P.F.M.P.LIVRET TUTEUR

Nom :

Prénom :

Classe :

Année Scolaire : 2016– 2017 

Baccalauréat Professionnel Gestion-Administration

BEP Métiers des Services Administratifs

Lycée Professionnel Jean-Baptiste COLBERT

13, rue Capitaine DESSEMOND13007 MARSEILLE 04.91.31.04.52

ce.0130071g@ac-aix-marseille.frwww.lyc-colbert.ac-aix-marseille.fr/spip

LYCEE PROFESSIONNEL COLBERT13 rue Capitaine DESSEMOND - 13007 MARSEILLE

Tél : 04.91.31.04.52

Madame, Monsieur,

Nous vous sommes reconnaissants de participer à la formation professionnelle de nos élèves et nous tenons à vous apporter quelques précisions concernant le déroulement de la période de formation en milieu professionnel.

Dans le cadre de l’obtention du BAC Gestion - Administration, le stagiaire est amené à décrire dans son passeport professionnel les activités administratives rencontrées au sein de l’organisation d’accueil. Il devra joindre ses productions ou tout autre document utile. Afin de respecter la confidentialité, les documents seront anonymes.

Votre aide est indispensable à la conceptualisation des situations professionnelles via le passeport professionnel numérique. C’est pourquoi nous vous demandons de bien vouloir accompagner le stagiaire dans la rédaction des fiches. Il est également nécessaire de bien lui faire comprendre le contexte de chaque activité qui lui est confiée et de prévoir dans la mesure du possible des temps de concertation.

Le passeport professionnel numérique « CERISE PRO » est disponible sur internet à l’adresse suivante :

https://www.cerise-pro.fr/0130071G

Chaque connexion est sécurisée par un identifiant et un mot de passe.

Votre collaboration est une chance pour nos élèves et concourt à l’acquisition des compétences nécessaires à la préparation du diplôme.

L’insertion d’un élève dans une équipe de professionnel lui permettra de prendre toute la mesure de l’importance des relations humaines.

L’équipe pédagogique se tient à votre disposition pour toute autre information complémentaire.

En espérant, que le stagiaire réponde entièrement à vos attentes, nous vous prions de bien vouloir agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sincères salutations.

L’équipe pédagogique

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OBJECTIFS DE LA FORMATION BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL GESTION-ADMINISTRATION   

Former des personnes capables de prendre   en   charge   la   gestion   administrative dans différentes   organisations: entreprises, collectivités locales, territoriales, administrations, associations.

Le gestionnaire administratif doit être d’une forte multivalence (gestion commerciale, de communication, de RH ; techniques juridiques, économiques, de gestion) et avoir une spécialisation (expertise bureautique).

La formation s’articule autour de la gestion administrative :

des relations avec les fournisseurs, les clients, les usagers, les autres partenaires, des relations avec le personnel, interne (gestion des informations, des espaces et des modes de travail, du temps), des projets, et du PGI (progiciel comprenant une base de données et organisée en modules afin de traiter tous les processus d’une

organisation).

RÔLE DU TUTEUR   

Présenter l’entreprise au stagiaire : l’organisation, le personnel, et préciser les règles de vie collective.

Installer le stagiaire sur son poste de travail et l’informer sur ses tâches professionnelles.

Observer, vérifier et apprécier les résultats obtenus ainsi que les progrès réalisés et apporter les ajuste-ments nécessaires.

Évaluer l’élève avec le professeur chargé de l’évaluation en utilisant ce document.

Le tuteur doit également aider l’élève à :

acquérir ou à approfondir des compétences professionnelles en situation réelle,

découvrir et intégrer le milieu professionnel,

alimenter son passeport professionnel en l’accompagnant dans la rédaction sur CERISE PRO

VOS INTERLOCUTEURS   

CE GUIDE SERVIRA A L’EVALUATION DU STAGIAIRE LORS DE LA VISITE DU PROFES-SEUR REFERENT EN DERNIERE SEMAINE. 

VOUS POUVEZ COMMENCER A LE COMPLETER AVANT SA VENUE SI VOUS LE SOUHAI-TEZ.

