12 février 2009 achats publics de formation guide dutilisation organisme de formation
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12 février 2009
Achats publics de formation
Guide d’utilisationOrganisme de formation
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Contexte du site d’achats publics de formation
La Région Aquitaine a investi pour moderniser son application de gestion des appels d’offres de formation
L’application désormais utilisée permet aux Organismes de formation de: Récupérer les pièces de la consultation Elaborer entièrement leur réponse y compris l’acte d’engagement, de façon
guidée. Seule l’annexe de sous-traitance (DC13) doit être, le cas échéant, téléchargée, complétée et déposée avec leur offre en tant que pièce jointe
Déposer leur réponse Soit sous forme entièrement dématérialisée avec signature électronique Soit en imprimant, signant et envoyant l’impression PDF de la réponse élaborée sur
le site
Le site est accessible à l’URL suivante: https://marches-formation.aquitaine.fr
Le dépôt d’une réponse se fait en plusieurs étapes Inscription/identification Téléchargement du Dossier de Consultation des Entreprises Elaboration de la réponse et Envoi (avec signature électronique ou
transmission postale)
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Agenda
Téléchargement des pièces de l’appel d’offres
Inscription
Elaboration de la réponse et envoi
Réponse à une demande de précision/négociation
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Accueil non authentifié
Lien permettant à un Organisme de s’inscrire et de se créer un compte sur le site
Vous devez au préalable vous inscrire puis vous identifiez pour accéder à l’application
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L’inscription regroupe la création du compte Organisme puis celle d’un ou plusieurs comptes personnels
Un premier filtre est réalisé sur le SIREN de l’Organisme, afin d’éviter les doublons
Avant l’inscription proprement dite du candidat
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Identification
Il existe deux modes d’authentification Authentification par identifiant-mot de passe
Vous pouvez récupérer les pièces de l’appel d’offres de formation professionnelle
Votre compte vous permet d’élaborer votre réponse en ligne, constituant votre dossier de candidature et vos offres pour les lots qui vous intéressent
Une fois la réponse électronique déposée, des éditions PDF datées et numérotées vous seront proposées. Vous devrez les imprimer, les signer et envoyer votre réponse complète à la Région, dans les délais de consultation
Authentification par certificat électronique Vous disposez de toutes les possibilités ci-dessus En supplément, vous pouvez signer votre réponse et éviter ainsi d’envoyer
l’édition papier de confirmation
La réponse avec signature électronique ne fonctionne qu’avec Windows et Internet Explorer. Il faut autoriser l’utilisation de l’ActiveX de signature (demande de confirmation du navigateur)
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L’inscription est confirmée par un courrier électronique envoyé à l’utilisateur
Attention à saisir votre adresse électronique sans erreur. Le site serait dans l’impossibilité de vous envoyer des courriers électroniques
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Agenda
Téléchargement des pièces de l’appel d’offres
Inscription
Elaboration de la réponse et envoi
Réponse à une demande de précision/négociation
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Téléchargement du dossier d’appel d’offres
* = Champs obligatoires
L’enregistrement des coordonnées détaillées est obligatoire pour tout téléchargement des pièces du marché. Ces coordonnées permettront une information directe de l’Organisme en cas de modification de toute nature de la consultation
Les utilisateurs déjà inscrits accèdent à ce formulaire pré-renseigné. Ils ont la possibilité d’en modifier le contenu avant enregistrement
Cliquez sur ce lien pour accéder aux conditions juridiques et techniques
associées à l’utilisation du site
Le téléchargement du DCE vous permet d’être enregistré comme candidat potentiel et de disposer de l’ensemble des éléments de la commande
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Agenda
Téléchargement des pièces de l’appel d’offres
Inscription
Elaboration de la réponse et envoi
Réponse à une demande de précision/négociation
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La solution permet d’accéder à toutes les consultations de formation professionnelle de la Région
Accès à la liste des appels d’offres de formation en cours, permettant de télécharger le dossier ou
d’élaborer une réponse
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La liste des appels d’offres de formation en cours est le cœur de la navigation pour l’Organisme
Accès au formulaire de téléchargement des pièces de l’appel
d’offres
Accès au formulaire de réponse pour élaborer sa réponse (en plusieurs
temps le cas échéant) et déposer sa réponse finalisée
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La notion de réponse
Une réponse à la consultation est composée d’une candidature (un DC4 et un ou plusieurs DC5) et d’une ou plusieurs offres. Elle groupe dans une même enveloppe les documents de candidature et autant d’« offres » que nécessaire.
Vous pouvez donc déposer plusieurs réponses ; par exemple si vous choisissez de répondre seul à certains lots (réponse n°1), en groupement avec un organisme X (réponse n°2) pour d’autres lots et une troisième réponse pour un groupement avec un autre organisme Y concernant une troisième série de lots.
Vous pouvez également souhaiter déposer plusieurs réponses, si votre dossier de candidature est différent à chaque fois (en fonction des offres associées ; par exemple, une candidature par antenne – équipe différente, locaux différents - ou par spécialité – références des équipes différentes-).
