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PUT TITLE HEREVérifications de la conformité aux exigences en matière d’effectif / PDF

Séance d’information à l’intention du personnel financier et des vérificateurs externes des conseils scolairesDirection des paiements de transfert et des rapports financiersAutomne 2008

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Objectifs de la présentation

• Vue d’ensemble du processus ministériel de l’automne 2008 pour les vérifications de conformité aux exigences en matière d’effectif / PDF

• Vue d’ensemble des points notés de non-conformités révélés durant les vérifications ministérielles

• Recommandations pour adresser les problèmes de non-conformité

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Processus de vérification – Automne 2008

• Au moins10 conseils scolaires sélectionnés pour une vérifications de la conformité:– des effectifs des écoles de jour – des cours English as a Second Language (ESL) ou le

Perfectionnement du français (PDF) – composante immigrants récents

• Période de vérification : année scolaire 2007-2008

• Vérifications effectuées à l’aide des instruments standardisés de vérification provinciaux

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Processus de vérification – Automne 2008

• Visites de site pour les écoles secondaires – 2 à 4 écoles selon la grandeur du conseil

• Vérifications sédentaires pour les écoles élémentaires – 2 à 4 écoles selon la grandeur du conseil– risque plus faible– peuvent être remplacées par des visites de site selon

le besoin

• Auto-vérifications à l’échelle du conseil si des erreurs importantes sont décelées dans les écoles

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Processus de vérification – Automne 2008

• Conclusions et recommandations du Ministère confirmées dans les rapports des écoles et des conseils

• Rajustements applicables apportés aux données financières connexes dans les états financiers du conseil

• Rapport provincial placé sur le site Web de la Direction des paiements de transfert et des rapports financiers http://tpfr.edu.gov.on.ca/Home%20PageFR.htm

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Problème de non-conformité – Effectif des écoles de jour

• Les registres des effectifs n’ont pas été conservés pour la vérification.

• Les données du SISOn figurant dans le sommaire de l’école ne correspondent pas aux données entrées dans les sommaires mensuels des registres d’inscription pour les dates de comptage.

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Problème de non-conformité – Effectif des écoles de jour

• Les registres du conseiller en assiduité et les documents médicaux des élèves qui s’absentent pendant de longues périodes ne sont pas fournis.

• Les élèves n’ont pas été retirés du registre à la date du transfert ou d’abandon.

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Problème de non-conformité – Effectif des écoles de jour

• Les inscriptions aux cours électroniques sont enregistrées de manière incorrecte.

• Les inscriptions aux programmes d’échanges éducatifs ne sont pas enregistrées conformément aux exigences du Ministère.

• Les élèves qui paient des droits de scolarité sont déclarés comme des élèves du conseil.

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Problèmes de non-conformité - PDF

• Les élèves pour lesquels une demande est présentée mais ne sont pas inscrits au 31 octobre.

• Les documents d’immigration confirmant la date d’entrée au Canada des élèves ne sont pas fournis.

• Les écoles ne sont pas en mesure de fournir une liste des élèves pour lesquels on demande des fonds.

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Problèmes de non-conformité - PDF

• Des élèves sont enregistrés dans la mauvaise année de qualification.

• Des élèves nés au Canada font l’objet d’une demande de financement.

• Erreur sur le fait que les élèves doivent suivre des programmes de PDF pour être admissibles à du financement.

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Mesures correctives appropriées• Vérifier si le personnel scolaire connaît les

« règles ». (Registre d’Instructions) http://www.edu.gov.on.ca/fre/document/forms/enrol/212372f.pdf

• Fournir des séances de formation continue au personnel scolaire – ateliers annuels– la présentation du Ministère sur l’effectif et le PDF est

disponible sur demande– rétentions des formulaires d’immigration fédérales qui

doivent accompagner les demandes au titre du PDF

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Mesures correctives appropriées

• Les vérifications des écoles sont effectuées par le personnel du conseil. – (On peut utiliser les instruments de vérification ministériels)

• Revoir avec le personnel scolaire les exigences relatives aux documents requis pour les élèves qui s’absentent pendant de longues périodes.

• Revoir les instructions du SISOn sur le PDF avec le personnel scolaire. (Rapports de vérification du SISOn – Lignes directrices et instructions – juillet 2008).

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Vérifications de la conformité aux exigences en matière d’effectif/PDF

• Agent(e) de finance responsable pour votre conseil:– Sanjay.chitapain@Ontario.ca– Vinod.gurewan@Ontario.ca– Lisa.tarini2@Ontario.ca

• Communiquez avec: Dave Christie Chef de projets d’effectifs

Tél. : 416 325-2048 dave.christie@ontario.ca

• Avez-vous des questions??