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RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES

Notez ci-dessous les activités du référentiel du BEP que l’élève a pu effectuer (avec de l’aide ou seul) ou observer

Activités et Tâches principales Compétences correspondantes

Condition de réalisation de l’activité

Observa-tion

En participa-tion

Seul(e)

L e s   a cti v i t é s   adm in i s t r ative s   à   c a r a c t è r e   T ECHN IQUE

Rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité courante de la structure

Identifier l'objet, les destinataires et le contexte de communication Rédiger le message ou le courrier adapté à la situation de communication Contrôler la qualité syntaxique, orthographique et grammaticale du message ou courrier rédigé

Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus Identifier le type de document à réaliser Sélectionner le modèle de document adapté Saisir et mettre en forme avec dextérité Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel utilisé Contrôler la qualité orthographique et grammaticale du document produitMettre en page le document produit

Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux et d’états chiffrés Identifier la nature des données à traiter Décrire la logique du traitement à mettre en œuvre Organiser les données dans le tableau Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel Appliquer des jeux d'essai et contrôler les résultats

Renseignement de formulaires Analyser le document à renseigner Collecter les données nécessaires Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire Contrôler les données reportées Contrôler l'envoi du formulaire en ligne

Production, contrôle et codification de documents commerciaux Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Compléter ou générer le document à établir Mettre à jour les données (articles, clients, fournisseurs) Contrôler le document commercial Contrôler la concordance entre les documents commerciaux Appliquer une codification

Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois Mettre en œuvre une procédure de réception ou d’expédition du courrier Appliquer les tarifs d’affranchissement Contrôler l’acheminement et la réception Mettre en œuvre une procédure de diffusion du courrier Exploiter un carnet d’adresses et des listes de diffusion

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RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLESBEP MSA

Activités et Tâches principales Compétences correspondantes

Condition de réalisation de l’activité

Observa-tion

En participa-tion

Seul(e)

L e s   a cti v i t é s   adm in i s t r ative s   à   c a r a c t è r e  ORGAN I SAT IONNEL

Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables Contrôler le niveau des stocks de fournitures et de consommables Mettre en œuvre une procédure de réapprovisionnement Réceptionner et contrôler la livraison

Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles

Veiller au bon fonctionnement des équipements disponibles Solliciter le service de maintenance ou la personne ressource Contrôler la remise en état des équipements Rendre compte

Mise à jour et rangement des dossiers Identifier les pièces, les documents à classer Exploiter un schéma de circulation des documents Appliquer une procédure de classement Vérifier le contenu d’un dossier

Enregistrement et sauvegarde des documents et dossiers numériques Organiser une arborescence des dossiers Identifier et modifier les propriétés d’enregistrement d’un fichier, d’un dossier Trier les fichiers et messages électroniques et les ranger Appliquer une procédure de sauvegarde et de restauration

Gestion du courrier électronique Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique Émettre et recevoir du courrier Classer et filtrer les messages Gérer le carnet d'adresses et les listes de diffusion Respecter les consignes et procédures de sécurité

Repérage de la circulation d’informations, de documents au sein de la structure

Caractériser la place de la structure au sein de l’organisation Repérer les acteurs, les postes de travail concernés Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Contrôler la circulation des documents

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Activités et Tâches principales Compétences correspondantes

Condition de réalisation de l’activité

Observa-tion

En participa-tion

Seul(e)

L e s   a cti v i t é s   adm in i s t r ative s   à   c a r a c t è r e   RE LAT IONNEL

Recueil des consignes de travail Prendre en notes les consignes orales Distinguer les éléments essentiels de la demande Hiérarchiser le travail à faire selon les priorités Reformuler les consignes et vérifier leur interprétation

Transmission des informations au sein de la structure Identifier les destinataires et le contexte de la communication Choisir les moyens de communication adaptés Formuler les informations à transmettre Organiser et actualiser l'information sur les supports d’affichage Vérifier l’efficacité de la communication

Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés

Sélectionner les informations et documents à transmettre Choisir le mode de communication adapté Rendre compte

Diffusion de documents internes Identifier le document Identifier le ou les émetteurs Identifier le (les) destinataire(s) et son (leurs) adresse(s) Transmettre le document par le moyen adapté

Accueil des visiteurs, réception d’appels téléphoniques de clients, d’usagers, en français (ou en langue étrangère)

Identifier l’interlocuteur et sa demande Adapter le message d’accueil à l’interlocuteur Prendre en notes un message téléphonique Respecter la charte d’accueil de l’organisation Appliquer une procédure d’accueil

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Suivi des Compétences du Baccalauréat professionnel Gestion-Administration Année Scolaire 2013-2014

Nom et prénom de l’élève : …………………………………………………………………………………………………………..Classe :  PFMP : du ______ au _______

Notez ci-dessous les compétences du BAC que l’élève a pu mettre en oeuvre (avec de l’aide ou seul) ou observer.

