5 clés pour digitaliser un établissement de l’enseignement supérieur
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WEBINAR ENSEIGNEMENTLA TRANSITION NUMÉRIQUE DES ÉTABLISSEMENTS DE L’ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR
Webinar Enseignement 28 février 2017
2Février 2017 /2
LES DOMAINES D’ACTIVITÉS DE DOCAPOST CONSEIL
VERS UNE EXPÉRIENCE CLIENT OMNICAL ET OMNISUPPORT
Echanges externes Gestion interne
Echanges externes Gestion interne
AccueilRelation clientAgences et servicesService courrier
Service courrierTraitement des dossiers étudiant, enseignant, entreprisesTraitement des réclamations et facturationsService de gestion des archives
Site web institutionnelSite web métierApplications mobilesWeb mobileFlux documentaires/EDIFlux marques blanches
Parcours clients webNumérisationGEDSAESignature électronique
Traitements physiques
Traitements électroniques
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Une relation administrative complexe et redondante à optimiser
DOCAPOST CONSEIL ET LE SECTEUR DE L’ENSEIGNEMENT
AdministrationsEtudiants
Enseignants
Entreprises
Partenaires
Recherche
Administrations
Administrations
Administrations
Administrations
Administrations
Administrations
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QUELQUES EXEMPLES CONCRETS
La gestion des demandes administratives
Des demandes administratives chronophages mais à forts enjeux pour le demandeur comme pour l’établissement
Flux physique
Flux numérique
Jusqu’à 6 h de traitement
Diplômé/ Ancien Demande de copie de diplôme ou d’attestation
de diplôme
ou
Sce scolarité/administratif
Attestation
Recherche de « preuves » si l’information n’est pas
disponible ou suffisamment fiable
Autres services/Archives…
Eléments de preuve avec degré de fiabilité variable
Objectif: répondre sous 1 semaine => parfois délai de 3 semaines
Rupture de charge
Avec la transition numérique:- Proposer du self service pour des demandes simples- Gagner du temps sur le traitement des demandes et
fiabiliser les retours
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QUELQUES EXEMPLES CONCRETS
La gestion d’un examen
Une organisation actuelle comportant souvent de nombreuses ruptures de charge présentant des risques en terme de pertes d’informationset de délais.
Examen
Flux physique
Flux numérique
3 semaines avant l’examens
Dispatch aux correcteurs
Retour des copies corrigées
Préparation l’examen Réalisation de l’examen
Intégration des notes et copies
Moyenne: 1 mois jusqu’à intégration des notes
Archivage physique
Rupture de charge
Gestion des litiges étudiants
Création de l’examen
6 semaines avant l’examens
Impression des copiesConditionnement et
distribution
Avec la transition numérique:- Sécuriser le processus de gestion des notations- Accélérer les temps de préparation- Diminuer la charge administrative
6Février 2017 /6
DOCAPOST CONSEIL ET LE SECTEUR DE L’ENSEIGNEMENT
Une transition numérique dans un système relationnel complexe
• Par quel métier commencer ?
• Quels moyens mettre en place ?
• Quelles entités faut-il mobiliser ?
• Quels en seront les impacts ?
Comment organiser une transition numérique ?
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RÉCAPITULATIF DES AXES D’OPTIMISATION DÉTECTÉS DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR
• Communication et Recrutement des étudiants
• Facturation et recouvrement des frais de scolarité
• Gestion des dossiers candidat/étudiant et de la correspondance associée.
• Gestion des enseignants, vacataires et intervenants:
• Gestion des examens
• Gestion de la recherche
• Communication vers les partenaires/entreprises/recruteurs
• Facturation et collecte de la taxe d’apprentissage
• Encaissement et recouvrement
• Echanges formations
• Gestion des demandes administratives étudiants/entreprises
• Facturation et recouvrement des frais de scolarité
• Gestion des diplômes
• Gestion des présences et des accès
• La relation avec les administrations
Relations étudiantsRelations Enseignants et recherche
Relations partenaires et entreprises Gestion administrative
• Le traitement délégué des dossiers sur le WEB
• La gestion électronique des dossiers étudiants, enseignants, partenaires …
• La signature électronique pour les étudiants, enseignants, partenaires …
• Le parapheur électronique pour la gestion électronique des signatures internes
• Le Système d’archivage électronique, le coffre-fort électronique
• La gouvernance documentaire
Logistique documentaire
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RÉCAPITULATIF DES AXES D’OPTIMISATION DÉTECTÉS DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR
• Communication et Recrutement des étudiants
• Facturation et recouvrement des frais de scolarité
• Gestion des dossiers candidat/étudiant et de la correspondance associée.
• Gestion des enseignants, vacataires et intervenants:
• Gestion des examens
• Gestion de la recherche
• Communication vers les partenaires/entreprises/recruteurs
• Facturation et collecte de la taxe d’apprentissage
• Encaissement et recouvrement
• Echanges formations
• Gestion des demandes administratives étudiants/entreprises
• Facturation et recouvrement des frais de scolarité
• Gestion des diplômes
• Gestion des présences et des accès
• La relation avec les administrations
Relations étudiantsRelations Enseignants et recherche
Relations partenaires et entreprises Gestion administrative
• Le traitement délégué des dossiers sur le WEB
• La gestion électronique des dossiers étudiants, enseignants, partenaires …
• La signature électronique pour les étudiants, enseignants, partenaires …
• Le parapheur électronique pour la gestion électronique des signatures internes
• Le Système d’archivage électronique, le coffre-fort électronique
• La gouvernance documentaire
Logistique documentaire
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RÉCAPITULATIF DES AXES D’OPTIMISATION DÉTECTÉS DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR
• Communication et Recrutement des étudiants
• Facturation et recouvrement des frais de scolarité
• Gestion des dossiers candidat/étudiant et de la correspondance associée.
