisi sera automatiquement informé.

9. ATTRIBUTION

DEVIS REÇUSSociété A mail@societeA.com voir le devis ›

Société B mail@societeB.com voir le devis ›

Société C mail@societeC.com voir le devis ›

Société D mail@societeD.com voir le devis ›

Société E mail@societeE.com voir le devis ›

PUBLICATION10. validé

Automatiquement l’outil de gestion de processus va ajouter ou actualiser le fournisseur sélectionné dans l’ERP grâce aux diverses informations saisies jusque-là.

10. PUBLICATION

Base de données

INSTALLATION11. validé

Le fournisseur sélectionné, va pouvoir maintenant initier la mise en place de son projet.

11. INSTALLATION

FIN DUPROCESSUS

Pour en savoir plus

sur la démarche processus liée aux achats,découvrez nos ressources sur ce thème :

www.interopsys.fr/tag/service-achat/

MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION DE GESTION DE PROCESSUS

Découvrez les 3 étapes qui ont permis la mise en place d’une solution de gestion de processus !

Découvrir le slideshare ›

Nous avons pour mission de simplifier et d’optimiser votre quotidien à l’aide de notre solution de gestion de processus, simple à utiliser et rapide à mettre en place.

Découvrez le fonctionnement de notresolution de gestion de processus en vidéo :

www.interopsys.fr

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