POLE 1 : GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS EXTERNES

Aptitude générale : Maintenir la relation avec des tiers.

Classe 1.1. GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES FOURNISSEURS ET SOUS-TRAITANTS

COMPETENCES Observées

Mises en 

œuvre

Actualiser une base de données fournisseurs.Résultats attendus : Les dossiers fournisseurs et sous-traitants sont mis à jour en permanence. Passer commande à des fournisseurs.Résultats attendus : Le traitement des ordres d’achat et des commandes est assuré dans le respect des délais impartis.

Suivre le processus commande-livraison-facturation.Résultats attendus : Le traitement et le suivi des livraisons et des factures sont assurés ; les anomalies sont traitées et/ou transmises au responsable.

Apprécier les stocks en quantité, en valeur et en qualité.Résultats attendus : Les stocks sont évalués ; les anomalies relevées sont traitées et/ou trans-mises au responsable selon les procédures mises en place.

Assurer des règlements à des fournisseurs.Résultats attendus : Les règlements aux fournisseurs sont suivis et les litiges sont traités dans la limite des responsabilités imparties.

Classe 1.2. GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES CLIENTS ET LES USAGERS

COMPETENCES Observées

Mises en 

œuvre Assurer le suivi administratif d’opérations de prospection.Résultats attendus : Les tâches administratives liées à la recherche de prospects et à la réponse aux appels d’offres sont assurées.

Actualiser une base de données clientsRésultats attendus : La collecte et la mise à jour de l’ensemble des informations relatives aux clients et usagers sont réalisées.

Assurer le traitement de devis et de commandes.Résultats attendus : La gestion administrative des devis et des commandes clients est assurée dans le respect des délais et des règles, notamment celles fixées par les services techniques et commerciaux.

Assurer le traitement administratif des livraisons et la facturation.Résultats attendus : Le traitement et le suivi des livraisons et de la facturation sont effectués, les anomalies sont rectifiées dans le respect de la relation avec les clients et les usagers.

Suivre des règlements clients.Résultats attendus : Le traitement des règlements est assuré, les litiges sont suivis dans le cadre des règles fixées dans l’organisation et dans le respect de la relation avec les clients et usagers.

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Classe 1.3. GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES AUTRES PARTENAIRES

COMPETENCES Observées

Mises en 

œuvre Contrôler des opérations de trésorerie.Résultats attendus : Le suivi des comptes de trésorerie est assuré ainsi que la réalisation de prévi-sions de trésorerie.

Sélectionner des éléments nécessaires à l’élaboration de déclarations fiscales.Résultats attendus : Les éléments nécessaires à l’établissement des déclarations fiscales sont réunis.

Prendre en charge des formalités administratives liées à l’activité.Résultats attendus : Les formalités administratives courantes sont réalisées. S’adapter à un contexte métier spécifique.Résultats attendus : Le suivi des relations administratives avec les partenaires liés au métier est effectué dans le respect des règles et usages en vigueur.

POLE 3 : GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE

Aptitude générale : Améliorer la productivité administrative

Classe 3.1. GESTION DES INFORMATIONS

COMPETENCES Observées

Mises en

œuvre

Exploiter la veille et mobiliser des techniques de recherchesRésultats attendus : Les informations sont obtenues dans les délais et répondent aux besoins. Mobiliser des techniques de production et de structuration de documentRésultats attendus : Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité.

Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs.Résultats attendus : L’organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité et leur diffusion aux utilisateurs concernés, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité.

Classe 3.2. GESTION DES MODES DE TRAVAIL

COMPETENCES Observées

Mises en

œuvre Organiser la logistique administrative d’une réunionRésultats attendus : La réunion se déroule dans les conditions attendues, avec les supports demandés et les comptes rendus sont adressés.

Traiter le courrier entrant ou sortantRésultats attendus : Les différents courriers ou messages sont réceptionnés et/ou transmis, fidèlement et dans les délais, aux destinataires concernés.