• Gestion des enseignants, vacataires et intervenants:
• Gestion des examens
• Gestion de la recherche
• Communication vers les partenaires/entreprises/recruteurs
• Facturation et collecte de la taxe d’apprentissage
• Encaissement et recouvrement
• Echanges formations
• Gestion des demandes administratives étudiants/entreprises
• Facturation et recouvrement des frais de scolarité
• Gestion des diplômes
• Gestion des présences et des accès
• La relation avec les administrations
Relations étudiantsRelations Enseignants et recherche
Relations partenaires et entreprises Gestion administrative
• Le traitement délégué des dossiers sur le WEB
• La gestion électronique des dossiers étudiants, enseignants, partenaires …
• La signature électronique pour les étudiants, enseignants, partenaires …
• Le parapheur électronique pour la gestion électronique des signatures internes
• Le Système d’archivage électronique, le coffre-fort électronique
• La gouvernance documentaire
Logistique documentaire
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RÉCAPITULATIF DES AXES D’OPTIMISATION DÉTECTÉS DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR
• Communication et Recrutement des étudiants
• Facturation et recouvrement des frais de scolarité
• Gestion des dossiers candidat/étudiant et de la correspondance associée.
• Gestion des enseignants, vacataires et intervenants:
• Gestion des examens
• Gestion de la recherche
• Communication vers les partenaires/entreprises/recruteurs
• Facturation et collecte de la taxe d’apprentissage
• Encaissement et recouvrement
• Echanges formations
• Gestion des demandes administratives étudiants/entreprises
• Facturation et recouvrement des frais de scolarité
• Gestion des diplômes
• Gestion des présences et des accès
• La relation avec les administrations
Relations étudiantsRelations Enseignants et recherche
Relations partenaires et entreprises Gestion administrative
• Le traitement délégué des dossiers sur le WEB
• La gestion électronique des dossiers étudiants, enseignants, partenaires …
• La signature électronique pour les étudiants, enseignants, partenaires …
• Le parapheur électronique pour la gestion électronique des signatures internes
• Le Système d’archivage électronique, le coffre-fort électronique
• La gouvernance documentaire
Logistique documentaire
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RÉCAPITULATIF DES AXES D’OPTIMISATION DÉTECTÉS DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR
• Communication et Recrutement des étudiants
• Facturation et recouvrement des frais de scolarité
• Gestion des dossiers candidat/étudiant et de la correspondance associée.
• Gestion des enseignants, vacataires et intervenants:
• Gestion des examens
• Gestion de la recherche
• Communication vers les partenaires/entreprises/recruteurs
• Facturation et collecte de la taxe d’apprentissage
• Encaissement et recouvrement
• Echanges formations
• Gestion des demandes administratives étudiants/entreprises
• Facturation et recouvrement des frais de scolarité
• Gestion des diplômes
• Gestion des présences et des accès
• La relation avec les administrations
Relations étudiantsRelations Enseignants et recherche
Relations partenaires et entreprises Gestion administrative
• Le traitement délégué des dossiers sur le WEB
• La gestion électronique des dossiers étudiants, enseignants, partenaires …
• La signature électronique pour les étudiants, enseignants, partenaires …
• Le parapheur électronique pour la gestion électronique des signatures internes
• Le Système d’archivage électronique, le coffre-fort électronique
• La gouvernance documentaire
Logistique documentaire
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LA TRANSITION NUMÉRIQUE : DES AXES D’OPTIMISATION IMBRIQUÉS
• Massifier la gestion des courriers entrants et sortants.
• Mettre en place un système de suivi des courriers et colis
• Corréler l’archivage papier avec un archivage électronique et rationaliser les points d’archivage
• Dématérialiser la gestion des courriers entrants et sortants et coupler cette dématérialisation aux GED et SAE métiers
• Mettre en place un socle Le traitement délégué des dossiers sur le WEB pour les candidats puis les étudiants
Logistique documentaire
Signature électronique
GED et archivage
Numérisation courrier
Massification courriers
Dématérialisation des dossiers
Back officeWeb
Dossiers sur le WEB
13Févier 2017 /13
DOCAPOST CONSEIL ET LE SECTEUR DE L’ENSEIGNEMENT
Une transition numérique dans un système relationnel complexe
• Minimiser l’effet Silo ou s’en servir comme base de déploiement
• Organiser les synergies
• Déterminer les chantiers prioritaires socles et métiers
• Ordonner et prioriser ces chantiers
• Accompagner la transition
Comment organiser une transition numérique ?
14Février 2017 /14
DOCAPOST CONSEIL ET LE SECTEUR DE L’ENSEIGNEMENT
Une transition numérique dans un système relationnel complexe
QUESTIONS RÉPONSES?
Pierre ESQUIBETDirecteur des Marchés Enseignement Commerce Industrie Tel +33 (0)6.76.09.21.38Pierre.esquibet@docapost-conseil.com
Mathilde CHEMINADEConsultante expertTel +33 (0)6.85.02.54.74Mathilde.cheminade@docapost-conseil.com
Prochain rendez-vous
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