alma - acquisitions - (5) invoicing

Alma @ ULg - Acquisitions

(5) Invoicing

Version du 9 novembre 2015

https://www.google.be/imgres?imgurl=http://plugandgo.be/wp-content/uploads/2013/04/facture-electronique-efff.jpg&imgrefurl=http://plugandgo.be/facturation-electronique-ali/&docid=wnu3wVxLej9SzM&tbnid=MZ_vp1pM7lprLM:&w=438&h=461&ei=Xij4VIm2BILvUoXng2g&ved=0CAIQxiAwAA&iact=c

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Contenu• Informations générales • Workflow Invoicing• Création de factures

1) À partir d’un PO2) Manuellement 3) À partir d’un fichier Excel4) Via EDI

• Cas particuliers • Print + online• Débours• Bons de commande ouverts• Notes de crédit

• Questions de TVA• Gestion des factures

• Recherche• Suppression• Attacher une pièce jointe

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Informations générales

1-Achat / PO

2- Réceptions 3- Facturation

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Informations généralesRôles liés à la facturation

Acquéreurs :• Invoice Operator

« Encodeur » (crée, modifie, révise les factures, et qui peut les assigner aux autres opérateurs)

Secrétaires exécutives :• Invoice Manager

Responsable qui va gérer tout le workflow facturation et assigner des factures aux « Invoice Operators »

• Invoice Operator extendedIdem invoice operator avec le droit supplémentaire de suppression des factures 5

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Workflow facturation

1. Création 2. (Validation) 3. Révision4. (Approbation) 5. Paiement (SAP)6. Clôture

6 étapes prévues par ALMA -> 4 pour ULg

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Création des factures

Quatre options :

1) A partir d’un PO2) Manuellement3) En important un fichier Excel4) Par EDI

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Création des factures1) A partir d’un PO

PO -> Facture

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1.

2.

Sélectionner un bon de commande

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A

B C

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En modifiant les données de la factures, une fenêtre pop-up peut s’ouvrir. Il s’agit d’une alerte relative à la différence de prix entre le bon de commande initial et la facture d’achat. Cliquer sur « Confirm ».

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Champs modifiés pour cette facture

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La facture n’est plus en statut révision

La facture est passée en statut Closed 18

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Création des factures2) Manuellement

Creation manually

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Remplir les informations concernant la facture

Informations TVA

Informations de paiement

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Statut : Closed

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En cochant le « Handle Receiving », la réception d’items de la POL a lieu dans le workflow Invoicing.

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Réception

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Création des factures3) A partir d’un fichier Excel

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http://www.google.be/imgres?imgurl=http://www.appliededucation.edu.au/wp-content/uploads/2012/11/excel.png&imgrefurl=http://www.appliededucation.edu.au/dvd-online-courses/microsoft-excel-advanced&h=400&w=400&tbnid=9NPkYyKMf3lMRM:&zoom=1&docid=hGkyAb0dz4XF8M&hl=fr&ei=KG74VLSsMMesU5KHhOAE&tbm=isch&ved=0CDIQMygQMBA

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Excel Example d’Alma:


Exemple complété :

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http://www.sgrservizi.it/6248/1/Offerta-Bonus-20-20.html

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Création des factures4) Par EDI

ALMA FournisseurEchange

de données

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http://info.iqms.com/IQMS-Manufacturing-erp-expertise/?BBPage=1&Tag=eCommerce/EDI

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Cas particuliersPrint + online

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Cas particuliersDébours

• Catalogage (CZ) ou • Quick Cataloging

(pour ouvrages uniquement)

• -> Order

Coté POL et PO

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Bon de commande :• Fournisseur : Débours• Cocher Manual Packaging• Save and Continue• Cliquer sur GO


Coté POL et PO

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Purchase order :Package


Coté POL et PO

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Attention de choisir ledépartement acquisition adéquat!


Coté Invoicing

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Ajouter des frais éventuels :


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ND JADOT HELENE 150312

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Statut : Closed


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Un PO correspondant au BC SAP envoyé a déjà été créé dans Alma.

Cas particuliersBons de commande ouverts

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Cas particuliersBons de commande ouverts• A la réception du 1er ouvrage • Cataloguer l’ouvrage• Créer le HOL et l’item• Lors de la création de l’item

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• Facture


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Cas particuliersNotes de crédit

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Sur le fonds

La note de crédit vient bien en déduction de nos dépenses


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Questions de TVA…

L’ULg est un assujetti mixte partiel. Son numéro de TVA est BE0325777171.

3 taux seront d’application dans ALMA : 6%, 21% et 0%.

Pratiquement, les bibliothèques ne récupèrent pas la TVA déductible sur leurs acquisitions documentaires. 63

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Questions de TVA…1. Facture d’achat d’un ouvrage (ou un périodique papier) chez un fournisseur belge et assujetti

SAP

ALMA :VAT % : 6.00Amount : 2.57VAT Type : InclusiveExpended from fund

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Questions de TVA…2. Facture d’achat d’un ouvrage (ou un périodique papier) chez un fournisseur de l’UE et assujetti

Acquisition intra-communautaire

SAP

ALMA :VAT % : 6.00Amount : 1.44VAT Type : ExclusiveExpended from fund

+ 6%

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Questions de TVA…3. Facture d’achat d’un ouvrage (ou un périodique papier) chez un fournisseur hors UE.

Acquisitions extra-communautaire

SAP

ALMA :VAT % : 0.0Amount : 0.0

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Questions de TVA…4. Facture d’achat d’un ouvrage (ou un périodique papier) chez un fournisseur belge ou de l’UE non assujetti

ALMA :VAT % : 0.0Amount : 0.0

SAP

Idem pour les notes de débours ou les achats au sein de l’ULg

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Questions de TVA…5. Facture d’achat d’accès électronique à une revue ou à un ouvrage à un fournisseur assujetti de l’UE

ALMA :VAT % : 21.00Amount : 606.9VAT Type : ExclusiveExpended from fund

SAP

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Questions de TVA…6. Facture d’achat d’une base de données hors UE

ALMA :VAT % : 21.00Amount : 9028.11 ($)Vendor tax (local currency) : USDVAT Type : ExclusiveExpended from fund

SAP

Idem pour les accès électroniques aux revues et e-

books

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Questions de TVA…• En résumé :

ND = Note de déboursFI = Factures internes

BE ND /FI* INTRA EXTRA

Livres, cartes…(et autres supports papier)

6% 0% 6% 0%

Périodiques papier 6% 0% 6% 0%

Périodiques papier(> 47 fascicules/an) 0% 0% 0% 0%

CD, DVD… 21% 0% 21% 21%

E-Ressources (ebooks, e-journals, BDD) 21% 0% 21% 21%

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Recherche• Par le menu Alma

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Recherche

Possibilité de filtrer grâce aux différentes facettes

• Search for invoice

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Recherche

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Recherche• Via le Persistent Search

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Recherche• Sur le dashboard (Tasks)

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Recherche• Sur le dashboard (Tasks)

1 2

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Recherche• Par le compte fournisseur

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A partir d’un FundRecherche

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Suppression

Pour supprimer une facture « Closed » -> faire passer le document en « In Review »

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Attacher une pièce jointeJoindre une annexe, une copie de la facture, un document important ?

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