Traiter les appels entrants et sortantsRésultats attendus : Les appels sont traités, filtrés et transmis en fonction des consignes. Créer et maintenir un espace collaboratifRésultats attendus : L’espace collaboratif est opérationnel, fiable et actualisé.

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Classe 3.3. GESTION DES ESPACES DE TRAVAIL ET DES RESSOURCES

COMPETENCES Observées

Mises en

œuvre Installer un climat relationnel adapté à la demandeRésultats attendus : La demande du visiteur est traitée. Veiller au caractère opérationnel et fonctionnel des espaces et des postes de travailRésultats attendus : Les espaces de travail sont aménagés dans le respect des règles d’ergonomie et de sécurité ; les postes de travail sont fonctionnels.

Assurer le suivi des contrats et des abonnementsRésultats attendus : Les échéances sont vérifiées, les contrats sont renouvelés. Mettre à jour un état budgétaire et signaler les écartsRésultats attendus : Les éléments budgétaires du service sont actualisés. Anticiper les flux et le niveau d’un stockeRésultats attendus : Les fournitures et consommables sont commandés en quantité suffisante et dans les délais impartis.

Classe 3.4. GESTION DU TEMPS

COMPETENCES ObservéesMises en

œuvre Mettre à jour des agendas personnels et partagésRésultats attendus : Les agendas sont coordonnés et mis à jour en permanence, dans le respect des contraintes de disponibilités.

Programmer et coordonner des activités Résultats attendus : Les activités sont programmées conformément aux process-métiers de l’organisation.

POLE 4 : GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS

Aptitude générale : Accompagner des projets

Classe 4.1. SUIVI OPÉRATIONNEL DU PROJET

COMPETENCES Observées Mises enœuvre

Réaliser un descriptif de projet à partir d’éléments composites, adapté à différents acteurs.Résultats attendus : Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modèle, est diffusé aux acteurs concernés.

Constituer une base documentaireRésultats attendus : La base documentaire est structurée et mise à jour. Chiffrer et présenter des données budgétaires.Résultats attendus : Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés.

Assurer les formalités liées au projetRésultats attendus : Les formalités sont accomplies et les autorisations nécessaires au projet sont obtenues dans les délais.

Suivre le déroulement d’un projet.Résultats attendus : L’avancement du projet est contrôlé. Organiser la communication entre les acteurs d’un projetRésultats attendus : Les échanges entre les acteurs du projet sont opérationnels et fiables. Positionner une réunion dans le déroulement d’un projet.Résultats attendus : Les réunions permettent d’atteindre les objectifs de travail, formalisés dans le projet.

Organiser la mobilisation des moyens matériels nécessaires à un projet.Résultats attendus : La logistique matérielle du projet est assurée. Respecter une procédure de traitement des dysfonctionnements.Résultats attendus : Les dysfonctionnements sont identifiés et transmis aux acteurs concernés.

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Classe 4.2. EVALUATION DU PROJET

COMPETENCES Observées Mises enœuvre

Valoriser des éléments nécessaires à l’évaluation d’un projet.Résultats attendus : Les documents de synthèse, mis en forme, permettent l’analyse et l’évaluation du projet.

Proposer des mesures correctives d’ordre administratif.Résultats attendus : L’évaluation du projet intègre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet.

Mettre en œuvre des opérations de clôture.Résultats attendus : Toutes les étapes administratives du projet sont vérifiées, achevées et le dossier est archivé.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES AU MILIEU PROFESSIONNEL

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BACCALAUREAT PROFESSIONNEL GESTION-ADMINISTRATION

BEP METIERS DES SERVICES ADMINISTRATIFS

COMPTE RENDU D'EVALUATIONPERIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N°

Lycée/Centre de formation Période n° Nombre de semaines

Lycée Colbert13 rue Capitaine Dessemond

13007 MARSEILLETél : 04.91.31.04.52

Du Au

Classe de Seconde Classe de Première Classe de Terminale

Nom et Prénom du stagiaire :                                                                                                                                                                

Nom, adresse et cachet de l’organisation d’accueil Nom et prénom du tuteur

Fonction du tuteur

Email du tuteur

Téléphone du tuteur

1. ATTESTATION DE STAGE

Je soussigné(e) : .......................................................................................................................................

fonction : ..................................................................................................................................................

atteste que : .............................................................................................................................................

a effectué(e) une période de formation en milieu professionnel de ……… semaines au sein de notre organisation aux dates précitées.

