5 clés pour digitaliser un établissement de l’enseignement supérieur

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WEBINAR ENSEIGNEMENTLA TRANSITION NUMÉRIQUE DES ÉTABLISSEMENTS DE L’ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR

Webinar Enseignement 28 février 2017

2Février 2017 /2

LES DOMAINES D’ACTIVITÉS DE DOCAPOST CONSEIL

VERS UNE EXPÉRIENCE CLIENT OMNICAL ET OMNISUPPORT

Echanges externes Gestion interne

Echanges externes Gestion interne

AccueilRelation clientAgences et servicesService courrier

Service courrierTraitement des dossiers étudiant, enseignant, entreprisesTraitement des réclamations et facturationsService de gestion des archives

Site web institutionnelSite web métierApplications mobilesWeb mobileFlux documentaires/EDIFlux marques blanches

Parcours clients webNumérisationGEDSAESignature électronique

Traitements physiques

Traitements électroniques

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Une relation administrative complexe et redondante à optimiser

DOCAPOST CONSEIL ET LE SECTEUR DE L’ENSEIGNEMENT

AdministrationsEtudiants

Enseignants

Entreprises

Partenaires

Recherche

Administrations

Administrations

Administrations

Administrations

Administrations

Administrations

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QUELQUES EXEMPLES CONCRETS

La gestion des demandes administratives

Des demandes administratives chronophages mais à forts enjeux pour le demandeur comme pour l’établissement

Flux physique

Flux numérique

Jusqu’à 6 h de traitement

Diplômé/ Ancien Demande de copie de diplôme ou d’attestation

de diplôme

ou

Sce scolarité/administratif

Attestation

Recherche de « preuves » si l’information n’est pas

disponible ou suffisamment fiable

Autres services/Archives…

Eléments de preuve avec degré de fiabilité variable

Objectif: répondre sous 1 semaine => parfois délai de 3 semaines

Rupture de charge

Avec la transition numérique:- Proposer du self service pour des demandes simples- Gagner du temps sur le traitement des demandes et

fiabiliser les retours

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QUELQUES EXEMPLES CONCRETS

La gestion d’un examen

Une organisation actuelle comportant souvent de nombreuses ruptures de charge présentant des risques en terme de pertes d’informationset de délais.

Examen

Flux physique

Flux numérique

3 semaines avant l’examens

Dispatch aux correcteurs

Retour des copies corrigées

Préparation l’examen Réalisation de l’examen

Intégration des notes et copies

Moyenne: 1 mois jusqu’à intégration des notes

Archivage physique

Rupture de charge

Gestion des litiges étudiants

Création de l’examen

6 semaines avant l’examens

Impression des copiesConditionnement et

distribution

Avec la transition numérique:- Sécuriser le processus de gestion des notations- Accélérer les temps de préparation- Diminuer la charge administrative

6Février 2017 /6


Une transition numérique dans un système relationnel complexe

• Par quel métier commencer ?

• Quels moyens mettre en place ?

• Quelles entités faut-il mobiliser ?

• Quels en seront les impacts ?

Comment organiser une transition numérique ?

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RÉCAPITULATIF DES AXES D’OPTIMISATION DÉTECTÉS DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR

• Communication et Recrutement des étudiants

• Facturation et recouvrement des frais de scolarité

• Gestion des dossiers candidat/étudiant et de la correspondance associée.

• Gestion des enseignants, vacataires et intervenants:

• Gestion des examens

• Gestion de la recherche

• Communication vers les partenaires/entreprises/recruteurs

• Facturation et collecte de la taxe d’apprentissage

• Encaissement et recouvrement

• Echanges formations

• Gestion des demandes administratives étudiants/entreprises


• Gestion des diplômes

• Gestion des présences et des accès

• La relation avec les administrations

Relations étudiantsRelations Enseignants et recherche

Relations partenaires et entreprises Gestion administrative

• Le traitement délégué des dossiers sur le WEB

• La gestion électronique des dossiers étudiants, enseignants, partenaires …

• La signature électronique pour les étudiants, enseignants, partenaires …

• Le parapheur électronique pour la gestion électronique des signatures internes

• Le Système d’archivage électronique, le coffre-fort électronique

• La gouvernance documentaire

Logistique documentaire

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LA TRANSITION NUMÉRIQUE : DES AXES D’OPTIMISATION IMBRIQUÉS

• Massifier la gestion des courriers entrants et sortants.

• Mettre en place un système de suivi des courriers et colis

• Corréler l’archivage papier avec un archivage électronique et rationaliser les points d’archivage

• Dématérialiser la gestion des courriers entrants et sortants et coupler cette dématérialisation aux GED et SAE métiers

• Mettre en place un socle Le traitement délégué des dossiers sur le WEB pour les candidats puis les étudiants


Signature électronique

GED et archivage

Numérisation courrier

Massification courriers

Dématérialisation des dossiers

Back officeWeb

Dossiers sur le WEB

13Févier 2017 /13



• Minimiser l’effet Silo ou s’en servir comme base de déploiement

• Organiser les synergies

• Déterminer les chantiers prioritaires socles et métiers

• Ordonner et prioriser ces chantiers

• Accompagner la transition

Comment organiser une transition numérique ?

14Février 2017 /14



QUESTIONS RÉPONSES?

Pierre ESQUIBETDirecteur des Marchés Enseignement Commerce Industrie Tel +33 (0)[email protected]

Mathilde CHEMINADEConsultante expertTel +33 (0)[email protected]

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