Dans tous les cas, votre candidature est adaptée à ou aux offres qui l’accompagnent.
Déposer une nouvelle réponse
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Le formulaire de réponse débute par la saisie du formulaire DC4
L’envoi n’est pas possible avant que la réponse soit complète, au moins pour un lot, et tous les
formulaires en état Valide
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Puis l’Organisme est invité à enregistrer tous les formulaires de sa réponse
Icône d’édition PDF (en mode brouillon) du formulaire
L’état valide confirme que tous les champs obligatoires ont été
renseignés
Pour une candidature donnée, il est possible
d’élaborer plusieurs offres correspondant à
plusieurs lots
Le bouton d’envoi de la réponse n’est activé que lorsque tous les formulaires sont en état « Valide »
Les pièces jointes complémentaires seront déposées dans le formulaire suivant (avant envoi – voir page 18)
Icône de création/modification
Ajout d’un sous-traitant ou d’un co-
traitant
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Les deux modes d’envoi sont proposés
Le bouton radio est activable uniquement pour les utilisateurs
authentifiés avec un certificat électronique
Si vous transmettez votre offre avec une signature manuscrite, vous imprimerez la totalité des documents après avoir cliquer sur le menu
« envoyer le dossier de réponse »
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Pour déposer une réponse avec signature électronique, vous devez
Disposer d’un certificat électronique Valide (non périmé, non révoqué) Emis par une autorité de certification reconnue par l’Etat
(www.adele.gouv.fr/synergies/certificats)
Etre inscrit avec un compte authentifié avec ce certificat
Utiliser Internet Explorer (6 ou 7) sur Windows (XP ou Vista)
Autoriser l’utilisation de l’ActiveX de la solution sur votre poste au moment de l’envoi de votre réponse
Dans la majorité des configurations de sécurité, Internet Explorer demande la confirmation avant d’installer l’ActiveX
Parfois, le blocage est complet et invisible. Pensez à vérifier votre configuration de sécurité
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Préalablement à l’envoi de la réponse, la solution permet de visualiser l’ensemble des pièces
Permet d’adjoindre des pièces jointes aux
formulaires standards
Permet d’adjoindre des pièces jointes aux formulaires
standards. Joindre en cas de sous-traitance le DC13 propre
à chaque offre
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La solution fournit deux confirmations de la bonne réception de la réponse à l’appel d’offres
Confirmation immédiate en ligne
Accusé de réception par e-mail
Le numéro de l’accusé de réception permet d’y faire référence
Le numéro d’enregistrement sont précisés pour toute communication ultérieure
Les numéros d’enregistrement sont précisés pour toute
communication ultérieure
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Une fois la réponse envoyée et reçue (1)
Elle apparaît dans la section « Réponses envoyées » du menu « Mes réponses »
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Une fois la réponse envoyée et reçue (2)
Elle peut être visualisée pour en réaliser des éditions (jusqu’à la date de clôture de l’appel d’offres)
En mode visualisation, il est possible de télécharger les
impressions PDF de son Offre. Elles sont
numérotées et datées
Si vous confirmez votre envoi en papier, attention à bien transmettre la version
numérotée et datée des éditions PDF de votre offre, et non pas les éditions intermédiaires
ayant le filigrane « Brouillon »
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Une fois la réponse envoyée et reçue (3)
Elle peut être modifiée puis envoyée à nouveau
Retour en mode brouillon de la réponse
Ces précisions sont importantes pour ne pas perdre d’information
lors de la correction d’une première réponse
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Agenda
Téléchargement des pièces de l’appel d’offres
Inscription
Elaboration de la réponse et envoi
Réponse à une demande de précision/négociation
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En cas de demande de précision ou de négociation, l’Organisme de formation reçoit un courrier électronique
Numéro de l’offre
concernée Référence de l’appel d’offres de formation
Texte de la sollicitation
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Précision/Négociation – Accès à la sollicitation de la Région
L’accès à cet écran se fait via le menu Mes précisions /
Négociations Accès à la demande de précision ou de
négociation
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Précision / Négociation – Formulaire de réponse
Le formulaire reprend la partie
« offre » du formulaire de
réponse initiale
Les formulaires sont renseignés avec les valeurs de
l’offre initiale, mais en état « invalide » pour que
l’Organisme de formation les valide
Rappel du texte de la sollicitation
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Précision / Négociation – Modalités de réponse
L’envoi de la réponse à la demande de précision ou de négociation est identique à
l’envoi d’une réponse initiale
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Précision / Négociation – Envoi de la réponse
La réponse est limitée à l’enveloppe d’offre concernée par la sollicitation de la Région
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Précision / Négociation – Accusé de réception de la réponse
L’écran web accuse réception, mais l’accusé de réception qui fait foi est le
courrier électronique numéroté qui est envoyé
automatiquement à l’Organisme de formation
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