Signature :

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2. ÉVALUATION

Nom, prénom stagiaire :                                                    Période du                        auColonne de gauche : Indiquer par une croix les items qui semblent le mieux décrire l’activité du stagiaire (choisir entre les 2 ou 3 possibilités qui sont proposées)Colonne de droite : Inscrire ici les précisions éventuelles, les observations ou encore les conseils

Le stagiaire est capable de s’adapterLe stagiaire s’est approprié le contexte de l’organisationLe stagiaire n’a pas toujours intégré le contexte de l’organisationLe stagiaire s’est bien intégré à l’équipe

Le stagiaire a eu des difficultés pour s’intégrer à l’équipeLe stagiaire a respecté les règles et les codes de l’organisation Le stagiaire n’a pas respecté les règles et les codes de l’organisation

 Le stagiaire est capable de réaliser des tâches simples et de contrôler la qualité de son travail

Les tâches simples ont été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procéduresLes tâches simples n’ont pas toujours été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procéduresLe stagiaire a contrôlé la qualité de son travail

Le stagiaire n’a pas contrôlé la qualité de son travail

 Le stagiaire est capable de réaliser des tâches dans des situations complexes Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées, les choix ont été justifiés Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées en nécessitant d’apporter une aide au stagiaire Les activités liées à des situations complexes n’ont pu être confiées au stagiaire

 Le stagiaire est capable de faire face à des imprévus et de corriger des anomaliesLe stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en prenant des initiatives adaptées et opportunesLe stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en appliquant la procédure et/ou les consignes qui lui ont été donnéesLe stagiaire est resté déstabilisé par les imprévus et n’a pas su corriger les anomalies

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 Le stagiaire est capable de travailler efficacement

Le stagiaire a travaillé avec rigueur, organisation. Il a produit les résultats attendus.Le stagiaire n’a pas toujours été rigoureux ni organisé. Il n’a pas systématiquement produit les résultats attendus. Le stagiaire a travaillé sans rigueur ni organisation. Les résultats n’ont pas été conformes aux attentes.

 Le stagiaire utilise un langage professionnelLe stagiaire a utilisé à bon escient un lexique professionnel adapté au contexte et aux interlocuteursLe langage du stagiaire n’a pas été adapté au contexte professionnel et à ses interlocuteurs

 Le stagiaire est capable de rendre compte et d’évaluer ses activitésLe stagiaire a rendu compte de ses activités

Le stagiaire n’a pas rendu compte de ses activités Le stagiaire a su évaluer ses activités en vue de progresserLe stagiaire a eu des difficultés pour analyser ses activités mais a cherché à progresserLe stagiaire n’a pas analysé ses activités et n’a pas montré de volonté de progresser

Identification des points forts du candidat :

Identification des axes de progrès du candidat :

Appréciation générale à l'issue de la période : 

Cachet de l’organisation Nom, prénom, et signature de l’évaluateur

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Lycée Colbert, 13007 Marseille

PÉRIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNELdu    au

SECONDE BACCALAURÉAT PROFESSIONNELGESTION ADMINISTRATION

Année scolaire2016-2017

ENTREPRISE ou ORGANISME D’ACCUEIL

Nom du tuteur : 

NOM DE L’ÉLÈVE

Nom du professeur chargé du suivi :

FICHE DE PONCTUALITÉ ET D’ASSIDUITÉ

Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4Retards Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif :

Absences Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif :

Toute absence donne lieu à un rattrapage systématique. REMARQUES      DU TUTEUR    : 

Nom et signature du tuteur Nom et signature du professeur chargé du suivi

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ATTITUDES PROFESSIONNELLES

TB B I TI

Faire preuve de curiosité professionnelle et demander des conseils.

Effectuer son travail, en respectant les consignes, sans attendre les ordres.

Respecter les horaires de travail et faire preuve de ponctualité.

Faire preuve de motivation.

Faire preuve de dynamisme, de participation active, de rapidité, de vivacité dans son travail.

Se présenter et avoir une tenue adaptée au milieu professionnel.

S’intégrer d’une manière active au sein de l’équipe.

Prendre des initiatives simples.

Savoir s’adapter aux remarques formulées.

Faire preuve de discrétion

Faire preuve d’autonomie

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